(1)

I henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2018/1046 (1) skal hver EU-institution oprette en intern revisionsfunktion, der skal udøves under overholdelse af de relevante internationale standarder. Den interne revision i Kommissionen udføres af Den Interne Revisionstjeneste (»revisionstjenesten«), der blev oprettet den 11. april 2000. Intern revision udføres også af revisionstjenesten i decentrale EU-agenturer og andre selvstændige organer, der modtager bidrag fra EU-budgettet.

(2)

Revisionstjenesten foretager intern revision i henhold til artikel 117-123 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 og sin opgavebeskrivelse (2). I denne henseende foretager revisionstjenesten sin interne revision i fuldstændig uafhængighed og med fuld og ubegrænset adgang til alle oplysninger, der er nødvendige i forbindelse hermed, for så vidt angår alle den pågældende EU-institutions aktiviteter og tjenestegrene.

(3)

Revisionstjenesten rådgiver andre af Kommissionens tjenestegrene og dens forvaltningsorganer samt Unionens decentrale agenturer og andre selvstændige organer, der modtager bidrag fra EU-budgettet, med hensyn til håndtering af risici, dvs. enhver hændelse eller ethvert problem, der kan opstå og indvirke negativt på opnåelsen af Kommissionens politiske, strategiske og operationelle mål, ved at afgive uafhængige udtalelser om forvaltnings- og kontrolsystemernes kvalitet og ved at fremsætte henstillinger til, hvordan betingelserne for transaktionernes gennemførelse kan forbedres, og til, hvordan en forsvarlig økonomisk forvaltning kan fremmes, jf. artikel 117-123 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046. Derfor er revisionstjenestens interne revision typisk ikke rettet mod fysiske personer som sådan. Ikke desto mindre er det uundgåeligt, at personoplysninger som defineret i artikel 3, nr. 1), i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 (3) behandles i forbindelse med dens aktiviteter. Den interne revision, der udføres af revisionstjenesten, indebærer at vurdere, om de interne forvaltningssystemer er hensigtsmæssige og effektive, og i hvilket omfang tjenestegrenene har formået at gennemføre politikker, programmer og foranstaltninger, samt at vurdere produktiviteten og effektiviteten af de interne kontrol- og revisionssystemer, der anvendes på hver budgetgennemførelsestransaktion. De bidrager derfor til beskyttelsen af Unionens og medlemsstaternes vigtige økonomiske og finansielle interesser. Revisionstjenesten er dataansvarlig for den behandling, som den udfører, jf. finansforordningens artikel 118 og artikel 119, stk. 2.

(4)

Den interne revision, der udføres i Kommissionen og dens forvaltningsorganer samt i de decentrale EU-agenturer og andre selvstændige organer, varierer med hensyn til form og indhold lige fra erklæringsopgaver med sikkerhed (herunder risikovurderinger) og rådgivningsopgaver til evalueringer af et begrænset omfang og opfølgningsopgaver.

(5)

Revisionsopfølgningsudvalget er i overensstemmelse med sin opgavebeskrivelse, der er ajourført den 21. november 2018 (C(2018) 7707), et rådgivende organ (4), som bistår Kommissionen med at opfylde sine forpligtelser i henhold til traktaterne og andre retlige instrumenter (forordning (EU, Euratom) 2018/1046) ved at sikre revisionstjenestens uafhængighed, ved at overvåge kvaliteten af det interne revisionsarbejde og ved at sikre, at Kommissionens tjenestegrene tager passende hensyn til interne og eksterne revisionshenstillinger, og at der følges op på disse på passende vis. Revisionsopfølgningsudvalget bidrager på denne måde til samlet set at forbedre Kommissionens effektivitet og produktivitet yderligere med hensyn til at nå dens mål og fremmer kommissærkollegiets tilsyn med Kommissionens forvaltning, risikostyring og interne kontrolpraksis. Revisionsopfølgningsudvalget er dataansvarlig for den behandling, som den udfører, jf. finansforordningens artikel 123.

(6)

Kommissionen behandler personoplysninger, der erhverves eller modtages fra juridiske personer, fysiske personer, medlemsstater og internationale organer og organisationer, med henblik på dens aktiviteter i henhold til artikel 118 og artikel 119, stk. 2, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046, uanset om den handler på eget initiativ eller på grundlag af modtagne bidrag. I forbindelse med sådan intern revision kan revisionstjenesten også behandle personoplysninger, der er erhvervet eller modtaget fra offentligt tilgængelige kilder, fra anonyme kilder eller fra identificerede kilder, der kræver, at deres identitet beskyttes.

(7)

Kommissionen kan udveksle personoplysninger med Unionens institutioner, organer, agenturer og kontorer, med kompetente myndigheder i medlemsstaterne og, inden for rammerne af Kommissionens relevante internationale aftaler eller samarbejdsaftaler, med tredjelande og internationale organisationer.

(8)

Behandling af personoplysninger, jf. artikel 3, stk. 3, i forordning (EU) 2018/1725, der udføres i løbet af en intern revision, kan finde sted, selv inden Kommissionen formelt indleder denne, samt fortsætte under revisionen og selv efter den formelle afslutning af revisionen (f.eks. af hensyn til overvågning af, at henstillingerne gennemføres, og vurdering af behovet for at iværksætte ny intern revision).

(9)

De kategorier af personoplysninger, der behandles af Kommissionen, omfatter identifikationsoplysninger, kontaktoplysninger, erhvervsmæssige oplysninger og oplysninger relateret til eller sat i forbindelse med genstanden for aktiviteten. Disse kategorier af personoplysninger lagres i et sikret elektronisk miljø for at forhindre ulovlig adgang til eller videregivelse af oplysninger til personer, der ikke behøver at kende dem (»need to know«). Personoplysningerne opbevares i højst ti år. Ved udløbet af opbevaringsperioden overføres oplysninger vedrørende intern revision, herunder personoplysninger, til Kommissionens historiske arkiver (5) eller destrueres.

(10)

Under udførelsen af intern revision er Kommissionen forpligtet til at overholde fysiske personers grundlæggende rettigheder med hensyn til behandling af personoplysninger, som anerkendes i artikel 8, stk. 1, i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder og artikel 16, stk. 1, i traktaten, samt de rettigheder, der er fastsat i forordning (EU) 2018/1725. Samtidig er Kommissionen forpligtet til at overholde de strenge fortrolighedsregler, der er omhandlet i de internationale standarder for intern revision, jf. artikel 117 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046.

(11)

I visse tilfælde er det nødvendigt at forene de registreredes rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725 med behovene i forbindelse med intern revision og den fortrolige udveksling af oplysninger med fysiske og juridiske personer samt at sikre, at andre registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder overholdes fuldt ud. Med henblik herpå fastsættes det i artikel 25, stk. 1, litra c), g) og h), i forordning (EU) 2018/1725, at revisionstjenesten har mulighed for at begrænse anvendelsen af artikel 14-17, 19, 20 og 35 samt gennemsigtighedsprincippet i artikel 4, stk. 1, litra a), for så vidt bestemmelserne heri svarer til de rettigheder og forpligtelser, der er fastsat i forordningens artikel 14-17, 19, 20 og 35.

(12)

For at sikre effektiviteten af intern revision og samtidig overholde standarderne for beskyttelse af personoplysninger i henhold til forordning (EU) 2018/1725, der erstattede Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (6), er det nødvendigt at vedtage interne regler, i henhold til hvilke Kommissionen kan begrænse de registreredes rettigheder, jf. artikel 25, stk. 1, litra c), g) og h), i forordning (EU) 2018/1725.

(13)

De interne regler bør dække enhver behandling, der udføres af Kommissionen under udøvelsen af sin interne revision, uanset om den handler på eget initiativ eller på grundlag af modtagne bidrag, når udøvelsen af registreredes rettigheder kan bringe gennemførelsen af intern revision i fare. Disse regler bør gælde for behandling, der udføres forud for den formelle indledning af en opgave, i løbet af opgaven samt i forbindelse med overvågning af opfølgningen på resultaterne heraf.

(14)

For at efterkomme artikel 14, 15 og 16 i forordning (EU) 2018/1725 bør Kommissionen underrette alle enkeltpersoner om de af dens aktiviteter, der indebærer behandling af deres personoplysninger og af deres rettigheder på en gennemsigtig og sammenhængende måde via en databeskyttelsesmeddelelse, der offentliggøres på Kommissionens websted. Hvor det er relevant, bør Kommissionen indføre yderligere sikkerhedsforanstaltninger for at sikre, at de registrerede underrettes individuelt i et passende format.

(15)

På grundlag af artikel 25 i forordning (EU) 2018/1725 kan Kommissionen også begrænse udleveringen af oplysninger til de registrerede og udøvelsen af andre af de registreredes rettigheder for at beskytte sin egen interne revision, revisioner af medlemsstaternes offentlige myndigheder, revisionsværktøjerne og -metoderne samt andre personers rettigheder i forbindelse med sin interne revision.

(16)

Desuden kan Kommissionen for at bevare et effektivt samarbejde være nødsaget til at begrænse anvendelsen af de registreredes rettigheder for at beskytte behandlingen i Kommissionens tjenestegrene eller andre af Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer eller i medlemsstaternes myndigheder og internationale organisationer samt i Revisionsopfølgningsudvalget. Med henblik herpå bør Kommissionen rådføre sig med de pågældende tjenestegrene, institutioner, organer, kontorer, agenturer, myndigheder og organisationer samt Revisionsopfølgningsudvalget om det relevante grundlag for indførelse af begrænsninger samt disses nødvendighed og proportionalitet.

(17)

Det kan også være nødvendigt for Kommissionen at begrænse udleveringen af oplysninger til de registrerede og anvendelsen af andre af de registreredes rettigheder i forbindelse med personoplysninger, der modtages fra tredjelande eller internationale organisationer, med henblik på at samarbejde med disse lande eller organisationer og dermed beskytte et vigtigt mål i Unionens almene interesse. I visse tilfælde kan den registreredes interesser eller grundlæggende rettigheder imidlertid tilsidesætte vigtigheden af internationalt samarbejde.

(18)

Kommissionen bør behandle alle begrænsninger på en gennemsigtig måde og registrere hver anvendelse af begrænsninger i det tilsvarende registreringssystem.

(19)

I henhold til artikel 25, stk. 8, i forordning (EU) 2018/1725 kan den dataansvarlige udsætte, udelade eller afvise at udlevere oplysninger om årsagerne til anvendelsen af en begrænsning til den registrerede, hvis udleveringen af disse oplysninger på nogen måde ville være til skade for formålet med begrænsningen. Dette er navnlig tilfældet med hensyn til begrænsninger af de rettigheder, der er fastsat i artikel 16 og 35 i forordning (EU) 2018/1725.

(20)

Hvis andre af de registreredes rettigheder begrænses, bør revisionstjenestens dataansvarlige i hvert enkelt tilfælde vurdere, om det vil være til skade for formålet med begrænsningen at meddele den.

(21)

Europa-Kommissionens databeskyttelsesansvarlige bør foretage en uafhængig evaluering af anvendelsen af begrænsninger med henblik på at sikre overholdelsen af denne afgørelse.

(22)

Forordning (EU) 2018/1725 erstatter forordning (EF) nr. 45/2001 uden nogen overgangsperiode fra den dato, hvor den træder i kraft. Muligheden for at anvende begrænsninger af visse rettigheder blev fastsat i forordning (EF) nr. 45/2001. For at undgå at bringe lovligheden af intern revision i fare bør denne afgørelse anvendes fra datoen for ikrafttrædelsen af forordning (EU) 2018/1725.

(23)

Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse afgav udtalelse den 27. november 2018 —