Artikel 1

Der Standpunkt, der im Namen der Union im regionalen Lenkungsausschuss der Verkehrsgemeinschaft hinsichtlich der Überarbeitung der für die Verkehrsgemeinschaft geltenden Finanzvorschriften zu vertreten ist, beruht auf dem Entwurf des Beschlusses des regionalen Lenkungsausschusses, der dem vorliegenden Beschluss beigefügt ist.

Geringfügige Änderungen des Beschlussentwurfs können von den Vertretern der Union im regionalen Lenkungsausschuss ohne einen weiteren Beschluss des Rates vereinbart werden.

Artikel 2

Dieser Beschluss tritt am Tag seiner Annahme in Kraft.

ENTWURF

BESCHLUSS Nr. …/2022 DES REGIONALEN LENKUNGSAUSSCHUSSES DER VERKEHRSGEMEINSCHAFT

vom …

über das überarbeitete Verfahren der Verkehrsgemeinschaft für die Ausführung des Haushaltsplans sowie für die Rechnungslegung und Rechnungsprüfung

DER REGIONALE LENKUNGSAUSSCHUSS DER VERKEHRSGEMEINSCHAFT —

gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Verkehrsgemeinschaft, insbesondere auf Artikel 24 Absatz 1 und Artikel 35 —

HAT FOLGENDEN BESCHLUSS ERLASSEN:

FINANZVORSCHRIFTEN UND RECHNUNGSPRÜFUNGSVERFAHREN DER VERKEHRSGEMEINSCHAFT

INHALTSVERZEICHNIS

TITEL I:

GEGENSTAND

TITEL II:

PFLICHTEN DER PARTEIEN

TITEL III:

HAUSHALTSGRUNDSÄTZE

KAPITEL 1

GRUNDSATZ DER HAUSHALTSWAHRHEIT

KAPITEL 2

GRUNDSATZ DER JÄHRLICHKEIT

KAPITEL 3

GRUNDSATZ DES HAUSHALTSAUSGLEICHS

KAPITEL 4

GRUNDSATZ DER RECHNUNGSEINHEIT

KAPITEL 5

GRUNDSATZ DER GESAMTDECKUNG

KAPITEL 6

GRUNDSATZ DER SPEZIALITÄT

KAPITEL 7

GRUNDSATZ DER WIRTSCHAFTLICHKEIT DER HAUSHALTSFÜHRUNG

KAPITEL 8

GRUNDSATZ DER TRANSPARENZ

KAPITEL 9

INTERNE KONTROLLE DES HAUSHALTSVOLLZUGS

TITEL IV:

HAUSHALTSAUSSCHUSS

TITEL V:

HAUSHALTSVOLLZUG

KAPITEL 1

ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN

KAPITEL 2

FINANZAKTEURE

KAPITEL 3

VERANTWORTLICHKEIT DER FINANZAKTEURE

KAPITEL 4

EINNAHMENVORGÄNGE

KAPITEL 5

AUSGABENVORGÄNGE

TITEL VI:

AUFTRAGSVERGABE

TITEL VII:

RECHNUNGSLEGUNG UND RECHNUNGSFÜHRUNG

KAPITEL 1

RECHNUNGSLEGUNG

KAPITEL 2

RECHNUNGSFÜHRUNG

KAPITEL 3

BESTANDSVERZEICHNISSE

TITEL VIII:

EXTERNE RECHNUNGSPRÜFUNG UND SCHUTZ DER FINANZIELLEN INTERESSEN

TITEL IX:

ÜBERGANGS- UND SCHLUSSBESTIMMUNGEN

TITEL I

GEGENSTAND

TITEL II

PFLICHTEN DER PARTEIEN

TITEL III

HAUSHALTSGRUNDSÄTZE

Kapitel 1

Grundsatz der Haushaltswahrheit

Kapitel 2

Grundsatz der Jährlichkeit

Kapitel 3

Grundsatz des Haushaltsausgleichs

Kapitel 4

Grundsatz der Rechnungseinheit

Kapitel 5

Grundsatz der Gesamtdeckung

Kapitel 6

Grundsatz der Spezialität

Kapitel 7

Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung

Kapitel 8

Grundsatz der Transparenz

Kapitel 9

Interne Kontrolle des Haushaltsvollzugs

TITEL IV

HAUSHALTSAUSSCHUSS

TITEL V

HAUSHALTSVOLLZUG

Kapitel 1

Allgemeine Bestimmungen

Kapitel 2

Finanzakteure

Abschnitt 1

Grundsatz der Aufgabentrennung

Abschnitt 2

Anweisungsbefugter

Abschnitt 3

Rechnungsführer

Kapitel 3

Verantwortlichkeit der Finanzakteure

Abschnitt 1

Allgemeine Vorschriften

Abschnitt 2

Vorschriften für den Anweisungsbefugten

Kapitel 4

Einnahmenvorgänge

Abschnitt 1

Allgemeine Bestimmungen

Abschnitt 2

Forderungsvorausschätzungen

ABSCHNITT 3

Feststellung von Forderungen gegenüber Dritten

Kapitel 5

Ausgabenvorgänge

Abschnitt 1

Mittelbindung

Abschnitt 2

Feststellung von Ausgaben

Abschnitt 3

Anordnung von Ausgaben

Abschnitt 4

Zahlung von Ausgaben

TITEL VI

AUFTRAGSVERGABE

TITEL VII

RECHNUNGSLEGUNG UND RECHNUNGSFÜHRUNG

Kapitel 1

Rechnungslegung

Kapitel 2

Rechnungsführung

Abschnitt 1

Allgemeine Bestimmungen

Abschnitt 2

Finanzbuchführung

Abschnitt 3

Haushaltsbuchführung

Kapitel 3

Bestandsverzeichnisse

TITEL VIII

EXTERNE RECHNUNGSPRÜFUNG UND SCHUTZ DER FINANZIELLEN INTERESSEN

TITEL IX

ÜBERGANGS- UND SCHLUSSBESTIMMUNGEN

---

(1)  ABl. L 278 vom 27.10.2017, S. 3.

(2)  Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Juli 2018 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union zur Änderung der Verordnungen (EU) Nr. 1296/2013, (EU) Nr. 1301/2013, (EU) Nr. 1303/2013, (EU) Nr. 1304/2013, (EU) Nr. 1309/2013, (EU) Nr. 1316/2013, (EU) Nr. 223/2014, (EU) Nr. 283/2014 und des Beschlusses Nr. 541/2014/EU sowie zur Aufhebung der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 (ABl. L 193 vom 30.7.2018, S. 1).

(3)  Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Februar 2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2004/18/EG (ABl. L 94 vom 28.3.2014, S. 65).

(4)  Verordnung (EU) 2017/1939 des Rates vom 12. Oktober 2017 zur Durchführung einer Verstärkten Zusammenarbeit zur Errichtung der Europäischen Staatsanwaltschaft (EUStA) (ABl. L 283 vom 31.10.2017, S. 1).

(5)  Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 11. September 2013 über die Untersuchungen des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF) und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 des Europäischen Parlaments und des Rates und der Verordnung (Euratom) Nr. 1074/1999 des Rates (ABl. L 248 vom 18.9.2013, S. 1).

ANHANG

ZU DEN FINANZVORSCHRIFTEN UND RECHNUNGSPRÜFUNGSVERFAHREN DER VERKEHRSGEMEINSCHAFT

1.   VORBEMERKUNG

Anhang gilt für die Vergabe von Liefer- Bau- oder Dienstleistungsaufträgen durch das Ständige Sekretariat der Verkehrsgemeinschaft (im Folgenden „Sekretariat“) auf eigene Rechnung unterhalb des in der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates festgelegten Schwellenwerts. Er gilt nicht für Vorgänge wie die Einstellung von Personal, für die andere Vorschriften gelten.

2.   ABSCHNITT 1

2.1.   Anwendungsbereich und Grundsätze des Vertrags

Alle vom Sekretariat auf eigene Rechnung abgeschlossenen Vergabeverfahren müssen den Haushaltsgrundsätzen Transparenz, Verhältnismäßigkeit, Gleichbehandlung und Nichtdiskriminierung sowie Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung entsprechen. Dies gewährleistet einen fairen Wettbewerb zwischen den Wirtschaftsteilnehmern.

Die Konzeption der Aufträge muss auf klar definierten Zielen beruhen, die die Verwirklichung der Ziele des Vertrags über die Verkehrsgemeinschaft (im Folgenden „Vertrag“) und der dadurch geschaffenen Einrichtungen fördern und es dem Sekretariat ermöglichen, sein Mandat gemäß Artikel 28 des Vertrags zu erfüllen.

Die Berechnung des geschätzten Auftragswerts darf weder mit der Absicht erfolgen, die anwendbaren Vorschriften zu umgehen; noch ist die Aufteilung eines Auftrags zu diesem Zweck zulässig.

Das Sekretariat unterteilt einen Auftrag in Lose, wenn dies sinnvoll ist, und zwar unter gebührender Berücksichtigung eines breiten Wettbewerbs.

Das Sekretariat darf das Instrument des Rahmenvertrags nicht missbräuchlich oder in einer Weise anwenden, durch die der Wettbewerb behindert, eingeschränkt oder verfälscht werden soll oder wird.

Grundsätzlich steht die Teilnahme an Vergabeverfahren allen natürlichen Personen offen, die Staatsangehörige eines Mitgliedstaats der Europäischen Union, eines Mitgliedstaats des Europäischen Wirtschaftsraums oder einer südosteuropäischen Unterzeichnerpartei des Vertrags sind, sowie allen juristischen Personen, die in einem der vorgenannten Staaten niedergelassen sind. Natürliche Personen, die Staatsangehörige eines Drittlands sind, das mit der Union ein besonderes Abkommen im Bereich der Auftragsvergabe geschlossen hat, sowie alle juristischen Personen, die in einem solchen Drittland niedergelassen sind, können unter den Bedingungen des betreffenden Abkommens an einem Vergabeverfahren teilnehmen. Auch internationale Organisationen können teilnehmen.

Um Transparenz und Überprüfbarkeit zu gewährleisten, sind alle Phasen eines Vergabeverfahrens in der Vergabeakte zu beschreiben und in geeigneter Form zu dokumentieren.

Das Sekretariat ist gegenüber einem Wirtschaftsteilnehmer erst nach Unterzeichnung des Vertrags rechtlich gebunden. Dies ist bei allen Kontakten mit den Wirtschaftsteilnehmern deutlich zu machen. Bis zur Unterzeichnung kann das Sekretariat das Verfahren aufheben, ohne dass die Bieter Anspruch auf Entschädigung haben. Die Entscheidung ist zu begründen und den Bietern innerhalb von 15 Tagen ab dem Tag, an dem die Entscheidung getroffen wurde, schriftlich mitzuteilen.

Die den Auftragnehmern übertragenen Aufgaben dürfen weder die Ausübung hoheitlicher Befugnisse noch Aufgaben des Haushaltsvollzugs umfassen.

Vergabeverfahren unterhalb des in der Richtlinie 2014/24/EU festgelegten Schwellenwerts können für folgende Arten des Erwerbs verwendet werden:

—	„Dienstleistungen“, worunter alle geistigen und nicht geistigen Dienstleistungen fallen, die nicht von Lieferaufträgen, Bauaufträgen und Immobilientransaktionen erfasst sind;

—	„Lieferungen“, worunter der Kauf, das Leasing, die Miete oder der Mietkauf mit oder ohne Kaufoption von Waren (gegebenenfalls einschließlich von Verlege- Anbringungs- und Wartungsarbeiten) fallen; und

—

„Bauleistungen“, worunter entweder der Bau oder die Planung und der Bau von Bauwerken fallen, die den vom Sekretariat festgelegten Anforderungen entsprechen. Ein „Bauwerk“ ist das Ergebnis einer Gesamtheit von Tief- oder Hochbauarbeiten, das seinem Wesen nach eine wirtschaftliche oder technische Funktion erfüllen soll.

3.   ABSCHNITT 2

3.1.   Rahmenverträge und Bekanntmachungen

3.1.1.   Rahmenverträge und besondere Aufträge

Zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und einem oder mehreren Wirtschaftsteilnehmern wird ein Rahmenvertrag geschlossen, in dem die grundlegenden Bedingungen für eine Reihe von Einzelverträgen für einen bestimmten Zeitraum festgelegt werden, insbesondere die Laufzeit, der Gegenstand, der Preis, die Ausführungsbedingungen und die vorgesehenen Mengen. Die Unterzeichnung eines Rahmenvertrags verpflichtet den Anweisungsbefugten nicht zu Anschaffungen.

3.1.2.   Bekanntmachung von Verfahren für Aufträge, deren Wert unter den Schwellenwerten gemäß Artikel 49 des Vertrags liegt, und Formen der Veröffentlichung

Aufträge, deren Wert über 20 000 EUR und unter den in der Richtlinie 2014/24/EU genannten Schwellenwerten liegt, gelten als Aufträge von mittlerem Wert. Das Sekretariat wendet ein vereinfachtes Ausschreibungsverfahren an, wobei mindestens fünf Bewerber/Bieter eingeladen werden müssen. Der Aufruf zur Interessenbekundung muss mindestens einen Monat vor Einleitung des geplanten Vergabeverfahrens auf der Website des Sekretariats veröffentlicht werden.

Aufträge mit einem Wert von 20 000 EUR oder weniger gelten als Aufträge von geringem Wert. Angewendet wird ein vereinfachtes Ausschreibungsverfahren, wobei das Sekretariat mindestens drei Bewerber/Bieter eingeladen muss. Eine Ex-ante-Veröffentlichung gemäß Nummer 3.1.2 ist nicht vorgeschrieben.

Zahlungen für Ausgaben bis zu 2 500 EUR können einfach als Bezahlung gegen Rechnung ohne vorherige Ausschreibung geleistet werden.

Bis zum 31. März jedes Jahres veröffentlicht das Sekretariat auf seiner Website einen Vergabeplan mit einer Liste der für das laufende Jahr geplanten Vergabeverfahren mit einem Wert von mehr als 20 000 EUR, in der der Gegenstand, der geschätzte Wert und der voraussichtliche Zeitpunkt der Einleitung des Verfahrens anzugeben sind.

4.   ABSCHNITT 3

4.1.   Vergabe von Aufträgen von mittlerem und geringem Wert

4.1.1.   Vorabmarktanalyse

Der öffentliche Auftraggeber kann zur Vorbereitung des Vergabeverfahrens eine Vorabmarktanalyse durchführen.

4.1.2.   Auftragsunterlagen

Die Auftragsunterlagen umfassen mindestens

a)	die Ex-ante-Veröffentlichung, falls zutreffend;

b)	die Aufforderung zur Angebotsabgabe;

c)	die Spezifikationen, einschließlich der technischen Spezifikationen und der einschlägigen Kriterien;

d)	den Vertragsentwurf.

In den Auftragsunterlagen legt das Sekretariat den Gegenstand des Vergabeverfahrens fest, indem es seinen Bedarf und die Merkmale der zu erwerbenden Lieferungen, Bau- oder Dienstleistungen beschreibt. Die Unterlagen müssen alle Bestimmungen und Informationen enthalten, die die Bewerber zur Angebotsabgabe benötigen: das zu befolgende Verfahren, die erforderlichen Unterlagen, die Ausschluss-, Eignungs- und Zuschlagskriterien sowie die Laufzeit und der geschätzte Wert des Auftrags. Das Sekretariat macht zudem kenntlich, welche Elemente die Mindestanforderungen darstellen, die von allen Angeboten zu erfüllen sind. Die Einhaltung der durch Unionsrecht, nationales Recht, Kollektivvereinbarungen oder durch die anwendbaren, in Anhang X der Richtlinie 2014/24/EU aufgeführten internationalen Übereinkommen im Sozial- und Umweltrecht geschaffenen umwelt-, sozial- und arbeitsrechtlichen Verpflichtungen gehört auch zu den Mindestanforderungen.

Die drei oben genannten Unterlagen (b bis d) können den potenziellen Bewerbern/Bietern per E-Mail übermittelt werden.

4.1.3.   Aufforderung zur Angebotsabgabe

Die Aufforderung zur Angebotsabgabe enthält

a)

Einzelheiten betreffend die Abgabe der Angebote, insbesondere die Bedingungen hinsichtlich der Vertraulichkeit der Angebote bis zur Öffnung, Datum und Uhrzeit des Ablaufs der Frist für den Eingang sowie die Anschrift, an die die Angebote zu senden oder bei der sie einzureichen sind, oder bei elektronischer Übermittlung die Internetadresse;

b)	den Hinweis, dass mit der Abgabe eines Angebots die Bedingungen gemäß den Auftragsunterlagen akzeptiert werden, und dass der Bieter, falls er den Zuschlag erhält, während der Ausführung des Vertrags durch sein Angebot gebunden ist;

c)	die Dauer, während derer ein Angebot aufrechterhalten und in keinerlei Hinsicht geändert wird;

d)

das Verbot jeglichen Kontakts zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und dem Bieter während des gesamten Verfahrens, es sei denn in Ausnahmefällen unter den in den Auftragsunterlagen genannten Voraussetzungen, sowie die genauen Bedingungen für eine etwaige Besichtigung vor Ort, falls eine solche vorgesehen ist;

e)	die Angabe, auf welche Weise die Einhaltung der Frist für den Eingang der Angebote nachgewiesen werden kann; und

f)	den Hinweis, dass sich die Bieter mit der Abgabe eines Angebots mit der elektronischen Unterrichtung über das Ergebnis des Verfahrens einverstanden erklären.

4.1.4.   Spezifikationen

Die Spezifikation enthalten

a)	die Ausschluss- und Eignungskriterien;

b)	die Zuschlagskriterien und ihre relative Gewichtung oder, wenn eine Gewichtung aus objektiven Gründen nicht möglich ist, eine Rangfolgendarstellung dieser Kriterien; dies gilt auch für Varianten, falls diese in der Auftragsbekanntmachung zugelassen sind;

c)	die technischen Spezifikationen gemäß Nummer 4.1.6; und

d)	die Anforderung, das Land zu nennen, in dem die Bieter niedergelassen sind, und die nach dem jeweiligen nationalen Recht geforderten diesbezüglichen Nachweise zu erbringen.

4.1.5.   VertragsENTWURF

Der Vertragsentwurf enthält mindestens folgende Angaben:

a)	Angaben zu den Vertragsparteien,

b)	zum Gegenstand der Auftragsvergabe,

c)	zur Laufzeit,

d)	zu den Zahlungsbedingungen,

e)	zu den Anforderungen der Garantien (falls zutreffend),

f)	zum Datenschutz,

g)	zu den Rechten des geistigen Eigentums, und

h)	zu dem auf den Vertrag anwendbaren Recht sowie zu dem bei Streitigkeiten zuständigen Gericht.

4.1.6.   Technische Spezifikationen

Die technischen Spezifikationen müssen umfassend, klar und präzise sein und dürfen den Wettbewerb nicht in ungerechtfertigter Weise behindern. Sie definieren (gegebenenfalls Los für Los) die erforderlichen Merkmale der Lieferungen, Dienstleistungen oder Bauleistungen unter Berücksichtigung des Zwecks, für den sie vom Sekretariat vorgesehen sind. Sie müssen in einem angemessenen Verhältnis zum Ziel und/oder zu den Mitteln stehen, die für die verlangten Lieferungen, Dienstleistungen oder Bauleistungen verfügbar sind.

Die technischen Spezifikationen dürfen nicht auf Erzeugnisse einer bestimmten Marke oder Herkunft Bezug nehmen oder diese beschreiben und den Wettbewerb nicht in ungerechtfertigter Weise behindern.

Die technischen Spezifikationen enthalten mindestens Folgendes:

a)	die Ausschluss- und Eignungskriterien;

b)	die Kriterien für die Vergabe des Preisgelds;

c)	den Nachweis des Zugangs zur Auftragsvergabe;

d)	den Gegenstand des Vergabeverfahrens;

e)	Hintergrundinformationen;

f)	die Art der Aufgaben;

g)	den Arbeitsumfang;

h)	die Laufzeit und die erwarteten Ergebnisse;

i)	Übernahme und Risiken;

j)	Logistik und Zeitplan;

k)	Anforderungen;

l)	Berichte und die Überwachung des Vertrags.

Die technischen Spezifikationen dienen dem Auftragnehmer als Leitfaden für die Vertragsausführung. Sie werden dem unterzeichneten Vertrag als Anhang beigefügt.

4.1.7.   Ausschlusskriterien

Diese Kriterien gelten für alle Vergabeverfahren und müssen bekannt gegeben werden. Eine Änderung der Kriterien während des Verfahrens ist nicht zulässig.

Anhand der Ausschlusskriterien wird bewertet, ob ein Wirtschaftsteilnehmer an dem Vergabeverfahren teilnehmen bzw. den Zuschlag für den Auftrag erhalten darf. Potenzielle Bieter müssen eine datierte und unterzeichnete ehrenwörtliche Erklärung abgeben, dass sie sich nicht in einer Ausschlusssituation befinden. Zu diesem Zweck muss das Sekretariat ein Muster für die ehrenwörtliche Erklärung bereitstellen.

Artikel 136 Absatz 1 und Artikel 137 Absätze 1 bis 4 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046, die Ausschlusskriterien und Ausschlussentscheidungen sowie die Erklärung des Nichtvorliegens von Ausschlusssituationen und entsprechende Nachweise betreffen, finden Anwendung.

Die Konformität mit den Ausschlusskriterien wird auf der Grundlage der erforderlichen Nachweise überprüft.

4.1.8.   Eignungskriterien

4.1.8.1.

Anhand der Eignungskriterien wird festgestellt, ob ein Bieter die nötigen Fähigkeiten zur Ausführung des Vertrags hat. Daher müssen die Eignungskriterien klar sein, dem Grundsatz der Gleichbehandlung entsprechen und in einem angemessenen Verhältnis zum Gegenstand und zum Wert des Auftrags stehen. Das Sekretariat stellt ferner sicher, dass die festgelegten Kriterien leicht überprüft werden können.

4.1.8.2.

Der öffentliche Auftraggeber gibt in den Auftragsunterlagen die Eignungskriterien, die Mindestanforderungen an die Leistungsfähigkeit (Kapazität) und den erforderlichen Nachweis über die Erfüllung dieser Anforderungen an. Alle Anforderungen müssen mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung und mit diesem in einem angemessenen Verhältnis stehen.

4.1.8.3.

Der öffentliche Auftraggeber gibt in den Auftragsunterlagen an, auf welche Weise Gruppen von Wirtschaftsteilnehmern die Eignungskriterien erfüllen müssen.

4.1.8.4.

Ist ein Vertrag in Lose aufgeteilt, kann der öffentliche Auftraggeber für jedes Los Mindestanforderungen im Hinblick auf die Leistungsfähigkeit festlegen. Er kann zusätzliche Mindestanforderungen im Hinblick auf die Leistungsfähigkeit festlegen, wenn mehrere Lose an denselben Auftragnehmer vergeben werden.

4.1.8.5.

Im Hinblick auf die Befähigung zur Berufsausübung kann der öffentliche Auftraggeber verlangen, dass ein Wirtschaftsteilnehmer mindestens eine der folgenden Bedingungen erfüllt: a) Er muss in einem einschlägigen Berufs- oder Handelsregister verzeichnet sein, es sei denn, beim Wirtschaftsteilnehmer handelt sich um eine internationale Organisation; b) bei Dienstleistungsaufträgen muss er im Besitz einer bestimmten Berechtigung sein, durch die nachgewiesen wird, dass er zur Ausführung des Vertrags in seinem Niederlassungsland berechtigt oder Mitglied einer bestimmten berufsständischen Organisation ist.

4.1.8.6.

Beim Eingang von Teilnahmeanträgen und Angeboten akzeptiert der öffentliche Auftraggeber eine ehrenwörtliche Erklärung, aus der hervorgeht, dass der Bewerber oder Bieter die Eignungskriterien erfüllt.

4.1.8.7.

Der öffentliche Auftraggeber kann die Bieter und Bewerber jederzeit während des Verfahrens auffordern, eine aktualisierte Erklärung oder alle oder einen Teil der unterstützenden Unterlagen beizubringen, wenn dies zur angemessenen Durchführung des Verfahrens erforderlich ist.

4.1.8.8.

Der öffentliche Auftraggeber fordert von den Bewerbern oder erfolgreichen Bietern aktuelle Belege an, es sei denn, er hat sie bereits für die Zwecke eines anderen Verfahrens erhalten und die Unterlagen sind noch aktuell oder er kann in einer nationalen Datenbank kostenlos auf sie zugreifen.

4.1.8.9.

In Verfahren, die Aufträge betreffen, deren Wert die Schwellenwerte gemäß Nummer 3.1.2 nicht übersteigt, kann der öffentliche Auftraggeber je nach Bewertung des Risikos von einem Nachweis der Rechts- und Geschäftsfähigkeit sowie der finanziellen, wirtschaftlichen, technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit der Wirtschaftsteilnehmer absehen.

4.1.8.10.

Beschließt der öffentliche Auftraggeber, von dem Nachweis der Rechts- und Geschäftsfähigkeit sowie der finanziellen, wirtschaftlichen, technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit der Wirtschaftsteilnehmer abzusehen, so werden außer in hinreichend begründeten Fällen keine Vorfinanzierungen vorgenommen.

4.1.8.11.

Ein Wirtschaftsteilnehmer kann gegebenenfalls für einen bestimmten Auftrag auf die Kapazitäten anderer Unternehmen verweisen, unabhängig davon, welche rechtlichen Beziehungen zwischen ihm und diesen Unternehmen bestehen. Er weist in diesem Falle dem öffentlichen Auftraggeber gegenüber nach, dass ihm die erforderlichen Mittel für die Ausführung des Vertrags zur Verfügung stehen, indem er die diesbezüglichen verpflichtenden Zusagen dieser Unternehmen vorlegt.

4.1.8.12.

Im Hinblick auf die technischen und beruflichen Kriterien nimmt ein Wirtschaftsteilnehmer die Kapazitäten anderer Unternehmen nur dann in Anspruch, wenn diese die Arbeiten ausführen bzw. die Dienstleistungen erbringen, für die diese Kapazitäten benötigt werden.

4.1.8.13.

Nimmt ein Wirtschaftsteilnehmer im Hinblick auf Kriterien für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch, so kann der öffentliche Auftraggeber vorschreiben, dass der Wirtschaftsteilnehmer und diese Unternehmen gemeinsam für die Auftragsausführung haften.

4.1.8.14.

Der öffentliche Auftraggeber kann vom Bieter Informationen über jeden Teil des Auftrags verlangen, den der Bieter weiterzuvergeben beabsichtigt, sowie über die Identität der Unterauftragnehmer.

4.1.8.15.

In Bezug auf Bau- oder Dienstleistungen, die in einer Einrichtung des öffentlichen Auftraggebers unter dessen direkter Aufsicht auszuführen bzw. zu erbringen sind, schreibt der öffentliche Auftraggeber vor, dass der Auftragnehmer ihm die Namen, die Kontaktdaten und die bevollmächtigten Vertreter von allen Unterauftragnehmern, die an der Ausführung des Vertrags beteiligt sind, mitteilt.

4.1.8.16.

Der öffentliche Auftraggeber überprüft, ob die Unternehmen, deren Kapazitäten der Wirtschaftsteilnehmer in Anspruch nehmen möchte, und die vorgesehenen Unterauftragnehmer — sofern die Vergabe von Unteraufträgen einen wesentlichen Teil des Auftrags darstellt — die entsprechenden Eignungskriterien erfüllen. Der öffentliche Auftraggeber schreibt vor, dass der Wirtschaftsteilnehmer ein Unternehmen bzw. einen Unterauftragnehmer, das bzw. der ein einschlägiges Eignungskriterium nicht erfüllt, ersetzt.

4.1.8.17.

Der öffentliche Auftraggeber kann im Falle von Bauaufträgen, Dienstleistungsaufträgen sowie Verlege- oder Installationsarbeiten im Zusammenhang mit einem Lieferauftrag vorschreiben, dass bestimmte kritische Aufgaben direkt vom Bieter selbst oder — wenn der Bieter einer Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern angehört — von einem Gruppenteilnehmer ausgeführt werden.

4.1.8.18.

Der öffentliche Auftraggeber verlangt nicht, dass eine Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, die ein Angebot oder einen Teilnahmeantrag einreicht, eine bestimmte Rechtsform haben muss; allerdings kann von der ausgewählten Gruppe verlangt werden, dass sie eine bestimmte Rechtsform annimmt, wenn ihr der Zuschlag erteilt worden ist, sofern dies für die ordnungsgemäße Ausführung des Vertrags erforderlich ist.

4.1.8.19.

Die Erfüllung der Eignungskriterien wird auf der Grundlage „erfüllt/nicht erfüllt“ überprüft.

4.1.8.20.

Die Eignungskriterien gelten während der gesamten Ausführung des Vertrags, d. h. der Auftragnehmer muss diese Kriterien jederzeit erfüllen.

4.1.9.   Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Um zu gewährleisten, dass die Wirtschaftsteilnehmer über die notwendige wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit zur Ausführung des Auftrags verfügen, kann der öffentliche Auftraggeber insbesondere verlangen, dass

a)	die Wirtschaftsteilnehmer einen bestimmten Mindestjahresumsatz, einschließlich eines bestimmten Mindestumsatzes im auftragsrelevanten Tätigkeitsbereich, nachweisen;

b)	die Wirtschaftsteilnehmer Informationen über ihre Jahresabschlüsse mit Angabe des Verhältnisses zwischen Forderungen und Verbindlichkeiten bereitstellen und

c)	die Wirtschaftsteilnehmer eine Berufshaftpflichtversicherung in geeigneter Höhe vorlegen.

Für die Zwecke von Unterabsatz 1 Buchstabe a darf der Mindestjahresumsatz nicht das Zweifache des geschätzten jährlichen Auftragswerts übersteigen, außer in hinreichend begründeten Fällen im Zusammenhang mit der Art der Erwerbs, die der Auftraggeber in den Auftragsunterlagen erläutert.

Für die Zwecke von Unterabsatz 1 Buchstabe b erläutert der öffentliche Auftraggeber die Methoden und Kriterien für das betreffende Verhältnis in den Auftragsunterlagen.

Der öffentliche Auftraggeber legt in den Auftragsunterlagen die von einem Wirtschaftsteilnehmer beizubringenden Nachweise seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit fest. Er kann insbesondere eine oder mehrere der folgenden Unterlagen verlangen:

a)	entsprechende Bankerklärungen oder gegebenenfalls Nachweis einer entsprechenden Berufshaftpflichtversicherung;

b)	Jahresabschlüsse oder Auszüge davon für einen Zeitraum, der höchstens den letzten drei abgeschlossenen Haushaltsjahren entspricht;

c)	eine Erklärung über den Gesamtumsatz des Wirtschaftsteilnehmers und gegebenenfalls über den Umsatz im auftragsrelevanten Tätigkeitsbereich, der während der letzten drei Haushaltsjahre, für die Abschlüsse vorliegen, erwirtschaftet wurde.

Kann ein Wirtschaftsteilnehmer aus einem berechtigten Grund die vom öffentlichen Auftraggeber geforderten Nachweise nicht beibringen, so kann er den Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit durch Vorlage jedes anderen vom öffentlichen Auftraggeber für geeignet erachteten Belegs erbringen.

4.1.10.   Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Der öffentliche Auftraggeber überprüft, ob die Bewerber oder Bieter die Mindesteignungskriterien für die technische und berufliche Leistungsfähigkeit gemäß den folgenden Absätzen erfüllen.

Der öffentliche Auftraggeber legt in den Auftragsunterlagen die von einem Wirtschaftsteilnehmer beizubringenden Nachweise seiner technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit fest. Er kann eine oder mehrere der folgenden Unterlagen verlangen:

a)

bei Bauleistungen: i) Lieferungen, die Verlege- oder Einbauarbeiten erfordern, oder Dienstleistungen Informationen über Nachweise der Bildungsabschlüsse und der beruflichen Qualifikationen, Fähigkeiten, Erfahrungen und Sachkenntnis der für die Ausführung verantwortlichen Personen, eine Liste der folgenden Angaben: 1. die wesentlichen in den letzten drei Jahren erbrachten Dienstleistungen oder Lieferungen mit Angabe des Werts, der Ausführungszeitpunkte sowie der öffentlichen oder privaten Kunden, wobei auf Ersuchen Erklärungen der Kunden beizufügen sind; 2. die in den letzten fünf Jahren erbrachten Bauleistungen, wobei für die wichtigsten Bauleistungen Bescheinigungen über die ordnungsgemäße Ausführung beizufügen sind; 3. eine Darstellung der technischen Ausrüstung, der Geräte und Fertigungsstätten, die dem Wirtschaftsteilnehmer für die Ausführung eines Dienstleistungs- oder Bauauftrags zur Verfügung stehen; 4. eine Beschreibung der technischen Ausrüstung und Mittel, die dem Wirtschaftsteilnehmer zur Qualitätssicherung zur Verfügung stehen, und eine Beschreibung der verfügbaren Untersuchungs- und Forschungsmöglichkeiten; 5. einen Verweis auf die Techniker oder die technischen Stellen, die dem Wirtschaftsteilnehmer zur Verfügung stehen, unabhängig davon, ob sie direkt zu ihm gehören oder nicht, und zwar insbesondere diejenigen, die für die Qualitätskontrolle zuständig sind;

b)

bei Lieferungen: i) Muster, Beschreibungen bzw. unverfälschte Fotografien oder Bescheinigungen, die von für die Qualitätskontrolle als zuständig anerkannten Instituten oder amtlichen Stellen ausgestellt wurden und in denen bestätigt wird, dass die durch entsprechende Bezugnahme genau bezeichneten Erzeugnisse technischen Spezifikationen oder Normen entsprechen;

c)

bei Bauleistungen oder Dienstleistungen: i) eine Erklärung über die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl und die Zahl der Führungskräfte des Wirtschaftsteilnehmers in den letzten drei Jahren; ii) eine Angabe des Lieferkettenmanagement- und -überwachungssystems, das dem Wirtschaftsteilnehmer zur Vertragserfüllung zur Verfügung steht; iii) eine Angabe der Umweltmanagementmaßnahmen, die der Wirtschaftsteilnehmer während der Auftragsausführung anwenden kann.

Für die Zwecke der Buchstaben a und b kann der öffentliche Auftraggeber, um einen ausreichenden Wettbewerb sicherzustellen, gegebenenfalls darauf hinweisen, dass er auch einschlägige Lieferungen oder Dienstleistungen berücksichtigen wird, die mehr als drei Jahre zurückliegen.

Für die Zwecke des Buchstabens c kann der öffentliche Auftraggeber, um einen ausreichenden Wettbewerb sicherzustellen, gegebenenfalls darauf hinweisen, dass er auch einschlägige Bauleistungen berücksichtigen wird, die mehr als fünf Jahre zurückliegen.

Wenn der öffentliche Auftraggeber feststellt, dass kollidierende Interessen vorhanden sind, die die Auftragsausführung negativ beeinflussen können, kann er zu dem Schluss kommen, dass der betreffende Wirtschaftsteilnehmer nicht die geforderte berufliche Leistungsfähigkeit besitzt, um den Auftrag in angemessener Qualität ausführen zu können.

4.1.11.   Zuschlagskriterien

Anhand der Zuschlagskriterien wird das technische und finanzielle Angebot bewertet, damit das wirtschaftlich günstigste Angebot mit dem niedrigsten Preis und dem besten Verhältnis zwischen Preis und Qualität ausgewählt werden kann, nachdem überprüft wurde, ob das Angebot den Mindestanforderungen der Auftragsunterlagen entspricht.

Das Sekretariat gibt in den Auftragsunterlagen an, wie jedes Kriterium bewertet wird und welche relative Bedeutung den einzelnen Zuschlagskriterien und dem Preis zukommt (falls eine Gewichtungsformel für Preis und Qualität angewendet wird).

Zu Qualitätskriterien können Elemente gehören wie technischer Wert, Ästhetik, Zweckmäßigkeit, Zugänglichkeit, „Design für alle“, soziale, ökologische und innovative Eigenschaften, der Prozess der Herstellung, der Bereitstellung und des Handels sowie jeder andere spezifische Prozess in Bezug auf jedes Stadium des Lebenszyklus von Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen, Organisation des mit der Ausführung des Vertrags betrauten Personals, Kundendienst, technische Hilfe, Lieferbedingungen wie Liefertermin, Lieferverfahren sowie Liefer- oder Ausführungsfrist.

Der öffentliche Auftraggeber gibt in den Auftragsunterlagen an, wie er die einzelnen Kriterien gewichtet, um das wirtschaftlich günstigste Angebot zu ermitteln, es sei denn, er legt den niedrigsten Preis zugrunde. Diese Gewichtungen können mittels einer Marge angegeben werden, deren größte Bandbreite angemessen sein muss.

Die Gewichtung des Preis- oder Kostenkriteriums gegenüber den anderen Kriterien darf nicht dazu führen, dass das Preis- oder Kostenkriterium seine Bedeutung verliert.

Ist die Gewichtung aus objektiven Gründen nicht möglich, so gibt der öffentliche Auftraggeber die Kriterien in absteigender Rangfolge an.

Der öffentliche Auftraggeber kann Mindestqualitätsstandards vorschreiben. Angebote, die diese Qualitätsstandards nicht erfüllen, werden abgelehnt.

4.1.12.   Fristen

Fristen für den Eingang der Angebote

Die Frist für den Eingang der Angebote für Aufträge von geringem Wert beträgt mindestens zehn Kalendertage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe an die potenziellen Bieter.

Die Frist für den Eingang der Angebote für Aufträge von mittlerem Wert beträgt mindestens fünfzehn Kalendertage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe an die potenziellen Bieter.

Fristen in dringenden Fällen

In dringenden Fällen, die ordnungsgemäß begründet und dokumentiert werden, kann die Mindestfrist verkürzt werden.

4.1.13.   Öffnung der Angebote

Der Anweisungsbefugte entscheidet darüber, wie die Sitzung der Angebotsöffnung durch den Bewertungsausschuss angemessen zu organisieren ist. Die für die Angebotsöffnung zuständige(n) Person(en) prüft/prüfen, ob die Angebote fristgerecht eingegangen sind.

Reichen nicht alle eingeladenen Bewerber ein Angebot ein, so bleibt das Verfahren gültig, wenn mindestens ein Angebot alle Kriterien erfüllt.

Werden im ursprünglichen Verfahren keine oder keine geeigneten Angebote eingereicht, so kann das Verfahren ausnahmsweise mit einem eingeladenen Bewerber wiederholt werden, sofern die ursprünglichen Auftragsunterlagen nicht wesentlich geändert werden.

4.1.14.   Bewertung der Angebote

Die Öffnung und Bewertung der Angebote erfolgt durch einen Bewertungsausschuss, der vom Anweisungsbefugten rechtzeitig und förmlich ernannt wird.

Für Aufträge von mittlerem Wert muss ein Bewertungsausschuss ernannt werden. Für Aufträge von geringem Wert kann ein Bewertungsausschuss ernannt werden, wenn mehr als ein Angebot eingegangen ist. Der Bewertungsausschuss muss aus mindestens drei Fachgutachtern bestehen.

Der Inhalt der Bewertung wird in einem Bewertungsbericht festgehalten, der von allen Mitgliedern des Bewertungsausschusses unterzeichnet wird und ein vom Vergabebeschluss gesondertes Dokument sein sollte (es ist die Grundlage für Rückmeldungen an den Bieter). Der Bewertungsbericht sollte auch Schlussfolgerungen zur Auftragsvergabe enthalten.

Die Bewertung der Angebote muss rechtzeitig erfolgen, damit das Verfahren vor Ablauf der Bindefrist der Angebote abgeschlossen werden kann Nach Abschluss der Bewertung kann der Anweisungsbefugte den Vergabebeschluss treffen.

4.1.15.   Kontakte mit den Bietern

Es wird eine Funktionsmailbox bereitgestellt, über die die Wirtschaftsteilnehmer ihr Interesse bekunden oder Informationen zu den eingeleiteten Vergabeverfahren anfordern können.

Kontakte zwischen dem Sekretariat und potenziellen Bietern sind während des gesamten Verfahrens nur unter außergewöhnlichen Umständen, d. h. während der Einreichungsphase, zulässig.

Während der Einreichungsphase sind Kontakte mit den Bietern ausnahmsweise unter folgenden Umständen zulässig: Auf Antrag von Wirtschaftsteilnehmern kann das Sekretariat zusätzliche Auskünfte erteilen, die ausschließlich der Klärung der Auftragsunterlagen dienen; stellt das Sekretariat einen Irrtum, eine Ungenauigkeit, eine Auslassung oder einen sonstigen sachlichen Fehler in den Auftragsunterlagen fest, so kann es dies auf eigene Initiative allen Beteiligten mitteilen. Muss das Sekretariat die Auftragsunterlagen in wesentlichen Punkten ändern, verlängert es die Frist für den Eingang der Angebote oder der Teilnahmeanträge, damit die Bieter diesen Änderungen Rechnung tragen können.

Kontakte müssen stets schriftlich erfolgen (vorzugsweise auf elektronischem Wege, um eine rasche Reaktion zu gewährleisten und das Risiko von Verzögerungen aufgrund von Problemen mit Postdiensten zu vermeiden).

Alle zusätzlichen Auskünfte, die auf Antrag eines Bieters erteilt werden, und alle Auskünfte, die das Sekretariat auf eigene Initiative erteilt, müssen allen Bietern gleichzeitig auf dem gleichen Wege wie die Auftragsunterlagen zugänglich sein.

Die Bieter können spätestens vier Kalendertage vor Ablauf der Frist für die Einreichung der Angebote zusätzliche Auskünfte anfordern. Das Sekretariat erteilt die angeforderten Auskünfte so rasch wie möglich und spätestens drei Kalendertage vor Ablauf der Frist für die Einreichung der Angebote.

Werden die Auskünfte weniger als drei Kalendertage vor Ablauf der Frist erteilt, verlängert das Sekretariat die Frist für den Eingang der Angebote.

Das Sekretariat ist nicht verpflichtet, Anträgen auf Einreichung zusätzlicher Auskünfte stattzugeben, die weniger als vier Kalendertage vor dem Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote eingereicht werden. Fällt die Frist für den Eingang von Anträgen auf zusätzliche Auskünfte auf einen Feiertag, Samstag oder Sonntag, so endet die Frist mit Ablauf der letzten Stunde des folgenden Werktags.

Im Einklang mit einer guten Verwaltungspraxis müssen die Bieter kontaktiert werden, um fehlende Informationen oder Unterlagen im Zusammenhang mit den Ausschluss- oder Eignungskriterien oder fehlende Unterschriften anzufordern. Werden die Bieter in solchen Fällen nicht kontaktiert, muss dies ordnungsgemäß begründet und durch einen Vermerk in der Vergabeakte dokumentiert werden. Die Aufforderung zur Klarstellung darf jedoch nicht zu einer Änderung des Inhalts oder des Preises des bereits eingereichten Angebots führen.

4.1.16.   Bewertungsergebnis und Vergabeentscheidung

Im Anschluss an die Bewertung entscheidet der Anweisungsbefugte anhand der in den Auftragsunterlagen genannten Eignungs- und Zuschlagskriterien, an wen der Auftrag vergeben wird, und unterzeichnet eine Vergabeentscheidung.

Das Sekretariat unterrichtet den erfolgreichen Bieter sowie die erfolglosen Bieter über die Gründe der Entscheidung und die Dauer der Stillhaltefristen gemäß Nummer 4.1.18 dieser Vorschriften. Anschließend kann der Anweisungsbefugte den Vertrag mit dem erfolgreichen Bieter unterzeichnen. Der erfolgreiche Bieter unterzeichnet den Vertrag zuerst.

4.1.17.   Unterrichtung der Bewerber und Bieter

Die in einem Haushaltsjahr vergebenen Aufträge, deren Wert zwischen 20 001 EUR und dem Schwellenwert der Richtlinie 2014/24/EU liegt, werden vor dem 30. Juni des folgenden Jahres auf der Website des Ständigen Sekretariats der Verkehrsgemeinschaft veröffentlicht.

4.1.18.   Stillhaltefrist vor der Unterzeichnung des Vertrags

Für Verfahren mit mehr als einem Bieter gilt eine Stillhaltefrist von mindestens sieben Kalendertagen. Die Stillhaltefrist beginnt am Tag nach der gleichzeitigen elektronischen Übermittlung der Mitteilung über das Ergebnis des Auswahlverfahrens an alle Bieter (erfolgreich und erfolglos). Der Anweisungsbefugte unterzeichnet den Vertrag nicht vor Ablauf der Stillhaltefrist.

Gegebenenfalls kann das Sekretariat die Unterzeichnung des Vertrags zwecks zusätzlicher Prüfung aussetzen, wenn die Anträge oder Bemerkungen der erfolglosen Bieter während der Stillhaltefrist oder andere einschlägige Informationen, die während dieser Frist eingehen, dies rechtfertigen.

4.1.19.   Aufhebung von Vergabeverfahren

Das Sekretariat kann vor Vertragsunterzeichnung das Vergabeverfahren aufheben, ohne dass die Bewerber oder Bieter Anspruch auf Entschädigung haben.

Die Aufhebung wird beschlossen, wenn der Auftrag nicht vergeben wird (z. B. weil kein Angebot zulässig ist, kein Angebot den Eignungskriterien oder den technischen Spezifikationen entspricht, kein Angebot die Mindestqualitätsstandards erfüllt usw.), der Bedarf, der zu dem Vergabeverfahren geführt hat, nicht mehr besteht (z. B. aufgrund einer Änderung der politischen Prioritäten) oder die Finanzierung des geplanten Auftrags nicht gesichert ist.

Der Beschluss über die Aufhebung wird vom Anweisungsbefugten unterzeichnet.

Spätestens fünfzehn Tage nach Unterzeichnung des Aufhebungsbeschlusses teilt das Sekretariat allen Bietern schriftlich (per E-Mail oder per Post) die Gründe für die Aufhebung mit.