Управление на записи и архиви на Европейската комисия

 

РЕЗЮМЕ НА:

Решение (ЕС) 2021/2121 относно управлението на записи и архиви

КАКВА Е ЦЕЛТА НА РЕШЕНИЕТО?

С решението се установяват правила относно съхранението на документите, използвани в операциите и ежедневната работа на Европейската комисия, независимо от тяхната форма, използвания носител, възраст или местоположение, по-специално по отношение на:

• управлението на записите и архивите;
• съхранението и отварянето за обществеността на архивите;
• депозирането на историческите архиви в Службата за исторически архиви на Европейския съюз (ЕС) в Европейския университетски институт (ЕУИ) във Флоренция.

Правилата са предназначени да улеснят обмена на информация, да предоставят доказателства за предприетите действия, да спазват правните задължения и да обезпечат наследството на Комисията.

ОСНОВНИ АСПЕКТИ

Записи

„Запис“ означава информация, получена и създадена под формата на документ, набор от данни или под друга форма, на цифров или аналогов носител, която е въведена в официално хранилище и се управлява и поддържа като доказателство и като актив. Съгласно правилата записът трябва:

• да се анализира, за да се определи електронната система за управление, която следва да се използва, и в кое официално хранилище следва да бъде съхраняван;
• да бъде създаден в съответствие с изискванията, определени за съответния вид записи;
• да се създава систематично в електронна форма, с някои изключения, или цифровизира, ако първоначално е бил в аналогова форма; и
• да се съхранява в официални електронни хранилища.

Въвеждане и регистрация

Службите на Комисията трябва редовно да преглеждат видовете информация, които се създават или получават, за да определят кои от тях следва да бъдат „въведени“ в официално електронно хранилище.

• Въведените в официално електронно хранилище записи не подлежат на промяна, но те могат да бъдат премахвани или заменяни с последващи версии до приключването на досието, към което принадлежат.
• Документите се регистрират, ако съдържат важна информация, която не е краткотрайна, или ако могат да доведат до действия или последващи действия.

Правно действие на електронните подписи, печати, времеви печати и услуги за препоръчана поща

• електронният подпис се счита, че притежава правна сила, равностойна на тази на саморъчния подпис.
• Електронен печат се ползва от презумпция за цялост на данните и точност на техния произход.
• Електронният времеви печат се ползва от презумпцията за точност и цялост на указаното в него.
• Данните, изпращани и получавани чрез използване на услуга за електронна препоръчана поща, се ползват от презумпцията за цялост на данните, адресата и датата и часа на изпращане и получаване.

Валидност и допустимост на документи

Счита се, че документ отговаря на критериите за валидност или допустимост, ако:

• лицето, от което произхожда документът, е идентифицирано;
• контекстът на документа е надежден и документът отговаря на условията, които гарантират неговата цялост;
• документът отговаря на изискванията, определени в приложимото право на Съюза или националното право;
• в случай на електронен документ документът се създава по начин, който гарантира целостта, надеждността и използваемостта на неговото съдържание и на придружаващите го метаданни*.

Споделяне на информация

• Данните и информацията се предоставят и споделят възможно най-широко в рамките на Комисията, освен ако правни задължения не налагат ограничаване на достъпа.
• Генералните дирекции (ГД) и приравнените на тях служби трябва да направят техните досиета възможно най-широко достъпни в зависимост от чувствителността на тяхното съдържание.

Запазване и съхранение

Запазването и съхранението се извършват при следните условия:

• записите се запазват във формата, в която са създадени, изпратени или получени, или във форма, която съхранява автентичността, надеждността и целостта на тяхното съдържание;
• съдържанието трябва да бъде четимо през целия период на запазване от всяко лице, което има разрешение за достъп;
• произходът или местоназначението на записа и датата и часът на въвеждането им в хранилище или регистрацията им трябва да не съдържат придружаващите ги метаданни.

Срок на съхранение, прехвърляне и премахване

• Срокът на съхранение на различните категории досиета се определя за цялата Комисия чрез регулаторни инструменти.
• Генералните дирекции трябва да извършват оценка кои категории досиета следва да бъдат прехвърлени в историческите архиви на Комисията или премахнати.
• Метаданните се запазват като доказателство за записи и досиета и за тяхното прехвърляне или премахване.
• Информацията с ниво на класификация за сигурност „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ или по-високо не се прехвърля на Службата за исторически архиви.

Служба за исторически архиви на Комисията

Службата:

• гарантира автентичността, надеждността и целостта на записите, досиетата и архивите, както и достъпа до тях;
• гарантира материалната защита и целостта на метаданните;
• предоставя наличните записи и досиета на генералните дирекции или приравнените на тях служби при поискване от тяхна страна;
• извършва втори преглед на прехвърлените записи, досиета и архиви, когато това е необходимо и в сътрудничество с генералните дирекции;
• дава начало на декласифицирането на класифицирани документи;
• отваря историческите архиви на Комисията за обществеността след изтичането на срок от 30 години с изключение на записите, свързани с личния живот и неприкосновеността на физическите лица, търговските интереси и интелектуалната собственост;
• депозира архивите на Комисията, които са отворени за обществеността, в историческите архиви на Европейския съюз в ЕУИ.

Исторически архиви на Комисията в ЕУИ

• ЕУИ е основната точка за достъп до историческите архиви, които са отворени за обществеността.
• Комисията предоставя на ЕУИ, когато това е възможно, достъп до цифровизирани копия на записи, държани на аналогов носител, и описания на всички депозирани архиви. Комисията насърчава оперативната съвместимост между своите системи за архивиране и тези на ЕУИ.

Правила за прилагане

Всеки генерален директор или началник на служба въвежда необходимата организационна, административна и физическа структура и осигурява необходимия персонал за изпълнение на настоящото решение и на правилата за неговото прилагане от подчинената му служба, които се актуализират редовно с оглед по-специално на следното:

• развитията по отношение на управлението на записи и архиви и резултатите от академични и научни изследвания, и стандарти;
• развитията на информационните и комуникационните технологии;
• прозрачността, публичния достъп до документи и отварянето на архивите за обществеността;
• хармонизирането на записите.

ОТКОГА СЕ ПРИЛАГА РЕШЕНИЕТО?

То се прилага от 6 юли 2020 г.

ОБЩА ИНФОРМАЦИЯ

За допълнителна информация вж.:

• Исторически архиви (Европейска комисия)
• Правила за прилагане на Решение C(2020) 4482 относно управлението на записи и архиви (Европейска комисия).

ОСНОВНИ ПОНЯТИЯ

ОСНОВЕН ДОКУМЕНТ

Решение (ЕС) 2021/2121 на Комисията от 6 юли 2020 година относно управлението на записи и архиви (OВ L 430, 2.12.2021 г., стр. 30—41).

СВЪРЗАНИ ДОКУМЕНТИ

Регламент (ЕС) 2018/1725 на Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2018 година относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни от институциите, органите, службите и агенциите на Съюза и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Регламент (ЕО) № 45/2001 и Решение № 1247/2002/ЕО (ОВ L 295, 21.11.2018 г., стр. 39—98).

Регламент (ЕО) № 1049/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 30 май 2001 година относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията (OВ L 145, 31.5.2001 г., стр. 43—48).

Процедурен правилник на Комисията (C(2000) 3614) (ОВ L 308, 8.12.2000 г., стр. 26—34).

Последващите изменения на правилника са инкорпорирани в първоначалния текст. Тази консолидирана версия е само за документална справка.

Правила за прилагане на Решение C(2020) 4482 относно управлението на записи и архиви.

последно актуализация 17.05.2022