22.9.2012   

SL

Uradni list Evropske unije

C 286/16

(1)

Uredba (ES) št. 45/2001 določa načela in pravila, ki veljajo za vse institucije in organe Evropske unije, ter določa, da vsaka institucija in organ Unije imenuje uradno osebo za varstvo podatkov (UOVP).

(2)

Skladno s členom 24(8) Uredbe (ES) št. 45/2001 mora vsaka institucija ali organ Unije sprejeti nadaljnja izvedbena pravila v zvezi z UOVP v skladu s Prilogo k navedeni uredbi.

(3)

Primerno je, da se vključijo določbe v zvezi z upravljavci in koordinatorji varstva podatkov, katerih naloge in dolžnosti so povezane z nalogami in dolžnostmi UOVP, in v zvezi z ureditvijo pravic posameznikov, na katere se nanašajo podatki –

(a)

imenovanja in položaja UOVP Evropskega odbora za sistemska tveganja (ESRB) ter njenih nalog, dolžnosti in pooblastil;

(b)

vlog, nalog in dolžnosti upravljavcev in koordinatorjev varstva podatkov;

(c)

uveljavljanja pravic posameznikov, na katere se nanašajo podatki.

(a)

„upravljavec“ pomeni pristojnega vodjo organizacijske enote, ki določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov;

(b)

„koordinator varstva podatkov“ pomeni zaposlenega, ki pomaga upravljavcu pri izpolnjevanju njegovih obveznosti v zvezi z varstvom podatkov. Ta oseba mora biti strokovnjak za upravljanje evidenc.

(a)

imenuje UOVP, ki je dovolj izkušena, da ustreza zahtevam iz člena 24 Uredbe (ES) št. 45/2001;

(b)

določi trajanje mandata UOVP med dvema in petimi leti.

(a)

kadar se pojavi vprašanje, ki zadeva ali bi lahko zadevalo varstvo podatkov; in

(b)

glede vseh stikov med ESRB in zunanjimi strankami v povezavi z uporabo Uredbe (ES) št. 45/2001, predvsem glede kakršnega koli sodelovanja z ENVP.

(a)

povečuje ozaveščenost o vprašanjih, povezanih z varstvom podatkov, in spodbuja kulturo varstva osebnih podatkov znotraj ESRB;

(b)

svetuje splošnemu odboru, pripravljalnemu odboru, sekretariatu, upravljavcu in koordinatorju varstva podatkov o vprašanjih glede uporabe predpisov o varstvu podatkov v ESRB. Splošni odbor, pripravljalni odbor, sekretariat, zadevni upravljavec ali kateri koli posameznik se lahko posvetuje z UOVP o katerem koli vprašanju glede razlage ali uporabe Uredbe (ES) št. 45/2001;

(c)

sodeluje z ENVP na njegovo zahtevo ali na svojo lastno pobudo in odgovarja na zahteve, ki jih ENVP naslovi na UOVP ESRB;

(d)

ugotavlja, ali postopek obdelave verjetno predstavlja določeno tveganje v smislu člena 27 Uredbe (ES) št. 45/2001 in ga je zato treba predhodno preveriti. Če je potrebno, se UOVP posvetuje z zadevnim upravljavcem. V primeru dvoma o potrebi po predhodnem preverjanju se posvetuje z ENVP v skladu s členom 27(3) Uredbe (ES) št. 45/2001;

(e)

na zahtevo splošnega odbora, pripravljalnega odbora, sekretariata ali katerega koli posameznika ali na svojo lastno pobudo preiskuje vprašanja in dogodke, ki so v neposredni zvezi z nalogami in dolžnostmi UOVP, ter o tem poroča vložniku zahteve. UOVP preuči vprašanja in dejstva nepristransko in ob upoštevanju pravic posameznika, na katerega se nanašajo podatki. UOVP ustrezno obvesti tudi vse druge zadevne stranke, če to oceni za primerno. Če je vložnik zahteve posameznik ali deluje v imenu posameznika, UOVP zagotovi, kolikor je to mogoče, da zahteva ostane zaupna, razen če zadevni posameznik, na katerega se nanašajo podatki, nedvoumno soglaša z drugačno obravnavo zahteve;

(f)

sodeluje z UOVP v drugih institucijah in organih Unije, zlasti z izmenjavanjem izkušenj, deljenjem znanja in predstavljanjem ESRB v vseh razpravah – z izjemo sodnih postopkov – glede vprašanj v zvezi z varstvom podatkov; in

(g)

predloži splošnemu odboru in ENVP letni program dela in letno poročilo o dejavnostih UOVP.

(a)

zahteva mnenje od sekretariata ESRB glede katerega koli vprašanja v zvezi z nalogami in dolžnostmi UOVP;

(b)

izda mnenje o zakonitosti tekočih ali predlaganih postopkov obdelave ali o kakršnem koli vprašanju glede obveščanja o postopkih obdelave;

(c)

opozori vodjo sekretariata ESRB na kakršno koli neupoštevanje obveznosti iz Uredbe (ES) št. 45/2001 s strani zaposlenih;

(d)

ima kadar koli dostop do osebnih podatkov, ki so predmet postopkov obdelave, ter do vseh pisarn, naprav za obdelavo podatkov in nosilcev podatkov;

(e)

sodeluje vedno, kadar ESRB oblikuje notranja pravila v zvezi z varstvom osebnih podatkov;

(f)

vodi anonimni seznam pisnih zahtev posameznikov, na katere se nanašajo podatki, povezanih z uveljavljanjem njihovih pravic; in

(g)

izvaja druge naloge, določene v Prilogi k Uredbi (ES) št. 45/2001.

(a)

koordinatorji varstva podatkov pomagajo upravljavcem pri izpolnjevanju njihovih obveznosti bodisi na zahtevo upravljavcev bodisi na svojo lastno pobudo. Pri tem se koordinatorji varstva podatkov povezujejo z upravljavčevimi zaposlenimi, ki jim morajo zagotoviti vse potrebne informacije. To lahko po presoji zadevnega upravljavca vključuje dostop do osebnih podatkov, ki se obdelujejo v pristojnosti tega upravljavca;

(b)

koordinatorji varstva podatkov pomagajo UOVP pri:

(a)

te pravice lahko uveljavlja samo posameznik, na katerega se nanašajo podatki, ali njegov pooblaščeni zastopnik. Take osebe lahko katero koli od teh pravic uveljavljajo brezplačno;

(b)

zahteve za uveljavljanje teh pravic se pisno naslovijo na zadevnega upravljavca. Upravljavec ugodi zahtevi samo, če sta istovetnost vložnika zahteve in po potrebi njegova upravičenost za zastopanje posameznika, na katerega se nanašajo podatki, ustrezno preverjeni. Upravljavec nemudoma pisno obvesti posameznika, na katerega se nanašajo podatki, ali je bila njegova zahteva sprejeta. Če je bila zahteva zavrnjena, upravljavec navede razloge za zavrnitev;

(c)

upravljavec kadar koli v treh koledarskih mesecih od prejema zahteve odobri dostop v skladu s členom 13 Uredbe (ES) št. 45/2001 tako, da posamezniku, na katerega se nanašajo podatki, omogoči, da po izbiri ali vpogleda v te podatke na kraju samem ali prejme njihov prepis;

(d)

posamezniki, na katere se nanašajo podatki, se lahko v primeru, če upravljavec ne spoštuje katerega od rokov iz odstavkov (b) ali (c), obrnejo na UOVP. V primeru, da posameznik, na katerega se nanašajo podatki, očitno zlorablja svoje pravice, ga lahko upravljavec napoti na UOVP. Če je zadeva odstopljena UOVP, ta meritorno odloči o zahtevi in o primernih nadaljnjih ukrepih. V primeru nesoglasja med posameznikom, na katerega se nanašajo podatki, in upravljavcem imata obe stranki pravico do posvetovanja z UOVP.