1.

В съответствие с основния акт, за да бъдат допустими, разходите трябва да бъдат:

2.

В случая с многогодишни действия по смисъла на член 16, параграф 6 от основния акт само частта от действието, съфинансирана от годишна програма, се разглежда като проект, към който се прилагат настоящите правила за допустимост.

3.

Проектите, подкрепяни от фонда, не се финансират от други източници, включени в бюджета на Общността. Проектите, подкрепяни от фонда, се съфинансират от публични или частни източници.

1.

Проектите, подкрепяни от фонда, не допускат печалба. Ако при приключването на проекта източниците на приходи, включително постъпления, превишат разходите, приносът на фонда към проекта ще бъде съответно намален. Всички източници на приходи за проекта трябва да бъдат записани в счетоводните или данъчни документи на крайния бенефициер и трябва да могат да бъдат идентифицирани и контролирани.

2.

Проектните приходи идват от целия финансов принос, предоставен на проекта от фонда, от публични и частни източници, включително собствения принос на крайния бенефициер, и от всички постъпления, генерирани от проекта. „Постъпления“ за целите на това правило означава приходи, получени от проекта през допустимия период, както са описани в точка I.4, от продажби, наеми, услуги, заплати/хонорари или други равностойни приходи.

3.

Приносът на Общността, получен в резултат на прилагането на принципа за недопускане на печалба, посочен в член 12, буква в) от настоящото решение, ще означава „всички допустими разходи“ минус „приноса на трети страни“ и „постъпленията, генерирани от проекта“.

1.

Разходите, отнасящи се до проекта, и съответните плащания (с изключение на амортизациите) трябва да бъдат извършени след 1 януари от годината, посочена в решението за финансиране, с което са одобряват годишните програми на държавите-членки. Периодът на допустимост е до 30 юни на година N (2) + 2, което означава, че разходите, отнасящи се до даден проект, трябва да бъдат извършени преди тази дата.

2.

Изключение от предвидения в параграф 1 период на допустимост се прави за техническа помощ за държавите-членки (вж. точка IV.3).

1.

Разходите следва да съответстват на плащанията, направени от крайния бенефициер. Те трябва да бъдат във формата на финансови (с парични средства) транзакции, с изключение на амортизационните разходи.

2.

Като правило разходите следва да бъдат оправдани от официални фактури. Когато това не може да се направи, разходите следва да се подкрепят от счетоводни документи или подкрепящи документи с равностойна доказателствена стойност.

3.

Разходите трябва да могат да се идентифицират и проверяват. По-специално:

4.

Където е необходимо, крайните бенефициери са задължени да съхраняват заверени копия на счетоводните документи, оправдаващи приходите и разходите, извършени от партньорите във връзка със съответния проект.

5.

Съхраняването и обработката на документите, предвидени в параграфи 2—4, трябва да се извършват в съответствие с националното законодателство за защита на данните.

1.

Разходите за действията, описани в членове 4 и 6 от основния акт, трябва да са извършени на територията на държавите-членки от крайните бенефициери, посочени в точка I.1.1.д), с изключение на:

2.

Партньори по проекта, които са установени и регистрирани в трета държава, могат да участват в проекти единствено без да поемат разходи, освен в случаите на международни организации от публичния сектор, създадени с междуправителствени споразумения, както и специализирани агенции, създадени от такива организации, Международния комитет на Червения кръст (МКЧК) и Международната федерация на националните дружества на Червения кръст и Червения полумесец.

1.

Разходите за персонал, назначен да работи по проекта, които включват заплати, вноски за социално осигуряване и други разходи по закон, са допустими, ако това съвпада с обичайната политика на бенефициера по отношение на възнагражденията.

2.

За международните организации допустимите разходи за персонал може да включват и удовлетворяване на предвидени в закона задължения и права на възнаграждение.

3.

Съответните разходи за персонал на публични органи са допустими дотолкова, доколкото те се отнасят до разходи за дейности, които съответният публичен орган не би извършил, ако въпросният проект не е бил предприет; тези служители се командироват или назначават на работа по проекта посредством писмено решение на крайния бенефициер.

4.

Разходите за персонал се представят подробно в прогнозния бюджет, като се посочват длъжностите и броят на служителите.

1.

Пътните и дневните разходи са допустими като преки разходи на персонала или други лица, които участват в дейностите по проекта, чиито пътувания са необходими за изпълнението на проекта.

2.

Пътните разходи са допустими въз основа на действително извършени разходи. Сумите за възстановяване се основават на най-евтината форма на обществен транспорт, а полетите като правило са разрешени само за пътувания над 800 км (отиване и връщане) или когато географската дестинация оправдава пътуването по въздух. Когато се използва частен автомобил, възстановяването обикновено се извършва или въз основа на разходите за обществен транспорт, или въз основа на норми за километри в съответствие с публикуваните официални правила на съответната държава-членка или нормите за километри, използвани от крайния бенефициер.

3.

Дневните разходи са допустими въз основа на действително извършени разходи или на дневна издръжка. Когато организацията има собствени дневни ставки (дневни за командировка), те се прилагат в рамките на определен таван, установен от държавата-членка в съответствие с националното законодателство и практиката. Дневната издръжка обикновено включва местен транспорт (включително такси), квартира, храна, местни телефонни разговори и други дребни разходи.

1.

Разходите, свързани с придобиване на оборудване (системи, оперативно оборудване, транспортни средства и др., посочени в член 5, параграф 1, букви в)—е) от основния акт), са допустими в съответствие с националните правила. Тези разходи са допустими за съфинансиране при покриване на пълните разходи за закупуване или част от тях, ако:

2.

Разходите за горепосоченото оборудване могат да бъдат допустими и въз основа на разходите за амортизация в съответствие с националните норми. В такъв случай се прилагат условията по точка 1, букви а), б) и в). Освен това трябва да бъдат удовлетворени и следните условия:

1.

Когато придобиването на недвижим имот е от съществено значение за изпълнението на проекта и е ясно свързано с неговите цели, закупуването на недвижимо имот, т.е. вече построена сграда, или строителството на недвижим имот са допустим разход за съфинансиране въз основа на цялостните или частичните разходи, или въз основа на амортизационните разходи, при условията, определени по-долу, без да се засяга прилагането на по-строги национални правила:

2.

Разходите за ремонт на недвижим имот са допустими за съфинансиране въз основа на цялостните или частичните разходи, или въз основа на разходите за амортизация. В случай на разходи за ремонт се прилагат само условията по точка 1, букви в) и д).

а)

недвижимият имот не е бил закупен с безвъзмездни средства от Общността;

б)

недвижимият имот ще се използва само за изпълнението на проекта. Ако не, допустима е само тази част от разходите, съответстваща на използването за проекта.

1.

Като общо правило крайните бенефициери трябва да са в състояние сами да управляват проектите. Сумата за изпълнение на задачи, които ще бъдат възложени на подизпълнител по проекта, трябва да бъде ясно посочена в споразумението за отпускане на безвъзмездна помощ.

2.

Недопустими за съфинансиране от фонда са разходи, свързани със следните договори с подизпълнител:

3.

За всички договори с подизпълнител подизпълнителите следва да предоставят на всички одитни и контролни органи всички необходими данни, свързани с поддоговорените дейности.

1.

Непреките допустими разходи за действието са онези разходи, които, като се вземат предвид описаните в точка I.1.1 условия за допустимост, не са разграничими като специфични разходи, пряко свързани с резултатите от проекта.

2.

Чрез дерогация от точка I.1.1, буква д) и точка I.5 извършените при изпълнение на действието непреки разходи могат да бъдат одобрени за фиксирано финансиране чрез единни ставки в размер на не повече от 2,5 % от общите допустими преки разходи.

3.

Организациите, които получават оперативни безвъзмездни средства от бюджета на Съюза, не могат да включват непреки разходи в прогнозния си бюджет.

а)

ДДС, с изключение на случаите, когато крайният бенефициер може да докаже, че той не е в състояние да го възстанови;

б)

възвръщаемост на капитала, дългове и вноски за покриване на загуби от дългове, дебитни лихви, комисиони и загуби при обмяна на валута, заделени средства за посрещане на загуби и потенциални бъдещи дългове, дължими лихви, съмнителни дългове, глоби, финансови санкции, разходи за разрешаване на спорове и прекомерни или необмислени разходи;

в)

разходи за развлечения изключително за персонала на проекта; разрешени са разумни разходи, свързани с домакинство на социални събития, обосновани от проекта, като събитие при приключване на проекта или срещи на групата за управление на проекта;

г)

разходи, декларирани от крайния бенефициер и обхванати от друг проект или работна програма, финансирани с безвъзмездни средства от Общността;

д)

покупка на земя;

е)

принос в натура.

1.

Всички разходи, необходими за използването на средствата от фонда от отговорния орган, упълномощения орган, одитния орган, сертифициращия орган или други структури, които подпомагат изпълнението на задачите, изброени в точка 2, са допустими като техническа помощ в рамките на ограниченията, посочени в член 18 от основния акт.

2.

Това включва следните мерки:

3.

Дейностите, свързани с техническа помощ, трябва да бъдат изпълнени и съответните плащания — извършени след 1 януари на годината, посочена в решението за финансиране, с което се одобряват годишните програми на държавите-членки. Периодът на допустимост изтича със срока за представяне на окончателния доклад за изпълнение на годишната програма.

4.

Всяка обществена поръчка трябва да се проведе в съответствие с националните правила за обществени поръчки, установени в държавата-членка.

5.

Държавите-членки могат да изпълняват мерки за техническа помощ по този фонд заедно с мерки за техническа помощ по друг или по всичките четири фонда. В този случай обаче само частта от разходите, използвана за изпълнение на общата мярка, съответстваща на настоящия фонд, е допустима за финансиране по настоящия фонд, а държавите-членки трябва да гарантират, че:

а)

периодът на допустимост на разходите е в съответствие с член 40, параграф 3 от настоящото решение;

б)

по силата на член 6, параграф 2, буква в) от основния акт разходите за персонал на публични органи са допустим разход, при условие че се основават на реални допълнителни разходи, свързани с прилагането на Специалната транзитна схема (СТС) и са разпределени за работата по надлежно обоснован и справедлив метод; разходите трябва да бъдат доказани чрез документи, които позволяват установяване на действителните разходи, извършени от съответния публичен орган във връзка със СТС и надхвърлящи неговите законови задължения или ежедневни задачи.“