1.

Denne årsberetning indeholder Rettens vurdering af de europæiske udviklingsfonde (EUF). De centrale oplysninger om de reviderede aktiviteter og udgifterne i 2011 gives i Tabel 1 .

2.

EUF er hovedinstrumentet for Den Europæiske Unions bistand til udviklingssamarbejde med staterne i Afrika, Vestindien og Stillehavet (AVS-staterne) og de oversøiske lande og territorier (OLT). Partnerskabsaftalen, der blev undertegnet i Cotonou den 23. juni 2000 for a periode af 20 år (»Cotonouaftalen«), er den nuværende ramme om Den Europæiske Unions forbindelser med AVS-staterne og OLT. Den har som centralt mål at mindske og med tiden udrydde fattigdom i samspil med målet om at fremme bæredygtig udvikling og gradvis integration af AVS-staterne og OLT i verdensøkonomien. Den er baseret på tre indbyrdes komplementerende søjler:

3.

EUF finansieres af medlemsstaterne, er underlagt fondenes egne finansforordninger og forvaltes uden for EU’s almindelige budget. Europa-Kommissionen er ansvarlig for den finansielle gennemførelse af foranstaltninger, der finansieres med midler fra EUF. Den Europæiske Investeringsbank (EIB) forvalter investeringsfaciliteten, som hverken er omfattet af Rettens revisionserklæring eller af Europa-Parlamentets dechargeprocedure (1)  (2).

3.

4.

De foranstaltninger, der finansieres af den enkelte EUF, programmeres ved begyndelsen af den pågældende periode. Et landestrategidokument, der udarbejdes af Kommissionen og den berørte AVS-stat eller det berørte OLT efter høring af en bred vifte af aktører i udviklingsprocessen, udstikker landets udviklingsmål og -strategier på mellemlang sigt. Det angiver også den programmerbare finansielle tildeling fra EU, som landet eller den regionale organisation kan opnå.

5.

Tjenesten for EU’s Optræden Udadtil (EU-Udenrigstjenesten) blev oprettet den 1. december 2010. Sammen med de relevante tjenestegrene i Kommissionen forbereder den Kommissionens afgørelser om landebevillinger, lande- og regionsstrategidokumenter samt nationale og regionale vejledende programmer som led i programmeringscyklussen vedrørende de fleste udenrigspolitiske instrumenter.

6.

Efter oprettelsen af EU-Udenrigstjenesten og omstruktureringen af Kommissionen i 2011 kombinerede det nyoprettede Generaldirektorat for Udvikling og Samarbejde (EuropeAid) den politiske ekspertise i det tidligere Generaldirektorat for Udvikling og Forbindelser med Landene i Afrika, Vestindien og Stillehavet med gennemførelsesressourcerne i det tidligere Samarbejdskontor EuropeAid. I juni 2011 trådte den nye organisationsstruktur for EuropeAid i kraft, og der blev udarbejdet nye opgavebeskrivelser på generaldirektorats-, direktorats- og enhedsplan. EuropeAid implementerer en bred vifte af Kommissionens instrumenter for bistand til tredjelande (3), der finansieres af EUF og over det almindelige budget (4). I 2011 blev næsten alle EUF-interventionerne forvaltet af EuropeAid. En beskeden andel af EUF-projekterne (5) vedrørte humanitær bistand og blev forvaltet af Generaldirektoratet for Humanitær Bistand (GD ECHO).

7.

EUF-interventionerne gennemføres i form af projekter og budgetstøtte (6), som forvaltes på en af følgende tre gennemførelsesmåder (7) (jf. tabel 1 ):

8.

Den bistand til tredjelande, som finansieres af EUF og det almindelige budget, gennemføres i et højrisikomiljø, især på grund af aktiviteternes geografiske spredning og de mange forskellige samarbejdsinstrumenter, leveringsmetoder, specifikke finansielle regler og procedurer samt gennemførelsesorganisationerne. Hertil kommer, at mange partnerlande har en svag institutionel og administrativ kapacitet.

8.

9.

I henhold til Cotonouaftalen (8) skal der navnlig ydes direkte budgetstøtte til makroøkonomiske eller sektorspecifikke reformer, såfremt forvaltningen af de offentlige finanser er tilstrækkelig gennemsigtig, ansvarlig og effektiv.

10.

Disse bestemmelser giver brede fortolkningsmuligheder (9), og hvad der anses for »tilstrækkeligt« for så vidt angår gennemsigtighed, ansvarlighed og effektivitet i forvaltningen af de offentlige finanser, kan variere betydeligt, afhængigt af landets konkrete situation, men også af, hvilken retning dets regering har valgt at følge. Under sådanne omstændigheder må det ikke glemmes, at:

10. a)-c)

Budgetstøtten gives i en udviklingssammenhæng, hvor centrale dele af den offentlige forvaltning såsom den offentlige økonomistyring kan have væsentlige mangler. Ikke desto mindre er betingelserne for støtteberettigelse stramme. Et partnerland er først berettiget til budgetstøtte, når regeringen har fastlagt en relevant og troværdig strategi til håndtering af disse mangler. Kommissionen kan også kræve, at der gennemføres specifikke kortsigtede foranstaltninger for at afhjælpe risici. De nye retningslinjer for budgetstøtte (40), som blev revideret i 2012 efter Kommissionens forslag (41) og Rådets konklusioner af 14. maj 2012 om en ny tilgang til budgetstøtte, omfatter nu en række nye bestemmelser, der yderligere tydeliggør reglerne, herunder nye støtteberettigelsesbestemmelser om åbenhed og tilsyn, en formel risikovurderingsprocedure og en overordnet reguleringsramme for den øverste ledelse.

Ikke-øremærket budgetstøtte er snarere beregnet til at belønne resultater end til finansielle aktiviteter. Derfor er det klart, at revisionen ikke kan gå videre end til det niveau, hvor midler overføres som følge af, at en række aftalte betingelser opfyldes. Imidlertid er revisionen af aktiviteter, der kan finansieres med budgetstøttebetalinger, de nationale revisionsmyndigheders kompetenceområde, som ledsagende programmer kan støtte op om.

Denne støtteuddelingsmekanisme udgør en af de måder, hvorpå Kommissionen har reageret på de internationale udviklingsorganisationers og EU-aktørers opfordring til at foretage mere virkningsfulde indsatser med fokus på resultater og ejerskab, og som er mindre komplekse at administrere, hvorved partnerlandenes transaktionsomkostninger reduceres.

11.

Betalinger til internationale organisationer og multidonorforanstaltninger er også forbundet med specifikke risici, til dels på grund af den teoretiske tilgang, Kommissionen anvender (10).

11.

Kommissionen begrænser denne risiko ved at vurdere de internationale partnerorganisationers procedurer for regnskabsførelse, revision, intern kontrol og udbud forud for ethvert samarbejde, ved at have personale i marken (som deltager i styregrupper) samt ved at kræve en streng samlet finansiel indberetning. Under gennemførelsen af eksterne aktioner evalueres systemerne desuden jævnligt gennem kontrolbesøg, der udføres af eksterne revisorer.

Revisorer fra EuropeAid og ECHO har til dato ikke indberettet nogen tilfælde eller særlige risici af denne art.

Kommissionen mener, at disse interne kontrolforanstaltninger, som den har fastlagt i samarbejde med de berørte internationale organisationer, begrænser den teoretiske risiko til et ubetydeligt niveau.

12.

I 2011 blev 8., 9. og 10. EUF gennemført sideløbende. Hver enkelt EUF-aftale indgås sædvanligvis for en forpligtelsesperiode på ca. fem år, men betalingerne kan afholdes over en længere periode. 8. EUF (1995-2000) andrager 14 625 millioner euro og 9. EUF (2000-2007) 15 200 millioner euro.

13.

10. EUF (2008-2013) andrager 22 682 millioner euro. Af dette beløb tildeles AVS-landene 21 967 millioner euro, og OLT 285 millioner euro. Disse beløb er inklusive 1 500 millioner euro og 30 millioner euro til investeringsfaciliteten, som EIB forvalter, til henholdsvis AVS-landene og OLT. Endelig er 430 millioner euro øremærket til Kommissionens udgifter til programmering og gennemførelse af EUF.

14.

I 2011 androg de samlede bidrag fra medlemsstaterne til Kommissionen 3 100 millioner euro, inklusive den sidste indkaldelse af 660 millioner euro under 9. EUF og de første bidrag på 2 440 millioner euro under 10. EUF.

15.

Tabel 2 viser den kumulerede udnyttelse af de EUF-midler, som Kommissionen forvalter, og den finansielle gennemførelse af dem. I 2011 lå de specifikke forpligtelser 13 % under målet, især på grund af forsinkelser i forbindelse med indgåelsen af kontrakter vedrørende store infrastrukturprogrammer, og fordi betydelige samlede forpligtelser blev indgået i de sidste måneder i 2011. Der blev afholdt 16 % færre betalinger end planlagt, navnlig på grund af lavere budgetstøttebetalinger, som skyldes, at støtteberettigelsesbetingelserne i en række tilfælde ikke var opfyldt, og at nogle infrastrukturprojekter var blevet forsinket. Omfanget af udestående betalinger samt gamle og sovende uindfriede forpligtelser (11) var stort set uændret i forhold til 2010.

15.

16.

I henhold til finansforordningen for den 10. EUF skal Kommissionen hvert år aflægge en beretning om den økonomiske forvaltning af EUF (12). Det er Rettens opfattelse, at denne beretning giver en nøjagtig beskrivelse af opfyldelsen af Kommissionens operationelle mål for regnskabsåret (navnlig for så vidt angår den finansielle gennemførelse og kontrolaktiviteterne) samt af den finansielle stilling og begivenheder, der har haft væsentlig indflydelse på de gennemførte aktiviteter i 2011.

Den Europæiske Revisionsret

12, rue Alcide De Gasperi, 1615 Luxembourg, LUXEMBOURG

17.

Bemærkningerne om EUF-regnskabernes rigtighed i revisionserklæringens punkt VI er baseret på en revision af årsregnskabet (16) og beretningen om den økonomiske forvaltning af 8., 9. og 10. EUF (17). På grundlag af test efterprøvede Retten dokumentationen for beløbene og oplysningerne i regnskabet. Revisionen omfattede en vurdering af de anvendte regnskabsprincipper, af væsentlige skøn foretaget af ledelsen og af den samlede præsentation af regnskabet.

18.

Rettens generelle revisionstilgang og -metode for så vidt angår de underliggende transaktioners formelle rigtighed beskrives i del 2 i bilag 1.1 til kapitel 1 i Revisionsrettens årsberetning om budgetgennemførelsen i regnskabsåret 2011. Bemærkningerne om EUF-transaktionernes formelle rigtighed i revisionserklæringens punkt VII-X er baseret på følgende elementer:

19.

Retten konstaterede, at EUF's regnskaber for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2011, i alt væsentligt giver et retvisende billede af EUF's finansielle stilling og af resultaterne af deres transaktioner og pengestrømme i det afsluttede regnskabsår, i overensstemmelse med bestemmelserne i de respektive finansforordninger og de relevante regnskabsregler, som regnskabsføreren har fastlagt.

19.

20.

Som i tidligere år afslørede Retten og EuropeAids egen kontrol (jf. punkt 40) en høj frekvens af indkodningsfejl (19). Selv om Rettens revision viste, at årsregnskabet er uden væsentlig fejlforekomst, giver indkodningsfejlene alligevel anledning til bekymring, da de indvirker på nøjagtigheden af de data, der anvendes ved opstillingen af årsregnskabet, navnlig i forbindelse med periodeafgrænsning, cut-off, ved regnskabsårets udgang (20).

20.

Se også svaret til punkt 58 b).

21.

Resultaterne af testen af transaktioner er sammenfattet i bilag 1 .

22.

Rettens revision af indtægtstransaktionerne viste, at de var uden væsentlig fejlforekomst.

23.

Rettens revision med hensyn til forpligtelserne viste, at de var uden væsentlig fejlforekomst.

24.

Ved Rettens revision konstateredes det, at betalingerne var væsentlig fejlbehæftede. Ved sin gennemgang af stikprøven på 163 transaktioner konstaterede Retten, at 54 (33 %) var behæftet med fejl. Retten anslår, at den mest sandsynlige fejlprocent er på 5,1 % (21).

25.

For så vidt angår de 133 projektbetalinger i stikprøven var 47 (35 %) behæftet med fejl, hvoraf 29 (62 %) var kvantificerbare fejl. For så vidt angår de 30 undersøgte budgetstøttebetalinger var 7 (23 %) behæftet med fejl, som alle var ikke kvantificerbare fejl.

24-26.

Ikke desto mindre skal Kommissionen understrege, at EuropeAid's kontrolsystem er flerårigt, hvilket betyder, at nogle af de fejl, som Retten har bemærket, ville være blevet rettet på et senere tidspunkt som en del af den normale cyklus for kontrol med ekstern bistand. Hen ved to tredjedele af betalingerne i stikprøven vedrører overførsler såsom forudbetalinger eller clearinger, som stadig kan nå at blive kontrolleret og rettet i forbindelse den endelige udbetaling.

Desuden slutter Kommissionens overvågning af udgifterne til ekstern bistand ikke med de endelige udbetalinger. EuropeAid og ECHO forvalter på grundlag af en årlig formaliseret risikovurderingsproces et omfattende program for efterfølgende revision.

Da udviklings- og humanitær bistand opererer i et højrisikomiljø, er det imidlertid ikke realistisk at eliminere risikoen for finansielle fejl.

26.

For så vidt angår transaktioner i relation til projekter, blev hovedparten af fejlene konstateret i gavebistand og tilskudsaftaler med internationale organisationer. Af de 45 testede transaktioner var 26 (58 %) behæftet med fejl. Der var også tendens til fejl i programoverslagene (22), idet der konstateredes fejl i 10 af de 27 testede transaktioner.

27.

Af de 47 projekttransaktioner, der var behæftet med fejl, var der allerede udført eksterne revisioner af 26 på grundlag af kontrakter indgået af Kommissionen eller støttemodtageren. Af de 29 transaktioner, der var behæftet med kvantificerbare fejl, var 11 endelige betalinger, som Kommissionen allerede havde kontrolleret (23).

27.

28.

De kvantificerbare fejl, Retten konstaterede i projektbetalingerne, var af følgende typer:

28. a)-c)

For så vidt angår opbevaring af bilag, har EuropeAid gennemført en handlingsplan med henblik på at forbedre registrering og arkivering i delegationerne i 2012.

Med hensyn til clearinger har EuropeAid iværksat en intern refleksionsproces for at tydeliggøre tolkningen af de påløbne omkostninger med henblik på clearing, som er årsagen til disse fejl. Kommissionen er af den opfattelse, at fejlene vil rette sig selv, eftersom clearingen af merudgifter bør regnes ind i de efterfølgende udgifter.

Hvad angår overholdelse af oprindelsesreglerne, skal Kommissionen understrege, at det i henhold til gældende ret er muligt at gøre undtagelser fra AVS-/EU-reglerne om varers oprindelse i behørigt begrundede tilfælde. EuropeAid er indforstået med, at kontrahenter i nogle tilfælde skulle have indgivet en undtagelsesanmodning, men finder, at nogle af de påpegede fejl, i tilfælde hvor betingelserne for at tillade en undtagelse var opfyldt, ikke havde nogen finansiel indvirkning.

Spørgsmålet om støtteberettigelse og moms udgør fortsat en udfordring og omhandles i nye forslag, der fremsættes i forbindelse med revisionen af finansforordningen. Kommissionen arbejder i lande, hvor det er vanskeligt, om ikke umuligt, for kontrahenterne (ofte ngo'er) at få obligatoriske momsbetalinger refunderet af staten.

29.

De oftest forekommende typer af ikke kvantificerbare fejl vedrørte utilstrækkelige bilag (14 transaktioner), og at opfyldelsesgarantier ikke var blevet justeret, når kontrakten blev ændret (3 transaktioner).

29.

30.

For så vidt angår budgetstøttebetalinger skyldtes de ikke kvantificerbare fejl, at det ikke velstruktureret var påvist, at støtteberettigelseskriterierne var opfyldt, fordi resultaterne med hensyn til forvaltningen af de offentlige finanser ikke blev sammenlignet med de mål, der var fastsat for den undersøgte periode.

30.

Styregruppen for budgetstøtte, der blev dannet for nylig og har EuropeAid's direktører og generaldirektører som medlemmer, vil blandt andet undersøge alle følsomme sager. Dette vil også forbedre forvaltningen og vurderingen af kriterierne for støtteberettigelse.

Se også svarene til punkt 10 og 15.

31.

Bilag 2 giver et resumé af resultaterne af Rettens gennemgang af overvågnings- og kontrolsystemerne. Retten vurderer, at systemerne er delvis effektive.

31.

32.

Som anført i punkt 6 implementerer EuropeAid de fleste af de instrumenter for ekstern bistand, der finansieres over det almindelige budget og EUF. Medmindre andet er anført, vedrører Rettens bemærkninger om både overvågnings- og kontrolsystemernes effektivitet og om pålideligheden af generaldirektørens årlige aktivitetsrapport (»den årlige aktivitetsrapport«) og erklæringen for 2011 derfor hele EuropeAids ansvarsområde.

33.

EuropeAid har en klar kontrolstrategi med henblik på at forhindre eller påvise og korrigere fejl, og Kommissionens interne kontrolstandarder er i vid udstrækning blevet implementeret. Det har en handlingsplan, som skal styrke dets forvaltnings- og kontrolsystemer (24), hvor de fleste af bemærkningerne og anbefalingerne fra Rettens tidligere årsberetninger tages op. I 2011 har EuropeAid navnlig introduceret den nye udgave af rapporten External Assistance Management Report, EAMR (jf. punkt 39) og udsendt dokumentet »Financial Management Toolkit for recipients of EU funds for external actions« (jf. punkt 41).

33.

34.

Ifølge den årlige aktivitetsrapport var der fortsat vedvarende bekymring med hensyn til politikken for menneskelige ressourcer (25) på grund af den store personaleudskiftning og den omstrukturering, der fandt sted midt i 2011 (jf. punkt 6). Det gav anledning til bekymring, at ansatte i EuropeAid blev sat til at udføre andre opgaver end bistandsforvaltning ud over de fleksibilitetsgrænser, der var aftalt med EU-Udenrigstjenesten. EuropeAid mener, at det vil få negativ indvirkning på den sikkerhed, der kan gives for 2012, hvis balancen i ressourcerne ikke genskabes.

34.

De potentielle risici for, at personaleressourcerne ikke anvendes til de formål, som de var beregnet til, er blevet afhjulpet gennem en række tiltag, herunder formel fælles vejledning fra EU-Udenrigstjenesten og Kommissionen til delegationslederne, særlig indberetning om menneskelige ressourcer fra arbejdet i marken (i rapporterne om forvaltningen af bistanden til tredjelande) og intern revisionsplanlægning i 2012.

Det er en forudsætning for gennemførelsen af den nye udviklingspolitik, for at muliggøre øget overvågning i marken og højne niveauet af ekspertviden på specifikke områder samt for en effektiv tildeling af bistand, at der i delegationerne genetableres en balance mellem ansatte med forskellige ansættelsesforhold. Der vil sandsynligvis ske en styrkelse af de menneskelige ressourcer i Afrika og i den såkaldte naboskabsregion.

35.

Retten vurderede, at den forudgående kontrol, som de anvisningsberettigede i EuropeAids centrale tjenestegrene og i delegationerne udfører, var delvis effektiv.

36.

På grund af højrisikomiljøet (jf. punkt 8) forlader EuropeAid ifølge sin kontrolarkitektur sig hovedsagelig på forudgående kontrol udført af ansatte i Kommissionen, eksterne tilsynsførende (vedrørende arbejdskontrakter) eller eksterne revisorer (vedrørende programoverslag, gavebistand og honorarbaserede tjenesteydelseskontrakter), før de endelige projektbetalinger afholdes. De påviser og korrigerer en betydelig mængde ikke støtteberettigede udgifter, men den frekvens af fejl, Retten har konstateret, herunder i endelige udgiftsanmeldelser, som allerede har været underkastet ekstern revision og udgiftskontrol, viser, at der er svagheder i denne forudgående kontrol.

36.

Se også svaret til punkt 24.

37.

Retten noterer, at der ved EuropeAids efterfølgende kontrol af transaktioner også er konstateret procedurefejl i den forudgående kontrol i ca. 20 % af de kontrollerede transaktioner (26), f.eks. forkerte eller manglende tjeklister. Den Interne Revisionstjeneste (IAS) har også konstateret svagheder på flere af de centrale kontrolniveauer vedrørende programoverslag og indkaldelser af forslag i forbindelse med EUF-gavebistand (27).

37.

Efter afslutningen af IAS-revisionsrapporterne er handlingsplanerne som reaktion på IAS-anbefalingerne og for at afhjælpe de påpegede risici på vej til at blive gennemført i 2012.

38.

Retten vurderede, at kontrollen og overvågningen var effektiv, for så vidt angår EuropeAids hovedsæde, og delvis effektiv, for så vidt angår delegationerne.

39.

I 2011 som led i sin handlingsplan implementerede EuropeAid for første gang den nye version af den halvårlige rapport om forvaltningen af bistand til tredjelande (EAMR-rapporten) baseret på centrale resultatindikatorer og revisionserklæringer underskrevet af delegationslederne. Det styrker EAMR-rapportens funktion som det vigtigste værktøj for regnskabspligt og ansvarlighed mellem delegationerne og EuropeAids hovedsæde. Pålideligheden af de centrale resultatindikatorer i relation til finansiel kontrol forringes imidlertid af, at dataene i CRIS (28) er unøjagtige. Hertil kommer, at mange af indikatorerne er vanskelige at fortolke.

39.

Kommissionen deler ikke Rettens syn på nytten af indikatorer til overvågningsformål. En styregruppe, der repræsenterer en lang række interesser og aktører, indførte for nylig nøgleresultatindikatorerne i forbindelse med den årlige indberetning om 2011 (i 2012). Nøgleresultatindikatorerne er en række indikatorer i et standardiseret format, som både kan anvendes til resultatovervågning på delegations-, regions-, instrument- og porteføljeniveau, og som på grund af udviklingsmiljøets kompleksitet kan tolkes på forskellig vis i mange forskellige sammenhænge. Nogle af nøgleresultatindikatorerne har kvantificerede mål, der bygger på grundigt analyserede historiske oplysninger, mens andre ikke har det.

Se også svaret til punkt 59 d).

40.

I 2011 aflagde EuropeAid 15 kontrolbesøg for at kontrollere, om delegationernes interne organisation, systemer og procedurer var tilfredsstillende. Besøgene var nyttige med hensyn til at identificere forhold, der burde forbedres, som f.eks. utilstrækkelig adgang til ekspertise, manglende opfyldelse af uddannelsesbehov på grund af mangel på menneskelige og finansielle ressourcer, unøjagtige CRIS-data og utilstrækkelig projektovervågning. I forbindelse med en IAS-revision blev det imidlertid noteret, at der ikke er dokumentation for et formelt årligt program for kontrolbesøg baseret på en veldokumenteret risikovurdering. Hertil kommer, at EuropeAid ikke har udviklet procedurer for overvågning af implementeringen af anbefalingerne fra disse kontrolbesøg, og den årlige aktivitetsrapport giver ingen oplysninger herom (29).

40.

Fremover vil Kommissionen overveje, om formålet og de specifikke mål for EuropeAid's kontrolbesøg i delegationerne skal underkastes et eftersyn, og om den nuværende risikobaserede tilgang til valg af delegationer kunne suppleres med yderligere udvælgelseskriterier.

Se også svaret til punkt 59 b).

41.

Revisionsfirmaer, der har underskrevet rammekontraktaftaler med EuropeAid, udarbejder årlige sammenfattende rapporter om deres revisionsresultater og anbefalinger. Disse rapporter giver værdifulde oplysninger om systemsvagheder og de foranstaltninger, der er nødvendige for at udelukke eller nedsætte ikke støtteberettigede udgifter. På grundlag heraf udsendte EuropeAid i januar 2011 dokumentet »Financial Management Toolkit for recipients of EU funds for external actions« for at give modtagerne et bedre kendskab til den finansielle forvaltning og reglerne for støtteberettigelse.

42.

EuropeAid undersøger kvaliteten af de eksterne revisioner og kontroller, som Kommissionen har indgået kontrakt om, og resultaterne af undersøgelsen fremlægges i en årlig rapport. Den årlige aktivitetsrapport giver ikke oplysninger om resultaterne af denne gennemgang (30).

42.

43.

Systemmodulerne til behandling af revisionsresultater og for oprettelse af indtægtsordrer blev koblet på CRIS-informationssystemet i 2011 (31). Det er en væsentlig forbedring, men det giver endnu ikke fuldstændige og nøjagtige oplysninger om resultaterne af og opfølgningen på alle forudgående kontroller:

43.

a)

CRIS-Audit giver ikke oplysninger om de beløb, EuropeAid i sidste ende vurderer ikke er støtteberettigede

a)

b)

CRIS giver ikke fuldstændige oplysninger om beløb, som Kommissionen under sin egen forudgående kontrol har fundet ikke støtteberettigede, og som er blevet korrigeret (32)

b)

c)

Nøjagtigheden af CRIS data er stadig problematisk, således som det blev konstateret under EuropeAids egen efterfølgende kontrol.

c)

44.

Som i de foregående år konstaterede Retten ringe dokumenterede og ineffektive kontroller hos hovedparten af de nationale anvisningsberettigede i EUF-modtagerlandene. EuropeAids hovedsæde og delegationerne ydede i mange tilfælde teknisk bistand for at forbedre denne kontrol, men det kan ikke kompensere for de underliggende svagheder.

44.

45.

Hovedparten af de delegationer, Retten besøgte i 2011, foretog ikke en risikobaseret udvælgelse og planlægning af kontrolbesøg på stedet. Af kontrolbesøg fra EuropeAids hovedsæde (jf. punkt 40) fremgik det, at delegationerne ofte stod over for ressourcemæssige begrænsninger på personale- og tjenesterejsebudgettet, som begrænsede deres kapacitet til at udføre overvågningsaktiviteter, som f.eks. projektovervågning på stedet, navnlig for så vidt angår finansielle aspekter. Den omfattende omstrukturering, der fandt sted i 2011, og anvendelsen af ressourcerne til andre opgaver end bistandsforvaltning forbedrede ikke dette forhold (jf. punkt 6 og 34).

45.

Hvad angår anvendelsen af ressourcer til opgaver, der ikke er forvaltning af bistand, blev der i december 2011 sendt instrukser til delegationerne i en fælles meddelelse fra Kommissionen og EU's Udenrigstjeneste for at tydeliggøre muligheder og begrænsninger, hvad angår fleksibiliteten i brug af personalet.

Se også svaret til punkt 59 b).

46.

Retten vurderede, at den eksterne revisionsfunktion var effektiv for så vidt angår EuropeAids centrale tjenestegrene, og delvis effektiv for så vidt angår delegationerne.

47.

EuropeAids hovedsæde har udviklet en metode til udarbejdelse og gennemførelse af samt opfølgning på de årlige revisionsplaner. Det overvåger nøje delegationernes eksterne revisionsfunktion og kvaliteten af de eksterne revisioner, der udføres i henhold til Kommissionens rammekontrakt.

48.

I de fleste henseender forvaltede delegationerne deres eksterne revisioner i overensstemmelse med den gældende metode. Revisionsplanerne blev udarbejdet i overensstemmelse med retningslinjerne og gennemført rettidig, og der blev reageret på revisionsresultaterne, navnlig med inddrivelser og modregning i senere betalinger. Retten konstaterede imidlertid, at der stadig er behov for forbedringer på en række områder. Som anført i de foregående år (33) bevirker personalemangel og det forhold, at de obligatoriske revisioner prioriteres højest, at de risikobaserede revisioner ikke altid udvælges på grundlag af en veldokumenteret risikovurdering, og at de ikke udføres i så stort et antal som nødvendigt. I en række tilfælde var revisionsafslutningen forsinket, hvilket kan medføre, at ikke støtteberettigede udgifter ikke vil kunne inddrives.

48.

49.

Retten vurderede, at den interne revision var delvis effektiv.

50.

Kommissionens omstrukturering, der fandt sted i 2011 (jf. punkt 6 og 34), havde stor indflydelse på den interne revisionsfunktions (IAC’s) (34) arbejde. Der skete en større udskiftning af personalet i enheden, og de fleste af de nye medarbejdere havde ingen revisionserfaring. IAC kunne kun gennemføre ca. halvdelen af sin oprindelige årlige arbejdsplan. Det er ikke nævnt i den årlige aktivitetsrapport (35).

50.

Se også svaret til punkt 59 b).

51.

I 2011 afsluttede Den Interne Revisionstjeneste (IAS) (36) to revisioner af den finansielle forvaltning af programoverslag og EUF-gavebistand. Dens resultater stemmer overens med Rettens for så vidt angår svagheder i den forudgående kontrol (jf. punkt 36).

51.

52.

Generaldirektøren for EuropeAid erklærer (37), at han har fået rimelig sikkerhed for, at kontrolprocedurerne giver den nødvendige garanti for, at de underliggende transaktioner er formelt rigtige. Den årlige aktivitetsrapport indeholder ingen forbehold. Den fastslår derimod (38), at EuropeAid, når der tages hensyn til udformningen og resultaterne af kontorets flerårige kontrolstruktur, ikke mener, at restfejlfrekvensen, dvs. de fejl, der er tilbage, når alle kontroller er udført, er væsentlig. Det står i modsætning til den væsentlige fejlprocent, den høje fejlfrekvens og de delvis effektive systemer, som Retten konstaterede i 2011.

52.

Se også svarene til punkt 57 og 58 a).

53.

Rettens gennemgang af den årlige aktivitetsrapport viser, at:

a)

der ikke fremlægges bevis for påstanden om, at restfejlfrekvensen er på under 2 %

a)

b)

der udtrykkes stor bekymring med hensyn til, om personaleressourcerne til bistandsforvaltning er tilstrækkelige (jf. punkt 34)

b)

Se også svaret til punkt 34.

c)

både IAS og EuropeAids egen efterfølgende kontrol af transaktioner påpeger svagheder i denne kontrol (jf. punkt 37 og 51).

c)

54.

På grundlag af sin revision konkluderer Retten, at EUF's regnskab for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2011, i alt væsentligt giver et retvisende billede af EUF's finansielle stilling og af transaktioner og pengestrømme i det afsluttede regnskabsår, i overensstemmelse med bestemmelserne i finansforordningen og de regnskabsregler, som regnskabsføreren har fastlagt.

54.

55.

På grundlag af sin revision konkluderer Retten, at for så vidt angår det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2011:

a)

var EUF's indtægter uden væsentlig fejlforekomst

b)

var de samlede forpligtelser, som EUF havde indgået, uden væsentlig fejlforekomst

c)

var EUF’s betalinger væsentligt fejlbehæftede (jf. punkt 24-30).

c)

Ikke desto mindre skal Kommissionen understrege, at EuropeAid's kontrolsystem er flerårigt, hvilket betyder, at nogle af de fejl, som Retten har bemærket, ville være blevet rettet på et senere tidspunkt som en del af den normale cyklus for kontrol med ekstern bistand. Hen ved to tredjedele af betalingerne i stikprøven vedrører overførsler såsom forudbetalinger eller clearinger, som stadig kan nå at blive kontrolleret og rettet i forbindelse den endelige udbetaling. Desuden slutter Kommissionens overvågning af udgifterne til ekstern bistand ikke med de endelige udbetalinger. EuropeAid og ECHO forvalter på grundlag af en årlig formaliseret risikovurderingsproces et omfattende program for efterfølgende revision.

Da udviklings- og humanitær bistand opererer i et højrisikomiljø, er det imidlertid ikke realistisk at eliminere risikoen for finansielle fejl.

56.

På grundlag af sin revision konstaterede Retten, at de undersøgte overvågnings- og kontrolsystemer i EuropeAid var delvis effektive (jf. punkt 31-53).

56.

57.

Retten konkluderer, at kvaliteten af oplysningerne i CRIS stadig giver anledning til bekymring og indvirker på både nøjagtigheden af de data, der bruges ved udarbejdelsen af årsregnskabet (jf. punkt 20), og på overvågnings- og kontrolsystemernes effektivitet (jf. punkt 39, 40 og 43) (39).

57.

58.

Bilag 3 viser resultatet af Rettens gennemgang af de fremskridt, der er gjort for at imødekomme de anbefalinger, den fremsatte i årsberetningen for 2009. Følgende punkter bør bemærkes:

58.

a)

EuropeAid har gjort betydelige fremskridt med hensyn til at implementere mange af Rettens anbefalinger. Det gælder navnlig udviklingen af metoden til estimering af restfejlfrekvensen, udbredelsen af »the financial management toolkit«, der skal give modtagerne et bedre kendskab til støtteberettigelsesreglerne, planlægningen og overvågningen af revisioner og vurderingen af, om det er berettiget at yde budgetstøtte

a)

b)

Der er behov for yderligere bestræbelser for fuldt ud at implementere Rettens anbefalinger vedrørende kvaliteten af oplysningerne i CRIS, opfølgningen på revisionsresultaterne og anbefalingerne samt vurderingen af, om systemet til efterfølgende kontrol af transaktioner er omkostningseffektivt.

b)

59.

På grundlag af denne gennemgang og resultaterne og konklusionerne for 2011 anbefaler Retten, at EuropeAid:

a)

forbedrer forvaltningen af kontrakttildelingsprocedurer og udarbejder klare udvælgelseskriterier og dokumenterer evalueringen bedre (jf. punkt 28 b))

a)

b)

indfører en veldokumenteret risikobaseret planlægning og systematisk følger op på kontrolbesøg (jf. punkt 40) og kontrolbesøg på stedet (jf. punkt 45)

b)

EuropeAid vil indføre en mere formel procedure til evaluering og årlig planlægning, både hvad angår kontrolbesøg i delegationerne og overvågning af projekter på stedet. Kommissionen finder imidlertid, at det ville være nyttigt at supplere den nuværende risikobaserede udvælgelsesprocedure med yderligere udvælgelseskriterier.

Se også svaret til punkt 40.

c)

gør det obligatorisk at følge retningslinjerne for risikoanalyse i forbindelse med delegationernes og hovedsædets udarbejdelse af de årlige revisionsplaner (jf. punkt 48)

c)

d)

revurderer udformningen af de centrale resultatindikatorer, så det sikres, at de er utvetydige og lette at fortolke (jf. punkt 39)

d)

e)

vurderer IAC’s kapacitet til at udføre sin opgave effektivt (jf. punkt 50).

e)