(1)

Nach Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 des Europäischen Parlaments und des Rates (1) richtet jedes Unionsorgan das Amt eines Internen Prüfers ein, das unter Einhaltung der einschlägigen internationalen Standards ausgeübt werden muss. In der Kommission ist der am 11. April 2000 gegründete Interne Auditdienst (der „Dienst“) für interne Audittätigkeiten zuständig. Auch in den dezentralen Agenturen der Union sowie sonstigen unabhängigen Einrichtungen, die Beiträge aus dem Unionshaushalt erhalten, übt der Dienst interne Prüfungstätigkeiten aus.

(2)

Der Dienst führt die internen Audittätigkeiten gemäß Artikel 117 bis 123 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 sowie gemäß seiner Charta durch (2). Zu diesem Zweck genießt der Dienst völlige Unabhängigkeit und hat uneingeschränkten Zugang zu sämtlichen für die Durchführung der internen Audittätigkeiten erforderlichen Informationen aller Tätigkeitsfelder und Dienststellen des betreffenden Unionsorgans.

(3)

Der Dienst berät andere Kommissionsdienststellen, Exekutivagenturen sowie sonstige unabhängige Einrichtungen, die Beiträge aus dem Unionshaushalt erhalten, über den Umgang mit Risiken, d.h. über alle Ereignisse oder Probleme, die ein- bzw. auftreten können und sich nachteilig auf das Erreichen der politischen, strategischen oder operativen Ziele der Kommission auswirken können, indem er im Einklang mit Artikel 117 bis 123 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 unabhängige Stellungnahmen zur Qualität der Verwaltungs- und Kontrollsysteme und Empfehlungen zur Verbesserung der Bedingungen für die Abwicklung der Vorgänge sowie zur Förderung einer wirtschaftlichen Haushaltsführung abgibt. Folglich stellen die internen Audittätigkeiten des Dienstes in der Regel nicht auf natürliche Personen als solche ab. Personenbezogene Daten im Sinne von Artikel 3 Nummer 1 der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates (3) werden bei den Tätigkeiten des Dienstes jedoch zwangsläufig verarbeitet. Die internen Audittätigkeiten des Dienstes umfassen u.a. die Beurteilung der Angemessenheit und Wirksamkeit der internen Verwaltungssysteme, die Beurteilung der Leistung der Dienststellen bei der Durchführung der Politik, Programme und Maßnahmen sowie die Beurteilung der Effizienz der Systeme der internen Kontrolle und Prüfung, die auf jeden Haushaltsvollzugsvorgang Anwendung finden. Damit tragen sie zur Wahrung eines wichtigen wirtschaftlichen und finanziellen Interesses der Union und der Mitgliedstaaten bei. Der Dienst ist für alle seine Verarbeitungsprozesse nach Artikel 118 und 119 Absatz 2 der Haushaltsordnung verantwortlich.

(4)

Die in der Kommission und ihren Exekutivagenturen sowie in den dezentralen Agenturen der Union und sonstigen unabhängigen Einrichtungen durchgeführten internen Audittätigkeiten unterscheiden sich in ihrer Form und ihrem Inhalt von Aufträgen zur Erlangung von Prüfungssicherheit (darunter Risikobewertungen) sowie Beratungsaufträgen bis hin zu Überprüfungen mit begrenztem Umfang und Folgemaßnahmen.

(5)

Nach seiner am 21. November 2018 (C(2018)7707) aktualisierten Charta ist der Auditbegleitausschuss ein Beratungsgremium, (4) das die Kommission bei der Erfüllung ihrer in den Verträgen und anderen Rechtsinstrumenten verankerten Verpflichtungen [Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046] unterstützt, indem er die Unabhängigkeit des IAS sicherstellt, die Qualität der internen Audittätigkeiten kontrolliert und dafür sorgt, dass die Kommissionsdienststellen den Auditempfehlungen ordnungsgemäß Rechnung tragen und sich diese in angemessenen Folgemaßnahmen niederschlagen. Auf diese Weise trägt der Auditbegleitausschuss insgesamt zur weiteren Verbesserung der Effektivität und Effizienz der Kommission bei der Verwirklichung ihrer Ziele bei und erleichtert die Aufsicht des Kollegiums über die Steuerung, das Risikomanagement und die internen Kontrollmaßnahmen der Kommission. Der Auditbegleitausschuss ist verantwortlich für alle seine Verarbeitungsprozesse nach Artikel 123 der Haushaltsordnung.

(6)

Für die Zwecke ihrer Tätigkeiten nach Artikel 118 und 119 Absatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 verarbeitet die Kommission personenbezogene Daten, die sie von juristischen Personen, natürlichen Personen, Mitgliedstaaten sowie internationalen Einrichtungen und Organisationen erhalten hat, unabhängig davon, ob sie von Amts wegen oder auf der Grundlage eingegangener Informationen handelt. Im Rahmen dieser internen Audittätigkeiten kann der Dienst auch personenbezogene Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen, anonymen Quellen oder bekannten Quellen, deren Identität zu schützen ist, verarbeiten.

(7)

Die Kommission kann ihrerseits personenbezogene Daten mit den Organen, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union mit den zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten sowie mit Drittstaaten und internationalen Organisationen im Einklang mit den einschlägigen internationalen Verträgen oder Kooperationsabkommen austauschen.

(8)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne des Artikels 3 Nummer 3 der Verordnung (EU) 2018/1725 bei internen Audittätigkeiten kann bereits vor der förmlichen Einleitung des Verfahrens durch die Kommission erfolgen und während der gesamten Audittätigkeit sowie nach deren förmlichen Abschluss fortgesetzt werden (z. B. zur Überwachung der Umsetzung der Empfehlungen oder zur Beurteilung der Notwendigkeit neuer interner Audittätigkeiten).

(9)

Zu den Kategorien der von der Kommission verarbeiteten personenbezogenen Daten gehören beispielsweise Identifizierungsdaten, Kontaktdaten, berufsbezogene Daten und Daten, die den Gegenstand der Tätigkeit betreffen oder in diesem Zusammenhang übermittelt wurden. Diese Kategorien personenbezogener Daten werden in einem gesicherten elektronischen Umfeld gespeichert, um einen unberechtigten Zugriff oder eine unrechtmäßige Weitergabe von Daten an Personen zu verhindern, die diese nicht kennen müssen. Personenbezogene Daten werden nicht länger als zehn Jahre gespeichert. Am Ende der Aufbewahrungsfrist werden die Informationen, die die interne Audittätigkeit betreffen, einschließlich der personenbezogenen Daten an die historischen Archive der Kommission übermittelt (5) oder vernichtet.

(10)

Die Kommission ist bei der Durchführung von internen Audittätigkeiten verpflichtet, die Rechte natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten zu achten, die in Artikel 8 Absatz 1 der Charta der Grundrechte der Europäischen Union, in Artikel 16 Absatz 1 des Vertrags sowie in der Verordnung (EU) 2018/1725 anerkannt werden. Ferner ist die Kommission verpflichtet, die in den internationalen Standards für das interne Audit verankerten strengen Vorschriften über die Wahrung der Vertraulichkeit im Einklang mit Artikel 117 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 einzuhalten.

(11)

Unter bestimmten Umständen ist es gleichwohl erforderlich, die in der Verordnung (EU) 2018/1725 festgelegten Rechte der von der Datenverarbeitung betroffenen Personen mit den Anforderungen in Einklang zu bringen, die für die internen Audittätigkeiten, für die Vertraulichkeit des Informationsaustausches mit natürlichen und juristischen Personen und im Hinblick auf die vollständige Wahrung der Grundrechte und Freiheiten anderer von der Datenverarbeitung betroffener Personen gelten. Zu diesem Zweck sieht Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben c, g und h der Verordnung (EU) 2018/1725 für den Dienst die Möglichkeit vor, die Anwendung der Artikel 14 bis 17, 19, 20 und 35 sowie des Transparenzgrundsatzes nach Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a, soweit dessen Bestimmungen den in den Artikeln 14 bis 17, 19, 20 und 35 der genannten Verordnung festgelegten Rechten und Pflichten entsprechen, zu beschränken.

(12)

Zur Gewährleistung der Wirksamkeit interner Audittätigkeiten unter Einhaltung der Standards für den Schutz personenbezogener Daten nach der Verordnung (EU) 2018/1725, die die Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates (6) ersetzte, ist es erforderlich, interne Vorschriften festzulegen, nach deren Maßgabe die Kommission die Rechte von der Datenbearbeitung betroffener Personen in Übereinstimmung mit Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben c, g und h der Verordnung (EU) 2018/1725 beschränken kann.

(13)

Die internen Vorschriften sollten alle Verarbeitungsvorgänge der Kommission bei der Ausübung ihrer internen Audittätigkeiten abdecken, unabhängig davon, ob sie von Amts wegen oder auf der Grundlage eingegangener Informationen handelt, wenn die Ausübung der Rechte der betroffenen Person die Durchführung von internen Audittätigkeiten gefährden könnte. Diese Vorschriften sollten zudem für alle Verarbeitungsvorgänge gelten, die vor der förmlichen Einleitung eines Auftrags, während des Auftrags sowie während der Überwachung der Folgemaßnahmen im Anschluss an die Ergebnisse durchgeführt werden.

(14)

Zur Einhaltung der Artikel 14, 15 und 16 der Verordnung (EU) 2018/1725 unterrichtet die Kommission durch die auf ihrer Website veröffentlichten Datenschutzhinweise alle betroffenen Personen transparent und kohärent über die Tätigkeiten, bei denen die Kommission ihre personenbezogene Daten verarbeitet. Erforderlichenfalls sollte die Kommission zusätzliche Schutzmaßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass alle betroffenen Personen einzeln und in angemessener Form unterrichtet werden.

(15)

Auf der Grundlage von Artikel 25 der Verordnung (EU) 2018/1725 ist die Kommission befugt, die Information der von der Datenverarbeitung betroffenen Personen und die Anwendung anderer Rechte betroffenen Personen zu beschränken, um ihre internen Audittätigkeiten, Audittätigkeiten mitgliedstaatlicher Behörden, ihre Prüfinstrumente und -methoden sowie die Rechte anderer mit ihren internen Audittätigkeiten verbundener Personen zu schützen.

(16)

Um eine wirksame Zusammenarbeit aufrechtzuerhalten, kann es außerdem erforderlich sein, dass die Kommission die Anwendung der Rechte der betroffenen Personen beschränkt, um die Verarbeitungsvorgänge der Kommissionsdienststellen, anderer Organen, Einrichtungen und sonstiger Stellen der Union, mitgliedstaatlicher Behörden, internationaler Organisationen sowie des Auditbegleitausschusses zu schützen. Zu diesem Zweck sollte die Kommission die betreffenden Dienststellen, Organe, Einrichtungen, sonstigen Stellen, Behörden und Organisationen sowie den Auditbegleitausschuss zu den Gründen für die Beschränkungen sowie zur Erforderlichkeit und Angemessenheit der Beschränkungen konsultieren.

(17)

Die Kommission muss möglicherweise auch die Unterrichtung betroffener Personen und die Anwendung anderer Rechte betroffener Personen im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, die sie von Drittländern oder internationalen Organisationen erhalten hat, beschränken, um mit diesen Ländern oder Organisationen zusammenzuarbeiten und so ein wichtiges Ziel des allgemeinen öffentlichen Interesses der Union zu wahren. Unter bestimmten Umständen können die Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person jedoch Vorrang vor dieser Pflicht zur Zusammenarbeit haben.

(18)

Die Kommission sollte alle Beschränkungen transparent anwenden und im entsprechenden Verzeichnis eintragen.

(19)

Nach Artikel 25 Absatz 8 der Verordnung (EU) 2018/1725 können die für die Verarbeitung Verantwortlichen die Unterrichtung über die Gründe für die Anwendung einer Beschränkung auf die betroffene Person zurückstellen, unterlassen oder ablehnen, wenn diese Unterrichtung den Zweck der Beschränkung in irgendeiner Weise gefährden würde. Dies gilt insbesondere für Beschränkungen der in den Artikeln 16 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehenen Rechte.

(20)

Werden andere Rechte von betroffenen Personen beschränkt, sollte der Verantwortliche des internen Auditdienstes von Fall zu Fall prüfen, ob durch die Unterrichtung über die angewendete Beschränkung die Wirkung der angewendeten Beschränkung z

(21)

Der Datenschutzbeauftragte der Europäischen Kommission sollte eine unabhängige Überprüfung der Anwendung von Beschränkungen vornehmen, um die Einhaltung dieses Beschlusses zu gewährleisten.

(22)

Die Verordnung (EU) 2018/1725 ersetzt die Verordnung (EG) Nr. 45/2001 ohne Übergangsfrist ab dem Datum ihres Inkrafttretens. Die Möglichkeit, bestimmte Rechte zu beschränken, wurde in der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 vorgesehen. Um eine Gefährdung der Rechtmäßigkeit interner Audittätigkeiten zu vermeiden, sollte dieser Beschluss ab dem Datum des Inkrafttretens der Verordnung (EU) 2018/1725 gelten.

(23)

Der Europäische Datenschutzbeauftragte hat am 27. November 2018 eine Stellungnahme abgegeben —