1.   En begæring om aktindsigt stilet til EU-Udenrigstjenesten indgives i skriftlig form via EU-Udenrigstjenestens websted, pr. e-mail til EEAS Transparency Team eller pr. post til aktindsigtskoordinatoren, Tjenesten for EU's Optræden Udadtil, Rond Point Schuman/Schumanplein 9A, 1040 Bruxelles/Brussel, Belgien.

2.   Begæringen skal være affattet tilstrækkelig præcist til, at EU-Udenrigstjenesten kan identificere de ønskede dokumenter og behandle begæringen inden for de frister, der er fastsat i forordningen.

3.   I tilfælde af begæringer, der ikke er tilstrækkelig præcise eller er for brede i omfang, kontakter EU-Udenrigstjenesten straks den, der har fremsat begæringen, med henblik på at præcisere begæringen eller begrænse dens omfang i overensstemmelse med forordningens artikel 6, stk. 2, og artikel 6, stk. 3. Hvis der ikke inden for ti arbejdsdage foreligger et svar fra den, der har fremsat begæringen, kontakter EU-Udenrigstjenesten vedkommende på ny og giver denne yderligere fem arbejdsdage til at præcisere eller begrænse omfanget af begæringen, således at EU-Udenrigstjenesten kan behandle den på effektiv vis. Hvis den, der har fremsat begæringen, ikke foretager en præcisering eller begrænsning af omfanget, anses begæringen for afvist.

4.   Så snart begæringen er registreret, fremsender EU-Udenrigstjenestens aktindsigtskoordinator en bekræftelse af modtagelsen til den, der har fremsat begæringen.

5.   Personoplysninger om den, der har fremsat begæringen, behandles i overensstemmelse med gældende regler om beskyttelse af personoplysninger (4).

1.   Alle begæringer behandles på de betingelser og inden for de frister, der er fastsat i forordningen.

2.   I undtagelsestilfælde, jf. forordningens artikel 7, stk. 3, og artikel 8, stk. 2, kan fristerne forlænges med yderligere femten arbejdsdage, navnlig:

Den, der har fremsat begæringen, informeres om enhver forlængelse og om grundene hertil.

1.   Afgivelsen af svar på oprindelige begæringer varetages af Transparency Team og underskrives af EU-Udenrigstjenestens aktindsigtskoordinator.

2.   Svar på genfremsatte begæringer underskrives af EU-Udenrigstjenestens generalsekretær, efter at der er taget hensyn til aktindsigtskoordinatorens udtalelse. Generalsekretæren kan delegere denne beføjelse inden for EU-Udenrigstjenesten.

1.   Hvis EU-Udenrigstjenesten modtager en begæring om aktindsigt i et dokument, som den er i besiddelse af, men som hidrører fra tredjemand, skal tredjemand høres, medmindre det i lyset af de undtagelsesbestemmelser, der er fastsat i forordningen, er indlysende, at dokumentet skal eller ikke skal udleveres.

2.   Aktindsigt i dokumentet skal imødekommes, uden at tredjemand høres, såfremt dokumentet allerede er offentliggjort af ophavsmanden, eller hvis det er indlysende, at udleveringen eller den delvise udlevering af dets indhold tydeligvis ikke vil berøre nogen af de interesser, der er omhandlet i forordningens artikel 4.

3.   Tredjemand skal altid høres, hvis dokumentet er omfattet af forordningens artikel 9, eller hvis dokumentet hidrører fra en medlemsstat, og medlemsstaten har anmodet EU-Udenrigstjenesten om ikke at give aktindsigt i dokumentet uden dens forudgående samtykke i overensstemmelse med forordningens artikel 4, stk. 5. En sådan anmodning fra en medlemsstat fremsættes skriftligt.

4.   Tredjemand skal høres skriftligt (f.eks. pr. e-mail) og gives en rimelig svarfrist, under hensyntagen til de svarfrister, der er fastsat i denne afgørelses artikel 3. Tredjemand afgiver udtalelse skriftligt.

5.   Modtager EU-Udenrigstjenesten ikke svar fra tredjemand inden for tidsfristen, eller er tredjemand ukendt eller umulig at opspore, træffer EU-Udenrigstjenesten afgørelse om begæringen i lyset af de undtagelsesbestemmelser, der er fastsat i forordningen, under hensyntagen til tredjemands legitime interesser, på grundlag af de oplysninger, den råder over.

6.   Hvis EU-Udenrigstjenesten har til hensigt at give aktindsigt i et dokument mod tredjemands udtrykkelige ønske, underretter den inden for den i henhold til forordningen gældende tidsfrist tredjemand om, at den har til hensigt at give aktindsigt i det pågældende dokument.

1.   Anmodninger om høring af EU-Udenrigstjenesten fra en medlemsstat eller fra andre EU-institutioner, -organer, -kontorer eller -agenturer, som har modtaget en begæring vedrørende et dokument, som de har i deres besiddelse, men som hidrører fra EU-Udenrigstjenesten, indgives til EEAS Transparency Team eller aktindsigtskoordinatoren pr. post til Tjenesten for EU's Optræden Udadtil, Rond Point Schuman/Schumanplein 9A, 1040 Bruxelles/Brussel, Belgien, eller pr. e-mail til ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   EU-Udenrigstjenesten afgiver udtalelse hurtigst muligt, idet den tager hensyn til eventuelle frister for afgivelse af svar, og senest inden for fem arbejdsdage.

1.   Hvis en begæring om aktindsigt vedrører et dokument, der er omfattet af forordningens artikel 9, eller et andet dokument, som er klassificeret i henhold til EU-Udenrigstjenesten sikkerhedsregler, behandles den af ansatte, der er bemyndiget til at gøre sig bekendt med dokumentet.

2.   Ethvert fuldstændigt eller delvist afslag på aktindsigt i et klassificeret dokument skal begrundes på grundlag af undtagelserne i forordningens artikel 4. Såfremt det på grundlag af disse undtagelser ikke er muligt at give afslag på aktindsigt i det pågældende dokument, sørger den tjenestemand, der behandler begæringen, for, at klassifikationen fjernes fra dokumentet, inden det overgives til den, der har begæret aktindsigt i det.

1.   Dokumenter, der gives aktindsigt i, fremsendes pr. post eller e-mail. Hvis de ønskede dokumenter er omfangsrige eller vanskelige at håndtere, kan den person, der har fremsat begæringen, opfordres til at konsultere dokumenterne der, hvor de opbevares. Det skal være gratis at konsultere dem.

2.   Har EU-Udenrigstjenesten allerede gjort et dokument offentligt tilgængeligt, kan svaret bestå i at oplyse den, der har fremsat begæringen, om, hvorledes denne kan få adgang til dokumentet, f.eks. ved at angive publikationshenvisninger eller angive det websted, hvor det er tilgængeligt.

3.   Hvis antallet af kopier af dokumenter, der skal sendes pr. post, er på mere end 20 sider, kan den, der har fremsat begæringen, opkræves et gebyr på 0,10 EUR pr. side plus forsendelsesomkostninger. Anvendes der en anden forsendelsesform, fastlægges gebyret i hvert enkelt tilfælde, idet det opkrævede beløb dog skal være rimeligt.

1.   Dokumenter, som der gives aktindsigt i efter en begæring i henhold til forordningen, offentliggøres i EU-Udenrigstjenestens offentlige register. Registret er tilgængeligt i elektronisk form.

2.   Dokumenter, der kan betegnes som »følsomme« i henhold til forordningens artikel 9, stk. 3, må kun indføres i registret med samtykke fra den, fra hvem dokumentet hidrører.