1.   Tímto rozhodnutím se stanoví předpisy týkající se podmínek, za nichž je společný podnik S2R oprávněn v rámci svých řízení uvedených v odstavci 2 omezit uplatňování práv zakotvených v článcích 14 až 21, 35 a 36, jakož i v článku 4 nařízení (EU) 2018/1725, a to v souladu s článkem 25 tohoto nařízení.

2.   V rámci správního fungování společného podniku S2R platí toto rozhodnutí pro operace zpracování osobních údajů prováděné programovou kanceláří pro účely provádění správních šetření, disciplinárních řízení, předběžných činností souvisejících s případy možných nesrovnalostí oznámených úřadu OLAF, projednávání případů whistleblowingu, (formálních a neformálních) řízení v případech obtěžování, vyřizování interních a externích stížností, provádění interních auditů, šetření prováděných pověřencem pro ochranu osobních údajů v souladu s čl. 45 odst. 2 nařízení (EU) 2018/1725, šetření (IT) bezpečnosti prováděných interně nebo se zapojením externích subjektů (např. skupiny CERT-EU).

3.   Mezi dotčené kategorie údajů patří údaje o totožnosti, kontaktní údaje, profesní údaje, administrativní údaje, údaje získané ze zvláštních zdrojů, elektronické komunikace a údaje o datovém provozu a údaje týkající se konkrétních případů, např. odůvodnění, údaje o chování, hodnocení, údaje o výkonnosti a jednání a údaje související nebo předložené v souvislosti s předmětem řízení nebo činnosti.

4.   V případech, kdy společný podnik S2R vykonává své povinnosti s ohledem na práva subjektu údajů podle nařízení (EU) 2018/1725, zváží, zda neplatí kterákoliv z výjimek uvedených v tomto nařízení.

1.   Společný podnik S2R zavede tyto záruky, jejichž cílem bude zamezit zneužití osobních údajů a protiprávnímu přístupu k nim nebo jejich protiprávnímu předání:

2.   V souladu s čl. 6 odst. 3 by měly být záruky uvedené v odstavci 1 pravidelně přezkoumávány.

3.   Doba uchovávání osobních údajů podle čl. 1 odst. 3 nesmí být delší, než je uvedeno v oznámeních o ochraně údajů, prohlášeních o ochraně soukromí nebo záznamech uvedených v čl. 7 odst. 1. Doba uchovávání nesmí být v žádném případě delší, než je nezbytné a přiměřené účelům, pro které jsou údaje zpracovávány (5).

1.   Jakékoli omezení společný podnik S2R uplatní výhradně za účelem zabezpečení:

2.   V rámci zvláštního uplatnění účelů uvedených v odstavci 1 výše je společný podnik S2R oprávněn uplatnit omezení za těchto okolností:

Před uplatněním omezení za okolností uvedených v písmenech a) a b) prvního pododstavce se společný podnik S2R obrátí na příslušné útvary Komise, orgány, instituce a jiné subjekty Unie nebo příslušné orgány členských států, pokud nebude společnému podniku S2R zřejmé, že uplatnění daného omezení umožňuje jeden z aktů uvedených v těchto písmenech.

1.   V řádně odůvodněných případech a za podmínek stanovených v tomto rozhodnutí je správce oprávněn v souvislosti s operacemi zpracování uvedenými v čl. 1 odst. 2 a odstavci 2 níže v případech, kdy to bude nutné a přiměřené, omezit tato práva:

2.   V řádně odůvodněných případech a s cílem zajistit naplnění účelů uvedených v čl. 4 odst. 1 je správce oprávněn uplatnit omezení v souvislosti s těmito operacemi zpracování podle čl. 1 odst. 2:

3.   V souvislosti s řízeními v případech obtěžování mohou být práva uvedená v odstavci 1 omezena za stejných podmínek s výjimkou práva na oznamování případů porušení zabezpečení osobních údajů subjektu údajů podle odst. 1 písm. d).

4.   V souvislosti s řízením grantů nebo zadáváním veřejných zakázek mohou být práva uvedená v odstavci 1 omezena za stejných podmínek s výjimkou práva na opravu, výmaz a omezení zpracování podle odst. 1 písm. c).

5.   V řádně odůvodněných případech a za podmínek stanovených v tomto rozhodnutí je správce oprávněn omezit právo na opravu, výmaz a omezení zpracování s výjimkami stanovenými v odstavcích 3 a 4.

6.   Pokud společný podnik S2R zcela nebo částečně omezí uplatňování práv uvedených v odstavcích 1, 3, 4 a 5, podnikne kroky stanovené v článcích 6 a 7 tohoto rozhodnutí.

7.   Pokud subjekty údajů požádají o přístup ke svým osobním údajům zpracovávaným v souvislosti s jedním nebo více konkrétními případy nebo ke konkrétní operaci zpracování v souladu s článkem 17 nařízení (EU) 2018/1725, omezí se společný podnik S2R v rámci posuzování této žádosti jen na tyto osobní údaje.

1.   Všechna omezení na základě článku 4 musí být nezbytná a přiměřená vzhledem k rizikům pro práva a svobody subjektů údajů a musí respektovat podstatu základních práv a svobod v demokratické společnosti.

2.   Zvažuje-li se použití omezení, provede se test nezbytnosti a přiměřenosti na základě těchto pravidel. Tento test bude proveden i v rámci pravidelného přezkumu v návaznosti na posouzení toho, zda nadále přetrvávají faktické a právní důvody omezení. Test se v každém jednotlivém případě zdokumentuje prostřednictvím oznámení o interním posuzování za účelem vyvození odpovědnosti.

3.   Omezení musí být dočasná. Zůstanou v platnosti, dokud budou existovat důvody, které je opodstatňují. Zejména v případech, kdy bude usouzeno, že uplatňování omezeného práva by již nezmařilo účinek uloženého omezení nebo by nepříznivě ovlivňovalo práva nebo svobody jiných subjektů údajů.

Společný podnik S2R přezkoumá použití omezení každých šest měsíců ode dne jejich přijetí a při uzavření příslušného šetření, řízení nebo vyšetřování. Následně správce každých šest měsíců sleduje nutnost nadále uplatňovat veškerá omezení.

4.   Pokud společný podnik S2R zcela nebo zčásti uplatní omezení na základě článku 4 tohoto rozhodnutí, zaznamená důvody tohoto omezení a právní základ v souladu s odstavcem 1 výše, včetně posouzení nezbytnosti a přiměřenosti omezení.

Záznam a případně i dokumenty obsahující věcné a právní prvky budou zaevidovány a na žádost přístupné evropskému inspektorovi ochrany údajů.

1.   Společný podnik S2R v oznámeních o ochraně údajů, prohlášeních o ochraně soukromí nebo v záznamech ve smyslu článku 31 nařízení (EU) 2018/1725 zveřejněných na jeho internetových stránkách a/nebo na intranetu, kde informuje subjekty údajů o jejich právech v rámci daného řízení, uvede informace související s možným omezením těchto práv. Tyto informace se týkají toho, která práva mohou být omezena, odůvodnění a případné délky trvání omezení.

Aniž jsou dotčena ustanovení čl. 6 odst. 4, informuje společný podnik S2R, je-li to přiměřené, jednotlivě všechny subjekty údajů, o nichž se domnívá, že jsou dotčenými osobami v rámci konkrétní operace zpracování, neprodleně a písemně o jejich právech v souvislosti se stávajícími nebo budoucími omezeními.

2.   Pokud společný podnik S2R zčásti nebo zcela omezí práva uvedená v článku 5, informuje dotčený subjekt údajů o uplatněném omezení a o jeho hlavních důvodech a také o možnosti podat stížnost u evropského inspektora ochrany údajů nebo požádat o soudní ochranu u Soudního dvora Evropské unie.

Poskytnutí informací uvedených v odstavci 2 výše lze odložit, neprovést nebo odepřít, pokud by to mařilo účinek omezení uloženého podle čl. 25 odst. 8 nařízení (EU) 2018/1725.

1.   Společný podnik S2R neprodleně informuje svého pověřence pro ochranu osobních údajů, pokud správce omezí uplatňování práv subjektů údajů nebo prodlouží platnost omezení, a to v souladu s tímto rozhodnutím. Správce poskytne pověřenci pro ochranu osobních údajů přístup k záznamům obsahujícím posouzení nezbytnosti a přiměřenosti omezení a v záznamu uvede datum informování pověřence pro ochranu osobních údajů.

2.   Pověřenec pro ochranu osobních údajů může správce písemně požádat, aby přezkoumal použití omezení. Správce písemně informuje pověřence pro ochranu osobních údajů o výsledku vyžádaného přezkumu.

3.   Pověřenec pro ochranu osobních údajů je zapojen během celého postupu. Správce v případě zrušení omezení informuje pověřence pro ochranu osobních údajů.