ЕВРОПЕЙСКА КОМИСИЯ
Брюксел, 13.9.2023
COM(2023) 513 final
ПРИЛОЖЕНИЕ
към Предложението за
РЕШЕНИЕ НА СЪВЕТА
относно позицията, която трябва да се заеме от името на Европейския съюз в рамките на Съвместния комитет, създаден със Споразумението между Европейския съюз, от една страна, и правителството на Фарьорските острови, от друга страна, относно участието на Фарьорските острови в програми на Съюза, във връзка с приемането на процедурния правилник на Съвместния комитет
ПРОЕКТ НА
РЕШЕНИЕ НА СЪВМЕСТНИЯ КОМИТЕТ
№ …/…
от [дата] г.
за приемане на процедурния правилник на Съвместния комитет в съответствие с член 14, параграф 3 от Споразумението между Европейския съюз, от една страна, и правителството на Фарьорските острови, от друга страна, относно участието на Фарьорските острови в програми на Съюза
СЪВМЕСТНИЯТ КОМИТЕТ,
като взе предвид Споразумението между Европейския съюз, от една страна, и правителството на Фарьорските острови, от друга страна, относно участието на Фарьорските острови в програми на Съюза (наричано по-нататък „споразумението“), и по-специално член 14, параграф 3 от него,
като има предвид, че:
(1)В съответствие с член 15, параграф 2 от споразумението същото се прилага временно от 24 май 2022 г., след като Фарьорските острови уведомиха за приключването на необходимите за тази цел вътрешни процедури.
(2)По силата на член 14, параграф 3 от споразумението Съвместният комитет следва да приеме свой процедурен правилник, както е изложен в приложението към настоящото решение, за да осигури ефективното и правилно прилагане на споразумението,
ПРИЕ НАСТОЯЩОТО РЕШЕНИЕ:
Член 1
Приема се процедурният правилник на Съвместния комитет в съответствие с член 14, параграф 3 от споразумението, както е изложен в приложението към настоящото решение.
Член 2
Настоящото решение влиза в сила на датата на приемането му.
Съставено в Брюксел на […] година.
За Съвместния комитет
Съпредседатели
Приложение
Процедурен правилник
на
Съвместния комитет в съответствие с член 14, параграф 3 от Споразумението между Европейския съюз, от една страна, и правителството на Фарьорските острови, от друга страна, относно участието на Фарьорските острови в програми на Съюза
Член 1
Задачи
Съвместният комитет, създаден с член 14, параграф 1 от Споразумението между Европейския съюз (наричан по-нататък „Съюзът“), от една страна, и правителството на Фарьорските острови, от друга страна, относно участието на Фарьорските острови в програми на Съюза (наричано по-нататък „споразумението“), изпълнява задачите и задълженията, посочени в член 14, параграф 1 от споразумението.
Член 2
Състав и председателство
1)Съвместният комитет се състои от представители на Съюза и на Фарьорските острови.
2)Съвместният комитет се председателства съвместно от висши служители или от упълномощени от тях лица, действащи като представители съответно на Европейския съюз и на Фарьорските острови.
3)Съюзът и Фарьорските острови се уведомяват взаимно за името, длъжността и данните за контакт на длъжностното лице, което е съпредседател на Съвместния комитет съответно за Съюза и Фарьорските острови. Счита се, че това длъжностно лице продължава да изпълнява функциите на съпредседател съответно за Съюза и за Фарьорските острови до датата, на която Съюзът или Фарьорските острови уведомят другата страна за нов съпредседател.
4)Счита се, че всеки съпредседател е упълномощен да представлява съответно Съюза и Фарьорските острови до датата, на която другата страна бъде уведомена за нов съпредседател.
Член 3
Секретариат
1)Секретариатът на Съвместния комитет („секретариатът“) е съставен от длъжностно лице на Съюза и длъжностно лице на Фарьорските острови. Секретариатът изпълнява задачите, които са му възложени с настоящия процедурен правилник.
2)Съюзът и Фарьорските острови се уведомяват взаимно за името, длъжността и данните за контакт на длъжностното лице, което е член на секретариата на Съвместния комитет съответно за Съюза и за Фарьорските острови. Счита се, че това длъжностно лице продължава да изпълнява функциите на член на секретариата съответно за Съюза и за Фарьорските острови до датата, на която Съюзът или Фарьорските острови уведомят другата страна за ново длъжностно лице.
Член 4
Заседания
1)Съвместният комитет заседава най-малко веднъж годишно и, когато това се налага от особени обстоятелства, по искане на някоя от страните.
2)По принцип заседанията се провеждат с редуване в Брюксел и на Фарьорските острови, освен ако съпредседателите не решат друго. Заседанията може да се провеждат и чрез видеоконферентна или телеконферентна връзка, ако съпредседателите се договорят за това.
3)Между заседанията си Съвместният комитет работи непрекъснато чрез всякакви средства за комуникация, по-специално чрез изпращане на писма по електронна поща.
Член 5
Участие в заседания
1)В разумен срок преди всяко заседание Съюзът и Фарьорските острови взаимно се уведомяват чрез секретариата за предвидения състав на делегациите си и уточняват името и функцията на всеки член на делегацията.
2)Когато е целесъобразно и по взаимно съгласие, съпредседателите могат да поканят експерти (т.е. неправителствени служители) да присъстват на заседанията на Съвместния комитет, за да представят информация по конкретен въпрос и по време на частите от заседанието, в които се обсъждат такива конкретни въпроси.
3)Представителят на страната организатор и домакин на заседанието, след получаване на съгласие от другата страна, определя датата и мястото на заседанието.
Член 6
Документи
Документите, на които се основават разискванията в рамките на Съвместния комитет, се номерират и разпращат до Съюза и до Фарьорските острови от секретариата.
Член 7
Кореспонденция
1)Съюзът и Фарьорските острови изпращат своята кореспонденция, адресирана до Съвместния комитет, чрез секретариата. Тази кореспонденция може да бъде изпратена под каквато и да било форма на писмена комуникация, включително чрез електронна поща.
2)Секретариатът осигурява препращането на адресираната до Съвместния комитет кореспонденция до съпредседателите, а когато е целесъобразно — и разпращането ѝ, в съответствие с член 6.
3)Цялата кореспонденция, изпращана от съпредседателите или адресирана пряко до тях, се препраща на секретариата и се разпраща, когато е целесъобразно, в съответствие с член 6.
Член 8
Дневен ред
1)За всяко заседание секретариатът изготвя проект на предварителен дневен ред. За тази цел най-малко четири седмици преди датата на заседанието длъжностното лице, изпълняващо функциите на член на секретариата на страната — домакин на заседанието, изготвя първия проект на предварителния дневен ред, заедно с документите, свързани с всяка точка от него, и го предава за коментари на члена на секретариата на другата страна. След като бъде изготвен от секретариата, проектът на предварителния дневен ред, заедно с всички съответни документи, се предава на съпредседателите за одобрение не по-късно от 10 дни преди датата на заседанието.
2)Предварителният дневен ред включва точките, които са били поискани от страните. Всяко такова искане, заедно с всички съпътстващи документи, се изпраща на секретариата не по-късно от 15 дни преди началото на заседанието.
3)В изключителни случаи съпредседателите могат да се договорят за съкращаване на сроковете, предвидени в параграфи 1 и 2 по-горе.
4)Дневният ред се приема от Съвместния комитет в началото на всяко заседание.
5)Точки, които не са включени в проекта на дневен ред, могат да бъдат добавени, а други точки от проекта на дневен ред могат да бъдат заличени, отложени или изменени по време на заседанието, при условие че двете страни са съгласни с това.
Член 9
Прозрачност и достъп до документи
1)Заседанията на Съвместния комитет не са публични, освен ако съпредседателите не решат друго.
2)Всяка от страните може да реши да публикува решенията на Съвместния комитет в съответния си официален вестник или онлайн, след предварителна консултация с другата страна.
3)Ако Съюзът или Фарьорските острови предоставят на Съвместния комитет информация, която е поверителна или защитена от разкриване съгласно техните съответни законови и подзаконови актове, другата страна третира получената информация като поверителна.
4)Всяка от страните разглежда исканията за достъп до документите на Съвместния комитет в съответствие със съответните си законови и подзаконови актове.
5)Ако Европейската комисия предостави на Съвместния комитет информация, която е поверителна или защитена от разкриване по силата на съответното законодателство на Съюза за сигурността на информацията, Фарьорските острови гарантират съпоставимо ниво на поверителност и защита на получената информация. Ако Фарьорските острови предоставят на Съвместния комитет информация, която е поверителна или защитена от разкриване съгласно съответните им законови и подзаконови актове, Европейската комисия третира получената информация като поверителна.
Член 10
Протокол
1)На всички заседания на Съвместния комитет се водят протоколи.
2)Проектът на протокол за всяко заседание се изготвя от служителя, изпълняващ функциите на член на секретариата на страната — домакин на заседанието, в срок от 15 дни от края заседанието, освен ако съпредседателите не решат друго. Проектът на протокол се предава за коментари на члена на секретариата на другата страна. Последният може да представи коментари в срок от 30 дни от датата на получаване на проекта за протокол.
3)В протокола се обобщава всяка точка от дневния ред, като, когато е приложимо, се посочва следното:
а)документите, предоставени на Съвместния комитет;
б)всяко изявление, чието вписване в протокола е било поискано от някоя от страните; както и
в)приетите решения, изявленията, по които е взето решение, и оперативните заключения, приети по конкретни въпроси.
4)Протоколът включва присъствен списък с имената на всички участници в заседанието, техните звания и качеството, в което са участвали.
5)Протоколът се одобрява и подписва от съпредседателите в срок от два месеца след заседанието или в друг срок, определен от съпредседателите. Съпредседателите могат да се споразумеят, че последното изискване се удовлетворява с подписването и обмена на електронни екземпляри. Автентичният вариант на протокола се съхранява в досиетата на всяка от страните.
6)В рамките на два работни дни след заседанието на Съвместния комитет секретариатът на Съвместния комитет изготвя също така резюме на протокола, което се одобрява от съпредседателите във възможно най-кратък срок. След като съпредседателите на Съвместния комитет одобрят текста на резюмето, страните могат да публикуват резюмето на протокола.
Член 11
Решения
1)Съвместният комитет взема решения с консенсус, когато това е предвидено в член 14 от споразумението. Секретариатът регистрира всяко решение с пореден номер и указване на датата на приемане на акта.
2)Съвместният комитет може да взема решения чрез писмена процедура чрез размяна на ноти между съпредседателите, ако страните по споразумението се споразумеят за това. Текстът на проекта на решение се представя в писмена форма от единия съпредседател на другия съпредседател на официалния език на Съвместния комитет в съответствие с член 14. Другата страна разполага с един месец или по-дълъг период от време, посочен от предлагащата страна, за да изрази съгласието си с проекта на решение. Ако другата страна не изрази съгласие, предложеното решение се подлага на обсъждане и може да бъде прието на следващото заседание на Съвместния комитет. Проектът на решение се счита за приет, след като другата страна изрази съгласието си, и се вписва в протокола от следващото заседание на Съвместния комитет.
3)Всички решения се подписват от съпредседателите на Съвместния комитет. Съпредседателите могат да се споразумеят, че изискването за подпис се удовлетворява с подписването и обмена на електронни екземпляри.
4)В приетите от Съвместния комитет решения се посочва датата, на която те влизат в сила.
Член 12
Защита на личните данни
Публикуването на документите, посочени в членове 9, 10 и 11, се извършва в съответствие с приложимите правила на двете страни за защита на данните, включително за защита на личните данни.
Член 13
Работни групи/консултативни органи
1)В съответствие с член 14, параграф 4 от споразумението Съвместният комитет може да вземе решение за създаване или разпускане на работна група/консултативен орган на експертно равнище. Съвместният комитет определя състава и задълженията на всяка работна група/всеки консултативен орган и може да ги изменя при необходимост.
2)Работната група/консултативният орган допринася за работата на Съвместния комитет и го подпомага при изпълнението на неговите задачи, включително — ако Съвместният комитет му възложи такава задача — чрез изготвяне на доклади или проекти на решения за одобрение от Съвместния комитет.
3)Работната група/консултативният орган заседава, когато това е необходимо за изпълнението на нейните/неговите задачи, и докладва на Съвместния комитет.
4)Създаването и функционирането на работна/консултативен орган не възпрепятства страните да отнасят директно всеки въпрос за разглеждане до Съвместния комитет.
5)Процедурният правилник на Съвместния комитет се прилага mutatis mutandis по отношение на работните групи/консултативните органи, създадени от Съвместния комитет.
Член 14
Езици
1)Официалният и работен език на Съвместния комитет е английски език.
2)Разискванията в рамките на Съвместния комитет се провеждат на английски език. Дневният ред на заседанието, документите, представени на Съвместния комитет, и протоколът от заседанието се изготвят на английски език.
3)Съвместният комитет приема своите решения на английски език.
Член 15
Разноски
Всяка от страните поема разноските, които прави за участието си в заседанията на Съвместния комитет и на създадените работни групи/консултативни органи.
Разноските във връзка с организирането на заседанията се поемат от страната, която е домакин на заседанието.
Член 16
Изменения на процедурния правилник
Настоящият процедурен правилник може да бъде изменян по взаимно съгласие на страните в съответствие с член 11.
Съставено в ... на … г.
За Съвместния комитет
Съпредседатели