Ръководство на вниманието на кандидатите по процедури по подбор, организирани от Европейския парламент

1.

УВОД

Как протичат процедурите по подбор?

2.	ЕТАПИ НА ПРОЦЕДУРАТА ПО ПОДБОР

Получаване на досиетата за кандидатстване

Разглеждане на общите условия

Разглеждане на специалните условия

Оценяване на квалификациите

Изпити

Списък на успешно преминалите процедурата по подбор кандидати

3.	КАК СЕ ПОДАВА КАНДИДАТУРА?

Общи положения

Как се подава пълното досие?

Какви удостоверителни документи трябва да бъдат приложени към досието за кандидатстване?

Общи положения

Удостоверителни документи относно общите условия

Удостоверителни документи относно специалните условия и оценяване на квалификациите

4.	КОМУНИКАЦИЯ

5.	ОБЩА ИНФОРМАЦИЯ

Равни възможности

Искания за достъп на кандидатите до данни, които ги засягат

Защита на личните данни

Разходи за път и престой

ПРИЛОЖЕНИЕ I

ПРИЛОЖЕНИЕ II

1.   УВОД

Как протичат процедурите по подбор?

Процедурите по подбор представляват серия от етапи, при които кандидатите се съревновават помежду си; те са отворени за всички граждани на Европейския съюз, които към датата, определена за подаване на кандидатурите, отговарят на необходимите критерии, като осигуряват равни възможности на всички кандидати да покажат способностите си и създават условия за подбор въз основа на качествата, при зачитане на принципа на равното третиране.

Избраните кандидати се включват в списък на успешно преминалите процедурата по подбор, който ще ползва Европейският парламент за попълване на длъжността, която е предмет на обявление за наемане на работа.

За всяка процедура по подбор се сформира комисия за подбор, съставена от членове, представляващи администрацията и Комитета по персонала. Работата на комисията за подбор е поверителна и се провежда в съответствие с приложение III към Правилника за длъжностните лица.

Преките или непреките контакти на кандидатите с комисията за подбор са строго забранени. Органът по назначаване си запазва правото да изключи всеки кандидат, нарушил тази разпоредба.

Комисията за подбор се придържа стриктно към условията за допускане, посочени в обявлението за наемане на работа, когато взема решение дали да допусне или не съответния кандидат. Кандидатите не могат да се позовават на допускане до предходен конкурс или процедура по подбор.

С цел да подбере най-добрите кандидати комисията за подбор сравнява техните резултати, за да прецени способността им да изпълняват задълженията, посочени в обявлението. Поради това комисията трябва не само да даде оценка на нивото на техните познания, но и да определи въз основа на техните качества най-добре подготвените кандидати.

За сведение, процедурата по подбор се провежда в рамките на период с продължителност между 6 и 9 месеца, в зависимост от броя на кандидатите.

2.   ЕТАПИ НА ПРОЦЕДУРАТА ПО ПОДБОР

Процедурата по подбор се състои от следните етапи:

—	получаване на досиетата за кандидатстване,

—	разглеждане на общите условия,

—	разглеждане на специалните условия,

—	оценка на квалификациите (допускане до изпитите),

—

изпити,

—	списък на успешно преминалите процедурата по подбор кандидати.

Получаване на досиетата за кандидатстване

Кандидатите, които решат да кандидатстват, трябва да представят пълно досие за кандидатстване, а именно формуляр за кандидатстване, съответстващ на обявлението за наемане на работа — попълнен, подписан и придружен от всички необходими удостоверителни документи, доказващи, че съответният кандидат отговаря на общите и специалните условия, посочени в обявлението. В противен случай те подлежат на изключване. Досието трябва да бъде изпратено с препоръчана поща (изпращането с частна куриерска служба е равностойно на препоръчано писмо; в този случай доказателство е датата върху бордерото за доставка) до датата, определена в обявлението за наемане на работа. За адреса и крайния срок за подаване на кандидатурите вж. раздел В от обявлението.

Разглеждане на общите условия

Отделът за конкурси и процедури по подбор на кадри проверява дали кандидатурата е допустима, тоест дали е подадена в посочените в обявлението за наемане на работа форма и срок и дали са изпълнени общите условия за допускане.

Съответно автоматично се елиминират кандидатите, които:

—	са изпратили кандидатурата си след изтичането на срока, като доказателство е пощенският печат или датата върху бордерото за доставка на частната куриерска служба,

—	не се изпратили кандидатурата си с препоръчана поща или частна куриерска служба,

—	не са използвали и/или не са попълнили надлежно формуляра за кандидатстване, съответстващ на обявлението за наемане на работа,

—	пропуснали са да подпишат формуляра за кандидатстване,

—	не отговарят на общите условия за допускане.

Отхвърлените кандидати се уведомяват поотделно, след изтичане на крайния срок за подаване на кандидатурите .

Списъкът на кандидатите, които отговарят на общите условията, посочени в обявлението за наемане на работа, се определя от органа по назначаване, след което се предава заедно с досиетата на комисията за подбор.

Разглеждане на специалните условия

Комисията за подбор разглежда кандидатурите и съставя списък на кандидатите, които отговарят на специалните условия, посочени в обявлението за наемане на работа. Тя се основава изключително на информацията, дадена от кандидатите във формуляра за кандидатстване, подкрепена от удостоверителни документи .

Образованието, обученията, езиковите познания и, по целесъобразност, професионалният опит трябва да бъдат подробно описани във формуляра за кандидатстване, а именно като се посочат:

—	за образованието: датите на начало и край и естеството на придобитата(ите) степен(и), както и изучаваните дисциплини,

—	за евентуалния професионален опит: датите на начало и край, както и точното естество на изпълняваните задачи.

Кандидатите, които са публикували проучвания, статии или други текстове, свързани с естеството на служебните задължения, трябва да ги посочат във формуляра за кандидатстване.

На този етап се изключват кандидатите, които не отговарят на специалните условия за допускане, посочени в обявлението за наемане на работа.

Всеки кандидат се уведомява с писмо за решението на комисията за подбор да го допусне или не до участие в процедура.

Оценяване на квалификациите

За подбора на кандидатите, които са поканени да се явят на изпитите, комисията за подбор пристъпва към оценка на квалификациите на допуснатите кандидати (вж. параграфа по-горе). Тя се основава изключително на информацията, дадена от кандидатите във формуляра за кандидатстване, подкрепена от удостоверителни документи (вж. точка 3 по-долу). Комисията за подбор се основава на предварително определените критерии, като отчита по-специално квалификациите, посочени в раздел Б.2 от обявлението за наемане на работа.

Всеки кандидат се уведомява с писмо за решението на комисията за подбор да го допусне или не до изпитите.

Изпити

Всички изпити са задължителни и елиминаторни. Максималният брой на кандидатите, които се допускат до изпитите, е посочен в раздел Б.2 от обявлението за наемане на работа.

По организационни причини кандидатите могат да бъдат поканени да положат едновременно всички писмени и устни изпити. Въпреки това оценяването на изпитите става съобразно последователността, в която са изброени в обявлението за наемане на работа. Следователно ако даден кандидат не събере минималния брой точки на някой от елиминаторните изпити, комисията за подбор не пристъпва към оценяването на следващите изпити.

В случай на оттегляне на кандидат положените от него изпити не се оценяват.

Списък на успешно преминалите процедурата по подбор кандидати

В списъка на успешно преминалите процедурата по подбор кандидати се включва само максималният брой кандидати, посочен в раздел Б.4 от обявлението за наемане на работа.

Фактът, че името на кандидат фигурира в списъка на успешно преминалите процедурата по подбор, означава, че една от службите на институцията може да го покани на интервю, но не представлява нито право, нито гаранция, че ще бъде нает(а) на работа от институцията.

3.   КАК СЕ ПОДАВА КАНДИДАТУРА?

Общи положения

Преди да се запишете, трябва внимателно да проверите дали отговаряте на всички условия за допускане, както общи, така и специални, което означава, че трябва да се запознаете предварително с обявлението за наемане на работа и настоящото ръководство и да приемате техните условия.

Въпреки че в обявленията за наемане на работа не се посочва пределна възраст, имайте предвид възрастта за пенсиониране, определена в Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз (http://ec.europa.eu/civil_service/docs/toc100_fr.pdf).

Кандидатите трябва да попълнят формуляра за кандидатстване (оригинал или копие), съответстващ на обявлението за наемане на работа, публикувано в настоящия Официален вестник, издаван от Службата за публикации на Европейския съюз.

Документи, подадени след крайния срок, не се разглеждат.

Кандидатите с увреждания или в особена ситуация (напр. бременност, кърмене, здравословно състояние, провеждано медицинско лечение и др.), която би могла да създаде трудности по време на изпитите, трябва да посочат това във формуляра за кандидатстване и да предоставят необходимата информация, която да позволи на администрацията да предприеме, ако е възможно, всички необходими мерки. По целесъобразност те трябва да приложат към формуляра си за кандидатстване, на обикновен лист, подробности за мерките, които считат за необходими, за да се улесни участието им в изпитите.

Как се подава пълното досие?

1.	Попълнете и подпишете формуляра за кандидатстване, съответстващ на обявлението за наемане на работа;

2.	приложете номериран списък на всички удостоверителни документи, приложени към Вашето досие;

3.	приложете всички изисквани удостоверителни документи, като предварително сте ги номерирали;

4.	подайте своето досие по начина и в срока, посочени в обявлението за наемане на работа.

Какви удостоверителни документи трябва да бъдат приложени към досието за кандидатстване?

Общи положения

Не предавайте оригинали — в досието трябва да бъдат приложени само незаверени фотокопия на документите, които се изискват. Препратките към уебсайтове не могат да се считат за документи за тази цел. Разпечатките на уебсайтове не се смятат за удостоверения, но могат да бъдат предоставени единствено в допълнение към информацията в удостоверенията.

Обърнете внимание на факта, че кандидатите, включени в списъка на успешно преминалите процедурата по подбор, на които се предлага работа, трябва да представят оригиналите на всички изисквани документи, за да могат да бъдат назначени.

Aвтобиографията не се счита за удостоверителен документ.

Кандидатите не могат да се позовават на документи, формуляри за кандидатстване или други документи, подадени във връзка с предишна кандидатура (1).

Нито един документ от досието не се връща обратно на кандидатите.

Удостоверителни документи относно общите условия

На този етап не се изисква никакъв документ, за да се удостовери, че:

—	кандидатите са граждани на държава — членка на Европейския съюз,

—	кандидатите се ползват с пълни граждански права,

—	кандидатите са изпълнили задълженията си, наложени им от законите по отношение на военната служба,

—	кандидатите притежават необходимите високи нравствени качества за изпълняване на определените служебни задължения.

Кандидатите трябва да подпишат формуляра за кандидатстване. С този подпис кандидатите декларират, че отговарят на тези условия и че предоставената информация е вярна и пълна.

Удостоверителни документи относно специалните условия и оценяване на квалификациите

Задължение на кандидатите е да предоставят на комисията за подбор всички сведения и документи, даващи ѝ възможност да провери точността на информацията, посочена във формуляра за кандидатстване.

Дипломи и/или удостоверения за успешно приключване на образование

Кандидатите трябва да представят, под формата на фотокопия, дипломите или удостоверенията, потвърждаващи завършването на степента на образование, изисквана от обявление за наемане на работа.

Комисията за подбор отчита в тази връзка различните образователни структури на държавите — членки на Европейския съюз.

За дипломите след средно образование трябва да се предостави възможно най-подробната информация, по-конкретно за продължителността на образованието и изучаваните дисциплини, за да може комисията за подбор да прецени доколко дипломите съответстват на естеството на служебните задължения.

В случай на техническо или професионално обучение, курс за усъвършенстване или специализация кандидатите трябва да посочат дали става въпрос за редовно обучение, задочно обучение или вечерно обучение, както и изучаваните дисциплини и официалната продължителност на обучението.

Професионален опит

Ако в обявлението се изисква професионален опит, се взема предвид единствено професионалният опит, придобит от кандидата след получаването на изискваната диплома или документ за завършено образование. Необходимо е удостоверителните документи да доказват продължителността и нивото на професионалния опит и естеството на изпълняваните задачи да бъде описано възможно най-подробно, за да може комисията за подбор да прецени доколко опитът съответства на естеството на служебните задължения.

За всички периоди на професионална дейност трябва да бъдат представени удостоверителни документи, и по-специално:

—	удостоверения от бившите работодатели и от настоящия работодател, с които се доказва професионалният опит, необходим за допускане до процедурата по подбор,

—

ако поради съображения за поверителност кандидатите не могат да приложат необходимите удостоверения за работа, задължително е вместо въпросните удостоверения да се представят фотокопия на трудовия договор или на решението за назначаване на работа и/или на първия и последния фиш за трудово възнаграждение,

—

за професионалните дейности, при които не се работи на трудов договор (самостоятелно заети лица, свободни професии и т.н.), като доказателство могат да бъдат приети фактури или формуляри за поръчка, в които подробно се описват предоставяните услуги, или друг официален удостоверителен документ, съдържащ състоятелна информация.

Езикови познания

Владеенето на изискваните езици трябва да бъде удостоверено с диплома, удостоверение или с декларация на обикновен лист, в която се описва как са научени тези езици.

Ако на даден етап от процедурата се установи, че предоставената във формуляра за кандидатстване информация е неточна, че не се потвърждава от изискваните подкрепящи документи или че не отговаря на всички изисквания на обявлението за наемане на работа, допускането на кандидата до процедурата се обявява за недействително.

4.   КОМУНИКАЦИЯ

В съответствие със задължението за полагане на дължима грижа, което имат, кандидатите правят всичко необходимо, така че надлежно попълненият и подписан формуляр за кандидатстване (оригинал или копие), придружен от всички удостоверителни документи, да бъде изпратен с препоръчана поща (2) в исканите срокове, като доказателство е пощенският печат.

Предвид времето, необходимо за доставяне на писмо по пощите, кандидатът трябва да се обърне с писмо, факс или електронно съобщение (3) към Отдела за конкурси, ако до посочената в последния параграф на обявлението за наемане на работа дата не е получил писмо с покана или писмо за недопускане до конкурса.

Всяко писмо, изпратено от кандидат във връзка с кандидатура под определено име, трябва да посочва това име и номера на процедурата по подбор.

Цялата кореспонденция от Европейския парламент относно процедурата по подбор, включително поканите за изпитите, се изпраща с електронна поща на адреса, посочен от кандидата във формуляра за кандидатстване. Отговорност на кандидата е редовно да проверява (най-малко два пъти седмично) своята електронна пощенска кутия (включително спам кутията) и да уведоми Отдела за конкурси и процедури по подбор на кадри при евентуална промяна на личните му данни.

За всякаква кореспонденция, свързана с процедурата по подбор, моля, изпращайте електронни писма на адрес: PE-168-S@ ep.europa.eu

Ако не сте в състояние да проверявате електронната си пощенска кутия, Вие имате отговорността незабавно да уведомите за това Отдела за конкурси и процедури по подбор на кадри и да му предоставите новия си електронен адрес.

За да се гарантират яснотата и разбирането на текстовете от общ характер и на информацията, която се дава на кандидатите или се получава от тях, поканите за различните изпити, както и цялата кореспонденция между Отдела за конкурси и процедури по подбор на кадри и кандидатите се съставят единствено на английски, немски или френски език. Размяната на кореспонденция не се извършва на основния език (език 1) на кандидата.

За да се запази независимостта на комисията за подбор, всяко установяване на контакт, пряк или косвен, на кандидатите с комисията за подбор е строго забранено и може да доведе до изключване от процедурата.

Цялата кореспонденция на вниманието на комисията по подбор, както и всяко искане на информация или друга кореспонденция относно протичането на процедурата трябва да бъдат адресирани единствено и само до Отдела за конкурси и процедури по подбор на кадри (3), който отговаря за комуникацията с кандидатите до приключване на процедурата по подбор.

5.   ОБЩА ИНФОРМАЦИЯ

Равни възможности

Европейският парламент следи да се избягва всяка форма на дискриминация по време на процедурата по подбор.

Той прилага политика на равни възможности и приема кандидатурите без дискриминация на основата на пол, раса, цвят на кожата, етнически или социален произход, генетични белези, език, религия или изповедание, политически или други убеждения, принадлежност към национално малцинство, имуществено състояние, рождение, увреждане, възраст, сексуална ориентация, гражданско състояние или семейно положение.

Искания за достъп на кандидатите до данни, които ги засягат

В контекста на процедурите по подбор кандидатите се ползват със специално право на достъп до някои данни, които ги засягат пряко и лично, при описаните по-долу условия. В съответствие с това право Европейският парламент може да предостави на даден кандидат, по негово искане, следната допълнителна информация:

а)

кандидатите, които не са преминали успешно писмените изпити и/или не са сред поканените на устен изпит, могат да получат, при поискване, копие от тези изпити, както и копие на индивидуалния формуляр за оценка, в който са отбелязани оценките, формулирани от комисията за подбор. Искането трябва да се отправи в срок от един месец, считано от датата на изпращане на писмото, уведомяващо за решението, прекратяващо участието в процедурата по подбор;

б)

кандидатите, поканени на устните изпити и чието име не е включено в списъка на успешно преминалите процедурата по подбор, се информират за точките, които са получили на различните изпити, едва след изготвянето на списъка на успешно преминалите процедурата по подбор от комисията за подбор. Тези кандидати също могат да получат копие от писмените си изпити при условията, посочени в буква а);

в)	кандидатите, чието име е включено в списъка на успешно преминалите процедурата по подбор, се информират единствено, че са одобрени в рамките на процедурата по подбор.

Исканията се обработват, като се отчита, че работата на комисията по подбор е тайна, както е предвидено от Правилника за длъжностните лица (приложение III, член 6), и при съблюдаване на правилата относно защитата на физическите лица по отношение на обработването на лични данни.

Защита на личните данни

Европейският парламент, като отговарящ за организацията на процедурите по подбор, следи личните данни на кандидатите да се обработват при пълно спазване на Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (4), и по-специално що се отнася до тяхната поверителност и сигурност.

Разходи за път и престой

На кандидатите, поканени на изпитите, се изплаща сума за разходите за път и за престой. Те са информирани за условията и приложимите тарифи при поканата за изпитите.

Адресът, посочен от кандидата във формуляра за кандидатстване, се счита за мястото на тръгване, от което той отива на мястото, на което е поканен да се яви на изпити. В тази връзка промяна на адрес, за която кандидатът съобщава след изпращането на поканите за изпити от Европейския парламент, не може да бъде взета предвид, освен ако последният не прецени, че обстоятелствата, изтъкнати от кандидата, са равнозначни на случай на непреодолима сила или на непредвидени обстоятелства.

---

(1)  Посочените условия се прилагат по отношение на всички кандидати, в т.ч. длъжностни лица и други служители на Европейския съюз.

(2)  Изпращането с частна куриерска служба е равностойно на препоръчано писмо. В този случай доказателство е датата върху бордерото за доставка.

(3)  Адрес: Parlement Européen, Unité concours et procédures de sélection— MON 04 S 010, Procédure de sélection PE/168/S, Rue Wiertz/Wiertzstraat 60, Rue Wiertz 60, 1047 Bruxelles/Brussel, Belgique/België.

Номер на факс: +32 22831717. Електронна поща: PE-168-S@ep.europa.eu

(4)  ОВ L 8, 12.1. 2001 г., стр. 1.