Jednací řád konzultačního fóra o ekodesignu

KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ,

s ohledem na směrnici 2005/32/ES, a zejména na článek 18 uvedené směrnice,

s ohledem na vzorový jednací řád zveřejněný Komisí,

PŘIJAL TENTO JEDNACÍ ŘÁD:

Článek 1

Svolání zasedání

1.   Zasedání fóra svolává předseda.

2.   Společná zasedání fóra a jiných skupin se mohou konat ve věcech, které patří do jejich pravomocí.

Článek 2

Program jednání

1.   Předseda připravuje pořad jednání a předkládá jej fóru.

2.   Pořad jednání rozlišuje mezi:

a)

konzultacemi dotčených stran ve fóru o: — přípravě a úpravách pracovního plánu podle čl. 16 odst. 1 směrnice 2005/32/ES, — přípravách a přezkoumávání prováděcích opatření podle čl. 16 odst. 2 a článku 18 směrnice 2005/32/ES, — posuzování účinnosti zavedených mechanismů dohledu nad trhem podle článku 18 směrnice 2005/32/ES, — hodnocení dobrovolných dohod a jiných samoregulačních opatření podle článku 18 směrnice 2005/32/ES, — přezkumu účinnosti této směrnice a jejích prováděcích opatření, prahu pro prováděcí opatření, mechanismů dohledu nad trhem a veškerou související samoregulaci podle článku 23 směrnice 2005/32/ES;

b)	ostatními otázkami předloženými fóru na vědomí nebo pro pouhou výměnu názorů z podnětu předsedy nebo na základě písemné žádosti jednoho z členů fóra, pokud k tomu dá předseda souhlas.

3.   Program jednání schvaluje fórum na začátku zasedání.

Článek 3

Poskytování dokumentů členům fóra

1.   Předseda zašle členům fóra pozvánku na zasedání, program jednání a pracovní dokumenty, ohledně kterých mají být dotčené strany konzultovány, a jakékoli další pracovní dokumenty podle čl. 12 odst. 2 nejpozději jeden měsíc před datem konání zasedání.

2.   Nejpozději jeden týden před datem konání zasedání mohou členové fóra předsedovi předložit doplňující pracovní dokumenty a písemná prohlášení. Tyto dokumenty budou po obdržení k dispozici členům fóra.

3.   V naléhavých případech může předseda na žádost člena fóra nebo z vlastního podnětu zkrátit lhůtu pro předložení podkladů uvedenou v odstavci 1 a 2 až na pět kalendářních dnů před datem zasedání.

4.   Předseda může rozhodnout, že dokumenty, které pocházejí od nečlenských dotčených stran a jsou jimi poskytnuty, budou dány k dispozici jako pracovní dokumenty fóra.

Článek 4

Stanoviska ve fóru

1.   Předseda provádí záznam stanovisek vyjádřených na fóru zástupci členských států a různých dotčených stran.

2.   Stanoviska zástupců členských států a dotčených stran mohou mít také podobu písemných prohlášení předložených v souladu s článkem 3.

3.   Doplňující písemná prohlášení v návaznosti na diskuse na fóru mohou být předložena do tří týdnu od data zasedání.

4.   V případě potřeby lze použít písemný postup podle článku 8.

Článek 5

Zastupování

1.   Aby byla zajištěna vyvážená účast příslušných účastníků s ohledem na jednotlivé projednávané skupiny výrobků, může předseda na některá zasedání pozvat nečlenské dotčené strany k diskusi o konkrétních bodech pořadu jednání.

2.   Každý člen fóra určí jednu osobu, která jej zastupuje na zasedáních fóra, a informuje o tom předsedu. Se souhlasem předsedy smějí být delegace zástupců doplněny o odborníky, a to na náklady dotčeného člena. Členové předsedu alespoň dva týdny před datem zasedání informují o odbornících, kteří mají podle jejich přání jejich zástupce doprovázet. Nevyjádří-li předseda nejméně jeden týden před zahájením zasedání námitku ohledně účasti odborníka, má se za to, že byl souhlas udělen.

3.   Jeden člen smí zastupovat jiné členy. Zastupující člen poskytne před zasedáním předsedovi písemné důkazy o souhlasu zastupovaných členů.

4.   Členové zajistí, aby účastníci, které zastupují, byli o jednání na fóru náležitě informováni.

5.   Členové zajistí náležitou konzultaci účastníků, které zastupují, a přijmou reprezentativní stanoviska.

Článek 6

Podskupiny

Předseda smí zřizovat pro řešení určitých otázek podskupiny. Podskupinám předsedá zástupce Komise. Podskupiny podávají zprávu fóru. Za tímto účelem mohou jmenovat zpravodaje.

Článek 7

Zapojení třetích stran

Předseda může rozhodnout o pozvání třetích stran k účasti na zasedání a odborníků k vystoupení v souvislosti se zvláštními otázkami.

Článek 8

Písemné řízení

1.   Je-li to nezbytné, mohou být stanoviska členských států a dotčených stran fóra sdělena písemným postupem. Za tímto účelem zašle předseda členům fóra pracovní dokumenty, k nimž mají členské státy a dotčené strany fóra své stanovisko vyjádřit v souladu s čl. 12 odst. 2. Lhůta pro vyjádření připomínek nesmí být kratší než 14 kalendářních dnů a delší než 1 měsíc.

2.   V naléhavých případech se použije lhůta stanovená v čl. 3 odst. 3.

Článek 9

Sekretariát

Sekretariát fóra zajišťuje Komise.

Článek 10

Zápis ze zasedání

1.   O každém zasedání se pořizuje zápis pod dohledem předsedy, v němž se uvedou zejména stanoviska vyjádřená na zasedání k pracovnímu dokumentu (pracovním dokumentům) připraveným útvary Komise podle čl. 2 odst. 2 písm. a) a popřípadě stanoviska k otázkám podle čl. 2 odst. 2 písm. b). Referenční seznam písemných prohlášení předložených podle článku 4 se připojuje v samostatné příloze. Zápis se do jednoho měsíce zasílá členům fóra a nečlenům, kteří se daného zasedání účastnili.

2.   Členové fóra mohou své písemné připomínky k zápisu zaslat předsedovi. Fórum je o těchto připomínkách informováno. V případě nesouhlasu je navrhovaná změna projednána v rámci fóra. Pokud nesouhlas trvá, je tato změna připojena ve formě přílohy k zápisu.

Článek 11

Prezenční listina

Předseda na každém zasedání vypracuje prezenční listinu s uvedením jmen jednotlivých účastníků, organizace, k níž náleží, a případně dotčené strany, kterou zastupují.

Článek 12

Korespondence

1.   Korespondence týkající se fóra se zasílá Komisi elektronickou cestou, k rukám předsedy skupiny.

2.   Korespondence určená členům fóra se adresuje členům a zasílá se elektronickou cestou. Členové určí kontaktní osobu (osoby), jíž (jimž) má být korespondence zasílána, a informují o tom písemně předsedu.

Článek 13

Ochrana osobních údajů

Veškeré zpracování osobních údajů pro účely tohoto jednacího řádu musí být v souladu z nařízením (ES) č. 45/2001.