52003TA1230(08)

Bericht

über den Jahresabschluss 2002 der Europäischen Stiftung für Berufsbildung, zusammen mit den Antworten der Stiftung

(2003/C 319/08)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Europäischen Parlament und dem Rat gemäß Artikel 185 Absatz 2 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat den Jahresabschluss der Europäischen Stiftung für Berufsbildung für das zum 31. Dezember 2002 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 11 Absatz 1 der Verordnung (EWG) Nr.1360/90 des Rates(2) wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors ausgeführt, der gemäß den in Artikel 12 der Verordnung (EWG) Nr. 1360/90 des Rates vorgesehenen internen Finanzvorschriften auch für die Erstellung und Vorlage des Jahresabschlusses(3) zuständig ist. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden dem spezifischen Gemeinschaftskontext angepasst. Der Hof prüfte die Rechnungsführung und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 2002 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

BEMERKUNGEN

Einleitung

5. Die Europäische Stiftung für Berufsbildung wurde durch die Verordnung (EWG) Nr. 1360/90 vom 7. Mai 1990 gegründet. Aufgabe der Stiftung ist es, die Weiterentwicklung der Berufsbildungssysteme in den Partnerstaaten der Europäischen Union zu unterstützen. Die Stiftung unterstützt die Berufsbildungsreform in mehr als vierzig Ländern und trägt dazu bei, die Erfahrungen und Praktiken der Gemeinschaft im Bereich der Entwicklung der Humanressourcen allgemein leichter verfügbar zu machen. In diesem Zusammenhang unterstützt sie die Kommission bei der Durchführung der Programme MEDA, CARDS, Tacis sowie Tempus.

Haushaltsvollzug

6. Die Ausführung der Mittel des Haushaltsjahres 2002 und der aus dem Vorjahr übertragenen Mittel ist in Tabelle 1 dargestellt.

7. Von den Mitteln des Haushaltsjahres 2002 wurden 16,6 Millionen Euro gebunden; die Zahlungen beliefen sich auf 13,2 Millionen Euro. Die restlichen Mittel wurden entweder übertragen (3,4 Millionen Euro) oder annulliert (0,2 Millionen Euro). Bei den Mitteln für operative Tätigkeiten bleibt der Betrag der Mittelübertragungen mit mehr als 50 % der Mittelbindungen des Haushaltsjahres weiterhin hoch. Diese hohe Übertragungsrate bei den operativen Tätigkeiten zeigt, dass die Stiftung bei der Planung ihrer Tätigkeiten mehr auf Qualität und Überwachung achten muss, um den Grundsatz der Jährlichkeit des Haushaltsplans besser einzuhalten.

8. Die Stiftung ging für ein Projekt zur Förderung der Entwicklung kleiner und mittlerer Unternehmen in Albanien eine Partnerschaft ein. Im Jahr 2002 hat die Stiftung im Rahmen dieser Partnerschaft einen Betrag in Höhe von 0,5 Millionen Euro verwaltet. Diese Tätigkeit wird nicht im Haushaltsplan erwähnt und erscheint lediglich in der Vermögensübersicht.

9. Die Stiftung verwaltet auf der Grundlage von Abkommen mit der Kommission die Programme Phare und Tacis sowie die Maßnahmen zur technischen Unterstützung für die Durchführung des Tempus-Programms (siehe Ziffer 5). Der Gesamtbetrag der Mittel für diese Programme beläuft sich auf 244,7 Millionen Euro. Im Jahr 2002 hat die Stiftung im Rahmen dieser Programme 31 Millionen ausgezahlt, und am 31. Dezember 2002 beliefen sich die entsprechenden Salden der einzelnen Bankkonten auf 26,5 Millionen Euro. Von den 123 Angestellten(4) der Stiftung beschäftigen sich mehr als 20 vollzeit mit diesen Programmen. Diese werden außerhalb des Haushaltsplans verwaltet. Wie der Hof bereits in früheren Berichten(5) bemerkt hat, werden weder bei der Ausführung des Haushaltsplans noch in der Vermögensübersicht oder in der Ergebnisrechnung Angaben zu diesen Programmen gemacht. Die Finanzdaten zu diesen Programmen werden von der Stiftung in einem Anhang zu ihrem Jahresabschluss dargestellt. Damit ergibt sich ein Problem im Hinblick auf den Grundsatz der Einheit des Haushaltsplans und auf der Ebene der Rechnungsführung ein Problem im Hinblick auf den Grundsatz des Vorrangs der Wirklichkeit gegenüber dem äußeren Anschein(6). Darüber hinaus erschwert dieses Vorgehen die Kontrolle der Verwendung dieser Mittel.

Rechnungsführung und Jahresabschluss

10. Die Tabellen 2 und 3 enthalten eine Zusammenfassung der von der Stiftung in ihrem Tätigkeitsbericht zum Haushaltsjahr 2002 veröffentlichten Einnahmen- und Ausgabenrechnung und Vermögensübersicht.

11. Im Laufe des Haushaltsjahres überwies die Kommission der Stiftung von den im Haushaltsplan ausgewiesenen Zuschüssen in Höhe von 16,8 Millionen Euro nur 13,2 Millionen Euro. Damit erklärt sich auch das Defizit des Haushaltsjahres.

12. Mit der Einführung eines Verfahrens für die Bestandsaufnahme ihrer Anlagewerte und eines EDV-Verwaltungssystems für diese Anlagewerte befolgte die Stiftung die Empfehlungen des Hofes in seinem Bericht zum Haushaltsjahr 2001(7). Es bestehen jedoch noch weitere Verbesserungsmöglichkeiten, beispielsweise im Hinblick auf die Vollständigkeit der Anlagewerte: Insbesondere könnten die Betriebssysteme berücksichtigt und die Möglichkeiten des Abgleichs mit dem Jahresabschluss genutzt werden.

13. Das Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union verlangt von seinen Kunden am Anfang des Haushaltsjahres eine Vorschusszahlung. Die Stiftung hat dem Übersetzungszentrum einen Betrag in Höhe von 150000 Euro überwiesen; diese Vorschusszahlung wurde im Laufe des Haushaltsjahres als Ausgabe verbucht, aber am Ende des Haushaltsjahres wurden die automatischen Mittelübertragungen nicht dementsprechend berichtigt. Dieser Betrag wurde demzufolge zweimal zulasten des Haushaltsplans verbucht.

14. Einige Zahlungsverfahren der Stiftung müssten überprüft oder verbessert werden, um insbesondere die Gefahren bei Mitteltransfers in Drittländern zu verringern. Gleichermaßen müsste der derzeit für Barzahlungen genehmigte Betrag (40000 Euro) des Unterkontos "Handkasse" aufgrund seiner geringen Inanspruchnahme gekürzt werden.

Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge

15. Der Direktor der Stiftung hat mit dem Direktor des Europäischen Zentrums für die Förderung der Berufsbildung eine Vereinbarung über die Zurverfügungstellung eines Bediensteten der Stiftung für das Zentrum geschlossen, dessen Gehalt vom Zentrum erstattet wurde. Dieser Bedienstete griechischer Nationalität hatte während 20 Monaten Anspruch auf eine Expatriierungszulage sowie auf den Berichtigungskoeffizienten für Italien, obwohl er am Sitz des Zentrums in Thessaloniki arbeitete.

16. Die Kommission übermittelt jeden Monat die Liste der ehemaligen Bediensteten der Stiftung, die Anspruch auf Arbeitslosengeld haben. Obwohl keiner dieser Bediensteten die für diese Leistung erforderliche Bescheinigung(8) vorgelegt hat, wird von der Stiftung keinerlei Kontrolle zur Überprüfung ihrer tatsächlichen Situation durchgeführt.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 15. und 16. Oktober 2003 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Juan Manuel Fabra Vallés

Präsident

(1) ABl. L 248 vom 16.9.2002, S. 1.

(2) ABl. L 131 vom 23. Mai 1990.

(3) In Anwendung von Artikel 11 Absatz 3 der Verordnung (EWG) Nr. 1360/90 des Rates wurde die detaillierte Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Stiftung für das Haushaltsjahr 2002 am 28. März 2003 erstellt und anschließend dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem dieser Jahresabschluss am 31. März 2003 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diesen Jahresabschluss in gekürzter Form wieder.

(4) Anzahl zum 31. Dezember 2002.

(5) Bericht zum Haushaltsjahr 2001, Ziffer 8, ABl. C 326 vom 27.12.2002, S. 51, und Bericht zum Haushaltsjahr 1999, Ziffer 11, ABl. C 373 vom 27.12.2000, S. 34.

(6) Dieser Grundsatz bedeutet, dass die Buchungsvorgänge im Jahresabschluss nach Maßgabe ihrer tatsächlichen Herkunft und nicht ausschließlich nach dem Rechtsschein ausgewiesen werden müssen. Dieser Grundsatz steht in Artikel 78 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 der Kommission betreffend die Rahmenfinanzregelung für Einrichtungen gemäß Artikel 185 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften, ABl. L 357 vom 23. Dezember 2002, S. 72.

(7) Bericht zum Haushaltsjahr 2001, Ziffern 9 und 10, ABl. C 326 vom 27.12.2002, S. 51.

(8) Gemäß Titel II, Kapitel 6, Artikel 28a Absatz 2 der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensten der Europäischen Gemeinschaften (Statut des Personals): Um Arbeitslosengeld zu erhalten, muss der ehemalige Bedienstete auf Zeit:

a) auf Antrag beim Arbeitsamt des Mitgliedstaates, in dem er seinen Wohnsitz nimmt, als Arbeitssuchender gemeldet werden,

b) die in diesem Mitgliedstaat gesetzlich vorgeschriebenen Auflagen und Bedingungen erfuellen, die dem Empfänger von Arbeitslosengeld aufgrund dieser Rechtsvorschriften auferlegt sind,

c) dem Organ, dem er angehört, jeden Monat eine Bescheinigung des zuständigen einzelstaatlichen Arbeitsamtes vorlegen, aus der hervorgeht, ob er den Auflagen und Bedingungen nach Buchstabe a) und b) nachgekommen ist oder nicht; das Organ übermittelt die Bescheinigung umgehend der Kommission.

Tabelle 1

Europäische Stiftung für Berufsbildung - Ausführung des Haushaltsplans 2002NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Angaben der Stiftung - Diese Tabellen ergeben eine zusammenfassende Darstellung der von der Stiftung in ihrem Jahresabschluss ausgewiesenen Angaben.

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Tabelle 2

Europäische Stiftung für Berufsbildung - Einnahmen- und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 2002 und 2001((In der Einnahmen- und Ausgabenrechnung und der Vermögensübersicht sind nur die spezifischen Tätigkeiten der Stiftung ausgewiesen, nicht aber die von ihr für die Kommission oder andere Einrichtungen verwalteten Programme.))

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NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Angaben der Stiftung.

Tabelle 3

Europäische Stiftung für Berufsbildung - Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2002 und zum 31. Dezember 2001((In der Einnahmen- und Ausgabenrechnung und der Vermögensübersicht sind nur die spezifischen Tätigkeiten der Stiftung ausgewiesen, nicht aber die von ihr für die Kommission verwalteten Programme.))NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Angaben der Stiftung - Diese Tabellen ergeben eine zusammenfassende Darstellung der von der Stiftung in ihrem Jahresabschluss ausgewiesenen Angaben.

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Antworten der Stiftung

Ausführung des Haushaltsplans

7. Der hohe Anteil der Auszahlungen (im Durchschnitt 90 % während der letzten vier Jahre) in Bezug auf übertragene Mittel zeigt, dass den Mittelbindungen immer eine gut geplante Aktivität zugrunde lag. Wie in vorherigen Antworten der ETF erwähnt, erfordern die Art der Aktivitäten, die Tatsache, dass unsere Partner zumeist öffentliche Einrichtungen sind und dass die ETF einen partizipatorischen Ansatz gewählt hat, lange Entscheidungsfristen Diese Situation macht es für die ETF schwer, alleine über die Umsetzungszeitpläne zu entscheiden. Dieses Problem wird durch die neue Finanzregelung mit der Einführung von mehrjährigen Zahlungsermächtigungen gelöst werden.

Die Leitung der ETF überprüft fortlaufend die Haushaltsausführung mithilfe von maßgeschneiderten Berichten und Tools, die für die Überwachung der mehrjährigen Zahlungsermächtigungen für ebenso nützlich gehalten werden.

8. Um den Grundsatz der Einheit des Haushalts zu befolgen, wird die ETF ab dem Jahr 2003 Titel 4 und andere zweckgebundene Mittel in den Ausgabenplan und die Tabelle über die Ausführung des Haushaltsplans in Haushaltslinien aufnehmen, die sich deutlich von denen für den jährlichen Zuschuss unterscheiden.

9. Gemäß dem Haushaltsprinzip der Finanzvorschriften, das der Wirklichkeit gegenüber dem äußeren Anschein den Vorrang gibt, ist die ETF bereit, die Mittel von Abkommen in ihrem Jahresabschluss für das Jahr 2003 entsprechend den Empfehlungen des Hofes aufzuführen. Um sicherzustellen, dass diese Mittel von Abkommen in den endgültigen konsolidierten Rechnungen der Kommission nicht doppelt verbucht werden, muss die ETF die Kommission in Bezug auf die Modalitäten der Präsentation konsultieren.

Rechnungsführung und Finanzausweise

12. Im Jahr 2002 entwickelte die ETF im eigenen Hause eine neue Software für die Verwaltung des Bestands und des Anlagevermögens. Da vor der Aufstellung des Jahresabschlusses nur eine kurze Zeit für Tests zur Verfügung stand, ergaben sich einige Probleme mit der Einführung der Software. Die ETF freut sich, mitteilen zu können, dass die Probleme nunmehr gelöst sind und dass das System den Erfordernissen der Finanzberichterstattung entspricht.

13. Der an das Übersetzungszentrum gezahlte Vorschuss von 150000 Euro war als Ausgabe aufgeführt worden. Die ETF stimmt dem zu, dass er als Vorschuss hätte verbucht werden müssen, es bestand jedoch darüber Uneinigkeit mit der Finanzkontrolle.

14. Die ETF hat auf Vorschlag des Rechnungsführers und der entsprechenden Anweisungsbefugten mit Beschluss vom 10. April 2003 die Ausstattung der Zahlstelle auf 2500 Euro verringert.

Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Vorgänge

15. Die Abordnung eines Bediensteten auf Zeit der ETF zum Cedefop war der erste Versuch der Schaffung einer Mobilität und eines Austauschs von Bediensteten zwischen den beiden Einrichtungen. Der Bedienstete war vom Cedefop in einem offiziellen Verfahren für die Einstellung eines nationalen Sachverständigen ausgewählt worden. Dementsprechend wandte die ETF die Regeln für die Vergütung von nationalen Sachverständigen an.

Die ETF stimmt jedoch der Bemerkung des Hofes zu, dass dafür nicht die geeignetste Vorgehensweise gewählt wurde. Der Vertrag des Bediensteten mit der ETF ist inzwischen abgelaufen und mit ihm auch die Vereinbarung über die Abordnung.

16. Das Arbeitslosengeld für frühere ETF-Bedienstete wird direkt von der Kommission bezahlt, da diese Aufgabe vom Direktor der ETF an die GD Admin (jetzt Zahlstellenbüro) delegiert wurde. Auf dieser Grundlage nahm die ETF an, dass die Kommission regelmäßige Überprüfungen durchführen und direkt die notwendigen Nachweise anfordern würde, bevor sie eine Auszahlung vornähme.