52014TA1210(39)

Language
- My EUR-Lex
- Sign in
- Register
- My recent searches (0)

This document is an excerpt from the EUR-Lex website

Search tips

Need more search options? Use the Advanced search

EUROPA
EUR-Lex home
EUR-Lex - 52014TA1210(39) - EN

Document 52014TA1210(39)

Help

Beretning om årsregnskabet for Kontoret for Harmonisering i det Indre Marked for regnskabsåret 2013 med kontorets svar

EUT C 442 af 10.12.2014, p. 332–339 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

HTML

PDF

Official Journal

10.12.2014

Den Europæiske Unions Tidende

C 442/332

BERETNING

om årsregnskabet for Kontoret for Harmonisering i det Indre Marked for regnskabsåret 2013 med kontorets svar

(2014/C 442/39)

INDLEDNING

Kontoret for Harmonisering i det Indre Marked (herefter »kontoret« eller »OHIM«), der ligger i Alicante, blev oprettet ved Rådets forordning (EF) nr. 40/94 (1), som blev ophævet og erstattet af forordning (EF) nr. 207/2009 (2). Kontorets opgave er at gennemføre EU-lovgivningen om varemærker og design, som giver virksomhederne ensartet beskyttelse på hele Unionens område (3).

OPLYSNINGER TIL UNDERBYGNING AF REVISIONSERKLÆRINGEN

Retten har valgt en revisionsmetode, der omfatter analytiske revisionshandlinger, direkte test af transaktioner og en vurdering af centrale kontroller i kontorets overvågnings- og kontrolsystemer. Dette suppleres med bevis opnået fra arbejde udført af andre revisorer (hvis relevant) og en analyse af ledelsens udtalelser.

REVISIONSERKLÆRING

I overensstemmelse med artikel 287 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF) har Retten:

a)	revideret kontorets årsregnskab, som omfatter årsopgørelsen (4) og beretningen om budgetgennemførelsen (5) for det regnskabsår, som afsluttedes den 31. december 2013, og

b)	efterprøvet lovligheden og den formelle rigtighed af de transaktioner, der ligger til grund for regnskabet.

Ledelsens ansvar

Ledelsen er ansvarlig for at udarbejde et årsregnskab for kontoret, som giver et retvisende billede, og for, at de transaktioner, som ligger til grund for regnskabet, er lovlige og formelt rigtige (6):

Ledelsens ansvar med hensyn til kontorets årsregnskab omfatter udformning, gennemførelse og opretholdelse af et internt kontrolsystem, som sikrer, at der udarbejdes en årsopgørelse, som giver et retvisende billede uden væsentlig fejlinformation, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl, udvælgelse og anvendelse af passende regnskabspraksis på grundlag af de regnskabsregler, der er fastlagt af Kommissionens regnskabsfører (7), og udøvelse af regnskabsmæssige skøn, som er rimelige efter omstændighederne. Direktøren godkender kontorets årsregnskab, når kontorets regnskabsfører har udarbejdet det på grundlag af alle tilgængelige oplysninger og skrevet en note, som vedlægges regnskabet, og hvori han bl.a. erklærer, at han har rimelig sikkerhed for, at regnskabet i alt væsentligt giver et retvisende billede af kontorets finansielle stilling.

Ledelsens ansvar med hensyn til de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed og overholdelse af princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning omfatter udformning, gennemførelse og opretholdelse af et effektivt og produktivt internt kontrolsystem, hvori indgår tilstrækkelig overvågning og passende foranstaltninger, som kan forhindre uregelmæssigheder og besvigelser samt, hvis det er nødvendigt, sikre, at der iværksættes retlige procedurer med henblik på at inddrive uberettiget udbetalte eller anvendte midler.

Revisors ansvar

Det er Rettens ansvar på grundlag af sin revision at afgive en erklæring til kontorets budgetudvalg om årsregnskabets rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed (8). Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med IFAC’s internationale revisionsstandarder og etiske kodekser og INTOSAI’s internationale standarder for overordnede revisionsorganer (International Standards of Supreme Audit Institutions). Ifølge disse standarder skal Retten planlægge og udføre revisionen med henblik på at opnå høj grad af sikkerhed for, om kontorets årsregnskab er uden væsentlig fejlinformation, og om de transaktioner, der ligger til grund for det, er lovlige og formelt rigtige.

Revisionen omfatter udførelse af handlinger med henblik på at opnå revisionsbevis vedrørende beløbene og oplysningerne i regnskabet og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. De valgte handlinger afhænger af revisors vurdering, herunder vurderingen af risiciene for væsentlig fejlinformation i regnskabet og for, at de underliggende transaktioner i væsentligt omfang ikke opfylder kravene i Den Europæiske Unions retlige ramme, uanset om det skyldes besvigelser eller fejl. Ved vurderingen af disse risici tager revisor både hensyn til den interne kontrol, som skal sikre, at der udarbejdes et retvisende årsregnskab, og til de overvågnings- og kontrolsystemer, der er indført for at sikre de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed, og udformer revisionshandlinger, der er passende efter omstændighederne. Revisionen omfatter også en vurdering af, om den anvendte regnskabspraksis er passende, og om de regnskabsmæssige skøn er rimelige, samt en vurdering af den samlede præsentation af regnskabet.

Retten mener, at det tilvejebragte revisionsbevis er tilstrækkeligt og egnet som grundlag for denne revisionserklæring.

Erklæring om regnskabernes rigtighed

Det er Rettens opfattelse, at kontorets årsregnskab i alle væsentlige henseender giver et retvisende billede af dets finansielle stilling pr. 31. december 2013 og af resultaterne af dets transaktioner og pengestrømme i det afsluttede regnskabsår, i overensstemmelse med dets finansielle bestemmelser og de regnskabsregler, der er fastlagt af Kommissionens regnskabsfører.

Erklæring om lovligheden og den formelle rigtighed af de transaktioner, der ligger til grund for regnskabet

Det er Rettens opfattelse, at de transaktioner, der ligger til grund for kontorets årsregnskab for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2013, i alt væsentligt er lovlige og formelt rigtige.

10.	Bemærkningerne i det følgende drager ikke Rettens erklæringer i tvivl.

BEMÆRKNINGER OM BUDGETFORVALTNINGEN

11.

Beløbet i bortfaldne bevillinger, som var fremført fra de foregående år, steg fra 4,2 millioner euro (13 %) i 2012 til 6,0 millioner euro (16 %) i 2013. I begge år skyldtes dette primært, at der skulle godtgøres færre omkostninger end skønnet i medfør af samarbejdsaftalerne med medlemsstaternes kontorer (1,9 millioner euro i 2012 og 3,8 millioner euro i 2013), hvilket viser, at der er behov for at modtage mere nøjagtige oplysninger fra de nationale kontorer om de afholdte udgifter ved årets udgang.

12.

Niveauet af forpligtede bevillinger for 2013 under de forskellige afsnit svingede mellem 98 % og 89 % af de samlede bevillinger, hvilket viser, at de retlige forpligtelser var indgået rettidigt. Niveauet af forpligtede bevillinger, der blev fremført til 2014, var højt under afsnit II (administrationsudgifter) med 23,9 millioner euro (28 %) og under afsnit III med 13,3 millioner euro (38 %). For afsnit II's vedkommende skyldtes dette en række flerårige kontrakter, der primært havde tilknytning til opførelsen af den nye bygning, samt IT-udvikling og tjenester/leverancer, der som planlagt blev bestilt ved udgangen af 2013, men som først skulle betales i 2014. For så vidt angår afsnit III havde fremførslerne i stor udstrækning relation til samarbejdsaftaler med nationale kontorer, for hvilke de nationale kontorer først skulle indsende omkostningsanmeldelser i 2014, og den sædvanlige bestilling af oversættelsestjenester i de sidste måneder af 2013, som først skulle betales i 2014.

ANDRE BEMÆRKNINGER

13.

Kontoret har opstillet en forretningskontinuitets- og krisestyringsplan, som fastsætter, at 25 funktioner permanent skal være bemandet af ansatte på standby-tjeneste. Budgetbevillingerne til standby-godtgørelser godkendes årligt af kontorets budgetudvalg, men det beløb, som blev udbetalt i 2013 (4 02 458 euro), var væsentligt højere end de tilsvarende godtgørelser, der udbetales af andre agenturer, som skal sikre permanent tjeneste.

OPFØLGNING PÅ DE SENESTE ÅRS BEMÆRKNINGER

14.

En oversigt over de korrigerende foranstaltninger, der er truffet som reaktion på de bemærkninger, Retten har fremsat de seneste år, vises i bilag I.

Vedtaget af Afdeling IV, der ledes af Milan Martin CVIKL, medlem af Revisionsretten, i Luxembourg på mødet den 8. juli 2014.

På Revisionsrettens vegne

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Formand

(1) EFT L 11 af 14.1.1994, s. 1.

(2) EUT L 78 af 24.3.2009, s. 1.

(3) En oversigt over kontorets beføjelser og aktiviteter vises i bilag II til orientering.

(4) Denne omfatter balancen og resultatopgørelsen, pengestrømsopgørelsen, opgørelsen over bevægelser i nettoaktiver samt en oversigt over væsentlige regnskabspraksis og andre forklarende bemærkninger.

(5) Denne omfatter regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen og bilaget til regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen.

(6) Artikel 38 og 43 i regulativ nr. CB-3-09 fra Kontoret for Harmonisering i det Indre Markeds budgetudvalg.

(7) De regnskabsregler, der er fastlagt af Kommissionens regnskabsfører, er baseret på de internationale regnskabsstandarder for den offentlige sektor (International Public Sector Accounting Standards, IPSAS), som er udgivet af International Federation of Accountants, og, når det er relevant, på International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS) udgivet af International Accounting Standards Board.

(8) Artikel 91 og 95 i regulativ nr. CB-3-09 fra Kontoret for Harmonisering i det Indre Markeds budgetudvalg.

BILAG I

Opfølgning på de seneste års bemærkninger

År	Rettens bemærkninger	Korrigerende foranstaltning (Afsluttet/I gang/Ikke igangsat/Ikke relevant)
2011	Retten konstaterede en række mangler for så vidt angår serviceleveranceaftalen for 2011 mellem kontoret og Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions Organer (CdT). Aftalen blev signeret af kontoret den 20. juni 2011 og fandt i henhold til artikel 10 anvendelse fra 1. januar 2011. Udførelsen af aftalen begyndte, før kontrakten var underskrevet. På anmodning af CdT betalte kontoret 1,8 millioner euro i kompensation (1). Denne betaling blev endvidere godkendt, uden at der var indgået en budgetforpligtelse, og selv om der ikke var disponible bevillinger (2).	Ikke relevant
2011	Der er behov for forbedringer af kontorets forvaltning af anlægsaktiverne. For så vidt angår immaterielle aktiver, som kontoret har udviklet, var de regnskabsmæssige praksis og oplysningerne om omkostningerne ikke pålidelige.	Afsluttet
2011	Pr. 31. december 2011 var kontorets kontantbeholdning på i alt 520 millioner euro (mod 495 millioner euro i 2010). I overensstemmelse med den likviditetspolitik, budgetudvalget havde godkendt i 2010, var kontantbeholdningen indsat i 9 banker i 5 medlemsstater.	Afsluttet Retten bemærker imidlertid, at kontantbeholdningen stadig er høj
2012	4,16 millioner euro (13 %) af de 31,9 millioner euro i forpligtede bevillinger, der var fremført fra 2011 til 2012, blev annulleret i 2012. Heraf vedrørte 1,93 millioner euro samarbejdsaftaler med medlemsstater, som ikke havde absorberet det fulde beløb, de var blevet tildelt.	Ikke relevant
2012	I 2012 var der samlet set indgået forpligtelser for 93 % af bevillingerne, hvilket tyder på, at forpligtelserne blev indgået rettidigt. Omfanget af forpligtede bevillinger, der blev fremført til 2013, var imidlertid højt med 36,7 millioner euro (19 % af de samlede forpligtede bevillinger), hvoraf 21,7 millioner euro vedrørte afsnit II (administrationsudgifter) og 14,1 million euro afsnit III (aktionsudgifter). Hovedårsagen til det høje fremførselsniveau var, at kontoret først sent modtog fakturaer for varer og tjenesteydelser, der blev leveret i 2012. Mere specifikt for afsnit II skyldtes det høje fremførselsniveau også en række flerårige kontrakter vedrørende opførelsen af kontorets nye bygning (6,09 millioner euro) og indgåelsen af aftaler vedrørende it-udvikling (7,67 millioner euro). For så vidt angår afsnit III havde fremførslerne i stor udstrækning relation til de samarbejdsaftaler, som var indgået med medlemsstater, og for hvilke omkostningsanmeldelserne først skulle indsendes i 2013 (8,13 millioner euro). Hertil kommer, at der i de sidste måneder af 2012 blev bestilt oversættelsesydelser (5,43 million euro), som først skulle betales i 2013.	Ikke relevant

(1) Minimumsværdien var i aftalen fastsat til 16,3 millioner euro. Der blev i 2011 leveret tjenester for i alt 14,5 millioner euro.

(2) Betalingen blev afholdt over budgettet for 2012.

BILAG II

Kontoret for Harmonisering i det Indre Marked (Alicante)

Beføjelser og aktiviteter

Unionens kompetenceområde i henhold til traktaten

Artikel 36 og 56 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde

Frie varebevægelser

[...] forbud eller restriktioner [...] som er begrundet i hensynet til [...] beskyttelse af industriel og kommerciel ejendomsret [...] må hverken udgøre et middel til vilkårlig forskelsbehandling eller en skjult begrænsning af samhandelen mellem medlemsstaterne.

[der er] forbud mod restriktioner, der hindrer fri udveksling af tjenesteydelser inden for Unionen, for så vidt angår statsborgere i medlemsstaterne, der er bosat i en anden medlemsstat end modtageren af den pågældende ydelse. [...]

Kontorets beføjelser

(Rådets forordning (EF) nr. 207/2009)

(Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 386/2012)

Formål

At gennemføre EU-lovgivningen om varemærker og design, som giver virksomhederne ret til ensartet beskyttelse på hele Unionens område.

At fremme drøftelse, forskning, uddannelse, kommunikation, skabelse af avancerede it-støtteredskaber og udbredelse af bedste praksis om forhold vedrørende intellektuelle ejendomsrettigheder.

Opgaver

—	At modtage og indføre ansøgninger om registrering

—	At undersøge, om ansøgningerne opfylder kravene til registrering, og om der er overensstemmelse med EU-lovgivningen

—	At søge efter ældre nationale varemærker hos medlemsstaternes myndigheder for industriel ejendom

—	At bekendtgøre ansøgninger

—	At behandle indsigelser fra tredjemand

—	At registrere varemærker, hhv. afslå ansøgninger

—	At behandle begæringer om fortabelse af ret til varemærker eller om at få erklæret varemærker ugyldige

—	At behandle klager over afgørelser.

—	At forbedre forståelsen for værdien af intellektuel ejendomsret

—	At forbedre forståelsen for omfanget og konsekvenserne af krænkelser af intellektuelle ejendomsrettigheder

—	At fremme kendskabet til bedste praksis i den offentlige og private sektor med hensyn til beskyttelse af intellektuelle ejendomsrettigheder

—	At bistå med at gøre borgerne mere bevidste om konsekvenserne af krænkelser af intellektuelle ejendomsrettigheder

—	At forbedre ekspertisen hos de personer, der beskæftiger sig med håndhævelse af intellektuelle ejendomsrettigheder

—	At fremme kendskabet til tekniske værktøjer til forebyggelse og imødegåelse af krænkelser af intellektuelle ejendomsrettigheder, herunder sporingssystemer, der bidrager til at sondre mellem ægte produkter og forfalskede produkter

—

At stille mekanismer til rådighed, der bidrager til at forbedre onlineudvekslingen mellem myndigheder i medlemsstaterne, der arbejder på området for intellektuelle ejendomsrettigheder, af information vedrørende håndhævelse af intellektuelle ejendomsrettigheder samt fremme samarbejdet med og imellem disse myndigheder

—	I samråd med medlemsstaterne at arbejde på at fremme det internationale samarbejde med tredjelandes kontorer for intellektuelle ejendomsrettigheder med henblik på at udforme strategier og udvikle teknikker, kvalifikationer og værktøjer til håndhævelse af intellektuelle ejendomsrettigheder.

Ledelse

Administrationsrådet

Sammensætning

—	En repræsentant for hver medlemsstat og en repræsentant for Kommissionen samt deres suppleanter.

Opgaver

—	At rådgive præsidenten i spørgsmål inden for kontorets beføjelser

—	At opstille lister over ansøgere (artikel 125) til posterne som præsident, vicepræsidenter samt formænd for og medlemmer af appelkamrene.

Præsidenten for kontoret

—	Udnævnes af Rådet på grundlag af en liste med højst tre ansøgere, som opstilles af administrationsrådet.

Budgetudvalget

Sammensætning

—	En repræsentant for hver medlemsstat og en repræsentant for Kommissionen samt deres suppleanter.

Opgaver

—	At vedtage budgettet og de finansielle bestemmelser, at meddele præsidenten decharge, at fastsætte prisen på søgningsrapporterne.

Afgørelser i forbindelse med sagsbehandlingen

træffes af:

a)	undersøgerne

b)	indsigelsesafdelingerne

c)	afdelingen for administration af varemærker og for juridiske spørgsmål

d)	annulationsafdelingerne

e)	appelkamrene

Ekstern revision

Den Europæiske Revisionsret

Dechargemyndighed

Kontorets budgetudvalg.

Kontorets disponible ressourcer i 2013 (2012)

Budget

418 (429) millioner euro.

Personale pr. 31. december 2013

861 (775) stillinger i stillingsfortegnelsen, heraf besatte: 731 (680) + 171 (138) andre ansatte (hjælpeansatte, udstationerede nationale eksperter, lokalt ansatte og vikarer samt særlige rådgivere)

Stillinger i alt: 902 (818),

Produkter og tjenesteydelser i 2013 (2012)

Varemærker

Ansøgninger: 1 14 421(1 07 924)

Registreringer: 98 092(95 645)

Indsigelser: 17 006(16 634)

Klager ved appelkamrene: 2 602(2 339)

Uafgjorte klager: 2 361(2 352)

Design

Indsendte mønstre: 95 429(92 175)

Registrerede mønstre: 84 056(78 658)

Kilde: Kontoret.

KONTORETS SVAR

11.

Harmoniseringskontoret og de nationale myndigheder er i færd med at træffe foranstaltninger for at mindske det høje antal bortfaldne fremførsler. Der er iværksat et pilotprojekt, som omfatter halvårlige gennemførelsesrapporter. Det er planen, at pilotprojektet med rapporterne skal udvides til også at omfatte de vigtige projekter, Harmoniseringskontoret indgår i sammen med de nationale myndigheder, så snart pilotprojektet har fået større tilslutning. Harmoniseringskontoret vil også se på, om det er muligt at tilpasse kontrakterne (for 2015) med de nationale myndigheder for at mindske antallet af unødvendige fremførsler.

12.

Ovennævnte tiltag vil mindske det høje antal fremførsler, navnlig under afsnit III, men også i en vis udstrækning under afsnit II. Derudover er Harmoniseringskontoret sammen med Oversættelsescentret i færd med at indføre et system for at mindske antallet af fremførsler ved årets udgang. Som Retten nævner skyldes det høje antal fremførsler under afsnit II også udvidelsen af Harmoniseringskontorets hovedsæde og udviklingen på it-området.

Harmoniseringskontoret er i færd med at træffe foranstaltninger for bedre at kunne kontrollere de beløb, der fremføres hvert år.

13.

I overensstemmelse med de internationale kvalitetsstandarder (ISO 27001) og de interne kontrolstandarder (ICS 10), som er vedtaget af Harmoniseringskontorets budgetudvalg, har Harmoniseringskontoret indført en forretningskontinuitetsplan (BCP). Den indgår nu også i rammefinansforordningen for 2013.

I november 2006 blev administrationsrådet og budgetudvalget informeret om Harmoniseringskontorets strategi, som de godkendte. Strategien er baseret på et scenarie, der består af tre niveauer (niveau 0: en krisestyringsgruppe, niveau 1: grupper vedrørende it og logistik, genopretningskoordinering og global kommunikation, niveau 2: grupper, der arbejder med genopretning). Medarbejdere på standby-tjeneste har ret til betaling ifølge personalevedtægten. Disse betalinger opføres under en bestemt budgetpost og aktualiseres (i overensstemmelse med organisationens behov) og godkendes hvert år.

Forretningskontinuitetsplanen blev udarbejdet efter en omfattende konsekvensanalyse med hjælp fra eksterne konsulenter og dækker ALLE Harmoniseringskontorets aktiviteter.

Harmoniseringskontoret har 25 funktioner med permanent standby-tjeneste. Godtgørelserne til ansatte på standby-tjeneste beløb sig i 2013 til 4 02 458 euro. Årsagerne til, at forretningskontinuitetsplanen indeholder en så omfattende struktur, er følgende:

Harmoniseringskontoret har en stor kontaktflade og er meget synlig i forhold til sine interessenter. Det skal derfor sikre adgang til en operationel e-business-tjeneste døgnet rundt for sine brugere og sikre, at de hurtigt får svar. Hvis it-systemet bryder sammen, vil det få alvorlige konsekvenser for forretningskontinuiteten. Kontinuiteten i driften er derfor vigtig for hele Harmoniseringskontoret og omfatter alle afdelinger (synligheden af aktiviteter, f.eks. samarbejdsaktiviteter med medlemsstater og inden for rammerne af observationscentrets kompetenceområder, interaktionen med kontoret i Bruxelles, supporten til telearbejdere, koordineringen af gebyropkrævningen (automatisk it-system, som anvendes af hele kontoret) og ikke mindst de ansatte, der arbejder med udbud og kontrakter, og som spiller en central og foruddefineret rolle i forbindelse med den økonomiske side af OHIM’s arbejde i tilfælde af et it-nedbrud).

Det brede spektrum af leverandører og deres internationale baggrund gør, at der er et stort behov for formel dokumentation, og at vi er afhængige af et velfungerende it-system.

Disse forhold mener vi begrunder de forskelle, der er mellem Harmoniseringskontoret og andre agenturer.

Harmoniseringskontoret har allerede anvendt standby-personale to gange, siden ordningen blev indført. Sidste gang var i forbindelse med det nye websted.

De standby-godtgørelser, der blev udbetalt i 2013, beløber sig til under 0,5 % af de samlede udgifter under afsnit I. Disse udgifter er også mindre end de indtægter, Harmoniseringskontoret indkasserer på én dag via sine onlinetjenester.

Harmoniseringskontoret vil tage Rettens bemærkning i betragtning, når vi foretager vores årlige gennemgang af processer, procedurer og ordninger med henblik på løbende at forbedre dem.

14.	Harmoniseringskontoret noterer sig, at Retten betragter alle forholdene i dens bemærkninger fra de foregående år som værende afsluttede eller ikke længere relevante.

Top