(1)

Agentura eu-LISA vykonává svou činnost v souladu s nařízením (EU) 2018/1726.

(2)

Agentura eu-LISA je zmocněna provádět správní šetření, předběžná disciplinární řízení, disciplinární řízení a řízení o dočasném zproštění výkonu služby v souladu se služebním řádem úředníků a pracovním řádem ostatních zaměstnanců Evropské unie, který je stanoven nařízením Rady (EHS, Euratom, ESUO) č. 259/68 (dále jen „služební řád“) (4), a v souladu s rozhodnutím správní rady agentury eu-LISA č. 2014-080 ze dne 28. ledna 2015 o přijetí prováděcích pravidel ke služebnímu řádu, kterým se přijímají prováděcí ustanovení týkající se provádění správních šetření a disciplinárních řízení. V případě nutnosti rovněž oznamuje případy úřadu OLAF.

(3)

Zaměstnanci agentury eu-LISA jsou povinni oznamovat potenciálně protiprávní činnosti, včetně podvodů a korupce, které poškozují zájmy Unie. Zaměstnanci jsou rovněž povinni oznamovat chování související s plněním služebních povinností, které může představovat závažné porušení povinností úředníků Unie. To upravuje rozhodnutí agentury eu-LISA ze dne 26. června 2018 o vnitřních pravidlech týkajících se whistleblowingu.

(4)

Agentura eu-LISA zavedla politiku prevence a účinného řešení skutečných nebo možných případů psychického nebo sexuálního obtěžování na pracovišti, jak je uvedeno v rozhodnutí správní rady agentury eu-LISA č. 2018-174 ze dne 6. prosince 2018, které se týká politiky agentury eu-LISA pro ochranu lidské důstojnosti a předcházení psychickému a sexuálnímu obtěžování a kterým se přijímají prováděcí opatření podle služebního řádu. Uvedené rozhodnutí stanoví neformální postup, na jehož základě se údajná oběť obtěžování může obrátit na „důvěrné“ poradce agentury eu-LISA.

(5)

Agentura eu-LISA může rovněž provádět vyšetřování možného porušení bezpečnostních pravidel pro utajované informace EU, a to na základě svého rozhodnutí č. 2019-273 ze dne 20. listopadu 2019, kterým se mění bezpečnostní pravidla agentury eu-LISA pro ochranu utajovaných informací EU.

(6)

Agentura eu-LISA podléhá interními i externím auditům své činnosti.

(7)

V souvislosti s těmito správními šetřeními, audity a vyšetřováními agentura eu-LISA spolupracuje s dalšími orgány, institucemi a jinými subjekty Unie.

(8)

Agentura eu-LISA může spolupracovat s vnitrostátními orgány třetích zemí a mezinárodními organizacemi v souladu s ustanoveními článku 43 nařízení (EU) 2018/1726.

(9)

Agentura eu-LISA také může spolupracovat s orgány veřejné moci členských států EU, a to buď na jejich žádost, nebo z vlastního podnětu.

(10)

Agentura eu-LISA se zapojuje do věcí projednávaných Soudním dvorem Evropské unie a v takových případech může buď věc postoupit Soudnímu dvoru, hájit rozhodnutí, které přijala a které bylo u Soudního dvora napadeno, nebo zasahovat ve věcech, které se týkají jejích úkolů. V této souvislosti může nastat situace, kdy bude agentura eu-LISA povinna chránit důvěrnost osobních údajů obsažených v dokumentech získaných stranami sporu nebo vedlejšími účastníky.

(11)

Za účelem plnění svých úkolů agentura eu-LISA shromažďuje a zpracovává informace a několik kategorií osobních údajů, včetně údajů o totožnosti fyzických osob, kontaktních údajů, údajů o profesních úlohách a úkolech, informací o soukromém a profesním chování a výkonnosti a finančních údajů. Agentura eu-LISA plní úlohu správce údajů.

(12)

Podle nařízení (EU) 2018/1725 je proto agentura eu-LISA povinna poskytovat subjektům údajů informace o těchto činnostech zpracování a dodržovat jejich práva jakožto subjektů údajů.

(13)

Agentura eu-LISA může být povinna hledat rovnováhu mezi těmito právy a cíli správních šetření, auditů, vyšetřování a soudních řízení. Rovněž může být povinna najít rovnováhu mezi právy subjektu údajů a základními právy a svobodami jiných subjektů údajů. Za tímto účelem dává článek 25 nařízení (EU) 2018/1725 agentuře eu-LISA možnost omezit za přísných podmínek použití článků 14 až 22, 35 a 36 nařízení (EU) 2018/1725, jakož i článku 4 v rozsahu, v jakém jeho ustanovení odpovídají právům a povinnostem stanoveným v článcích 14 až 20. Pokud právní akt přijatý na základě Smluv nestanoví žádná omezení, je nezbytné přijmout vnitřní pravidla, podle nichž je agentura eu-LISA oprávněna tato práva omezit.

(14)

Agentura eu-LISA může například být nucena omezit informace, které poskytuje subjektu údajů o zpracování jeho osobních údajů během fáze předběžného posouzení správního šetření nebo během samotného šetření, a to před případným zamítnutím věci nebo ve fázi předběžného disciplinárního řízení. Za určitých okolností by poskytnutí těchto informací mohlo závažně ovlivnit schopnost agentury eu-LISA účinně provádět šetření, pokud například existuje riziko, že by dotčená osoba mohla zničit důkazy nebo že by před výslechem mohla ovlivňovat případné svědky. Může se také stát, že agentura eu-LISA bude muset ochránit práva a svobody svědků i dalších dotčených osob.

(15)

Může být zapotřebí chránit anonymitu svědka nebo oznamovatele, který požádal o utajení své totožnosti. V takovém případě může agentura eu-LISA v zájmu ochrany práv a svobod těchto osob rozhodnout o omezení přístupu k údajům o jejich totožnosti, jakož i k jejich prohlášením a dalším osobním údajům.

(16)

Může být zapotřebí chránit důvěrné informace o zaměstnanci, který se obrátil na důvěrné poradce agentury eu-LISA v souvislosti s řízením týkajícím se obtěžování. V takových případech může být nutné, aby agentura eu-LISA v zájmu ochrany práv a svobod všech dotčených osob omezila přístup k údajům o totožnosti údajné oběti, údajného obtěžovatele a dalších dotčených osob, jakož i k jejich prohlášením a dalším osobním údajům.

(17)

Agentura eu-LISA by měla uplatňovat omezení pouze tehdy, pokud respektují podstatu základních práv a svobod, jsou nezbytně nutná a představují přiměřené opatření v demokratické společnosti. Agentura eu-LISA by měla uvést důvody těchto omezení.

(18)

V souladu se zásadou odpovědnosti by agentura eu-LISA měla vést záznamy o uplatňování těchto omezení.

(19)

Při zpracovávání osobních údajů vyměňovaných s jinými organizacemi v souvislosti se svými úkoly by měly agentura eu-LISA a tyto organizace vzájemně konzultovat možné důvody pro uložení omezení a jejich nezbytnost a přiměřenost, pokud to neohrozí činnost agentury eu-LISA.

(20)

Čl. 25 odst. 6 nařízení (EU) 2018/1725 ukládá správci povinnost informovat subjekty údajů o hlavních důvodech pro použití omezení a o jejich právu podat stížnost u evropského inspektora ochrany údajů.

(21)

Podle čl. 25 odst. 8 nařízení (EU) 2018/1725 je agentura eu-LISA oprávněna odložit, neprovést nebo odepřít poskytnutí informací o důvodech pro použití omezení subjektu údajů, pokud by to jakýmkoli způsobem mařilo účinek omezení. Agentura eu-LISA by měla v jednotlivých případech posoudit, zda by informování o omezení mařilo jeho účinek.

(22)

Agentura eu-LISA by měla omezení zrušit, jakmile přestanou platit podmínky odůvodňující jeho uplatňování, přičemž tyto podmínky by měla pravidelně posuzovat.

(23)

V zájmu nejvyšší možné ochrany práv a svobod subjektů údajů a v souladu s čl. 44 odst. 1 nařízení (EU) 2018/1725 by měl být pověřenec agentury eu-LISA pro ochranu osobních údajů včas konzultován ohledně veškerých omezení, která mohou být použita, a ohledně ověření jejich souladu s tímto rozhodnutím.

(24)

Čl. 16 odst. 5 a čl. 17 odst. 4 nařízení (EU) 2018/1725 stanoví výjimky z práva subjektů údajů na informace a z práva na přístup k nim. Pokud se použijí tyto výjimky, agentura eu-LISA není povinna uplatňovat omezení podle tohoto rozhodnutí.

(25)

Podle čl. 35 odst. 2 nařízení (EU) 2018/1726 přijme správní rada po konzultaci s evropským inspektorem ochrany údajů opatření pro uplatňování nařízení (EU) 2018/1725 agenturou, včetně vnitřních pravidel uvedených v čl. 25 odst. 1, 3 a 4 nařízení 2018/1725,