Artikel 1

Die Systemarchitektur des FADO-Systems, die technischen Spezifikationen für die Eingabe von Informationen in das FADO-System und für deren Speicherung sowie die Verfahren für die Kontrolle und Überprüfung der im FADO-System enthaltenen Informationen sind im Anhang festgelegt.

Artikel 2

Dieser Beschluss tritt am Tag nach seiner Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.

ANHANG

TEIL 1

1.   Ziele

In diesem Teil des Anhangs werden die Systemarchitektur des Systems über gefälschte und echte Dokumente online (im Folgenden „EBCG-FADO-System“) der Europäischen Agentur für die Grenz- und Küstenwache (im Folgenden „Agentur“) und seine Komponenten beschrieben.

Die Systemarchitektur des neuen EBCG-FADO-Systems wird im Zuge der verschiedenen Versionen des neuen Systems und entsprechend möglichen künftigen Anforderungen schrittweise entwickelt.

2.   Beschreibung der Architektur des EBCG-FADO-Systems

Die Systemarchitektur ermöglicht es der Agentur, die unterschiedlichen Ebenen für den Zugang zu den im System gespeicherten Informationen zu bestimmen. Die Agentur gibt die erhaltenen Informationen zeitnah und effizient in das EBCG-FADO-System ein, um die Einheitlichkeit und Qualität dieser Informationen zu gewährleisten.

Das EBCG-FADO-System wird die übergeordnete Anwendung für alle Zugangsebenen sein und Nutzern, die Informationen verwalten oder Inhalte des EBCG-FADO-Systems suchen möchten, als zentrale Zugangsstelle dienen.

Die Systemarchitektur des EBCG-FADO-Systems wird das Hosting folgender Elemente ermöglichen:

a)	einen der Allgemeinheit zugänglichen Bereich, der eine Teilmenge grundlegender Informationen über Muster echter Dokumente und echte Dokumente enthält;

b)

einen Bereich mit sensiblen, aber nicht als Verschlusssache eingestuften Informationen der EU, der einer Zugangskontrolle unterliegt und der — verschiedenen Kategorien von Nutzern das Suchen nach Informationen entsprechend den festgelegten Zugangsrechten ermöglicht; — einer ausgewählten Anzahl von Nutzern das Bereitstellen und Validieren von sensiblen, aber nicht als Verschlusssache eingestuften Informationen ermöglicht, bevor sie diese Informationen den Endnutzern (Verwender von sensiblen, aber nicht als Verschlusssache eingestuften Informationen der EU) zur Verfügung stellen; — es ermöglicht, in einem Archiv einen Teil der sensiblen, aber nicht als Verschlusssache eingestuften Informationen für statistische und historische Zwecke zu speichern, sobald der Zweck des Abrufs dieser Informationen nicht mehr besteht.

c)

einen Bereich mit als EU-Verschlusssachen (des Geheimhaltungsgrads „EU RESTRICTED“) eingestuften Informationen, der einer Zugangskontrolle für autorisierte Nutzer unterliegt und der — das Einsehen von Verschlusssachen ermöglicht; — einer ausgewählten Anzahl von Nutzern das Bereitstellen und Validieren von als Verschlusssache eingestuften Informationen ermöglicht, bevor sie diese Informationen anderen Endnutzern mit Zugangsberechtigung zum Netz für Verschlusssachen (Verwender von als Verschlusssache eingestuften Informationen der EU) zur Verfügung stellen.

Ferner wird die Systemarchitektur des Systems dafür ausgelegt sein,

a)	ein hohes Maß an Cybersicherheit zu gewährleisten;

b)	umfassende Such- und Berichterstattungsfunktionen zu unterstützen und hochentwickelte Analysedienste, einschließlich künstlicher Intelligenz, anzuwenden;

c)	in externe Stellen und deren Systeme integriert zu werden und Funktionen für den Datenaustausch über automatisierte Schnittstellen bereitzustellen, z. B. das „Frontex Interpol Electronic Library Document System“ (FIELDS), das „Document Information System Civil Status“ (DISCS) usw.;

d)	mit einer cloudbasierten Infrastruktur für Bereiche mit nicht als Verschlusssache eingestuften, mit sensiblen und mit öffentlich zugänglichen Informationen der EU zu arbeiten, sofern die Einhaltung der Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten sichergestellt ist;

e)	hochmoderne Technologien und moderne technische Ansätze zu implementieren, einschließlich Verfügbarkeit, Zuverlässigkeit und Flexibilität für neue Funktionen, Produkte und Änderungen; ferner wird es möglich sein, das System auszubauen, um einer großen Zahl von Nutzern gerecht zu werden;

f)	die Integration mit Hardware zu ermöglichen und den Zugang zum System offline oder in Fällen eingeschränkter Konnektivität von mobilen Geräten aus zu unterstützen.

TEIL 2

1.   Ziele

In diesem zweiten Teil des Anhangs werden die technischen Spezifikationen für die Eingabe von Informationen in das System über gefälschte und echte Dokumente online (im Folgenden „EBCG-FADO-System“) der Europäischen Agentur für die Grenz- und Küstenwache (im Folgenden „Agentur“) und für deren Speicherung in dem System nach hohen Standards beschrieben.

Das EBCG-FADO-System wird unter anderem zur Bekämpfung von Identitätsbetrug beitragen, indem über das System Informationen mit anderen Akteuren, einschließlich der Allgemeinheit, ausgetauscht werden.

Auf die Verarbeitung personenbezogener Daten wird in diesen technischen Spezifikationen ebenfalls eingegangen. Die Eingabe von Informationen in das System und deren Speicherung darin erfolgen entsprechend dem Zweck der Verarbeitung.

2.   Beschreibung des Verfahrens für die Eingabe von Informationen in das EBCG-FADO-SYSTEM und deren Speicherung in dem System

Bevor Informationen anderen Nutzern zur Verfügung gestellt werden, werden sie von autorisierten Nutzern in einem speziellen Modul des EBCG-FADO-Systems für Validierungszwecke bereitgestellt.

Der Validierungsprozess gilt für alle Informationen, die in das EBCG-FADO-System eingegeben oder innerhalb des Systems erstellt werden.

Der Prozess der Validierung dieser Informationen wird von der Agentur kontrolliert und erfolgt in Absprache mit dem Bereitsteller der betreffenden Informationen. Um hohe Standards zu gewährleisten, kann die Agentur beschließen, ausgewählte Dokumentenexperten oder den Datenschutzbeauftragten der Agentur zu Rate zu ziehen.

Nach der Validierung werden die Informationen übersetzt und in den betreffenden Bereichen des EBCG-FADO-Systems gespeichert.

3.   Kontrolle und Überprüfung von Informationen im EBCG-FADO-System

Im EBCG-FADO-System werden die Dokumentendaten (im Folgenden „Informationen“) ausschließlich für Verwaltungszwecke auf elektronischem Wege und mit materiellen Mitteln überprüft und verarbeitet, je nachdem, in welchem Format die Informationen an die Agentur übermittelt werden. Im EBCG-FADO-System findet keine Verarbeitung operativer personenbezogener Daten im Sinne des Artikels 3 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates (1) statt.

Verarbeitete Informationen durchlaufen die internen Abläufe, die für die Eingabe von Informationen in das EBCG-FADO-System und deren Speicherung in dem System vorgesehen sind. Den Nutzern werden nur zuvor validierte, veröffentlichte Dokumente zur Verfügung gestellt.

Die Informationsverarbeitung im EBCG-FADO-System wird kontinuierlich verbessert, um eine schrittweise Überprüfung und Anpassung der technischen und organisatorischen Maßnahmen an die technologische Entwicklung zu gewährleisten und Schwachstellen in den zugrunde liegenden internen Abläufen zu beseitigen.

Die Agentur legt Folgendes fest:

a)	die Kategorien betroffener Personen, deren personenbezogene Daten im System verarbeitet werden;

b)	die Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten;

c)	den Verantwortlichen oder Kategorien von Verantwortlichen, einschließlich gemeinsamer Verantwortlichkeiten;

d)	die Empfänger personenbezogener Daten;

e)	die Garantien gegen Missbrauch von oder unrechtmäßigen Zugang zu personenbezogenen Daten oder deren unrechtmäßige Übermittlung;

f)	die Speicherfrist im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten für die Zwecke des Betriebs des EBCG-FADO-Systems und der Wahrnehmung von Verwaltungsaufgaben;

g)	die Methode der Datenerhebung, einschließlich der Angabe, ob die Daten aus Mitgliedstaaten und/oder Drittländern stammen;

h)	die Verbreitung und die Empfänger der personenbezogenen Daten.

4.   Verarbeitung personenbezogener Daten zur Eingabe von Informationen in das EBCG-FADO-SYSTEM und deren Speicherung in dem System

Die Agentur führt während des Verfahrens zur Eingabe von Informationen in das EBCG-FADO-System und deren Speicherung in dem System spezifische organisatorische und technische Maßnahmen durch, indem sie

a)	den autorisierten Nutzern Leitlinien zur Unkenntlichmachung — Minimierung und Pseudonymisierung — personenbezogener Daten vor der Übermittlung von Informationen an die Agentur und während des Validierungsprozesses zur Verfügung stellt;

b)	geeignete technische Maßnahmen durchführt, um die erforderlichen Garantien zum Schutz der Rechte der betroffenen Personen während des Validierungsprozesses zu gewährleisten, bevor Informationen den Endnutzern zur Verfügung gestellt werden;

c)	den Zugang zu dem Modul für den Validierungsprozess auf eine möglichst geringe Zahl von Nutzern beschränkt;

d)	Informationen, die in den Bereichen mit sensiblen, aber nicht als Verschlusssache eingestuften und mit als Verschlusssache eingestuften Informationen gespeichert sind, nach dem Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“ nur einer bekannten Zahl von Nutzern zur Verfügung stellt.

TEIL 3

1.   Ziele

Im dritten Teil des Anhangs werden die Verfahren für die Kontrolle und Überprüfung der Informationen im System über gefälschte und echte Dokumente online (im Folgenden „EBCG-FADO-System“) der Europäischen Agentur für die Grenz- und Küstenwache (im Folgenden „Agentur“) beschrieben.

Auf die Verarbeitung personenbezogener Daten wird in den Verfahren für die Kontrolle und Überprüfung von Informationen im EBCG-FADO-System ebenfalls eingegangen.

Die Kommission beaufsichtigt unter anderem die Durchführung der in diesem Beschluss enthaltenen Maßnahmen. Die Kommission wird von dem mit Artikel 6 der Verordnung (EG) Nr. 1683/95 des Rates (2) eingesetzten Ausschuss unterstützt. Die Agentur nimmt ohne Entscheidungsbefugnis an den Sitzungen des Ausschusses nach Artikel 6 teil.

Die Agentur wendet Qualitätssicherungs- und Qualitätskontrollverfahren an, um die im EBCG-FADO-System enthaltenen Informationen zu kontrollieren und zu überprüfen.

2.   Qualitätssicherung und Qualitätskontrolle

Im Einklang mit Teil 2 des Anhangs dieses Durchführungsbeschlusses der Kommission über die Festlegung der technischen Spezifikationen für die Eingabe von Informationen in das EBCG-FADO-System (3) und deren Speicherung in dem System legt die Agentur Verfahren fest für

a)	die Qualitätssicherung: — vor der Eingabe von Informationen in das FADO-System zu Validierungszwecken; — während des Validierungsprozesses;

b)	die Qualitätskontrolle: — nach der Veröffentlichung, sobald die Informationen der Öffentlichkeit und anderen Endnutzern (Verwendern) zur Verfügung gestellt wurden.

3.   Qualitätssicherung

i.   Zugangsverwaltung

Zweck der Verwaltung des Zugangs zum FADO-System ist es,

a)	Zugang zum FADO-System nach dem Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“ zu gewähren;

b)	Zugangsrechte zu widerrufen.

Die Agentur richtet Verfahren für die Verwaltung des Zugangs zum FADO-System ein, bei denen folgende Mindestanforderungen zu beachten sind:

a)	Die Nutzer erhalten Informationen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten;

b)	die Nutzer verwalten ihre Nutzerkonten im FADO-System;

c)	personenbezogene Daten werden der Agentur direkt von den betroffenen Personen oder von ihren Kontaktstellen übermittelt;

d)	eine begrenzte Zahl von Nutzern in der Agentur, die der Organisation des FADO-Systems angehören, ist zur Zugangsverwaltung befugt.

ii.   Validierung von in das FADO-System eingegebenen Informationen

Ziel der Validierung von Informationen ist es, das Risiko von Fehlern im System zu verringern und die Einheitlichkeit und Qualität der Informationen zu gewährleisten.

Nur eine ausgewählte Anzahl von autorisierten und geschulten Dokumentenexperten darf Informationen im System bereitstellen und validieren.

Bevor diese Nutzer mit der Eingabe von Informationen in das System beginnen,

a)	werden sie in der Eingabe von Informationen in das System geschult;

b)	erhalten sie Leitfäden und/oder Anleitungen für die Eingabe von Informationen in das System;

c)	werden sie über die internen Abläufe, die die Agentur für Validierungszwecke festgelegt hat, informiert.

Bevor Informationen anderen Nutzern zur Verfügung gestellt werden, implementiert die Agentur ein spezielles Modul des EBCG-FADO-Systems für Validierungszwecke. Während des Validierungsprozesses ermöglicht dieses Modul

a)	einer ausgewählten Anzahl von Nutzern, Informationen in das EBCG-FADO-System einzugeben oder in dem System zu berichtigen;

b)	einer begrenzten Anzahl von Nutzern, Informationen im System zu validieren, einschließlich der fakultativen Konsultation ausgewählter Nutzer, die keine Informationen eingeben oder korrigieren;

c)	einer begrenzten Anzahl von Nutzern, erforderlichenfalls Übersetzungen bereitzustellen;

d)	einer begrenzten Anzahl von Nutzern, die Informationen zu genehmigen und zu veröffentlichen.

iii.   Veröffentlichung von Informationen

Nach dem Validierungsprozess werden die Informationen veröffentlicht.

4.   Qualitätskontrolle

Die Agentur erstellt im EBCG-FADO-System einen jährlichen Qualitätskontrollplan.

Mit dem Plan wird sichergestellt, dass jedes Jahr eine ausreichende Menge an Informationen regelmäßig kontrolliert wird, wobei unter anderem Folgendes überprüft wird:

a)	Relevanz der im EBCG-FADO-System enthaltenen Informationen;

b)	Qualität der im EBCG-FADO-System enthaltenen Informationen;

c)	Compliance der EBCG-FADO-Systemverwaltung, unter anderem hinsichtlich der Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten.

Die Ergebnisse der Prüfungen werden der Kommission, dem Verwaltungsrat der Agentur und dem Datenschutzbeauftragten der Agentur übermittelt.

5.   Beitrag der Nutzer zur Qualität

Die Nutzer können an dem Verfahren für die Kontrolle und Überprüfung von Informationen im EBCG-FADO-System beteiligt werden.

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(1)  Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 und des Beschlusses Nr. 1247/2002/EG (ABl. L 295 vom 21.11.2018, S. 39).

(2)  Verordnung (EG) Nr. 1683/95 des Rates vom 29. Mai 1995 über eine einheitliche Visagestaltung (ABl. L 164 vom 14.7.1995, S. 1).

(3)  Durchführungsbeschluss der Kommission über die Festlegung der Systemarchitektur des Systems über gefälschte und echte Dokumente online der Europäischen Grenz- und Küstenwache (EBCG-FADO-System) nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung (EU) 2020/493.