1.

V souladu se základním aktem musí způsobilé výdaje splňovat následující podmínky:

2.

V případě víceletých opatření ve smyslu čl. 14 odst. 6 základního právního aktu se za projekt vhodný pro použití těchto pravidel způsobilosti považuje pouze ta část opatření, která je spolufinancována z ročního programu.

3.

Projekty financované z fondu nejsou financovány z jiných zdrojů rozpočtu Společenství. Projekty podporované fondem budou spolufinancovány z veřejných či soukromých zdrojů.

1.

Projekty financované z fondu musí být neziskové. Jestliže na konci projektu zdroje příjmů, včetně výše uvedených příjmů z projektu, přesáhnou výdaje, příspěvek z fondu určený na projekt bude přiměřeně snížen. Všechny zdroje příjmů musí být zaneseny v účetnictví konečného příjemce nebo uvedeny v daňových podkladech a musí být zjistitelné a ověřitelné.

2.

Příjmy projektu se skládají z finančních příspěvků poskytnutých na realizaci projektu z fondu, z veřejných nebo ze soukromých zdrojů, včetně vlastního příspěvku konečného příjemce, jakož i ze všech příjmů z projektu. Termín „příjmy“ pro účely tohoto pravidla zahrnuje výnosy získané z projektu během období způsobilosti uvedeného v bodě I.4, dále z tržeb, nájmů, poskytovaných služeb, zápisného či jiných podobných příjmů.

3.

Příspěvek Společenství vyplývající z použití zásady neziskovosti, jak je uvedeno v čl. 12 písm. c) tohoto rozhodnutí, bude činit částku „celkových způsobilých nákladů“ po odečtení „příspěvku od třetích stran“ a „příjmů z projektu“.

1.

Náklady spojené s projektem musí vzniknout po 1. lednu roku uvedeného ve finančním rozhodnutí schvalujícím roční programy členských států, přičemž příslušné platby budou učiněny rovněž po tomto datu (kromě odpisů). Období způsobilosti trvá do 30. června roku N (2) + 2, což znamená, že náklady spojené s projektem musí vzniknout před tímto datem.

2.

Výjimka z období způsobilosti uvedeného v odstavci 1 se činí pro mimořádná opatření (viz čl. 21 odst. 3 základního právního aktu) a pro technickou pomoc pro členské státy (viz bod IV.3).

1.

Výdaje odpovídají platbám, které provedl konečný příjemce. S výjimkou odpisů musí mít formu (hotovostních) finančních transakcí.

2.

Výdaje musí být zpravidla podloženy oficiálními fakturami. Nelze-li tyto faktury přiložit, jsou platby doloženy účetními doklady nebo podklady s rovnocennou průkazností.

3.

Náklady musí být možné identifikovat a ověřit. Zejména

4.

Pokud je to nezbytné, jsou koneční příjemci povinni ponechat si ověřené kopie účetních dokladů, které prokazují výši příjmů a výdajů partnerů, kteří se na projektu podílí.

5.

Uložení a zpracování záznamů uvedených v odstavcích 2 až 4 se musí řídit vnitrostátními právními předpisy pro ochranu údajů.

1.

Výdaje na opatření popsané v článcích 3 a 5 základního právního aktu musí:

2.

Partneři v rámci projektu, kteří mají sídlo ve třetí zemi, kde jsou i zapsáni v obchodním rejstříku, se mohou projektů účastnit pouze bez nákladů, s výjimkou mezinárodních veřejných organizací zřízených na základě mezivládních dohod a specializovaných agentur zřízených těmito organizacemi, Mezinárodní výbor Červeného kříže (MVČK) a Mezinárodní federaci společností Červeného kříže a Červeného půlměsíce.

1.

Náklady na zaměstnance vyčleněné na projekt, které zahrnují skutečné mzdy a výdaje na sociální zabezpečení a jiné zákonné náklady, jsou způsobilé, pokud odpovídají sazbám, které příjemce běžně používá při odměňování zaměstnanců.

2.

U mezinárodních organizací mohou způsobilé náklady na zaměstnance zahrnovat částky na pokrytí zákonných povinností a nároků spojených s odměňováním.

3.

Příslušné náklady na platy zaměstnanců veřejných subjektů jsou způsobilé pouze v míře, ve které se týkají nákladů na činnosti, které by příslušný veřejný subjekt neprováděl, kdyby se dotčený projekt neuskutečnil; těmto zaměstnancům se provádění projektu přiděluje nebo se jeho prováděním pověřují prostřednictvím písemného rozhodnutí konečného příjemce.

4.

Rozpis nákladů na zaměstnance bude uveden v předběžném rozpočtu, včetně rozdělení kompetencí a počtu zaměstnanců.

1.

Náklady na dopravu a pobyt jsou přímé způsobilé náklady na zaměstnance či jiné osoby, které se účastní aktivit spojených s projektem a cestují, neboť je to nezbytné pro provádění projektu.

2.

Cestovné je způsobilé na základě skutečně vzniklých nákladů. Sazby pro náhradu cestovného vychází z cenově nejvýhodnějšího způsobu veřejné dopravy, přičemž dopravu letadlem lze zpravidla povolit pouze u cest delších než 800 km (cesta tam a zpět) či v těch případech, kdy použití letecké dopravy odůvodňuje zeměpisná poloha cílového místa. V případě cestování vlastním osobním automobilem se náhrada cestovného zpravidla poskytuje na základě nákladů na veřejnou dopravu či na základě sazeb odvíjejících se od najetých kilometrů v souladu se zveřejněnými oficiálními pravidly v daném členském státě či pravidly užívanými konečným příjemcem.

3.

Náklady na pobyt jsou způsobilé buď podle skutečných nákladů, nebo podle denních náhrad. Má-li organizace své vlastní sazby pro denní náhrady (náhrady na pobyt), nepřekročí tyto sazby maximální výši stanovenou členským státem v souladu s vnitrostátními právními předpisy a zvyklostmi. Náhrady na pobyt obvykle zahrnují místní dopravu (včetně taxislužby), ubytování, stravu, místní telefonní hovory a jiné drobné výdaje.

1.

Náklady na koupi vybavení jsou způsobilé pouze v případě, že toto zařízení je pro provádění projektu nezbytné. Vybavení musí mít technické vlastnosti nezbytné pro projekt a splňovat platné normy a standardy.

2.

Rozhodnutí, zda zvolit formu leasingu, nájmu či koupě, se musí vždy zakládat na nejméně nákladné variantě. Pokud ovšem není možné využít leasingu či pronájmu, protože se jedná o časově krátký projekt či protože zde dochází k rychlému snížení hodnoty, je přijatelná možnost koupě.

1.

Pokud je vybavení nakupováno v době provádění projektu, musí rozpočet přesně uvést, zda financování zahrnuje veškeré náklady nebo jen tu část odpisů zařízení, která odpovídá délce jeho používání pro daný projekt, a tedy míře skutečného využití pro daný projekt. Poslední jmenované se vypočte v souladu s platnými vnitrostátními právními předpisy.

2.

Vybavení, které bylo koupeno před zahájením projektu, ale které je pro účely daného projektu používáno, je způsobilé na základě odpisů. Tyto náklady však nejsou způsobilé tehdy, pokud bylo dané zařízení původně zakoupeno z prostředků grantu Společenství.

3.

U jednotlivých částí vybavení zakoupených za méně než 20 000 EUR je za způsobilý náklad považována plná kupní cena, jestliže je dané zařízení zakoupeno nejpozději tři měsíce před ukončením projektu. Jednotlivé části zařízení, které stojí 20 000 EUR či více, jsou způsobilé pouze na základě odpisů.

1.

Pokud je pořízení nemovitosti pro provádění projektu nezbytné, a pokud je jednoznačně spojené s cíli projektu, koupě nemovitosti, tj. již postavené budovy, či její výstavba mohou být spolufinancovány za níže uvedených podmínek, aniž je dotčeno použití přísnějších vnitrostátních pravidel:

2.

S výhradou podmínky uvedené v odstavci 1 pod písmenem c) jsou plné náklady na rekonstrukci, modernizaci či renovaci budov způsobilé pouze do maximální částky 100 000 EUR. Pro částky překračující tento limit platí podmínky uvedené v odst. 1 písm. c) a d).

a)

nemovitost nebyla již dříve zakoupena z grantu Společenství;

b)

nemovitosti se užívá výhradně za účelem realizace projektu. Pokud tomu tak není, bude způsobilá pouze ta část nákladů, která se vynaloží pro účely projektu.

1.

Koneční příjemci musí být zpravidla schopni provést projekty sami. V dohodě o grantu musí být jasně určena výše nákladů na úkoly, které mají být v rámci projektu zadány subdodavatelům.

2.

Výdaje vztahující se k následujícím subdodavatelským smlouvám nesplňují podmínky spolufinancování z fondu:

3.

Subdodavatelé se ve všech subdodavatelských smlouvách zavazují, že všem auditním a kontrolním orgánům poskytnou veškeré nezbytné informace týkající se subdodavatelských činností.

1.

Pokud konečný příjemce provede za účelem pomoci koupě pro cílové skupiny či uhradí náklady, jež vznikly na straně cílových skupin, dané náklady patří rovněž mezi způsobilé, ovšem za těchto zvláštních podmínek:

2.

Pokud je v rámci opatření nutná docházka osob z cílové skupiny (např. do vzdělávacího kurzu), mohou být jako doplňková pomoc rozděleny malé peněžní pobídky, a to za předpokladu, že v rámci jednoho projektu nepřekročí celkem 25 000 EUR a že se rozdělují na osobu a konkrétní událost, kurz aj. Konečný příjemce si ponechá seznam, na kterém jsou uvedena jména osob, čas a datum platby, a zajistí řádnou následnou kontrolu, aby se zabránilo dvojímu financování a zneužití finančních prostředků.

1.

V řádně odůvodněných případech je možné se odchýlit od pravidel způsobilosti definovaných v tomto rozhodnutí, a to u výdajů týkajících se mimořádných opatření, pokud jsou daná odchýlení schválena v rozhodnutí Komise povolující tato mimořádná opatření.

2.

Podle čl. 21 odst. 3 základního právního aktu období způsobilosti nepřekročí šest měsíců, což znamená, že náklady spojené s projektem musí vzniknout během tohoto období.

1.

Nepřímé způsobilé náklady na projekt jsou náklady, které s ohledem na podmínky popsané v bodu I.1.1. nelze označit jako zvláštní náklady, které přímo souvisejí s jeho provedením.

2.

Odchylně od bodu I.1.1. písm. e) a bodu I.5, mohou být nepřímé náklady vynaložené při provádění akce způsobilé na základě procentně stanovené paušální částky, která nesmí překročit 7 % celkových přímých způsobilých nákladů.

3.

Organizace, které z rozpočtu Unie obdrží grant na provozní náklady, nemohou do svého předběžného rozpočtu nepřímé náklady zahrnout.

a)

DPH, s výjimkou případů, kdy příjemce prokáže, že nemůže získat DPH zpět;

b)

výnosy z kapitálu, dluhy a poplatky za dluhové služby, debetní úroky, provize za směnu peněz a kurzové ztráty, rezervy na ztrátu či případné budoucí závazky, dlužné úroky, pochybné závazky, pokuty, peněžité sankce, náklady na soudní spory a nepřiměřené či neuvážené výdaje;

c)

náklady na reprezentaci výhradně pro pracovníky podílející se na projektu; povolují se přiměřené náklady na organizaci společenských setkání pořádaných v souvislosti s projektem, například akce při příležitosti dokončení projektu nebo schůzek řídící skupiny projektu;

d)

náklady vykázané konečným příjemcem a hrazené z grantu Společenství poskytnutého pro jiný projekt nebo pracovní program;

e)

nákup pozemků;

f)

příspěvky ve formě věcných plnění.

1.

Všechny náklady, které jsou nezbytné pro provádění fondu ze strany odpovědného orgánu, pověřeného orgánu, auditního orgánu, ověřujícího orgánu či subjektů poskytujících pomoc při vykonávání úkolů vyjmenovaných v odstavci 2, jsou v rámci technické pomoci při zohlednění omezení popsaných v článku 16 základního právního aktu způsobilé.

2.

To zahrnuje následující opatření:

3.

Činnosti spojené s technickou pomocí musí být provedeny po 1. lednu roku uvedeného ve finančním rozhodnutí schvalujícím roční programy členských států, přičemž příslušné platby budou učiněny rovněž po tomto datu. Období způsobilosti trvá do termínu předložení konečné zprávy o provádění ročního programu.

4.

Veškerá zadávací řízení musí proběhnout v souladu s vnitrostátními pravidly pro zadávací řízení vydanými daným členských státem.

5.

Členské státy mohou provádět opatření technické pomoci týkající se tohoto fondu společně s opatřeními technické pomoci, jež se vztahují k jednomu ze čtyř fondů či ke všem z nich. V tomto případě však pro financování z tohoto fondu bude způsobilá pouze ta část nákladů, která se využila na provádění společného opatření tohoto fondu, přičemž členské státy musí zajistit, že: