This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52013TA1213(02)
Report on the annual accounts of the Office of the Body of European Regulators for Electronic Communications for the financial year 2012, together with the Office’s replies
Beretning om årsregnskabet for Støttekontoret for Sammenslutningen af Europæiske Tilsynsmyndigheder inden for Elektronisk Kommunikation for regnskabsåret 2012 med støttekontorets svar
Beretning om årsregnskabet for Støttekontoret for Sammenslutningen af Europæiske Tilsynsmyndigheder inden for Elektronisk Kommunikation for regnskabsåret 2012 med støttekontorets svar
EUT C 365 af 13.12.2013, p. 9–14
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
13.12.2013 |
DA |
Den Europæiske Unions Tidende |
C 365/9 |
BERETNING
om årsregnskabet for Støttekontoret for Sammenslutningen af Europæiske Tilsynsmyndigheder inden for Elektronisk Kommunikation for regnskabsåret 2012 med støttekontorets svar
2013/C 365/02
INDLEDNING
1. |
Støttekontoret for Sammenslutningen af Europæiske Tilsynsmyndigheder inden for Elektronisk Kommunikation (herefter »støttekontoret«), der ligger i Riga, blev oprettet ved Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1211/2009 (1). Støttekontorets vigtigste opgave er at yde faglig og administrativ bistand til Sammenslutningen af Europæiske Tilsynsmyndigheder inden for Elektronisk Kommunikation (BEREC) og under repræsentantskabets vejledning at indsamle og analysere oplysninger om elektronisk kommunikation og formidle bedste reguleringspraksis blandt de nationale tilsynsmyndigheder, som f.eks. fælles fremgangsmåder, metoder eller retningslinjer for EU-regelsættets gennemførelse (2). |
OPLYSNINGER TIL UNDERBYGNING AF REVISIONSERKLÆRINGEN
2. |
Retten har valgt en revisionsmetode, der omfatter analytiske revisionshandlinger, direkte test af transaktioner og en vurdering af centrale kontroller i støttekontorets overvågnings- og kontrolsystemer. Dette suppleres med bevis opnået fra arbejde udført af andre revisorer (hvis relevant) og en analyse af ledelsens udtalelser. |
REVISIONSERKLÆRING
3. |
I overensstemmelse med artikel 287 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF) har Retten:
|
Ledelsens ansvar
4. |
Ifølge artikel 33 og 43 i Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 (5) har ledelsen ansvaret for at udarbejde et årsregnskab for støttekontoret, som giver et retvisende billede, og for, at de transaktioner, som ligger til grund for regnskabet, er lovlige og formelt rigtige:
|
Revisors ansvar
5. |
Det er Rettens ansvar på grundlag af sin revision at afgive en erklæring til Europa-Parlamentet og Rådet (7) om årsregnskabets rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. Retten udfører sin revision i overensstemmelse med IFAC's Internationale Standarder om Revision og etiske regler og INTOSAI's internationale standarder for overordnede revisionsorganer. Ifølge disse standarder skal Retten planlægge og udføre revisionen med henblik på at opnå høj grad af sikkerhed for, om støttekontorets årsregnskab er uden væsentlig fejlinformation, og om de transaktioner, der ligger til grund for det, er lovlige og formelt rigtige. |
6. |
Revisionen omfatter udførelse af handlinger med henblik på at opnå revisionsbevis vedrørende beløbene og oplysningerne i regnskabet og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. De valgte handlinger afhænger af revisors vurdering, herunder en vurdering af risikoen for væsentlig fejlinformation i regnskabet og for, at de underliggende transaktioner i væsentligt omfang ikke opfylder kravene i Den Europæiske Unions retlige ramme, uanset om det skyldes besvigelser eller fejl. Ved vurderingen af disse risici tager revisor både hensyn til den interne kontrol, som skal sikre, at der udarbejdes et retvisende årsregnskab, og til de overvågnings- og kontrolsystemer, der er indført for at sikre de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed, og udformer revisionshandlinger, der er passende efter omstændighederne. Revisionen omfatter også en vurdering af, om den anvendte regnskabspraksis er passende, og om de regnskabsmæssige skøn er rimelige, samt en vurdering af den samlede præsentation af regnskabet. |
7. |
Retten mener, at det tilvejebragte revisionsbevis er tilstrækkeligt og egnet som grundlag for denne revisionserklæring. |
Erklæring om regnskabets rigtighed
8. |
Det er Rettens opfattelse, at støttekontorets årsregnskab i alt væsentligt giver et retvisende billede af dets finansielle stilling pr. 31. december 2012 samt af resultaterne af dets transaktioner og pengestrømme i det afsluttede regnskabsår, i overensstemmelse med bestemmelserne i dets finansforordning og de regnskabsregler, som Kommissionens regnskabsfører har fastsat. |
Erklæring om lovligheden og den formelle rigtighed af de transaktioner, der ligger til grund for regnskabet
9. |
Det er Rettens opfattelse, at de transaktioner, der ligger til grund for støttekontorets årsregnskab for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2012, i alt væsentligt er lovlige og formelt rigtige. |
10. |
Bemærkningerne i det følgende drager ikke Rettens erklæringer i tvivl og skal ses i lyset af, at 2012 var det første år, støttekontoret var i drift, og at alle støttekontorets procedurer endnu ikke er fastlagt. |
BEMÆRKNINGER OM REGNSKABETS RIGTIGHED
11. |
Regnskabsføreren havde endnu ikke godkendt støttekontorets regnskabssystem. |
BEMÆRKNINGER OM TRANSAKTIONERNES LOVLIGHED OG FORMELLE RIGTIGHED
12. |
Der var fremført forpligtede bevillinger til et beløb af 61 500 euro (10 % af de samlede fremførte forpligtede bevillinger), som ikke svarede til retlige forpligtelser, og disse fremførsler var derfor regelstridige. |
BEMÆRKNINGER OM DEN INTERNE KONTROL
13. |
Støttekontoret havde endnu ikke implementeret de interne kontrolstandarder »Objectives and performance indicators« (intern kontrolstandard 5), »Processes og procedures« (intern kontrolstand 8), »Document management« (intern kontrolstandard 11) og »Information og Communication« (intern kontrolstandard 12). |
14. |
Der er ikke fastlagt en procedure for registrering og afhændelse af anlægsaktiver, og der er ikke foretaget en opgørelse over den faktiske beholdning. |
15. |
Procedurerne for fastlæggelse, godkendelse og registrering af undtagelser og afvigelser fra retningslinjer og procedurer er ikke implementeret. |
BEMÆRKNINGER OM BUDGETFORVALTNINGEN
16. |
Omkring 101 000 euro, svarende til 45 % af de forpligtede bevillinger, der var fremført fra 2011, bortfaldt. Bevillinger for 2012 til et beløb af 545 000 euro, 17 % af de samlede 2012-bevillinger, blev ikke anvendt og bortfaldt ligeledes. Der blev i alt fremført 611 000 euro i forpligtede bevillinger til 2013, hvilket svarer til 19 % af de samlede bevillinger. Det tyder på problemer i planlægningen og/eller gennemførelsen af støttekontorets aktiviteter. Fremførslerne til 2012 skyldtes primært forsinkelser i ansættelsen af personale, og at der manglede en effektiv ordning til sikring af, at de tjenesterejseudgifter, eksperterne anmelder, forelægges og godtgøres rettidigt. |
17. |
Forberedelsen, gennemførelsen og dokumentationen af indkøbsprocedurerne kan forbedres betydeligt. For eksempel blev forholdet mellem pris og kvalitet ikke prioriteret tilstrækkelig højt i procedurerne for indgåelse af aftaler, og de almindelige tildelingskriterier var ikke blevet yderligere opdelt i underkriterier med henblik på at muliggøre en klar og sammenlignelig evaluering af buddene. |
ANDRE BEMÆRKNINGER
18. |
De gennemgåede ansættelsesprocedurer afslørede en række væsentlige mangler med hensyn til gennemsigtighed: spørgsmålene til de skriftlige prøver og samtalerne blev fastlagt, efter at udvælgelseskomitéen havde gennemgået ansøgningerne, det var ikke fastsat, hvor mange point der mindst skulle til for at få adgang til de skriftlige prøver, komme til en samtale og blive opført på listen over egnede kandidater. Udnævnelser og ændringer i udvælgelseskomitéens sammensætning var ikke blevet godkendt af ansættelsesmyndigheden. |
19. |
Hovedparten af støttekontorets ansatte er beskæftiget med administrative opgaver eller støttefunktioner og har ingen rejseaktivitet, men alle har fået en mobiltelefon med et månedligt maksimumsforbrug på ca. 50 euro. Der er ingen kontrol til overvågning af privat brug. |
20. |
Støttekontoret har ikke en likviditetspolitik. Ved udgangen af 2012 var alle likvide midler (1,6 millioner euro) indsat i én bank (BBB-rating (8)). |
OPFØLGNING PÅ SIDSTE ÅRS BEMÆRKNINGER
21. |
En oversigt over de korrigerende foranstaltninger, der er truffet som reaktion på de bemærkninger, Retten fremsatte sidste år, vises i bilag I. |
Vedtaget af Afdeling IV, der ledes af Louis GALEA, medlem af Revisionsretten, i Luxembourg på mødet den 15. juli 2013.
På Revisionsrettens vegne
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
Formand
(1) EUT L 337 af 18.12.2009, s. 1.
(2) En oversigt over støttekontorets beføjelser og aktiviteter vises i bilag II til orientering.
(3) Denne omfatter balancen og resultatopgørelsen, pengestrømsopgørelsen, opgørelsen over ændringer i nettoaktiver samt en oversigt over væsentlige regnskabspraksis og andre forklarende bemærkninger.
(4) Denne omfatter regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen og bilaget til regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen.
(5) EFT L 357 af 31.12.2002, s. 72.
(6) De regnskabsregler, som Kommissionens regnskabsfører har fastsat, er baseret på de internationale regnskabsstandarder for den offentlige sektor (International Public Sector Accounting Standards, IPSAS), som er udgivet af International Federation of Accountants, og, når det er relevant, på International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS) udgivet af International Accounting Standards Board.
(7) Artikel 185, stk. 2, i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (EFT L 248 af 16.9.2002, s. 1).
(8) Ifølge en note fra Kommissionens regnskabsfører dateret den 27.10.2008 bør den kortfristede rating som minimum være A-1.
BILAG I
Opfølgning på sidste års bemærkninger
År |
Rettens bemærkninger |
Korrigerende foranstaltning (Afsluttet/I gang/Ikke igangsat/Ikke relevant) |
2011 |
På støttekontorets budget for 2011, som forvaltningsudvalget har vedtaget, var bevillingerne kun fordelt på afsnit og kapitler og ikke på artikler og konti. Det er ikke i overensstemmelse med princippet om specificering. |
Afsluttet |
2011 |
Retten konstaterede 21 tilfælde til en samlet værdi af 94 120 euro, hvor bevillinger, som ikke svarede til retlige forpligtelser, var fremført til 2012. Disse fremførsler var derfor ikke i overensstemmelse med reglerne. |
I gang |
2011 |
Støttekontoret havde endnu ikke vedtaget og implementeret alle de interne kontrolstandarder. Navnlig var der ikke indført et centralt fakturaregister og et register over undtagelser. |
Afsluttet (fakturaregister) I gang (register over undtagelser) |
2011 |
Støttekontoret bør gøre sine ansættelsesprocedurer mere gennemsigtige. Spørgsmålene til de mundtlige og skriftlige prøver blev først udarbejdet, efter at udvælgelseskomitéen havde gennemgået ansøgningerne, der forelå ingen afgørelse fra ansættelsesmyndigheden om udnævnelsen af udvælgelseskomitéen, og medlemmernes lønklasse var ikke anført. |
I gang |
BILAG II
Støttekontoret for Sammenslutningen af Europæiske Tilsynsmyndigheder inden for Elektronisk Kommunikation (Riga)
Beføjelser og aktiviteter
Unionens kompetenceområder i henhold til traktaten (Artikel 114 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde) |
Tilnærmelse af lovgivningerne om elektronisk kommunikation |
||||||||||
Støttekontorets beføjelser (Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1211/2009) |
Støttekontorets beføjelser er fastsat i forordning (EF) nr. 1211/2009. Støttekontoret, jf. artikel 6, yder faglig og administrativ bistand til BEREC. Det udfører sine opgaver under repræsentantskabets vejledning. |
||||||||||
Ledelse |
Støttekontoret består af:
som deler hele det administrative og finansielle ansvar, herunder også ansvaret for personalet. Dog er alene forvaltningsudvalget ansvarligt for ansættelse af personale (art. 7, stk. 4). Repræsentantskabet giver vejledning om de tjenesteydelser og produkter, som støttekontoret leverer, og som er specificeret under »produkter og tjenesteydelser i 2012«. |
||||||||||
Støttekontorets disponible ressourcer i 2012 |
Endeligt budget: 3,1 million euro (ændringsbudget 1/2012) Ansatte pr. 31. december 2012: 22 |
||||||||||
Produkter og tjenesteydelser i 2012 |
Under repræsentantskabets vejledning har støttekontoret leveret følgende tjenesteydelser:
|
||||||||||
Kilde: Støttekontoret. |
STØTTEKONTORETS SVAR
11. |
Den nyudnævnte regnskabsfører (december 2012) har fremsat forslag til den anvisningsberettigede om nødvendige foranstaltninger, der fuldt ud skal gennemføres inden udgangen af juli 2013, som en forudsætning for godkendelse af regnskabssystemet. |
12. |
For at håndtere regelstridige fremførsler af forpligtelser er BEREC-kontoret begyndt at udarbejde en finansiel håndbog. I denne håndbog (der for øjeblikket, i juni 2013, befinder sig i sin afsluttende fase) vil følgende emner blive behandlet i et særskilt kapitel vedrørende budgetmæssige forpligtelser: Definitionen, vilkårene, opfølgningsproceduren og de dertil hørende arbejdsgange, der vil blive implementeret i organisationen med henblik på de fremførsler, der vil blive gennemført mod slutningen af året. |
13. |
Alle de interne kontrolstandarder bliver nu efterset som følge af det begrænsede eftersyn, som den interne revisionstjeneste foretog i marts 2013. Mod slutningen af juni vil BEREC-kontoret give et detaljeret svar og fremlægge forslag til en realistisk tidsplan for kommende aktiviteter. |
14. |
I BEREC-kontorets finansielle håndbog (der for øjeblikket, i juni 2013, befinder sig i sin afsluttende fase) vil lagerstyringsprocedurerne blive behandlet i et særskilt kapitel vedrørende aktiver. BEREC-kontoret vil foretage en komplet inventaropgørelse efter indkøb af nødvendigt udstyr i løbet af tredje kvartal i 2013. |
15. |
En intern administrativ instruks blev vedtaget den 18. juni 2012 med henblik på at anvende principperne i den interne kontrolstandard nr. 8. Politikken vedrørende "supplerende vejledning", der følger de gældende EF-retningslinjer (den såkaldte "undtagelsesrapportering", [SEC(2007)1341]) er ved at blive færdiggjort og vedtaget af den administrative direktør som Intern administrativ instruks af 11. juni 2013. |
16. |
Mængden af personale afsat til budgetforvaltning er for øjeblikket (juni 2013) ved at blive vurderet, som det også er tilfældet for indførelsen af et forvaltningsredskab til en bedre overvågning af budgetplanlægning og -gennemførelse, hvilket vil have en indvirkning på 2014-gennemførelsen. BEREC-kontoret vil endvidere træffe følgende korrigerende foranstaltninger for at sikre et passende niveau af fremførsler i fremtiden: En gennemgang af politikken for godtgørelser til eksperter, der deltager i møder, hvilket har den største indvirkning på fremførsler for øjeblikket, for at sikre, at indsamling af bilag foregår inden for en strammere og overholdt tidsfrist. |
17. |
For at sikre, at samtlige teammedlemmer foretager en korrekt gennemførelse af de nuværende indkøbsprocedurer vil der blive afholdt kurser i indkøb fra og med september 2013. Endvidere vil der blive taget konkrete skridt til at dokumentere procedurerne i et særskilt kapitel i den finansielle håndbog (der for øjeblikket, i juni 2013, befinder sig i sin afsluttende fase). |
18. |
Fra og med 2013, da den tilstrækkelige bemanding var opnået i afdelingen for administration og økonomi, er ensartetheden i ansættelsesprocedurerne sikret af støttekontorets personaleteam via politikker og retningslinjer. Nye retningslinjer, der omfatter trin og ansvarsområder, er blevet udviklet i maj 2013 og gennemført for ansættelsesprocedurer i 2013. Deklarationer om interessekonflikter er blevet efterset, og fra og med 2013 er spørgsmålene til de skriftlige prøver og samtalerne samt minimum antal point blevet fastlagt før gennemgang af ansøgningerne. |
19. |
Der er udarbejdet en omfattende politik, der vil blive vedtaget i juni 2013, og som vil regulere følgende: principper for forbrug udelukkende i tjenesteøjemed, principper for overvågning af mobiltelefonforbruget og forebyggelse af misbrug; sikkerhedsforanstaltninger. Endvidere vil tildeling af mobiltelefoner blive afgjort af den ansvarlige linjechef efter en konkret og individuel vurdering. |
20. |
Den nyudnævnte regnskabsfører har taget skridt til at sikre, at der indgås en anden kontrakt med en bankserviceudbyder med et højere ratingniveau inden udgangen af august 2013. |
21. |
Ingen kommentarer. |