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Mitteilung der Kommission an den Rat, das Europäische Parlament, den Wirtschafts- und Sozialausschuss sowie den Ausschuss der Regionen betreffend einen neuen Rahmenfür die Zusammenarbeit bei Massnahmen im Bereich der Informations- und Kommunikationspolitik der Europäischen Union

Inhalt

Einleitung

I. Zusammenarbeit zwischen den Organen und mit den Mitgliedstaaten

I.1. Ein offener Rahmen für die Zusammenarbeit zwischen der Europäischen Kommission und dem Europäischen Parlament

I.1.1 Die Interinstitutionelle Gruppe Information (IGI)

I.1.2 Die operationellen Dienststellen der Europäischen Kommission und des Europäischen Parlaments

I.1.3 Zusammenarbeit vor Ort - Vertretungen und Außenbüros

I.2 Ein neuer Rahmen für die Zusammenarbeit mit dem Rat und den anderen Organen, den Mitgliedstaaten und den Parlamenten der Mitgliedstaaten

II. Informations- und Kommunikationsdienste der Kommission

II.1 Allgemeine Informationsdienste

II.2 Sektorale Informationspolitik

II.3 Instrumente und Evaluierung

III. Follow-up

Anhang: Instrumente und Evaluierung der Informations- und Kommunikationspolitik

Einleitung

Das grundlegende Ziel dieser Mitteilung ist die Schaffung einer neuen interinstitutionellen Beziehung auf der Grundlage einer neuen Art von Zusammenarbeit bei gemeinsamen Themen und Interessen. Dies verlangt eine gemeinsame Umsetzung der Informationsmaßnahmen und Verwaltungsabläufe, die einfach zu handhaben, dezentral und mit möglichst wenig bürokratischem Aufwand verbunden sind. Selbstverständlich ist jeder Partner nach wie vor selbst verantwortlich für die spezielle Ausrichtung seiner eigenen Strategie im Bereich Kommunikations- und Informationspolitik. Ebenso behält jeder Partner seine Eigenständigkeit bei der Information über die Politik des Organs und bei der Mitteilung über seine eigenen Prioritäten.

Diese Mitteilung der Kommission verfolgt das Ziel, einen neuen Rahmen im Bereich Information und Kommunikation zu schaffen. Sie versteht sich als erste Reaktion auf die Forderungen des Europäischen Parlaments und des Europäischen Rates. Das Europäische Parlament hatte die Kommission mehrmals gebeten, eine gemeinsame politische Strategie im Bereich Information und Kommunikation ins Leben zu rufen [1]. Gleichermaßen hat der Europäische Rat von Helsinki im Dezember 1999 das Europäische Parlament, den Rat und die Kommission gebeten, ihre Kräfte bei der Verbreitung allgemeiner Informationen über die Europäische Union zu bündeln und die Nutzung der Ressourcen zu optimieren. Die Kommission wurde ersucht, "die allgemeine Frage der Informationspolitik der Union zu prüfen, auch im Hinblick auf eine bessere Koordinierung mit ihren Informationsstellen in den Mitgliedstaaten und in Bezug auf Verbindungen mit nationalen Informationsstellen".

[1] - Entschließung vom 14/05/98 über die Informations- und Kommunikationspolitik in der EU.

Die Aufgabe ist äußerst umfangreich und verlangt den Einsatz aller Organe und Mitgliedstaaten, um Maßnahmen mit möglichst raschen, überzeugenden und regelmäßig überprüften Ergebnissen durchzuführen. Um den Erfolg zu sichern, müssen zusätzliche Personal- und Haushaltsmittel bereitgestellt werden.

Im Sinne einer Neuordnung der Informationspolitik verfolgt die Mitteilung folgende Ziele:

* Schaffung eines instrumentalen Rahmens (Festlegung, Aufteilung und Bündelung der verschiedenen Hilfsmittel);

* Mobilisierung für Ziele, zu denen die folgenden Punkte gehören: einen aufrichtigen Dialog mit der Öffentlichkeit entwickeln, die Kluft zwischen Union und Bürgern verringern, sicherstellen, dass die Bürger Zugang zu den richtigen Informationen erhalten, Aussagen auf den Punkt bringen, antizipieren anstelle von reagieren, Schaffung eines bürgernahen, vertrauten und konkreten Europas.

* Einrichtung einer Partnerschaft mit den Organen, den Mitgliedstaaten auf nationaler, regionaler und kommunaler Ebene und der Bürgergesellschaft; einer Partnerschaft im Dienste einer dezentralen und bürgernahen Öffentlichkeitsarbeit.

Dies entspricht dem neuen Umfeld in der tiefgreifend veränderten Union. Die Erwartungen und Forderungen der Bürger, die Verpflichtung zu einer bürgernahen Informationspolitik und das neue politische Handeln in Europa tragen ihren Teil dazu bei, dass alle, die Gemeinschaftsorgane und die Mitgliedstaaten, ihre Zusammenarbeit verstärken müssen und in diesem Bereich neue Formen entwickeln. Ferner ist ein interinstitutioneller Ansatz geboten, um sicherzustellen, dass die Organe und ihre Maßnahmen in der Öffentlichkeit als Gesamtheit, und nicht konfus und fragmentiert wahrgenommen werden.

Diese Mitteilung fordert natürlich eine Debatte heraus, eine offene, aber auch eine organisierte Debatte, zeitlich begrenzt und thematisch ausgerichtet. Die Mitteilung selbst ist ein zusätzliches Argument für eine solche Debatte. Die Mitteilung der Kommission hat kein anderes Ziel, als einen entwicklungsfähigen Rahmen zu entwerfen. Dieser Rahmen greift dem Inhalt nicht vor. Eine Debatte hätte zum Ziel, seine Umrisse zu vervollständigen und zu verändern und würde sich im Wesentlichen auf seine Inhalte konzentrieren.

I. Zusammenarbeit zwischen den Organen und mit den Mitgliedstaaten

Die zunehmenden und berechtigten Erwartungen der Bürger, uneingeschränkten und leichten Zugang zu Informationen über europäische Angelegenheiten, das politische Handeln in Europa und die Entwicklung der Union zu erhalten, verlangen nach einer modernen, effizienten und verlässlichen Informationspolitik. Für die Organe, insbesondere für Kommission, Parlament und Rat, die zu einer Politik der Offenheit, Transparenz und Verantwortlichkeit verpflichtet sind (Zugang zu den Dokumenten), ist diese neue Herausforderung eine willkommene Gelegenheit, die Zusammenarbeit untereinander und mit den Mitgliedstaaten zu verstärken und zu überdenken.

Zweck dieser Mitteilung ist es, einen neuen Rahmen für die Informations- und Kommunikationsmaßnahmen der Europäischen Union vorzuschlagen. Dabei wird die Verantwortlichkeit der Organe und der Mitgliedstaaten anerkannt. Der Rahmen ist nicht ausschließlich zu verstehen; vielmehr sind alle Organe aufgefordert, zusammen mit den Mitgliedstaaten und den nationalen Parlamenten einen Beitrag zu den gemeinsamen Bemühungen um Information und Kommunikation zu leisten.

Der gewählte Ansatz ist einfach, unbürokratisch und dezentral, wobei das Ziel die Schaffung einer Basis gegenseitigen Vertrauens zwischen den Organen ist.

Ein bürgernahes Europa

Das Herzstück der Informations- und Kommunikationspolitik ist die Verpflichtung, Europa den Bürgern näher zu bringen. Die Strukturen und Organe selbst müssen diesem Ziel angepasst werden, so dass Europa "vor der Tür" mit klaren, angemessenen und bürgernahen Informationen stattfindet. Dieser Punkt ist eng verbunden mit den gegenwärtigen Diskussionen über das politische Handeln der EU in Europa, insbesondere darüber, wie die Organe ausgestattet werden können, um ihre Pflicht zu informieren und zu kommunizieren zu erfuellen. Die Bürger müssen ferner über die Charta der Grundrechte der Europäischen Union informiert werden, damit sie die Vorteile dieser Charta uneingeschränkt nutzen können. Dadurch werden Information und Kommunikation für die Europäische Gemeinschaft zu einem strategischen Hilfsmittel des politischen Handelns in Europa und zu einer Antwort auf die Bedenken und Wünsche des Europäischen Parlaments hinsichtlich der Beteiligung der Öffentlichkeit.

Die Organe treffen bei ihren Bemühungen um Bürgernähe auf zahlreiche Schwierigkeiten. Man kann nicht erwarten, dass sie allein in der Lage sind, eine Debatte in Gang zu setzen und auszutragen. Es müssen Wege gefunden werden, um Kommunikationshindernisse sprachlicher, kultureller, politischer oder institutioneller Art zu überwinden und den Unterschieden zwischen den Mitgliedstaaten uneingeschränkt Rechnung zu tragen: bei den meisten Themen gibt es keine europäische Öffentlichkeit.

Deshalb müssen wir die Botschaft, die wir übermitteln wollen, den Besonderheiten unserer Zielgruppe anpassen.

Dies erfordert die vollständige Nutzung von Partnerschaften auf allen Ebenen, mit einem optimalen Einsatz neuer Kommunikationstechniken und der Bereitstellung von Mechanismen für ein Feedback der Bürger.

Verantwortlichkeit

Neben dem dezentralen Aspekt bei der Bereitstellung von Informationen müssen ebenfalls die Gleichmäßigkeit und Verlässlichkeit des Informationsstroms gewährleistet sein. Die Organe sind und bleiben verantwortlich für ihre Maßnahmen. Zwischen den Maßnahmen und Ressourcen der Organe sollte eine möglichst weitgehende Synergie erreicht werden.

Gleichermaßen bleiben die Organe - und ihre Mitglieder - voll verantwortlich für ihre jeweiligen Kontakte zur Presse und den übrigen Medien. Die Zusammenarbeit mit der Presse ist heutzutage von großer Bedeutung und entscheidend für die unmittelbare Darstellung neuer Fakten, politischer Ziele und Meinungen. Die Informations- und Kommunikationsstrategie sollte diese Zusammenarbeit mit den Medien möglichst dadurch erleichtern, dass sie sachliche und aktuelle Informationen zu wichtigen Themen in verständlicher Form anbietet. Gleichwohl sind pressebezogene Maßnahmen nicht direkt von dieser Informations- und Kommunikationsstrategie betroffen. Jedes Organ bleibt für seine Pressearbeit und für die positive Darstellung seiner politischen Ziele und Maßnahmen selbst verantwortlich.

Integrität der Organe

Der neue Rahmen respektiert die Eigenständigkeit und Integrität der einzelnen Organe. Insbesondere ist die Europäische Kommission allein verantwortlich für die Kommunikations- und Informationsmaßnahmen im Zusammenhang mit ihren ausschließlichen Befugnissen, d.h. das Initiativrecht, ihre Rolle als Hüterin der Verträge oder die Ausführung des Haushalts unter Aufsicht der Haushaltsbehörde. Das Europäische Parlament muss als Gesetzgeber, Haushaltsbehörde oder demokratisches Kontrollorgan seine Meinung in völliger Unabhängigkeit darlegen können, und seine Mitglieder müssen sich frei zu jedem gewählten Thema äußern dürfen.

Informationspolitik der Organe

Da es unwahrscheinlich ist, dass der normale Bürger genau zwischen den verschiedenen Europäischen Organen bzw. zwischen den einzelnen Dienststellen der Kommission unterscheiden kann, sind nicht nur verbesserte Mechanismen für eine interinstitutionelle Zusammenarbeit, insbesondere zwischen Kommission und Parlament, sondern auch weitere Verbesserungen innerhalb der Kommission selbst notwendig.

Es gibt drei Kategorien von Informationen. Allgemeine Informationen richten sich an die breite Öffentlichkeit, obwohl hierzu Informationen gehören, die sich an prioritäre Zielgruppen wie Frauen und Jugend richten. Die Kommission muss nicht nur ihre eigenen Aufgaben, politischen Ziele und Tätigkeiten, sondern auch die Rechte und Möglichkeiten der Unionsbürger und die Auswirkungen, die die EU-Politik auf sie hat, erläutern. Hierzu gehört selbstverständlich auch der Entscheidungsfindungsprozess der EU selbst, die Verantwortlichkeit der Organe gegenüber der Öffentlichkeit und Themen von allgemeinem Interesse wie die Verwendung der EU-Fonds.

Fachinformationen werden von bestimmten Gruppen nachgefragt, die weitergehende Informationen über sehr spezielle Aspekte der EU-Politik benötigen. Beispielsweise gibt es in der Kommission innerhalb der GDs Referate, die diesen Informationsbedarf decken.

Presseinformationen, meistenteils "brandaktuelle" Nachrichten, aber auch spezielles Hintergrundmaterial, gehört aufgrund des Publikums, an das sie sich, abgesehen von ihrer Bedeutung für die breite Öffentlichkeit, in erster Linie richten, in eine eigene Kategorie.

Die Informationspolitik sollte im Rahmen einer allgemeineren Kommunikationsstrategie gesehen werden, die eine sachliche Debatte über europäische Angelegenheiten anregen soll. Dies bedeutet nicht, dass die Informationsdienste die Rolle von Politikern übernehmen, die dafür verantwortlich sind, eine gewisse Haltung gegenüber der Europäischen Union zu fördern. Allerdings birgt die Tatsache, dass die Kommission dafür verantwortlich ist, die für eine Umsetzung der Vertragsartikel notwendigen Maßnahmen zu fördern, die Verpflichtung in sich, das, was sie erreichen will, allen EU-Bürgern inhaltlich zu vermitteln. Diese Aufgabe sollte in Partnerschaft mit den anderen europäischen, nationalen und regionalen Organen durchgeführt werden.

I.1. Ein offener Rahmen für die Zusammenarbeit zwischen der Europäischen Kommission und dem Europäischen Parlament

Die politische Priorität, die beide Organe den Informations- und Kommunikationsmaßnahmen bzw. -strategien einräumen, eine Priorität, die sich auch in der Zuweisung von Haushaltsmitteln für die entsprechenden Haushaltslinien zeigt, ist klar und unumstritten. Der Rahmen für die Zusammenarbeit zwischen Kommission und Parlament sollte diese hohe Ebene der politischen Verpflichtung reflektieren und die Grundlage für operationelle Beschlüsse der Leitungsebenen der einzelnen Organe und für eine praktische Zusammenarbeit vor Ort bilden.

Es ist sinnvoll, die drei Aktionsebenen hierfür zu bestimmen, da der Rahmen sie alle auf unterschiedliche Weise betrifft, und die Modalitäten für die Zusammenarbeit genau festzulegen:

* Die politische Ebene in Form der Interinstitutionellen Gruppe Information (IGI), die die allgemeinen Leitlinien und Prioritäten für die gesamte Informations- und Kommunikationspolitik unter vollständiger Wahrung der sektoralen Zuständigkeiten der Parlamentsausschüsse festlegt;

* Die operationelle Ebene, auf der die zuständigen Dienststellen (GD Presse und Kommunikation für die Kommission bzw. GD Information und Öffentlichkeitsarbeit - GD III - für das Parlament) Maßnahmen beschließen und kontrollieren;

* Die dezentrale Ebene, auf der die Durchführung in den Mitgliedstaaten stattfindet (Vertretungen und Außenbüros).

I.1.1 Die Interinstitutionelle Gruppe Information (IGI) [2]

[2] Die IGI ist eine paritätisch mit Vertretern der Kommission und des Europäischen Parlaments besetzte Gruppe unter dem gemeinsamen Vorsitz beider Organe. Ihr Aufgabenbereich war ursprünglich beschränkt auf prioritäre Informationsmaßnahmen (PRINCE-Kampagnen) und wird nunmehr ausgeweitet auf alle Informations- und Kommunikationsmaßnahmen.

Die IGI wird das zentrale Gremium für die Zusammenarbeit der Organe auf politischer Ebene. Sie hat zwei wichtige Aufgaben: die Aufsicht über die ordnungsgemäße Zusammenarbeit zwischen den Organen und die jährliche Fortschrittskontrolle sowie Festlegung von Leitlinien für allgemeine und fachbezogene Informationsmaßnahmen, bei denen das Europäische Parlament und die Kommission zusammenarbeiten.

Bei einer jährlichen Sitzung, die nach der Ersten Lesung des Haushaltsvorentwurfs durch das Europäische Parlament für das folgende Haushaltsjahr einberufen wird, legt die IGI Prioritäten für künftige Maßnahmen fest und überprüft die Fortschritte anhand eines von der Kommission erstellten Berichts sowie gegebenenfalls sonstiger Beiträge der anderen Organe. Der IGI ist von den Kommissions- und Parlamentsdienststellen ein vorläufiges Arbeitsprogramm zu den Informationsmaßnahmen vorzulegen, wozu auch die in den einzelnen Mitgliedstaaten geplanten Maßnahmen gehören. Ferner sind Mehrjahresleitlinien für Informations- und Kommunikationsmaßnahmen zu erarbeiten.

Die IGI verabschiedet im Rahmen ihrer Zuständigkeiten für die Gesamtplanung gemeinsamer Maßnahmen bei Bedarf Empfehlungen und unterbreitet Vorschläge für die Durchführung und Finanzierung der wichtigsten Informationskampagnen. Ihr wird regelmäßig Bericht erstattet über die Durchführung von Informationsmaßnahmen der Organe, um eine Diskussion der erreichten und künftigen Ziele in voller Sachkenntnis führen zu können.

Zu den strategischen Beschlüssen der IGI, die auf einer Überprüfung der laufenden Maßnahmen beruhen, gehört:

* Die Auswahl prioritärer Bereiche für Informationsmaßnahmen in den Folgejahren;

* Die Festlegung der allgemeinen zu erreichenden Ziele und anzuwendenden Strategie für die einzelnen Prioritäten;

* Die Bestimmung der einzusetzenden Hilfsmittel (PRINCE, andere wichtige Kampagnen usw.);

* Die Empfehlung von Maßnahmen zur Überwachung und Bewertung der Auswirkungen.

Die IGI könnte sich im Laufe des Jahres bei anderen geeigneten Gelegenheiten treffen, um die Fortschritte bei den wichtigsten Maßnahmen zu überprüfen und angemessene Vorschläge zur Änderung und Neuausrichtung laufender Kampagnen zu unterbreiten.

Die Bewertung der Zusammenarbeit zwischen den Organen durch die IGI sollte dauerhaft sein und ein fester Tagesordnungspunkt der jährlichen Sitzung sein. In diesem Zusammenhang wird geprüft, ob eine Überprüfung des Verhaltenskodex im Bereich Information und Kommunikation notwendig ist.

Alle Organe nehmen die Beschlüsse und Empfehlungen der IGI unter voller Beibehaltung ihrer Eigenständigkeit und Integrität zur Kenntnis. Insbesondere geben alle Organe eindeutig an, wie ihre Mitglieder an den Informationskampagnen und -maßnahmen beteiligt werden.

I.1.2 Die operationellen Dienststellen der Europäischen Kommission und des Europäischen Parlaments

Die Dienststellen der beiden Organe (GD Presse und Kommunikation - GD PRESS - für die Kommission bzw. GD Information und Öffentlichkeitsarbeit - GD III - für das Europäische Parlament) sind zuständig für die Vorbereitung, Durchführung, Überwachung und die Auswertung der Informationsmaßnahmen entsprechend den innerhalb des vereinbarten Rahmens erarbeiteten Leitlinien und entgegen genommenen Anweisungen. Bei all diesen Schritten arbeiten die Dienststellen zusammen, tauschen Informationen aus und leisten gegenseitige Amtshilfe.

Die für Information und Kommunikation zuständigen Generaldirektoren der Kommission und des Parlaments unterstützen die IGI bei ihrer Arbeit. Diese GDs oder ihre Vertreter treffen sich regelmäßig und mindestens zweimal jährlich, um die Berichte über die Durchführung von Informationsmaßnahmen zu prüfen, Informationen über die laufende Planung von Maßnahmen auszutauschen und die Diskussionen der IGI vorzubereiten.

Jede GD bietet automatisch einem Vertreter des anderen Organs die Teilnahme an Redaktionsausschüssen oder ähnlichen Gruppen zu allgemeinen Informationsmaßnahmen als Beobachter an. Diese GDs bemühen sich ferner um die Einbeziehung der anderen Organe und gegebenenfalls anderer Gremien, einschließlich der mit Informationsmaßnahmen befassten Vertreter aus den Mitgliedstaaten.

Wird eine Gruppe oder ein Ausschuss mit redaktionellen oder anderen informationsbezogenen Aufgaben von den operationellen Dienststellen (GD PRESS und GD III) auf zentraler Ebene eingerichtet, bitten sie einander um Benennung eines Beobachters.

Eingehender prüfen sollten die Generaldirektoren beider Organe Vereinbarungen über die gemeinsame Nutzung von Kommunikationsmitteln, wie dies bereits für den Server EUROPA, Übertragungen durch Europe by Satellite (EbS) oder die Bibliotheken der Organe der Fall ist.

Die Generaldirektoren von PRESS und der GD III sollten sich ferner mit ihren Amtskollegen der anderen Organe treffen und sich einen Überblick über die Arbeit der bestehenden Koordinierungsausschüsse verschaffen (z.B. für EUROPA oder Europe by Satellite). Sie sollten gewährleisten, dass die Organe das Potential moderner Technologien konsequent nutzen und aktuelle Informationen für die Öffentlichkeit leicht zugänglich machen.

Geprüft wird die Möglichkeit, ein Beratendes Gremium für Information und Kommunikation einzurichten, dem Vertreter der Organe und der Mitgliedstaaten angehören, mit the Option, bei spezifischen Themen externe Berater und Fachleute hinzuzuziehen (wie bewährte Verfahren bei der Nutzung von Kommunikationsinstrumenten, wie sie möglichst effizient gemeinsam genutzt werden können, Bewertungskriterien und Bewertung der Auswirkungen).

I.1.3 Zusammenarbeit vor Ort - Vertretungen und Außenbüros

Die Vertretungen der Kommission und die Außenbüros des Europäischen Parlaments in den Mitgliedstaaten arbeiten gegenwärtig vor Ort auf Ad-hoc-Ebene zusammen. Beide Organe haben für ihre Maßnahmen beträchtliche Mittel bereitgestellt und erwarten ein entsprechendes Feedback im Hinblick auf die für die lokalen Stellen festgelegten besonderen Aufgaben. Der neue Rahmen für die Zusammenarbeit erfordert ein hohes Maß an Koordinierung vor Ort, Informationsaustausch und Zusammenarbeit, da hierdurch die Effizienz der Maßnahmen verbessert wird.

Umfang und Art der Zusammenarbeit

Die Vertretungen und Büros müssen innerhalb des neuen Rahmens als Zentren für die gesamte dezentrale Zusammenarbeit in den Mitgliedstaaten angesehen werden. Hierzu gehören alle Bereiche, die unter die Beschlüsse und Leitlinien der IGI fallen. Tätigkeiten und Maßnahmen im Zusammenhang mit Bereichen, die in alleiniger Verantwortlichkeit der einzelnen Organe sind und bleiben, kommen nicht für eine Zusammenarbeit in the Mitgliedstaaten auf lokaler Ebene in Frage.

Die Leiter der Vertretungen und Außenbüros sind verantwortlich für the Umsetzung der von der IGI festgelegten und von der GD PRESS bzw. der GD III vorbereiteten Maßnahmen vor Ort. In der Regel stützt sich die Zusammenarbeit auf systematische Kontakte vor Ort und den regelmäßigen Austausch von Planungen und Initiativen für die Zukunft. Die Büros und Vertretungen sollten möglichst versuchen, gemeinsame Lösungen für gemeinsame Probleme zu finden.

Die Leiter der Vertretungen und Außenbüro in den einzelnen Mitgliedstaaten sind verantwortlich für die Zusammenarbeit zwischen ihren beiden Organen vor Ort. Bei Themen von gemeinsamem Interesse bitten sie einander systematisch, sich an Steuerungsgruppen, Redaktionsausschüssen usw. auf lokaler Ebene zu beteiligen. Zur Erleichterung der regelmäßigen Zusammenarbeit gelten folgende Vorschriften:

* eine monatliche Sitzung zwischen den Leitern der Außenbüros und den Leitern der Vertretungen findet abwechselnd im Büro eines der beiden statt;

* eine Kopie der schriftlichen Tagesordnung und des Protokolls jeder Sitzung wird vom Leiter an das jeweilige Organ versandt;

* die Leiter aller Vertretungen und Außenbüros treffen sich zweimal jährlich; eine dieser Sitzungen dient der Vorbereitung der jährlichen Sitzung der IGI.

Bei der Zusammenarbeit werden alle örtlichen Bedingungen und Besonderheiten des Gastlandes berücksichtigt. Die Organe sind weiterhin verpflichtet, bei ihren Maßnahmen eine möglichst hohe Synergie zu erreichen, wozu auch gemeinsame Räumlichkeiten, Informationsstellen, Links auf Internetseiten sowie alle anderen Formen der praktischen Zusammenarbeit gehören.

Schließlich verpflichten sich die Leiter der Vertretungen und Außenbüros, bei allen Informations- und Kommunikationsmaßnahmen gegebenenfalls genau zu prüfen, wie Vertreter der beiden Organe einbezogen werden können. In jedem Fall müssen entsprechende Schritte zur Förderung des Pluralismus und einer offenen Debatte unternommen werden.

Gemeinsame Maßnahmen - Aufgabenbereiche und Verhaltenskodex

Für grundlegende Informationen über die EU und ihre Politik sollten Kommission, Europäisches Parlament, Rat, die anderen Organe und die Mitgliedstaaten gemeinsam verantwortlich sein. Die Verbindungsstellen und Netze, die mit den Besonderheiten der einzelnen Mitgliedstaaten vertraut sind, sind hierfür besonders geeignet.

Diese Informationsstellen sollten so bürgernah wie möglich sein, denn Europa findet vor unserer Haustür statt, und ist keine außenpolitische Angelegenheit. In einigen Mitgliedstaaten ist es besonders wichtig, verlässliche und glaubwürdige Partner auf lokaler Ebene zu finden, die die Informationen der Organe verbreiten wollen. Ferner dürfen wir nicht vergessen, dass die Organe selbst, auch wenn sie zusammenarbeiten, nicht alle Bürger erreichen können. Daher sind Partnerschaften mit den Mitgliedstaaten, der Bürgergesellschaft und NROs von entscheidender Bedeutung. Die Informationen müssen zeitgemäß und benutzerfreundlich sowie auf die tatsächlichen Bedürfnisse der Menschen abgestimmt sein. Bei der Koordinierung, Schulung und Versorgung der Verbindungsstellen und Netze werden die Vertretungen von den zuständigen zentralen Referaten unterstützt.

Vor diesem Hintergrund ist es sinnvoll, die Aufgabenbereiche der Vertretungen und Büros zu überprüfen und, wenn nötig, neu zu ordnen. Die Kommission schlägt vor, ihre Vorschriften im Hinblick auf den neuen Rahmen für die Zusammenarbeit zu überprüfen; dies führt zu zusätzlichen Vorschriften für die Unterrichtung der "breiten Öffentlichkeit" als dritte Priorität neben den bestehenden Prioritäten "Medien" und "politische Kontakte". Von weiteren Neuordnungen wären die Kampagnen und andere von der IGI beschlossene Maßnahmen betroffen, um zu gewährleisten, dass sie vor Ort vorrangig behandelt werden.

Dem Parlament wurde ein ähnlicher Vorschlag gemacht, die Aufgabenbereiche der Büros neu zu ordnen, insbesondere im Zusammenhang mit Maßnahmen, die Presse und andere Medien in den Regionen betreffen. Ferner könnte in Betracht gezogen werden, die "Arbeit über Verbindungsstellen und Netze" in die Prioritätenliste aufzunehmen.

Schließlich könnte man überlegen, den Verhaltenskodex zwischen den Vertretungen der Europäischen Kommission und den Informationsbüros des Europäischen Parlaments in den Mitgliedstaaten (15. Januar 1998) Bereich Information und Kommunikation im Lichte der in dieser Mitteilung formulierten Grundsätze zu überprüfen, die Formalitäten für die vorgeschlagenen regelmäßigen Sitzungen und Bereiche der Zusammenarbeit festzulegen.

I.2 Ein neuer Rahmen für die Zusammenarbeit mit dem Rat und den anderen Organen, den Mitgliedstaaten und den nationalen Parlamenten

Verantwortung für die Information und Kommunikation tragen alle Organe und die Mitgliedstaaten. Der hier beschriebene Kooperationsrahmen sollte offen sein, und alle Organe und die Mitgliedstaaten sollten, wo immer dies angebracht und möglich ist, zur Mitwirkung aufgefordert werden.

Der Rat

Der Rat hat keine Informations- und Kommunikationspolitik, die der des Europäischen Parlaments oder der Europäischen Kommission vergleichbar ist; er verfügt auch nicht über nennenswerte Haushaltsmittel für diese Zwecke. Er pflegt seine eigenen Beziehungen zur Presse und zu den Medien und teilt einige Kommunikationsmittel mit den anderen Organen. Auf seiner Tagung in Helsinki forderte der Europäische Rat jedoch, der Rat solle an den Bemühungen um Erteilung allgemeiner kohärenter Informationen über die Europäische Union beteiligt werden. Der Europäische Rat forderte ferner die Kommission auf, für eine bessere Koordinierung zwischen den Vertretungen in den Mitgliedstaaten und den nationalen Informationsstellen Sorge zu tragen.

Derzeit beteiligt sich der Rat zusammen mit den anderen Organen an der Website EUROPA und an Europe by Satellite. Er ist in den Redaktions- und Leitungsausschüssen vertreten, wirkt aber sonst nicht bei der Formulierung der Informations- und Kommunikationspolitik mit. Der Rat ist derzeit nicht Mitglied der IGI.

Im Zuge der weiteren Entwicklung wäre eine Informations- und Kommunikationstätigkeit des Rates zu Fragen des zweiten und dritten Pfeilers denkbar. Dies würde eine interinstitutionelle Koordinierung zwischen Kommission, Parlament und Rat über den bloßen gemeinsamen Einsatz von Kommunikationsmitteln hinaus erforderlich machen. Bisher hat der Rat noch keine umfassende Strategie vorgeschlagen, aber die Einsetzung der Schnelleingreiftruppe und eine stärkere Beteiligung der Union an den internationalen friedenserhaltenden Maßnahmen könnten eine Gelegenheit sein, dies zu ändern. Die Kommission wird den Rat auffordern zu prüfen, wie sich die Organe mit diesen Fragen befassen sollten, und wie der Rat seine Beteiligung an der IGI plant.

Die einzelnen Regierungen sind wahrscheinlich der Ansicht, dass ihnen umfassende Informations- und Kommunikationsmittel zur Verfügung stehen. Der Spielraum für gemeinsame Aktionen auf Unionsebene unter Beteiligung des Rates und der Mitgliedstaaten beschränkt sich wahrscheinlich auf den gemeinsamen Einsatz der Kommunikationsmittel. Abgesehen von den elektronischen Medien EUROPA und EbS werden die Einrichtung eines gemeinsamen Besucher- und Informationszentrums in Brüssel und eine engere Zusammenarbeit im Bereich der Bibliotheken eingehend geprüft, allerdings sind bisher noch keine endgültigen Ergebnisse erzielt worden. Durch die Zusammenarbeit der Organe bei der gemeinsamen Erstellung von Presseausschnitten und Pressespiegeln könnten ein besserer Service geleistet und größenbedingte Kosteneinsparungen in einem Bereich von gemeinsamem Interesse erzielt werden.

Andere Organe und Einrichtungen

Alle Organe sollten aufgefordert werden, zu den Informationstätigkeiten der Union in ihren jeweiligen Zuständigkeitsbereichen beizutragen. Die Kommission schlägt vor, die Informationstätigkeiten in alle normalen Kontakte zwischen den Organen einzubeziehen. Es sollte eine gegenseitige Absprache bestehen, und die Informationen eines jeden Organs sollten in das Informationsmaterial für die breite Öffentlichkeit ordnungsgemäß einbezogen werden. Dies ist beispielsweise in den Beziehungen zwischen der Kommission und dem Ausschuss der Regionen sowie dem Wirtschafts- und Sozialausschuss bereits der Fall.

Die gemeinsamen Erklärungen der Kommission und der beiden Ausschüsse, die gegenwärtig fertiggestellt werden, berücksichtigen neben diesen Aspekten auch die Rolle, die sie gegenüber der Bürgergesellschaft und den Regionen spielen können. Die Kommission bleibt offen gegenüber Vorschlägen der anderen Organe zu diesem Thema.

Mitgliedstaaten und nationale Parlamente

Da die Informationsstrategie ein breites Spektrum von Mitteln und Techniken umfassen muss, mit denen der Öffentlichkeit die Informationen zur Verfügung gestellt werden, müssen die Organe auch die uneingeschränkte Mitarbeit der mitgliedstaatlichen Stellen auf nationaler, regionaler und lokaler Ebene anstreben und erreichen. Eine effiziente Informations- und Kommunikationsstrategie muss gewährleisten, dass die Informationen möglichst bürgernah vermittelt werden. Die Kommission sollte die Zusammenarbeit mit den nationalen, regionalen und kommunalen Behörden verbessern und dabei die Zuständigkeiten der einzelnen Mitgliedstaaten beachten.

Werden Politiken vereinbart und festgelegt, so nehmen die Mitgliedstaaten zusammen mit den regionalen und lokalen Behörden direkt an dieser Aufgabe teil und können häufig am besten einen Rahmen für die Verbreitung der Informationen, insbesondere auf lokaler Ebene bieten.

Die Bemühungen um Dezentralisierung der Information der Öffentlichkeit in Richtung einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit den Mitgliedstaaten werden fortgesetzt. Solche Partnerschaften gibt es bereits in Paris und Lissabon und werden bald in Rom bestehen. In den anderen Mitgliedstaaten könnten andere Partnerschaftsformen, die die nationalen, regionalen, lokalen und zivilgesellschaftlichen Einrichtungen einbeziehen, angemessen sein. In allen Fällen zielt das Vorgehen darauf ab, die Öffentlichkeit über eine Partnerschaft zwischen den EU-Organen und den eigenen Einrichtungen des Mitgliedstaats, nicht nur im Rahmen der Vertretungen oder Außenbüros, mit Informationen zu versorgen.

Zu den Möglichkeiten eines gemeinsamen Vorgehens mit den staatlichen Stellen der Mitgliedstaaten gehören gemeinsame Informationstätigkeiten, die im Wege einer unterzeichneten Vereinbarung (Übereinkommen) kofinanziert und gemeinsam verwaltet werden. Die Aktivitäten können sich auf permanente Informationszentren wie Sources d'Europe in Paris, das Jacques Delors-Zentrum in Lissabon und das CIDE in Rom oder auf spezifische politische Prioritäten wie die Informationstätigkeiten zum Euro oder zur Erweiterung beziehen. Abgesehen von dem sehr positiven Signal der Zusammenarbeit gibt es noch sehr viele andere Vorteile für eine solche Bündelung der Kräfte, nicht zuletzt die Einbeziehung der Medien, die Heranziehung von Fachpersonal und die Möglichkeit, Bevölkerungsgruppen anzusprechen, die eine europäische Institution allein nicht erreichen kann.

Die Mitgliedstaaten haben auf die Vorstöße der Kommission in Bezug auf derartige Übereinkommen unterschiedlich reagiert. Manche haben die Vorschläge begeistert aufgenommen und möchten die Idee wohl gern weiter entwickeln und nutzen. Andere wiederum haben sich innerhalb genau abgesteckter Ziele (z.B. Informationskampagne zum Euro) und befristet zu einer Beteiligung bereit erklärt; sie sind unter Umständen bereit, sich anderen Fragen wie der Erweiterung zuzuwenden. Nur zwei Mitgliedstaaten haben noch nicht einem Übereinkommen zugestimmt.

An die staatlichen Informationsstellen - wo es sie gibt - hat sich die Kommission noch nicht systematisch gewandt. Die Generaldirektoren für Information - bzw. die ihnen entsprechenden Amtsinhaber - wurden 1999 zu einer Sitzung nach Brüssel eingeladen, um die Optionen für ein gemeinsames Vorgehen, insbesondere in Bezug auf den Euro, zu erörtern. Einige Vertretungen haben bilaterale Kontakte mit den nationalen Stellen aufrechterhalten, doch fehlt es hier an einem allgemeinen Überblick. Der Grund hierfür ist zweifellos, dass große Unterschiede zwischen den Mitgliedstaaten bestehen; manche haben zentrale Stellen, die für die Information der Öffentlichkeit auf breiter Ebene zuständig sind, andere wenden ein sehr dezentrales System zur Information der Öffentlichkeit an, das kaum oder gar nicht zentral koordiniert wird.

Als Beispiele für Zusammenarbeit sind gegenseitige Verweisungen und Links zu Websites sowie ähnliche Querverweise zu nennen. Beispiele für eine auf Gegenseitigkeit beruhende Mitgliedschaft in Redaktionsgremien oder für gemeinsame Veröffentlichungen gibt es nicht. Es sollte jedoch möglich sein, die nationalen Informationsstellen - wo sie vorhanden sind - an den allgemeinen europäischen Kampagnen zu beteiligen; bei Bestehen eines Übereinkommens sollte dies die Regel sein.

Im Falle der nationalen Parlamente wird die Zusammenarbeit mit der Vertretung als eine rein lokale Angelegenheit angesehen. Ähnlich verhält es sich beim Europäischen Parlament. Einige Mitgliedstaaten unterhalten Informationsbüros bei ihren Parlamenten, und die Vertretung steht in der Regel mit ihnen in Kontakt; in anderen Fällen wiederum besteht kein offizieller Kontakt mit dem Parlament, nur mit einzelnen Abgeordneten und den politischen Parteien. Die Kommission hat noch keine allgemeine Initiative gegenüber den nationalen Parlamenten ergriffen. Alle derartigen Schritte werden in enger Zusammenarbeit mit dem Europäischen Parlament unternommen.

II. Informations- und Kommunikationsdienste der Kommission

II.1 Allgemeine Informationsdienste

GD Presse und Kommunikation

Die Generaldirektion Presse und Kommunikation ist zuständig für die Beziehungen der Kommission zu den Medien. Die Tatsache, dass die Sprecher der Kommission auf einen bestimmten Politikbereich der Kommission spezialisiert sind, soll gewährleisten, dass in einem Gesamtrahmen, der die anderen Generaldirektionen mit einbezieht, hochwertige Informationen bereitgestellt werden.

Innerhalb der GD PRESS wird die Zuständigkeit für die Presse gemeinsam mit den Vertretungen der Kommission in den Mitgliedstaaten wahrgenommen. Im Unterschied zu ihren Kollegen in Brüssel haben die Bediensteten der Vertretungen, die sich mit der Presse befassen, es in der Regel mit Journalisten zu tun, die nicht auf Europafragen spezialisiert sind, vielmehr handelt es sich beispielsweise um für die Bereiche Politik, Wirtschaft oder Industrie zuständige Korrespondenten der nationalen Presse, die in ihre Berichterstattung über inländische Angelegenheiten in zunehmendem Maße europäische Aspekte einbeziehen. Zudem kommt den Vertretungen eine entscheidende Aufgabe in Bezug auf die Information der regionalen und lokalen Presse zu, da es dieser an Journalisten fehlt, die speziell über europäische Angelegenheiten Bericht erstatten.

Fachzeitungen und -zeitschriften wenden sich in großer Zahl mit Anfragen an die Vertretungen. Außer mit Journalisten haben die Vertretungen auch mit Redakteuren und Leitartiklern Kontakt.

Rolle und Prioritäten der Vertretungen in dem neuen Rahmen

Die Vertretungen der Europäischen Kommission vertreten das Organ, in dessen Dienst sie stehen, als Ganzes. Zu ihren Aufgaben gehören:

* direkter Umgang mit den Medien im Auftrag der Kommission entsprechend den von der GD PRESS festgelegten Prioritäten und frühzeitige Unterrichtung über wichtige Fragen;

* politische Netzwerkarbeit und Rückmeldung von Informationen an die Zentrale in Brüssel;

* Unterstützung bei der Information der breiten Öffentlichkeit über vorrangige Themen, gegebenenfalls in Partnerschaft mit den mitgliedstaatlichen Stellen und dem Europäischen Parlament. Diese Funktion wird unter der Verantwortung der Vertretungen hauptsächlich über die in Verbindung mit den Mitgliedstaaten und anderen regionalen oder lokalen Einrichtungen geschaffenen Netze von Informationsanbietern wahrgenommen.

Die Erläuterung der Gemeinschaftspolitiken ist ein wichtiger Faktor der ersten beiden der drei Prioritäten, die nach wie vor zu den Kerntätigkeiten der Vertretungen gehören, wenn sie als Vertreter des Organs fungieren. Der neue Rahmen sollte beinhalten, dass als Ausdruck der neuen Zusammenarbeit mit dem Parlament künftig der Gleichbehandlung die dritte Priorität eingeräumt wird. Den Vertretungen kommt weiterhin eine entscheidende Rolle zu bei der Unterstützung der Durchführung der wichtigsten Informationstätigkeiten der Kommission im Rahmen von PRINCE [3].

[3] Das Programm PRINCE, das 1995 weitgehend auf initiative des Europäischen Parlaments aufgelegt wurde, beinhaltet vorrangige Informationskampagnen in Partnerschaft mit den Organen und Mitgliedstaaten. Es befasst sich gegenwärtig mit der Erweiterung, dem Euro, der Debatte über die Zukunft der Europäischen Union und der neuen Kampagne zur Schaffung eines Raums der Freiheit, der Sicherheit und des Rechts.

Die Außenbüros des Parlaments sind derzeit nur am Rande mit den Netzen verbunden. Auf zweierlei Weise besteht viel Spielraum für eine engere Einbindung des EP: Die Büros könnten aufgefordert werden, die Netze für die institutionellen Informationen des EP zu nutzen, und sie sollten rechtzeitig aufgefordert werden, über Standort, Größe und Struktur der Netze nachzudenken. Zweitens sollten die Mitglieder des EP aufgefordert werden, an den von oder über die Netze organisierten lokalen Veranstaltungen teilzunehmen.

Zusätzlich zu den Kerntätigkeiten erledigen die Vertretungen auch andere Aufgaben, fungieren u.a. als Nebenstelle der Brüsseler Dienststellen. Als Beispiele seien genannt: Unterstützung bei der Verwaltung der Programme der GDs, Bearbeitung von Einstellungsanfragen, Ausschreibungen und Bürgerbeschwerden. Sie geben Hilfestellung bei hochrangigen Besuchen der Brüsseler Kommission und leisten Unterstützung, wenn das Gastland den Ratsvorsitz innehat.

Die Vertretungen sollten die Netze auch auf regionaler und kommunaler Ebene weiter ausbauen und sie als aktive Partner in die allgemeinen Informationstätigkeiten einbeziehen, indem sie Veranstaltungen organisieren und Schulungsmaßnahmen für das Personal der Netze anbieten.

Den Vertretungen und den Außenbüros kommt eine zentrale Rolle in der interinstitutionellen Zusammenarbeit auf dezentraler Grundlage zu. Enge Arbeitsbeziehungen zwischen den Vertretungen und den Außenbüros des EP werden bei der Planung und Durchführung ihrer jeweiligen Tätigkeiten von wachsender Bedeutung sein. Viele nun von den Vertretungen wahrgenommene Tätigkeiten werden daher in ihren Aufgabenbereich interinstitutioneller Zusammenarbeit fallen. Der Anhang dieser Mitteilung gibt einen Überblick über die mögliche Entwicklung dieser Tätigkeiten vor dem neuen Hintergrund einer engen Zusammenarbeit.

Es wird vorgeschlagen, die Informations- und Kommunikationsprioritäten mit den Vertretungen alljährlich im September für das folgende Haushaltsjahr festzulegen. Auf der Grundlage dieser Prioritäten werden dann Maßnahmenvorschläge von den Vertretungen ausgearbeitet; den Außenbüros geht eine Kopie zur Kenntnisnahme zu. Die endgültige Zustimmung würde im Lichte der IGI-Schlussfolgerungen und der kommissionsinternen Haushaltshearings und -beschlüsse erteilt. Die Außenbüros des Parlaments sollten aufgefordert werden, ein gleichartiges Verfahren anzuwenden. Alljährlich sollten die Vertretungen und Außenbüros im Rahmen der Bewertung, die den Austausch von Informationsprioritäten mit einschließt, Tätigkeitsberichte vorlegen.

II.2 Sektorale Informationspolitik

Die Generaldirektionen und Dienste der Kommission verfügen über Informationsreferate, die für die sektorale Information zuständig sind, z.B. in den Bereichen Umwelt, Wettbewerb, Handel, Sozialpolitik, Landwirtschaft usw. Diese Dienststellen verfügen zu diesem Zweck über eigene Haushaltslinien; diese sind nicht von der vorliegenden Mitteilung betroffen. Den für Außenbeziehungen zuständigen GDs kommt eine besondere Rolle bei der Bereitstellung von Informationen für die Bürger in Drittländern zu, dazu gehört auch die Information der breiten Öffentlichkeit in den Bewerberländern. Die Informationsersuchen aus den anderen Drittländern sind oft speziellerer Art. Der in Brüssel akkreditierten Presse gehören natürlich viele Journalisten aus Drittländern an, die genauso bedient werden wie ihre EU-Kollegen. Diese Aspekte sind von der vorliegenden Mitteilung auch nicht betroffen.

Die Informationsreferate spielen eine wichtige Rolle bei der Information der breiten Öffentlichkeit oder von Fachgruppen über die politischen Ziele, Beschlüsse uns Maßnahmen der Kommission. Diesen Informationszwecken dienen gedruckte, elektronische und andere Medien sowie Sitzungen, Konferenzen, Besuche und Reden. Diese Tätigkeit ist unverzichtbar für den reibungslosen Ablauf der Politik; für die Kommission als Institution ist dies eine effiziente und sinnvolle Möglichkeit, ein größeres Publikum zu erreichen, als durch allgemeine Tätigkeiten und Kampagnen.

Während die Arbeit der GD PRESS und der Vertretungen innerhalb derselben Generaldirektion koordiniert wird, gibt es keinen direkten Koordinierungsmechanismus für die Information durch die anderen Generaldirektionen. Es setzt sich zunehmend die Erkenntnis durch, dass die Information ein Kernelement der Politikgestaltung und in diesem Bereich von besonderer Bedeutung ist, um Wirkungsverluste oder Missverständnisse zu vermeiden. Die Sprecher sind für spezifische Themenbereiche zuständig und gewährleisten die Kohärenz der Informationen auf unbürokratische Weise [4]. Es kommt auch vor, dass die Vertretungen selbst zwar engen Kontakt mit den Zielgruppen wie Industrie, Gewerkschaften und Nichtregierungsorganisationen halten, diejenigen mit sehr speziellen Interessen aber natürlich mit dem Referat Kontakt halten, das für die Information über ihren eigenen Tätigkeitsbereich zuständig ist.

[4] Erklärung der Präsidenten mit einem Protokoll über Zusammenarbeit im Anhang

Da Information und Kommunikation die Schlüsselpartner der Politikformulierung sind, ist der beste Ausgangspunkt die Festlegung der wichtigsten politischen Ereignisse mit hohem Profil, wobei vier oder fünf politische Prioritäten das Fundament für die Informations- und Kommunikationsmaßnahmen bilden, und zwar als feste Grundlage für eine Koordinierung zwischen Politik und Information insgesamt. Die Kommission verkündet nunmehr im Frühling im Rahmen ihrer Jährlichen Politikstrategie ihre wichtigsten politischen Prioritäten und die finanzielle Vorausschau. Das Arbeitsprogramm der Kommission ist jedoch nach wie vor wichtig, da es mit der Debatte über den Stand der Union am Jahresende verbunden ist. Allerdings wird es künftig noch politischer und stärker auf Prioritäten ausgerichtet, was seine Nutzung zu Informations- und Kommunikationszwecken erleichtern dürfte. Eine weitere Neuerung ist die Präsentation eines Jahresberichts über ihre Tätigkeiten durch die Kommission, der ein weiteres wichtiges Informations- und Kommunikationsmittel werden soll. Der Generaldirektor für PRESS sollte mit den anderen Generaldirektoren zusammentreffen, um zu erörtern, welche Auswirkungen diese Maßnahmen auf die Informationspolitik haben werden, und Mechanismen für die Durchführung geeigneter Informationstätigkeiten festlegen. Diese Koordination wird die von den verschiedenen Dienststellen angebotene qualitativ hochwertige Information eindeutig verbessern.

Im Laufe des fraglichen Jahres dürften sich weitere Fragestellungen ergeben, doch wenn vier oder fünf zentrale politische Prioritäten das Hauptfundament für die Informations- und Kommunikationstätigkeiten bilden, dürfte dies eine solide Grundlage für die Koordinierung zwischen Politik und Information in ihrer Gesamtheit sein. An der Umsetzung dieser Prioritäten sind die fachlich zuständigen GDs selbst, die Vertretungen und - für die Gesamtkoordinierung und -präsentation - die Brüsseler Dienststellen der GD PRESS beteiligt. Sobald die Koordinierungsgrundlage fest verankert ist, wird die Kommission besser in der Lage sein, sich mit unerwarteten Problemen zu befassen, wenn sie auftreten.

Es gibt auch Mechanismen wie das Prioritäre Publikationsprogramm. Es ist eingebettet in das Arbeitsprogramm der Kommission, und seine Veröffentlichungen richten sich an die breite Öffentlichkeit. Damit soll eine strukturierte und kohärente Information erteilt und ein Überblick über die gesamte Palette des Informationsmaterials der Kommission vermittelt werden.

Weitere Koordinierungsmechanismen sind bereits geschaffen, dazu gehört die gemeinsame Beteiligung am Betrieb der Website Europa und von Europe by Satellite. Darüber hinaus gibt es im Rahmen der Informationskampagnen des PRINCE-Programms zu spezifischen Themen wie die Erweiterung Mechanismen für eine umfassende Koordinierung nicht nur innerhalb der Kommission, einschließlich der Vertretungen, sondern auch beim Europäischen Parlament und häufig in den Mitgliedstaaten.

II.3 Instrumente und Evaluierung

Keine Informations- und Kommunikationspolitik kann ohne die nötigen Instrumente und Haushaltsmittel sinnvoll weiterentwickelt werden. In den letzten Jahren hat die Kommission ein System eingerichtet, dessen Kohärenz und Präsenz bewahrt werden müssen. Zu den Instrumenten zählen die vorrangigen Informationsmaßnahmen (PRINCE), die Informationsstellen und Netze sowie die Dienste mit Mehrwert wie Europa Direkt, Eurojus und der Wegweiserdienst. Sie stützen sich auf verschiedene Medien wie Europe by Satellite (EbS), die Zentralbibliothek, die Europäischen Dokumentationszentren, Veröffentlichungen, audiovisuelle Koproduktionen usw.

Im Anhang zu dieser Mitteilung werden diese Instrumente und ihre Evaluierungsmittel sowie ihre Verwendung im Rahmen der Zusammenarbeit mit den anderen Organen und den Mitgliedstaaten dargelegt. Diese besondere Gruppe wurde gemeinsam mit dem Europäischen Parlament festgelegt. Diese Instrumente bilden das Zentrum der Zusammenarbeit mit den anderen Organen, den Mitgliedstaaten und der Bürgergesellschaft. Die Kommission schlägt vor, jedes Instrument im Hinblick auf die Festlegung des angemessenen Niveaus der Zusammenarbeit zu überprüfen. Zu diesem Zweck unterbreitet die Kommission einige Vorschläge.

Externalisierungsmöglichkeiten

Derzeit werden einige laufende Informationstätigkeiten der Kommission von kommissionsfremden Diensten wahrgenommen. Auf diese Weise können die von der Kommission produzierten Informationen den Bürger leichter erreichen, der auch besser bedient wird. Durch Heranziehung externer Dienste können wir den Zugang zur Information wesentlich verbessern, während die Kommission für die Informationen ihrer elektronischen und Printprodukte uneingeschränkt zuständig bleibt.

In diesem Zusammenhang verdient die Errichtung eines interinstitutionellen Informationszentrums Beachtung. Der Europäische Rat von Helsinki hat den Rat, das Europäische Parlament und die Kommission aufgefordert, die Einrichtung eines derartigen Zentrums zu prüfen. Während jedes Organ weiterhin für die Informationen, die es produziert, zuständig wäre, könnte das Zentrum die Verantwortung für eine Reihe von Tätigkeiten übernehmen, z.B. Zentralbibliothek, Besuche bei den Organen (Zentrale), Anfertigung und Verteilung von Presseausschnitten, Speicherung und Neulagerung des gesamten Materials in allen Informationsstellen der Mitgliedstaaten. Es könnte geprüft werden, ob das Zentrum auch in der Lage sein sollte, Informationsmaterial oder Veröffentlichungen allgemeiner Art zu erstellen.

Die Organe werden aufgefordert, auf der Grundlage eines Optionenpapiers der Kommission zu prüfen, inwieweit die Informationstätigkeiten durch Rückgriff auf externe Diensteanbieter auf zentraler und lokaler Ebene "externalisiert" sind und weiter "externalisiert" werden könnten. Eine weitergehende Initiative könnte darin bestehen, zu prüfen, ob zu diesem Zweck ein interinstitutionelles Informationszentrum eingerichtet werden sollte. Nach Ansicht der Kommission sollte die Gründung dieses Zentrums sich nur an dem erfahrungsgemäßen Bedarf ausrichten.

III. Follow-up

Die Kommission möchte diesen neuen Rahmen für die Information und Kommunikation auf aktive und konstruktive Weise nutzen. Der Rahmen erleichtert uns die Organisation der Zusammenarbeit, gibt uns eine Reihe von Instrumenten und Werkzeugen für Informations- und Kommunikationstätigkeiten an die Hand und stellt uns verschiedene Methoden für die Ermittlung der Effizienz und Relevanz der von den Gemeinschaftsorganen verbreiteten Informationen zur Verfügung.

Die Kommission wird somit eine Informations- und Kommunikationspolitik konzipieren können, die folgende Eigenschaften aufweist:

* nachhaltig und beständig: Die Öffentlichkeit muss darüber informiert werden, dass sie jederzeit genaue Informationen und Kommunikationsmitteilungen erhalten kann und dass die Verbreitung von Informationen über europäische Themen keinesfalls alleinige Sache der Kommission, sondern gemeinsame Aufgabe aller Gemeinschaftsorgane und Mitgliedstaaten ist. Dabei besteht das Ziel darin, qualitativ hochwertige, auf das betreffende Zielpublikum zugeschnittene Mitteilungen produzieren und deren Beständigkeit sicherstellen zu können.

* dezentral und auf Multiplikatoreffekten aufbauend: Da es nicht immer möglich ist, auf direktem Wege mit der breiten Öffentlichkeit zu kommunizieren, müssen die Informationen über eine Vielzahl von Ausgabestellen und Verteilern verbreitet werden. Die Kommission wird ihre Informationsmaßnahmen auch in Zukunft über Journalisten, Medien, Netze, staatliche und private Einrichtungen, die Privatwirtschaft, die NRO und die Bürgergesellschaft weiterentwickeln und ausbauen.

* angemessen und bedarfsgerecht: Bei der heutigen Masse von Informationen gilt es dafür Sorge zu tragen, dass sowohl die Botschaft selbst als auch das Medium, über das sie verbreitet wird, optimal auf das jeweilige Zielpublikum zugeschnitten ist, dass sie tatsächlich bei ihrem Adressaten ankommt und dass sie von diesem auch verstanden wird. Zu diesem Zweck unterliegen alle Informationsmaßnahmen einer ständigen Überprüfung und Anpassung.

Die Kommission lädt die anderen Gemeinschaftsorgane und die Mitgliedstaaten ein, sich an diesen Bemühungen zu beteiligen.

* * *

Ereignisse in jüngster Vergangenheit wie die niedrige Wahlbeteiligung bei den Wahlen zum Europäischen Parlament und die Ergebnisse verschiedener Referenden sind deutliche Belege für das öffentliche Unbehagen, auf das man reagieren muss.

Dieses Unbehagen ist seit der Verabschiedung des Vertrags von Maastricht gekennzeichnet durch ein Auseinanderklaffen zwischen der generell positiven Einstellung der Bürger gegenüber den von der Union getragenen großen europäischen Idealen und dem anhaltenden Misstrauen gegenüber den Organen und ihren Maßnahmen trotz sichtbarer positiver Ergebnisse wie wirtschaftlicher Aufschwung, Einführung des Euro, Schaffung eines Raums der Freiheit, der Sicherheit und des Rechts sowie geschlosseneres Auftreten der Union auf internationaler Ebene. Ursache dieser Unzufriedenheit ist die mangelnde Deutlichkeit der verfolgten Ziele, mit der häufig ein Gefühl unzureichender Information einhergeht. Hinzu kommt die Schwierigkeit, den verschiedenen wichtigen Akteuren der Union ein Gesicht zu verleihen, und auch das verbreitete Gefühl, dass den Problemen vor Ort nicht ausreichend Beachtung beigemessen wird. Dieser Teufelskreis aus Enttäuschung und dem Widerspruch zwischen Erwartung und persönlicher Wahrnehmung muss durchbrochen werden. Hierbei müssen ohne weiter Zeit zu verlieren alle, d.h. die Organe, die Mitgliedstaaten und die Bürgergesellschaft mitwirken. Zu diesem Zweck soll diese Mitteilung einen Rahmen schaffen, um besser informieren und besser diskutieren zu können. In diesem Zusammenhang muss die Informations- und Kommunikationsstrategie im Rahmen der weiterführenden Diskussionen über das politische Handeln in Europa berücksichtigt werden. Ferner ist es notwendig, eine sachliche Debatte und ein größeres öffentliches Engagement anzuregen.

Aufgrund des negativen Ausgangs des irischen Referendums zum Vertrag von Nizza ist es notwendiger denn je, dass alle Beteiligten zusammenarbeiten, um Informationen über die Europäische Union bereitzustellen. "Brüssel" allein kann die politischen Ziele, Tätigkeiten und die Zukunft der Union nicht erklären. Die Informationen müssen bereitgestellt werden von denen, die unmittelbar mit dem Bürger zu tun haben: gewählte Vertreter und Regierungen auf allen Ebenen.

Die europäischen Organe müssen auf zentraler Ebene und vor Ort in den Mitgliedstaaten ihre Aufgabe wahrnehmen, um zu erläutern, was sie tun und warum. Sie müssen ebenfalls mitwirken bei der Koordinierung der Bemühungen, um allgemeine Informationen über die EU bereitzustellen. Diese Mitteilung soll den Rahmen für eine neue koordinierte Strategie schaffen. Der Inhalt dieser Strategie sollte in den nächsten Monaten Thema einer Dringlichkeitsdebatte zwischen den europäischen Organen und den Institutionen der Mitgliedstaaten werden.

Diese Debatte wird stattfinden auf der Grundlage eines konzertierten Vorgehens, insbesondere unter Berücksichtigung einer Reihe von Fragen, beispielsweise

- wie man den gegenseitigen Respekt für die jeweiligen Zuständigkeiten der einzelnen Organe gewährleistet;

- gegebenenfalls Klärung der Rolle der einzelnen Organe, insbesondere in Beziehung zum Rat, den Mitgliedstaaten und den nationalen Parlamenten;

- eine klare Unterscheidung zwischen Information und Kommunikation, mit jeweils einem eigenen Konzept;-

- Bemühung um ein Gleichgewicht zwischen der Notwendigkeit einer allgemeinen Kohärenz der Informationen und der notwendigen Diversifizierung, die nationale Unterschiede berücksichtigt;

- das Heranziehen externer Fachkräfte, wann immer dies wünschenswert und möglich ist, wobei jedoch die Evaluierungsaufgaben von der Kommission in Verbindung mit der IGI weiterhin wahrgenommen werden sollen;

- Beseitigung aller Widersprüche und Doppelarbeiten bei bereits laufenden Kampagnen (Euro, Erweiterung, Zukunft der Union).

Aufgrund dieser Mitteilung kann die Kommission den nächsten Schritt in diesem Prozess vornehmen, und zwar die Analyse der Reaktion aller Organe sowie der Verwaltungen und Parlamente der Mitgliedstaaten. Darüber hinaus muss das Ergebnis der im Herbst beginnenden öffentlichen Debatte untersucht werden. Ende des Jahres legt die Kommission ihre Schlussfolgerungen vor und stützt sich dabei auf die Diskussionen und die im Hinblick auf die Erstellung einer Mitteilung zu diesem Thema unterbreiteten Vorschläge.

ANHANG

Instrumente und Evaluierung der Informations- und Kommunikationspolitik

INHALT

1. Vorrangige Informationsmaßnahmen (PRINCE)

2. Informationsstellen und Netze

3. EUROPA und Veröffentlichungen

4. Europa Direkt, Eurojus, Wegweiserdienst

5. Fernseh- und Hörfunksendungen; Fachausbildung für Journalisten

6. Zentralbibliothek und Netz der Europäischen Dokumentationszentren

7. Besuche

8. Bewertung

1. Vorrangige Informationsmaßnahmen (PRINCE)

PRINCE steht für gute Zusammenarbeit zwischen den Institutionen. Die einzelnen Maßnahmen sind Teil eines Gesamtkonzepts mit klar umgerissenen Zielen und auf bestimmte Zielgruppen ausgerichteten Botschaften.

PRINCE stützt sich auf folgende Grundsätze:

* Bürgernähe und dezentrale Organisation;

* Partnerschaftliche Zusammenarbeit;

* Flexibilität und Transparenz.

Bürgernähe und dezentrale Organisation: Mehrere große im Rahmen von PRINCE finanzierte Projekte wurden von den Vertretungen der Kommission und den Informationsbüros des Europäischen Parlaments « vor Ort » entwickelt, durchgeführt und begleitet.

Partnerschaftliche Zusammenarbeit: Mit den Mitgliedstaaten auf der Grundlage von Übereinkommen, mit der Bürgergesellschaft auf der Grundlage von Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen.

Flexibilität und Transparenz: Dadurch werden eindeutig und sichtbar Prioritäten gesetzt. Die Kommission und das Parlament können innerhalb eines soliden Finanzrahmens vorausschauend planen. Da auch die GII an dem Programm beteiligt ist, kommt PRINCE zentrale Bedeutung bei der Entwicklung der vorrangigen Informations- und Kommunikationsmaßnahmen der beiden Organe zu.

Durch angemessene Zusammenarbeit und Einigung auf politische Prioritäten muss die Bereitstellung der erforderlichen Haushaltsmittel für die Maßnahmen sichergestellt werden.

Während einige Kampagnen ausschließlich der Information dienen (z.B. die Kampagne zum Euro), soll mit anderen eine Diskussion entfacht werden (z.B. die Debatte über die Zukunft der Europäischen Union). Wieder andere wollen sowohl informieren als auch Anstoß zu Diskussionen geben (z.B. die neue Kampagne zur Erweiterung).

All diesen Kampagnen ist gemein, dass sie einschlägige Informationen und Debatten nicht länger nur den Fachleuten überlassen wollen.

Das 1995 weitgehend auf Initiative des Europäischen Parlaments aufgelegte Programm PRINCE umfasste ursprünglich die drei Kampagnen « Bürger Europas », « Europa gemeinsam gestalten » und « der Euro ». Heute wird im Rahmen von PRINCE neben den Informationskampagnen zu den Themen Erweiterung, Euro, Zukunft der Europäischen Union vor allem die neue Kampagne "Raum der Freiheit, der Sicherheit und des Rechts" durchgeführt, die die Einrichtung dieses Raums begleitet. Das Informationsprogramm zum Euro wird bis einschließlich 2002 und -wenn die Bedürfnisse der Nichtteilnehmerländer und/oder Beitrittsländer dies erfordern - auch darüber hinaus fortgesetzt werden.

Die Kommunikationsstrategie zum Thema Erweiterung, die die Kommission am 10. Mai 2000 angenommen hat, umfasst ein mehrjähriges Aktionsprogramm und nennt die Höhe der Haushaltsmittel, die für eine dezentral organisierte Öffentlichkeitsarbeit, einschließlich partnerschaftlicher Zusammenarbeit, insbesondere mit der Bürgergesellschaft, erforderlich sind.

Die Debatte über die Zukunft der Union umfasst zwei separate aber interaktive Dimensionen, die in der Mitteilung der Kommission (Kommission/2001/178 endg.) aufgezeigt werden:

- jeder Mitgliedstaat sollte Debatten anregen und organisieren, bei denen den nationalen Zwängen Rechnung getragen wird;

- die an Bedeutung zunehmende Europadebatte sollte den nationalen Debatten und den Diskussionen zwischen den Mitgliedstaaten Rechnung tragen.

In der Mitteilung werden die praktischen Möglichkeiten (Art der Maßnahmen und der Mittel) und der Beitrag der Kommission aufgezeigt. Die vorliegende Mitteilung berührt diese Punkte nicht.

Der Raum der Freiheit, der Sicherheit und des Rechts ist im Vertrag von Amsterdam ganz eindeutig als künftige politische Grenze der Union ausgewiesen. Er verankert die Freizügigkeit für Personen, die sich rechtmäßig im Hoheitsgebiet der Union aufhalten. Nur wenn sich alle Bürger in diesem Raum in Sicherheit fühlen und Rechtssicherheit genießen, kann er wirklich genutzt werden.

Die Charta der Grundrechte ist als leicht verständlicher Text formuliert, der sich direkt an die Bürger wendet. Mit Blick auf die Debatte über die Zukunft der Union, einschließlich der Vorbereitung der Regierungskonferenz 2004, wäre es logisch, eine allgemeine Kampagne zur Dynamik und Methode der Charta durchzuführen.

Die Rolle der Europäischen Union auf der Weltbühne. Die Europäische Union hat sich in vielfacher Hinsicht, sei es in Bezug auf ihre politische und wirtschaftliche Rolle oder in Bezug auf die Entwicklungspolitik, humanitäre Hilfe und Konfliktverhütung, zu einem wichtigen Partner auf der Weltbühne entwickelt. Die Rolle der Union bei der Friedensbewahrung kommt in der Gemeinsamen Sicherheitspolitik zum Ausdruck. Die außenpolitische Bedeutung der Europäischen Union, die von unseren Partnern zunehmend als Tatsache akzeptiert wird, wird von unseren eigenen Bürgern noch nicht anerkannt. Jeder Vorschlag für eine Kampagne zu diesem Thema stuende im Einklang mit den allgemeinen Leitlinien der PRINCE Maßnahmen.

2. Informationsstellen und Netze [5]

[5] Die Netze und Informationsstellen, die speziell zur Förderung kleiner und mittlerer Unternehmen, von Innovation, Forschung usw. eingerichtet wurden, fallen nicht unter den Anwendungsbereich dieser Mitteilung.

Informationsstellen sind dezentral organisierte Einrichtungen, die für die Öffentlichkeit zugänglich sind und von einer Organisation eingerichtet und geleitet werden. Im Rahmen der Dezentralisierung der Öffentlichkeitsarbeit werden die Informationsstellen bevorzugt eingesetzt, da sie Garanten für an den Bürgern ausgerichtete und auf die unterschiedlichsten Bedürfnisse zugeschnittene Informationsmaßnahmen sind.

Die Weiterentwicklung des Systems der Informationsstellen

* stützt sich auf den Grundsatz der Subsidiarität und die Bereitschaft, im Rahmen einer aktiven Partnerschaft Organisationen zu beteiligen, die in der sozio-ökonomischen Realität ihrer Region fest verwurzelt und damit bürgernah sind;

* fügt sich in den Rahmen ein, der in enger Zusammenarbeit mit den Vertretungen festgelegt wurde;

* zielt auf eine ausgewogene geographische Verteilung der Zentren im Hoheitsgebiet der Union.

Die Informationsstellen sind auf nationaler, interregionaler, lokaler oder regionaler Ebene angesiedelt.

Informationsstellen auf nationaler Ebene

Derzeit gibt es zwei große Informationszentren: "Sources d'Europe" in Paris und "Centro de Informacao Jacques Delors" in Lissabon; ein drittes Zentrum für europäische Information und Dokumentation wurde vor kurzem in Rom eingeweiht. Die großen Informationszentren werden von der Kommission und den Mitgliedstaaten gemeinsam auf der Grundlage eines Partnerschaftsabkommens geleitet; die finanziellen Kosten werden zu gleichen Teilen von Kommission und Mitgliedstaaten getragen. Die Vertretungen überwachen die Arbeit der Zentren; in den Leitungsgremien der Zentren sitzen sowohl Vertreter der Kommission als auch Vertreter des betreffenden Mitgliedstaats.

Mit Hilfe der großen Informationszentren soll ein integriertes Informationssystem über die Union entwickelt werden, das sich auf bürgernahe Informationsstellen stützt. Die großen Informationszentren fungieren in erster Linie als

* "Kopf" des nationalen Netzes für alle anderen Informationsstellen: Info-Points, auf lokaler Ebene die « guides » (Informationsschalter); Informationszentren ;

* Dokumentationszentrum und Hersteller diverser Informationsmaterialien (Flyer, Broschüren usw.), die für das Netz bestimmt sind.

Die Leitungsgremien dieser Zentren ermöglichen öffentlichen oder privaten Einrichtungen, staatlichen oder territorialen Behörden, sich unter genau festgelegten Bedingungen an den Zentren zu beteiligen und mit den Gründungsmitgliedern zusammenzuarbeiten. In diesem Zusammenhang wird das Europäische Parlament seine Absichten in Bezug auf eine Beteiligung an den großen Informationszentren genauer erläutern müssen.

Informationsstellen auf interregionaler Ebene [6]

[6] Das «Jean-Monnet-Haus» in Berlin, das «Zentrum von Thessaloniki» und das «Zentrum von Neapel».

Diese Art von Informationsstellen wurde für Regionen eingerichtet, die als prioritär eingestuft sind. "Prioritär" ist in diesem Zusammenhang sowohl in sozio-ökonomischer Hinsicht (Gebiete mit Entwicklungsrückstand) als auch in Bezug auf die geographische oder geopolitische Lage dieser Regionen zu verstehen (z.B. Mezzogiorno, Nördliche Dimension, die Nähe "sensibler" Zonen wie der Balkan oder die Anrainerstaaten des südlichen Mittelmeers oder die Nähe der Grenzen der Beitrittsländer).

Die Kommission hat in diesen Zentren keine Zuständigkeit für die Verwaltung, vergewissert sich aber durch regelmäßige Kontakte über ihre Vertretungen oder die zentrale Verwaltung in Brüssel, dass die festgelegten Ziele auch verwirklicht werden.

Informationsstellen auf lokaler/regionaler Ebene

Die Informationsstellen auf lokaler Ebene bilden das Fundament, auf dem die dezentral organisierte Informationspolitik beruht. Aufgabe dieser Stellen ist es, Informationen über Europa in den Alltag der Bürger und ihr wirtschaftliches Umfeld zu bringen. Diese Informationsstellen sind bürgernahe Informationszentren par excellence.

Sie werden von den sie "aufnehmenden" Organisationen (Regional- oder Lokalbehörden, öffentliche oder halböffentliche Organisationen usw.) verwaltet. Die Kommission hat zwar keine Zuständigkeit für die Verwaltung dieser Zentren; auf der Grundlage eines mit der "aufnehmenden" Organisation geschlossenen Übereinkommens gewährt sie aber einen Zuschuss sowie technische Unterstützung und Hilfe bei der Dokumentationsbeschaffung und -verbreitung. Sie respektiert die Vielfalt dieser Informationsstellen, ihre Eigenständigkeit und Initiativen, achtet gleichzeitig aber auch auf eine gewisse Homogenität und eine gemeinsame Identität in Form eines gemeinsamen Logos. Die Kommission hat eine Help Desk-Funktion für Unterstützung, Koordinierung und Verwaltung sowie ein "Permanent Monitoring System" eingerichtet, durch das die Maßnahmen der einzelnen Informationsstellen mit Hilfe der modernen Technologien verfolgt und besser verstanden werden können.

Es gibt zwei Kategorien von Informationsstellen: Die Info-Points Europe (IPE) und die Foren für den ländlichen Raum.

* Die INFO-POINTS EUROPE sind in der Regel in der Hauptstadt der Provinz oder Region angesiedelt. Sie dienen zur Deckung des Informationsbedarfs der Stadtbevölkerung. Von den 139 Verbindungsstellen sind die meisten (80 %) bei Regional- oder Lokalbehörden, in Einzelfällen auch bei Fachverbänden angesiedelt.

* Die FOREN FÜR DEN LÄNDLICHEN RAUM sind in der Regel auf den Informationsbedarf der ländlichen Bevölkerung ausgerichtet. Sie bilden ein Netz von 130 Zentren.

Die Info-Points Europe und die FOREN FÜR DEN LÄNDLICHEN RAUM bilden nunmehr ein Netz, das das europäische Hoheitsgebiet zwar überzieht, aber noch nicht flächendeckend ist. Deshalb schlägt die Kommission einen Fünfjahresplan vor, der auf die flächendeckende Abdeckung der Regionen der EU zielt. Langfristig sollte jede Region mindestens eine Informationsstelle haben. Das setzt natürlich zusätzliche Mittel voraus, es sollte aber nicht vergessen werden, dass das von der Kommission bereitgestellte Kapital in erster Linie dazu dienen sollte, die «Hebelwirkung» voll zum Tragen zu bringen und viel größere Investitionen als die der Kommission zu mobilisieren. Über dieses Ziel, das Netz auszubauen, muss unter den Organen und Einrichtungen der EU, insbesondere seitens des Europäischen Parlaments, Einigkeit bestehen. So könnten beispielsweise die europäischen Abgeordneten der Region, in der der Info-Point angesiedelt ist, regelmäßig zu den verschiedenen Veranstaltungen eingeladen werden. Die Informationsbüros des EP könnten Zugang zu dem Netz haben; ihre Vorschläge zum Ort der Ansiedlung, Größe und Struktur der Info-Points werden willkommen sein. Diese Möglichkeiten werden auch anderen wichtigen Organen und Einrichtungen der Union, zu denen auch der Ausschuss der Regionen gehört, angeboten werden.

Es versteht sich von selbst, dass diese Erweiterung auch der Lage in den Beitrittsländern Rechnung tragen muss.

Das letzte Glied der Kette der Informationsstellen, die allgemeine Informationen an die breite Öffentlichkeit weiterleiten, bildet ein versuchsweise eingerichtetes Netz von 19 Zentren, die sogenannten Foren für die zukunftsfähige Stadtentwicklung. Aufgabe dieser Zentren ist die Verbreitung von Informationen über die nachhaltige Entwicklung der Städte.

In einigen Mitgliedstaaten haben die Vertretungen Netze eingerichtet, die nicht von der Kommission finanziert werden (öffentliche Bibliotheken, Lokalbehörden, Handelskammern usw.). Dank einer breiten Unterstützung durch die Vertretungen sind diese Stellen in der Lage, zuverlässig über Europa zu informieren.

Darüber hinaus unterstützt die Kommission die Informationsmaßnahmen großer unabhängiger Netze wie FIME (Internationale Föderation der Europahäuser) und Europäische Bewegung finanziell, organisatorisch und in Bezug auf die Dokumentationsbeschaffung und -verbreitung.

In diesem Zusammenhang sollte auch die umfassende logistische Unterstützung, die das Netz der Europäischen Dokumentationszentren (EDZ) leistet, nicht unerwähnt bleiben.

Team Europa und Groupeuro (Netz von Referenten)

Parallel zur Schaffung immobiler Einrichtungen wie den Informationsstellen hat die Kommission zur Einrichtung eines Netzes von Referenten beigetragen, die aktiv an der Debatte über Gemeinschaftsfragen teilnehmen. (Im Jahr 2000 hielten die Referenten 10 000 Vorträge und waren bei mehr als 700 Hörfunk- und Fernsehsendungen anwesend). Sie sind Informationsmultiplikatoren auf lokaler Ebene.

Eine Gruppe von Referenten, die sogenannte «Groupeuro» wurde als Antwort auf die zahlreichen Anfragen nach Vorträgen zur WWU und der Euro-Einführung gegründet.

In einigen Mitgliedstaaten wurde auch ein "Team Europa Junior" eingerichtet, das junge Menschen über Gemeinschaftsfragen informiert.

3. EUROPA und Veröffentlichungen

EUROPA wurde ursprünglich auf Initiative der Kommission im Jahr 1995 gestartet. Auf einen Vorschlag des Europäischen Parlaments haben die Generalsekretäre aller Organe 1997 eine Task Force gegründet, die sich später zu dem interinstitutionellen Internet-Redaktionsausschuss weiterentwickelt hat, in dem die Kommission den Vorsitz führt.

Ein Ergebnis dieser Zusammenarbeit ist eine gemeinsame Vorstellung in Bezug auf die Darstellung und den Inhalt der Rubriken auf der Homepage und den Unterseiten. Es wurde eine gemeinsame graphische Darstellung entwickelt; allgemeine Präsentationen und gemeinsame oder ähnliche Navigationsverfahren wurden empfohlen, um dem Nutzer ein Gefühl von "Vertrautem" zu vermitteln. In den kommenden Jahren wird sich der Gegenstand der Zusammenarbeit ändern müssen, damit vorzugsweise der Inhalt der verschiedenen Sites nach und nach in den Mittelpunkt rücken kann.

Heute ist EUROPA zweifellos die populärste und am häufigsten besuchte Site in Europa. Sie ist durchaus vergleichbar mit den Webseiten des Weißen Hauses und des US-Kongresses. Jeden Tag werden durchschnittlich 1,5 Millionen Dokumente von EUROPA abgerufen. Zur Zeit ist eine jährliche Verdoppelung der Abfrage dieser Site zu beobachten, die 1,5 Millionen Dokumente umfasst, zu denen aber noch 60 Datenbanken hinzukommen, in denen wiederum jeweils mehrere Hunderttausend Dokumente gespeichert sind.

Damit erfährt EUROPA in mehrfacher Hinsicht ein starkes Wachstum, was sich unter anderem in umfangreichen, komplexen, vielfältigen, sich ändernden, mehrsprachigen Informationen niederschlägt. Die Betreiber von EUROPA müssen nicht nur mit den zunehmenden Erfordernissen der Mehrsprachigkeit fertig werden sondern auch mit regelmäßigen und immer zahlreicheren Aktualisierungen, einer wachsenden Zahl von Nutzern aus unterschiedlichen Bereichen, bei denen der Anteil der nichtprofessionellen Nutzer stark zunimmt. Das Verhalten dieser Gruppe, der Gruppe der nichtprofessionellen Nutzer, wird zur Bezugsnorm.

Um dem Vorgesagten zu begegnen, bereitet die Kommission bereits heute wichtige Veränderungen vor, die einen qualitativen Sprung bedeuten. Diese Veränderungen werden zu einem EUROPA der zweiten Generation führen, dem Konzept EUROPA II, das dem Kollegium in Kürze vorgelegt werden wird. Die Schlussfolgerungen sollten auf einer institutionsübergreifenden Ebene, in einem noch festzulegenden Rahmen, erörtert werden.

Ziel der Kommission ist es, EUROPA zu einem Instrument zu machen, das an der Spitze der modernen Praktiken des neuen Regierens in Europa steht und durch Begriffe wie e-Commission, e-Europe, e-governance symbolisiert wird. Ihre wichtigsten Merkmale sind Interaktivität, rasche und authentische Abfragen, Bemühen um Unterstützung der öffentlichen Meinung, Vereinfachung administrativer Abläufe im Alltag.

In diesem Zusammenhang stellt das Inkrafttreten der Verordnung über den Dokumentenzugang gemäß Artikel 255 des Vertrags von Amsterdam nicht nur eine wirkliche Herausforderung für die Kommission dar, sondern bedeutet zugleich auch die Verpflichtung, rasch und effizient zu handeln, um die Bürger für ihre Rechte und die Voraussetzungen für deren Wahrnehmung zu sensibilisieren.

Die Koordinierung zwischen den verschiedenen Institutionen wird verstärkt durch Hinzuziehen der Generaldirektoren der zuständigen Dienststellen (GD PRESS für die Kommission, DG III für das Europäische Parlament, die zuständigen Dienststellen des Rates und der anderen Organe und Einrichtungen).

Veröffentlichungen

Die Herstellung von Veröffentlichungen, mit denen grundlegende Informationen über die Union verbreitet werden, stellt eine wichtige Tätigkeit dar. Künftig muss das Streben dahin gehen, eine gemeinsame institutionsübergreifende Präsentation zu fördern, indem die einzelnen Organe und Einrichtungen sich über die Aufmachung der Veröffentlichungen abstimmen. Auf diese Weise könnte eine pragmatische Zusammenarbeit zwischen den Institutionen entstehen.

Durch die derzeitige Entwicklung wird die Unterscheidung zwischen Veröffentlichungen im traditionellen Sinne und elektronischen Veröffentlichungen hinfällig. Die Produktionsverfahren sind nunmehr die gleichen. Das OPOCE wird über ein « Portal » für Veröffentlichungen sämtlicher Organe, Einrichtungen und Agenturen moderne "printing on demand"-Systeme einrichten. Das bedeutet, dass NRO, nationale Verwaltungen, Info-Points, Informationsstellen, Vertretungen, die breite Öffentlichkeit usw. künftig die Wahl haben, die gewünschten Veröffentlichungen auf ihren Computer herunterzuladen und auszudrucken oder die Papierfassung online zu bestellen.

Die Zusammenarbeit mit den Mitgliedstaaten könnte im Rahmen der sich entwickelnden Dienste für den Bürger (z.B. e-Europe, Programm IDA) eine neue Dimension erhalten.

4. Europa Direkt, Eurojus, Wegweiserdienst

Es gibt derzeit drei Dienste, die Fragen der Bürger beantworten:

Europa Direkt

Europa Direkt klärt die Bürger über ihre Rechte auf, ist ihnen bei der Wahrnehmung ihrer Rechte behilflich und führt ihnen vor Augen, welche Möglichkeiten sich ihnen durch die Europäische Union bieten. Dazu gehören beispielsweise Gemeinschaftsprogramme, mit denen sich bestimmte Projekte konkretisieren lassen. Europa Direkt wurde auf Wunsch der nationalen Behörden geschaffen, die die Europäische Kommission bürgernäher, für die Bürger und die Unternehmen zugänglicher machen wollten. Dieser Wunsch wurde auf der Tagung des Europäischen Rates 1998 in Cardiff bekräftigt.

Der Erfolg von Europa Direkt, der ursprünglich ein einfacher E-Mail-Dienst war, führte zur Gründung des «Call-Centers», das im April 2000 seine Arbeit aufgenommen hat. Das Call-Center bietet die Möglichkeit, telefonisch in den elf Amtssprachen Fragen zu beantworten, die mittels einer gebührenfreien Telefonnummer, per E-Mail, Schreiben oder Fax gestellt werden. Die Verwaltung des Call-Centers erfolgt auf der Grundlage eines Dienstleistungsvertrags. Im ersten Jahr seiner Inbetriebnahme gingen beim Call-Center 100.000 Anfragen ein.

Eurojus

Der kostenlose Dienst Eurojus, der die Service-Leistungen von Europa Direkt ergänzt, bietet den Bürgern Beratung bei rechtlichen Problemen in Zusammenhang mit der Auslegung und Anwendung der Rechtsvorschriften der Gemeinschaft. Kontakt zu den Rechtsberatern kann über die Vertretungen aufgenommen werden.

Der Dienst Eurojus bietet von seiner Struktur her einige Vorteile: Er ermöglicht rasche Antworten auf spezifische rechtliche Fragen; seine dezentrale Struktur macht ihn bürgernah und Europa sichtbar. Der Dienst ist verhältnismäßig kostengünstig, einfach zu verwalten und entspricht der Praktik der meisten Mitgliedstaaten, bei innerstaatlichen Rechtsproblemen kostenlos Rechtsberatung zu gewähren. Mit seinem Angebot der kostenlosen Rechtsberatung bei Problemen im Zusammenhang mit dem Gemeinschaftsrecht schließt Eurojus eine Lücke.

Wegweiserdienst

Der Wegweiserdienst wurde 1996 eingerichtet. Er bietet einen ähnlichen Service wie Eurojus an, beschränkt sich aber ausschließlich auf die Rechte der Bürger oder der Unternehmen im Zusammenhang mit dem Binnenmarkt. Dieser von einem externen Dienstleister angebotene Dienst wurde vor Kurzem eingestellt. In der Übergangsphase ist Europa Direkt für die an den Wegweiserdienst gerichteten Anfragen zuständig.

Es ist wichtig, dass die in diesem Kapitel beschriebenen Instrumente so konzipiert und eingesetzt werden, dass ihre Sichtbarkeit, Komplementarität und Kohärenz gewährleistet ist und sie von der breiten Öffentlichkeit, für die sie entwickelt wurden, leicht und effizient genutzt werden können.

1. Zu Europa Direkt: Die Kommission wird die Ergebnisse dieses neuen Dienstes in der Anfangsphase prüfen und erforderlichenfalls Änderungen vornehmen. Die Kommission behält sich die Gesamtbewertung von Europa Direkt so lange vor, bis eine umfassende Analyse sämtlicher verfügbarer Informationen durchgeführt und der Mehrwert des Dienstes bestätigt worden ist.

2. Zu Eurojus: Die Kommission überprüft derzeit das System. Es ist zu prüfen, ob diese Art von Rechtsberatung in den Aufgabenbereich der EU-Organe fällt oder ob sie von den zuständigen Stellen in den Mitgliedstaaten wahrgenommen werden sollte.

3. Zum Wegweiserdienst: In Kürze wird es eine neue Ausschreibung geben.

5. Fernseh- und Hörfunkprogramme; Fachausbildung für Journalisten

Die Bürger mit Hilfe der audiovisuellen Medien über Europa zu informieren, gehört zu den vorrangigen Zielen der europäischen Organe und Einrichtungen. Der Grund dafür liegt auf der Hand.

Zur Verwirklichung dieses Ziels werden beträchtliche Mittel bereitgestellt. Die Entwicklung und Umsetzung einer neuen Politik gehört zwar zu den wichtigen Prioritäten, muss aber auf Grund der Vielschichtigkeit einer solchen Maßnahme, der dafür erforderlichen Mittel und der Auswirkungen unterschiedlichster Art langfristig gesehen werden. Es handelt sich um eine Politik, die langsam reifen muss. Die nachstehend aufgeführten Maßnahmen betreffen daher eine Übergangsphase.

Es handelt sich um zentral gesteuerte und dezentral durchgeführte Informationsmaßnahmen.

Dezentral durchgeführte Maßnahmen

Im Laufe des Jahres 2001 werden (von den Informationsbüros und den Vertretungen gemeinsam gesteuerte) Pilotversuche im Bereich der dezentralen Koproduktion von Fernseh- und Hörfunksendungen durchgeführt. Die Bewertung dieser Versuche wird es ermöglichen, den Rahmen für diese Maßnahmen künftig besser an die Erfordernisse anzupassen. Diese Maßnahme wird mit zusätzlichen Finanzmitteln ausgestattet, was eine Beteiligung an Projekten in Zusammenarbeit mit den nationalen und auch den regionalen Medien erleichtert.

Zentral gesteuerte Maßnahmen

* Parallel dazu werden im Rahmen der vorrangigen Informationsmaßnahmen (PRINCE) zentral gesteuerte Maßnahmen durchgeführt, die den Willen der Kommission und des Europäischen Parlaments zur Zusammenarbeit symbolisieren. Diese Maßnahmen werden in Zusammenarbeit mit multinationalen audiovisuellen Medien (Fernsehen und Hörfunk) durchgeführt.

* EuroNews

Die Zusammenarbeit mit EuroNews bei der Herstellung von Nachrichtenprogrammen ist nach dem Ablauf des dreijährigen Produktionsvertrags in eine entscheidende Phase getreten. Nach einer Bewertung des Inhalts und der Wirkungen der von Parlament und Kommission koproduzierten Programme wird vorgeschlagen, den Inhalt der künftigen Zusammenarbeit auf den neuesten Stand zu bringen und für weitere drei Jahre festzulegen.

Die Kooperation wird nicht länger bezuschusst, sondern auf der Grundlage eines echten Koproduktionsvertrags abgewickelt werden. Die für die Ausstrahlung gewährten Mittel werden nach und nach zu Gunsten der Produktion (Verpflichtung zu mehr Sendungen, mehr « Nachrichten » und weniger « Magazine ») und einer höheren Programmqualität (bessere Bildqualität, vielfältiger redaktioneller Inhalt) verschoben. Die finanzielle Beteiligung der Kommission wird insgesamt schrittweise zurückgehen. Die zu behandelnden Themen werden gemeinsam vom Europäischen Parlament, der Kommission und EuroNews festgelegt; die Redaktionsfreiheit des Senders bleibt unangetastet.

Europe by Satellite (EbS)

EbS ermöglicht die Fernsehübertragung von Nachrichten aus den Organen und Einrichtungen der EU.

EbS bietet einen umfangreichen Service: An erster Stelle sind die Live-Berichterstattungen über die Arbeit der Organe und Einrichtungen zu nennen (40 % der Übertragungen). EbS sendet viermal täglich zu festen Zeiten Zusammenfassungen der Nachrichten (20 % der Übertragungen). Ansonsten überträgt der Dienst Bild- und Tonmaterial zum aktuellen Zeitgeschehen (15 % der Übertragungen) sowie Programme von Partnersendern.

Die Kommission beabsichtigt, eine enge und permanente redaktionelle Abstimmung zwischen den verschiedenen Organen beizubehalten. Dies ist umso mehr erforderlich, als die angestrebte redaktionelle Ausrichtung, möglichst nah am Geschehen zu sein, auf Grund der raschen Veränderung der aktuellen Lage zu einer großen Anzahl von Übertragungen führen wird. Die interinstitutionelle Zusammenarbeit wird ebenso wie bei EUROPA durch Hinzufügung eines Koordinierungsgremiums auf der Ebene der Generaldirektoren der zuständigen Dienststellen der verschiedenen Organe verstärkt.

In Zukunft werden Anstrengungen unternommen werden, um Dossiers zu aktuellen Fragen oder zum jeweiligen EU-Vorsitz weiter zu verfolgen. Den Journalisten aus den Beitrittsländern wird spezielle technische Unterstützung angeboten. Es werden interaktive Pressekonferenzen mit Journalisten außerhalb des Sitzes der europäischen Organe veranstaltet, an denen in erster Linie die Mitglieder der Kommission teilnehmen. Auf dem Server Europa besteht seit Juni 1999 ein Link von der Site EUROPARL zu den Webseiten von EbS. Die Präsenz von EbS auf EUROPA wird verstärkt; sein Beitrag zum VPO (Virtuelles Presseamt), eine Site, die die Kommission für Journalisten eingerichtet hat, wird ausgebaut.

Fachausbildung für Journalisten

Seit vielen Jahren leistet die Kommission einen Beitrag zur Journalistenausbildung. Dabei geht es nicht um die allgemeine Grundausbildung sondern um eine Art von Spezialisierung, die nicht immer den ihr gemäßen Platz in der Journalistenausbildung erhalten hat. Folgende Zentren und Vereinigungen erhalten für eine Reihe von Projekten eine unterschiedliche hohe Mittelausstattung: European Journalism Center (Maastricht), Association européenne de formation au journalisme (Bordeaux), Fondation journalistes en Europe (Paris) und Association des journalistes européens.

Die Kommission bleibt auch künftig Änderungen der derzeitigen Regelung aufgeschlossen gegenüber und ist bereit, diese in Abstimmung mit den Gemeinschaftsorganen und den Mitgliedstaaten zu prüfen. Die Kommission will nicht, dass eine Ausbildung, die nicht länger als Fachausbildung betrachtet sondern in die allgemeine Grundausbildung für Journalisten eingegliedert werden sollte, auf Dauer als "Spezialisierung" abgestempelt wird. Gleichzeitig ist sie sich aber auch bewusst, dass alles, was mit der EU zu tun hat, auf Grund der Komplexität und der Vielfalt der zu behandelnden Themen ohne vorherige solide Vorbereitung nicht bearbeitet werden kann.

Die Vertretungen der Kommission und die Informationsbüros des EP können bereits Erfahrungen bei der gemeinsamen Schulung von Journalisten in europäischen Fragen (z.B. in Portugal) nachweisen.

6. Die Zentralbibliothek [7] und das Netz der Europäischen Dokumentationszentren

[7] Die Zentralbibliothek erwirbt, katalogisiert und verwaltet zahlreiche Werke und Periodika zur Integration der Europäischen Union und ihrer Politiken seit 1958, die sie den Bediensteten und Beamten der Organe und Einrichtungen der Europäischen Union zur Verfügung stellt. Darüber hinaus ist die Zentralbibliothek für die Verwaltung der Sammlungen der Generaldirektionen und Dienste der Kommission und für die Verwaltung der von der Kommission und dem Pressedienst abonnierten Tageszeitungen zuständig. Der Katalog der Zentralbibliothek kann auf EUROPA online eingesehen werden.

Bibliotheken machen die Institution, der sie angehören, sichtbar und bringen sie in das Bewusstsein der Zielgruppe, die sich an sie wendet.

Die Mitglieder der interinstitutionellen Arbeitsgruppe "Information" haben der Kommission und dem Parlament empfohlen, eine gemeinsame "virtuelle" Bibliothek einzurichten.

In Kürze wird eine Machbarkeitsstudie über die konkreten Möglichkeiten im Zusammenhang mit der Realisierung einer solchen Projekts durchgeführt.

Es sei daran erinnert, dass die Zentralbibliothek der Kommission seit jeher eng mit den Bibliotheken der anderen Gemeinschaftsorgane zusammenarbeitet und die Zusammenarbeit auf dieser Grundlage weiter ausbauen möchte.

An dieser Stelle ist auch das Netz der Europäischen Dokumentationszentren (EDZ) zu erwähnen, das bereits seit 30 Jahren besteht. Inzwischen gibt es mehr als 500 Zentren inner- und außerhalb der EU, von denen sich einige auf bestimmte Bereiche spezialisiert haben. Sie haben ein Übereinkommen mit der Kommission geschlossen, in der die Bereitstellung von Dokumenten und Schulungsmaßnahmen festgelegt sind.

Diese Zentren sind wichtige Informationsstellen. Sie sind hauptsächlich in Hochschulen und höheren Bildungseinrichtungen angesiedelt und erfuellen zwei Aufgaben: Sie sollen zum einen Wissenschaftlern, Studenten und Bürgern den Zugang zu Informationsquellen erleichtern und zum anderen Informationen in Zusammenarbeit mit anderen Zentren und Netzen.

7. Besuche

In ihrem ständigen Bemühen um größere Bürgernähe verfolgen das Europäische Parlament und die Kommission seit jeher eine Politik der Offenheit gegenüber der breiten Öffentlichkeit. Insbesondere das Parlament, dessen Infrastruktur den Besuch von 300.000 Personen in Straßburg und in Brüssel im Laufe des Jahres 2000 zugelassen hat, misst der Organisation von Besuchen vorrangige Bedeutung bei. Demgegenüber widmet der Besucherdienst der Kommission den Großteil seiner Personal- und Finanzressourcen der Organisation von ein- bis zweitägigen Informationsbesuchen hochrangiger Multiplikatoren und Meinungsbildner aus den Mitgliedstaaten. Für bestimmte Zielgruppen (Abgeordnete, Journalisten, Vertreter der Zivilgesellschaft, Hochschulvertreter) werden derartige " prioritäre" Informationsbesuche in enger Zusammenarbeit mit den Vertretungen in den Mitgliedstaaten durchgeführt. Auch Zielgruppen aus den Beitrittsländern werden zu Informationsbesuchen eingeladen.

In Übereinstimmung mit den Schlussfolgerungen des Europäischen Rats von Helsinki haben die zuständigen Dienststellen des Europäischen Parlaments und der Kommission (im Juni 2000) einen vorläufigen Bericht vorgelegt, in dem die Grundlagen für eine Zusammenarbeit bei Besuchen, Seminaren und öffentlichen Veranstaltungen aufgezeigt werden. Obwohl die Beibehaltung getrennter Dienststellen für die Organisation und den Empfang von Informationsbesuchen vorgeschlagen wird, ist eine engere Zusammenarbeit bei den Aktivitäten des künftigen Veranstaltungszentrums geplant. Dieses im Herzen des Brüsseler Europaviertels gelegene Veranstaltungszentrum sollte zu einem Ort werden, an dem möglichst viele verschiedene Interessengruppen über die Zukunft Europas diskutieren können.

8. Bewertung

Der neue Rahmen für die Öffentlichkeitsarbeit sowie die in dieser Mitteilung beschriebenen Instrumente werden ihren vollen Nutzen nur entfalten können, wenn die unternommenen Anstrengungen einer ständigen Bewertung unterzogen werden, um ihre Wirksamkeit und Relevanz zu ermitteln. Anhand dieser Ergebnisse wird es dann auch möglich sein, eine solide Grundlage für die Entscheidung über das weitere Vorgehen zu schaffen.

Die große Bedeutung, die der Bewertung und Überwachung beigemessen wird, findet ihren konkreten Ausdruck in der Tatsache, dass die interinstitutionelle Arbeitsgruppe "Informationen" alljährlich im Rahmen der Ausarbeitung des Programms für das folgende Jahr eine Gesamtbilanz erstellen muss. Aus der Qualität der Bewertung und der Überwachung lassen sich nützliche Schlüsse in bezug darauf ziehen, wie Inhalt und Art der Mitteilungen und Informationen geändert, beibehalten, gekürzt, erweitert oder anders ausgerichtet werden sollten.

Die Kommission verfügt über verschiedene Instrumente, um die Debatte über europäische Fragen in den Mitgliedstaaten zu verfolgen. Ob diese Instrumente auch dazu geeignet sind, die Auswirkungen der Informations- und Kommunikationstätigkeiten der Union zu ermitteln, ist eine offene Frage, die es in dem neuen Rahmen zu klären gilt.

Wie groß die jeweiligen Anstrengungen sind, lässt sich auf einfache Weise anhand der Höhe und Art der Ausgaben, der Statistiken über organisierte Veranstaltungen, der Zahl der Kontakte, Zusammenkünfte und publikumswirksamen Maßnahmen, der Menge des verteilten Materials usw. feststellen. Dies alles kann jedoch nur der Anfang sein. Die Ermittlung der Auswirkungen muss auch qualitativ sein und der Frage nachgehen, ob die Zielvorgaben erreicht wurden und welchen Eindruck die Öffentlichkeit gewonnen hat.

Was die Vorgehensweise bei der Bewertung der Auswirkungen ihrer Informationsmaßnahmen anbelangt, verfügt die Kommission nur über wenig Erfahrung. Sie ist daher offen für Vorschläge und Ratschläge von fachlicher Seite.

Die der Kommission zur Verfügung stehenden Instrumente lassen sich grob in zwei Kategorien einteilen: die allgemeinen Instrumente. die bei richtiger Auslegung sozusagen ein Bild der allgemeinen Debatte bzw. Einstellung in der Bevölkerung vermitteln, und die spezifischen Instrumente, die sich auf besondere Themen der Informationstätigkeit beziehen. In die erste Kategorie fallen allgemeine Meinungsumfragen und Presse- bzw. Medienschauen einschließlich öffentlicher Anhörungen und Diskussionsveranstaltungen zu diesem Thema.

Die Instrumente der zweiten Kategorie gründen sich auf das Feedback von Nutzern und Zielgruppen. Dieses kann wichtige Aufschlüsse darüber liefern, ob die betreffende Informationstätigkeit dem angestrebten Ziel angemessen ist, ob sie sich auch über die eigentliche Zielgruppe hinaus auswirkt, und ob es erforderlich ist, die gewählte Vorgehensweise anzupassen oder zu ändern.

Allgemeine Instrumente - Eurobarometer, Presseschauen, öffentliche Anhörungen

Das allgemeine Instrument Eurobarometer (EB) existiert bereits seit 30 Jahren. In regelmäßigen Abständen ermittelt es die Ansichten und Wünsche der Öffentlichkeit in Bezug auf die EU und ihre wichtigsten Politikbereiche, den Bekanntheitsgrad der Gemeinschaftsorgane und -einrichtungen sowie das in sie gesetzte Vertrauen, die politischen Prioritäten und Zeitpläne, die vorrangig genutzten Informationsquellen sowie die Vorbereitungs- und Evaluierungsmaßnahmen für Informationskampagnen und die allgemeine Information der Öffentlichkeit. Jedes Jahr werden zahlreiche Berichte erstellt, die häufig in den Medien ausgiebig zitiert und kommentiert werden und die öffentliche Debatte in ganz Europa bereichern. Die Kommission beabsichtigt, in der nahen Zukunft ähnliche Untersuchungen in den Beitrittsländern durchzufragen. Qualitative Erhebungen und "Blitzumfragen", die sehr ins Detail gehen können, werden für die Zielgruppe breite Öffentlichkeit oder spezielle Zielgruppen (KMU, Landwirte, Verbraucher usw.) durchgeführt. Jedes Jahr werden etwa 50 Untersuchungen durchgeführt, bei denen eine enorme Menge an Informationen zusammengetragen wird, die ordnungsgemäß auszuwerten sind. Der Nutzen dieser Informationen ist einer Bewertung zu unterziehen.

Ein weiteres Instrument dieser Kategorie sind die Presse- und Medienschauen. Für sie gelten die gleichen Überlegungen wie für das Eurobarometer. Die Kommission hält sie für ein wichtiges Instrument zur Ermittlung der Auswirkungen der Maßnahmen, die von den Gemeinschaftsorganen, den Regierungen, den Politikern und insbesondere den Parlamentsabgeordneten ergriffen werden, und zur Beobachtung der Entwicklung allgemein.

Dementsprechend wendet die Kommission umfangreiche Mittel für die zweimal täglich erscheinende Presseschau, für die Verwaltung der Datenbank und für die viermal täglich veröffentlichte "Revue des dépêches" auf. Hierbei besteht noch Raum für Rationalisierungen (Zusammenlegung der für Presseausschnitte und -schau zuständigen Tätigkeitsbereiche innerhalb der einzelnen Gemeinschaftsorgane). Ungleich schwerer dürfte es sein, in diesem Bereich Verbesserungen vorzunehmen (z.B. Ausweitung auf die regionale Presse oder die Fachpresse, größere Verbreitung der Presseschau und der Ausschnitte), weil dabei so unterschiedliche und einander zuwiderlaufende Faktoren wie Urheberrechte, hohe Qualität (im Fall der Externalisierung), Kosten und verfügbare Mittel miteinander in Einklang gebracht werden müssten. Als Ausweg käme hier vielleicht in Frage, als Gegenleistung für die Verteilung der Presseschauen an die bestehenden Netze und Informationsstellungen von diesen zu verlangen, die regionale Presse und die Fachpresse in einem eigenen Beitrag abzudecken.

Spezifische Instrumente - Feedback der Nutzer

Wenngleich sie sich zumeist nur auf einen sehr begrenzten Bereich beziehen, liefern Informationen von Nutzern oder Bevölkerungsteilen, die als Zielgruppe spezifischer Informations- oder Kommunikationsmaßnahmen dienten, ein genaueres Bild darüber, wie die Bemühungen der Gemeinschaftsorgane aufgenommen werden. Im Rahmen der in Kapitel 2 dieser Mitteilung behandelten Tätigkeiten besteht tagtäglich Kontakt zu Hunderttausenden von Nutzern (jeden Tag werden 1,5 Mio. Dokumente auf dem "Europa"-Server aufgerufen; letztes Jahr wurden 100.000 Fragen an "Europa Direkt" gestellt usw.). Jeden Tag fließt auf diesen Wegen ein enormes Feedback zurück, das noch systematischer analysiert und ausgewertet werden muss.

Europa Direkt ist ein Dienst, der Fragen von Bürgern auf direktem Wege beantwortet. Die Statistiken über die dabei behandelten Themen und Fragen können Unzulänglichkeiten unserer allgemeinen Zielsetzung im Informationsbereich aufzeigen und die Anliegen der Bürger deutlich machen. In gleicher Weise hat der Dienst EuroJus, durch den sich die Bürger kostenlos in Rechtsfragen beraten lassen können, deutlich werden lassen, in welchen Bereichen Informationsbedarf besteht (beispielsweise bei der Freizügigkeit und beim Niederlassungsrecht).

Auch das Internet hat sich zu einer Informationsquelle entwickelt, die darüber Aufschluss gibt, wie die Gemeinschaftsorgane dem Informationsbedarf der Öffentlichkeit nachkommen. So gehen bei EUROPA und den Vertretungen, die die nationalen Homepages betreuen, zahlreiche Reaktionen und Anfragen ein. Dies geschieht in der Regel auf zwei Arten: zum einen auf direktem Wege durch den Briefkasten: die Nutzer können per E-Mail Fragen stellen, Kommentare abgeben oder Veröffentlichungen oder sonstiges Informationsmaterial anfordern; zum anderen mittelbar über die Statistiken über die am häufigsten besuchten Webseiten. Unser Informationsangebot kann und muss diesem richtungsweisenden Feedback entsprechend angepasst werden.

Insbesondere für die bestehenden Netze wurde ein Permanent Monitoring System (PMS) eingerichtet, das seine Erprobungsphase gerade abgeschlossen hat und nunmehr in Betrieb genommen worden ist. Es basiert teils auf allgemeinen, teils auf spezifischen Ansätzen und macht es fortan möglich, für jede einzelne Informationsstelle sowie für das Netz als Ganzes zu ermitteln, wie intensiv die Nutzung, der Kontakt zur Öffentlichkeit und die jeweiligen Aktivitäten sind. Zugleich liefert das System wichtige Identifizierungselemente für das Feedback der Nutzer (häufig gestellte Fragen, Nutzerinteressen nach Themengruppe, Geschlecht, Alter usw.). Die Arbeit des Systems wird aufmerksam verfolgt werden, wobei insbesondere geprüft werden wird, ob es auch auf andere Tätigkeiten angewendet werden kann.

Gut organisierte und vorbereitete öffentliche Anhörungen können weiteren Aufschluss darüber geben, welches Bild sich die Öffentlichkeit von den Gemeinschaftsorganen macht und wie sie auf die von ihnen verbreiteten Informationen reagiert. Derartige Anhörungen ermöglichen zudem einen echten Dialog zwischen den Informationsanbietern (die Gemeinschaftsorgane und die Mitgliedstaaten) und den Informationsempfängern, was einen nützlichen Gedankenaustausch über Kommunikationsstrategien und -ziele mit sich bringen kann. In öffentlichen Anhörungen und Diskussionen lässt sich zudem verfolgen, wie sich das Wissen und die Ansichten der Öffentlichkeit zu wichtige Fragen wie der Erweiterung im Laufe der Zeit verändern. Dies darf zwar nicht unbedingt als Folge der Informationsmaßnahmen der Union gesehen werden, da hierbei noch zahlreiche weitere Faktoren eine Rolle spielen, doch kann die langfristige Entwicklung des Wissens (d.h. des Gefühls, informiert zu sein) darüber Aufschluss geben, ob zu einem bestimmten Thema weitere (oder vielleicht sogar weniger) Informationen benötigt werden. Hier könnten öffentliche Anhörungen eine sinnvolle Ergänzung zum Eurobarometer und den Presseschauen darstellen, und sofern die nötigen Mittel für die Analyse der umfangreichen Daten verfügbar wären, könnten sämtliche Informationsquellen noch weiter ausgeschöpft werden.

Finanzbogen zu Rechtsakten

Politikbereich(e): MEDIEN UND KOMMUNIKATION

Tätigkeit(en): 01-02-20-21-22

Bezeichnung der Massnahme: Mitteilung betreffend einen neuen Rahmen für die Zusammenarbeit bei Massnahmen im Bereich der Informations- und Kommunikationspolitik der Europäischen Union

1. HAUSHALTSLINIE (Nummer und Bezeichnung)

B3-300 ; B3-300A ; B3-301 ; B3-301A ; B3-303 ; B3-303A ; B3-306 ; B3-306A ; AO-1112; A0-4200 ; A0-421 ; Titel 7

2. ALLGEMEINE ZAHLENANGABEN

2.1 Gesamtmittelausstattung der Maßnahme (Teil B): 432,717 Mio. EUR an VE für die gesamte Laufzeit

2.2 Laufzeit:

Haushaltsjahr 2002 und folgende

2.3 Mehrjährige Gesamtvorausschätzung der Ausgaben:

a) Fälligkeitsplan für Verpflichtungsermächtigungen/Zahlungsermächtigungen (finanzielle Intervention) (vgl. Ziffer 6.1.1)

in Mio. EUR (bis zur 3. Dezimalstelle)

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b) Technische und administrative Hilfe und Unterstützungsausgaben (vgl. Ziffer 6.1.2)

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>PLATZ FÜR EINE TABELLE>

c) Gesamtausgaben für Humanressourcen und sonstige Verwaltungsausgaben (ohne Dienstbezüge)

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2.4 Vereinbarkeit mit der Finanzplanung und der Finanziellen Vorausschau

( Der Vorschlag ist mit der derzeitigen Finanzplanung vereinbar

( Der Vorschlag macht eine Anpassung der betreffenden Rubrik der Finanziellen Vorausschau

( sowie gegebenenfalls eine Anwendung der Interinstitutionellen Vereinbarung erforderlich.

2.5 Finanzielle Auswirkungen auf die Einnahmen

X Keinerlei finanzielle Auswirkungen (betrifft die technischen Aspekte der Durchführung einer Maßnahme)

3. HAUSHALTSTECHNISCHE MERKMALE

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4. RECHTSGRUNDLAGE

Aufgaben fallen unter die institutionellen Rechte der Kommission

5. BESCHREIBUNG UND BEGRÜNDUNG

5.1 Notwendigkeit einer Maßnahme der Gemeinschaft

5.1.1 Ziele

Mit dieser Mitteilung soll zum einen eine bürgernahe Information entwickelt und zum anderen die institutionelle Zusammenarbeit verbessert werden, um der breiten Öffentlichkeit ein einheitliches Bild der Organe zu vermitteln.

Diese globalen Ziele sollen in erster Linie über eine größere Dezentralisierung der allgemeinen Informationsmaßnahmen und eine stärkere Entwicklung der Verbindungsstellen und Informationsnetze der Kommission verwirklicht werden.

5.1.2 Maßnahmen im Zusammenhang mit der Ex-ante-Bewertung

Die Mitteilung enthält die großen Linien; die Umsetzungsbestimmungen sind großenteils zu einem späteren Zeitpunkt zu präzisieren. Die Maßnahmen im Zusammenhang mit der Ex-ante-Bewertung werden von der Art und der Reichweite dieser Bestimmungen abhängen.

5.1.3 Maßnahmen infolge der Ex-post-Bewertung

Die in der Mitteilung beschriebenen Entwicklungen fügen sich in eine neue strategische Orientierung im Bereich Information ein.

5.2 Geplante Einzelmaßnahmen und Modalitäten der Intervention zu Lasten des Gemeinschaftshaushalts

Die Mitteilung wirkt sich in erster Linie auf Kapitel B3-3 aus und betrifft sowohl die operationellen Haushaltslinien als auch die Haushaltslinien für technische und administrative Ausgaben.

Die geplanten Maßnahmen betreffen in erster Linie die allgemeinen Informationsmaßnahmen, die Verbindungsstellen, die Kommunikationsmaßnahmen und die vorrangigen Informationsprogramme (Prince).

5.3 Durchführungsmodalitäten

Die Durchführung betrifft insbesondere folgende Tätigkeiten:

Allgemeine Informationsmassnahmen

- Qualitative Verbesserung der redaktionellen Ausrichtung der schriftlichen und elektronischen Veröffentlichungen

- Ausbau der Feedback-Möglichkeiten für die Informationspolitik

- Dezentrale Informationsmaßnahmen gegenüber der breiten Öffentlichkeit mit Hilfe der Vertretungen zu vorrangigen Themen

- Evaluierungsbericht über die Auswirkung der Maßnahme in Verbindung mit den im Rahmen der neuen Informationspolitik eingesetzten Informationsmitteln (Unterstützungsausgaben)

Verbindungsstellen

- Die der bürgernahen Information beigemessene Bedeutung spiegelt sich im unerlässlichen Ausbau der Netze und Verbindungsstellen wider.

Folgende Maßnahmen sind geplant:

Alle zwei Jahre Einrichtung eines zusätzlichen nationalen Zentrums (2003-2005).

Jedes Jahr Einrichtung eines zusätzlichen regionalen Zentrums.

Jährliche Einrichtung zusätzlicher Foren und Info Point Europe (IPE). Unter Berücksichtigung des geographischen Gebiets und der Bevölkerungsdichte sind die Dienststellen der Kommission der Ansicht, dass mindestens 476 Verbindungsstellen notwendig sind. Da für die Finanzierung der IPE und der Foren aus Gemeinschaftsmitteln ein Pauschalbetrag von 20.000 EUR/Verbindungsstelle vorgesehen ist, ergibt sich längerfristig eine jährliche Globalfinanzierung in Höhe von 9.520.000 EUR.

Verstärkung der dezentralen und allgemeinen Koordinierungssitzungen.

Stärkere Aktivierung der Verbindungsstellen

Allgemeine Kommunikationsmassnahmen

Die Büros spielen bei der Information und der dezentralen Kommunikation eine immer größere Rolle.

Zusätzliche Mittel sind insbesondere für die Entwicklung der elektronischen Veröffentlichungen, die Maßnahmen in Bezug auf eine direkte Kommunikation, die Seminare und die Konferenzen usw. erforderlich.

Die zunehmenden Aufgaben der Vertretungen machen die Inanspruchnahme der Leistungen von Kommunikationsspezialisten notwendig. Die verfügbaren Mittel müssen daher angepasst werden (Vorausschätzung der Kosten für technische und administrative Hilfe: 23 x 45.000EUR)

Die Inanspruchnahme der "Eurojus-Berater" würde zusätzliche Kosten zur Folge haben.

Vorrangige Informationsmassnahmen

Die Informationsmaßnahmen im Rahmen von PRINCE, auf die sich diese Mitteilung bezieht, betreffen folgende Bereiche:

- Erweiterung - Zukunft der Union - Raum der Freiheit, der Sicherheit und des Rechts und Charta der Grundrechte - Euro - Maßnahmen der Europäischen Union in der Welt

Die Entwicklung der Ausgaben für die Durchführung des Programms PRINCE hängen von den Beschlüssen/Orientierungen ab, die die Kommission bereits verabschiedet hat oder noch verabschieden wird.

Die für die Durchführung dieser Informationsmaßnahmen erforderlichen Ressourcen werden im Licht spezifischer Maßnahmen, über die zu gegebener Zeit beschlossen werden wird, bewertet.

6. FINANZIELLE AUSWIRKUNGEN

6.1 Finanzielle Gesamtbelastung für Teil B des Haushalts (während des gesamten Planungszeitraums)

Der sich aus dieser Mitteilung ergebende zusätzliche Bedarf wird durch eine Umverteilung der Mittel des Titels B3-3 (Information und Kommunikation) finanziert.

Die nachstehend aufgeführten Zahlen sind die in dieser Phase bestmöglichen Vorausschätzungen der zusätzlich erforderlichen Mittel; sie können im Rahmen des jährlichen APS-Verfahrens der Kommission (Annual Policy Strategie) überarbeitet werden

6.1.1 Finanzielle Intervention VE in Mio. EUR (bis zur 3. Dezimalstelle)

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6.1.2 Technische und administrative Hilfe, Unterstützungsausgaben und IT-Ausgaben (Verpflichtungsermächtigungen)

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Betroffene BA-Linien (Punkt 1 und 2)

>PLATZ FÜR EINE TABELLE>

6.2. Berechnung der Kosten für jede zu Lasten von Teil B vorgesehene Einzelaktion (während des gesamten Planungszeitraums)

VE in Mio. EUR (bis zur 3. Dezimalstelle)

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7. AUSWIRKUNGEN AUF PERSONAL- UND VERWALTUNGSAUSGABEN (1)

7.1. Auswirkungen im Bereich der Humanressourcen

Für das Jahr 2000 fordert die GD PRESS im Rahmen dieser Mitteilung keine Aufstockung ihres Personals an.

Im Laufe des Jahres 2002 beabsichtigt die GD PRESS, die dekonzentrierten Tätigkeiten unter Beachtung der neuen in dieser Mitteilung aufgezeigten Orientierungen mit dem Personal einzuleiten, das ihr 2002 im Rahmen der jährlichen Zuweisung von Personal des Organs zugewiesen wird.

Mit Blick auf den Bedarf an Humanressourcen für die späteren Jahre wird jedoch Ende 2001 - Anfang 2002 angesichts der verfügbaren Ressourcen und des ermittelten Bedarfs eine Bewertung der erforderlichen Ressourcen vorgenommen, damit etwaige Anforderungen von erforderlichem zusätzlichem Personal in den HVE 2003 aufgenommen werden können.

Darüber hinaus muss das Rotationssystem in den Vertretungen neubelebt werden. Zu diesem Zweck - und damit es angesichts der Verwaltungszwänge im Zusammenhang mit dem Stellenplan effizient ist - wird die GD PRESS im Einvernehmen mit der GD BUDG und der GD ADMIN Verfahren ausarbeiten, die die Wiedereingliederung des Personals der Vertretungen am Ende ihrer dienstlichen Verwendung in einer Vertretung erleichtern sollen.

7.2 Finanzielle Gesamtbelastung durch die Humanressourcen

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7.3 Sonstige Verwaltungsausgaben im Zusammenhang mit der Maßnahme

>PLATZ FÜR EINE TABELLE>

Die Beträge entsprechen den Gesamtausgaben für die Maßnahme für 12 Monate.

* Dienstreisen (A0-7010) 300.000

Zur Deckung des durch die dezentralen Kommunikations- und Informationstätigkeiten entstanden Bedarfs Dienstreisen von Beamten der Vertretungen zum Sitz, von Beamten der Vertretungen innerhalb der Mitgliedstaaten, von Beamten am Sitz in die Vertretungen im Rahmen der internen Kontrollen

* Sitzungen (A0-7030) 50.000

Betrag entspricht der voraussichtlichen Schätzung der Zahl der Sitzungen im Rahmen der neuen Tätigkeiten

* Untersuchungen (A0-7050) 50.000

Untersuchungen und Evaluierungen im Zusammenhang mit sämtlichen Tätigkeiten der GD PRESS entsprechend dieser Mitteilung

* Weiterbildung (A0-706) 20.000

Spezifische Fortbildungsprogramme müssen im Bereich Information, Verwaltung und Kontrollen organisiert werden.

* Büros in der Gemeinschaft: Gebäude, Material, Verwaltung (A0-4200)

230.000

Der Betrag ist eine Gesamtschätzung des Bedarfs, der erforderlich sein könnte, um den Ausbau der Tätigkeiten der Vertretungen abzustützen. Diese Schätzung wird im Rahmen des normalen Haushaltsverfahrens validiert.

* Betrieb der Hörfunk- und Fernsehstudios und Geräte für audiovisuelle Produktionen

200.000

Im Interesse einer unionsweit stärkeren Verbreitung der Informationen über die Gemeinschaft soll die Zahl der Studios erhöht werden, indem insbesondere die Verbindungsstellen mit dem notwendigen Material für den Empfang und die Aufzeichnung der Satellitenübertragungen der Kommission über EbS (Europe by Satellite) ausgerüstet werden.

Vorgesehen ist ferner, die EbS-Website sowohl im Intranet als auch im Internet auszubauen.

Die Kosten für diese beiden Maßnahmen werden auf 200.000 EUR veranschlagt. Dieser Betrag muss bei der Aufstellung des Haushaltsentwurfs validiert werden.

I. Jährlicher Gesamtbetrag (7.2 + 7.3) 850.000

II. Dauer der Maßnahme 4

III. Gesamtkosten der Maßnahme (I x II) 3.400.000 // EUR

Jahre (ab 2003)

EUR

8. ÜBERWACHUNG UND BEWERTUNG

8.1 Überwachung

Die internen Reporting-Systeme werden ausgebaut, um den neuen Dimensionen der Informationspolitik - Dezentralisierung und interinstitutionelle Zusammenarbeit - Rechnung zu tragen.

8.2 Modalitäten und Periodizität der vorgesehenen Bewertung

Es müssen angepasste Werkzeuge entwickelt werden, damit die Informationsmaßnahmen systematisch (mindestens einmal pro Jahr) evaluiert werden können.

9. BETRUGSBEKÄMPFUNGSMASSNAHMEN

Alle Verträge, Vereinbarungen und rechtskräftigen Verpflichtungen zwischen der Kommission und den Begünstigten beinhalten die Möglichkeit einer Kontrolle ersten und zweiten Grades vor Ort (d.h. beim direkten Zuschussempfänger oder beim Zuschussempfänger zweiten Grades im Falle einer dezentral gesteuerten Maßnahme) durch die Kommission und den Rechnungshof sowie die Möglichkeit, einen Nachweis für die im Rahmen obengenannter Verträge, Vereinbarungen und rechtskräftigen Verpflichtungen getätigten Ausgaben fünf Jahre lang nach Ablauf der Vertragsdauer zu verlangen. So sind die Begünstigten von Finanzhilfen verpflichtet, Bericht zu erstatten und eine finanzielle Abrechnung vorzulegen, die gemäß der Zielsetzung der Gemeinschaftsfinanzierung sowohl inhaltlich als auch hinsichtlich der Zuschussfähigkeit der Ausgaben unter Berücksichtigung der vertraglichen Verpflichtungen und der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und der ordnungsgemäßen Finanzverwaltung analysiert werden.