1.   Авторът на всяка новосъздадена информация я анализира, за да определи електронната система за управление, която следва да се използва, дали информацията следва да бъде въведена в хранилище и в кое официално хранилище следва да бъде съхранявана.

2.   Записите се създават в съответствие с официалните изисквания, определени за съответния вид записи.

3.   Записите на Комисията се създават под формата на електронни записи и се съхраняват в нейните официални електронни хранилища.

Въпреки това записи могат да бъдат създавани на различен носител или съхранявани по различен начин в следните ситуации:

1.   Информацията на аналогови носители, създавана или получавана от Комисията, се цифровизира систематично. Така създадените електронни копия, когато се въвеждат в официално електронно хранилище, заменят съответните оригинални аналогови документи, освен ако се изисква саморъчен подпис съгласно разпоредба на правото на Съюза или правото на съответната държава членка или трета държава.

2.   С правила за прилагане, приети съгласно член 22, се определят процедурните и техническите подробности, свързани с цифровизацията, приложимите изключения и премахването на аналоговите записи след тяхното цифровизиране.

1.   Всяка генерална дирекция или приравнена на нея служба редовно прави преглед на видовете информация, които се създават или получават в хода на нейните дейности, за да определи кои от тях следва да бъдат въведени в официално електронно хранилище и — с оглед на контекста, в който са създадени — за да организира тяхното управление през жизнения им цикъл.

2.   Въведените в официално електронно хранилище записи не подлежат на промяна. Те могат да бъдат премахвани или заменяни с последващи техни версии до приключването на досието, към което принадлежат.

1.   Документите се регистрират, ако съдържат важна информация, която не е краткотрайна, или ако могат да доведат до действия или последващи действия от страна на Комисията или някоя от нейните служби.

2.   Създават се регистри за генериране на уникални идентификатори за регистрираните записи.

Всеки регистър е свързан с едно или няколко електронни хранилища. Изключения могат да се правят от съображения за сигурност.

1.   Правната сила на квалифициран електронен подпис (14) е равностойна на тази на саморъчния подпис.

2.   Квалифицираният електронен печат (15) се ползва от презумпция за цялост на данните и точност на произхода на тези данни, за които се отнася квалифицираният електронен печат.

3.   Квалифицираният електронен времеви печат (16) се ползва от презумпцията за точност на указаните от него дата и час и за цялост на данните, с които са обвързани датата и часът.

4.   Данните, изпращани и получавани чрез използване на услуга за електронна препоръчана поща (17), се ползват от презумпцията за цялост на данните, за изпращане на тези данни от идентифицирания изпращач, тяхното получаване от идентифицирания получател и за точност на указаните чрез квалифицираната услуга за електронна препоръчана поща дата и час на изпращане и получаване на данните.

1.   Счита се, че документ, създаден или получен от Комисията, отговаря на критериите за валидност или допустимост, когато са изпълнени следните условия:

2.   Счита се, че електронно копие, получено чрез цифровизиране на аналогов документ, създаден или получен от Комисията, отговаря на критериите за валидност или допустимост, когато са изпълнени следните условия:

Когато не се изисква подписан аналогов документ, такова електронно копие може да се използва за всякакъв обмен на информация и за всяка вътрешна процедура в рамките на Комисията.

3.   Когато разпоредба на правото на Съюза или на националното право изисква подписан оригинал на документ, изготвен или получен от Комисията документ отговаря на това изискване, ако съдържа някое от следните:

4.   Когато специфична за Комисията процедура изисква подпис на упълномощено лице или одобрение от лице на един или няколко етапа от процедурата, тази процедура може да бъде управлявана от компютърна система, при условие че всяко лице се идентифицира ясно и недвусмислено и че въпросната система предоставя гаранции, че съдържанието не се променя по време на процедурата.

5.   Когато в процедура с участието на Комисията и на други звена се изисква подпис от упълномощено лице или одобрение от лице на един или няколко етапа от процедурата, тази процедура може да се управлява от компютърна система, отговаряща на условията и предоставяща технически гаранции, определени чрез взаимно споразумение.

1.   Данните и информацията се предоставят и споделят възможно най-широко в рамките на Комисията, освен ако правни задължения не налагат ограничаване на достъпа.

2.   В интерес на обмена на информация генералните дирекции и приравнените на тях служби гарантират, че техните досиета са възможно най-широко достъпни в зависимост от чувствителността на тяхното съдържание.

1.   Запазването и съхранението се извършват при следните условия:

2.   Генералният секретар гарантира прилагането на стратегия за цифрово съхранение, за да се гарантира дългосрочния достъп до електронните записи въз основа на списъците за съхранение, посочени в член 15, параграф 1. Стратегията се изготвя в сътрудничество със Службата за исторически архиви на Комисията и осигурява наличието на процеси, инструменти и ресурси, за да се гарантират автентичността, надеждността и целостта на записите, както и тяхната достъпност.

1.   Срокът на съхранение на различните категории досиета и, в някои случаи, на записите, се определя за цялата Комисия чрез регулаторни инструменти, като например общия списък на сроковете за съхранение или един или няколко специфични списъка на срокове за съхранение, изготвени въз основа на организационния контекст, действащото законодателство и правните задължения на Комисията.

2.   Генералните дирекции и приравнените на тях служби редовно извършват оценка на записите и досиетата, управлявани от тях, за да определят дали те следва да бъдат прехвърлени в историческите архиви на Комисията, посочени в член 16, или премахнати.

Въпреки това в първоначалното електронно хранилище се запазва набор от метаданни за записите и досиетата като доказателство за тях и за тяхното прехвърляне или премахване.

3.   Класифицирана информация на ЕС с ниво на класификация за сигурност CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL или по-високо не се прехвърля на Службата за исторически архиви на Комисията.

1.   Следните дерогации от правата на субектите на данни се прилагат в съответствие с член 25, параграф 4 от Регламент (ЕС) 2018/1725, както е необходимо за изпълнението на целите на архивирането в обществен интерес и за опазване на целостта на историческите архиви на Комисията, и по-специално:

2.   Комисията прилага подходящи гаранции за спазването на член 13 от Регламент (ЕС) 2018/1725. Тези гаранции включват по-конкретно технически и организационни мерки, за да се спази принципът на свеждане на данните до минимум. Гаранциите включват:

3.   Комисията записва причините за дерогациите, прилагани съгласно настоящото решение. Този запис и, когато е приложимо, документите, отнасящи се до фактическата или правната обстановка, се регистрират. Те се предоставят на Европейския надзорен орган по защита на данните при поискване.

4.   Длъжностното лице по защита на данните на Комисията се информира във възможно най-кратък срок за прилагането на дерогации от правата на субектите на данни в съответствие с настоящото решение. При поискване на длъжностното лице по защита на данните се предоставя достъп до съответните записи и до всички документи, в които се описва фактическият или правният контекст.

1.   Службата за исторически архиви на Комисията предоставя на ЕУИ, когато това е възможно, достъп до цифровизирани копия на записи, държани на аналогов носител.

2.   ЕУИ е основната точка за достъп до историческите архиви на Комисията, които са отворени за обществеността.

3.   Службата за исторически архиви на Комисията изпраща на ЕУИ описания на депозираните архиви. В съответствие с международните стандарти и за да се улесни обменът на метаданни, Комисията ще насърчава оперативната съвместимост между своите системи за архивиране и тези на ЕУИ.

4.   ЕУИ действа като обработващ лични данни (23) в съответствие с член 3 от Регламент (ЕС) 2018/1725 съгласно инструкциите на Комисията, която действа като администратор (24) на личните данни, съдържащи се в историческите ѝ архиви, депозирани в ЕУИ. Службата за исторически архиви на Комисията предоставя от името на Комисията необходимите инструкции за обработването от страна на ЕУИ на личните данни, съдържащи се в депозираните от Комисията архиви, и следи за тяхното изпълнение.

5.   Класифицирана информация не се депозира в ЕУИ.

1.   Всеки генерален директор или началник на служба въвежда необходимата организационна, административна и физическа структура и осигурява необходимия персонал за изпълнение на настоящото решение и на правилата за неговото прилагане от подчинената му служба.

2.   Генералният секретариат отговаря за прилагането на настоящото решение и на правилата за неговото прилагане.

3.   Генерална дирекция „Информатика“ отговаря за осигуряването на технологичната инфраструктура за изпълнение на настоящото решение.

1.   Всеки генерален директор или началник на служба определя отговорен за управлението на документи служител, който да поддържа модерна и ефикасна система за управление на записите в своята служба и да осигурява координацията в нейните рамки, с Генералния секретариат и с останалите служби на Комисията.

2.   Мрежата от служители, отговорни за управлението на документи, се председателства от Генералния секретариат и има следната роля: