22023D0560

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Beschluss Nr. 2021/02 des regionalen Lenkungsausschusses der Verkehrsgemeinschaft über die Regeln für die Erstattung der Kosten von nicht dem Ständigen Sekretariat der Verkehrsgemeinschaft angehörenden Personen, die zur Teilnahme an den Sitzungen der Verkehrsgemeinschaft eingeladen werden [2023/560]

PUB/2022/535

ABl. L 73 vom 10.3.2023, p. 48–53 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, GA, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

Legal status of the document In force

ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2023/560/oj

Date of document:: 07/06/2021; Datum der Annahme
Date of effect:: 07/06/2021; Inkrafttreten Datum des Dokuments Siehe Art. 2
Date of signature:: 07/06/2021; ?
Date of end of validity:: No end date

Author:: Regionaler Lenkungsausschuss der Verkehrsgemeinschaft
Form:: Beschluss im Rahmen internationaler Übereinkünfte eingesetzter Gremien

Legal basis:

22017A1027(01) - A35

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EUROVOC descriptor:

Subject matter:

Directory code:

11.30.50.00 Außenbeziehungen / Multilaterale Beziehungen / Multilaterale Zusammenarbeit auf dem Gebiet des Verkehrs
11.40.10.30 Außenbeziehungen / Bilaterale Abkommen mit Drittländern / Europäische Länder / Schwellenländer

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Official Journal

10.3.2023

Amtsblatt der Europäischen Union

L 73/48

BESCHLUSS Nr. 2021/02 DES REGIONALEN LENKUNGSAUSSCHUSSES DER VERKEHRSGEMEINSCHAFT

über die Regeln für die Erstattung der Kosten von nicht dem Ständigen Sekretariat der Verkehrsgemeinschaft angehörenden Personen, die zur Teilnahme an den Sitzungen der Verkehrsgemeinschaft eingeladen werden [2023/560]

DER REGIONALE LENKUNGSAUSSCHUSS DER VERKEHRSGEMEINSCHAFT —

gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Verkehrsgemeinschaft, insbesondere auf Artikel 35 —

HAT FOLGENDEN BESCHLUSS ERLASSEN:

Artikel 1

Die im Anhang enthaltenen Regeln für die Erstattung der Kosten von nicht dem Ständigen Sekretariat der Verkehrsgemeinschaft angehörenden Personen, die zur Teilnahme an den Sitzungen der Verkehrsgemeinschaft eingeladen werden, werden angenommen.

Nach ihrer Annahme veröffentlicht das Ständige Sekretariat der Verkehrsgemeinschaft die Regeln auf der Website der Verkehrsgemeinschaft.

Artikel 2

Dieser Beschluss tritt am Tag seiner Annahme in Kraft.

Sarajewo, den 7. Juni 2021

Für den regionalen Lenkungsausschuss

Der/Die Vorsitzende

ANHANG

REGELN FÜR DIE ERSTATTUNG DER KOSTEN VON NICHT DEM STÄNDIGEN SEKRETARIAT DER VERKEHRSGEMEINSCHAFT ANGEHÖRENDEN PERSONEN, DIE ZUR TEILNAHME AN DEN SITZUNGEN DER VERKEHRSGEMEINSCHAFT EINGELADEN WERDEN

1. Geltungsbereich

1.1.

Diese Regeln gelten für nicht dem Ständigen Sekretariat der Verkehrsgemeinschaft (im Folgenden „Ständiges Sekretariat“) angehörende Personen, die zur Teilnahme an einer der unter Nummer 1.2 aufgeführten Sitzungen der Verkehrsgemeinschaft eingeladen werden.

1.2.

Bei den Sitzungen, für die diese Regeln gelten, handelt es sich um Sitzungen folgender Zusammensetzungen, Ausschüsse und anderer Foren der Verkehrsgemeinschaft:

a)	Ministerrat, regionaler Lenkungsausschuss, Fachausschüsse, Sozialforum;

b)	Haushaltsausschuss;

c)	Sondergruppen, Koordinierungsgruppen und andere durch Beschlüsse oder Schlussfolgerungen des Ministerrats und des regionalen Lenkungsausschusses eingesetzte Arbeitsgruppen;

d)	Konferenzen, Seminare und andere vom Ständigen Sekretariat im Zusammenhang mit dem Arbeitsprogramm der Verkehrsgemeinschaft veranstaltete Foren;

e)	andere Sitzungen im Rahmen der Durchführung des Vertrags über die Verkehrsgemeinschaft (Debatten auf hoher Ebene, Seminare usw.);

f)	Auswahlverfahren für von der Verkehrsgemeinschaft ausgeschriebene Stellen (Mitglieder des Auswahlausschusses) und

g)	Auswahlverfahren für von der Verkehrsgemeinschaft ausgeschriebene Stellen (Bewerber/innen).

1.3.

Nur jeweils ein Vertreter/eine Vertreterin pro Ministerium, Regulierungsbehörde, Agentur, Stelle oder anderer begünstigter Partei hat Anspruch auf eine Kostenerstattung nach Maßgabe dieser Regeln. Werden unter Nummer 1.2. aufgeführte Sitzungen gemeinsam veranstaltet, kann der Direktor/die Direktorin des Ständigen Sekretariats (im Folgenden der/die „Direktor/Direktorin“) jedoch durch begründete Entscheidung von dieser Regel abweichen.

1.4.

Diese Regeln gelten nur für die Erstattung von Reise- und Unterbringungskosten. Die Teilnehmenden haben keinen Anspruch auf zusätzliche Beträge wie ein Tagegeld.

2. Reisekosten

2.1.

Alle Teilnehmenden haben Anspruch auf Erstattung ihrer Reisekosten für die Strecke von dem aus der Einladung hervorgehenden Ort (berufliche oder private Anschrift) bis zum Sitzungsort, wobei das aufgrund der jeweiligen Entfernung angemessenste Verkehrsmittel zu wählen ist. Hierbei handelt es sich grundsätzlich um die Kosten einer Bahnfahrt 2. Klasse bei Strecken von unter 400 km (einfache Fahrt entsprechend der offiziellen Entfernung in Eisenbahnkilometern) oder die Kosten eines Flugscheins der Economy-Klasse bei Entfernungen von mindestens 400 km.

2.2.

Der Direktor/die Direktorin achtet darauf, dass Sitzungen so geplant werden, dass die Teilnehmenden die kostengünstigsten Tarife nutzen können.

2.3.

Die Reisekosten werden nur gegen Vorlage von Originalbelegen erstattet.

2.4.

Besteht keine Flug- oder Bahnverbindung oder ist die Nutzung dieser Verkehrsmittel nicht kosteneffizient, wird die Reise per Bus oder Pkw genehmigt.

2.5.

Für im Privatfahrzeug zurückgelegte Strecken werden 0,22 EUR je km erstattet.

2.6.

Taxikosten werden nur erstattet, wenn vor Ort kein Nahverkehr zur Verfügung steht.

2.7.

Der Höchsterstattungsbetrag für Reisekosten liegt bei 700 EUR.

3. Unterbringungskosten

3.1.

Die Teilnehmenden haben Anspruch auf Erstattung ihrer Unterbringungskosten. Unterbringungskosten sind Kosten, die für Übernachtungen am Sitzungsort aufgewendet werden müssen, weil die Sitzungszeiten nicht mit den Fahr- oder Flugplänen vereinbar sind. Der Höchsterstattungsbetrag für Unterbringungskosten liegt bei 120 EUR pro Nacht. Die Anzahl der Übernachtungen darf die Anzahl der Sitzungstage + 1 nicht überschreiten.

3.2.

Nach vorheriger Genehmigung durch den Direktor/die Direktorin haben die Teilnehmenden ausnahmsweise Anspruch auf Erstattung der Unterbringungskosten für eine zusätzliche Nacht am Sitzungsort, sofern sie durch Verlängerung ihres Aufenthalts eine Ermäßigung ihrer Beförderungskosten erhalten können, deren Höhe die Kosten der zusätzlichen Übernachtung übersteigt.

3.3.

Die Teilnehmenden haben keinen Anspruch auf Erstattung anderer Ausgaben, die beim Aufenthalt im Hotel — etwa für Internet, Telefon, Fotokopien, Minibar, nicht im Preis enthaltenes Frühstück — anfallen.

4. Buchung von Tickets und Unterkunft

4.1.

Grundsätzlich buchen die Teilnehmenden, die zu einer der unter Nummer 1.2 Buchstaben a bis e aufgeführten Sitzung eingeladen wurden, ihre Tickets und ihre Unterkunft selbst. Die Buchungen müssen so früh wie möglich erfolgen, um den kostengünstigsten Tarif zu erhalten. Nur in Ausnahmefällen und vorbehaltlich der Nummer 6 bucht das Ständige Sekretariat die Reise oder Unterkunft im Namen der Teilnehmenden oder leistet eine Abschlagszahlung für die Kosten.

4.2.

Für Teilnehmende, die zu einer der unter Nummer 1.2 Buchstaben f und g aufgeführten Sitzungen eingeladen wurden, übernimmt das Ständige Sekretariat die Organisation von Reise und Unterbringung.

5. Erstattungsverfahren

5.1.

Um die Reise- und Unterbringungskosten erstattet zu bekommen, müssen die Teilnehmenden einen Antrag auf Kostenerstattung (im Folgenden „Erstattungsantrag“) einreichen. Dabei gilt Folgendes:

a)	Für den Antrag ist das Formular in Anlage 1 zu verwenden;

b)	der Antrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach dem betreffenden Sitzungstermin in elektronischer Form beim Ständigen Sekretariat einzureichen und

ihm sind sämtliche Originalbelege — beispielsweise Tickets und Rechnungen oder, bei Online-Buchungen, ein Ausdruck der elektronischen Reservierung und der Bordkarten für die Anreise — beizufügen, aus denen die entstandenen Kosten sowie die in Anspruch genommene Klasse, die Reisezeiten und der gezahlte Betrag hervorgehen.

5.2.

Schreiben betreffend die Erstattung sind dem Ständigen Sekretariat unter folgender E-Mail-Adresse zu übermitteln: finance@transport-community.org.

5.3.

Die Erstattung erfolgt in Euro. Dabei wird der am Sitzungstag geltende Wechselkurs angewandt.

5.4.

Die Erstattung erfolgt per Banküberweisung auf das Bankkonto der Einrichtung oder Organisation, die die Teilnehmende/den Teilnehmenden benannt hat, unter Verwendung der gemäß Nummer 5.5 übermittelten Kontodaten. Sie kann jedoch auf schriftlichen Antrag der Einrichtung oder Organisation auf das private Bankkonto des/der Teilnehmenden erfolgen.

5.5.

Die für die Zwecke der Nummer 5.4 vorzulegenden Kontodaten enthalten folgende Angaben zum Zahlungsempfänger/zur Zahlungsempfängerin: Name und Adresse des Kontoinhabers/der Kontoinhaberin, Name der Bank, Kontonummer (IBAN) und SWIFT-Code (BIC).

6. Abschlagszahlung auf Reise- und Unterbringungskosten

6.1.

In Ausnahmefällen kann eine benennende Einrichtung oder Organisation beim Ständigen Sekretariat die Zahlung eines Abschlags auf die Reise- oder Unterbringungskosten für einen Teilnehmenden/eine Teilnehmende beantragen, die/der zu einer der in Nummer 1.2 Buchstaben a bis e aufgeführten Sitzungen eingeladen wurde. In diesen Fällen werden die Reise und die Unterbringung vom Ständigen Sekretariat gebucht.

6.2.

Anträge auf Abschlagszahlung sind unter Verwendung des Formulars in Anlage 2 mindestens 21 Kalendertage vor dem Sitzungstermin unter folgender E-Mail-Adresse beim Ständigen Sekretariat einzureichen: finance@transport-community.org.

6.3.

Anträge, die im Einklang mit Nummer 6.2 eingereicht werden, können vom Direktor/von der Direktorin genehmigt werden. Anträge, die zu spät eingereicht wurden, kann der Direktor/die Direktorin ablehnen.

6.4.

Wurde einem Antrag gemäß Nummer 6.3 stattgegeben, bucht das Ständige Sekretariat unter Berücksichtigung des Entwurfs der Tagesordnung der Sitzung die Reise und die Unterkunft des/der jeweiligen Teilnehmenden. Das Ständige Sekretariat übermittelt dem/der Teilnehmenden per E-Mail die Buchungsbestätigungen für das Ticket und die Unterkunft.

6.5.

Mit der Beantragung eines Abschlags auf Reisekosten verpflichtet sich der/die Teilnehmende zur Teilnahme an der Sitzung.

6.6.

Kann der/die Teilnehmende — aus Gründen, die nicht unmittelbar der Verkehrsgemeinschaft zuzurechnen sind — der Sitzung nicht beiwohnen, so entschädigt die benennende Einrichtung oder Organisation das Ständige Sekretariat für die bei der Organisation der Reise entstandenen Kosten (z. B. für gebuchte Tickets einschließlich Stornierungsgebühren).

7. Verwaltungs- und Schlussbestimmungen

7.1.

Der Direktor/Die Direktorin ist für die ordnungsgemäße Anwendung dieser Regeln verantwortlich.

7.2.

Das Ständige Sekretariat bewahrt die Aufzeichnungen, Unterlagen und Belege über auf Grundlage dieser Regeln erfolgte Erstattungen. einschließlich der Unterlagen über Ausnahmebehandlungen, fünf Jahre lang auf.

Anlage 1

ANTRAG AUF ERSTATTUNG VON REISEKOSTEN

1.	ANGABEN ZUR SITZUNG Beschreibung der Sitzung:

Ort:

Datum:

Anzahl der Sitzungstage:

2.	TEILNEHMENDE/R

NACHNAME:

VORNAME:

EINRICHTUNG/ORGANISATION:

TITEL:

LAND:

E-MAIL:

TEL.:

3.	BANKVERBINDUNG — bitte vollständigen IBAN- und SWIFT-Code (BIC) angeben

NAME UND ANSCHRIFT DER KONTOINHABERIN/DES KONTOINHABERS (EINRICHTUNG): (Bitte geben Sie in diesem Feld den Namen der Kontoinhaberin/des Kontoinhabers bzw. der Zahlungsempfängerin/des Zahlungsempfängers an.)

NAME DER BANK

Kontonummer

IBAN

SWIFT (BIC)

4.	UNTERBRINGUNG

Von:

Bis:

AUFENTHALTSDATEN

Gesamtzahl der Hotelübernachtungen (Höchstsatz 120 EUR/Nacht)

Bitte fügen Sie eine Kopie der Hotelrechnung bei.

5.	REISEKOSTEN

Flugzeug, Zug, Fernbus, öffentlicher Nahverkehr usw.

VON

NACH

KLASSE

BETRAG

WÄHRUNG

In EUR

Reiseroute

Setzen Sie Ihre Angaben bei Bedarf auf einem getrennten Blatt fort. Bitte fügen Sie Kopien der verfügbaren Quittungen/Rechnungen, einschließlich Bordkarten für Flugzeug/Bahn/Bus bei.

PKW

Von:

Nach:

Nach: (Rückfahrt)

Beleg für die Entfernung beifügen (Kopie der Streckenführung aus Google Maps,

ViaMichelin.com oder Rome2Rio.com, im PDF- oder JPG-Format)

Km Hin- und Rückfahrt:

Gesamtbetrag EUR

TAXI (falls kein öffentlicher Nahverkehr verfügbar) — Quittungen erforderlich; zusätzliche Begründung erforderlich

Betrag

Währung

In EUR

BEANTRAGTER GESAMTBETRAG in EURO:

Sonstige Bemerkungen:

Ich bestätige, dass die Angaben zu den mir entstandenen Reisekosten in diesem Antrag auf Erstattung von Reisekosten der Wahrheit entsprechen. Ich habe keine und werde keine Erstattung dieser Kosten aus anderen Quellen erhalten und habe keine Ausgaben angegeben, die aus anderen Quellen direkt bezahlt wurden oder werden sollen.

Datum:

UNTERSCHRIFT DES/DER TEILNEHMENDEN:

Anlage 2

ANTRAG AUF ZAHLUNG EINES ABSCHLAGS AUF REISEKOSTEN

1.	Angaben zum/zur Reisenden — bitte ALLE mit {*} markierten Felder ausfüllen

Nachname * :

Vorname * :

Name der Organisation/Einrichtung * :

Funktion:

Reisepassnummer * (für die Buchung erforderlich):

Telefonnummer:

E-Mail-Adresse:

Bezeichnung und Ort der Sitzung:

Sitzungsdaten:

Aus:

Bis:

Reiseweg:

Ausgangsort:

Zielort:

2.	Antrag auf Buchung — Zutreffendes bitte ankreuzen

REISE ☐ UNTERBRINGUNG ☐

WICHTIGE HINWEISE FÜR TEILNEHMENDE:

—

Dieses Formular dient als Grundlage für die Organisation der Reise durch das Ständige Sekretariat der Verkehrsgemeinschaft für den Reisenden/die Reisende. Es ist vorab von dem/der direkten Vorgesetzten des/der Reisenden zu genehmigen und gescannt an folgende Mailadresse des Ständigen Sekretariats zu übermitteln: finance@transport-community.org.

—

Der/die Reisende ist allein für die Richtigkeit der übermittelten Angaben und uneingeschränkt für unvollständige oder fehlerhafte Angaben verantwortlich, die dazu führen könnten, dass die Reise storniert werden muss, nicht möglich ist, Buchungsdetails geändert werden müssen oder hierfür zusätzliche Gebühren entstehen.

—	Sämtliche Zusatzkosten (Nutzung der Minibar im Hotel, Parkgebühren, zusätzliche Übernachtungen usw.) sind nicht erstattungsfähig.

—	Der/die Reisende muss sämtliche Bordkarten und Tickets als Beleg der Reise aufheben und ist gehalten, bei der Rückkehr gescannte Kopien davon an die oben genannte E-Mail-Adresse zu senden.

—	Das Ständige Sekretariat organisiert die Reise nach den auf dem Markt verfügbaren Reise- und Unterbringungsangeboten, die den Erstattungshöchstsätzen und -regeln entsprechen.

—

Der/die Unterzeichnete bestätigt, dass ihm/ihr die unter Nummer 6.6 der Erstattungsregeln enthaltene Klausel über Rückzahlungen bekannt ist: Kann der/die Teilnehmende — aus Gründen, die nicht unmittelbar der Verkehrsgemeinschaft zuzurechnen sind — der Sitzung nicht beiwohnen, so entschädigt die benennende Einrichtung oder Organisation das Ständige Sekretariat für die bei der Organisation der Reise entstandenen Kosten (z. B. für gebuchte Tickets einschließlich Stornierungsgebühren).

Unterschrift: ________________

Datum: _____________________

Genehmigung des Leiters/der Leiterin der benennenden Einrichtung/Organisation: _____________ Datum: __________