e-Codex — geautomatiseerd systeem voor de grensoverschrijdende elektronische gegevensuitwisseling op het gebied van justitiële samenwerking in civiele en strafzaken

KERNPUNTEN

• e-Codex (systeem voor e-Justice Communication via Online Data Exchange) maakt digitale connectiviteit tussen de nationale gerechtelijke systemen van de lidstaten van de Europese Unie (EU) mogelijk.
• e-Codex stelt de gebruikers (bevoegde rechterlijke instanties, rechtsbeoefenaren en individuen) in staat op snelle, beveiligde en betrouwbare wijze documenten, juridische formulieren, bewijsmateriaal of andere informatie elektronisch te verzenden en te ontvangen.
• De verordening stelt de rechtsgrondslag voor e-Codex vast.
• De verordening bevat regels op de volgende gebieden:
  • de definitie, de samenstelling, de functies en het beheer van e-Codex;
  • de verantwoordelijkheden van het Agentschap van de Europese Unie voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht (eu-LISA) met betrekking tot e-Codex;
  • de verantwoordelijkheden van de Europese Commissie, de lidstaten en de entiteiten die geautoriseerde e-Codex-toegangspunten gebruiken;
  • aspecten in verband met de beveiliging van e-Codex.

Samenstelling

e-Codex bestaat uit:

• een e-Codex-toegangspunt dat bestaat uit:
  • een interoperabele gateway, waarmee via een telecommunicatienetwerk veilig informatie kan worden uitgewisseld met andere gateways,
  • een connector waarmee geconnecteerde IT-systemen aan de gateway kunnen worden gekoppeld ten behoeve van de uitwisseling van gegevens met andere dergelijke IT-systemen;
• digitale procesnormen;
• de in de bijlage bij de verordening vermelde ondersteunende softwareproducten, documentatie en andere middelen.

Rol van de lidstaten, de Commissie en eu-LISA

De lidstaten en de Commissie hebben een aantal verantwoordelijkheden, waaronder:

• de autorisatie verlenen voor e-Codex-toegangspunten voor de geconnecteerde systemen overeenkomstig het EU- en nationale recht;
• een lijst bijhouden van de geautoriseerde e-Codex-toegangspunten en van de digitale procesnormen die elk geautoriseerd e-Codex-toegangspunt toepast; deze lijst en eventuele wijzigingen daarin moeten aan eu-LISA worden gemeld;
• toezicht houden op hun geautoriseerde e-Codex-toegangspunten en ervoor zorgen dat de voorwaarden waaronder de autorisatie werd verleend, te allen tijde vervuld blijven;
• e-Codex-contactpersonen aanwijzen om technische ondersteuning van eu-LISA te vragen en ontvangen.

eu-LISA zorgt ervoor dat de software en de door de toegangspunten gebruikte digitale procesnormen veilig en betrouwbaar zijn, en verleent bijstand bij de ontwikkeling van nieuwe praktijkgevallen.

Overdracht en overname

• Tot aan de overdracht ervan aan eu-LISA wordt e-Codex beheerd door een consortium van lidstaten en organisaties met financiering uit EU-programma’s.
• Dit consortium presenteert uiterlijk 31 december 2022 een overdrachtsdocument met een gedetailleerde regeling voor de overdracht van e-Codex.
• eu-LISA neemt tussen 1 juli en 31 december 2023 de verantwoordelijkheid voor e-Codex over, nadat de Commissie heeft verklaard dat het overdrachtsproces met succes is voltooid en na overleg met de entiteit die momenteel e-Codex beheert en eu-LISA.

Adviesgroep

Met ingang van 1 januari 2023 verleent de adviesgroep e-Codex bijstand aan eu-LISA. De adviesgroep moet met name de volgende taken uitvoeren:

• monitoren van de voortgang van de uitvoering van e-Codex in de lidstaten;
• onderzoeken van de behoefte aan, en beoordelen en voorbereiden van, nieuwe digitale procesnormen;
• bevorderen van kennisuitwisseling;
• monitoren of eu-LISA voldoet aan de eisen inzake het dienstverleningsniveau.

Programmabestuursraad

De permanente programmabestuursraad voor e-Codex, die met ingang van 1 januari 2023 wordt opgericht:

• adviseert de raad van bestuur van eu-LISA over de houdbaarheid op lange termijn van e-Codex en zorgt voor de prioritering van activiteiten en strategische opdrachten;
• zorgt voor het passende beheer van e-Codex;
• zorgt voor de inachtneming van het beginsel van onafhankelijkheid van de rechterlijke macht.