Vejledning for ansøgere i forbindelse med udvælgelsesprocedurer afholdt af Europa-Parlamentet

1.	INDLEDNING

Hvordan forløber en udvælgelsesprocedure?

2.	UDVÆLGELSESPROCEDURENS ETAPER

Modtagelse af ansøgningerne

Undersøgelse af, om de almindelige betingelser er opfyldt

Undersøgelse af, om de særlige betingelser er opfyldt

Bedømmelse af kvalifikationer

Prøver

Liste over egnede ansøgere

3.	INDGIVELSE AF ANSØGNINGER

Generelt

Hvordan indgives ansøgningen?

Hvilke bilag skal vedlægges ansøgningen?

Generelt

Dokumentation vedrørende de almindelige betingelser

Dokumentation vedrørende de særlige betingelser og bedømmelse af kvalifikationer

4.	KOMMUNIKATION

5.	GENERELLE OPLYSNINGER

Lige muligheder

Anmodninger fra ansøgerne om adgang til oplysninger, som berører dem

Beskyttelse af personoplysninger

Rejse- og opholdsudgifter

BILAG I

BILAG II

1.   INDLEDNING

Hvordan forløber en udvælgelsesprocedure?

En udvælgelsesprocedure omfatter flere etaper, som ansøgerne skal igennem, og den er åben for alle borgere i Den Europæiske Union, som ved ansøgningsfristens udløb opfylder de nødvendige kriterier, hvorved der gives alle ansøgere lige muligheder for at vise deres færdigheder, samtidig med at der sikres en kompetencebaseret udvælgelse og overholdelse af princippet om ligebehandling.

De ansøgere, der består en udvælgelsesprocedure, opføres på en liste over egnede ansøgere, som Europa-Parlamentet benytter til at besætte den stilling, som bekendtgørelsen om ledig stilling omhandler.

For hver udvælgelsesprоcedure nedsættes der en udvælgelseskomité, hvis medlemmer udpeges dels af ansættelsesmyndigheden, dels af Personaleudvalget. Udvælgelseskomiteens arbejde er fortroligt og forløber i overensstemmelse med tjenestemandsvedtægtens bilag III.

Det er strengt forbudt for ansøgerne at henvende sig direkte eller indirekte til udvælgelseskomitéen. Ansættelsesmyndigheden forbeholder sig ret til at udelukke ansøgere, der overtræder dette forbud.

Når udvælgelseskomitéen træffer afgørelse om, hvorvidt den enkelte ansøger skal have adgang til udvælgelsesproceduren, undersøger den omhyggeligt, om ansøgeren opfylder de adgangsbetingelser, der er anført i bekendtgørelsen om ledig stilling. Ansøgerne kan ikke påberåbe sig, at de har fået adgang til en tidligere udvælgelsesprøve eller en tidligere udvælgelsesprocedure.

Med henblik på at udvælge de bedste ansøgere sammenligner udvælgelseskomitéen ansøgernes resultater for at vurdere deres evne til at udfylde de funktioner, der er beskrevet i bekendtgørelsen om ledig stilling. Den skal således ikke kun vurdere den enkelte ansøgers vidensniveau, men også finde frem til de bedst kvalificerede personer på grundlag af erfaring og kvalifikationer.

Opmærksomheden henledes på, at udvælgelsesprocedurerne strækker sig over en periode på mellem seks og ni måneder afhængigt af antallet af ansøgere.

2.   UDVÆLGELSESPROCEDURENS ETAPER

Udvælgelsesproceduren omfatter følgende etaper:

—	modtagelse af ansøgningerne

—	undersøgelse af, om de almindelige betingelser er opfyldt

—	undersøgelse af, om de særlige betingelser er opfyldt

—	bedømmelse af kvalifikationer (adgang til prøverne)

—

prøver

—	liste over egnede ansøgere.

Modtagelse af ansøgningerne

Ansøgere, der beslutter sig for at indgive en ansøgning, skal for ikke at blive udelukket fra deltagelse indsende samtlige ansøgningsdokumenter, dvs. det ansøgningsskema, som specifikt vedrører denne bekendtgørelse om ledig stilling i udfyldt og underskrevet stand og alle de nødvendige bilag som dokumentation for, at de opfylder de almindelige og særlige betingelser i bekendtgørelsen om ledig stilling. Dokumenterne skal sendes som rekommanderet brev (forsendelse med kurertjeneste betragtes som forsendelse som rekommanderet brev, og i så fald gælder datoen på følgesedlen) inden den dato, der er fastsat i bekendtgørelsen om ledig stilling. Adressen og ansøgningsfristen fremgår af afsnit C i bekendtgørelsen om ledig stilling.

Undersøgelse af, om de almindelige betingelser er opfyldt

Enheden for Udvælgelsesprøver og -procedurer undersøger, om ansøgningen kan behandles, dvs. om den opfylder formkravene i bekendtgørelsen om ledig stilling og er indgivet inden for den heri angivne frist, og om de almindelige adgangsbetingelser er opfyldt.

Ansættelsesmyndigheden udelukker således automatisk ansøgere, som

—	har indgivet deres ansøgning efter fristens udløb; poststemplet eller kurertjenestens følgeseddel er afgørende for rettidig fremsendelse

—	ikke har sendt deres ansøgning som rekommanderet brev eller pr. kurertjeneste

—	ikke har anvendt og/eller udførligt udfyldt det ansøgningsskema, der specifikt vedrører den pågældende bekendtgørelse om ledig stilling

—	ikke har underskrevet ansøgningsskemaet

—	ikke opfylder de almindelige adgangsbetingelser.

Ansøgerne underrettes individuelt om afslaget efter ansøgningsfristens udløb .

Ansættelsesmyndigheden opstiller en liste over de ansøgere, som opfylder de almindelige adgangsbetingelser i bekendtgørelsen om ledig stilling, og videregiver den derefter sammen med ansøgningerne til udvælgelseskomitéen.

Undersøgelse af, om de særlige betingelser er opfyldt

Udvælgelseskomitéen gennemgår ansøgningerne og fastsætter listen over ansøgere, som opfylder de særlige betingelser i bekendtgørelsen om ledig stilling. Ved fastsættelsen af denne liste tager udvælgelseskomitéen udelukkende udgangspunkt i de oplysninger, som er anført i ansøgningsskemaet og dokumenteret med bilag .

Alle oplysninger om studier, uddannelse, sprogkundskaber og evt. erhvervserfaring skal være udførligt angivet i ansøgningsskemaet, dvs.:

—	med hensyn til studier: begyndelses- og afslutningstidspunkt og eksamensbevisets/eksamensbevisernes art samt fag

—	med hensyn til eventuel erhvervserfaring: begyndelses- og afslutningstidspunkt for arbejdet og nærmere beskrivelse af arbejdsopgaverne.

Ansøgere, der har offentliggjort studier, artikler eller andre tekster af relevans for stillingsbeskrivelsen, skal anføre dem i ansøgningen.

I denne fase udelukkes ansøgere, som ikke opfylder de særlige adgangsbetingelser i bekendtgørelsen om ledig stilling.

Ansøgerne underrettes pr. brev om udvælgelseskomitéens afgørelse om, hvorvidt de har fået adgang til proceduren.

Bedømmelse af kvalifikationer

For at udvælge de ansøgere, som indkaldes til prøverne, foretager udvælgelseskomitéen en bedømmelse af de godkendte ansøgeres kvalifikationer med henblik på at udvælge de ansøgere, der får adgang til prøverne (se afsnittet nedenfor). Den tager herved udelukkende udgangspunkt i de oplysninger, som er anført i ansøgningsskemaet og dokumenteret med bilag (se nedenfor, punkt 3). Udvælgelseskomitéen baserer sig på kriterier, den har fastlagt på forhånd, bl.a. under hensyntagen til de kvalifikationer, der er nærmere angivet i punkt B.2 i bekendtgørelsen om ledig stilling.

Hver ansøger underrettes pr. brev om udvælgelseskomitéens afgørelse om, hvorvidt de har fået adgang til udvælgelsesproceduren.

Prøver

Alle prøver er obligatoriske stopprøver. Det maksimale antal ansøgere, der får adgang til prøverne, fremgår af punkt B.2 i bekendtgørelsen om ledig stilling.

Af hensyn til tilrettelæggelsen kan ansøgerne blive indkaldt til alle prøverne, både skriftlige og mundtlige. Prøverne bedømmes imidlertid i den rækkefølge, som fremgår af bekendtgørelsen om ledig stilling. Når en ansøger ikke opnår det nødvendige minimum ved en af stopprøverne, bedømmer udvælgelseskomitéen ikke de efterfølgende prøver.

Hvis en ansøger opgiver undervejs i proceduren, bliver prøverne ikke bedømt.

Liste over egnede ansøgere

Der opføres højst det antal ansøgere, der er angivet i punkt B.4 i bekendtgørelsen om ledig stilling på listen over egnede ansøgere.

Det forhold, at en ansøgers navn bliver opført på listen over egnede ansøgere, betyder, at ansøgeren kan blive indkaldt til samtale af en institutions tjenestegrene, men det udgør hverken en ret til eller en garanti for ansættelse i den pågældende institution.

3.   INDGIVELSE AF ANSØGNINGER

Generelt

Før tilmelding skal ansøgerne nøje kontrollere, at de opfylder alle adgangskravene, herunder både almindelige og særlige betingelser, dvs. at de på forhånd skal have læst bekendtgørelsen om ledig stilling og denne vejledning og acceptere betingelserne

I en bekendtgørelse om ledig stilling stilles der ingen alderskrav, men ansøgerne bør dog være opmærksom på pensionsalderen, som er fastsat i vedtægten for tjenestemænd i De Europæiske Fællesskaber (http://ec.europa.eu/civil_service/docs/toc100_en.pdf).

Ansøgerne skal udfylde det ansøgningsskema, som specifikt vedrører bekendtgørelsen om ledig stilling (original eller kopi), og som er indeholdt i dette nummer af Den Europæiske Unions Tidende, der offentliggøres af Den Europæiske Unions Publikationskontor.

Dokumenter, der indsendes efter fristens udløb, tages ikke i betragtning.

Ansøgere, der har et handicap eller har særlige problemer, som vil kunne vanskeliggøre deltagelsen i prøverne (i forbindelse med graviditet, amning, helbred, lægebehandling el. lign.), skal angive det i ansøgningen og give administrationen alle relevante oplysninger, så den så vidt muligt kan træffe de nødvendige foranstaltninger. De skal i givet fald på et separat ark præcisere, hvilke foranstaltninger de finder nødvendige for at lette deres deltagelse i prøverne.

Hvordan indgives ansøgningen?

1.	Udfyld og underskriv det ansøgningsskema, som specifikt vedrører bekendtgørelsen om ledig stilling.

2.	Der vedlægges en nummereret oversigt over bilagene.

3.	Den krævede dokumentation vedlægges (bilagene skal være nummererede).

4.	Ansøgningen indgives efter de gældende retningslinjer og inden for den frist, der er angivet i bekendtgørelsen om ledig stilling.

Hvilke bilag skal vedlægges ansøgningen?

Generelt

Vedlæg ikke originaler. De krævede dokumenter skal kun indgives i kopi (ikke-attesterede kopier). Henvisning til websteder vil ikke blive betragtet som dokumentation. Udskrivning af internetsider kan ikke anvendes som dokumentation, men kan udelukkende vedlægges som supplerende oplysninger.

Vi henleder opmærksomheden på, at ansøgere fra listen over egnede ansøgere, der får tilbudt en stilling, inden ansættelsen skal forevise originalerne af alle de krævede dokumenter.

Et cv betragtes ikke som dokumentation.

Ansøgere kan ikke henvise til dokumentation, ansøgninger osv., der er indsendt i forbindelse med tidligere ansøgninger (1).

Indsendte bilag vil ikke blive returneret til ansøgerne.

Dokumentation vedrørende de almindelige betingelser

I denne fase skal der ikke vedlægges bevis for, at ansøgeren:

—	er statsborger i en af Den Europæiske Unions medlemsstater

—	er i besiddelse af sine borgerlige rettigheder

—	har opfyldt sine forpligtelser efter de gældende love om værnepligt

—	opfylder de vandelskrav, der stilles for at bestride det pågældende hverv.

Ansøgerne skal underskrive ansøgningsskemaet. Med underskriften erklærer ansøgerne på tro og love, at de opfylder betingelserne, og at de afgivne oplysninger er korrekte og fuldstændige.

Dokumentation vedrørende de særlige betingelser og bedømmelse af kvalifikationer

Det påhviler ansøgerne at give udvælgelseskomitéen alle de oplysninger og dokumenter, som er nødvendige, for at den kan kontrollere, at oplysningerne i ansøgningsskemaet er korrekte.

Eksamensbevis og/eller andre beviser for bestået eksamen

Ansøgerne skal indsende fotokopier af eksamensbeviser eller attester, der viser, at de har afsluttet en uddannelse på det niveau, der kræves i bekendtgørelsen om ledig stilling.

Udvælgelseskomitéen tager hensyn til, at uddannelsessystemerne i EU's medlemsstater kan være forskellige.

Hvad angår eksamensbeviser fra højere læreanstalter skal der vedlægges så detaljerede oplysninger som muligt, bl.a. angående fag og varighed, så udvælgelseskomitéen er i stand til at vurdere, om eksamensbeviserne er relevante for arbejdsopgaverne.

Ved erhvervsuddannelser og efter- og videreuddannelseskurser skal det angives, om der er tale om fuldtids- eller deltidsuddannelse eller aftenkurser, hvilke fag der er undervist i, og uddannelsens/kursernes officielle varighed.

Erhvervserfaring

Hvis der i bekendtgørelsen kræves erhvervserfaring, tages der kun hensyn til den erfaring, der ligger efter det tidspunkt, hvor ansøgeren har erhvervet det eksamensbevis eller kvalifikationsbevis, der kræves. Der skal forelægges dokumentation for erhvervserfaringens varighed og niveau, og de udførte arbejdsopgaver skal beskrives så detaljeret som muligt, så udvælgelseskomitéen er i stand til at vurdere, om erfaringen er relevant for arbejdsopgaverne.

Det er et krav, at der vedlægges dokumentation for alle de relevante perioder med erhvervsvirksomhed, herunder:

—	attester fra tidligere arbejdsgivere og den nuværende arbejdsgiver som dokumentation for, at ansøgeren har den krævede erhvervserfaring for at få adgang til udvælgelsesproceduren

—	hvis ansøgeren af fortrolighedshensyn ikke kan vedlægge de nødvendige arbejdsattester, skal han eller hun i stedet indsende fotokopi af arbejdskontrakten eller ansættelsesbrevet og/eller den første og sidste lønseddel

—	ved selvstændig erhvervsvirksomhed (selvstændige, liberale erhverv osv.) kan der som bevis for de udførte opgaver vedlægges fakturaer eller ordresedler eller anden relevant officiel dokumentation.

Sprogkundskaber

De fornødne sprogkundskaber skal være attesteret ved et eksamensbevis, en attest eller en erklæring på tro og love på et separat ark, hvori der gøres rede for, hvordan sprogkundskaberne er erhvervet.

En ansøger kan fratages retten til at deltage i udvælgelsesproceduren, hvis det på et hvilket som helst trin i proceduren konstateres, at oplysningerne i ansøgningsskemaet er urigtige eller ikke er dokumenteret med de nødvendige bilag, eller at ansøgeren ikke opfylder samtlige betingelser i bekendtgørelsen om ledig stilling.

4.   KOMMUNIKATION

Ansøgerne er selv ansvarlige for at sikre, at det behørigt udfyldte og underskrevne ansøgningsskema (original eller kopi), ledsaget af den nødvendige dokumentation, sendes som rekommanderet brev (2) inden ansøgningsfristens udløb (poststemplet gælder).

Ansøgeren bør under hensyntagen til den tid, der er nødvendig til postgangen, fremsende et brev, en fax eller en e-mail (3) til Enheden for Udvælgelsesprøver, hvis de ikke har modtaget et brev med indkaldelse eller afslag på deres ansøgning inden den dato, der er fastsat i sidste afsnit af bekendtgørelsen om ledig stilling.

Al korrespondance fra ansøger om en ansøgning, der er indgivet under et bestemt navn, skal være påført dette navn og udvælgelsesprocedurens nummer.

Enhver korrespondance, som Europa-Parlamentet fremsender om udvælgelsesproceduren, herunder indkaldelse til prøverne, vil blive sendt med almindelig post til den adresse, ansøgeren har oplyst i ansøgningsskemaet. Ansøgeren er selv ansvarlig for regelmæssigt at kontrollere sin e-mail-konto (herunder spamboksen) (mindst to gange om ugen) og skal sørge for at underrette Enheden for Udvælgelsesprøver og -procedurer om eventuelle ændringer i sine personlige data.

Alle henvendelser vedrørende udvælgelsesproceduren skal ske pr. e-mail til den funktionelle mailboks: PE-168-S@ep.europa.eu

Hvis ansøgeren ikke længere kan kontrollere sin e-mail-konto, skal den pågældende straks meddele dette til Enheden for Udvælgelsesprøver og -procedurer og oplyse en ny elektronisk adresse.

For at garantere klarheden og forståelsen af de generelle tekster og meddelelserne til eller fra ansøgerne udarbejdes indkaldelserne til prøverne samt enhver korrespondance mellem Enheden for Udvælgelsesprøver og -procedurer og ansøgerne udelukkende på engelsk, fransk og tysk. Der korresponderes ikke på ansøgerens hovedsprog (sprog 1).

Af hensyn til udvælgelseskomitéens uafhængighed er alle direkte og indirekte henvendelser fra ansøgerne til udvælgelseskomitéen strengt forbudt og kan føre til udelukkelse fra proceduren.

Alle henvendelser til udvælgelseskomitéen og enhver anmodning om oplysninger eller anden korrespondance vedrørende procedurens forløb skal udelukkende rettes til Enheden for Udvælgelsesprøver og -procedurer (3), som varetager kommunikationen med ansøgerne indtil udvælgelsesprocedurens afslutning.

5.   GENERELLE OPLYSNINGER

Lige muligheder

Europa-Parlamentet sørger for at undgå enhver form for forskelsbehandling under udvælgelsesproceduren.

Det har en ligestillingspolitik og tager imod ansøgninger uden forskelsbehandling på grund af køn, race, hudfarve, etnisk eller social oprindelse, genetiske egenskaber, sprog, religion eller tro, politisk eller anden anskuelse, tilhørsforhold til et nationalt mindretal, formueforhold, fødsel, handicap, alder, seksuel orientering, civilstand eller familiesituation.

Anmodninger fra ansøgerne om adgang til oplysninger, som berører dem

Ansøgerne har i forbindelse med udvælgelsesprocedurer en særlig ret til på nedenstående betingelser at få adgang til visse oplysninger, som berører dem umiddelbart og personligt. Denne ret indebærer, at Europa-Parlamentet efter anmodning kan give en ansøger følgende supplerende oplysninger:

a)

Ansøgere, der ikke har bestået de skriftlige prøver og/eller ikke er blandt de ansøgere, der er indkaldt til den mundtlige prøve, kan efter anmodning få en kopi af prøverne og en kopi af det individuelle evalueringsskema med udvælgelseskomiteens bemærkninger. Anmodninger om sådanne kopier skal indgives inden for en frist på en måned regnet fra datoen for afsendelsen af skrivelsen med afgørelsen om afslag på fortsat deltagelse i udvælgelsesproceduren.

b)

Ansøgere, der er blevet indkaldt til de mundtlige prøver, og som ikke er blevet opført på listen over egnede ansøgere, vil først få oplyst, hvor mange point de har opnået i de forskellige prøver, efter at den mundtlige prøve har fundet sted, og udvælgelseskomitéen har udarbejdet listen over egnede ansøgere. Disse ansøgere vil også kunne få en kopi af deres skriftlige prøver på de under litra a) anførte betingelser.

c)	De ansøgere, der er blevet opført på listen over egnede ansøgere, vil alene få meddelelse om, at de har bestået udvælgelsesproceduren.

Anmodningerne behandles i overensstemmelse med det fortrolighedskrav, der gælder ifølge vedtægten (bilag III, artikel 6), og reglerne om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger.

Beskyttelse af personoplysninger

Europa-Parlamentet, som er ansvarlig for afviklingen af udvælgelsesprocedurerne, sikrer, at ansøgernes personlige oplysninger behandles i fuld overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (4), især med hensyn til fortrolighed og sikkerhed.

Rejse- og opholdsudgifter

Der ydes et bidrag til dækning af rejse- og opholdsudgifter til de ansøgere, der indkaldes til prøverne. Ansøgerne vil blive informeret om de nærmere betingelser samt beløbsstørrelser i forbindelse med indkaldelsen til prøverne.

Den adresse, ansøgeren har oplyst i ansøgningsskemaet, vil blive betragtet som ansøgerens afrejsested i forbindelse med indkaldelsen til det sted, hvor prøverne afholdes. Hvis ansøgeren meddeler en adresseændring, efter at Europa-Parlamentet har afsendt indkaldelserne til prøverne, vil denne ikke kunne accepteres, medmindre sidstnævnte finder, at de af ansøgeren angivne grunde svarer til force majeure eller hændelige uheld.

---

(1)  Dette gælder for alle ansøgere, også tjenestemænd og øvrige ansatte i Den Europæiske Union.

(2)  Forsendelse med kurerservice regnes som forsendelse som rekommanderet brev. I så fald gælder datoen på følgesedlen.

(3)  Adresse: Parlement Européen, Unité concours et procédures de sélection — MON 04 S 010, Procédure de sélection PE/168/S, Rue Wiertz 60, 1047 Bruxelles/Brussel, Belgique/België. Fax: +32 2 28 31717. E-mail: PE-168-S@ep.europa.eu

(4)  EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1.