BILAG

RETNINGSLINJER VEDRØRENDE DE PRINCIPPER, KRITERIER OG VEJLEDENDE SKALAER, SOM KOMMISSIONENS TJENESTEGRENE SKAL ANVENDE VED FASTSÆTTELSE AF FINANSIELLE KORREKTIONER I HENHOLD TIL ARTIKEL 25 OG 26 I RÅDETS BESLUTNING 2004/904/EF

1.   PRINCIPPER

Finansielle korrektioner har til formål at genoprette en situation, hvor 100 % af de udgifter, der anmeldes med henblik på samfinansiering fra fonden, er i overensstemmelse med medlemsstaternes og Fællesskabets gældende regler og forskrifter. Der kan således opstilles en række hovedprincipper, som Kommissionens tjenestegrene skal anvende, når de fastsætter de finansielle korrektioner:

a)	Uregelmæssigheder er defineret i artikel 1, stk. 2, i forordning (EF) nr. 2988/95 (1). Uregelmæssigheder kan være systemiske eller optræde som en enkeltforeteelse.

b)

En systemisk uregelmæssighed er en fejl, der gentager sig på grund af alvorlige svagheder i de forvaltnings- og kontrolsystemer, som skal sikre korrekt regnskabsførelse og overholdelse af regler og forskrifter. — Hvis de gældende regler og forskrifter overholdes, og der træffes alle rimelige foranstaltninger til at forebygge, afsløre og korrigere svig og uregelmæssigheder, er der ikke behov for finansielle korrektioner. — Hvis de gældende regler og forskrifter overholdes, men det er nødvendigt at forbedre forvaltnings- og kontrolsystemerne, bør der fremsættes passende henstillinger til medlemsstaten, men der er ikke behov for finansielle korrektioner. — Hvis der kun opdages fejl på beløb under 4 000 EUR, skal medlemsstaten tilskyndes til at rette fejlene, uden at der indledes en procedure for finansielle korrektioner i henhold til artikel 25, stk. 2, i Rådets beslutning 2004/904/EF. — Hvis der er alvorlige svagheder i forvaltnings- eller kontrolsystemerne, som kan medføre systemiske uregelmæssigheder, især manglende overholdelse af gældende regler og forskrifter, bør der altid foretages finansielle korrektioner.

c)

Størrelsen af den finansielle korrektion fastsættes så vidt muligt på grundlag af de individuelle sager og svarer til det udgiftsbeløb, som i de pågældende tilfælde fejlagtigt er debiteret fonden. Det er dog ikke altid muligt eller praktisk gennemførligt at foretage specifikke kvantificerede korrektioner for hver enkelt omfattet projekt, eller det kan være i strid med proportionalitetsprincippet at annullere hele den berørte udgift. I sådanne tilfælde fastsætter Kommissionen korrektionerne ved ekstrapolation eller anvender faste satser.

d)

Når det er påvist, at ensartede individuelle kvantificerbare uregelmæssigheder forekommer i en lang række af andre operationer eller overalt i en foranstaltning eller et program, men det ikke er omkostningseffektivt at fastslå de uregelmæssige udgifter for hver enkelt projekt enkeltvis, kan den finansielle korrektion baseres på ekstrapolation. — Ekstrapolation kan kun anvendes, når en homogen population eller en delmængde af projekter med lignende træk kan identificeres, og når det kan bevises, at de er berørt af svagheden. I sådanne tilfælde ekstrapoleres resultaterne af en grundig gennemgang af et tilfældigt udvalgt repræsentativt udsnit af de individuelle sager til alle de sager, som den identificerede population omfatter, i overensstemmelse med almindeligt anerkendte revisionsstandarder.

e)

Faste satser bør anvendes i tilfælde af individuelle overtrædelser eller systemiske uregelmæssigheder, hvis finansielle virkning ikke er nøjagtigt kvantificerbar, fordi der er for mange variabler, eller fordi virkningen heraf er for diffus, f.eks. fordi uregelmæssigheden skyldes, at der ikke er gennemført en effektiv kontrol for at forebygge eller opdage den, eller at der ikke er gjort bestræbelser for at sikre, at en betingelse for at opnå støtte eller en fællesskabsbestemmelse overholdes, men hvor det ikke desto mindre ville være i strid med proportionalitetsprincippet helt at annullere den pågældende støtte. — Korrektioner med en fast sats fastlægges ud fra, hvor alvorlige manglerne i forvaltnings- og kontrolsystemet eller den individuelle overtrædelse er, og ud fra de finansielle virkninger af overtrædelsen. En liste over, hvad Kommissionen anser for at være hovedelementer og supplerende elementer i bedømmelsen af, hvor alvorlige manglerne er, er anført i punkt 2.2, og en vejledende skala for faste satser findes i punkt 2.3. Der anvendes faste korrektionssatser for alle udgifter, der vedrører den eller de pågældende foranstaltninger, medmindre manglerne var begrænset til bestemte udgiftsområder (individuelle projekter eller projekttyper); i så fald anvendes korrektionerne kun for disse udgiftsområder. De samme udgifter vil normalt ikke blive genstand for mere end én korrektion.

f)

På områder, hvor der kan udøves et vist skøn ved vurderingen af, hvor alvorlig overtrædelsen er, f.eks. i tilfælde af manglende overholdelse af miljøbetingelser, vil korrektioner være betinget af, at der er tale om en betydelig tilsidesættelse af reglerne, og at der er en klar forbindelse med den foranstaltning, som Fællesskabet samfinansierer.

g)

Uanset hvilken form for korrektion Kommissionen foreslår, får medlemsstaten altid mulighed for at godtgøre, at det reelle tab eller risikoen for fonden og uregelmæssighedens omfang eller alvorlighed har været mindre end vurderet af Kommissionens tjenestegrene. Proceduren og fristerne er anført i artikel 13, stk. 4-6, i denne beslutning.

h)

I modsætning til de korrektioner, som medlemsstaten foretager i henhold til artikel 25, stk. 2, i beslutning 2004/904/EF, vil finansielle korrektioner, som Kommissionen træffer beslutning om i henhold til artikel 26, stk. 3, i beslutning 2004/904/EF, altid medføre en nettoreduktion af de fællesskabsmidler, der er afsat til det pågældende program.

i)

Når medlemsstatens revisionssystem — revisionsret, interne eller eksterne revisioner — har afsløret uregelmæssigheder, og medlemsstaten foretager den nødvendige korrektion i henhold til artikel 25, stk. 2, i beslutning 2004/904/EF inden for en rimelig tid, kan Kommissionen ikke pålægge finansielle korrektioner i henhold til artikel 26, stk. 2, i beslutning 2004/904/EF, og medlemsstaten har ret til at omfordele de finansielle midler. I andre tilfælde kan Kommissionen foretage korrektioner på grundlag af resultaterne fra nationale revisionsorganer, ligesom når et EU-revisionsorgan har konstateret uregelmæssigheden. Når Kommissionen baserer sin stillingtagen på forhold, som er konstateret og fuldt ud dokumenteret af andre EU-revisionsorganer, drager den efter at have gennemgået eventuelle svar fra medlemsstaten sine egne konklusioner vedrørende de finansielle følger af sådanne forhold.

2.   KRITERIER OG SKALAER FOR FASTE KORREKTIONSSATSER

2.1.   Kriterier

Som anført i punkt 1 c) ovenfor kan der overvejes faste korrektionssatser, når oplysningerne fra undersøgelsen ikke giver tilstrækkeligt grundlag for nøjagtigt at vurdere de finansielle virkninger af et enkelt eller flere tilfælde af uregelmæssigheder, hverken ved statistiske metoder eller ved henvisning til andre verificerbare data, men dog fører til den konklusion, at medlemsstaten har undladt at foretage passende kontrol af de udbetalte beløbs støtteberettigelse.

Det bør overvejes at anvende faste korrektionssatser, når Kommissionen afslører tilfælde, hvor en kontrol, der eksplicit kræves i en forordning eller implicit kræves for at overholde en eksplicit regel, ikke er foretaget på tilfredsstillende måde (f.eks. begrænsning af støtten til en vis type projekter), og hvor dette kan føre til en systemisk uregelmæssighed. Det bør ligeledes overvejes at anvende faste korrektionssatser, når Kommissionen opdager alvorlige mangler i forvaltnings- og kontrolsystemerne, der fører til omfattende overtrædelser af gældende regler og forskrifter, eller når den opdager individuelle overtrædelser. Endvidere kan faste korrektionssatser anvendes, hvis medlemsstatens egne kontroltjenester afslører sådanne uregelmæssigheder, men medlemsstaten ikke inden for en rimelig tidsfrist træffer passende foranstaltninger til afhjælpning af dem.

Ved beslutningen om, hvorvidt der skal foretages en korrektion med en fast sats, og hvilken sats der i så fald skal anvendes, vil den generelle overvejelse være en vurdering af den risiko for tab, fonden er udsat for som følge af manglen ved kontrollen. Korrektionen bør således være i overensstemmelse med proportionalitetsprincippet. Der bør specielt tages hensyn til:

1)	om uregelmæssigheden vedrører et enkelttilfælde, flere tilfælde eller alle tilfælde

2)

om manglen vedrører forvaltnings- og kontrolsystemets effektivitet generelt eller effektiviteten af et bestemt led i systemet, dvs. bestemte funktioner, der er nødvendige for at sikre lovligheden, retmæssigheden og støtteberettigelsen af udgifter, der anmeldes i henhold til de gældende nationale regler og fællesskabsregler med henblik på samfinansiering fra fonden (jf. afsnit 2.2 nedenfor)

3)	manglens betydning i forhold til den samlede foreskrevne kontrol, det være sig af administrativ, fysisk eller anden art

4)	foranstaltningernes sårbarhed over for svig, idet der navnlig tages hensyn til det økonomiske incitament.

2.2.   Klassificering af elementerne i forvaltnings- og kontrolsystemerne med henblik på anvendelse af faste korrektionssatser i tilfælde af systemmangler eller individuelle overtrædelser

Forvaltnings- og kontrolsystemerne for fonden består af forskellige elementer eller funktioner, der har større eller mindre betydning for sikringen af, at de udgifter, for hvilke der anmodes om samfinansiering, er lovlige, korrekte og støtteberettigede. Når man skal fastsætte de faste korrektionssatser for sådanne systemmangler eller for individuelle tilfælde, er det nyttigt at inddele forvaltnings- og kontrolsystemernes funktioner i hovedelementer og supplerende elementer.

Hovedelementerne er afgørende elementer, der skal sikre lovligheden, retmæssigheden og selve indholdet af de projekter, fonden støtter. De supplerende elementer bidrager til forvaltnings- og kontrolsystemets kvalitet og sikrer, at systemet til stadighed fungerer tilfredsstillende med hensyn til de vigtigste opgaver.

Nedenstående liste indeholder de vigtigste elementer af gode forvaltnings- og kontrolsystemer og god revisionspraksis. Det er meget forskelligt, hvor alvorlige uregelmæssighederne og de individuelle overtrædelser er; derfor vil de enkelte sager blive bedømt af Kommissionen under særlig hensyntagen til punkt 2.4 nedenfor.

2.2.1.   Hovedelementer til sikring af berettigelsen til samfinansiering

1)

Udarbejdelse og anvendelse af procedurer for ansøgning om støtte, bedømmelse af ansøgninger, udvælgelse af de projekter, der skal ydes støtte til, og udvælgelse af kontrahenter/leverandører, korrekt offentliggørelse af indkaldelserne af ansøgninger i overensstemmelse med programprocedurerne: a) i givet fald overholdelse af bestemmelser om offentliggørelse, lige muligheder og offentlige indkøb samt af traktatens regler og principper om ligebehandling og ikke-diskrimination i de tilfælde, hvor fællesskabsdirektiverne om offentlige indkøb ikke finder anvendelse b) bedømmelse af ansøgningerne om støtte i overensstemmelse med programmets kriterier og procedurer, herunder af, om reglerne om vurdering af miljøvirkninger og ligestillingslovgivningen og -politikkerne er blevet overholdt c) udvælgelse af de projekter, der skal ydes støtte til: — de udvalgte ansøgninger svarer til målsætningen og de offentliggjorte kriterier for programmet — grundene til godkendelse eller afvisning af ansøgninger er tydeligt forklaret — statsstøttereglerne er overholdt — reglerne om støtteberettigelse er overholdt — godkendelsesbeslutningen indeholder vilkår og betingelser for samfinansiering.

2)

Passende kontrol af, om produkter og tjenesteydelser leveres, og af, at de udgifter, som den ansvarlige myndighed, der er udpeget i henhold til artikel 13 i beslutning 2004/904/EF, og de formidlende organer, der befinder sig mellem støttemodtagerne og den ansvarlige myndighed, debiterer programmet, er støtteberettigede: a) kontrol af, at goderne (tjenesteydelser, bygge- og anlægsarbejder, leverancer osv.) rent faktisk er leveret på grundlag af planer, fakturaer, godkendelsesdokumenter, ekspertrapporter mv. samt eventuelt kontrol på stedet b) kontrol af, at betingelserne for tildeling af støtte er overholdt c) kontrol af, at de udgifter, som indgår i anmodningen, er støtteberettigede d) passende opfølgning af alle udestående spørgsmål, før anmodningen godkendes e) kontrol af, at regnskabssystemet er hensigtsmæssigt og pålideligt f) kontrol af, at revisionssporet opretholdes i alle led fra støttemodtageren og hele vejen tilbage gennem systemet g) rimelig sikring af, at de udgiftsanmeldelser, som den ansvarlige myndighed attesterer over for Kommissionen, er korrekte med hensyn til følgende: — udgifterne er afholdt inden for den støtteberettigede periode for projekter udvalgt til samfinansiering i overensstemmelse med normale procedurer og alle de gældende betingelser og vilkår — de samfinansierede projekter er rent faktisk blevet gennemført.

3)

Kvantitativt og kvalitativt passende stikprøver af projekterne og passende opfølgning: a) de stikprøver, der er foretaget, udgør mindst 10 % af de samlede støtteberettigede udgifter i overensstemmelse med artikel 4 i denne beslutning, underbygget af en rapport om revisionsarbejdet b) stikprøverne er repræsentative og risikoanalysen fyldestgørende c) passende adskillelse af kontrol- og forvaltningsfunktionerne for at sikre uafhængighed d) opfølgende kontrol, der sikrer — at resultaterne er hensigtsmæssigt vurderet, og at der i givet fald er foretaget finansielle korrektioner — at der på det generelle niveau er gjort en indsats for at korrigere systemiske uregelmæssigheder.

2.2.2.   Supplerende elementer

a)

Tilstrækkelig administrativ kontrol i form af standardchecklister eller lignende samt hensigtsmæssig dokumentation vedrørende resultaterne, bl.a. for at sikre: — at der ikke tidligere er foretaget en udbetaling på grundlag af betalingsanmodningerne, og at hver enkelt transaktion (kontrakter, kvitteringer, fakturaer, udbetalinger) kan identificeres — at anmeldelserne og de udgifter, der er registreret i regnskabssystemet, stemmer overens.

b)	Korrekt overvågning af procedurerne for behandling af anmodninger og godkendelse.

c)	Tilfredsstillende procedurer for at sikre korrekt informationsformidling om fællesskabsreglerne.

d)	Rettidig udbetaling af samfinansieringen fra Fællesskabet til støttemodtagerne.

2.3.   Vejledende skalaer for faste korrektionssatser

100 % korrektion

Korrektionssatsen kan fastsættes til 100 %, når manglerne i medlemsstatens kontrol- og forvaltningssystem eller en individuel overtrædelse er så alvorlige, at de indebærer, at fællesskabsreglerne slet ikke overholdes, således at alle udbetalinger bliver uretmæssige. Det samme gælder en individuel uregelmæssighed, der er lige så alvorlig.

25 % korrektion

Når en medlemsstat anvender sit forvaltnings- og kontrolsystem meget mangelfuldt, og der påvises mange uregelmæssigheder og forsømmelser med hensyn til at forhindre ulovlig eller svigagtig praksis, er en korrektion på 25 % berettiget, idet det med rimelighed kan antages, at frihed til ustraffet at indgive uretmæssige anmodninger vil medføre særdeles store tab for fonden. Denne korrektionssats er også passende for uregelmæssigheder i enkelttilfælde, der er alvorlige, men som ikke gør hele projektet ugyldigt.

10 % korrektion

Når et eller flere hovedelementer i systemet ikke fungerer eller fungerer så dårligt eller så sjældent, at de er fuldstændig ineffektive med hensyn til at fastslå en anmodnings retmæssighed eller med hensyn til at forebygge uregelmæssigheder, er en korrektion på 10 % berettiget, da det så med rimelighed kan konkluderes, at der har været en høj risiko for omfattende tab for fonden. Denne korrektionssats er også passende for individuelle uregelmæssigheder, der er mindre alvorlige i forhold til systemets hovedelementer.

5 % korrektion

Når alle systemets hovedelementer fungerer, men ikke med den konsekvens, hyppighed eller grundighed, som bestemmelserne kræver det, er en korrektion på 5 % berettiget, idet det så med rimelighed kan konkluderes, at de ikke giver tilstrækkelig sikkerhed for anmodningernes retmæssighed, og at risikoen for fonden har været betydelig. En korrektionssats på 5 % kan også være passende for uregelmæssigheder i individuelle projekter, som ikke er særlig alvorlige i forhold til hovedelementerne.

Det, at et system fungerer på en måde, som kunne forbedres, er ikke i sig selv tilstrækkelig grund til finansiel korrektion. Der skal være tale om en alvorlig mangel i overholdelsen af fællesskabsreglerne eller af gængse normer for god praksis, og denne mangel skal udsætte fonden for en reel risiko for tab eller uregelmæssigheder.

2 % korrektion

Når forholdene er tilfredsstillende med hensyn til systemets hovedelementer, men et eller flere af de supplerende elementer slet ikke er anvendt, er en korrektion på 2 % berettiget i betragtning af den lavere risiko for fonden og overtrædelsens mindre alvorlige art.

En korrektionssats på 2 % vil blive forhøjet til 5 %, hvis samme mangel konstateres i forbindelse med udgifter efter tidspunktet for den første korrektion, som er blevet pålagt, og medlemsstaten har undladt at træffe passende foranstaltninger for at rette op på den del af systemet, der var fejl i, efter den første korrektion.

En korrektion på 2 % er også berettiget, når Kommissionen uden at pålægge medlemsstaten en korrektion har underrettet den om behovet for at forbedre de eksisterende supplerende elementer i systemet, der ikke fungerer tilfredsstillende, og medlemsstaten ikke har truffet de nødvendige foranstaltninger.

Der pålægges kun korrektioner for mangler i de supplerende elementer i forvaltnings- og kontrolsystemerne, når der ikke er blevet konstateret mangler i hovedelementerne. Hvis der konstateres mangler i både de supplerende elementer og hovedelementerne, foretages korrektionen kun til den sats, der anvendes på hovedelementerne.

2.4.   Grænsetilfælde

Når en korrektion på grundlag af en meget streng anvendelse af disse retningslinjer klart strider mod proportionalitetsprincippet, kan der stilles forslag om en lavere korrektionssats.

Når manglerne f.eks. skyldes vanskeligheder med fortolkningen af Fællesskabets bestemmelser eller krav (bortset fra tilfælde, hvor man med rimelighed kan forvente, at medlemsstaterne drøfter sådanne vanskeligheder med Kommissionen), og de nationale myndigheder effektivt tog skridt til at afbøde manglerne, så snart de fik kendskab til dem, kan der tages hensyn til sådanne formildende omstændigheder, og der kan stilles forslag om, at der anvendes en lavere korrektionssats, eller at der ikke foretages nogen korrektion. På samme måde bør der tages behørigt hensyn til retssikkerhedskrav, når manglerne ikke blev påvist efter tidligere revisioner foretaget af Kommissionens tjenestegrene.

Generelt gælder det, at en forbedring af mangelfulde forvaltnings- eller kontrolsystemer umiddelbart efter, at medlemsstaten var blevet gjort opmærksom på manglerne, ikke betragtes som en formildende omstændighed ved fastlæggelsen af den finansielle virkning af de systemiske uregelmæssigheder, før forbedringen er udført.

2.5.   Vurderingsgrundlag

Når man har kendskab til situationen i andre medlemsstater, bør der foretages en sammenligning mellem dem for at sikre ligebehandling ved anvendelsen af korrektionssatserne.

Korrektionssatsen skal anvendes på den del af udgiften, hvor risikoen bestod. Når manglen skyldes en medlemsstats undladelse af at indføre et passende kontrolsystem, skal korrektionen foretages for alle udgifter, der skulle have været omfattet af et sådant system. Hvor der er grund til at formode, at manglen er begrænset til en bestemt myndigheds eller regions anvendelse af det kontrolsystem, som medlemsstaten har indført, skal korrektionen begrænses til de udgifter, der kontrolleres af den pågældende myndighed eller region. Når manglen f.eks. vedrører kontrol af kriterierne for berettigelse til en højere støttesats, skal korrektionen baseres på forskellen mellem den højere og den lavere støttesats.

Korrektionen skal normalt vedrøre udgifterne til foranstaltningen i den periode, der undersøges, f.eks. et regnskabsår. Når uregelmæssigheden skyldes systemmangler, der klart har eksisteret længe og berører flere års udgifter, bør korrektionen imidlertid omfatte alle de udgifter, som medlemsstaten har anmeldt, mens systemmanglen eksisterede, helt frem til og med den måned, hvor den blev korrigeret.

Når der afsløres flere fejl i det samme system, kumuleres korrektionssatserne ikke, men den alvorligste mangel tages som udtryk for den risiko, som kontrolsystemet som helhed indebærer (2). Korrektionssatserne anvendes på de udgifter, der resterer efter fradrag af beløb, der blev afvist i individuelle sager. Hvis en medlemsstat ikke anvender de sanktioner, der er fastlagt i fællesskabsreglerne, bør den finansielle korrektion svare til beløbet for de undladte sanktioner plus 2 % af de resterende anmodninger, idet den manglende anvendelse af sanktionerne øger risikoen for, at der indgives uretmæssige anmodninger.

3.   ANVENDELSE OG VIRKNINGER AF FINANSIELLE NETTOKORREKTIONER

Når medlemsstaten har foretaget den finansielle korrektion, som er foreslået efter proceduren i artikel 26, stk. 2, i beslutning 2004/904/EF, behøver Kommissionen ikke at pålægge en nettoreduktion af støtten, men kan tillade medlemsstaten at omfordele de frigjorte beløb. Finansielle korrektioner, som Kommissionen pålægger i henhold til artikel 26, stk. 2, efter afslutning af proceduren i artikel 26, stk. 3 og 4, vil imidlertid altid medføre en nettoreduktion af den vejledende bevilling fra fonden.

Der foretages automatisk en nettokorrektion, hvis Kommissionen vurderer, at medlemsstaten ikke har foretaget en tilstrækkelig opfølgning på de uregelmæssigheder, som fællesskabsorganerne eller de nationale organer har påvist, og/eller hvis uregelmæssigheden har forbindelse med en alvorlig mangel i medlemsstatens eller den ansvarlige eller udbetalende myndigheds forvaltnings- eller kontrolsystem.

Alle beløb, der skal tilbagebetales til Kommissionen som følge af nettokorrektioner, skal betales med renter i henhold til artikel 26, stk. 4, i beslutning 2004/904/EF i overensstemmelse med artikel 3, stk. 1, i denne beslutning.

---

(1)  EFT L 312 af 23.12.1995, s. 1.

(2)  Se også afsnit 2.3 (2 % korrektion).