Access to European Union law
<a href="https://eur-lex.europa.eu/content/help/eurlex-content/experimental-features.html" target="_blank">More about the experimental features corner</a>
Choose the experimental features you want to try
EUR-Lex
Access to European Union law

This document is an excerpt from the EUR-Lex website

You are here
Use quotation marks to search for an "exact phrase". Append an asterisk (*) to a search term to find variations of it (transp*, 32019R*). Use a question mark (?) instead of a single character in your search term to find variations of it (ca?e finds case, cane, care).
Search tips
Need more search options? Use the Advanced search

Document 52014TA1210(38)

    Доклад относно годишните отчети на Европейската агенция за оперативното управление на широкомащабни информационни системи в областта на свободата, сигурността и правосъдието (eu-LISA) за финансовата 2013 година, придружен от отговорите на Агенцията

    OB C 442, 10.12.2014, p. 326–331 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

    10.12.2014   

    BG

    Официален вестник на Европейския съюз

    C 442/326

    ДОКЛАД

    относно годишните отчети на Европейската агенция за оперативното управление на широкомащабни информационни системи в областта на свободата, сигурността и правосъдието (eu-LISA) за финансовата 2013 година, придружен от отговорите на Агенцията

    (2014/C 442/38)

    ВЪВЕДЕНИЕ

    1.

    Европейската агенция за оперативното управление на широкомащабни информационни системи в областта на свободата, сигурността и правосъдието (eu-LISA), наричана по-нататък „Агенцията“, или „eu-LISA“, със седалище в Талин, Страсбург и St. Johann im Pongau (вж. т. 18), е създадена с Регламент (ЕО) № 1077/2011 на Европейския парламент и на Съвета (1). Агенцията отговаря за оперативното управление на Шенгенската информационна система от второ поколение (ШИС II), Визовата информационна система (ВИС) и „Евродак“ (2).

    2.

    Комисията предоставя финансова независимост на Агенцията на 22 май 2013 г. Поради това одитираният период за финансовата година 2013 е от 22 май 2013 г. до 31 декември 2013 г.

    ИНФОРМАЦИЯ В ПОДКРЕПА НА ДЕКЛАРАЦИЯТА ЗА ДОСТОВЕРНОСТ

    3.

    Одитният подход на Сметната палата включва аналитични одитни процедури, пряко тестване на операции и оценка на ключови контроли на системите за наблюдение и контрол на Агенцията. Използвани са също така резултати от работата на други одитори (където е уместно) и анализ на изявленията на ръководството.

    ДЕКЛАРАЦИЯ ЗА ДОСТОВЕРНОСТ

    4.

    Съгласно разпоредбите на член 287 от Договора за функционирането на Европейския съюз (ДФЕС) Сметната палата извърши одит на:

    а)

    годишните отчети на Агенцията, които се състоят от финансови отчети (3) и отчети за изпълнението на бюджета (4) за финансовата година, приключила на 31 декември 2013 година, и

    б)

    законосъобразността и редовността на операциите, свързани с тези отчети.

    Отговорност на ръководството

    5.

    Ръководството отговаря за изготвянето и вярното представяне на годишните отчети на Агенцията, както и за законосъобразността и редовността на свързаните с тях операции (5):

    а)

    Отговорностите на ръководството по отношение на годишните отчети на Агенцията включват:разработване, въвеждане и поддържане на система за вътрешен контрол, необходима за изготвянето и вярното представяне на финансовите отчети, с цел те да не съдържат съществени неточности, независимо дали същите произтичат от измами или от грешки; подбор и прилагане на подходящи счетоводни политики въз основа на счетоводните правила, приети от отговорния счетоводител на Комисията (6);изготвяне на счетоводни разчети в съответствие с конкретните обстоятелства. Административният ръководител одобрява годишните отчети на Агенцията, след като отговорният счетоводител ги е изготвил въз основа на цялата налична информация и е съставил служебна бележка, съпътстваща отчетите, в която inter alia декларира наличието на достатъчна увереност относно вярното и точното представяне на финансовото състояние на Агенцията във всички съществени аспекти.

    б)

    Отговорностите на ръководството по отношение на законосъобразността и редовността на свързаните с отчетите операции, както и по отношение на съответствието им с принципа на доброто финансово управление, се състоят в разработване, въвеждане и поддържане на ефективна и ефикасна система за вътрешен контрол, осигуряваща адекватно наблюдение и подходящи мерки за предотвратяване на нередности и измами, и ако е необходимо — правни действия за възстановяване на неправомерно изплатени или използвани средства.

    Отговорност на одитора

    6.

    Въз основа на извършен от нея одит Сметната палата е длъжна да представи на Европейския парламент и на Съвета (7) декларация за достоверност относно надеждността на годишните отчети, както и относно законосъобразността и редовността на свързаните с тях операции. Сметната палата извършва своя одит в съответствие с международните одитни стандарти и етичните кодекси на Международната федерация на счетоводителите (МФС) и международните стандарти на ИНТОСАЙ (МСВОИ). Съгласно тези стандарти Сметната палата следва да планира и извършва одита по такъв начин, че да получи достатъчна увереност, че годишните отчети на Агенцията не съдържат съществени неточности, както и че свързаните с тях операции са законосъобразни и редовни.

    7.

    Одитът включва прилагането на процедури за получаване на одитни доказателства относно съдържащите се в отчетите суми и оповестявания, както и относно законосъобразността и редовността на свързаните с отчетите операции. Избраните процедури зависят от преценката на одитора, която се основава на оценка на риска от съществени неточности в отчетите или съществено несъответствие на свързаните с тях операции с изискванията на правната рамка на Европейския съюз, независимо дали те се дължат на измами или на грешки. При извършването на подобна оценка на риска се взема предвид вътрешният контрол, отнасящ се до изготвянето и вярното представяне на отчетите, както и системите за наблюдение и контрол, въведени с цел осигуряване на законосъобразност и редовност на свързаните с отчетите операции, и се разработват подходящи за обстоятелствата одитни процедури. Одитът на Сметната палата включва също така оценка на уместността на използваните счетоводни политики и основателността на направените счетоводни разчети, както и оценка на цялостното представяне на отчетите.

    8.

    Сметната палата счита, че получените одитни доказателства са достатъчни и подходящи като база за формулиране на нейната декларация за достоверност.

    Становище относно надеждността на отчетите

    9.

    Сметната палата счита, че годишните отчети на Агенцията дават вярна представа във всички съществени аспекти за нейното финансово състояние към 31 декември 2013 г., както и за резултатите от нейната дейност и за паричните потоци за приключилата на тази дата финансова година, в съответствие с разпоредбите на финансовия регламент на Агенцията и счетоводните правила, приети от отговорния счетоводител на Комисията.

    Становище относно законосъобразността и редовността на свързаните с отчетите операции

    10.

    Сметната палата счита, че операциите, свързани с годишните отчети за финансовата година, приключила на 31 декември 2013 година, са законосъобразни и редовни във всички съществени аспекти.

    Обръщане на внимание във връзка с надеждността на отчетите

    11.

    Без да противоречи на изразеното в точка 9 становище, Сметната палата обръща внимание на оценката в отчетите на Агенцията на Шенгенската информационна система (ШИС II), Визовата информационна система (ВИС) и системите „Евродак“. През май 2013 г. оперативното управление на тези системи е прехвърлено от Комисията на Агенцията чрез операция без размяна и то представлява основна задача на Агенцията. При отсъствието на надеждна и пълна информация относно общия размер на разходите за разработването на тези системи, те са вписани в отчетите на Агенцията със своите нетни балансови стойности от отчетите на Комисията и са актуализирани в края на годината. Тези стойности се отнасят предимно за хардуерните и стандартизираните софтуерни компоненти и не включват разходите за разработка на софтуер (вж. бел. 6.3.1 към годишните отчети на Агенцията).

    12.

    Изложените по-долу коментари не са в противоречие с изразеното от Сметната палата становище относно надеждността на отчетите и нейното становището относно законосъобразността и редовността на свързаните с отчетите операции. Следва да се отбележи, че 2013 г. е първата година, през която Агенцията има финансова автономност, а установяването на нейните процедури продължава.

    КОМЕНТАРИ ОТНОСНО ВЪТРЕШНИЯ КОНТРОЛ

    13.

    Разработването на стандартите за вътрешен контрол на Агенцията все още не беше приключило в края на годината. Те са одобрени от Управителния съвет през юни 2014 г.

    14.

    Липсва застрахователно покритие за дълготрайните материални активи, с изключение на застраховката срещу множество рискове, включваща риска пожар, за сградите в Талин.

    КОМЕНТАРИ ОТНОСНО БЮДЖЕТНОТО УПРАВЛЕНИЕ

    15.

    Съгласно Регламента за създаване на Агенцията (8) Комисията отговаря за създаването и първоначалното функциониране на Агенцията до получаването на финансова автономност на 22 май 2013 г. Миграцията на данните относно бюджетните кредити за поети задължения и за плащания от Комисията към Агенцията е бил сложен процес и съгласуването на данните между счетоводните системи на Комисията и на Агенцията е приключило най-накрая през юни 2014 г. Това е засегнало планирането на плащанията на Агенцията и изготвянето на нейните предварителни отчети.

    16.

    Според окончателните отчети на Агенцията нивото на изпълнение на бюджета е 96 % за поетите задължения, а за бюджетните кредити за плащания — 67 %. Поради факта, че част от общия годишен бюджет на Агенцията е бил изпълнен от Комисията, и поради различията между бюджетните структури на Комисията и на Агенцията, за 2013 г.не е било възможно да бъде направен по-подробен анализ по бюджетни дялове.

    17.

    Съгласно Регламента за създаване на Агенцията (9) държавите, асоциирани към изпълнението, прилагането и развитието на достиженията на правото от Шенген и на мерките, свързани с „Евродак“, следва да предоставят вноски в бюджета на Агенцията. Въпреки че асоциираните към Шенген държави използват през 2013 г. управляваните от Агенцията системи, процесът на преговори на Комисията все още не е приключил.

    ДРУГИ КОМЕНТАРИ

    18.

    Въпреки че седалището на Агенцията се намира в Талин (с 46 заети бройки), оперативните дейности се извършват в Страсбург (със 79 заети бройки) (10). Ефективността на управлението вероятно може да бъде увеличена и административните разходи да бъдат намалени, ако всички служители бъдат събрани на едно място.

    19.

    Все още не е подписано споразумение за седалището с държавата-домакин Естония, което следва да посочи ясно условията, при които работят Агенцията и нейните служители, а по време на одита преговорите все още не бяха приключили.

    Настоящият доклад беше приет от Одитен състав IV с ръководител Pietro RUSSO — член на Сметната палата, в Люксембург на заседанието му от 16 септември 2014 г.

    За Сметната палата

    Vitor Manuel da SILVA CALDEIRA

    Председател

    (1)  ОВ L 286, 1.11.2011 г, стр. 1.

    (2)  В приложението към доклада са обобщени правомощията и дейностите на Агенцията. Тези данни са представени с информационна цел.

    (3)  Финансовите отчети включват счетоводен баланс и отчет за финансовия резултат, отчет за паричните потоци, отчет за промените в нетните активи и обобщение на основните счетоводни политики и друга разяснителна информация.

    (4)  Тези отчети включват отчет за бюджетния резултат и приложение към него.

    (5)  Членове 39 и 50 от Делегиран регламент (ЕС) № 1271/2013 на Комисията (ОВ L 328, 7.12.2013 г., стр. 42).

    (6)  Счетоводните правила, приети от отговорния счетоводител на Комисията, се основават на международните счетоводни стандарти за публичния сектор (МССПС), издадени от Международната федерация на счетоводителите, или, където е приложимо, на международните счетоводни стандарти (МСС)/международните стандарти за финансово отчитане (МСФО), издадени от Съвета по международни счетоводни стандарти.

    (7)  Член 107 от Регламент (ЕС) № 1271/2013.

    (8)  Член 32 от Регламент (ЕС) № 1077/2011.

    (9)  Член 32 от Регламент (ЕС) № 1077/2011.

    (10)  Резервните системи на Агенцията се намират в Sankt Johann im Pongau, но няма служители, работещи на това място.

    ПРИЛОЖЕНИЕ

    Европейска агенция за оперативното управление на широкомащабни информационни системи в областта на свободата, сигурността и правосъдието (Талин)

    Правомощия и дейности

    Правомощия на Европейския съюз, произтичащи от Договора

    (чл. 74, чл. 77, параграф 2, букви a) и б), чл. 78, параграф 2, буква д), чл. 79, параграф 2, буква в), чл. 82, параграф 1, буква г), чл. 85, параграф 1, чл. 87, параграф 2, буква a) и чл. 88, параграф 2 от Договора за функционирането на Европейския съюз)

    Да допринася за изграждането на зона на свободно движение на хора, като се засили сътрудничеството във връзка с трансграничните въпроси като убежище, имиграция, граничен контрол, както и съдебно и полицейско сътрудничество по наказателноправни въпроси.

    Правомощия на Агенцията

    (Регламент (EО) № 1077/2011 на Европейския парламент и на Съвета)

    Съгласно учредяващия aгенцията Регламент (ЕС) № 1077/2011 и без да се засягат съответните задължения на Комисията и на държавите членки по силата на законодателните инструменти, уреждащи широкомащабни информационни системи, целите на Агенцията са следните:

    а)

    ефективно, защитено и непрекъснато функциониране на широкомащабни информационни системи (понастоящем второ поколение Шенгенска информационна система (ШИС II), Визова информационна система (ВИС) и широкомащабна база данни с оглед сравняване на дактилоскопични отпечатъци с оглед ефективното прилагане на Дъблинската конвенция (система „Евродак“);

    б)

    управление на широкомащабни информационни системи, което се характеризира с ефикасност и финансова отчетност;

    в)

    достатъчно висококачествени услуги за потребителите на широкомащабни информационни системи;

    г)

    последователност и непрекъснатост на услугата;

    д)

    високо равнище на защита на данните, в съответствие с приложимите правила, включително специални разпоредби за всяка широкомащабна информационна система;

    е)

    достатъчна степен на сигурност на данните и физическа сигурност, в съответствие с приложимите правила, включително специфични разпоредби за всяка широкомащабна информационна система; и

    e)

    използването на подходяща структура за управление на проектите за ефикасно разработване на широкомащабни информационни системи.

    Управление

    1.

    		 Управителен съвет

    Управителният съвет на Агенцията се състои от един представител на всяка държава членка и двама представители на Европейската комисия, плюс един представител от всяка една от държавите, асоциирани в процеса на изпълнение, прилагане и развитие на достиженията на правото от Шенген и на мерките, свързани с „Евродак“. Функцията на Управителния съвет е да гарантира, че Агенцията изпълнява своите задачи, в това число и назначаване и, ако е целесъобразно, освобождаване на изпълнителния директор.

    2.

    		 Изпълнителен директор

    Управителният съвет назначава изпълнителния директор на Агенцията въз основа на списък с допустими кандидати, издържали конкурс на общо основание, организиран от Комисията. Неговата функция е да управлява и представлява Агенцията. За тази цел изпълнителният директор носи пълна отговорност за задачите, възложени на Агенцията, и спрямо него се прилага процедурата по годишно освобождаване от отговорност от Европейския парламент за изпълнението на бюджета.

    3.

    		 Консултативни групи: Консултативна група по ШИС II, консултативна група по ВИС и консултативна група по „Евродак“

    Консултативните групи се състоят от един представител на всяка държава членка и Комисията, плюс един представител от всяка една от държавите, асоциирани в процеса на изпълнение, прилагане и развитие на достиженията на правото от Шенген и на мерките, свързани с „Евродак“. Функцията на тези групи е да предоставят на Управителния съвет експертни знания, свързани с широкомащабни информационни системи, и по-специално в контекста на подготовката на годишната работна програма и годишния отчет за дейността.

    Ресурси, предоставени на Агенцията през 2013 г.

    Окончателен бюджет  (1)

    61,35 млн. евро (бюджетни кредити за поемане на задължения):

    34,38 млн. евро (бюджетни кредити за плащания)

    Брой на служителите към 31 декември 2013 г.:

    Одобрени бройки:

    —

    120 временно наети служители.

    —

    6 договорно наети лица.

    —

    6 командировани национални експерти

    Заети бройки:

    —

    120 временно наети служители

    —

    5 договорно наети лица.

    —

    3 командировани национални експерти

    Продукти и услуги, предоставени през 2013 г.

    Продуктите и услугите, предоставени през 2013 г., включват:

    —

    Оперативно управление и развитие на ШИС II, ВИС и „Евродак“.

    —

    Служба за справки — осигурява първоначална помощ за потребителите на всички системи, които са под управлението на Агенцията.

    —

    Мониторинг и оценка на съответните споразумения за ниво на обслужване за тези системи, под управлението на Агенцията.

    —

    Осигуряване на координация, сигурност и надзор на връзките между държавите членки и мрежовия доставчик за комуникационната инфраструктура за ШИС II, „Евродак“ и ВИС (мрежа sTESTA);

    —

    Участие в процесите на подготовка за проектиране, разработване и внедряване на нови системи;

    —

    Статистика — предоставяне на навременна и точна статистика и информация относно функционирането на системите, съгласно съответните правни разпоредби;

    —

    Докладване — изпълнение на всички задължения за докладване, постановени в Регламента за създаване на Агенцията и в правната база за информационните системи под управлението на Агенцията.

    —

    Мониторинг на нови технологии и решения, свързани с оперативното управление и развитието на ШИС II, ВИС, „Евродак“ и други широкомащабни информационни системи.

    —

    Обучение — осигуряване на индивидуални планове за системно обучение на националните органи относно информационните системи, управлявани от Агенцията.

    (1)  За периода от 22 май 2013 г., когато на Агенцията е предоставена финансова автономност, до 31 декември 2013 г.

    Източник: Приложение, предоставено от Агенцията.

    ОТГОВОРИ НА АГЕНЦИЯТА

    11.

    Агенцията приема коментара на Палатата, което е отразено в бележките към счетоводния баланс, 6.3.1 „Нетекущи активи“, раздел „Материално прехвърляне на дълготрайни материални и нематериални активи, получени от други консолидирани субекти“.

    13.

    Агенцията приема коментара на Палатата и ще продължи да развива вече въведените надеждни процеси и процедури за гарантиране на пълно спазване на изискванията на стандартите за вътрешен контрол.

    14.

    В момента се изготвят технически спецификации, като обществената поръчка е предвидена за второта половина от годината, с цел изпълнението на договора да започне през последното тримесечие на 2014 г.

    15.

    При прехвърлянето на отговорностите по оперативното управление на системите от Европейската комисия на Агенцията имаше интензивен обмен на информация на работно ниво. Комисията уведоми Агенцията за следното:

    —

    мигрирането е извършено по стандартна процедура, вече използвана при отделянето на други агенции;

    —

    извършени са проверки за съответствие от трети независим орган, за да се гарантира безпроблемно и цялостно прехвърляне.

    Като част от миграцията eu-LISA получи изчерпателен набор от документи в електронен формат или на хартия, във връзка с техническата документация или сключените договори. Комисията запази някои оригинали на документи за целите на проверката и одита.

    Агенцията разбира сложния характер и продължителността на счетоводното съгласуване, като данните от бюджета са приведени в пълно съответствие, представено в цялостен преглед на бюджета за 2013 г. — т.е. изпълнението на ГД „Вътрешни работи“ и на Агенцията са представени съвместно. Тъй като миграцията на бюджетни кредити след финансово отделяне е еднократно действие, се очаква бъдещите отчети за бюджетното изпълнение да предоставят основа за подробен и изчерпателен анализ.

    17.

    Процедурата за приемане от Съвета ще бъде пусната в действие веднага щом приключат водените от Комисията преговори. Вследствие на приетото от Съвета решение асоциираните страни ще трябва да ратифицират споразумението според собственото си национално законодателство. Необходимо е да отбележим, че понастоящем текстът на споразумението включва разпоредба, която предвижда плащане със задна дата на вноска на Агенцията с начало от декември 2012 г.

    18.

    Организационната структура на Агенцията е уредена в учредителния й регламент. Агенцията не е в състояние да представи обяснение по този коментар.

    19.

    Агенцията приема коментара. Единственият неразрешен въпрос в преговорите с естонското правителство е режимът на ДДС, приложим за служителите на Агенцията.
    Top