PROGETTO DI

DECISIONE DEL COMITATO MISTO

del …

relativa all’adozione del proprio regolamento interno

IL COMITATO MISTO,

visto l’accordo tra l’Unione europea e la Georgia relativo alla protezione delle indicazioni geografiche dei prodotti agricoli e alimentari, in particolare l’articolo 11,

considerando che l’accordo è entrato in vigore il 1o aprile 2012,

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo 1

Capi delegazione

1.   L’Unione europea e la Georgia («parti») nominano un capo delegazione ciascuna che funge da persona di contatto per tutte le questioni attinenti al comitato.

2.   Ogni capo delegazione può delegare le funzioni di capo delegazione, in tutto o in parte, ad un supplente designato; in questo caso ogni riferimento fatto qui di seguito al capo delegazione vale anche per il supplente designato.

Articolo 2

Presidenza

1.   La presidenza del comitato è esercitata a turno, per un anno civile, dal capo delegazione di ciascuna delle parti.

2.   La presidenza esercita le funzioni di segretariato del comitato.

Articolo 3

Riunioni

1.   Il presidente, d’intesa con l’altro capo delegazione, fissa la data e il luogo delle riunioni oppure, in caso di riunioni a distanza tenute utilizzando tecnologie elettroniche, le relative modalità tecniche. Il presidente e l’altro capo delegazione, nello stabilire la data e il luogo della riunione, rispettano l’obbligo di tenere una riunione entro novanta giorni.

2.   Salvo decisione comune contraria, le riunioni del comitato non sono pubbliche.

Articolo 4

Corrispondenza

1.   Tutta la corrispondenza destinata al comitato è inviata al presidente del comitato, il quale trasmette copia di tutta la corrispondenza relativa al comitato all’altro capo delegazione, nonché al capo della missione della Georgia a Bruxelles e al capo della delegazione dell’UE a Tbilisi.

2.   La corrispondenza tra il presidente e l’altro capo delegazione può essere trasmessa in qualunque forma scritta, compresa la posta elettronica.

Articolo 5

Ordine del giorno delle riunioni

1.   Il presidente redige il progetto di ordine del giorno prima di ogni riunione. Il progetto di ordine del giorno è trasmesso all’altro capo delegazione al più tardi venti giorni lavorativi prima dell’inizio della riunione. Il progetto di ordine del giorno trasmesso dal presidente comprende i punti contemplati dall’articolo 11, paragrafo 3, dell’accordo selezionati dal presidente.

2.   Il presidente ha l’obbligo di inserire nel progetto di ordine del giorno punti supplementari, contemplati dall’articolo 11, paragrafo 3, su richiesta dei capi delegazione presentata al più tardi dieci giorni lavorativi prima dell’inizio della riunione.

3.   Il presidente trasmette all’altro capo delegazione un progetto definitivo di ordine del giorno almeno cinque giorni lavorativi prima dell’inizio della riunione.

4.   L’ordine del giorno è adottato di comune accordo dal presidente e dall’altro capo delegazione all’inizio di ogni riunione. Di comune accordo tra il presidente e l’altro capo delegazione, nell’ordine del giorno possono essere iscritti punti che non figurano nel progetto di ordine del giorno.

Articolo 6

Adozione degli strumenti

1.   Le decisioni del comitato ai sensi dell’articolo 11, paragrafo 2, dell’accordo sono trasmesse alle parti e recano la firma del presidente e dell’altro capo delegazione.

2.   Ciascuna parte può decidere di pubblicare qualsiasi decisione adottata dal comitato.

Articolo 7

Procedura scritta

1.   Una decisione del comitato può essere adottata mediante procedura scritta previo accordo del presidente e dell’altro capo delegazione.

2.   Il capo delegazione che propone il ricorso alla procedura scritta presenta il progetto di decisione all’altro capo delegazione. L’altro capo delegazione risponde dichiarando se accetta o non accetta il progetto, se propone modifiche o se richiede un tempo di riflessione supplementare. Se è adottato, il progetto è formalizzato a norma dell’articolo 6, paragrafo 1.

Articolo 8

Verbale

1.   Il presidente redige un progetto di verbale di ciascuna riunione e lo presenta all’altro capo delegazione entro venti giorni lavorativi dalla riunione. Il progetto di verbale riporta le raccomandazioni formulate e può riferire anche qualsiasi altra conclusione raggiunta. L’altro capo delegazione approva il progetto oppure presenta proposte di modifica. Dopo l’approvazione del progetto di verbale, il presidente e l’altro capo delegazione firmano due esemplari originali dello stesso e ne conservano uno ciascuno.

2.   In caso di mancata approvazione del verbale prima della convocazione della riunione successiva, nel verbale figura il progetto stilato dal presidente con accluse le proposte di modifica presentate dall’altro capo delegazione.

Articolo 9

Spese

Le spese di partecipazione alle riunioni del comitato sono a carico di ciascuna parte.

Articolo 10

Riservatezza

Le deliberazioni del comitato hanno carattere riservato.