1.   Заявлението за достъп до документи, адресирано до ЕСВД, се подава в писмена форма чрез уебсайта на ЕСВД, по електронна поща до отдел „Прозрачност“ на ЕСВД или по пощата до кореспондента за достъп до документи на ЕСВД (Access to Documents Correspondent, European External Action Service, Rond Point Schuman 9A, Brussels 1040, Belgium).

2.   Заявлението се подава достатъчно точно, за да се даде възможност на ЕСВД да идентифицира исканите документи и да обработи заявлението в сроковете, предвидени в регламента.

3.   В случай на заявления, които не са достатъчно точни или са твърде широки по обхват, ЕСВД незабавно се свързва със заявителя с цел разясняване на искането или ограничаване на неговия обхват в съответствие с член 6, параграфи 2 и 3 от регламента. При липса на отговор от заявителя в срок от 10 работни дни ЕСВД отново се свързва с него, като му предоставя още 5 допълнителни работни дни, за да разясни или ограничи обхвата на искането, така че да се даде възможност на ЕСВД да го разгледа ефективно. Ако заявителят не предостави разяснение или ограничение на обхвата, заявлението се счита за отхвърлено.

4.   Веднага след регистрирането на заявлението кореспондентът на ЕСВД за достъп до документи изпраща на заявителя потвърждение за получаване.

5.   Личните данни на заявителите се обработват в съответствие с приложимите правила за защита на личните данни (4).

1.   Всички заявления се обработват при условията и в сроковете, определени в регламента.

2.   По изключение, както е описано в член 7, параграф 3 и в член 8, параграф 2 от регламента, сроковете може да бъдат удължени с петнадесет работни дни, по-специално:

Заявителят се информира за удължаването и за причините, които го налагат.

1.   Отговорите на първоначалните заявления се обработват от отдел „Прозрачност“ и се подписват от кореспондента на ЕСВД за достъп до документи.

2.   Отговорите на потвърдителните заявления се подписват от генералния секретар на ЕСВД след консултация с кореспондента за достъп до документи. Генералният секретар може да делегира това правомощие в рамките на ЕСВД.

1.   Когато ЕСВД получи заявление за достъп до документ, който държи, но който идва от трета страна, с третата страна се провежда консултация, освен ако не е ясно, че съдържанието на документа може или не може да бъде оповестявано съгласно посочените в регламента изключения.

2.   Достъп до документа се предоставя без провеждането на консултация с третата страна, ако документът вече е бил оповестен публично от неговия автор, вече е бил разпространен от ЕСВД или ако е ясно, че оповестяването или частичното оповестяване на неговото съдържание очевидно няма да засегне нито един от интересите, посочени в член 4 от регламента.

3.   Във всеки случай трябва да бъде проведена консултация с третата страна, ако документът попада в обхвата на член 9 от регламента или ако идва от държава членка и държавата членка е поискала от ЕСВД да не оповестява съдържанието му без предварителното ѝ съгласие съгласно член 4, параграф 5 от регламента. Държавата членка трябва да направи това искане писмено.

4.   Консултацията с третата страна се прави писмено и на нея ѝ се дава разумен срок за отговор, като се вземат предвид сроковете, които са посочени в член 3 по-горе. Третата страна дава становището си писмено.

5.   При липса на отговор от третата страна в посочения срок или ако третата страна не може да бъде установена или намерена, ЕСВД взема решение във връзка със заявлението, като взема под внимание посочените в регламента изключения и законните интереси на третата страна въз основа на информацията, с която разполага.

6.   Ако ЕСВД възнамерява да предостави достъп до документ противно на изричното становище на третата страна, тя я уведомява за намерението си да оповести съдържанието на документа в срока съгласно регламента.

1.   Исканията за провеждането на консултация с ЕСВД от държава членка или друга институция, орган, служба или агенция на Съюза, която е получила заявление относно притежаван от нея документ, но който идва от ЕСВД, се изпращат по пощата на отдел „Прозрачност“ или на кореспондента за достъп до документи на ЕСВД (Transparency Team/Access to Documents Correspondent, European External Action Service, Rond Point Schuman 9A, Brussels 1040, Belgium), или по електронна поща на адрес ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   ЕСВД дава становището си бързо, като спазва посочените срокове за отговор и не по-късно от пет работни дни.

1.   Когато заявлението за достъп се отнася за документ, попадащ в обхвата на член 9 от регламента, или друг документ, класифициран съгласно правилата за сигурност на ЕСВД, то се проучва от служители, оправомощени да се запознаят със съдържанието на този документ.

2.   Всяко решение за отказ на достъп до цял класифициран документ или част от него се мотивира с изключенията, изброени в член 4 от регламента. Ако достъпът до искания документ не може да бъде отказан на базата на тези изключения, служителят, който обработва заявлението, гарантира, че документът е декласифициран преди изпращането му на заявителя.

1.   Документите, до които е даден достъп, се изпращат по пощата или по електронна поща. Когато исканите документи са обемни или трудни за обработка, заявителят може да бъде приканен да се запознае с тях на място. Това разглеждане е безплатно.

2.   Ако документът е бил разпространен от ЕСВД, отговорът може да се състои в информиране на заявителя как да получи искания документ, като например предоставянето на библиографична справка за него или посочването на уеб адреса, на който документът може да бъде намерен.

3.   Ако обемът на копията на документа надхвърля 20 страници, от заявителя може да бъде поискано да заплати такса в размер на 0,10 EUR на страница, заедно с разходите по доставката. Разходите за други носители се определят в зависимост от конкретния случай, но те трябва да бъдат в границите на разумна сума.

1.   Документите, до които е предоставен достъп след подаване на заявление съгласно регламента, се публикуват в публичния регистър на ЕСВД. Регистърът е достъпен в електронна форма.

2.   Документите, които се определят като „чувствителни“ съгласно член 9, параграф 3 от регламента, се вписват в регистъра само със съгласието на органа, който ги е издал.