52003DC0755

MEDDELELSE FRA KOMMISSIONEN OM BYGNINGSPOLITIK OG INFRASTRUKTURER I BRUXELLES

INDHOLDSFORTEGNELSE

1. INDLEDNING

2. HANDLINGSPRINCIPPER

2.1. Integrering af Kommissionens bygninger i bymiljøet

2.1.1. Diversificering af aktiviteterne i EU-kvarteret

2.1.2. Udvikling af EU's image

2.1.3. Udstikning af byplanlægningsrammen

2.2. Forbedring af bygningernes tilgængelighed og kvalitet

2.2.1. Bygningernes tilgængelighed

2.2.2. Bygningernes kvalitet

2.3. En mobilitetspolitik

2.3.1. Transport mellem Kommissionens bygninger

2.3.2. Transport til arbejdsstedet

2.4. Arbejdslivets rammer og betingelser

2.4.1. Et egnet arbejdsmiljø

2.4.2. Sociale infrastrukturer, der opfylder behovene

3. GENNEMFØRELSE AF BYGNINGSPOLITIKKEN PÅ KORT OG MELLEMLANG SIGT

3.1. Kontorsituationen ved udgangen af 2003

3.2. Årene 2004 og 2005, en overgangsperiode

3.3. Overvejelse af en alternativ placering for tjenestegrenene

4. VEDTAGELSE AF EN STRATEGI FOR LEJE, ERHVERVELSE OG RENOVERING AF BYGNINGER

5. INTERINSTITUTIONELT SAMARBEJDE

6. BYPLANUDKASTET FOR EU-KVARTERET

7. KONKLUSIONER

8. Bilag I - Handlingsplan

9. Bilag II - Procedure for udstedelse af byggetilladelser

1. INDLEDNING

Efter at medlemsstaterne på mødet i Edinburgh den 12. december 1992 havde truffet beslutning om, at Kommissionen fast skulle have sit hovedsæde i Bruxelles, blev det muligt at gå i gang med at planlægge bygningsbehovene som skitseret i to meddelelser fra henholdsvis 1996 [1] om bygningspolitikken i Bruxelles og Luxembourg og 1999 [2] om bygningspolitikken i Bruxelles.

[1] SEK (96) 1095 endelig af 18. juni 1996.

[2] KOM (1999) 713 endelig af 16. december 1999.

Der blev i disse meddelelser lagt vægt på tre hovedmål:

- rationel etablering af tjenestegrenene og forbedring af personalets arbejdsvilkår

- i højere grad køb af bygninger

- øget dialog med de belgiske myndigheder for at forlige opfyldelsen af Kommissionens bygningsbehov med byplanlægningen og befolkningens ønsker i betragtning af den virkning, Kommissionens bygningspolitik har for bymiljøet i Bruxelles.

Ved udgangen af 2003 rådede Kommissionen over et etageareal på 734 000 m , og alle institutionerne havde tilsammen næsten 1 600 000 m , dvs. ca. 45 % af etagearealet i kontorbygningerne i EU-kvarteret.

Disse tal viser EU-institutionernes voksende betydning økonomisk set. Med deres tilstedeværelse skabes der mærkbare finansielle bidrag [3]. Institutionernes driftsudgifter blev i 1998 anslået til at have en positiv virkning i størrelsesordenen 27 mia. BEF [4] for økonomien i hovedstadsregionen Bruxelles. Hertil kommer de økonomiske virkninger af tilstedeværelsen af institutionernes ansatte og deres familier, dvs. over 50 000 personer. Og i øvrigt har der også udviklet sig en lang række sektorer, f.eks. Europaskolerne, diplomatiet, pressen, repræsentationskontorer, internationale foreningers eller interesseorganisationers kontorer, banker og virksomhedsservice, der ligeledes yder et finansielt bidrag til den lokale økonomi og de offentlige budgetter.

[3] «L'impact socio-économique des Institutions européennes et internationales dans la région de Bruxelles - Capitale » - Iris consulting, 1998.

[4] Af de i 1998 anslåede 42 mia. for hele Belgien. Omregnet til EUR svarer de 27 mia. BEF til ca. 670 000 000 EUR.

Set i et byplanlægningsperspektiv er EU-kvarteret præget af en modsætningsfyldt arkitektur, en indelukkethed, der giver trafikproblemer, og en næsten enerådende anvendelse af kvarterets bygninger til administrationskontorer eller virksomheder i servicesektoren, hvilket skaber en ubalance.

Kommissionen tilstræber på den baggrund at medvirke til en harmonisk udvikling af kvarteret for med sine bygninger og initiativer at bidrage effektivt til en forbedring af EU's image i overensstemmelse med den politik, den står for bl.a. på det sociale område og med hensyn til miljø og energi. Dette omfatter også arbejdslivets vilkår, herunder transport mellem hjem og arbejdssted og adgangsforholdene til bygningerne for handicappede personer.

Eftersom Kommissionens bygningspolitik har direkte indflydelse på dens personales arbejdsvilkår bl.a. hvad angår sikkerhed, hygiejne og velvære på arbejdspladsen og ligeledes hvad angår de sociale aspekter, må den også tilrettelægges under hensyntagen til de beføjelser, der ifølge vedtægten tilkommer personaleudvalget og de relevante paritetiske udvalg [5].

[5] CSHT, COCEPE, CPRE, COPAS, CASS

Dette er et stadig gældende princip, og de mål, der er opstillet i meddelelserne fra 1996 og 1999 er fortsat relevante, men overvejelserne om Kommissionens bygningspolitik og infrastrukturudviklingen på mellemlang sigt må foregå i en bredere sammenhæng, der også dækker følgende fire områder:

- integrering af Kommissionens bygninger i bymiljøet på en måde, der afspejler institutionens rolle og giver den et nyt image

- bygningernes tilgængelighed og kvalitet

- mobiliteten i Bruxelles-byområdet

- forbedring af arbejdslivets rammer og betingelser set i relation til socialpolitikken, herunder også transporten mellem hjem og arbejdssted.

Disse fire områder må stå som principper for udviklingen af bygningspolitikken og infrastrukturerne i Bruxelles i de kommende år.

Ved denne kvalitative tilgang skal der desuden tages hensyn til udvidelsen, forøgelsen af personalet og modtagelsen af medarbejdere fra de nye medlemsstater, som vil kræve en omorganisering af bygningsparken og de sociale infrastrukturer.

Ved udgangen af 2003 er situationen i Bruxelles præget af et pres på kontorarealerne og mangel på vuggestue- og børnehavepladser.

Desuden påvirker koncentrationen af alle institutionernes bygninger i det begrænsede område, der udgør EU-kvarteret, direkte prisen på leje og køb af bygninger og også forvaltningen af kontorarealerne.

Udgifterne til bygninger har i de seneste år udvist en vis stabilitet set i forhold til etagearealet [6], men dette hører sandsynligvis allerede fortiden til. Der er flere både økonomiske og tekniske tegn på, at priserne i EU-kvarteret vil stige. Udgifterne vil også blive større i 2005 med overtagelsen af Berlaymont-bygningen og senere med den nye JECL-bygning.

[6] Udgifterne var på 123 mio. EUR i 1996 for 612 000 m og 158,2 mio. EUR i 2003 for 734 000 m .

Det bliver derfor nødvendigt at træffe en række foranstaltninger for at forlige det øgede behov og budgetbegrænsningerne og at søge at opnå større effektivitet inden for den eksisterende budgetramme ved:

- indførelse af en strategi for bygningserhvervelse og udvikling af gunstige finansieringsmåder

- overvejelse af, på hvilke betingelser Kommissionen kunne begynde at udvikle en alternativ placering af sine tjenestegrene uden for EU-kvarteret

- styrkelse af samarbejdet mellem institutionerne.

Tanken om et samarbejde eller et partnerskab mellem institutionerne og de belgiske myndigheder understøttes også af det byplanlægningsudkast for EU-kvarteret [7], som blev offentliggjort den 3. oktober 2003 på initiativ af den belgiske stat. Kommissionen skal oplyse, hvilke retningslinjer den agter at følge vedrørende samtlige forslag i udkastet.

[7] Ombudsplan Bru/Eur Médiateur - Aries consultants. Undersøgelse bestilt af premierministerens kontor og ministerpræsidenten for hovedstadsregionen Bruxelles' kabinet.

De nedenfor foreslåede beslutninger og retningslinjer kommer til at udgøre grundlaget for de flerårige programmer, der skal udarbejdes af Kontoret for Infrastruktur og Logistik i Bruxelles (OIB), som etableredes pr. 1. januar 2003. De vil fra 2004 blive indskrevet i OIB's årlige arbejdsprogram og gennemført under hensyntagen til de administrative regler, Kommissionen [8] har fastlagt for iværksættelsen af sin politik på dette område.

[8] K(2003)570/5 af 22. juli 2003.

Denne politik er baseret på en velovervejet udvikling af EU-kvarteret, så Bruxelles kan blive en hovedstad i harmoni med sin stilling som symbol på den europæiske identitet.

2. HANDLINGSPRINCIPPER

2.1. Integrering af Kommissionens bygninger i bymiljøet

Der kan sættes ind på tre områder, nemlig diversificering af aktiviteterne i EU-kvarteret, udvikling af EU's image via dets bygninger og deltagelse i udstikningen af byplanlægningsrammen.

2.1.1. Diversificering af aktiviteterne i EU-kvarteret

Diversificeringen af aktiviteterne i EU-kvarteret må bygge på en tilskyndelse til at tilstræbe en blanding af kontorer, forretninger og boliger.

Formålet med at udvikle kvarteret som bolig- og butiksområde er at skabe liv, så de kendte problemer som f.eks. usikkerhed i øde gader på visse tidspunkter og adgang til nærbutikker kan blive løst.

Vedrørende boliger i EU-kvarteret tilkendegiver Kommissionen derfor en principielt positiv holdning på den betingelse, at udviklingen styres af de myndigheder, der skal udstede byggetilladelser.

Med hensyn til forretninger vil Kommissionen fremme indretning af offentligt tilgængelige lokaler, herunder butikker, i stueetagen af sine bygninger.

Hvad angår aktivitetstyperne, må der i denne forbindelse tages hensyn til såvel kravene vedrørende arbejdssikkerhed- og hygiejne, der vil blive en del af de nye bestemmelser om standardbygninger, som bevarelsen af institutionens image.

2.1.2. Udvikling af EU's image

Det image, EU-kvarteret giver, skal forbedres - så vidt muligt i samarbejde med de belgiske myndigheder - ved at bidrage til en bedre byplanlægning og ved at søge at højne den arkitektoniske kvalitet af Kommissionens bygninger.

Arbejdet med at udvikle EU's image drejer sig også om dets bygninger for det første ved at vælge en kvalitetsarkitektur, der forener effektivitet, enkelhed og æstetik, og for det andet ved at sørge for, at hver bygning kommer til at virke indbydende og åben udadtil.

Det første af disse mål, kvalitetsarkitektur, er ikke i strid med budgetbegrænsningerne, men hviler på

- en tilstrækkelig evne til at planlægge bygningserhvervelser eller lejemål, så det bliver muligt at øve indflydelse på bygherrernes og arkitekternes valg under hensyntagen til de administrative begrænsninger [9]. Der er taget højde for dette i den opgave, Kommissionen har pålagt OIB [10], herunder udarbejdelse af et flerårigt program for bygningspolitik

[9] Se bilag II vedrørende proceduren for udstedelse af byggetilladelser.

[10] Beslutning om oprettelse af OIB af 6. november 2002 - K (2002) 4368 endelig.

- OIB-arkitektgruppens mulighed for at kommentere arkitekturprojekterne, når de forelægges den på et tilstrækkeligt tidligt stadium i udarbejdelsen

- iværksættelse - efter vurdering af budgetvirkningerne - af internationale arkitektkonkurrencer om fuldstændig renovering af bygninger, hvor OIB står som bygherre, eller opførelse af nye, store bygninger, der i betydelig grad kan påvirke bymiljøet.

Det andet mål, dvs. bygninger, der kan give institutionen et image af åbenhed, er i øjeblikket genstand for intern overvejelse i en tværtjenstlig og tværinstitutionel gruppe, som OIB er formand for, og som er sammensat af repræsentanter for Generalsekretariatet, generaldirektoraterne ADMIN, PRESS og EAC, GOPA og repræsentanter for de andre institutioner. Denne gruppe skal udarbejde retningslinjer og forslag om dels fremme af EU-idéen ved anvendelse af bl.a. institutionernes bygninger i EU-kvarteret, dels forbedring af modtagelsen af EU-borgerne og lettelse af kontakten med dem. De to første konkrete tiltag, som denne gruppe har udformet, og som vedrører bygningernes synlighed og modtagelsen, vil blive forelagt de berørte generaldirektorater og tjenestegrene til gennemførelse. Denne arbejdsgruppe har også som en prioritet påtaget sig at fastlægge indholdet af budskabet om EU-idéen samt den måde, det skal udbredes på.

2.1.3. Udstikning af byplanlægningsrammen

Opstillingen af en byplanlægningsramme, der omfatter Kommissionens bygninger, forudsætter en styrkelse af dens rolle i forhold til de belgiske myndigheder.

I øjeblikket er Kommissionens medvirken begrænset, på samme måde som for en borger, til deltagelse i grupper for drøftelse af, hvordan kvarterets kvalitet kan forbedres. Denne stilling svarer slet ikke til, hvad det egentlig drejer sig om, eller institutionens plads i udviklingen af EU-kvarteret.

Som en af de større økonomiske aktører i ejendomssektoren må Kommissionen stile efter på forhånd at kunne deltage i udformningen af projekter for planlægning og udvikling af bygningskomplekser og/eller gader side om side med de belgiske myndigheder og samtidig at blive fuldgyldig aktør i beslutningsprocessen.

Opfyldelsen af et sådant mål forudsætter, at der er en enkelt samtalepartner for værtslandets vedkommende i form af et offentligt organ, der har tilstrækkelige beføjelser med hensyn til byudvikling. Det forhold, at beslutningerne i Bruxelles-regionen nu træffes på en række forskellige niveauer, er faktisk en hindring for en sammenhængende politik på området. Kun hvis de belgiske myndigheder kommer med et udspil i den retning, kan der gøres en koordineret og effektiv indsats for konkret at realisere forpligtelsen om at gøre Bruxelles til EU's hovedstad, en forpligtelse, som også Kommissionen har andel i.

Set i den sammenhæng ønsker Kommissionen, at der på de kompetente myndigheders foranledning oprettes et offentligt organ som samlingspunkt for de berørte administrative niveauer.

Til opfyldelse af dette mål om en harmonisk og sammenhængende udvikling forpligter Kommissionen sig på sin side til at styrke samarbejdet med de andre EU-institutioner.

2.2. Forbedring af bygningernes tilgængelighed og kvalitet

2.2.1. Bygningernes tilgængelighed

Spørgsmålet om bygningernes tilgængelighed har tre aspekter:

- Adgangsmidler, dvs. transportformer og kollektiv eller individuel transport, som omtalt under mobilitetsproblematikken nedenfor. [11]

[11] Punkt 2.3.

- Lette adgangsforhold for offentligheden som helhed bl.a. ved bedre skiltning i EU-kvarteret og - med støtte fra de belgiske myndigheder - ved gennemførelse af et tiltag af samme type som det, der blev iværksat vedrørende «sentier de l'Europe». Da dette initiativ imidlertid fortsat står i stampe, vil der blive taget hensyn til de vanskeligheder, der har været ved behandlingen af sagen om det.

- Tilgængeligheden for handicappede, specielt mindre mobile personer og personer med nedsat syn eller hørelse. Kommissionen må anvende de nødvendige regler, herunder «håndbogen om normer for standardbygninger», og midler for at få indført den bedste praksis, også med udgangspunkt i de gældende europæiske normer. Dette princip må udformes inden for rammerne af en afbalanceret budgetmæssig tilgang og under hensyntagen til bygningernes tekniske begrænsninger.

2.2.2. Bygningernes kvalitet

Bygningernes kvalitet stiller krav i to henseender:

- I teknisk henseende må Kommissionen sørge for et højt niveau med hensyn til indretning og udstyr på grundlag af bl.a. anbefalingerne og den bedste praksis på miljøområdet og særlig bygningernes energimæssige ydeevne [12]. Dette udstyrsniveau omfatter sikkerheds-, hygiejne- og brandalarmsystemer, der opfylder lovgivningens krav, og som har til formål at beskytte mennesker og ting. Dette dobbeltkrav vil indgå i «håndbogen om normer for standardbygninger».

[12] I overensstemmelse med direktiv 2002/91/EF af 16. december 2002 om bygningers energimæssige ydeevne.

- I driftsmæssig henseende, hvor der må tilstræbes effektivitet og sammenhæng ved at søge at samle de enkelte generaldirektorater og tjenestegrene i en og samme bygningsenhed, og hvor byggeselskaberne må tilskyndes til at tilpasse bygningernes arkitektur til de behov og krav, der gør sig gældende for de tjenestegrenene, der anvender bygningerne, så det bliver muligt at forbedre personalets arbejdsmiljø og velvære.

Opfyldelsen af disse mål vil blive befordret af den flerårige bygningsplanlægning, som OIB skal iværksætte.

2.3. En mobilitetspolitik

Det femte program for EF's politik og virke inden for miljøet og bæredygtig udvikling, som Ministerrådet vedtog den 1. februar 1993, gjorde forvaltning af mobiliteten til et af hovedpunkterne i en bæredygtig udvikling.

Kommissionens beslutning [13] om miljøbeskyttelse i institutionens administration slog til lyd for, at en mobilitetspolitik var nødvendig.

[13] KOM (97) 2155 af 16. juli 1996.

I en situation med en forværring af transportforholdene i Bruxelles-området og som umiddelbar følge heraf øget forurening og flere trafikpropper må Kommissionen som en af de største arbejdsgivere i området inden for rammerne af sin politik yde sit bidrag til en samlet forbedring af transportforholdene, også for sit personale.

Et vigtigt aspekt af den byplanlægnings- og mobilitetspolitik, Bruxelles-regionen for nylig har fastlagt, er en betydelig reduktion af forholdet mellem kontorbygningernes etageareal og antallet af parkeringspladser [14]. Denne lovgivning vil gælde for alle nye eller renoverede kontorbygninger i Bruxelles-regionen og på længere sigt også få direkte virkninger for Kommissionen, særlig med hensyn til reglerne for tildeling af parkeringspladser.

[14] Det nuværende forhold er 1 parkeringsplads for hver 75 m , og det vil blive reduceret til 1 parkeringsplads for hver 200 m .

Kommissionens mobilitetspolitik må således kædes sammen med de valg, der bliver truffet vedrørende placeringen af kontorbygninger og sociale infrastrukturer, og ligeledes overvejelserne om transportforholdene (rejse mellem hjem og arbejdssted) og alternative arbejdsformer såsom telearbejde, idet der tages hensyn til byplans- og miljøbegrænsningerne.

Den omfatter to særskilte dele, der supplerer hinanden, nemlig transport mellem Kommissionens forskellige bygninger, og transport mellem hjem og arbejdssted, herunder skoler, børnehaver og vuggestuer.

Med udgangspunkt i byplans- og miljøbegrænsningerne bør der foretages en samlet overvejelse af konkrete foranstaltninger, der kan træffes inden for mobilitetspolitikken, herunder hvorledes de skal finansieres, for at skabe bedre balance mellem anvendelsen af de forskellige transportformer [15].

[15] Kommissionen råder i øjeblikket over 10 000 parkeringspladser, der årligt hver koster mellem 1 000 og 1 500 EUR, og med STIB fører den en samarbejdspolitik, der årligt koster i alt 300 000 EUR.

2.3.1. Transport mellem Kommissionens bygninger

Som følge af tjenestegrenenes forholdsvis spredte placering bestræber Kommissionen sig på at iværksætte pålidelige og troværdige alternative løsninger for transporten mellem arbejdsstederne og samtidig at mindske denne transports virkninger for trafikpropperne og forureningen i EU-kvarteret.

Siden 1998 har der været sat ind på at fremme brugen af kollektiv transport ved at gøre anvendelsen af buslinjerne 21 og 22 gratis mod forevisning af tjenestekort. Den 1. juli 2001 etableredes der en busforbindelse mellem EU-kvarteret og lufthavnen Bruxelles National, som kan benyttes gratis af tjenestemænd, der skal på tjenesterejse. Siden den 1. januar 2003 har personalet i bygninger, der er decentralt placeret i forhold til EU-kvarteret (Beaulieu, Demey), og de tekniske tjenester, der bevæger sig meget rundt mellem Kommissionens bygninger, desuden haft mulighed for gratis benyttelse af STIB-nettet (Société des Transports Intercommunaux de Bruxelles).

Cykling fremmes også, og der stilles tjenestecykler til rådighed for personalet til transport mellem Kommissionens bygninger. Denne politik kan dog ikke slå fuldt igennem, uden at der etableres sikre cykelstier.

Som et supplement til disse nuværende foranstaltninger sørges der jævnligt for information om de alternative transportmuligheder, Kommissionen tilbyder sit personale, og der foretages rundspørger for at få kendskab til personalets transportvaner og dets viden om de faciliteter, Kommissionen stiller til rådighed for det.

Disse initiativer viser, at en fornuftig politik kan give tilfredsstillende resultater. Af et rundspørge i september 2002 blandt ca. 4 000 ansatte fremgik det bl.a., at 63 % anvendte buslinje 22, der kører mellem så godt som alle Kommissionens bygninger. Der er således grund til at bekræfte og styrke princippet om, at bygningerne skal være placeret der, hvor der er gode transportfaciliteter, dvs. metro, bus eller sporvogn eller på længere sigt det regionale ekspresnet (Réseau Express Régional).

Der bør fremover lægges vægt på øget anvendelse af alternative transportformer, det være sig individuelle eller kollektive, og forbedring af kendskabet til de muligheder, personalet har. I den forbindelse tilstræbes der et styrket samarbejde med Société des Transports Interurbains de Bruxelles og også med de kompetente lokale myndigheder om udvikling af cykelstier.

Hvad midler angår, må Kommissionen desuden være i stand til at sørge for mobilitetsmuligheder for handicappet personale. Mobilitetsplanen vil omfatte passende foranstaltninger.

2.3.2. Transport til arbejdsstedet

Rundspørget i september 2002 viste også, at 56 % af de adspurgte anvendte deres private køretøj til at komme på arbejde, bl.a. på grund af manglende alternativer og/eller af familie- eller arbejdsmæssige årsager.

Her skal der således opbygges et punkt i mobilitetspolitikken, og det kan ikke adskilles fra de valg, der træffes med hensyn til tjenestegrenenes placering, og nødvendigheden af at undgå, at kontorbygningerne og også de sociale infrastrukturer kommer til at ligge for spredt.

Der vil først og fremmest blive gjort status ved en undersøgelse om trafikstrømmene og de transportformer, der anvendes til og fra Kommissionens bygninger, herunder i forbindelse med skoler, vuggestuer og børnehaver, for at udstikke hovedlinjerne i en fremtidig mobilitetsplan.

På grundlag af resultaterne af denne undersøgelse vil der blive fremlagt en række muligheder, der kan indgå i en strategi for udvikling af mobiliteten, som kan være med til at forbedre transporten mellem hjem og arbejdssted og bidrage til at formindske de kroniske trafik- og forureningsproblemer i Bruxelles-området.

Der kan imidlertid allerede nu træffes en række foranstaltninger for at opnå en mere rationel anvendelse af de private transportformer (f.eks. samkørsel) og en større brug af offentlige transportmidler. Der bør sættes ind med hensyn til både servicekvaliteten i den offentlige transport og tilgængeligheden for så mange som muligt.

Overvejelserne om muligheden, herunder med hensyn til selvfinansiering, af en samlet aftale med Société de Transport Intercommunaux de Bruxelles må fortsætte for at nå frem til en aftale med det formål, at personalet kan rejse på hele dette selskabs rutenet. Kommissionen vil i den forbindelse også undersøge, hvilke tilskyndelser der skal til for at øge brugen af den offentlige transport.

Tilsvarende må Kommissionen ud fra antallet af berørte personer vurdere muligheden af at blive administrator af anmodninger om abonnement fra det personale, der anvender det nationale jernbaneselskabs (Société Nationale des Chemins de fer Belge) net, eventuelt i samråd med de andre institutioner.

De to sidstnævnte foranstaltninger kunne give en stærk tilskyndelse til at anvende disse transportmuligheder.

Fremme af brugen af cykel har medført, at Kommissionen har sørget for en særlig indretning til cykler i bygningerne og parkeringskældrene, og denne politik skal styrkes ved udvikling af cykelparkeringspladser og sanitetsinstallationer til cyklister. Der må desuden rettes henvendelse til de belgiske myndigheder om udvikling af cykelstier.

På begge disse punkter må samarbejdet med de kompetente myndigheder i Bruxelles-området styrkes.

Bestræbelserne for at fremme mobilitetsugen vil således få en ny dimension i og med, at Kommissionen bedre vil kunne bevidstgøre sit personale i kraft af de konkrete foranstaltninger, den har truffet.

Kommissionen må vise sin politiske vilje både over for sit personale og over for sine partnere i de andre institutioner og de belgiske politiske myndigheder. Kommissionen kan derfor ikke andet end tilslutte sig de initiativer, der tages for at udvikle den offentlige transport, herunder den regionale jernbanetransport (Réseau Express Régional).

2.4. Arbejdslivets rammer og betingelser

Udformning af en mobilitetspolitik og et velovervejet valg af de steder, hvor kontorbygningerne er placeret, er vigtige medvirkende faktorer til kvalitet i arbejdslivet og privatlivet, men også et egnet arbejdsmiljø og sociale infrastrukturer, der opfylder behovene, er to afgørende faktorer.

2.4.1. Et egnet arbejdsmiljø

De flerårige programmer for bygningspolitikken, som opstilles af OIB, er baseret på planlægning af behovene for kontorlokaler og andre lokaler til generaldirektoraterne og tjenestegrenene. Denne planlægning bygger på Kommissionens politiske prioriteter, den forudsete udvikling i personalet og budgetoverslagene. Den skal muliggøre en bedre kvantitativ og kvalitativ tilpasning af arealerne.

Kvantitativt vil OIB ud fra de tekniske kriterier i den «håndbog om husningsbetingelser», der er under udarbejdelse, fordele de samlede arealer efter de behov, som hvert generaldirektorat eller hver tjenestegren har tilkendegivet ved en årlig høring. Hver af disse enheder bliver ansvarlig for forvaltningen af det areal, den således tildeles på en rationel og rimelig måde, således som anført i Kommissionens beslutning om de administrative regler for OIB. [16] OIB yder på generaldirektoraternes og tjenestegrenenes anmodning fornøden teknisk støtte til en optimal udnyttelse af de tildelte arealer.

[16] Jf. fodnote 8.

Kvalitativt vil OIB ud over de regler, der gælder ifølge ovennævnte [17] «håndbog om normer for standardbygninger», især sørge for, at bygningernes eller bygningsgruppernes størrelse stemmer overens med størrelsen af de generaldirektorater eller tjenestegrene, som de skal huse, så de operationelt kan udgøre et sammenhængende hele. Dette mål må imidlertid ses i forhold til den hurtige udvikling i nogle generaldirektorater eller tjenestegrene, som kan vanskeliggøre realiseringen. OIB vil også sørge for tilstrækkelig kvalitet i indretningen, så der tages hensyn til ergonomi og komfort, og de individuelle arbejdsbetingelser bliver så optimale som muligt.

[17] Punkt 2.2.2.

En god forvaltning af arealerne, herunder nødvendigheden af en vis manøvremargen, særlig i forbindelse med udvidelsen, og en vis lethed i organiseringen af flytninger og omrokeringer, kræver fastholdelse af princippet om en reserve på 5 % for Kommissionens kontorarealer, jf. ovennævnte meddelelse af 18. juni 1996 [18].

[18] SEK (96) 1095 endelig af 18.6.1996, s. 2.

Der er nu en overvejelse i gang med hensyn til udviklingen i arbejdsmetoderne, såsom tidsbestemt deling af kontorer og hjemmearbejde. Men der kræves også en overvejelse af, hvorledes arealerne anvendes, herunder f.eks. kontorlandskaber. Disse overvejelser har ikke til formål at foreskrive en model frem for en anden. De skal tjene til at opnå en rationel og god udnyttelse af kontorarealerne og give tjenestegrenene mulighed for at vælge de arbejdsrammer, der bedst passer til deres behov.

2.4.2. Sociale infrastrukturer, der opfylder behovene

For at opfylde reformens mål er der fastsat en række prioriteter med hensyn til restaurationsservice, adgang til sportsfaciliteter for personalet i nærheden af EU-kvarteret og børnepasningsfaciliteter, som sorterer under bygnings- og infrastrukturpolitikken.

Den første af disse prioriteter er etablering af et integreret børnepasningssystem, som opfylder strenge normer og omfatter vuggestuer, børnehaver, fritidshjem og friluftsliv for børn samt skoler. Det er et væsentligt led i den sociale politik.

Et af hovedpunkterne i Kommissionens sociale politik er at forbedre mulighederne for børnepasning, så arbejdsliv og privatliv bedre kan forenes. [19]

[19] Beslutning K(2002)842 af 4. marts 2002.

Der må derfor lægges særlig vægt på udviklingen af vuggestue-, børnehave- og fritidshjemsinfrastrukturen, ikke mindst i forbindelse med udvidelsen, for at personalet fra de nye medlemsstater kan få så gode modtagelses- og tilpasningsvilkår som muligt.

I Bruxelles mangler der vuggestue-, børnehave- og fritidshjemspladser, og denne mangel vil kun kunne afhjælpes på mellemlang sigt, hvis der gøres en aktiv og betydelig indsats for at erhverve eller leje passende bygninger.

Kommissionen sørger for, at der stilles de nødvendige infrastrukturer til rådighed til vuggestuer, børnehaver og fritidshjem, som anvendes i fællesskab af personalet ved samtlige institutioner undtagen Parlamentet for vuggestuernes vedkommende.

Hvad vuggestuer angår, råder Kommissionen ikke over en tilstrækkelig kapacitet til at dække alle behov, og der er fortsat en længere venteliste. Situationen på det lokale marked og det ekstra behov, der forventes i forbindelse med udvidelsen, gør kun dette underskud endnu større.

I betragtning af dette voksende behov er en række projekter blevet undersøgt for at få to nye vuggestuer. Den forventede åbning af den første nye vuggestue i slutningen af 2006 eller begyndelsen af 2007 ved Boulevard du Triomphe vil ikke være nok til at dække underskuddet.

Samtidig med at der fortsat arbejdes på at få etableret endnu en ny vuggestue i nærheden af enten kontorbygninger eller Europaskolerne, må OIB nu ty til midlertidige løsninger for at imødekomme de store behov, der forventes at være i årene 2004-2007.

Behovet for fritidshjem og friluftsfaciliteter for børn vokser i nogenlunde samme takt som for vuggestuernes og børnehavernes vedkommende.

Den hidtil fulgte politik har været at etablere fritidshjem i forbindelse med Europaskolerne, og dette princip fastholdes ved drøftelserne om åbning af en fjerde Europaskole.

Friluftsfaciliteterne for børn organiseres nu til dels ved det interinstitutionelle center i Overijse.

Dette center, der også omfatter sportsinfrastruktur, er blevet forældet. Anvendelsen af det må derfor tages op til overvejelse. Der er indledt en undersøgelse af, om en renovering vil være rentabel, og den vil blive sammenholdt med en analyse af alternative løsninger, som der nu også arbejdes med. Det har på det lokale marked vist sig, at der kan tilbydes adgang til sportsfaciliteter på gunstige vilkår i forskellige klubber i Bruxelles-området.

Restaurationsfaciliteter i nærheden af arbejdsstederne er et aspekt, der tages i betragtning ved indgåelsen af kontrakter om leje eller forpagtning med forkøbsret af nye bygninger afhængigt af den geografiske beliggenhed. Dette led i den sociale politik indebærer også, at de mest forældede restaurationsfaciliteter renoveres.

3. GENNEMFØRELSE AF BYGNINGSPOLITIKKEN PÅ KORT OG MELLEMLANG SIGT

De ovenfor omtalte principper træder i forlængelse af, hvad der har været Kommissionens tankegang siden meddelelsen af 1999 [20], nemlig at samle og koncentrere bygningerne, så tjenestegrenene kan få rammer for at fungere godt, og mobilitetspolitikken kan blive mere effektiv, samt at renovere bygninger for at bevare et kvalitetsbetonet arbejdsmiljø og at rationalisere ved at tilpasse bygningernes størrelse efter behovet hos de tjenestegrene, som de skal huse.

[20] Jf. fodnote 2.

Gennemførelsen af bygningspolitikken på kort og mellemlang sigt skal stemme overens med dette tredobbelte mål under hensyntagen til situationen ved udgangen af 2003, men også åbne op for en overvejelse af, om en alternativ placering af nogle tjenestegrene vil være hensigtsmæssig ud fra et fremtidsskøn baseret på en række indikatorer, der viser en reel risiko for, at ejendomsmarkedet og økonomien kommer under pres i EU-kvarteret.

3.1. Kontorsituationen ved udgangen af 2003

Den er præget af fire forhold:

a) En spændt situation med hensyn til de disponible arealer.

Kommissionen råder over et kontorareal på 734 000 m fordelt på 53 bygninger.

Dette areal dækker Kommissionens basisbehov, dvs. 718 000 m [21], men det dækker kun delvis [22] den reserve, som ikke er fordelt mellem generaldirektoraterne og tjenestegrenene, og som er nødvendig, jf. ovenfor. [23]

[21] Dette tal svarer til den samlede population, Kommissionen skal huse, multipliceret med 35 m . Sidstnævnte parameter er fastlagt i dokument Dok-IX/2689/83 af 1.4.1984 « Rapport nr. 2 til Europa-Parlamentet om EF-institutionernes bygningspolitik», udarbejdet af den interinstitutionelle gruppe for bygningspolitik. Tallet fremkommer således: 12 m til kontor, 12 m til sanitet, gange og arkiver og gennemsnitligt 11 m til arealer til specifik anvendelse (indgang, mødelokaler, restauranter, sale...).

[22] Knap 50%.

[23] Jf. punkt 2.4.1.

Alt i alt slutter 2003 med et underskud på 20 000 m for reservens vedkommende, hvad der ikke bidrager til en forbedring af husningssituationen for personalet.

b) Fordeling mellem tre poler af uens størrelse og præg, hvilket ikke er gunstigt for tjenestegrenenes virksomhed og kontinuitet. [24]

[24] Genève-polen omfatter 2 bygninger med 28 000 m , Beaulieu omfatter 6 bygninger med 59 000 m og Quartier Léopold 45 bygninger med 647 000 m .

c) En vis uensartethed i bygningernes størrelse, hvilket medfører, at mange generaldirektorater og tjenestegrene er delt i bygninger placeret forskellige steder. Kun 15% af bygningerne har et areal på over 20 000 m .

d) Realisering af en sammenhængende politik for erhvervelse af kvalitetsbygninger i EU-kvarteret, som nu tegner sig for 42 % af kontorarealerne, svarende til næsten en fordobling siden 1998.

3.2. Årene 2004 og 2005, en overgangsperiode

Denne periode vil danne optakt til en rationalisering af anbringelsen af generaldirektoraterne og tjenestegrenene.

I løbet af 2004 vil Berlaymont blive stillet til rådighed for Kommissionen i selve centrum af EU-kvarteret.

Når denne nye bygning kommer til, vil bygningerne i Genève-kvarteret blive opgivet, og der skal forhandles om kontrakter vedrørende visse bygninger til erstatning for Berlaymont, som i øjeblikket finansieres af den belgiske stat. De ovenfor beskrevne principper vil blive lagt til grund for de valg, der skal træffes mellem disse forskellige bygninger.

Uden at foregribe de valg, der vil blive truffet om, hvilke generaldirektorater og tjenestegrene der skal rykke ind i Berlaymont, vil flytningerne muliggøre samlinger bl.a. i Breydel-bygningen.

Flytningen fra JECL-bygningen, der nu forudses at finde sted i 2005, vil blive planlagt efter, hvornår Berlaymont-bygningen stilles til rådighed, og hvornår der findes en løsning for Generaldirektoratet for Oversættelse, som nu er placeret i bygningen.

I årene 2006 og 2007 skal Kommissionen tage stilling til genforhandling af udløbne kontrakter eller opgivelse af elleve bygninger, som den nu anvender, og som har et samlet areal på 113 500 m .

I øvrigt vil den forventede oprettelse af en række agenturer kræve yderligere etageareal [25].

[25] Det skal erindres, at agenturerne selv finansierer deres bygninger.

Denne situation viser, at det er nødvendigt at overveje muligheden af, at nogle af Kommissionens tjenestegrene placeres et andet sted med tilfredsstillende adgangsforhold og i nærheden af en effektiv offentlig transport.

3.3. Overvejelse af en alternativ placering for tjenestegrenene

Kommissionens tilstedeværelse i EU-kvarteret skyldes ikke alene historiske forhold, men hænger også sammen med en række funktionelle forhold. Alle EU-institutionerne er med tiden rykket ind i det, der er blevet «EU-kvarteret». Denne nærhed giver ubestridelige fordele med hensyn til kommunikation og arbejdsforbindelser for de generaldirektorater og tjenestegrene, der regelmæssigt og ofte har kontakt med de andre institutioner. Desuden byder EU-kvarteret på fordele, hvad angår offentlig transport.

Koncentrationen og udviklingen af alle institutionernes tjenestegrene i EU-kvarteret kan imidlertid på sigt medføre risiko for inflation i priserne på kontorbygninger, også selv om det interinstitutionelle samarbejde styrkes.

Parlamentet og Rådet forudser i dag en betydelig vækst inden for de næste fem år i forbindelse med udvidelsen.

Mens disse institutioner fungerer på en sådan måde, at deres tjenestegrene må være geografisk koncentreret, har Kommissionen mulighed for at placere tjenestegrene, der ikke behøver at være i umiddelbar nærhed af dens hovedsæde og de andre institutioner, uden for EU-kvarteret. I den forbindelse må der foretages en analyse af de faktiske funktionelle behov for så vidt angår visse generaldirektoraters, agenturers og tjenestegrenes tilstedeværelse midt i EU-kvarteret.

Denne analyse bør lægges an på principperne om koncentration og samling af generaldirektorater og tjenestegrene, der beskæftiger sig med de samme politiske emner.

Dette initiativ kunne stimulere konkurrencen og lægge en dæmper på det opadgående pres på huslejer og overtagelsespriser.

Faciliteterne med hensyn til tilgængelighed, kommunikation og en effektiv offentlig transport, muligheder for at forbedre transporten mellem hjem og arbejdssted, kort afstand til EU-kvarteret, ekspansionsmuligheder for denne alternative placering, tilstedeværelse af forretninger og sociale infrastrukturer og muligheder for at give stedet et EU-image må være afgørende kriterier i overvejelserne og for det valg, der træffes.

4. VEDTAGELSE AF EN STRATEGI FOR LEJE, ERHVERVELSE OG RENOVERING AF BYGNINGER

Meddelelsen fra 1996 [26] indeholdt de to hovedkonklusioner fra den interinstitutionelle tekniske gruppe vedrørende bygningsprogrammer og finansieringsvilkår:

[26] Jf. fodnote 1.

- - på lang sigt er det mere rentabelt at købe end at leje

- - på kort sigt har leje en mindre bebyrdende årlig virkning end køb.

Disse konklusioner er så meget mere relevante i dag som det med Kommissionens fortsatte tilstedeværelse i EU-kvarteret ved køb vil være muligt dels at stabilisere placeringerne, dels at begrænse de ofte negative virkninger af markedsudsving og -tilfældigheder.

Det er imidlertid også nødvendigt at bevare en vis fleksibilitet, så Kommissionen kan tilpasse sin strategi efter de fremtidige behov, og her kan leje komme ind som en smidig måde til at forvalte arealerne i dens bygningspark på.

De retningslinjer, der er fastlagt siden 1996, og den fra da af indledte erhvervelsespolitik viser nødvendigheden af, at der udformes en ejendomspolitik baseret på den strategiske værdi af de bygninger, der skal erhverves.

Denne ejendomspolitik skal hvile på tre budgetaspekter:

a) betaling af afgifter i 27 år inden for forpagtningskontrakter med købsoption, som er den eneste vej til ejendomsret, der juridisk set er forenelig med de finansielle regler, og som i øvrigt gør det muligt ved opnåelse af reelle rettigheder over bygningerne at nyde godt af bestemmelserne i protokollen om privilegier og immuniteter

b) inden for de eksisterende budgetregler at kunne indgå kontrakter om bygningsprojekter i tilstrækkelig god tid til at sikre sig, at bygningerne er til rådighed, og at produkterne bliver i overensstemmelse med Kommissionens behov

c) omkostningerne på længere sigt ved renoveringen af bygningerne, for hvilken der skal opstilles en planlægning, og som vil nødvendiggøre passende budgetløsninger og specialiserede strukturer inden for OIB, således at det kan blive bygherre for sine renoveringsprojekter.

Kommissionen må også have effektive redskaber på områderne udvælgelse og finansiering af bygninger.

Med hensyn til udvælgelse skal en uafhængig undersøgelse foretaget af en ekstern ekspert give Kommissionens tjenestegrene et solidt grundlag for at forhandle ud fra bygningens tilstand og tendensen på ejendomsmarkedet i Bruxelles i forhold til bygningens geografiske beliggenhed.

Med hensyn til finansiering vil fastsættelsen af afgiften for forpagtning med købsoption normalt foregå ved hjælp af finansmarkederne. Denne metode har vist sig effektiv ud fra et budgetsynspunkt, eftersom rentesatsen har været særlig fordelagtig i de tilfælde, hvor Kommissionen har anvendt denne finansieringsmetode. Købsoptionen udøves, så snart kontraktbetingelserne tillader det. For at sikre Kommissionens faktiske rettigheder over bygninger, der forpagtes med købsoption, kan det komme på tale at anvende «Special Purpose Vehicles (SPV)», dvs. særskilte juridiske enheder i forhold til de ejendomsselskaber, der har de forpagtede ejendomme, for på den måde at få denne finansielle risiko isoleret, hvis denne løsning frembyder ubestridelige fordele.

5. INTERINSTITUTIONELT SAMARBEJDE

Det interinstitutionelle samarbejde hviler i øjeblikket på mandatet til den interinstitutionelle arbejdsgruppe vedrørende infrastruktur, logistik og interne tjenester. [27]

[27] Inter-Institutionnal Infrastructure, Logistics and Internal Services Working Group - ILISWG

Denne gruppes hovedformål er at koordinere institutionernes aktiviteter for at opnå stordriftsfordele på det brede kompetenceområde, den er tillagt med hensyn til alle aspekter af bygningspolitik, infrastrukturer og logistik. Den skal også koordinere institutionernes stilling over for værtslandets myndigheder.

I den forbindelse fungerer den som en aktiv gruppe for udveksling af information om hver institutions mål med hensyn til bygninger og gør det muligt at foregribe markedsbevægelserne.

Den er ansvarlig for udarbejdelse af politiske forslag til forelæggelse for den interinstitutionelle generalsekretærgruppe.

Enten inden for denne gruppe eller ved udvikling af fælles og samordnede aktioner må der ske en styrkelse af det interinstitutionelle samarbejde om vurdering af de langsigtede behov og om søgning efter, forhandling om og finansiering af bygninger. Dette vil være absolut påkrævet, eftersom en planlægning bliver stadig mere nødvendig som følge af institutionernes øgede behov og de snævre budgetrammer.

6. BYPLANUDKASTET FOR EU-KVARTERET

Denne plan, som de belgiske myndigheder fremlagde den 3. oktober 2003, omfatter mange forslag for EU-kvarteret og drejer sig navnlig om samarbejde og de institutionelle aktørers deltagelse i udviklingen af dette projekt, bl.a. på det finansielle plan, skabelse af et vigtigt kulturelt centrum, blanding af aktiviteter for at bryde kvarterets funktionelle ensidighed, mobilitet for at skabe en ny balance mellem transportformerne, udvikling og fornyelse af offentligt tilgængelige arealer og - som et vigtigt aspekt - sikkerhed.

Kommissionen opfatter de generelle retningslinjer for projektet som positive, og nogle af konklusionerne er sammenfaldende med anbefalingerne i denne meddelelse. Den ønsker at være med i de overvejelser, der skal finde sted med henblik på iværksættelsen af projektet. I den forbindelse vil den for de tekniske spørgsmåls vedkommende være repræsenteret af direktøren for OIB. På det politiske plan vil den fortsat være repræsenteret af kommissæren med ansvar for administration. Men den ønsker også at påpege, at forslagenes rækkevidde med hensyn til infrastrukturer og konsekvenserne af et partnerskab på det finansielle plan, som foreslået af de belgiske myndigheder, kræver en interinstitutionel tilgang, bl.a. med henblik på eventuel skabelse af et passende juridisk og budgetmæssigt grundlag.

7. KONKLUSIONER

Kommissionen anmodes om:

- at godkende retningslinjerne i denne meddelelse og den vedlagte handlingsplan

- at give OIB til opgave i juni 2004 at fremlægge konkrete forslag til gennemførelse af principperne i denne meddelelse og at vurdere virkningerne heraf, for så vidt angår de nødvendige ressourcer, med henblik på forelæggelse for kommissærkollegiet i juli 2004

- at indlede iværksættelsen af disse retningslinjer ved målrettede punktaktioner, der er forenelige med budgetbegrænsningerne og de tildelte bevillinger, under overholdelse af principperne i denne meddelelse og i overensstemmelse med de konkrete forslag, der skal fremlægges i juni 2004

- at fremsende denne meddelelse til Europa-Parlamentet, Rådet for Den Europæiske Union og de belgiske myndigheder.

8. BILAG I - HANDLINGSPLAN

>TABELPOSITION>

>TABELPOSITION>

9. BILAG II - PROCEDURE FOR UDSTEDELSE AF BYGGETILLADELSER

Byggetilladelser gives af kommunerne eller regionen.

De kan kun gives af kommunerne, hvis ansøgningerne respekterer den regionale arealanvendelsesplan (Plan Régional d'Affectation du Sol (PRAS)), der inddeler regionens område i arealer til kontorer, arealer til boliger, blandede arealer osv.

Tilladelserne gives af regionen på grundlag af artikel 139 i den regionale byplanlægningsforordning «Ordonnance Régionale sur l'urbanisme», der giver offentlige institutioner mulighed for at indgive ansøgning direkte til regionen.

Når ansøgningen er indgivet, foretages der en offentlig høring efter offentlig bekendtgørelse. Enhver kan fremsætte indsigelser eller bemærkninger. Efter denne undersøgelse afholdes der samråd, hvor den for projektet ansvarlige fremlægger en redegørelse for de kompetente myndigheder og enhver borger, der ønsker at tilkendegive sin mening.

På grundlag af udtalelsen fra dette samråd træffer den kompetente myndighed derefter beslutning om, hvorvidt tilladelsen skal gives. Hvis ansøgningen indgives til regionen, finder samrådet sted i de berørte kommuner, som fremsender en ikke bindende udtalelse til regionen.

Der er også fastsat bestemmelser om frister og klageadgang for hver procedure i den regionale ad hoc-forordning.