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Document 52012TA1215(32)
Report on the annual accounts of the European Police Office for the financial year 2011, together with the Office’s replies
Bericht über den Jahresabschluss 2011 des Europäischen Polizeiamts zusammen mit den Antworten des Amts
Bericht über den Jahresabschluss 2011 des Europäischen Polizeiamts zusammen mit den Antworten des Amts
ABl. C 388 vom 15.12.2012, p. 187–195
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
15.12.2012 |
DE |
Amtsblatt der Europäischen Union |
C 388/187 |
BERICHT
über den Jahresabschluss 2011 des Europäischen Polizeiamts zusammen mit den Antworten des Amts
2012/C 388/32
EINLEITUNG
1. |
Das Europäische Polizeiamt (nachstehend „das Amt“) mit Sitz in Den Haag wurde mit Beschluss 2009/371/JI des Rates (1) errichtet. Das Amt hat zum Ziel, die Tätigkeit der Polizeibehörden und der anderen Strafverfolgungsbehörden der Mitgliedstaaten sowie deren gegenseitige Zusammenarbeit bei der Verhütung und Bekämpfung der zwei oder mehr Mitgliedstaaten betreffenden schweren Kriminalität, des Terrorismus und der Kriminalitätsformen, die ein gemeinsames Interesse verletzen, das Gegenstand einer Politik der Union ist, zu unterstützen und zu verstärken (2). |
AUSFÜHRUNGEN ZUR ZUVERLÄSSIGKEITSERKLÄRUNG
2. |
Der Prüfungsansatz des Hofes umfasst analytische Prüfungsverfahren, die Direktprüfung von Vorgängen und eine Bewertung von Schlüsselkontrollen der Überwachungs- und Kontrollsysteme des Amts. Hinzu kommen Nachweise, die sich aus einschlägigen Arbeiten anderer Prüfer ergeben (soweit vorhanden), sowie eine Analyse der Managementerklärungen. |
ZUVERLÄSSIGKEITSERKLÄRUNG
3. |
Gemäß Artikel 287 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union hat der Hof die Jahresrechnung (3) des Amts bestehend aus dem „Jahresabschluss“ (4) und den „Übersichten über den Haushaltsvollzug“ (5) für das am 31. Dezember 2011 endende Haushaltsjahr sowie die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der dieser Rechnung zugrunde liegenden Vorgänge geprüft. |
Verantwortung des Managements
4. |
In seiner Funktion als Anweisungsbefugter führt der Direktor den Haushaltsplan in Einnahmen und Ausgaben nach Maßgabe der Finanzregelung des Amts eigenverantwortlich und im Rahmen der bewilligten Mittel aus (6). Der Direktor ist verantwortlich für die Einrichtung (7) der Organisationsstruktur sowie der internen Verwaltungs- und Kontrollsysteme und -verfahren, die notwendig sind, um die Aufstellung eines Abschlusses (8) zu ermöglichen, der frei von wesentlichen — beabsichtigten oder unbeabsichtigten — falschen Darstellungen ist, und sicherzustellen, dass die diesem Abschluss zugrunde liegenden Vorgänge rechtmäßig und ordnungsgemäß sind. |
Verantwortung des Prüfers
5. |
Aufgabe des Hofes ist es, auf der Grundlage seiner Prüfung dem Europäischen Parlament und dem Rat (9) eine Erklärung über die Zuverlässigkeit der Rechnungsführung des Amts sowie die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der ihr zugrunde liegenden Vorgänge abzugeben. |
6. |
Der Hof hat seine Prüfung in Übereinstimmung mit den International Standards on Auditing sowie den beruflichen Verhaltensanforderungen der IFAC und den Internationalen Normen für Oberste Rechnungskontrollbehörden der INTOSAI durchgeführt. Nach diesen Standards ist der Hof gehalten, die Prüfung so zu planen und durchzuführen, dass hinreichende Sicherheit darüber erlangt wird, ob der Jahresabschluss des Amts frei von wesentlichen falschen Darstellungen ist und die ihm zugrunde liegenden Vorgänge rechtmäßig und ordnungsgemäß sind. |
7. |
Eine Abschlussprüfung beinhaltet die Durchführung von Prüfungshandlungen, um Prüfungsnachweise für die im Jahresabschluss enthaltenen Wertansätze und sonstigen Angaben sowie für die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der ihm zugrunde liegenden Vorgänge zu erlangen. Die Auswahl der Prüfungshandlungen liegt im pflichtgemäßen Ermessen des Prüfers. Hierzu gehört die Beurteilung der Risiken wesentlicher — beabsichtigter oder unbeabsichtigter — falscher Darstellungen im Abschluss sowie wesentlicher — beabsichtigter oder unbeabsichtigter — Verstöße gegen die Rechtsvorschriften der Europäischen Union bei den zugrunde liegenden Vorgängen. Bei der Beurteilung dieser Risiken berücksichtigt der Prüfer das für die Aufstellung und sachgerechte Gesamtdarstellung des Abschlusses relevante interne Kontrollsystem und die zur Gewährleistung der Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge eingerichteten Überwachungs- und Kontrollsysteme, um Prüfungshandlungen zu planen, die unter den gegebenen Umständen angemessen sind. Eine Prüfung umfasst auch die Beurteilung der Angemessenheit der angewandten Rechnungslegungsmethoden und der Vertretbarkeit der ermittelten geschätzten Werte in der Rechnungslegung sowie die Beurteilung der Gesamtdarstellung des Abschlusses. |
8. |
Der Hof ist der Auffassung, dass die erlangten Prüfungsnachweise ausreichend und geeignet sind, um als Grundlage für die nachstehenden Prüfungsurteile zu dienen. |
Prüfungsurteil zur Zuverlässigkeit der Rechnungsführung
9. |
Nach Beurteilung des Hofes stellt der Jahresabschluss (10) des Amts seine Vermögens- und Finanzlage zum 31. Dezember 2011 sowie die Ergebnisse seiner Vorgänge und Cashflows für das an diesem Stichtag endende Haushaltsjahr in Übereinstimmung mit seiner Finanzregelung und den vom Rechnungsführer der Kommission erlassenen Rechnungsführungsvorschriften (11) in allen wesentlichen Belangen insgesamt sachgerecht dar. |
Prüfungsurteil zur Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der dem Jahresabschluss zugrunde liegenden Vorgänge
10. |
Nach Beurteilung des Hofes sind die dem Jahresabschluss des Amts für das am 31. Dezember 2011 endende Haushaltsjahr zugrunde liegenden Vorgänge in allen wesentlichen Belangen rechtmäßig und ordnungsgemäß. |
11. |
Die folgenden Bemerkungen stellen die Prüfungsurteile des Hofes nicht infrage. |
BEMERKUNGEN ZUR HAUSHALTSFÜHRUNG UND ZUM FINANZMANAGEMENT
12. |
Im Jahr 2010 mussten über 1,6 Millionen Euro und im Jahr 2011 1,9 Millionen Euro (9 % der aus dem Haushaltsjahr 2010 übertragenen Mittel) annulliert werden. Wie im Jahr 2010 wurden Verpflichtungsermächtigungen in hohem Umfang übertragen: bei Titel II (Verwaltungsausgaben) in Höhe von 4,2 Millionen Euro (41 %) und bei Titel III (operative Ausgaben) in Höhe von 10,6 Millionen Euro (46 %). Der hohe Umfang dieser Übertragungen und Annullierungen weist zusammen mit der hohen Zahl der 2011 vorgenommenen Mittelübertragungen innerhalb des Haushaltsplans (11) auf Probleme bei der Planung und/oder der Umsetzung der Tätigkeiten des Amts hin. |
13. |
Die Rate der Zahlungen im Verhältnis zu den vorgenommenen Mittelbindungen war mit 34 % bei Titel II und mit 45 % bei Titel III niedrig und stellt einen Verstoß gegen den Haushaltsgrundsatz der Jährlichkeit dar. |
BEMERKUNGEN ZU SCHLÜSSELKONTROLLEN DER ÜBERWACHUNGS- UND KONTROLLSYSTEME DES AMTS
14. |
Es wurden keine Verfahren für die Festlegung, Genehmigung und Erfassung von Ausnahmen und Abweichungen von Strategien und Verfahren verabschiedet. Bei 7 % der Zahlungen im Jahr 2011 wurden Ausnahmen und Abweichungen erfasst. |
15. |
Das Rechnungsführungssystem wurde vom Rechnungsführer noch nicht vollständig validiert. Die Validierung wichtiger Prozesse wie der Rechnungsabschluss und die Festlegung der finanziellen Rechte der Bediensteten steht noch aus. |
16. |
Hinsichtlich der Bestandsprüfung und der Erfassung von Sachanlagen vor und nach dem Umzug in den neuen Hauptsitz wurden Mängel festgestellt. Außerdem spiegeln die Versicherungsverträge nicht den Wert der Anlagen des Amts wider. Während die Nettovermögenswerte vor dem Umzug um rund 17 Millionen Euro überversichert waren, sind sie nun um rund 21 Millionen Euro unterversichert. |
17. |
Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation der Auftragsvergabeverfahren müssen noch beträchtlich verbessert werden. |
SONSTIGE BEMERKUNGEN
18. |
In der Finanzregelung des Amts wird auf konkrete Vorschriften und Verfahren Bezug genommen, die in den dazugehörigen Durchführungsbestimmungen festgelegt sind. Allerdings wurden diese Vorschriften und Verfahren noch nicht verabschiedet. |
19. |
In den für die Nutzung des neuen Hauptsitzes geltenden allgemeinen Bedingungen des Vertrags zwischen dem Amt und seinem Sitzland ist keine Regelung für Rückbaukosten (12) enthalten. In Anhang IV des Mietvertrags ist jedoch festgelegt, dass das Amt bei Ablauf des Vertrags Einbauten in beträchtlichem Umfang zu entfernen hat. Für die damit verbundenen Kosten liegt keine Schätzung vor, und der Jahresabschluss enthält keine Rückstellung für den Rückbau. |
20. |
Hinsichtlich der Transparenz der Einstellungsverfahren besteht erheblicher Verbesserungsbedarf: Die Fragen für die schriftlichen und mündlichen Prüfungen wurden erst nach der Auswertung der Bewerbungen durch den Prüfungsausschuss festgelegt; für die Zulassung zu den schriftlichen und mündlichen Prüfungen sowie für die Aufnahme in die Liste geeigneter Bewerber wurden keine Mindestpunktzahlen festgesetzt; nicht alle Sitzungen und Entscheidungen des Prüfungsausschusses wurden dokumentiert. |
21. |
Gemäß dem Statut der Beamten der EU können bis zu 12 nicht in Anspruch genommene Urlaubstage auf das folgende Jahr übertragen werden. Eine Übertragung von mehr als 12 Tagen ist nur in Ausnahmefällen möglich. Das Amt genehmigte jedoch bei etwa 25 % seiner rund 500 Bediensteten eine Übertragung von mehr als 12 Tagen. |
Dieser Bericht wurde von Kammer IV unter Vorsitz von Herrn Louis GALEA, Mitglied des Rechnungshofs, in ihrer Sitzung vom 18. September 2012 in Luxemburg angenommen.
Für den Rechnungshof
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
Präsident
(1) ABl. L 121 vom 15.5.2009, S. 37.
(2) Im Anhang sind informationshalber die Zuständigkeiten und Tätigkeiten des Amts zusammenfassend dargestellt.
(3) Der Jahresrechnung wird ein Bericht über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement des betreffenden Haushaltsjahrs beigefügt, der zusätzliche Angaben zur Haushaltsführung und zum Finanzmanagement enthält.
(4) Der Jahresabschluss umfasst die Vermögensübersicht und die Übersicht über das wirtschaftliche Ergebnis, die Cashflow-Tabelle, die Tabelle der Veränderungen des Nettovermögens sowie eine Zusammenfassung der wesentlichen Rechnungslegungsmethoden und sonstige Erläuterungen.
(5) Die Übersichten über den Haushaltsvollzug bestehen aus der Haushaltsergebnisrechnung nebst Anhang.
(6) Artikel 33 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 der Kommission (ABl. L 357 vom 31.12.2002, S. 72).
(7) Artikel 38 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002.
(8) Maßgeblich für die Rechnungslegung und Rechnungsführung der Agenturen sind die entsprechenden Vorschriften in den Kapiteln 1 und 2 des Titels VII der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002, zuletzt geändert durch die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 652/2008 (ABl. L 181 vom 10.7.2008, S. 23), die in die Finanzregelung des Amts aufgenommen wurden.
(9) Artikel 185 Absatz 2 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates (ABl. L 248 vom 16.9.2002, S. 1).
(10) Der endgültige Jahresabschluss wurde am 10. Juli 2012 aufgestellt und ging beim Hof am 12. Juli 2012 ein. Der mit der Jahresrechnung der Kommission konsolidierte endgültige Jahresabschluss wird zum 15. November des darauffolgenden Jahres im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht. Der Jahresabschluss kann unter den nachstehenden Internetadressen abgerufen werden: http://eca.europa.eu oder http://www.europol.europa.eu/.
(11) Die vom Rechnungsführer der Kommission erlassenen Rechnungsführungsvorschriften beruhen auf den von der International Federation of Accountants (IFAC) herausgegebenen International Public Sector Accounting Standards (IPSAS) oder im Falle von Vorgängen, für die keine IPSAS-Normen vorliegen, auf den International Accounting Standards (IAS) bzw. den vom International Accounting Standards Board herausgegebenen International Financial Reporting Standards (IFRS).
(12) Die Kosten für die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes des Gebäudes bei Ablauf des Mietvertrags.
ANHANG
Europäisches Polizeiamt (Den Haag)
Zuständigkeiten und Tätigkeiten
Zuständigkeitsbereiche der Union aufgrund des Vertrags (Artikel 88 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union) |
„Europol hat den Auftrag, die Tätigkeit der Polizeibehörden und der anderen Strafverfolgungsbehörden der Mitgliedstaaten sowie deren gegenseitige Zusammenarbeit bei der Verhütung und Bekämpfung der zwei oder mehr Mitgliedstaaten betreffenden schweren Kriminalität, des Terrorismus und der Kriminalitätsformen, die ein gemeinsames Interesse verletzen, das Gegenstand einer Politik der Union ist, zu unterstützen und zu verstärken.“ |
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Zuständigkeiten des Amts (Beschluss 2009/371/JI des Rates zur Errichtung des Europäischen Polizeiamts (Europol) (Europol-Beschluss des Rates)) |
Zuständigkeiten Das Amt ist für organisierte Kriminalität, Terrorismus und andere Formen schwerer Kriminalität zuständig, die zwei oder mehr Mitgliedstaaten in einer Weise betreffen, die aufgrund des Umfangs, der Bedeutung und der Folgen der Straftaten ein gemeinsames Vorgehen der Mitgliedstaaten erfordert. Das Amt ist auch für im Zusammenhang stehende Straftaten zuständig, die in Artikel 4 Absatz 3 des Europol-Beschlusses des Rates definiert sind. Hauptaufgaben
Zusätzliche Aufgaben
Darüber hinaus kann das Amt den Mitgliedstaaten im Wege der Unterstützung, Beratung und Forschung auf folgenden Gebieten helfen:
Das Amt fungiert außerdem als Zentralstelle zur Bekämpfung der Euro-Fälschung gemäß dem Beschluss 2005/511/JI des Rates vom 12. Juli 2005 über den Schutz des Euro gegen Fälschung. Das Amt verarbeitet und übermittelt Zahlungsverkehrsdaten gemäß dem Abkommen zwischen der Europäischen Union und den Vereinigten Staaten von Amerika über die Verarbeitung von Zahlungsverkehrsdaten und deren Übermittlung aus der Europäischen Union an die Vereinigten Staaten für die Zwecke des „Programms zum Aufspüren der Finanzierung des Terrorismus“. Darüber hinaus setzt das Amt die Anstrengungen zur Einrichtung des Prüm-Helpdesks fort, um so die tägliche Anwendung der „Prümer Beschlüsse“ gemäß den Schlussfolgerungen des Rates vom 13. Dezember 2011 zur verstärkten Umsetzung der „Prümer Beschlüsse“ zu fördern. |
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Leitungsstruktur |
Verwaltungsrat Der Verwaltungsrat setzt sich aus einem Vertreter je Mitgliedstaat und einem Vertreter der Kommission zusammen. Direktor
Externe Kontrolle
Entlastungsbehörde Parlament unter Berücksichtigung einer Empfehlung des Rates, der mit qualifizierter Mehrheit beschließt. |
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Dem Amt für 2011 zur Verfügung gestellte Mittel (Angaben für 2010) |
Endgültiger Haushalt 2011 84,8 (92,8) Millionen Euro. Stellenplan 2011
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Produkte und Dienstleistungen im Jahr 2011 (Angaben für 2010) |
Das Amt als Hauptunterstützungszentrum der EU für Strafverfolgungsmaßnahmen Arbeitsdateien zu Analysezwecken, operative Analyseberichte und sonstige Berichte, operative Unterstützung vor Ort und vom Hauptsitz aus, gemeinsame Ermittlungsgruppen
Strategische Analysekapazität Strategische Analyseberichte (Gefahrenabschätzungen, Lageberichte und Erkenntnisberichte)
Das Amt als EU-Sammelstelle für kriminalpolizeiliche Informationen Informationsmanagementsysteme, Secure Information Exchange Network Application (SIENA), Europol-Informationssystem (EIS), Netz von Verbindungsbüros (Liaison Bureaux Network)
Das Amt als EU-Zentrum für Fachwissen im Bereich Strafverfolgung Europol-Expertenplattform (EPE), Plattformen für den Datenaustausch und Speicherlösungen, wissensbasierte Produkte und Dienstleistungen, Schulungen, Konferenzen und Sensibilisierungssitzungen
Externe Beziehungen Beziehungen zu Kooperationspartnern
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Quelle: Angaben des Amts. |
(1) Internationale kriminalpolizeiliche Organisation.
Quelle: Angaben des Amts.
ANTWORTEN DES AMTES
12 |
Ein Betrag in Höhe von 22,6 Millionen Euro wurde von 2010 auf 2011 übertragen. Europol ist der Ansicht, dass die Reduzierung der Mittelübertragungen auf 15,0 Millionen Euro im ganzen Haushaltsplan eine deutliche Verbesserung darstellt. Besondere Umstände im Verlaufe des Jahres 2011 verzögerten den Haushaltsvollzug, wie beispielsweise der (um 3 Monate) verspätete Umzug in das neue Gebäude. Da das Jahr 2011 das zweite Jahr war, in dem Europol in finanzieller Hinsicht als eine EU-Agentur agierte, wurden besondere zusätzliche Maßnahmen ergriffen, um die Tätigkeiten des Amtes in Einklang mit dem Grundsatz der Jährlichkeit der Haushaltsplanung zu bringen. Bei einer vom Internen Auditdienst (IAS) der Europäischen Kommission 2011 durchgeführten Prüfung zu den Planungs- und Haushaltsverfahren wurden positive Entwicklungen in dieser Hinsicht bestätigt. |
13 |
Darauf wird in der Antwort von Europol auf Punkt 12 eingegangen. |
14 |
Ausnahmen werden in den Bereichen Einstellung und Beschaffungsmaßnahmen und bei sämtlichen Finanztransaktionen erfasst. Europol hat einen eigenen Bearbeitungsrahmen entwickelt, der auf geltenden Standards und Normen basiert und ihnen Rechnung trägt. Europol nimmt jedoch die Bemerkungen des Hofes zur Kenntnis und wird die Verwaltung und Erfassung von Ausnahmen bei (finanziellen) Prozessen weiter straffen, um diese voll und ganz in Einklang mit den Bemerkungen des Hofes zu bringen. |
15 |
Wichtige Prozesse, die in das Rechnungsführungssystem von Europol aufgenommen werden, wurden validiert, einschließlich Mittelbindungen und Zahlungsverfahren, auch für Gehaltszahlungen. Europol nimmt jedoch die Bemerkung des Hofes zur Kenntnis und wird seine Validierungsmaßnahmen in diesem Bereich ausweiten. |
16 |
Es wurden erhebliche Anstrengungen unternommen, um den Bestand der betroffenen Sachanlagen für den Jahresabschluss zu bestätigen. Nachdem feststand, dass das Sitzland die letzten Anlagenwerte übertragen hatte, wurden die betroffenen Versicherungspolicen umgehend aktualisiert. Da die Übertragung von Anlagen vom Sitzland nun abgeschlossen ist, wird Europol eine weitere umfassende Bestandsprüfung der Sachanlagen vornehmen und auf dieser Grundlage als vorrangige Aufgabe die erforderlichen Maßnahmen ergreifen. |
17 |
Europol erkennt an, dass die Vorbereitung und Durchführung von Auftragsvergabeverfahren, einschließlich der zugrundeliegenden Dokumentation, verbessert werden müssen. Neben der Feinabstimmung von Verfahren sollen bis Ende 2012 unterstützende organisatorische Veränderungen vorgenommen werden. |
18 |
Europol wird die Durchführungsbestimmungen für die Finanzregelung des Amtes nach der Annahme der neuen Rahmenfinanzregelung auf EU-Ebene erarbeiten und verabschieden. Die derzeit geltenden Durchführungsbestimmungen zur EU-Rahmenfinanzregelung werden von Europol analog angewendet. |
19 |
Rückbaukosten für das neue Gebäude von Europol und den externen Ausweichstandort für Notfälle sind im Jahresabschluss 2011 als Eventualverbindlichkeiten dargestellt. Angesichts der Kosten, die durch eine solche Maßnahme entstehen würden, wird Europol sich darum bemühen, eine unabhängige Rückversicherung zur Abdeckung der geschätzten Kosten abzuschließen. |
20 |
Europol misst der Vertraulichkeit von Texten für Auswahlverfahren große Bedeutung bei. Der Zugang zu Prüfungsdokumenten ist beschränkt. Mindestpunktzahlen für die Zulassung zu Prüfungen und Bewerbungsgesprächen wurden mit Wirkung von Juli 2012 eingeführt. Europol ist der Ansicht, dass alle wesentlichen Feststellungen der Auswahlausschüsse, die für Einstellungen relevant sind, ordnungsgemäß dokumentiert sind. Dennoch wird Europol weitere Maßnahmen ergreifen, um zusätzliche Verbesserungen, wie vom Hof hervorgehoben, zu ermitteln. |
21 |
Europol befasst sich mit der Bemerkung des Hofes im Rahmen der Leistungsüberwachung der Mitarbeiter. |