(1)   Der Prüfungsausschuss setzt sich aus drei Mitgliedern zusammen und hat seinen Sitz in Brüssel.

(2)   Die Kommission leistet den Mitgliedern des Prüfungsausschusses geeignete logistische Unterstützung, insbesondere in Form von Büroräumen und IT-Unterstützung.

(3)   Der Prüfungsausschuss wird von einem Sekretariat in Kyjiw unterstützt, dem ein Sekretariatsleiter bzw. eine Sekretariatsleiterin vorsteht. Das Sekretariat erhält seine Anweisungen und Leitlinien von dem im Einklang mit Artikel 6 dieses Beschlusses ernannten Vorsitz des Prüfungsausschusses.

(4)   Die Mitglieder des Prüfungsausschusses und ihr Personal einschließlich des Personals des Sekretariats unterliegen Artikel 2 des Beschlusses 1999/396/EG, EGKS, Euratom der Kommission (2) über die Bedingungen und Modalitäten der internen Untersuchungen zur Bekämpfung von Betrug, Korruption und sonstigen rechtswidrigen Handlungen zum Nachteil der Interessen der Gemeinschaft.

(1)   Die Mitglieder des Prüfungsausschusses werden von der Kommission im Anschluss an einen Aufruf zur Interessenbekundung ernannt. Die Amtszeit der Mitglieder des Prüfungsausschusses beginnt an dem in dem Beschluss über die Ernennung der Mitglieder des Prüfungsausschusses genannten Tag.

(2)   Die Mitglieder des Prüfungsausschusses sind Unionsbürger/innen mit nachweislicher Erfahrung in den Bereichen Rechnungsprüfung, Monitoring und Kontrolle und/oder Bekämpfung von Betrug, Korruption, Interessenkonflikten und Unregelmäßigkeiten, die sie idealerweise in leitender Position in den EU-Institutionen oder den Behörden der Mitgliedstaaten erworben haben.

(3)   Die Mitglieder des Prüfungsausschusses werden als Sonderberater/innen der Kommission im Sinne des Artikels 5 der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union (3) für eine Amtszeit von zwei Jahren ernannt. Ihre Verträge können verlängert werden und gewährleisten, dass die Mitglieder des Prüfungsausschusses bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben völlig unabhängig von jeglicher Einflussnahme von außen sind. Die Mitglieder des Prüfungsausschusses müssen sicherheitsgeprüft sein oder, falls dies noch nicht der Fall ist, bereit sein, sich einer Sicherheitsüberprüfung durch den Mitgliedstaat zu unterziehen, dessen Staatsangehörigkeit sie besitzen.

(4)   Das Auswahlverfahren wird von dem Generaldirektor bzw. der Generaldirektorin der GD NEAR mit Unterstützung durch ein Auswahlgremium durchgeführt, dessen Mitglieder vom Generaldirektor bzw. von der Generaldirektorin unter den am stärksten betroffenen Generaldirektionen ausgewählt werden. Das Auswahlgremium legt dem Generaldirektor bzw. der Generaldirektorin eine Kandidatenliste auf der Grundlage der Ergebnisse des Aufrufs zur Interessenbekundung und der anschließend durchgeführten Gespräche vor. Der Generaldirektor bzw. die Generaldirektorin wählt die Mitglieder des Prüfungsausschusses sowie drei stellvertretende Mitglieder aus, welche ein Mitglied des Prüfungsausschusses ersetzen, wenn dieses nicht länger in der Lage oder willens ist, seine Aufgaben wahrzunehmen.

(5)   Erfüllt ein Mitglied des Prüfungsausschusses nicht länger die Voraussetzungen für die Wahrnehmung seiner in diesem Beschluss oder in seinem Vertrag festgelegten Aufgaben, so kann die Kommission dieses Mitglied entlassen.

(6)   Ist ein Mitglied des Prüfungsausschusses aus medizinischen oder anderen Gründen für einen begrenzten Zeitraum nicht in der Lage, seine Aufgaben wahrzunehmen, so kann die Kommission im Benehmen mit dem betreffenden Mitglied des Prüfungsausschusses vorübergehend ein stellvertretendes Mitglied benennen, bis das ursprüngliche Mitglied des Prüfungsausschusses seine Tätigkeit wieder aufnehmen kann.

(7)   Der in Absatz 6 genannte begrenzte Zeitraum darf sechs Monate nicht überschreiten.

(1)   Der Generaldirektor bzw. die Generaldirektorin der GD NEAR benennt eines der Mitglieder des Prüfungsausschusses als Vorsitz und eines als stellvertretenden Vorsitz des Prüfungsausschusses. Ist der Vorsitz an der Wahrnehmung seiner Aufgaben verhindert, so werden diese vom stellvertretenden Vorsitz ausgeführt.

(2)   Wird der Vorsitz frei, so nimmt der stellvertretende Vorsitz die Aufgaben wahr, bis der Generaldirektor bzw. die Generaldirektorin der GD NEAR einen neuen Vorsitz benennt.

(1)   Der Vorsitz vertritt den Ausschuss. Er leitet die Sitzungen des Prüfungsausschusses und organisiert dessen Arbeiten.

(2)   Der Vorsitz kann jedem Mitglied des Prüfungsausschusses sowie dem Leiter bzw. der Leiterin des Sekretariats die Befugnis übertragen, Dokumente im Namen des Prüfungsausschusses zu unterzeichnen.

(3)   Der Vorsitz legt den Sitzungsplan und die Tagesordnung der Sitzungen des Prüfungsausschusses fest.

(4)   Der Vorsitz ist dafür verantwortlich, binnen sechs Monaten nach Einrichtung des Prüfungsausschusses dessen Geschäftsordnung aufzusetzen.

(1)   Jedes Jahr finden mindestens sechs Sitzungen des Prüfungsausschusses in Brüssel statt, wobei sie in begründeten Fällen auch an einem anderen Ort oder online stattfinden können. Außerdem führt der Prüfungsausschuss, wenn die Umstände dies zulassen, jährlich mindestens sechs Besuche in Kyjiw durch.

(2)   Der Vorsitz stellt sicher, dass für jede Sitzung des Prüfungsausschusses das erforderliche Quorum von zwei Mitgliedern erreicht wird.

(3)   Der Vorsitz stellt sicher, dass die Sitzungen des Prüfungsausschusses dazu dienen, die Erkenntnisse des Sekretariats zu erörtern, Leitlinien für die Arbeit des Sekretariats zu formulieren und der Kommission Berichte vorzulegen.

(4)   Der Vorsitz kann bei Bedarf zusätzliche Sitzungen anberaumen, die auch als Hybrid-Sitzungen stattfinden können. Die Sitzungen werden rechtzeitig im Voraus anberaumt, um die Teilnahme aller Mitglieder und Gäste zu ermöglichen.

(1)   Das Sekretariat des Prüfungsausschusses besteht aus einem Team von Fachleuten in den Bereichen Verwaltung, Kontrolle, Rechnungsprüfung und anderen einschlägigen Fachgebieten sowie von Sekretariatsassistentinnen und -assistenten, die im Rahmen eines Dienstleistungsvertrags im Anschluss an ein von der GD NEAR durchgeführtes Ausschreibungsverfahren beschäftigt werden.

(2)   Die Arbeit des Sekretariats wird von einem Beamten bzw. einer Beamtin der Kommission geleitet, der bzw. die von der GD NEAR ernannt wird.

(3)   Das Sekretariat unterstützt den Prüfungsausschuss bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben, indem es insbesondere alle einschlägigen Informationen erfasst und über die Sekretariatsleitung bereitstellt.

(1)   Die Kommission kann Vertreter der Mitgliedstaaten und andere Geber zur Teilnahme an den Tätigkeiten des Prüfungsausschusses einladen. Die Kommission kann andere Geber, die zur Fazilität beitragen, auffordern, Beobachter für den Prüfungsausschuss zu benennen.

(2)   Auf Einladung der Kommission können die Beobachter in dieser Eigenschaft an den Sitzungen des Prüfungsausschusses teilnehmen und Zugang zu Informationen erhalten. Der Vorsitz des Prüfungsausschusses kann den Beobachtern in hinreichend begründeten Fällen – beispielsweise aus Vertraulichkeits- oder Datenschutzgründen – und nach Konsultation der anderen Mitglieder des Prüfungsausschusses den Zugang zu Informationen verweigern.

(3)   Der Vorsitz des Prüfungsausschusses kann die Beobachter nach Konsultation der anderen Mitglieder des Prüfungsausschusses einladen, den Beratungen des Prüfungsausschusses beizuwohnen, und sie auffordern, mündliche oder schriftliche Anmerkungen zu machen.

(4)   Beobachter nehmen nicht am Verfahren zur Annahme von Berichten oder Empfehlungen teil.

(1)   Gerät ein Mitglied des Prüfungsausschusses oder eine andere Person, die – auch als Beobachter – an den Sitzungen des Prüfungsausschusses teilnimmt, in einen Interessenkonflikt oder in eine Situation, die von der Öffentlichkeit als Interessenkonflikt wahrgenommen werden könnte, so informiert diese Person umgehend die anderen Mitglieder und das Sekretariat und nimmt nicht an den entsprechenden Beratungen und der Annahme der entsprechenden Berichte und Empfehlungen des Prüfungsausschusses teil.

(2)   In der in Absatz 1 beschriebenen Situation ergreift der Vorsitz des Prüfungsausschusses nach ordnungsgemäßer Unterrichtung alle geeigneten Maßnahmen.

(3)   Der Vorsitz des Prüfungsausschusses informiert den Generaldirektor bzw. die Generaldirektorin der GD NEAR über alle etwaigen Vorkommnisse nach Absatz 1, sobald er Kenntnis davon erlangt hat.

(1)   Der Prüfungsausschuss unterstützt die Kommission, indem er die Verwaltungs- und Kontrollsysteme der Ukraine für die Verwendung von Unionsmitteln im Rahmen der Fazilität kontinuierlich überwacht und auf etwaige systemische Probleme oder potenzielle Schwachstellen der Systeme hinweist. Der Prüfungsausschuss bewertet unter anderem die Systeme der Ukraine zur Prävention, Behebung, Meldung und wirksamen Bewältigung, Untersuchung und Ahndung von möglichen Fällen von Betrug, Korruption, Interessenkonflikten und anderen Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang mit den im Rahmen der Fazilität finanzierten Ausgaben.

(2)   Der Prüfungsausschuss hat das Recht, die zuständigen Behörden um Informationen zu ersuchen und jederzeit selbst Überprüfungen oder Vor-Ort-Kontrollen des ukrainischen Verwaltungs- und Kontrollsystems sowie der Verfahren und Ausgaben zur Umsetzung der im Durchführungsbeschluss des Rates zur Billigung der Bewertung des Ukraine-Plans vorgesehenen Schritte, die bereits von der Kommission in den vierteljährlichen Zahlungsanträgen bewertet wurden, vorzunehmen bzw. durch sein Sekretariat vornehmen zu lassen. Die entsprechenden Berichte enthalten, falls erforderlich, Empfehlungen an die Ukraine zur Verbesserung ihres Verwaltungs- und Kontrollsystems und werden an die Kommission übermittelt. Der Prüfungsausschuss handelt unbeschadet der Befugnisse der Kommission, des OLAF, des Europäischen Rechnungshofs und der EUStA.

(3)   Der Prüfungsausschuss übermittelt der Kommission mindestens einmal pro Quartal einen Bericht, einschließlich einer Kopie der in Absatz 2 genannten Empfehlungen, auf der Grundlage eines Arbeitsprogramms, das der Prüfungsausschuss der Kommission innerhalb von drei Monaten nach Aufnahme seiner Tätigkeit zur Information zuleitet. Diese Berichte spiegeln die Ansicht des Ausschusses in Bezug auf die Leistung und die Wirksamkeit des ukrainischen Verwaltungs- und Kontrollsystems wider. Aufgedeckte Fälle von Misswirtschaft im Zusammenhang mit den im Rahmen der Fazilität finanzierten Ausgaben, über die der Prüfungsausschuss Informationen erhalten oder von denen er Kenntnis erlangt hat, oder diesbezügliche ernsthafte Bedenken werden der Kommission umgehend mitgeteilt.

(4)   Der Prüfungsausschuss nimmt Empfehlungen an die Ukraine in allen Fällen an, in denen seiner Ansicht nach die zuständigen ukrainischen Behörden nicht die erforderlichen Schritte unternommen haben, um Betrug, Korruption, Interessenkonflikte und Unregelmäßigkeiten, die die wirtschaftliche Haushaltsführung der im Rahmen der Fazilität finanzierten Ausgaben beeinträchtigt haben oder ernsthaft zu beeinträchtigen drohen, zu verhindern, aufzudecken, zu beheben, zu untersuchen und zu ahnden, und in allen Fällen, in denen er Schwachstellen feststellt, die die Konzeption und das Funktionieren des von den ukrainischen Behörden eingerichteten Kontrollsystems beeinträchtigen.

(5)   Die Berichte und Informationen des Prüfungsausschusses werden – falls angezeigt und in jedem Fall, wenn Schritte notwendig sind, um Betrug, Korruption, Interessenkonflikte und Unregelmäßigkeiten oder sonstige rechtswidrige Handlungen, die sich gegen die finanziellen Interessen der Union richten, zu verhindern, aufzudecken, zu beheben, zu untersuchen und zu ahnden – unverzüglich an die Kommission, das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung und die Europäische Staatsanwaltschaft entsprechend ihren jeweiligen Zuständigkeiten übermittelt. Der Prüfungsausschuss darf seine Berichte und Informationen gegebenenfalls auch mit den zuständigen ukrainischen Behörden teilen, insbesondere in Fällen, in denen diese Behörden Schritte ergreifen müssen, um Betrug, Korruption, Interessenkonflikte, Unregelmäßigkeiten oder sonstige rechtswidrige Handlungen, die sich gegen die finanziellen Interessen der Union richten, zu verhindern, aufzudecken, zu beheben, zu untersuchen und zu ahnden.

(6)   Der Prüfungsausschuss erbittet die Unterstützung der Ukraine, um Informationen und Dokumente, einschließlich elektronischer Daten, zu erhalten, und kann die Ukraine – unbeschadet der geltenden Datenschutz- und Datensicherheitsvorschriften der EU und der Ukraine – ersuchen, alle erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen, um die Arbeit der mit der Durchführung der Überprüfungen und Vor-Ort-Kontrollen betrauten Personen zu erleichtern.

(7)   Der Prüfungsausschuss sorgt für einen regelmäßigen Dialog und eine regelmäßige Zusammenarbeit mit dem Europäischen Rechnungshof sowie, soweit erforderlich, mit der Rechnungskammer der Ukraine und anderen Institutionen.

(1)   Die Mitglieder des Prüfungsausschusses und das Personal des Sekretariats des Prüfungsausschusses gewährleisten die strenge Vertraulichkeit aller Informationen, die sie im Rahmen oder im Zusammenhang mit ihrer Arbeit erhalten haben. Sie stellen insbesondere den Schutz personenbezogener, vertraulicher und wirtschaftlich sensibler Informationen sicher.

(2)   Personenbezogene Daten werden im Einklang mit den Vorschriften der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates (4), die entsprechend gelten, verarbeitet.

(3)   Der Prüfungsausschuss nimmt interne Verfahren und Strategien im Bereich des Datenschutzes im Einklang mit der Verordnung (EU) 2018/1725 an.

(4)   Der Prüfungsausschuss nimmt Leitlinien für den Schutz vertraulicher und wirtschaftlich sensibler Informationen an.

(1)   Der Vorsitz und die anderen Mitglieder des Prüfungsausschusses bemühen sich um einen Konsens über den Inhalt der Berichte und Empfehlungen. Ist kein Konsens zu erzielen, so wird der Inhalt von der Mehrheit der Mitglieder des Prüfungsausschusses beschlossen. Bei Stimmengleichheit ist die Stimme des Vorsitzes ausschlaggebend. Eine Abstimmung kann vom Vorsitz oder jedem Mitglied des Prüfungsausschusses beantragt werden.

(2)   Der Prüfungsausschuss übermittelt der Kommission seine Berichte einschließlich seiner Empfehlungen an die Ukraine. Die Kommission leitet die Empfehlungen an die Ukraine weiter.

(3)   Die Umsetzung der Empfehlungen wird vom Prüfungsausschuss kontinuierlich überwacht.