22023D0560

EUR-Lex

Access to European Union law

This document is an excerpt from the EUR-Lex website

EUROPA
EUR-Lex home
EUR-Lex - 22023D0560 - EN

Help

Search tips

Need more search options? Use the Advanced search

Document 22023D0560

Help

Решение № 2021/02 на Регионалния управителен комитет на транспортната общност относно правилата за възстановяване на разходите, направени от лица извън постоянния секретариат на Транспортната общност, които са поканени да участват в заседания на Транспортната общност [2023/560]

PUB/2022/535

OB L 73, 10.3.2023, p. 48–53 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, GA, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

Legal status of the document In force

ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2023/560/oj

Date of document:: 07/06/2021; Дата на приемане
Date of effect:: 07/06/2021; влизане в сила дата на документа виж член 2
Date of signature:: 07/06/2021; ?
Date of end of validity:: No end date

Author:: Регионален управителен комитет на Транспортната общност
Form:: Решение, прието от органи, създадени с международни споразумения

Legal basis:

22017A1027(01) - A35

Link

Select all documents mentioning this document

Link

EUROVOC descriptor:

Subject matter:

Directory code:

HTML

PDF

Official Journal

10.3.2023

Официален вестник на Европейския съюз

L 73/48

РЕШЕНИЕ № 2021/02 НА РЕГИОНАЛНИЯ УПРАВИТЕЛЕН КОМИТЕТ НА ТРАНСПОРТНАТА ОБЩНОСТ

относно правилата за възстановяване на разходите, направени от лица извън постоянния секретариат на Транспортната общност, които са поканени да участват в заседания на Транспортната общност [2023/560]

РЕГИОНАЛНИЯТ УПРАВИТЕЛЕН КОМИТЕТ НА ТРАНСПОРТНАТА ОБЩНОСТ,

като взе предвид Договора за създаване на Транспортната общност, и по-специално член 35 от него,

ПРИЕ НАСТОЯЩОТО РЕШЕНИЕ:

Член 1

Приемат се съдържащите се в приложението правила за възстановяването на разходите, направени от лица извън постоянния секретариат на Транспортната общност, които са поканени да участват в заседания на Транспортната общност.

След приемането им постоянният секретариат на Транспортната общност публикува правилата на уебсайта на Транспортната общност.

Член 2

Настоящото решение влиза в сила в деня на приемането му.

Съставено в Сараево на 7 юни 2021 година.

За Регионалния управителен комитет

Председател

ПРИЛОЖЕНИЕ

ПРАВИЛА ЗА ВЪЗСТАНОВЯВАНЕТО НА РАЗХОДИТЕ, НАПРАВЕНИ ОТ ЛИЦА ИЗВЪН ПОСТОЯННИЯ СЕКРЕТАРИАТ НА ТРАНСПОРТНАТА ОБЩНОСТ, КОИТО СА ПОКАНЕНИ ДА УЧАСТВАТ В ЗАСЕДАНИЯ НА ТРАНСПОРТНАТА ОБЩНОСТ

1. Обхват

1.1.

Настоящите правила се прилагат за лица извън постоянния секретариат на Транспортната общност („постоянния секретариат“), които са поканени да участват в някое от заседанията на Транспортната общност, изброени в правило 1.2.

1.2.

Заседанията, обхванати от настоящите правила, са заседанията на следните състави, комитети и други форуми на Транспортната общност:

а)	Съвета на министрите, Регионалния управителен комитет, техническите комитети, социалния форум;

б)	бюджетния комитет,

в)	работните групи, координационните групи и други работни органи, създадени с решенията или заключенията на Съвета на министрите и на Регионалния управителен комитет;

г)	конференциите, семинарите и други форуми, организирани от постоянния секретариат във връзка с работната програма на Транспортната общност;

д)	други срещи, организирани в рамките на прилагането на Договора за създаване на Транспортната общност (дебати на високо равнище, семинари и др.);

е)	процедурите за подбор за длъжности, публикувани от Транспортната общност (членовете на комисията за подбор); както и

ж)	процедурите за подбор за длъжности, публикувани от Транспортната общност (кандидатите).

1.3.

Само по един представител на министерство, регулаторен орган, организация или друга страна бенефициер има право на възстановяване на разходите съгласно настоящите правила. При съвместно организирани заседания, посочени в правило 1.2, обаче, директорът на постоянния секретариат („директорът“) може да се отклони от това правило с мотивирано решение.

1.4.

Настоящите правила обхващат само възстановяването на пътните разходи и разходите за настаняване. Участниците нямат право на допълнителни суми, например дневни надбавки.

2. Пътни разходи

2.1.

Всички участници имат право на възстановяване на своите пътни разходи от определеното в тяхната покана място (адрес на работното място или домашен адрес) до мястото на заседанието, при използване на най-подходящите транспортни средства с оглед на съответното разстояние. По принцип става въпрос за пътуване с влак, във втора класа, за разстояния, по-кратки от 400 km (в едната посока, в съответствие с официалното разстояние по железопътни линии), и пътуване със самолет в икономична класа за разстояния от 400 km или повече.

2.2.

Директорът се стреми да гарантира организирането на заседанията по начин, който дава възможност на участниците да се възползват от най-икономичните пътни тарифи.

2.3.

Пътните разходи се възстановяват само при представяне на оригинални оправдателни документи.

2.4.

Когато няма въздушен или железопътен транспорт, или той не е изгоден от гледна точка на разходите, се разрешава пътуване с автобус или лек автомобил.

2.5.

Разходите за пътуване с личен автомобил се възстановяват по тарифа от 0,22 EUR на km.

2.6.

Разходите за таксиметрови услуги се възстановяват само ако не е наличен местен обществен транспорт.

2.7.

Пътните разходи се възстановяват до най-много 700 EUR.

3. Разходи за настаняване

3.1.

Участниците имат право на възстановяване на разходите си за настаняване. Разходи за настаняване са разходите, направени за нощувка на мястото на провеждане на заседанието, тъй като часът на заседанието е несъвместим с разписанията на полетите или влаковете. Разходите за настаняване се възстановяват до 120 EUR на нощувка. Броят нощувки не надвишава броя на заседателните дни + 1.

3.2.

След предварително одобрение от директора участниците може по изключение да имат право на възстановяване на разходите за настаняване, свързани с допълнителна нощувка на мястото на провеждане на заседанието, ако чрез удължаване на престоя участникът може да получи намаление на транспортните разходи, по-голямо от разходите за настаняване за тази допълнителна нощувка.

3.3.

Участниците нямат право на възстановяване на други разходи, свързани с престоя в хотела, например интернет, телефон, фотокопирни услуги, минибар, невключена в нощувката закуска.

4. Закупуване на билети и настаняване

4.1.

По принцип участниците, поканени в заседание по правило 1.2, букви а)—д), сами правят резервации за пътуване и настаняване. Резервациите се правят възможно най-рано, за да може да се получи най-икономичната тарифа. Постоянният секретариат резервира пътуването или настаняването от името на участниците или извършва авансово плащане за разходи само в изключителни случаи и при спазване на правило 6.

4.2.

За участниците, поканени в заседание по правило 1.2, букви е) и ж), организирането на пътуването и настаняването се извършва от постоянния секретариат.

5. Процедура за възстановяване

5.1.

За да им бъдат възстановени разходите за пътуване и настаняване, участниците подават искане за възстановяване на разходите („искане за възстановяване“). Искането за възстановяване:

а)	се извършва чрез формуляра, поместен в допълнение 1;

б)	се подава в електронен формат до постоянния секретариат най-късно 15 календарни дни след датата на съответното заседание; както и

в)

се придружава от пълен набор оригинални оправдателни документи, например билети и фактури, или в случай на онлайн резервации – разпечатката от електронната резервация и бордните карти на пътуването за отиване като доказателство за направените разходи и доказване на използваната при пътуването класа, времето на пътуването и платената сума.

5.2.

Кореспонденцията относно възстановяването на разходите се изпраща на постоянния секретариат на адрес finance@transport-community.org.

5.3.

Възстановяването се извършва в евро. Обменният курс, който се прилага за възстановяването, е приложимият към датата на заседанието.

5.4.

Възстановяването се извършва чрез банков превод към банковата сметка на институцията или организацията, определила участника, като се използват данните за банковата сметка, представени в съответствие с правило 5.5 Въпреки това възстановяването може да се извърши по лична банкова сметка на участника, ако съответната институция или организация поиска това писмено.

5.5.

Данните за банковата сметка, които трябва да бъдат предоставени за целите на правило 5.4, съдържат следната информация за бенефициера: име и адрес на титуляря на сметката, име на банката, номер на банковата сметка (IBAN) и код SWIFT (BIC).

6. Авансово плащане на разходи за пътуване и за настаняване

6.1.

В изключителни случаи институцията или организацията, определила даден участник, може да подаде искане до постоянния секретариат за авансово плащане на пътуване или настаняване, свързано с участник, поканен на някое от заседанията, изброени в правило 1.2, букви а)—д). Такава процедура включва резервирането на пътуване и настаняване от постоянния секретариат.

6.2.

Исканията за авансово плащане се подават чрез формуляра, поместен в допълнение 2, и се изпращат на постоянния секретариат най-малко 21 календарни дни преди датата на заседанието на електронен адрес finance@transport-community.org.

6.3.

Директорът може да удовлетвори искане, подадено в съответствие с правило 6.2. Ако искането е подадено със закъснение, директорът може да го отхвърли.

6.4.

След одобряване на искането по правило 6.3 и като взема предвид проекта на дневен ред на заседанието, постоянният секретариат прави резервация за пътуването и настаняването на съответния участник. Постоянният секретариат изпраща на участника потвържденията на резервациите за билета и настаняването по електронна поща.

6.5.

Като подава искане за авансово плащане на пътните разходи, участникът се ангажира да присъства на заседанието.

6.6.

Ако участникът не е в състояние да присъства на заседанието по причини, които не са пряко свързани с Транспортната общност, определилата го институция или организация обезщетява постоянния секретариат за разходите, направени във връзка с организирането на пътуването (напр. разходи за резервиране на билети, включително такси за анулиране).

7. Административни и заключителни разпоредби

7.1.

Директорът отговаря за правилното прилагане на настоящите правила.

7.2.

Постоянният секретариат съхранява за срок от пет години записите, документите и доказателствата, свързани с възстановяването на разходите съгласно настоящите правила, включително документите, свързани с извънредни случаи.

Допълнение 1

ИСКАНЕ ЗА ВЪЗСТАНОВЯВАНЕ НА ПЪТНИ РАЗХОДИ

1.	ДАННИ ЗА ЗАСЕДАНИЕТО Описание на заседанието:

Място:

Дата:

Брой дни:

УЧАСТНИК

ФАМИЛНО ИМЕ:

СОБСТВЕНО ИМЕ:

ИНСТИТУЦИЯ/ОРГАНИЗАЦИЯ:

ДЛЪЖНОСТ:

ДЪРЖАВА:

ЕЛЕКТРОННА ПОЩА:

ТЕЛ.:

3.	БАНКОВИ ДАННИ — моля, посочете пълния IBAN и код SWIFT (BIC)

ИМЕ И АДРЕС НА ТИТУЛЯРЯ НА СМЕТКАТА (ИНСТИТУЦИЯТА): (моля, в това поле посочете името на титуляря/бенефициера на банковата сметка)

ИМЕ НА БАНКАТА

Номер на сметката

IBAN

SWIFT (BIC)

4.	НАСТАНЯВАНЕ

От:

До:

ДАТИ НА ПРЕСТОЙ

Общ брой нощувки в хотел (максимална ставка от 120 EUR/нощувка)

Моля, приложете копие от фактурата за настаняване в хотел.

5.	ПЪТНИ РАЗХОДИ

Самолет, влак, автобус на дълги разстояния, местен обществен транспорт и др.

ОТ

ДО

КЛАСА

СУМА

ВАЛУТА

В EUR

Маршрут

Продължете на отделен лист хартия, ако е необходимо. Моля, приложете копие от наличните касови бележки/фактури, включително бордните карти за полети/билети за самолет/влак/автобус.

ЛЕК АВТОМОБИЛ

От:

До:

До: (Връщане)

Приложено доказателство за разстоянието (копие от маршрута от Google Maps или

ViaMichelin.com или Rome2Rio.com, да се изпрати във формат PDF или JPG)

Km в двете посоки:

Общо EUR:

ТАКСИМЕТРОВИ УСЛУГИ (ако не е наличен местен обществен транспорт) — изискват се касови бележки; необходима е допълнителна обосновка

Сума

Валута

В EUR

ОБЩА ЗАЯВЕНА СУМА в ЕВРО:

Други забележки:

Потвърждавам, че настоящото искане за възстановяване на пътните разходи отразява вярно направените от мен разходи. Не съм получил (получила) и няма да получа възстановяване на тези разходи от други източници, нито съм включил (включила) разходи, които са платени или предстои да бъдат платени директно от друг източник.

Дата:

ПОДПИС НА УЧАСТНИКА:

Допълнение 2

ИСКАНЕ ЗА АВАНСОВО ПЛАЩАНЕ НА ПЪТНИ РАЗХОДИ

1.	Данни за пътуващия — моля, попълнете ВСИЧКИ полета, отбелязани с {* }

Фамилно име*:

Собствено име*:

Наименование на организацията/институцията*:

Длъжност:

Номер на паспорта* (необходим за целите на резервацията):

Телефонен номер за връзка:

Електронна поща:

Наименование и място на заседанието:

Дати на заседанието:

От:

До:

Маршрут на пътуване:

Тръгване от:

Пристигане в:

2.	Искане за резервация — моля, отбележете съответното поле

ПЪТУВАНЕ ☐ НАСТАНЯВАНЕ ☐

ВАЖНИ УКАЗАНИЯ ЗА УЧАСТНИЦИТЕ:

—

Настоящият формуляр служи като основа за организирането на пътуването, извършвано от постоянния секретариат на Транспортната общност от името на пътуващия. Той се одобрява предварително от прекия ръководител на пътуващия и се изпраща в сканиран вид на електронната пощенска кутия на постоянния секретариат: finance@transport-community.org.

—	Пътуващият носи цялата отговорност за точността на представените данни, както и за непълни или неверни данни, които могат да доведат до отмяна на пътуването, невъзможност за пътуване, промяна на данните за резервацията или допълнителни, свързани с това такси.

—	Всички допълнителни разходи (напр. използване на минибар в хотела, такси за паркиране, допълнителни нощувки и т.н.) не се възстановяват.

—	Пътуващият е длъжен да съхранява всички бордни карти и билети за пътуването като доказателство за осъщественото пътуване и при връщане от него се изисква да изпрати сканираните копия на посочената по-горе електронна пощенска кутия.

—	Постоянният секретариат организира пътуването в рамките на наличните оферти за пътуване и настаняване, които отговарят на горните граници и ставките от правилата за възстановяване на разходите.

—

Долуподписаният (долуподписаната) потвърждава, че е запознат (запозната) с правило 6.6 от правилата за възстановяване на разходите: ако участникът не е в състояние да присъства на заседанието по причини, които не са пряко свързани с Транспортната общност, определилата го институция или организация обезщетява постоянния секретариат за разходите, направени във връзка с организирането на пътуването (напр. разходи за резервиране на билети, включително такси за анулиране).

Подпис: ________________

Дата: _____________________

Одобрение от ръководителя на определящата участника институция/организация: _____________ Дата: __________