Europska središnja banka – očuvanje povijesne arhive i njezino otvaranje za javnost

 

SAŽETAK DOKUMENATA:

Odluka (EU) 2023/1610 o uspostavi povijesne arhive Europske središnje banke i izmjeni Odluke ESB/2004/2(ESB/2023/17)

ČEMU SLUŽI OVA ODLUKA?

Odlukom se utvrđuju interna pravila o očuvanju* povijesne arhive Europske središnje banke (ESB)* i o njezinu otvaranju za javnost.

KLJUČNE TOČKE

Uredbom (EEZ, Euratom) br. 354/83 utvrđuje se obveza prema kojoj je svaka institucija Europske unije (EU) dužna uspostaviti svoje povijesne arhive i otvoriti ih javnosti nakon isteka razdoblja od 30 godina od nastanka dokumenata.

Odlukom se utvrđuju interna pravila za ESB o identificiranju dokumenata u arhivi ESB-a* koji će se sačuvati u njegovoj povijesnoj arhivi i staviti na raspolaganje javnosti. Također sadržava pravila o poštovanju pojedinaca pri obradi osobnih podataka.

Identifikacija dokumenata u arhivu ESB-a

ESB će:

• utvrditi koji će se dokumenti iz njegova arhiva sačuvati, a koje treba odložiti jer nemaju nikakvu administrativnu ili povijesnu vrijednost.
• čuvati dokumente koji:
  • pružaju dokaze o izvoru ovlasti, osnivanju, organizaciji i funkcioniranju ESB-a i njegovih prethodnika*, Europskog sustava središnjih banaka (ESSB), Eurosustava i svih relevantnih odbora, radnih skupina i projektnih skupina
  • znatno doprinose poznavanju i razumijevanju:
    • zemalja europodručja i/ili njihovih institucija i njihovih građana
    • utjecaja aktivnosti ESB-a i njegovih prethodnika i/ili ESSB-a i Eurosustava na vanjsko okruženje
    • međudjelovanja ljudi i organizacija s EU-om i njegovim tijelima
    • aspekata korporativne kulture ESB-a i njegovih prethodnika
• odlučiti hoće li skinuti oznaku tajnosti s tajnih dokumenata* u roku od 25 godina nakon njihova nastanka. Ako ESB odluči skinuti oznaku tajnosti s dokumenata, ti dokumenti dobivaju status „ECB-PUBLIC”. Ako ESB odluči ne skinuti oznaku tajnosti s takvih dokumenata, mora ponovno preispitati dokumente barem svakih pet godina
• informirati fizičke ili pravne osobe prije skidanja oznake tajnosti s dokumenta koji bi mogao ugroziti njihove komercijalne interese, dajući im barem osam tjedana da odgovore
• staviti na raspolaganje javnosti, ako je to moguće putem interneta:
  • dokumente svojih prethodnika s kojih je skinuta oznaka tajnosti
  • dokumente s kojih je skinuta oznaka tajnosti nakon 30 godina od njihova nastanka na ESB-ovim platformama za internetsku komunikaciju pod određenim uvjetima.

Ako nije moguće dokumente s kojih je skinuta oznaka tajnosti staviti na raspolaganje javnosti putem interneta, ESB će ih staviti na raspolaganje u zgradama ESB-a ili dostavljanjem digitalne kopije na zahtjev podnositelja zahtjeva.

Dokumenti se stavljaju na raspolaganje u najnovijoj verziji u obliku i na jeziku na kojem su izrađeni.

Nacionalne središnje banke (NSB-ovi) koje su u posjedu arhiviranih dokumenata

• pridržavajući se istih kriterija kao i ESB, utvrdit će koje dokumente iz arhive ESB-a u njihovu posjedu treba sačuvati ili uništiti
• najkasnije u roku od 25 godina od nastanka tajnih dokumenata odlučit će hoće li s njih skinuti oznaku tajnosti
• ako NSB i ESB posjeduju iste dokumente iz arhive ESB-a, osigurat će da su sve njihove odluke o skidanju oznake tajnosti i odluke koje je donijela bilo koja druga institucija s kojom su podijeljeni dokumenti ESB-a u skladu s odlukama koje je donio ESB
• neće staviti na raspolaganje dokumente s kojih je skinuta oznaka tajnosti prije isteka razdoblja od 30 godina od njihova nastanka.

Isti uvjeti primjenjuju se ako je NSB podijelio dokumente iz arhive ESB-a s trećom stranom.

Obrada osobnih podataka

ECB:

• se mora pridržavati Uredbe (EU) 2018/1725 o obradi osobnih podataka koju provode institucije EU-a (vidjeti sažetak);
• može prekoračiti prava pojedinaca, kao što su pravo na pristup, pravo na ispravak, pravo na ograničenje obrade, obveza obavješćivanja u vezi s ispravkom ili brisanjem osobnih podataka i pravo na podnošenje prigovora na obradu kad je to u javnom interesu i nužno za čuvanje cjelovitosti povijesne arhive ESB-a
• se mora pridržavati organizacijskih i tehničkih zaštitnih mjera kad prekoračuje prava pojedinaca. Drugim riječima, ESB:
  • uspostavlja postupke za zaštitu osobnih podataka (na primjer, sustavno brisanje i uništavanje datoteka koje sadrže osobne podatke)
  • omogućuje kontrolirani pristup dokumentima ako se ne mogu utvrditi osobni podatci
  • ne otkriva osjetljive osobne podatke
  • poduzima mjere pseudonimizacije i anonimizacije osobnih podataka.
• neće učiniti javno dostupnima arhivirane dokumente koji sadržavaju:
  • osjetljive podatke ili podatke koji ugrožavaju privatnost i integritet pojedinca
  • osobe podatke koji se odnose na kaznene osude ili
  • osobne podatke djeteta mlađeg od 13 godina prije isteka razdoblja od sto godina od datuma nastanka tih dokumenata.

U svojstvu voditelja obrade podataka ESB mora:

• obavijestiti fizičke ili pravne osobe da se dokumenti koji sadržavaju njihove osobne podatke mogu staviti na raspolaganje javnosti kao dio povijesne arhive ESB-a
• se savjetovati sa službenikom za zaštitu podataka prije prekoračenja prava pojedinca
• evidentirati sva odstupanja od pravila za zaštitu podataka, kao i obrazloženje za to
• na zahtjev Europskom nadzorniku za zaštitu podataka dostaviti sve relevantne činjenične i pravne dokumente.

Općenita pravila

ESB:

• mora dati svoje prethodno posebno odobrenje za svaku reprodukciju ili komercijalnu upotrebu povijesne arhive ESB-a ili opisa te arhive objavljene putem njegovih internetskih komunikacijskih platformi
• svake godine objavljuje informacije o svojim aktivnostima povezanima s povijesnom arhivom putem svojih internetskih komunikacijskih platformi
• uspostavlja skupinu za koordinaciju povijesne arhive ESB-a koju čine predstavnici ESB-a i NSB-a radi razmatranja primjene pravila ove odluke.

Odlukom se izmjenjuje Poslovnik ESB-a donesen Odlukom ESB/2004/2 (vidjeti sažetak) kako bi se pojasnilo da dokumenti koji pripadaju povijesnoj arhivi ESB-a moraju biti slobodno dostupni tek nakon isteka razdoblja od 30 godina, osim ako tijela nadležna za odlučivanje odluče drugačije.

OTKAD SE OVA ODLUKA PRIMJENJUJE?

Odluka se primjenjuje od 28. kolovoza 2023.

POZADINA

Za više informacija vidjeti:

• Arhiva (Europska središnja banka)

KLJUČNI POJMOVI

GLAVNI DOKUMENTI

Odluka (EU) 2023/1610 Europske središnje banke od 28. srpnja 2023. o uspostavi povijesne arhive Europske središnje banke i izmjeni Odluke ESB/2004/2 (ESB/2023/17) (SL L 198, 8.8.2023., str. 30.–38.)

Odluka 2004/257/EZ Europske središnje banke od 19. veljače 2004. o donošenju Poslovnika Europske središnje banke (ESB/2004/2) (SL L 80, 18.3.2004., str. 33.–41.)

Naknadne izmjene Odluke ESB/2004/2 uključene su u izvorni tekst. Ovaj pročišćeni tekst namijenjen je isključivo dokumentiranju.

VEZANI DOKUMENTI

Uredba (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001 i Odluke br. 1247/2002/EZ (SL L 295, 21.11.2018., str. 39.–98.)

Uredba Vijeća (EEZ, Euratom) br. 354/83 od 1. veljače 1983. o otvaranju za javnost povijesnih arhiva Europske ekonomske zajednice i Europske zajednice za atomsku energiju (SL L 43, 15.2.1983., str. 1.–3.)

Vidjeti pročišćeni tekst.

Odluka Europske središnje banke od 4. ožujka 2004. o donošenju Poslovnika Europske središnje banke (ESB/2004/3) (2004/258/EZ)

Vidjeti pročišćeni tekst.

Posljednje ažuriranje 27.10.2023