„EVROPSKÝ ÚŘAD PRO BOJ PROTI PODVODŮM (OLAF)

JEDNACÍ ŘÁD DOZORČÍHO VÝBORU OLAF

OBSAH

HLAVA I – ÚLOHA A POVINNOSTI DOZORČÍHO VÝBORU

Článek 1

Úloha

Článek 2

Pravomoci

HLAVA II – SLOŽENÍ A ČINNOST DOZORČÍHO VÝBORU

Článek 3

Složení

Článek 4

Etika

Článek 5

Předsednictví

Článek 6

Schůze

Článek 7

Metody práce

Článek 8

Zpravodajové

Článek 9

Kontroly, studie a odborné poradenství

Článek 10

Hlasování

Článek 11

Zápisy

Článek 12

Sekretariát

HLAVA III – VÝKON PRAVOMOCÍ

Článek 13

Opatření, jež je třeba přijmout na základě informací předložených generálním ředitelem

Článek 14

Zpráva o činnosti

Článek 15

Stanoviska ke jmenování generálního ředitele

Článek 16

Disciplinární řízení ohledně generálního ředitele

Článek 17

Důvěrnost a zpracování osobních údajů

Článek 18

Rozpočet

HLAVA IV – PŘECHODNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

Článek 19

Revize a novelizace jednacího řádu

Článek 20

Vstup v platnost a zveřejnění jednacího řádu

DOZORČÍ VÝBOR,

s ohledem na čl. 11 odst. 6 nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1073/1999 ze dne 25. května 1999 o vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) (1),

s ohledem na čl. 11 odst. 6 nařízení Evropského parlamentu a Rady (Euratomu) č. 1074/1999 ze dne 25. května 1999 o vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) (2),

PŘIJAL TENTO JEDNACÍ ŘÁD:

HLAVA I

ÚLOHA A POVINNOSTI DOZORČÍHO VÝBORU

Článek 1

Úloha

Dozorčí výbor Evropského úřadu pro boj proti podvodům (OLAF) plní úkoly stanovené v nařízení (ES) č. 1073/1999 a nařízení (Euratom) č. 1074/1999.

Článek 2

Pravomoci

1.   Při plnění svých úkolů vykonává dozorčí výbor pravomoc stanovenou v nařízení (ES) č. 1073/1999 a nařízení (Euratom) č. 1074/1999 a dalších použitelných ustanoveních.

2.   Zejména k zajištění kontrol provádění vyšetřovací funkce OLAF může dozorčí výbor v součinnosti s OLAF přijmout opatření ke stanovení podrobných pravidel těchto kontrol. Těmito opatřeními budou rovněž vytvořeny mechanismy důvěrného nakládání s informacemi a dokumenty poskytnutými OLAF a dalšími záležitostmi společného zájmu.

3.   Dozorčí výbor přijme patřičná rozhodnutí na základě informací, jež mu předloží generální ředitel OLAF v souladu s čl. 11 odst. 7 nařízení (ES) č. 1073/1999 a čl. 11 odst. 7 nařízení (Euratom) č. 1074/1999.

4.   Dozorčí výbor vykonává své pravomoci v souladu s ustanoveními hlavy III.

HLAVA II

SLOŽENÍ A ČINNOST

Článek 3

Složení

1.   Složení a způsob jmenování i funkční období členů dozorčího výboru stanoví nařízení (ES) č. 1073/1999 a nařízení (Euratom) č. 1074/1999.

2.   Nemůže-li se člen dozorčího výboru zúčastnit práce výboru nebo se vzdá členství ve výboru, oznámí to předsedovi výboru, aby bylo možno přijmout odpovídající opatření.

Článek 4

Etika

1.   V souladu s čl. 11 odst. 5 nařízení (ES) č. 1073/1999 a čl. 11 odst. 5 nařízení (Euratom) č. 1074/1999 členové dozorčího výboru nežádají při vykonávání svých povinností žádné vlády, orgány, instituce, úřady ani agentury o pokyny, a ani takové pokyny nepřijímají.

2.   Stejně tak se v souladu s rozhodnutím o jejich jmenování nebudou podílet na řešení záležitostí, na nichž mají přímo či nepřímo osobní zájem, zejména zájem osobní či finanční, který by ovlivnil jejich nezávislost.

Se spisy jim předloženými a při rozhodování o nich musí postupovat s přísným zachováváním důvěrnosti.

3.   Členové dozorčího výboru budou informovat o jakékoliv situaci, jež by mohla oslabit dodržování kterékoli ze zásad uvedených v odstavcích 1 a 2, jimiž se řídí jeho činnost, aby mohl výbor přijmout odpovídající opatření.

Článek 5

Předsednictví

1.   Dozorčí výbor si ze svých členů zvolí většinou hlasů svých členů předsedu.

2.   Předseda je volen na období jednoho roku a může být zvolen opětovně. Volba se uskuteční na poslední schůzi, jíž předsedá odcházející předseda.

3.   Není-li předseda z jakéhokoli důvodu po delší dobu schopen vykonávat své povinnosti, zpraví o své situaci členy výboru. V takovém případě je postupem stanoveným v odstavci 1 zvolen nový předseda.

4.   Předseda zastupuje dozorčí výbor navenek a předsedá jeho schůzím. Předseda zajistí řádné dodržování procesních předpisů výboru. Předseda svolává schůze výboru a určí datum a místo jejich konání. Připraví program jednání těchto schůzí a zajišťuje provádění rozhodnutí výboru.

5.   Je-li dočasně neschopen vykonávat své povinnosti, může požádat některého z členů výboru, aby jej zastupoval.

6.   Je-li předseda nepřítomen a nebyl-li uplatněn postup podle odstavce 5, vykonává funkci předsedy nejstarší člen výboru.

7.   Předseda má plnou pravomoc odesílat nebo odpovídat na korespondenci týkající se činnosti dozorčího výboru. Předseda informuje členy výboru o korespondenci, kterou obdržel nebo na niž odpověděl.

Článek 6

Schůze

1.   Dozorčí výbor vykonává své pravomoci ve sboru na svých schůzích. Schází se nejméně desetkrát ročně. Výbor je usnášeníschopný pouze tehdy, je-li přítomna většina jeho členů. Schází se z podnětu předsedy nebo na žádost většiny svých členů.

2.   S výjimkou případů, které předseda považuje za naléhavé, se oznámení o konání schůze rozesílají včas tak, aby je adresáti obdrželi nejméně týden před datem předmětné schůze. Oznámení obsahuje návrh pořadu jednání a dokumenty potřebné pro tuto schůzi, ledaže povaha těchto dokumentů možnost jejich přiložení vylučuje. Finalizovaný program jednání se přijímá na počátku každé schůze.

3.   Kterýkoli člen může požádat předsedu aby do navrhovaného pořadu jednání zařadil určité body nebo konkrétní záležitosti, anebo k němu tyto body připojil.

4.   Na žádost generálního ředitele OLAF může předseda svolat schůzi dozorčího výboru nebo zařadit na pořad jednání schůze další body. K návrhům generálního ředitele je třeba připojit potřebné dokumenty.

5.   Dozorčí výbor může pozvat generálního ředitele OLAF k účasti na svých schůzích nebo činnostech spojených s prací výboru. Ostatní členové OLAF mohou být přizváni k účasti na schůzi výboru, je-li jejich přítomnost považována za nutnou. Tato pozvání jsou zasílána prostřednictvím generálního ředitele OLAF.

Generální ředitel OLAF musí být informován o bodech zařazených na pořad jednání týkajících se osob uvedených v prvním pododstavci.

6.   Kterýkoli zástupce orgánů, institucí, úřadů nebo agentur Společenství, členských států nebo přidružených států může být přizván k práci dozorčího výboru týkající se určitého bodu zařazeného na pořad jednání schůze.

Článek 7

Metody práce

1.   Schůze dozorčího výboru jsou neveřejné. Jednání a interní dokumenty výboru, které tvoří podklady těchto jednání, jsou důvěrné, ledaže výbor rozhodne jinak.

Dokumenty a informace předložené generálnímu řediteli OLAF podléhají ustanovením článku 287 Smlouvy o ES o ochraně důvěrnosti a článku 8 nařízení (ES) č. 1073/1999, jakož i článku 8 nařízení (Euratom) č. 1074/1999.

2.   Dozorčí výbor přijme nanejvýše tři pracovní jazyky. Dokumenty a návrhy stanovisek, zprávy a rozhodnutí se vyhotovují v pracovních jazycích přijatých výborem. Je-li to potřebné, může člen výboru požádat, aby byl kterýkoli dokument přeložen do jazyka tohoto člena.

3.   Stanoviska, zprávy a rozhodnutí jsou přijímány na plenárních schůzích dozorčího výboru.

4.   Na základě výjimky z této zásady mohou být určitá rozhodnutí přijata v písemném řízení, pokud dozorčí výbor na některé z dřívějších schůzí schválil užití takového řízení.

V naléhavých případech může předseda konzultovat členy výboru písemnou formou.

V každém z uvedených případů zašle předseda návrh rozhodnutí členům výboru. Nevyjádří-li členové výboru námitky k návrhu rozhodnutí ve lhůtě stanovené předsedou, a sice ve lhůtě pěti pracovních dnů od obdržení návrhu, pokládá se návrh za přijatý. Jestliže do pěti dnů od obdržení návrhu rozhodnutí požádá kterýkoliv z členů, aby byl návrh prodiskutován ve výboru, písemné řízení se staví.

Článek 8

Zpravodajové

1.   K přípravě na diskuse nebo řízení dozorčího výboru může výbor na návrh předsedy určit ze svých členů jednoho nebo několik zpravodajů.

2.   Je-li projednávaná záležitost naléhavá, může předseda určit zpravodaje z vlastní iniciativy. V takovém případě následně informuje členy výboru.

3.   Zpravodaj prozkoumá svěřenou záležitost a předloží dozorčímu výboru návrh zprávy. Je-li to zapotřebí, je mu nápomocen sekretariát výboru.

Článek 9

Kontroly, studie a odborné poradenství

V rámci své pravomoci může dozorčí výbor provádět vhodné kontroly, vypracovat jakékoli studie, anebo si vyžádat potřebné odborné poradenství. Může si rovněž vyžádat pomoc úředníků nebo jiných zaměstnanců OLAF či orgánů, institucí, úřadů nebo agentur Společenství, členských států nebo přidružených států.

Článek 10

Hlasování

1.   Rozhodnutí jsou přijímána většinou členů dozorčího výboru na návrh předsedy.

2.   Na návrh člena výboru lze rozhodovat tajným hlasováním.

Článek 11

Zápisy

1.   Zápisy se pořizují ze všech schůzí dozorčího výboru. Vyhotovují se v pracovních jazycích výboru.

2.   Návrhy zápisu pořizuje sekretariát pod dohledem předsedy; návrhy jsou předkládány členům dozorčího výboru tak, aby je bylo možno schválit na příští schůzi.

3.   Kterýkoli člen může v průběhu schvalování zápisu požádat o změnu zápisu. Členové mohou rovněž požádat, aby bylo do zápisu pojato jakékoli písemné prohlášení nebo dokument, jež lze považovat za potřebné.

4.   Jakmile je zápis přijat, podepíše jej předseda a osoba odpovídající za sekretariát, načež je zápis uložen do archivu písemností výboru. Z rozhodnutí výboru může být zápis zveřejněn.

Článek 12

Sekretariát

1.   V souladu s čl. 11 odst. 6 nařízení (ES) č. 1073/1999 a čl. 11 odst. 6 nařízení (Euratom) č. 1074/1999 je dozorčímu výboru při výkonu jeho povinností nápomocen sekretariát.

2.   Dozorčí výbor informuje generálního ředitele OLAF o potřebách sekretariátu ohledně vhodných zaměstnanců a zdrojů k zajištění výkonu povinností výboru a kontinuity jeho činnosti.

3.   Zaměstnanci sekretariátu musí s informacemi, o nichž se dozvědí, zacházet jako s důvěrným materiálem. Touto povinností jsou zavázáni i po ukončení pracovního poměru v sekretariátu. Dozví-li se dozorčí výbor, že člen sekretariátu porušil své povinnosti ohledně důvěrnosti informací, oznámí to jeho předseda generálnímu řediteli OLAF, aby bylo možno přijmout vhodná opatření.

4.   Sekretariát přispívá k efektivnímu výkonu úkolů svěřených dozorčímu výboru za účelem posilování nezávislosti OLAF. V tomto smyslu pomáhá předsedovi s přípravami na schůze a s jejich konáním. Vypracovává návrh programu každé schůze, zápisy ze schůzí, poskytuje členům výboru informace a dokumenty týkající se všech oblastí jejich činností, pod vedením předsedy pomáhá při vypracovávání textů a pomáhá členům výboru, zejména tehdy, vykonávají-li funkci zpravodajů. Za tímto účelem se členové sekretariátu podle potřeby účastní schůzí společně se zpravodaji, aby mohli provádět uvedené činnosti.

HLAVA III

VÝKON PRAVOMOCÍ

Článek 13

Opatření, jež je třeba přijmout na základě informací předložených generálním ředitelem

1.   Dozorčí výbor může po prozkoumání programu činností, který mu každoročně předkládá generální ředitel OLAF, předložit stanovisko obsahující relevantní poznámky k jakékoliv oblasti spadající do působnosti.

Prostuduje rovněž informace, které mu pravidelně zasílá generální ředitel ohledně činností OLAF, a předkládá stanoviska k těmto informacím v souladu s čl. 11 odst. 1 druhým pododstavcem nařízení (ES) č. 1073/1999 a čl. 11 odst. 1 druhým pododstavcem nařízení (Euratom) č. 1074/1999.

2.   V souladu s čl. 11 odst. 7 nařízení (ES) č. 1073/1999 a čl. 11 odst. 7 nařízení (Euratom) č. 1074/1999 je dozorčí výbor pravidelně informován o šetřeních OLAF, jejich výsledcích a opatřeních přijatých v souvislosti s těmito výsledky. Výbor může tyto výsledky přiměřeně komentovat, aniž by však ovlivnil provádění probíhajícího šetření.

3.   Dozorčí výbor prozkoumá důvody, proč nebylo možno dokončit šetření probíhající déle než devět měsíců a přezkoumá rovněž očekávané datum jejich ukončení.

4.   Výbor přezkoumá případy, v nichž orgán, instituce, úřad nebo agentura nepostupovaly v souladu s doporučeními generálního ředitele. Současně uváží situace, v nichž bylo bráněno práci vyšetřovatelů OLAF, tato práce byla zdržována, nebo jí bylo vůbec zabráněno, a to s ohledem na přijetí vhodných opatření.

5.   Případy, v nichž je požadováno, aby byly informace předány soudním orgánům členského státu, budou prozkoumány na základě informací předložených generálním ředitelem OLAF a v souladu s nařízením (ES) č. 1073/1999 a nařízením (Euratom) č. 1074/1999. Na tomto základě bude rozhodnuto o dalším postupu.

6.   Dozorčí výbor může v případech, kdy je nápomocen generálnímu řediteli OLAF při výkonu jeho povinností, předkládat stanoviska o příspěvku OLAF k navrhování a vývoji metod boje proti podvodům a dalším nezákonným činnostem, které se dotýkají finančních zájmů Společenství.

Článek 14

Zpráva o činnosti

1.   V souladu s čl. 11 odst. 8 nařízení (ES) č. 1073/1999 a čl. 11 odst. 8 nařízení (Euratom) č. 1074/1999 přijme dozorčí výbor každoročně alespoň jednu zprávu o své činnosti a zašle ji příslušným orgánům. Zpráva je podávána o činnostech prováděných při výkonu pravomocí výboru a obsahuje posouzení činností OLAF a provádění jeho ročního programu.

2.   V průběhu prvního pololetí každého roku se sestaví zpráva za předchozí rok a jeden či více zpravodajů ji předloží výboru.

3.   Zpráva může obsahovat přílohu s výčtem stanovisek předložených výborem.

Mohou k ní být přiloženy i kterékoli zprávy, jež byly výborem předloženy podle čl. 11 odst. 8 nařízení (ES) č. 1073/1999 nebo čl. 11 odst. 8 nařízení (Euratom) č. 1074/1999 Evropskému parlamentu, Radě, Komisi a Účetnímu dvoru, o výsledcích vyšetřování OLAF a o opatřeních přijatých na jejich základě.

4.   Dozorčí výbor přijme potřebné kroky k zveřejnění své zprávy o činnosti v Úředním věstníku Evropské unie poté, co ji zašle Evropskému parlamentu, Radě a Komisi.

Článek 15

Stanoviska ke jmenování generálního ředitele

1.   Po prozkoumání žádostí uchazečů o funkci generálního ředitele OLAF vydá dozorčí výbor stanovisko, v němž vysvětlí, jaká kritéria použil pro hodnocení vhodnosti kandidátů.

Obsahuje rovněž stanovisko výboru ke kandidátům podle čl. 12 odst. 2 nařízení (ES) č. 1073/1999 a čl. 12 odst. 2 nařízení (Euratom) č. 1074/1999.

2.   Nebylo-li podáno příznivé stanovisko k žádnému z kandidátů, předseda informuje Komisi, že výbor hlasoval proti předloženým žádostem uchazečů.

Článek 16

Disciplinární řízení ohledně generálního ředitele

V případě konzultace v souladu s čl. 12 odst 4 nařízení (ES) č. 1073/1999 a čl. 12 odst. 4 nařízení (Euratom) č. 1074/1999 vydá dozorčí výbor odůvodněné stanovisko.

Článek 17

Důvěrnost a zpracování osobních údajů

1.   Dozorčí výbor zajistí uplatňování článku 8 nařízení (ES) č. 1073/1999 a článku 8 nařízení (Euratom) č. 1074/1999.

2.   Dozorčí výbor může na vlastní popud nebo na popud generálního ředitele OLAF rozhodnout o vydání stanoviska.

Článek 18

Rozpočet

1.   Dozorčí výbor vydá stanovisko k předběžnému návrhu rozpočtu předloženému generálním ředitelem OLAF a adresovanému Generálnímu ředitelství pro rozpočet.

2.   Sekretariát připraví návrhy ročního rozpočtu pro účely práce dozorčího výboru, které jsou po schválení výborem zaslány generálnímu řediteli.

HLAVA IV

PŘECHODNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

Článek 19

Revize a novelizace jednacího řádu

1.   Tento jednací řád bude dozorčím výborem zrevidován v průběhu jednoho roku od data, kdy vstoupí v platnost.

2.   Kterýkoli člen výboru může kdykoli navrhnout změny jednacího řádu a předložit je v písemné formě předsedovi. O navržených změnách se hlasuje na první schůzi po jejich předložení v souladu s hlasovacím postupem stanoveným v článku 10.

Článek 20

Vstup v platnost a zveřejnění jednacího řádu

1.   Tento jednací řád vstoupí v platnost dnem následujícím po jeho přijetí dozorčím výborem. Tento jednací řád nahradí dřívější jednací řád zveřejněný v Úředním věstníku Evropských společenství v roce 2000 (3).

2.   Po přijetí jednacího řádu podnikne dozorčí výbor potřebné kroky pro jeho zveřejnění v Úředním věstníku Evropské unie.