15.

Uden at anfægte den budgetgennemførelsesgrad, Retten angiver, ønsker fællesforetagendet at bemærke, at for den største del af dets operationelle udgifters (1) vedkommende var gennemførelsesgraden for forpligtelsesbevillinger på 97 %, mens den for betalingsbevillinger lå på 84 %. Fællesforetagendet modtog flere udgiftsanmeldelser, som endnu ikke ved årets afslutning var godkendt, til en værdi af yderligere 5 %, hvilket ville bringe den faktiske gennemførelse op på 89 % og dermed afspejle en stærkere gennemførelsesgrad af aktiviteterne. Fællesforetagendet erkender imidlertid, at vedrørende udgifterne til indkaldelse af forslag er der behov for at gennemføre yderligere forbedringer for at sætte fællesforetagendet i stand til at lukke flere rapporter til tiden og gennemføre et større samlet antal betalinger (2). Samlet har fællesforetagendet oplevet en nedadgående tendens i de seneste indkaldelser ved konstant at søge at forbedre sine arbejdsstrømme for at nedbringe tiden til udbetaling af tilskud. Gennemsnitstiden fra offentliggørelsen af indkaldelsen af forslag SP1-JTI-CS-2012-01 den 13. januar 2012 og underskrivelsen af fællesforetagendets tilskudsaftale var reelt 278 dage (9,1 måned).

16.

I mellemtiden, og før afslutningen af de endelige regnskaber for 2012, arbejdede fællesforetagendet »Clean Sky« (CSJU) på de to begrænsninger af GMT-værktøjet, Retten havde fremhævet, som drejede sig om justering af udgiftsanmeldelser og registrering af delvise betalinger. Begge problemer er løst og fungerer nu som fuldt integrerede dele af værktøjet.

For yderligere at forbedre den støtte, systemet leverer, er CSJU for øjeblikket i gang med at teste en ny funktion, der gør det muligt at registrere og følge op på registreringen af bidrag, som medlemmerne yder i naturalier. Denne funktion forventes at være operationel før udgangen af 2013.

17.

Hvad angår undtagelserne bemærket af revisorerne, der udarbejdede påtegningen af årsregnskaberne for to udgiftsanmeldelser i 2010, som Retten har gennemgået, har fællesforetagendet i løbet af valilderingen for 2011 taget mange skridt til at belyse de nævnte problemer og reagere korrekt på begrænsningerne i omfanget fremlagt i påtegningen af årsregnskaberne ved fortsat at lade de relaterede udgiftskategorier for personale og indirekte udgifter være stillet i bero.

I et af de tilfælde, Retten nævner, blev der udarbejdet en påtegning af årsregnskaberne vedrørende den efterfølgende udgiftsanmeldelse (2011) for denne støttemodtager, som gav JU rimelig sikkerhed for støtteberettigelse for de anmeldte udgifter for den foregående periode (2010). Derfor frigav JU de relaterede udgifter, der var stillet i bero.

I det andet tilfælde, Retten fandt, i hvilket påtegningen af årsregnskaberne fastslår en mangel på dokumentation for udgifter til personale (manglende ansættelseskontrakt), og som ikke desto mindre blev endeligt godkendt af fællesforetagendet (JU), konkluderede fællesforetagendets revisor, der gennemførte den efterfølgende kontrol, herefter, at den alternative dokumentation fremlagt af støttemodtageren gav tilstrækkelig forsikring til at anse den pågældende udgift for at være støtteberettiget.

Med henblik på at skabe klarhed for støttemodtagere, fællesforetagendets finansadministrator og eksterne revisorer vedrørende særlige tilbagevendende problemer med hensyn til udgiftsanmeldelser (som f.eks. alternativ dokumentation for ansættelseskontrakt) er JU begyndt at udvikle gennemførelsesregler (formelle beslutninger truffet af ledelsen), der fastsætter minimumskrav til udgifters støtteberettigelse.

Ud over at håndtere specifikke, individuelle problemer er JU bevidst om det generelle behov for at forbedre kvaliteten og klarheden i nogle påtegninger af årsregnskaberne og har, i lighed med tidligere år, arrangeret en specialiseret workshop for alle støttemodtagere, som i 2013 også omfatter revisorerne, der er ansvarlige for påtegningen af årsregnskaberne, for at sikre, at alle aktører forstår og følger de nødvendige procedurer.

18.

JU erkender, at skridt til at acceptere udgiftsanmeldelser ikke altid var korrekt formaliserede og relevante bilag blev ikke tilføjet dossieret.

Vedrørende den tekniske godkendelse af partnerens rapporter har JU nu fået adgang til arbejdsstrømmen for den elektroniske godkendelse på samme niveau som Kommissionens tjenstegrene. Dette vil hjælpe JU’s projektmedarbejdere til bedre at kunne dokumentere deres tekniske godkendelse.

Hvad angår den sag, Retten henviser til, blev begge funktioner udført undtagelsesvist af den ansvarlige chef for administrations- og finansafdelingen, som på det pågældende tidspunkt fungerede som stedfortræder for den administrerende direktør ifølge dennes beslutning under dennes fravær på grund af ferie. Da Clean Sky er et lille team, kan dette forekomme i enkelte tilfælde, når mange er på ferie på samme tid. JU undgik denne situation fuldstændigt i løbet af årets sidste kvartal, selv i tilfælde af fravær.

Hvad angår rapporteringen af tilskudsaftaler for partnere har fællesforetagendet i mellemtiden udarbejdet en robust overvågningsproces. Som en del af denne er støttemodtagerne systematisk blevet mindet om deres forpligtelser med hensyn til rapportering. Der vil blive fulgt op på dette med de nødvendige retslige anmeldelser i tilfælde af alvorlige mangler i forbindelse med den krævede rapportering.

19.

Der er fulgt op på anbefalingerne i den regnskabsførendes rapport for 2012. Funktionerne i værktøjet til styring af tilskud (GMT) er blevet yderligere udviklet (se punkt 19) og CSJU har gennemført en yderligere validering af disse i august 2013. Der er endvidere blevet gennemført en opgørelse over den faktiske beholdning af møbler. CSJU anvender Datawarehouse til budgetrapportering.

20.

Den interne revisor har ajourført den strategiske revisionsplan for 2013 under hensyntagen til de kontrolrevisioner, der ikke blev udført i årene 2011 og 2012.

Selv om kontrolrevisionerne ikke blev gennemført i 2012 som planlagt, dækkede den interne revisor den potentielle interne kontrolrisiko ved at yde udvidet rådgivning og direkte støtte til ledelsen. Som et resultat af den omfattende risikovurdering udarbejdede den interne revisor risikoreducerende tiltag til JU’s ledelse med henblik på at forbedre de interne kontroller af alle hovedaktivitetsprocesserne.

21.

Med hensyn til den revision, IAS udførte af den årlige planlægning af tilskudsadministrationen, har JU’s ledelse erklæret sig enig i at indføre tiltag til at afbøde de bemærkninger, der blev fremsat af revisorerne. Gennemførelsen af disse tiltag pågår for øjeblikket og vil blive vurderet af IAS på rette tidspunkt.

22.

Fra og med 2014 vil fællesforetagendet blive videreført som et nyt offentlig-privat partnerskab (OPP) med et andet retsgrundlag og reviderede finansielle bestemmelser. Derfor vil ændringen af Clean Sky’s eksisterende finansielle bestemmelser ikke længere blive gennemført, da disse kun vil være i kraft til og med udgangen af 2013. Vi forventer, at finansforordningsmodellen for OPP’per, der hører under artikel 209 i Kommissionens generelle finansforordning, træder i kraft fra januar 2014. På dette grundlag vil fællesforetagendets nye finansielle bestemmelser blive fastlagt.

Under alle omstændigheder er bestemmelserne i den for øjeblikket gældende rammeforordning, der henviser til Kommissionens interne revisors beføjelser, i praksis blevet fulgt af fællesforetagendet siden 2011.

25.

Fællesforetagendet vil styrke sin overvågning af rapporteringen vedrørende anvendelsen og udnyttelsen af projektresultater/forgrund og udbredelsesaktiviteter for at sikre overensstemmelse med artikel 7 i afgørelse 1982/2006/EF og med fællesforetagendets bestemmelser vedrørende tilskudsaftaler for henholdsvis medlemmer og partnere. Fællesforetagendet vil anmode om specifikke rapporter vedrørende beskyttelse af intellektuel ophavsret, anvendelse, udnyttelse og den opnåede udbredelse inden for ITD’s programmer og projekter for at sikre overensstemmelse med sin rapporteringspligt og for at kunne råde over en passende mængde informationer som et resultat af en sådan rapportering.

Hvad angår overensstemmelse med artikel 27 i forordning (EF) nr. 1906/2006, skal det bemærkes, at fællesforetagender i henhold til præambel 26 falder uden for forordningens anvendelsesområde. Imidlertid deler fællesforetagendet målene i artikel 27, og det vil overvåge gennemførelsen af planen for anvendelse og udbredelse af forgrund.