(1)

Evropský inspektor ochrany údajů může v rámci svého fungování provádět správní šetření, předběžná disciplinární řízení, disciplinární řízení a řízení ohledně dočasného zproštění výkonu služby, a to na základě článku 86 a v souladu s přílohou IX služebního řádu úředníků Evropské unie (2), jakož i rozhodnutím evropského inspektora ochrany údajů ze dne 23. dubna 2015, kterým se přijímají prováděcí předpisy týkající se provádění správních šetření a disciplinárních řízení, a dohodou o úrovni služeb týkající se spolupráce mezi GŘ pro lidské zdroje a bezpečnost Evropské komise a evropským inspektorem ochrany údajů podepsanou dne 29. ledna 2016, a může úřadu IDOC nebo úřadu OLAF oznamovat případy, které se týkají zpracování informací, včetně osobních údajů.

(2)

Podle rozhodnutí evropského inspektora ochrany údajů o vnitřních předpisech týkajících se whistleblowingu ze dne 14. června 2016 jsou zaměstnanci evropského inspektora ochrany údajů povinni oznamovat možné protiprávní činnosti, včetně podvodů nebo korupce, poškozující zájmy Unie nebo chování související s plněním pracovních povinností, které může představovat závažné nedodržení povinností zaměstnanců Unie.

(3)

Evropský inspektor ochrany údajů stanovil politiku pro prevenci a účinné a efektivní řešení skutečných nebo potenciálních případů psychického nebo sexuálního obtěžování na pracovišti, jak je uvedeno v jeho rozhodnutí ze dne 10. prosince 2014, kterým se přijímají prováděcí opatření týkající se článků 12a a 24 služebního řádu v souvislosti s postupem týkajícím se boje proti obtěžování. Uvedené rozhodnutí stanoví neformální postup, kdy se údajná oběť obtěžování může obrátit na důvěrné poradce evropského inspektora ochrany údajů.

(4)

Podle čl. 57 odst. 1 písm. e) nařízení se evropský inspektor ochrany údajů zabývá stížnostmi na činnosti zpracování provedené evropskými orgány, institucemi a jinými subjekty. V této souvislosti může evropský inspektor ochrany údajů provádět šetření týkající se předmětu stížnosti.

(5)

Podle čl. 57 odst. 1 písm. f) nařízení evropský inspektor ochrany údajů provádí šetření ohledně uplatňování nařízení s cílem ověřit jeho dodržování ze strany orgánů, institucí a jiných subjektů EU.

(6)

Na základě svého rozhodnutí ze dne 18. února 2014, kterým se mění předpisy evropského inspektora ochrany údajů pro zabezpečení utajovaných informací EU, může evropský inspektor ochrany údajů provádět šetření případných porušení zabezpečení utajovaných informací EU.

(7)

Evropský inspektor ochrany údajů může svou činnost podrobovat auditům. Na základě dohody o úrovni služeb podepsané dne 1. června 2012, jejíž platnost byla prodloužena, tyto audity v současné době provádí Útvar interního auditu Evropské komise (dále jen „útvar IAS“). V rámci své funkce je může provádět také koordinátor vnitřní kontroly.

(8)

V souvislosti s úkoly popsanými v 1. až 7. bodě odůvodnění může evropský inspektor ochrany údajů poskytovat pomoc orgánům, institucím a jiným subjektům Unie, přijímat od nich pomoc a spolupracovat s nimi, jak je stanoveno v příslušných dohodách o úrovni služeb, memorandech o porozumění a dohodách o spolupráci.

(9)

Podle článku 51 nařízení může evropský inspektor ochrany údajů poskytovat pomoc vnitrostátním orgánům třetích zemí a mezinárodním organizacím, přijímat od nich pomoc a spolupracovat s nimi, a to na jejich žádost nebo z vlastního podnětu.

(10)

Evropský inspektor ochrany údajů může poskytovat pomoc orgánům veřejné moci členských států EU, přijímat od nich pomoc a spolupracovat s nimi, a to na jejich žádost nebo z vlastního podnětu.

(11)

Na základě čl. 58 odst. 4 nařízení se evropský inspektor ochrany údajů může zapojit do věcí řešených Soudním dvorem Evropské unie, a to buď za účelem předložení věci Soudnímu dvoru, nebo obhajování napadených rozhodnutí evropského inspektora ochrany údajů či vstoupení do řízení jako vedlejší účastník ve věcech souvisejících s jeho úkoly.

(12)

V souvislosti s výše uvedenými činnostmi evropský inspektor ochrany údajů shromažďuje a zpracovává příslušné informace a několik kategorií osobních údajů, včetně identifikačních údajů fyzické osoby, kontaktních údajů, informací o odborných úlohách a úkolech, informací o soukromém a profesním chování a výkonnosti a finančních údajů. Evropský inspektor ochrany údajů působí jako správce údajů.

(13)

Jsou zavedeny přiměřené záruky pro ochranu osobních údajů a pro zabránění náhodnému nebo protiprávnímu přístupu k nim nebo jejich náhodnému nebo protiprávnímu předání, ať již jsou uchovávány ve fyzické, nebo elektronické podobě. Po zpracování jsou údaje uchovávány v souladu s platnými předpisy evropského inspektora ochrany údajů pro uchovávání údajů stanovenými v záznamech o ochraně údajů podle článku 31 nařízení. Na konci lhůty pro uchovávání údajů jsou informace týkající se dané věci, včetně osobních údajů, vymazány, anonymizovány nebo převedeny do historických archivů.

(14)

V této souvislosti musí evropský inspektor ochrany údajů plnit svou povinnost informovat subjekty údajů o výše uvedených činnostech zpracování a dodržovat práva subjektů údajů, jak je stanoveno v nařízení.

(15)

Může být nutné sladit práva subjektů údajů podle nařízení s potřebami v souvislosti s výše uvedenými činnostmi, přičemž je třeba plně dodržovat základní práva a svobody dalších subjektů údajů. Za tímto účelem umožňuje článek 25 nařízení omezit za přísných podmínek použití článků 14 až 20, 35 a 36, jakož i článku 4 v rozsahu, v jakém jeho ustanovení odpovídají právům a povinnostem stanoveným v článcích 14 až 20. V takovém případě je nezbytné přijmout vnitřní předpisy, podle nichž může evropský inspektor ochrany údajů tato práva omezit v souladu s uvedeným článkem nařízení.

(16)

Může se jednat zejména o případ, kdy jsou informace o zpracování osobních údajů poskytnuty subjektu údajů ve fázi předběžného posouzení správního šetření nebo během samotného šetření, a to před případným zamítnutím věci nebo ve fázi předběžného disciplinárního řízení. Za určitých okolností by poskytnutí těchto informací mohlo závažně ovlivnit schopnost evropského inspektora ochrany údajů účinně provádět šetření, například existuje-li riziko, že dotčená osoba zničí důkazy nebo že před výslechem ovlivní případné svědky. Navíc může být nutné, aby evropský inspektor ochrany údajů chránil jejich práva a svobody, jakož i práva a svobody jiných dotčených osob.

(17)

Může být zapotřebí chránit důvěrné údaje o svědkovi nebo oznamovateli (whistleblowerovi), který požádal o utajení své totožnosti. V takovém případě může evropský inspektor ochrany údajů v zájmu ochrany práv a svobod oznamovatele a dalších dotčených osob rozhodnout o omezení přístupu k údajům o jejich totožnosti, jakož i k jejich prohlášením a dalším osobním údajům.

(18)

Může být zapotřebí chránit důvěrné údaje o zaměstnanci, který se obrátil na důvěrné poradce evropského inspektora ochrany údajů v souvislosti s řízením týkajícím se obtěžování. V takovém případě může evropský inspektor ochrany údajů v zájmu ochrany práv a svobod údajné oběti, údajného obtěžovatele a dalších dotčených osob rozhodnout o omezení přístupu k údajům o jejich totožnosti, jakož i k jejich prohlášením a dalším osobním údajům.

(19)

Při řešení stížností na činnosti zpracování provedené evropskými orgány, institucemi a jinými subjekty může být za určitých okolností nutné, aby evropský inspektor ochrany údajů zachoval účinnost svých šetření a v případě potřeby chránil dotčené osoby a jejich práva a svobody.

(20)

Při provádění šetření ohledně uplatňování nařízení s cílem ověřit jeho dodržování ze strany orgánů, institucí a jiných subjektů EU může být za určitých okolností nutné, aby evropský inspektor ochrany údajů zachoval účinnost svých šetření a v případě potřeby chránil dotčené osoby a jejich práva a svobody.

(21)

Při provádění šetření případných porušení zabezpečení utajovaných informací EU může být za určitých okolností nutné, aby evropský inspektor ochrany údajů zachoval účinnost svých šetření a v případě potřeby chránil vnitřní bezpečnost orgánů, institucí a jiných subjektů Unie, včetně jejich elektronických komunikačních sítí, jakož i práva a svobody dotčených subjektů údajů.

(22)

Při poskytování pomoci orgánům, institucím a jiným subjektům Unie, orgánům veřejné moci členských států EU, vnitrostátním orgánům třetích zemí a mezinárodním organizacím, jakož i při přijímání pomoci od nich a spolupráci s nimi v souvislosti s výše uvedenými činnostmi může být za určitých okolností nutné, aby evropský inspektor ochrany údajů zachoval účinnost svých šetření či šetření prováděných subjektem, s nímž spolupracuje, a v případě potřeby chránil dotčené osoby a jejich práva a svobody.

(23)

Při překládání věcí Soudnímu dvoru Evropské unie nebo vstoupení do jeho řízení jako vedlejší účastník může být nutné, aby evropský inspektor ochrany údajů zachoval důvěrnost osobních údajů uvedených v dokumentech, které v souvislosti s daným případem získají účastníci nebo vedlejší účastníci řízení.

(24)

Evropský inspektor ochrany údajů by měl uplatňovat omezení pouze tehdy, pokud respektují podstatu základních práv a svobod a představují nezbytně nutné a přiměřené opatření v demokratické společnosti. Evropský inspektor ochrany údajů by měl tato omezení zdůvodnit.

(25)

Na základě zásady odpovědnosti by měl evropský inspektor ochrany údajů vést záznamy o uplatňování těchto omezení.

(26)

Evropský inspektor ochrany údajů by měl při zpracovávání osobních údajů vyměňovaných s jinými organizacemi v souvislosti se svými úkoly tyto organizace konzultovat a měl by jimi být konzultován ohledně možných důvodů pro uložení omezení a jejich nezbytnosti a přiměřenosti, pokud to neohrozí jeho činnost.

(27)

Podle čl. 25 odst. 6 nařízení (EU) 2018/1725 je správce povinen informovat subjekty údajů o hlavních důvodech pro použití omezení a o jejich právu podat stížnost u evropského inspektora ochrany údajů.

(28)

Podle čl. 25 odst. 8 nařízení může evropský inspektor ochrany údajů odložit, neprovést nebo odepřít poskytnutí informací o důvodech pro použití omezení na subjekt údajů, pokud by to jakýmkoli způsobem mařilo účinek omezení. Evropský inspektor ochrany údajů by měl v jednotlivých případech posoudit, zda by informování o omezení mařilo jeho účinek.

(29)

Evropský inspektor ochrany údajů by měl omezení zrušit, jakmile přestanou platit podmínky odůvodňující jeho uplatňování, přičemž tyto podmínky by měl pravidelně posuzovat.

(30)

V zájmu nejvyšší možné ochrany práv a svobod subjektů údajů a v souladu s čl. 44 odst. 1 nařízení by měl být pověřenec pro ochranu osobních údajů včas informován o veškerých použitých omezeních a o ověření souladu s tímto rozhodnutím.

(31)

Použitím výše uvedených omezení není dotčeno případné uplatnění čl. 16 odst. 5 v souvislosti s právem na informace, pokud údaje nebyly získány od subjektu údajů, jakož i čl. 17 odst. 4 v souvislosti s právem subjektu údajů na přístup k informacím,