ABBOZZ

DEĊIŻJONI TAL-KUMITAT KONĠUNT

ta’ …

dwar l-adozzjoni tar-Regoli ta’ Proċedura tiegħu

IL-KUMITAT KONĠUNT,

Wara li kkunsidra l-Ftehim bejn l-Unjoni Ewropea u l-Ġeorġja dwar il-protezzjoni ta’ indikazzzjonijiet ġeografiċi ta’ prodotti agrikoli u oġġetti tal-ikel, u b’mod partikolari l-Artikolu 11 tiegħu,

Billi dak l-Ftehim daħal fis-seħħ fl-1 ta’ April 2012,

ADOTTA DIN ID-DEĊIŻJONI:

Artikolu 1

Il-Kapijiet tad-Delegazzjonijiet

1.   L-Unjoni Ewropea u l-Ġeorgia (“il-Partijiet”), għandhom jaħtru Kap ta’ Delegazzjoni kull wieħed, li għandu jkun il-persuna ta’ kuntatt rigward il-materji kollha marbutin mal-Kumitat.

2.   Kull Kap ta’ Delegazzjoni jista’ jiddelega l-funzjonijiet tiegħu, kollha jew xi wħud minnhom, ta’ Kap ta’ Delegazzjoni lil deputat innominat, u f’dan il-każ ir-referenzi kollha li sussegwentement isiru għall-Kap ta’ Delegazzjoni jkunu japplikaw ugwalment għad-deputat innominat.

Artikolu 2

Il-Presidenza

1.   Iż-żamma tal-kariga tal-Presidenza tal-Kumitat għandha talterna, għal perjodu ta’ sena kalendarja, bejn il-Kapijiet tad-Delegazzjoni ta’ kull Parti.

2.   Il-Presidenza għandha jkollha r-responsabbiltà tal-karigi segretarjali tal-Kumitat.

Artikolu 3

Il-laqgħat

1.   Il-President għandu jiffissa d-data u l-post jew, fil-każ li l-laqgħat isiru b’mezzi elettroniċi, l-arranġamenti tekniċi, tal-laqgħat bi qbil mal-Kap ta’ Delegazzjoni l-ieħor. Il-President u l-Kap ta’ Delegazzjoni l-ieħor għandhom, meta jaqblu dwar id-data u l-post tal-laqgħa, josservaw ir-rekwiżit li jagħmlu laqgħa fi żmien 90 jum.

2.   Sakemm ma jkunx hemm qbil konġunt mod ieħor, il-laqgħat tal-Kumitat ma għandhomx ikunu pubbliċi.

Artikolu 4

Il-korrispondenza

1.   Kull korrispondenza lil jew għall-Kumitat għandha tiġi mibgħuta lill-President tal-Kumitat. Dan tal-aħħar għandu jgħaddi kopja tal-korrispondenza kollha marbuta mal-Kumitat lill-Kap ta’ Delegazzjoni l-ieħor, lill-Kap tal-Missjoni tal-Ġeorġja fi Brussell u lill-Kap tad-Delegazzjoni tal-UE fi Tbilisi.

2.   Il-korrispondenza bejn il-President u l-Kap ta’ Delegazzjoni l-ieħor tista’ ssir permezz ta’ kwalunkwe mezz bil-miktub, inkluża l-posta elettronika.

Artikolu 5

L-aġendi għal-laqgħat

1.   Il-President għandu jfassal l-abbozz tal-aġenda qabel kull laqgħa. L-abbozz tal-aġenda għandu jintbagħat lill-Kap ta’ Delegazzjoni l-ieħor mhux aktar tard minn 20 jum tax-xogħol qabel il-bidu tal-laqgħa. L-abbozz tal-aġenda ċċirkolat mill-President għandu jinkludi kwalunkwe punt kopert mill-Artikolu 11(3) tal-Ftehim, magħżul mill-Presidenza.

2.   Il-Kapjijiet tad-Delegazzjonijiet jistgħu jitolbu punti addizzjonali koperti mill-Artikolu 11(3) mhux inqas minn 10 ijiem tax-xogħol qabel il-bidu tal-laqgħa, u l-Presidenza għandha tinkludihom fl-abbozz tal-aġenda.

3.   L-abbozz finali tal-aġenda għandu jiġi ċċirkolat lill-Kap ta’ Delegazzjoni l-ieħor mill-President mhux aktar tard minn ħamest ijiem tax-xogħol qabel il-bidu tal-laqgħa.

4.   L-aġenda għandha tiġi adottata bi qbil konġunt mill-President u mill-Kap ta’ Delegazzjoni l-ieħor fil-bidu ta’ kull laqgħa. Fl-aġenda jistgħu jiżdiedu punti oħra għajr dawk li jidhru fl-abbozz tal-aġenda jekk il-President u l-Kap ta’ Delegazzjoni l-ieħor jaqblu dwar dan.

Artikolu 6

L-adozzjoni ta’ strumenti

1.   Id-deċiżjonijiet tal-Kumitat fis-sens tal-Artikolu 11(2) tal-Ftehim għandhom jiġu indirizzati lill-Partijiet u għandhom juru l-firem tal-President u tal-Kap ta’ Delegazzjoni l-ieħor.

2.   Kull waħda mill-Partijiet tista’ tiddeċiedi li tippubblika kwalunkwe deċiżjoni adottata mill-Kumitat.

Artikolu 7

Il-proċedura bil-miktub

1.   Deċiżjoni tal-Kumitat tista’ tiġi adottata permezz ta’ proċedura bil-miktub fejn il-President u l-Kap ta’ Delegazzjoni l-ieħor jaqblu dwar dan.

2.   Il-Kap ta’ Delegazzjoni li jipproponi l-użu tal-proċedura bil-miktub għandu jippreżenta l-abbozz ta’ deċiżjoni lill-Kap ta’ Delegazzjoni l-ieħor. Il-Kap ta’ Delegazzjoni l-ieħor għandu jwieġeb, filwaqt li jindika jekk jaċċettax jew le l-abbozz, jekk jipproponix xi emendi, jew jekk jitlobx aktar żmien ta’ riflessjoni. Jekk l-abbozz jiġi adottat, dan għandu jiġi ffinalizzat skont l-Artikolu 6(1).

Artikolu 8

Il-minuti

1.   Il-Presidenza għandha tfassal l-abbozz tal-minuti ta’ kull laqgħa u tippreżentahom lill-Kap ta’ Delegazzjoni l-ieħor fi żmien 20 jum tax-xogħol minn dakinhar tal-laqgħa. L-abbozz tal-minuti għandu jiddikjara r-rakkomandazzjonijiet magħmula u jista’ wkoll jinnota kwalunkwe konklużjoni oħra milħuqa. Il-Kap ta’ Delegazzjoni l-ieħor għandu jaqbel mal-abbozz, jew jippreżenta l-emendi li jipproponi. Malli jintlaħaq qbil dwar l-abbozz tal-minuti, għandhom jiġu ffirmati żewġ kopji oriġinali mill-President u mill-Kap ta’ Delegazzjoni l-ieħor. Kopja oriġinali tal-minuti għandha tinżamm mill-Presidenza u l-oħra mill-Kap ta’ Delegazzjoni l-ieħor.

2.   Fil-każ li ma jintlaħaqx qbil dwar il-minuti qabel ma ssir il-laqgħa sussegwenti, il-minuti għandhom jirreġistraw l-abbozz imfassal mill-Presidenza li miegħu għandhom jiġu annessi l-emendi proposti ppreżentati mill-Kap ta’ Delegazzjoni l-ieħor.

Artikolu 9

Spejjeż

Kull Parti għandha tassumi l-ispejjeż li ġġarrab b’riżultat tal-parteċipazzjoni tagħha fil-laqgħat tal-Kumitat.

Artikolu 10

Kunfidenzjalità

Id-deliberazzjonijiet tal-Kumitat għandhom ikunu kunfidenzjali.