This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52008TA1205(020)
Report on the annual accounts of the European Police College for the financial year 2007 together with the College's replies
Beretning om årsregnskabet for Det Europæiske Politiakademi for regnskabsåret 2007, med Cepols svar
Beretning om årsregnskabet for Det Europæiske Politiakademi for regnskabsåret 2007, med Cepols svar
EUT C 311 af 5.12.2008, p. 136–141
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
5.12.2008 |
DA |
Den Europæiske Unions Tidende |
C 311/136 |
BERETNING
om årsregnskabet for Det Europæiske Politiakademi for regnskabsåret 2007, med Cepols svar
(2008/C 311/20)
INDHOLD
1-2 |
INDLEDNING |
3-6 |
REVISIONSERKLÆRING |
7-15 |
BEMÆRKNINGER |
Tabel 1-3
Cepols svar
INDLEDNING
1. |
Det Europæiske Politiakademi (herefter »Cepol«) blev oprettet ved Rådets afgørelse 2000/820/RIA, som blev ophævet i 2005 og erstattet af Rådets afgørelse 2005/681/RIA (1). Cepol har til opgave at fungere som et netværk og forbinde medlemsstaternes nationale uddannelsesinstitutioner med henblik på at afholde uddannelseskurser for ledende politifolk på grundlag af fælles standarder. |
2. |
Tabel 1 er en oversigt over Cepols beføjelser og virksomhed. De centrale data i Cepols regnskab for regnskabsåret 2007 vises i tabel 2 og 3 til orientering. |
REVISIONSERKLÆRING
3. |
Retten afgiver denne revisionserklæring til Europa-Parlamentet og Rådet i overensstemmelse med artikel 185, stk. 2, i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 (2). Den er udarbejdet på grundlag af en gennemgang af Cepols regnskab i overensstemmelse med artikel 248 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab. |
4. |
Cepols regnskab for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2007 (3), er opstillet af Cepols direktør i overensstemmelse med artikel 11 i Rådets afgørelse 2005/681/RIA og sendt til Retten, der skal afgive en revisionserklæring om regnskabernes rigtighed og om de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. |
5. |
Revisionen blev gennemført i overensstemmelse med IFAC's og ISSAI's (4) internationale revisionsstandarder og etiske kodekser, i det omfang de finder anvendelse på de særlige forhold, der gør sig gældende i Det Europæiske Fællesskab. Sigtet med revisionsarbejdet var at give Retten rimelig sikkerhed for, at årsregnskabet er rigtigt, og at de underliggende transaktioner er lovlige og formelt rigtige. |
6. |
Revisionen gav Retten et rimeligt grundlag for nedenstående erklæring. Regnskabernes rigtighedBortset fra det forhold, der er beskrevet i punkt 9 og 10, er Cepols regnskab for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2007, på alle væsentlige punkter rigtigt. Retten henviser desuden til bemærkningen i punkt 7.De underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighedBortset fra de forhold, der er beskrevet i punkt 14 og 15, er de transaktioner, der ligger til grund for Cepols årsregnskab, taget under ét lovlige og formelt rigtige. Retten henviser desuden til bemærkningen i punkt 13. |
BEMÆRKNINGER
7. |
Cepols budget for 2007 var på 6,5 millioner euro mod 5,1 million euro året før. Grunden til budgetforhøjelsen var, at Cepol udvidede sine aktiviteter. Budgetbeløbet omfatter ikke et bidrag på 1,5 millioner euro, som Cepol i 2007 modtog fra Kommissionen til gennemførelse af et Medaprogram (5). Det er i strid med principperne om budgettets enhed og korrekthed. |
8. |
Kun 5,6 millioner euro af forpligtelsesbevillingerne (6) for 2007 blev udnyttet, og heraf blev 1,7 millioner euro fremført. Over 20 % (0,5 millioner euro) af de fremførte bevillinger fra det foregående år bortfaldt. Den omfattende brug af bevillingsfremførsler og -bortfald viser, at der er problemer i budgetforvaltningen. |
9. |
Ligesom i 2006 havde Cepol det meste af året ikke et egentligt forpligtelsesregnskabssystem. For eksempel blev udgiftsbeslutninger vedrørende driftsudgifter truffet af direktøren efter udtalelse fra bestyrelsen. Forpligtelser blev først bogført på de relevante budgetposter, når betalingerne var afholdt. Manglen på standarder for intern kontrol (7) og den ineffektive budgetovervågning betød, at der over nogle budgetposter blev afholdt større udgifter, end der var afsat. Og det betød igen, at der enten måtte overføres midler efterfølgende til at korrigere de overtrukne poster eller oprettes nye budgetposter ex nihilo. |
10. |
I november 2007 blev der indført et forpligtelsesregnskabssystem for driftsudgifterne. I dette system er det et eksplicit krav, at der oprettes en budgetforpligtelse, før det er muligt at indgå en retlig forpligtelse eller undersøge, om der er bevillinger til rådighed. På grund af sin udformning giver den retlige standardforpligtelse i denne nye procedure ikke en tilstrækkelig retlig garanti. Forpligtelsen består blot af et ark med nogle administrative oplysninger om projektet og en oversigt over de samlede omkostningers fordeling på de relevante budgetposter. Der er ingen oplysninger om kontraktbetingelserne. Denne praksis er ikke i overensstemmelse med princippet om gennemsigtighed. |
11. |
I strid med Cepols finansforordning (8) var hverken det foreløbige regnskab eller rapporten om budget- og finansforvaltningen blevet udarbejdet. |
12. |
Den refusionsberettigede moms vedrørende regnskabsåret 2007 beløb sig til 102 281 euro, men ved årets udgang var den ikke blevet tilbagekrævet. Moms bør tilbagekræves med jævne mellemrum i løbet af året. Den anvendte praksis er ikke i overensstemmelse med forsvarlig økonomisk forvaltning. |
13. |
I Cepols finansforordning er det anført, at der skal udarbejdes detaljerede gennemførelsesbestemmelser til den (9). Cepol har endnu ikke vedtaget detaljerede gennemførelsesbestemmelser, herunder bestemmelser der skal sikre gennemsigtighed i Cepols procedurer for indgåelse af aftaler. Retten kommenterede allerede dette i sin revisionsberetning for 2006 (10). |
14. |
Systemet for indgåelse af aftaler var ikke i overensstemmelse med finansforordningens bestemmelser. Der forelå ingen dokumentation for, at det var nødvendigt at købe bestemte varer og at bruge en bestemt leverandør. Retten kommenterede allerede dette i sin revisionsberetning for 2006 (11). |
15. |
Der er blev konstateret tilfælde, hvor bevillinger var brugt til at finansiere private udgifter for nogle af Cepols ansatte. Da revisorerne ikke kunne gennemgå alle årets betalinger, er det ikke muligt at opgøre, hvor stort et beløb der uretmæssigt blev anvendt til private formål, og hvor mange forskellige typer private udgifter der blev afholdt. Anvendelse af offentlige midler til private formål er en fejl, som er væsentlig på grund af sin art. Der bør træffes foranstaltninger til at sikre, at disse midler tilbagebetales fuldt ud. |
Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 9. oktober 2008.
På Revisionsrettens vegne
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
Formand
(1) EUT L 256 af 1.10.2005, s. 63.
(2) EFT L 248 af 16.9.2002, s. 1.
(3) Regnskabet er dateret den 31. juli 2008, og Retten modtog det den 30. september 2008.
(4) International Federation of Accountants (IFAC) og International Standards of Supreme Audit Institutions (ISSAI).
(5) Euro-Middelhavs-partnerskabet.
(6) Formålsbestemte indtægter ikke medregnet.
(7) Bestyrelsen vedtog standarder for intern kontrol den 28. november 2007.
(8) Artikel 76 og 82.
(9) For eksempel i artikel 10, stk. 3, artikel 34 og artikel 74.
(10) Punkt 8.
(11) Punkt 11.
Tabel 1
Det Europæiske Politiakademi (Bramshill)
Fællesskabets kompetenceområder i henhold til traktaten |
Cepols beføjelser som fastlagt i Rådets afgørelse 2005/681/RIA |
Ledelse |
Cepols disponible ressourcer i 2007 (2006) |
Resultater og tjenesteydelser i 2007 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Indbyrdes tilnærmelse af love Traktaten om Den Europæiske Union, især artikel 30, stk. 1, og artikel 34, stk. 2. |
Mål Cepol har til formål at bidrage til uddannelsen af medlemsstaternes ledende politifolk ved en optimering af samarbejdet mellem Cepols forskellige bestanddele. Cepol støtter og udvikler en europæisk strategi over for de vigtigste problemer i medlemsstaterne inden for bekæmpelse og forebyggelse af kriminalitet, opretholdelse af lov og orden og af den offentlige sikkerhed, navnlig på tværs af grænserne. |
Opgaver
|
1. Bestyrelsen Består af: En delegation fra hver medlemsstat Hver delegation har én stemme. Repræsentanter for Kommissionen og Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union samt Europol indbydes til at deltage i møderne som observatører uden stemmeret. 2. Direktøren Leder Cepol, udpeges og afsættes af bestyrelsen. 3. Ekstern revision Revisionsretten. 4. Intern revision Kommissionens interne revisionstjeneste. 5. Dechargemyndighed Europa-Parlamentet efter henstilling fra Rådet. |
Endeligt budget: 7,4 millioner euro (5,0) (100 % tilskud fra Fællesskabet) Ansatte pr. 31. december 2007: Antal stillinger i henhold til stillingsfortegnelsen: 22,5 (22,5) antal besatte stillinger: 12 (7) Andre stillinger: (kontraktansatte, udstationerede nationale eksperter osv.): 9 (8) Ansatte i alt: 21 (15) |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Kilde: Cepol. |
Tabel 2
Det Europæiske Politiakademi (Bramshill) — Resultatopgørelse for regnskabsårene 2007 og 2006
(1000 euro) |
||
|
2007 |
2006 |
Driftsindtægter |
||
Tilskud fra Det Europæiske Fællesskab |
7 165 |
4 352 |
I alt (a) |
7 165 |
4 352 |
Driftsudgifter |
||
Personale |
1 954 |
1 460 |
Andre administrative udgifter |
213 |
358 |
Aktionsudgifter |
4 009 |
2 454 |
I alt (b) |
6 176 |
4 272 |
Driftsoverskud/(-underskud) (c = a – b) |
989 |
80 |
Indtægter vedrørende finansielle operationer (d) |
— |
— |
Udgifter vedrørende finansielle operationer (e) |
–18 |
–12 |
Overskud/(underskud) fra ikke-driftsmæssige aktiviteter (f = d + e) |
–18 |
–12 |
Økonomisk resultat for regnskabsåret (g = c + f) |
971 |
68 |
Kilde: Cepol. |
Tabel 3
Det Europæiske Politiakademi (Bramshill) — Balance pr. 31. december 2007 og 2006
(1000 euro) |
||
|
2007 |
2006 |
Anlægsaktiver |
||
Immaterielle anlægsaktiver |
8 |
— |
Materielle anlægsaktiver |
139 |
37 |
Langfristede tilgodehavender |
102 |
— |
Omsætningsaktiver |
||
Kortfristede tilgodehavender |
182 |
298 |
Kontanter og likvide midler |
4 586 |
3 682 |
Aktiver i alt |
5 017 |
4 017 |
Langfristet gæld |
||
Langfristet gæld |
1 190 |
— |
Omsætningspassiver |
||
Kreditorer |
2 788 |
3 949 |
Passiver i alt |
3 978 |
3 949 |
Nettoaktiver |
1 039 |
68 |
Rererve |
||
Kumuleret overskud/underskud |
68 |
— |
Økonomisk resultat for regnskabsåret |
971 |
68 |
Nettoaktiver i alt |
1 039 |
68 |
Kilde: Cepol. Tabellen er udarbejdet på grundlag af Cepols eget årsregnskab: Regnskabet er opstillet efter periodiseringsprincippet. |
CEPOLS SVAR
7. |
Netop MEDA-projektet var oprindeligt ikke medtaget i beretningen om budgettets gennemførelse. Der blev etableret tre særskilte enheder: Cepol, AGIS og MEDA. Indtægter og udgifter for hver enhed blev korrekt bogført i regnskabet pr. 31. december 2007. |
8. |
De fire vigtigste årsager til, at budgetbevillingerne ikke blev fuldt udnyttet, er følgende:
|
9. |
I 2007 havde Cepol ikke et regnskabssystem, der var i overensstemmelse med finansforordningen. Der blev i december 2007 indført et papirbaseret system for forpligtelser og adskillelse af opgaver; det trådte i kraft den 1. januar 2008. ABAC blev implementeret i juni 2008. Nye budgetkonti blev anvendt som en midlertidig foranstaltning. De interne procedurer er blevet gennemgået og ændret for at sikre, at de konstaterede fejl ikke opstår igen. |
10. |
I november 2007 godkendte Cepols bestyrelse et system med aftaler mellem de nationale akademier/institutter og Cepol, som trådte i kraft den 1. januar 2008. Dette system vil blive ændret for at optimere gennemsigtigheden i de aftaler, der er indgået med akademier/institutter. Bestyrelsen får forelagt et forslag i september. |
11. |
Det foreløbige årsregnskab var ikke udarbejdet den 1. marts 2008, som det skulle i henhold til finansforordningen. Den samlede rapporteringspakke blev udarbejdet og færdigredigeret i overensstemmelse med finansforordningen og fremsendt til Kommissionens regnskabsfører den 18. januar 2008. |
12. |
I overensstemmelse med tidligere års procedurer blev momsen for fjerde kvartal af 2007 tilbagekrævet i første kvartal det følgende år. Momsen for 2007 er nu fuldt ud refunderet. |
13. |
Gennemførelsesbestemmelserne til finansforordningen blev vedtaget af bestyrelsen i februar 2008. De interne retningslinjer for indgåelse af aftaler forventes vedtaget i september 2008. |
14. |
Indkøbet af ikt-udstyr blev foretaget i henhold til »katalysatorrammeaftalen« og overholdt de betingelser, som det britiske indenrigsministerium opstillede for Cepol i 2004, da Cepol i startfasen i 2004 endnu ikke havde status som juridisk person. |
15. |
Udgifterne til brug af mobiltelefoner og brug af Cepols tjenestevogne er tilbagebetalt. Tilbagesøgningen af udgifter til taxi/transport er påbegyndt. For at kunne følge med i, hvad Cepols midler anvendes til, skal et eksternt firma nu foretage efterfølgende kontrol med henblik på tilbagesøgning af de pågældende beløb. |