1.   Autor jakékoli nově vytvořené informace ji analyzuje, aby určil, kterým elektronickým systémem správy bude informace spravována, pokud má být přijata, a ve kterém oficiálním systému úložiště má být uchována.

2.   Záznamy musí být vytvořeny v souladu s formálními požadavky stanovenými pro příslušný druh záznamů.

3.   Záznamy Komise musí být vytvářeny jako elektronické záznamy a musí být uchovávány v jejích oficiálních elektronických úložištích.

Avšak v těchto situacích mohou být záznamy vytvořeny na jiném nosiči či uchovávány jiným způsobem:

1.   Informace na analogových nosičích vytvořené či obdržené Komisí musí být systematicky digitalizovány. Jakmile jsou výsledné elektronické verze přijaty v oficiálním elektronickém úložišti, nahradí příslušné původní analogové dokumenty, pokud ovšem není ustanovením práva Unie, práva členského státu či dotčené třetí země vyžadován vlastnoruční podpis.

2.   Prováděcí pravidla přijatá podle článku 22 stanoví procesní a technické detaily digitalizace, příslušné výjimky a odstranění analogových záznamů po jejich digitalizaci.

1.   Každé generální ředitelství či jim na roveň postavená služba musí pravidelně přezkoumávat druhy informací, které jsou v průběhu jejich činností vytvářeny či přijímány s cílem určit informace, které mají být přijaty v oficiálním elektronickém úložišti, a naplánovat jejich správu pro celý jejich životní cyklus s ohledem na kontext, ve kterém vznikly.

2.   Přijaté záznamy nesmí být změněny. Mohou být odstraněny nebo nahrazeny dalšími verzemi, dokud není spis, do kterého patří, uzavřen.

1.   Dokumenty musí být evidovány, jestliže obsahují důležité informace dlouhodobé povahy nebo mohou vést k zahájení činnosti nebo přijetí následných opatření Komisí nebo některým jejím útvarem.

2.   Je nutné zavést rejstříky pro vytváření unikátních identifikátorů pro evidované záznamy.

Každý rejstřík musí být propojený s jedním či více elektronickými úložišti. Výjimky lze udělit z bezpečnostních důvodů.

1.   Kvalifikovaný elektronický podpis (14) má právní účinek rovnocenný vlastnoručnímu podpisu.

2.   U kvalifikované elektronické pečeti (15) platí domněnka integrity dat a správnosti původu těch dat, s nimiž je kvalifikovaná elektronická pečeť spojena.

3.   U kvalifikovaného elektronického časového razítka (16) platí domněnka správnosti data a času, které udává, a integrity dat, s nimiž jsou toto datum a tento čas spojeny.

4.   U dat odeslaných a přijatých prostřednictvím kvalifikované služby elektronického doporučeného doručování (17) platí domněnka integrity dat, odeslání těchto dat identifikovaným odesílatelem, jejich přijetí identifikovaným příjemcem a správnosti data a času odeslání a přijetí, jež jsou u kvalifikované služby elektronického doporučeného doručování uvedeny.

1.   Dokument vytvořený či přijatý Komisí se považuje za vyhovující kritériím platnosti nebo přípustnosti, pokud splňuje tyto podmínky:

2.   Elektronická verze vytvořená digitalizací analogového dokumentu vytvořeného či obdrženého Komisí splňuje kritéria platnosti nebo přípustnosti, pokud jsou splněny tyto podmínky:

Pokud není vyžadován podepsaný analogový dokument, může být taková elektronická verze použita pro jakoukoli výměnu informací a pro jakýkoli vnitřní postup v rámci Komise.

3.   Pokud ustanovení práva Unie nebo vnitrostátního práva vyžaduje podepsaný původní dokument, vyhovuje dokument vytvořený nebo přijatý Komisí tomuto požadavku, pokud obsahuje některou z těchto položek:

4.   V případě, že postup Komise vyžaduje podpis oprávněné osoby nebo souhlas osoby k jedné nebo více jeho fázím, tento postup může být veden informačním systémem za podmínky, že každá osoba je jasně a jednoznačně identifikována a že daný systém poskytuje záruku, že obsah nebude v průběhu postupu měněn.

5.   V případě, že se postup týká Komise a jiných subjektů a vyžaduje podpis oprávněné osoby nebo souhlas osoby k jedné nebo více fázím daného postupu, tento postup může být veden informačním systémem splňujícím podmínky a poskytujícím technické záruky stanovené vzájemnou dohodou.

1.   Údaje a informace musí být v rámci Komise zpřístupněny a sdíleny, co nejvíce je to možné, ledaže by právní povinnosti vyžadovaly omezení přístupu.

2.   V zájmu sdílení informací generální ředitelství a jim na roveň postavené služby zajistí, že jejich spisy budou přístupné, co nejvíce to citlivost jejich obsahu dovolí.

1.   K uložení a uchovávání dochází za těchto podmínek:

2.   Generální tajemník zajistí provedení strategie pro digitální uchovávání, aby došlo k zajištění dlouhodobého přístupu k elektronickým záznamům na základě seznamů pro uchovávání uvedených v čl. 15 odst. 1. Tato strategie musí být vytvořena ve spolupráci s oddělením historických archivů Komise a musí zajistit, že budou zavedeny postupy, nástroje a prostředky pro zajištění autenticity, hodnověrnosti a integrity záznamů a jejich přístupnosti.

1.   Doba uchovávání pro různé kategorie spisů a, v určitých případech, záznamů je stanovena pro celou Komisi prostřednictvím regulačních nástrojů, jako jsou společné seznamy pro uchovávání, nebo jeden či více konkrétních seznamů pro uchovávání vytvořených na základě organizačního kontextu, existujících právních předpisů a právních povinností Komise.

2.   Generální ředitelství a jim na roveň postavené služby musí pravidelně provádět hodnocení záznamů a spisů, které spravují, a zhodnotit, zda mají být převedeny do oddělení historických archivů Komise uvedených v článku 16, nebo mají být odstraněny.

Soubor metadat ze záznamů a spisů je však v původním elektronickém úložišti uchován jako důkaz o těchto záznamech a spisech a o jejich převedení či odstranění.

3.   Utajované informace EU se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo vyšším nemohou být do oddělení historických archivů Komise převedeny.

1.   Tyto odchylky od práv subjektů údajů platí v souladu s čl. 25 odst. 4 nařízení (EU) 2018/1725, jelikož jsou nezbytné pro naplnění účelů archivace ve veřejném zájmu a pro uchování integrity historických archivů Komise, přičemž se jedná zejména o:

2.   Komise zavede vhodné záruky pro zajištění souladu s článkem 13 nařízení (EU) 2018/1725. Tyto záruky zahrnují technická a organizační opatření, zejména s cílem zajistit dodržování zásady minimalizace údajů. Mezi tyto záruky patří:

3.   Komise zaznamená důvody pro odchylky uplatněné podle tohoto rozhodnutí. Tento záznam a případně dokumenty související s faktickým či právním kontextem budou zaevidovány. Na žádost se zpřístupní evropskému inspektorovi ochrany údajů.

4.   Pověřenec Komise pro ochranu osobních údajů bude po uplatnění odchylky od práv subjektu údajů podle tohoto rozhodnutí co nejdříve informován. Na žádost se pověřenci pro ochranu osobních údajů zpřístupní související záznamy a veškeré dokumenty stanovující faktický a právní kontext.

1.   Oddělení historických archivů Komise poskytne EUI pokud možno přístup k digitalizovaným kopiím záznamů na analogových nosičích.

2.   EUI je hlavním přístupovým bodem k historickým archivům Komise, které jsou otevřené veřejnosti.

3.   Oddělení historických archivů Komise pošle EUI popisy uložených archivů. V souladu s mezinárodními normami a za účelem usnadnění výměny metadat bude Komise podporovat interoperabilitu mezi svými systémy archivace a systémy EUI.

4.   EUI jedná jako zpracovatel (23) ve smyslu článku 3 nařízení (EU) 2018/1725 podle pokynů od Komise, která jedná jako správce (24) osobních údajů obsažených v jejích historických archivech uložených v EUI. Oddělení historických archivů Komise poskytne jménem Komise nezbytné pokyny pro zpracování osobních údajů obsažených v archivech, které byly Komisí uloženy do EUI, a bude provádění monitorovat.

5.   Utajované informace nesmí být do EUI uloženy.

1.   Každý generální ředitel nebo vedoucí útvaru zavede nezbytnou organizační, správní a fyzickou strukturu a zajistí potřebné pracovníky pro provedení tohoto rozhodnutí a prováděcích pravidel svými útvary.

2.   Generální sekretariát odpovídá za zajištění toho, že toto rozhodnutí a prováděcí pravidla budou uplatňována.

3.   Generální ředitelství pro informatiku odpovídá za poskytnutí technologické infrastruktury pro provedení tohoto rozhodnutí.

1.   Každý generální ředitel nebo vedoucí útvaru jmenuje správce dokumentů za účelem udržení moderního a účinného systému správy záznamů v jejich útvarech a za účelem zajištění koordinace v rámci jejich útvarů, jakožto i s generálním sekretariátem a dalšími útvary Komise.

2.   Úkolem sítě správců dokumentů, jejíž předsednictví zajišťuje generální sekretariát, je: