(1)

Европейската служба за борба с измамите („Службата“) бе създадена с Решение № 1999/352/ЕО на Комисията, ЕОВС, Евратом (1) като служба на Комисията. Службата провежда разследвания при пълна независимост.

(2)

Службата провежда административни разследвания с цел борба срещу измамите, корупцията и всяка друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета (2). За тази цел тя упражнява правомощията за разследване, предоставени на Комисията от съответните актове на Съюза, в държавите членки, а в съответствие с действащите споразумения за сътрудничество и взаимопомощ и с всички останали действащи правни инструменти — в трети държави и в помещенията на международни организации.

(3)

Службата провежда също административни разследвания в рамките на институциите, органите, службите и агенциите, създадени от или на основание на Договорите. В рамката на своя мандат за разследвания Службата събира информация от интерес за дадено разследване, включително лични данни, от различни източници — публични органи, частноправни субекти и физически лица — и я обменя с институциите, органите, службите и агенциите на Съюза, с компетентните органи на държавите членки и на трети държави, както и с международни организации преди, по време на и след дейностите на разследване или координация.

(4)

В рамката на своите дейности Службата обработва различни категории лични данни, и по-специално данни за установяване на самоличността, данни за контакт, професионални данни и данни за участие в случая. Службата, представлявана от своя генерален директор, действа като администратор на данни. Личните данни се съхраняват в сигурна електронна среда, в която са предотвратени както незаконният достъп, така и предаването на данни на лица, на които не се налага да ги узнават. Обработените лични данни се запазват в продължение на петнадесет години, след като случаят е прекратен или случаят на разследване или на координация е приключен с решение на генералния директор. В края на срока на запазване информацията, свързана със случая, включително личните данни, се прехвърля в историческия архив.

(5)

При изпълнението на задачите си Службата е задължена да спазва правата на физическите лица при обработването на лични данни, признати в член 8, параграф 1 от Хартата на основните права на Европейския съюз и в член 16, параграф 1 от Договора, както и в правните актове, основани на тези разпоредби. В същото време Службата трябва да спазва строгите правила за поверителност и професионална тайна, посочени в член 10 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013, и да гарантира спазването на процесуалните права на засегнатите лица и на свидетелите, посочени в член 9 от посочения регламент, и по-специално правото на засегнатите лица на презумпция за невиновност.

(6)

Сигурната електронна среда, в която се съхраняват личните данни, както и процедурните гаранции и стриктните правила за поверителност и професионална тайна, посочени съответно в членове 9 и 10 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013, гарантират високо равнище на защита срещу свързаните с обработването рискове за правата и свободите на субектите на данни.

(7)

При определени обстоятелства е необходимо да се съгласуват правата на субектите на данни съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725 на Европейския парламент и на Съвета (3) с нуждите на разследванията и поверителността на обмена на информация с други компетентни публични органи, както и с пълното зачитане на основните права и свободи на други субекти на данни. За тази цел съгласно член 25 от посочения регламент на Службата се предоставя възможността да ограничава прилагането на членове 14—22, 35 и 36, както и на член 4 от него, доколкото разпоредбите му съответстват на правата и задълженията, предвидени в членове 14—22.

(8)

Службата назначи съгласно член 10, параграф 4 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 длъжностно лице за защита на данните в съответствие с член 24 от Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (4).

(9)

За да се гарантират поверителността и ефективността на разследванията и другите оперативни дейности, провеждани от Службата, при спазване на стандартите за защита на личните данни по Регламент (ЕС) 2018/1725, е необходимо да се приемат вътрешни правила, по силата на които Службата може да ограничи правата на субектите на данни в съответствие с член 25 от посочения регламент.

(10)

В приложното поле на този правен акт следва да бъдат обхванати всички операции по обработване, осъществявани от Службата в изпълнение на нейната функция за извършване на независими разследвания. Посочените правила следва да се прилагат за операциите по обработване, извършвани преди образуването на разследване, по време и на вътрешните, и и на външните разследвания, посочени в членове 3 и 4 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013, както и по време на наблюдението на последващите действия във връзка с резултатите от разследванията. Правилата следва да се прилагат за операциите по обработване, които са част от дейностите, свързани с функцията за разследване, като например системата за докладване на измами, оперативните анализи, базите данни за международно сътрудничество, както и операциите, които могат да съдържат данни за разследване, като например при работа с разследвания на ДЛЗД или при други процедури по жалба, провеждани от Службата. Това следва да включва също така помощта и сътрудничеството, предоставяни от Службата за национални органи и международни организации извън рамката на нейните административни разследвания.

(11)

С оглед на спазването на членове 14, 15 и 16 от Регламент (ЕС) 2018/1725 Службата следва да информира всички физически лица за своите дейности, включващи обработването на техни лични данни, както и за техните права по прозрачен и последователен начин, като публикува на своя уебсайт информация за своята политика за защита на личните данни и като информира в подходящ формат и поотделно субектите на данни, които имат отношение към разследването — засегнатите лица, свидетелите и информаторите.

(12)

Без да се засяга прилагането на изключенията, определени в Регламент (ЕС) 2018/1725, Службата може да ограничи предоставянето на информация на субектите на данни и прилагането на други права на субектите на данни, за да защити собствените си разследвания, разследванията и производствата на публични органи на държавите членки, инструментите и методите за разследване, както и правата на други лица, свързани с нейните разследвания.

(13)

В някои случаи предоставянето на определена информация на субектите на данни или разкриването на наличието на дадено разследване би могло да направи невъзможно или сериозно да засегне изпълнението на целта на операцията по обработване и възможността на Службата или компетентните национални органи и институциите, органите, службите и агенциите на Съюза да провеждат ефективно разследване в бъдеще.

(14)

Освен това Службата е длъжна да защитава самоличността на информаторите, включително лицата, сигнализиращи за нередности, и свидетелите, които следва да не търпят отрицателни последици във връзка със своето сътрудничество със Службата.

(15)

По тези причини може да е необходимо Службата да прилага някои основания за ограничения, посочени в член 25 от Регламент (ЕС) 2018/1725, към операции за обработване на данни, извършвани в рамката на задачите на Службата, определени в член 2 от Решение № 1999/352/ЕО, ЕОВС, Евратом.

(16)

Наред с това, с оглед на поддържането на ефективно сътрудничество, може да се наложи Службата да прилага ограничения на правата на субектите на данни с цел да защити информацията, съдържаща лични данни, която е получена от служби на Комисията или други институции, органи, структури и агенции на Съюза, компетентни органи на държавите членки и трети държави, както и от международни организации. За тази цел Службата следва да се консултира със съответните служби, институции, органи, структури, агенции, компетентни органи и международни организации относно съответните основания за ограниченията, както и за необходимостта и пропорционалността на ограниченията.

(17)

В рамката на своята функция за разследване Службата често обменя информация, включително лични данни, с inter alia службите на Комисията и изпълнителните агенции, подпомагащи службите на Комисията при изпълнението на техните програми. В съответствие с член 25, параграф 5 от Регламент (ЕС) 2018/1725 — в който се изисква вътрешните правила да бъдат приети на най-високото равнище на управление на съответните институции, органи, агенциите и служби на Съюза — настоящото решение обхваща обработването на лични данни, съдържащи се в информацията, която те са длъжни да предават на Службата. Поради това всички служби на Комисията и изпълнителните агенции, обработващи лични данни в изпълнение на своето задължение да информират Службата по силата на член 8, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 или когато въпросните лични данни се обработват от Службата в изпълнение на нейните задачи, следва да прилагат правилата, определени в настоящото решение, за да бъдат защитени операциите по обработване, извършвани от Службата. Затова при такива обстоятелства съответните служби на Комисията и изпълнителните агенции следва да се консултират със Службата относно съответните основания за ограниченията и тяхната необходимост и пропорционалност, за да се гарантира последователното им прилагане.

(18)

Службата и ако е уместно, службите на Комисията и изпълнителните агенции следва да действат при всички ограничения по прозрачен начин и да регистрират всеки случай на прилагане на ограничения в съответната система за вписване.

(19)

Съгласно член 25, параграф 8 от Регламент (ЕС) № 2018/1725 администраторите на лични данни могат да отложат или да се въздържат от предоставянето на информация на субекта на данните за причините за прилагането на ограничение, ако предоставянето на тази информация би изложило по някакъв начин на риск целта на ограничението. По-специално, когато се прилага ограничение на правата, предвидено в членове 16 и 35, уведомяването на такова ограничаване би изложило на риск целта на ограничението. За да се гарантира, че правото на субекта на данните да бъде информиран в съответствие с членове 16 и 38 от Регламент (ЕС) № 2018/1725 е ограничено само докато траят причините за отлагането, Службата следва редовно да преразглежда своята позиция.

(20)

Когато се прилага ограничаване на правата на други субекти на данни, администраторът на лични данни следва да прави оценка на база конкретен случай дали съобщаването на ограничението би изложило на риск неговата цел.

(21)

Длъжностното лице за защита на данните на Службата — и когато е уместно, длъжностното лице за защита на данните на Комисията или на съответната изпълнителна агенция — следва също така да извършва независим преглед на прилагането на ограничения с оглед да се гарантира съответствие с настоящото решение,

(22)

Регламент (ЕС) 2018/1725 заменя Регламент (ЕО) № 45/2001 без преходен период, считано от датата на влизането му в сила. В Регламент (ЕО) № 45/2001 е предвидена възможността да се прилагат ограничения на някои права. С цел да се избегне застрашаването на целта на разследванията, попадащи в компетенциите на Службата, и оказването на неблагоприятно въздействие върху правата и свободите на други лица настоящото решение следва да се прилага от датата на влизане в сила на Регламент (ЕС) 2018/1725.

(23)

Европейският надзорен орган по защита на данните бе консултиран на 23 ноември 2018 г.,