EURÓPAI BIZOTTSÁG

Brüsszel,2017.11.13.

JOIN(2017) 43 final

2017/0299(NLE)

Együttes javaslat

A TANÁCS HATÁROZATA

az Unió által az egyrészről az Európai Unió és tagállamai, másrészről a Kubai Köztársaság közötti politikai párbeszédről és együttműködésről szóló megállapodás által létrehozott vegyes tanácsban a vegyes tanács és a vegyes bizottság eljárási szabályzatáról szóló határozatok elfogadása tekintetében képviselendő álláspontról

INDOKOLÁS

1.    A JAVASLAT TÁRGYA

E javaslat tárgya az Unió által az egyrészről az Európai Unió és tagállamai, másrészről a Kubai Köztársaság közötti politikai párbeszédről és együttműködésről szóló megállapodás által létrehozott vegyes tanácsban a vegyes tanács és a vegyes bizottság eljárási szabályzatának tervezett elfogadásával kapcsolatban képviselendő álláspont meghatározásáról szóló határozat.

2.A JAVASLAT HÁTTERE

2.1.Az EU–Kuba politikai párbeszédről és együttműködésről szóló megállapodás

A politikai párbeszédről és együttműködésről szóló megállapodás célja, hogy olyan szintre emelje az EU és Kuba közötti kapcsolatokat, amely tükrözi a két fél közötti erős történelmi, gazdasági és kulturális kötelékeket. Erős támogató keretet hoz létre a fokozott politikai párbeszéd és a kétoldalú együttműködés számára különböző területek széles skáláján. Platformként is szolgál a globális kérdésekben és multilaterális fórumokon való közös fellépéshez.

A politikai párbeszédről és együttműködésről szóló megállapodás meghatározza az EU és Kuba közötti kapcsolatok általános elveit és célkitűzéseit, valamint intézményi struktúrát hoz létre a megállapodás igazgatására.

2.2.Vegyes tanács

A vegyes tanácsot a megállapodás 81. cikke hozza létre. Legfontosabb feladatai közé tartozik, hogy felügyeli a megállapodás célkitűzéseinek megvalósítását, ellenőrzi annak végrehajtását és megvizsgál minden, a megállapodás keretében felmerülő nagyobb jelentőséggel bíró kérdést, valamint a kölcsönös érdekű egyéb kétoldalú, többoldalú vagy nemzetközi kérdést.

A megállapodás célkitűzései elérésének biztosítása érdekében a vegyes tanács jogosult határozatokat hozni. E határozatok kötelezők a Felekre nézve, akik minden szükséges intézkedést megtesznek azok végrehajtásához. A vegyes tanács ajánlásokat is tehet, és megvizsgálja a Feleknek a kötelezettségeik teljesítésével kapcsolatban kialakult vitáit azzal a céllal, hogy kölcsönösen elfogadható megoldást találjanak a megállapodás 85. cikkének megfelelően.

A vegyes tanács a Felek miniszteri szintű képviselőiből áll, elnöki tisztét felváltva az EU és Kuba képviselője látja el. A vegyes tanács rendszeresen, de legalább kétévente ülésezik, vagy ha a körülmények indokolttá teszik. Maga állapítja meg eljárási szabályzatát.

2.3.Vegyes bizottság

A vegyes bizottságot a megállapodás 82. cikke hozza létre. A vegyes bizottság segíti a vegyes tanácsot feladatai ellátásában, és felelős a megállapodás általános végrehajtásáért. Legfontosabb feladatai közé tartozik a vegyes tanács üléseinek és tanácskozásainak előkészítése, adott esetben határozatainak végrehajtása, valamint a kapcsolatok folytonosságának és a megállapodás megfelelő működésének biztosítása. Foglalkozik a vegyes tanács által elé utalt ügyekkel és minden olyan más kérdéssel, amely a megállapodás napi szintű végrehajtása során merül fel. Elfogadás céljából határozat- vagy ajánlástervezeteket nyújt be a vegyes tanácsnak. Albizottságokat hozhat létre, hogy feladatai elvégzésében segítsék.

A vegyes Bizottság a Felek magas beosztású tisztviselői szintű képviselőiből áll. Elnöki tisztét felváltva az EU és Kuba képviselője látja el. Általában évente egyszer, az Unióban és Kubában felváltva ülésezik. Eljárási szabályzatát a vegyes tanács fogadja el.

2.4.A vegyes tanács tervezett jogi aktusa

A vegyes tanács határozatot tervez elfogadni saját és a vegyes bizottság eljárási szabályzatáról.

A tervezett jogi aktus célja, hogy a megállapodás 81. cikke (4) bekezdésének és 82. cikke (3) bekezdésének megfelelően elfogadja a vegyes tanács és a vegyes bizottság működését szabályozó eljárási szabályzatot, hogy lehetővé váljon a megállapodás végrehajtása.

3.AZ UNIÓ ÁLTAL KÉPVISELENDŐ ÁLLÁSPONT

Az Unió által képviselendő álláspontnak lehetővé kell tennie a vegyes tanács és a vegyes bizottság eljárási szabályzatának elfogadását.

4.JOGALAP, SZUBSZIDIARITÁS ÉS ARÁNYOSSÁG

4.1.Eljárási jogalap

4.1.1.    Általános elvek

Az Európai Unió működéséről szóló szerződés (a továbbiakban: EUMSZ) 218. cikkének (9) bekezdése határozatok elfogadásáról rendelkezik „a megállapodásokkal létrehozott szervekben az Unió által képviselendő álláspontok kialakítására vonatkozóan, amennyiben az ilyen szervnek joghatással bíró jogi aktust kell elfogadnia, kivéve a megállapodás intézményi kereteit kiegészítő vagy módosító jogi aktusokat”.

A „joghatással bíró jogi aktus” fogalmába beletartoznak a nemzetközi jognak a kérdéses szervet szabályozó szabályai szerint joghatással bíró jogi aktusok. Ezenfelül a fogalom magában foglalja azokat az eszközöket is, amelyek a nemzetközi jog szerint nem bírnak kötelező erővel, de „meghatározó módon befolyásolják az uniós jogalkotó által [...] elfogadott szabályozás tartalmát” 1 .

4.1.2.    A jelen esetre történő alkalmazás

A vegyes tanácsot és a vegyes bizottságot megállapodás, nevezetesen a politikai párbeszédről és együttműködésről szóló megállapodás hozta létre.

Az e határozat mellékletében szereplő jogi aktusok joghatással bíró jogi aktusok, mivel a megállapodás 81. cikkének (6) bekezdése felhatalmazza a vegyes tanácsot arra, hogy a Felekre nézve kötelező határozatokat hozzon.

A jogi aktus nem egészíti ki és nem módosítja a megállapodás intézményi keretét.

Ezért a javasolt határozat eljárási jogalapja az EUMSZ 218. cikkének (9) bekezdése.

4.2.Anyagi jogalap

4.2.1.    Általános elvek

Az EUMSZ 218. cikkének (9) bekezdése szerinti határozat anyagi jogalapja elsősorban azon tervezett jogi aktus célkitűzésétől és tartalmától függ, amellyel kapcsolatban az Unió által képviselendő álláspont meghatározásra kerül. Amennyiben a tervezett jogi aktus kettős célkitűzést követ, vagy két összetevőből áll, és ezek egyike elsődlegesként vagy döntő jellegűként azonosítható, míg a másik pusztán járulékos jellegű, a határozatot egyetlen jogalapra, azaz az elsődleges, illetve döntő jellegű célkitűzés vagy összetevő által megkövetelt jogalapra kell alapítani.

Valamely, egyidejűleg több cél elérésére irányuló vagy több elválaszthatatlan és egymáshoz viszonyítva nem járulékos jellegű összetevőt magában foglaló jogi aktus esetében az EUMSZ 218. cikkének (9) bekezdése szerinti határozat anyagi jogalapját kivételesen a különböző vonatkozó jogalapok fogják képezni.

4.2.2. A jelen esetre történő alkalmazás

A tervezett jogi aktus elsődleges célkitűzése és tartalma a megállapodás végrehajtásával kapcsolatos.

A politikai párbeszédről és együttműködésről szóló megállapodás a közös kül- és biztonságpolitika, a közös kereskedelempolitika és a fejlesztési együttműködés területén követ célkitűzéseket és e területekről tartalmaz elemeket. Ezen elemek elválaszthatatlanok és egymáshoz viszonyítva nem járulékos jellegűek. A politikai párbeszédről és együttműködésről szóló megállapodás EU általi aláírásának jogalapja az Európai Unióról szóló szerződés (EUSZ) 37. cikke, valamint az Európai Unió működéséről szóló szerződés (EUMSZ) 207. és 209. cikke.

A tervezett jogi aktusok tekintetében az EU által képviselt álláspontnak ezért ugyanezen anyagi jogi alapokon kell nyugodniuk.

5.KÖVETKEZTETÉS

A javasolt határozat jogalapja következésképpen az EUSZ 37. cikke és az EUMSZ 207. és 209. cikke, összefüggésben az EUMSZ 218. cikkének (9) bekezdésével.

2017/0299 (NLE)

Együttes javaslat

A TANÁCS HATÁROZATA

az Unió által az egyrészről az Európai Unió és tagállamai, másrészről a Kubai Köztársaság közötti politikai párbeszédről és együttműködésről szóló megállapodás által létrehozott vegyes tanácsban a vegyes tanács és a vegyes bizottság eljárási szabályzatáról szóló határozatok elfogadása tekintetében képviselendő álláspontról

AZ EURÓPAI UNIÓ TANÁCSA,

tekintettel az Európai Unióról szóló szerződésre és különösen annak 37. cikkére,

tekintettel az Európai Unió működéséről szóló szerződésre és különösen annak 207. és 209. cikkére, összefüggésben annak 218. cikke (9) bekezdésével,

tekintettel az Európai Bizottság és az Európai Unió külügyi és biztonságpolitikai főképviselőjének javaslatára,

mivel:

(1)    Az egyrészről az Európai Unió és tagállamai, másrészről a Kubai Köztársaság közötti politikai párbeszédről és együttműködésről szóló megállapodást (a továbbiakban: megállapodás) 2016. december 12-én Brüsszelben aláírták, és a megállapodás 2017. november 1-jétől ideiglenesen alkalmazandó.

(2)    A megállapodás 81. és 82. cikke vegyes tanácsot és vegyes bizottságot hoz létre a megállapodás végrehajtásának elősegítése céljából.

(3)    A megállapodás 81. cikkének (4) bekezdése szerint a vegyes tanács maga állapítja meg eljárási szabályzatát, 82. cikkének (3) bekezdése szerint pedig a vegyes bizottság eljárási szabályzatát a vegyes tanács állapítja meg.

(4)    A megállapodás 81. cikkének (3) és (5) bekezdése szerint a vegyes tanács a Felek miniszteri szintű képviselőiből áll, és elnöki tisztét felváltva az Európai Unió és Kuba képviselője látja el.

(5)    A megállapodás 82. cikkének (1) és (5) bekezdése szerint a vegyes bizottság a Felek magas beosztású tisztviselői szintű képviselőiből áll, és elnöki tisztét felváltva az Unió és Kuba képviselője látja el.

(6)    A megállapodás hatékony végrehajtásának biztosítása érdekében el kell fogadni a vegyes tanács és a vegyes bizottság eljárási szabályzatát.

(7)    Az Unió által a vegyes tanácsban képviselendő álláspontnak ezért a vegyes tanács és a vegyes bizottság eljárási szabályzatának csatolt szövegtervezetein kell alapulnia,

ELFOGADTA EZT A HATÁROZATOT:

1. cikk

Az EUKuba Vegyes Tanácsban az Unió által a vegyes tanács és a vegyes bizottság eljárási szabályzata tekintetében képviselendő álláspont az e határozathoz csatolt szövegeken alapul.

2. cikk

Ennek a határozatnak a Bizottság és az Unió külügyi és biztonságpolitikai főképviselője a címzettje.

Kelt Brüsszelben,

   a Tanács részéről

   az elnök

(1) A Bíróság 2014. október 7-i ítélete, Németország kontra Tanács, C-399/12, ECLI:EU:C:2014:2258, 61–64. pont.

EURÓPAI BIZOTTSÁG

Brüsszel,2017.11.13.

JOIN(2017) 43 final

MELLÉKLET

a következőhöz:

Együttes javaslat
A Tanács határozata

az Unió által az egyrészről az Európai Unió és tagállamai, másrészről a Kubai Köztársaság közötti politikai párbeszédről és együttműködésről szóló megállapodás által létrehozott vegyes tanácsban a vegyes tanács és a vegyes bizottság eljárási szabályzatáról szóló határozatok elfogadása tekintetében képviselendő álláspontról

MELLÉKLET

AZ EU–KUBA VEGYES TANÁCS 1/[…] HATÁROZATA

(xxx)

a saját és a vegyes bizottság eljárási szabályzatának elfogadásáról

AZ EU–KUBA VEGYES TANÁCS,

tekintettel az egyrészről az Európai Unió és tagállamai, másrészről a Kubai Köztársaság közötti politikai párbeszédről és együttműködésről szóló megállapodásra (a továbbiakban: a megállapodás) és különösen annak 81. cikke (4) bekezdésére, 82. cikke (3) bekezdésére és 83. cikke (5) bekezdésére,

mivel:    

A megállapodás 86. cikke (4) bekezdésének megfelelően a megállapodást 2017. november 1-je óta ideiglenesen alkalmazzák az EU és Kuba között.

A megállapodás 81. cikkének (4) bekezdése értelmében a vegyes tanács maga állapítja meg eljárási szabályzatát.

A megállapodás 82. cikke (1) bekezdése értelmében a vegyes tanácsot feladatai ellátásában a vegyes bizottság segíti.

A megállapodás 82. cikke (3) bekezdése értelmében a vegyes tanács állapítja meg a vegyes bizottság eljárási szabályzatát,

A KÖVETKEZŐKÉPPEN HATÁROZOTT:

1. cikk

Elfogadásra kerül a vegyes tanács és a vegyes bizottság eljárási szabályzata az 1., illetve a 2. mellékletben foglaltak szerint.

2. cikk

Ez a határozat elfogadásának napján lép hatályba.

Kelt ...-ban/-ben, ...-án/-én.

az EU–Kuba vegyes tanács részéről

1. MELLÉKLET

A vegyes tanács eljárási szabályzata

1. cikk

Általános rendelkezések

Az egyrészről az Európai Unió és tagállamai, másrészről a Kubai Köztársaság közötti politikai párbeszédről és együttműködésről szóló megállapodás (a továbbiakban: megállapodás) 81. cikkének (1) bekezdése szerint létrehozott vegyes tanács a megállapodás 81. cikkének (2) bekezdésében előírt feladatokat végzi, és felelősséget vállal a megállapodás általános végrehajtásáért, valamint bármely más két- vagy többoldalú, illetve nemzetközi közös érdekű kérdésért.

A megállapodás 81. cikkének (3) bekezdése szerint a vegyes tanács a Felek képviselőiből áll. Miniszteri szinten ülésezik.

A megállapodás 81. cikkének (6) bekezdése szerint és a megállapodás célkitűzéseinek megvalósítása érdekében a vegyes tanács hatáskörrel rendelkezik, hogy a Felekre nézve kötelező erejű határozatokat hozzon. A vegyes tanács megfelelő intézkedéseket hoz határozatainak végrehajtása érdekében, szükség esetén felhatalmazva az e megállapodás értelmében létrehozott külön testületeket, hogy a nevében fellépjenek. A vegyes tanács továbbá ajánlásokat is tehet. A vegyes tanács a Felek közötti megállapodással fogadja el határozatait és ajánlásait az azok elfogadására vonatkozó belső eljárások lezárulását követően, a 11. cikknek megfelelően. A vegyes tanács hatásköreit átruházhatja a vegyes bizottságra.

Az ezen eljárási szabályzatban szereplő „Felek” meghatározása megfelel a megállapodás 84. cikkében szereplő meghatározásnak.

2. cikk

Elnökség

A vegyes tanács elnöki tisztét egyik üléstől a másikig felváltva vagy az Európai Unió képviselője, vagy a Kubai Köztársaság képviselője látja el. A vegyes tanács első ülésén az Európai Unió képviselője tölti be az elnöki posztot.

3. cikk

Ülések

(1)A vegyes tanács rendszeresen, legalább kétévente ülésezik, valamint a Felek megállapodása szerint, amikor a körülmények megkívánják. Ha a Felek másképp nem állapodnak meg, a vegyes tanács ülését az Európai Unió Tanácsa üléseinek szokásos helyszínén tartja.

(2)A vegyes tanács minden ülését a Felek közötti megállapodás szerinti időpontban tartja.

(3)A vegyes tanács üléseit a vegyes tanács titkárai a vegyes tanács elnökének egyetértésével, közösen hívják össze az ülés előtt legalább 30 nappal.

4. cikk

Képviselet

(1)A vegyes tanács tagjai, ha nem tudnak megjelenni, képviseltethetik magukat. Amennyiben egy tag valamely ülésen képviseltetni kívánja magát, az érintett ülést megelőzően írásban közölnie kell az elnökkel képviselője nevét.

(2)A vegyes tanács tagjának képviselője e tag minden jogát gyakorolja.

5. cikk

Küldöttségek

A vegyes tanács tagjait tisztviselők kísérhetik. Az elnök a titkárság útján minden ülés előtt tájékoztatást kap a Felek küldöttségének tervezett összetételéről.

6. cikk

Titkárság

Az Európai Uniónak és Kuba kormányának egy-egy tisztviselője együttesen a vegyes tanács titkáraiként járnak el.

7. cikk

Levelezés

(1)A vegyes tanácshoz címzett levelezést az egyik titkárnak kell címezni, aki tájékoztatja erről a másik titkárt.

(2)A két titkár gondoskodik a levelek továbbításáról az elnök részére, és adott esetben a levelek vegyes tanács körében történő köröztetéséről.

(3)Az így köröztetett levelezést adott esetben meg kell küldeni az Európai Bizottság Főtitkársága, az Európai Külügyi Szolgálat, a tagállamoknak az Európai Unió mellett működő állandó képviseletei, valamint Kubának az Európai Unió mellé akkreditált képviselete és a Kubai Köztársaság Külügyminisztériuma számára.

(4)A vegyes tanács elnökétől származó közleményeket a vegyes tanács elnökének nevében a két titkár elküldi a címzettek részére. Az ilyen közleményeket adott esetben köröztetik a vegyes tanács többi tagja körében is, a harmadik bekezdésben meghatározottak szerint.

8. cikk

Bizalmas adatkezelés

(1)Eltérő döntés hiányában a vegyes tanács ülései nem nyilvánosak.

(2)Amikor az egyik Fél bizalmasnak minősített információkat terjeszt a vegyes tanács elé, a másik Fél a szóban forgó információkat akként kezeli.

9. cikk

Az ülések napirendje

(1)Az elnöknek el kell készítenie az egyes ülések tervezett napirendjét. A tervezett napirendet a titkárok legkésőbb az ülés kezdete előtt 15 naptári nappal eljuttatják a 7. cikkben említett címzetteknek.

(2)Az előzetes napirend tartalmazza azokat a pontokat, amelyek napirendre történő felvételére vonatkozóan az elnök az ülés kezdete előtt legkésőbb 21 naptári nappal felkérést kapott. Az ilyen napirendi pontokat megfelelő kísérődokumentumokkal kell alátámasztani, melyeket a napirend elküldésének napjáig kell eljuttatni a titkároknak.

(3)A napirendet a vegyes tanács az egyes ülések kezdetén fogadja el. Amennyiben arról a Felek megállapodnak, az ideiglenes napirenden nem szereplő pontot is felvehetnek a napirendre.

(4)Az elnök a Felekkel való egyeztetést követően lerövidítheti az (1) bekezdésben megállapított időszakokat az adott esetre vonatkozó követelmények figyelembevétele érdekében.

(5)A vegyes tanács a Felek közötti megállapodás útján megfigyelőként vagy egyes témakörökre vonatkozó tájékoztatás céljából a témakör független szakértőit is felkérheti az üléseken való részvételre. A Felek eseti alapon állapodnak meg arról, hogy ezek a szakértők milyen feltételek mellett vehetnek részt az üléseken, és biztosítják, hogy megfelelnek a bizalmas adatkezelésre vonatkozó valamennyi előírásnak.

10. cikk

Jegyzőkönyv

(1)    A két titkár minden ülésről közös jegyzőkönyvtervezetet készít.

(2)    A jegyzőkönyvben az egyes napirendi pontok tekintetében – az ülésen született eltérő megállapodás hiányában – a következőket kell feltüntetni:

a vegyes tanácsnak benyújtott dokumentumok;

a vegyes tanács valamely tagjának kérésére jegyzőkönyvbe veendő nyilatkozatok; valamint

azon kérdések, amelyekben a Felek megállapodtak, köztük a meghozott határozatok, a nyilatkozatok, amelyekről megállapodás született, valamint az elfogadott következtetések.

(3)    A jegyzőkönyvtervezetet jóváhagyásra be kell nyújtani a vegyes tanácsnak. A vegyes tanács következő ülésén jóváhagyja a jegyzőkönyvet. Alternatív megoldásként a jóváhagyás írásbeli eljárás útján is történhet.

11. cikk

Határozatok és ajánlások

(1)    A vegyes tanács a Felek közös megegyezésével és a vonatkozó belső eljárások lezárását követően hoz határozatokat, illetve tesz ajánlásokat.

(2)    A vegyes tanács írásbeli eljárás útján is hozhat határozatokat és tehet ajánlásokat, amennyiben a Felek erről megállapodnak. E célból a vegyes tanács elnöke a 7. cikk szerint írásban körözteti a javaslattervezetet a tagok körében, legalább 21 naptári napos határidőt szabva a tagoknak fenntartásaik jelzésére vagy módosításaik benyújtására. Az elnök a Felekkel való egyeztetést követően, az adott ügy sajátosságaira való tekintettel lerövidítheti a fent említett határidőt.

(3)    A vegyes tanácsnak a megállapodás 81. cikkének (6) és (7) bekezdése szerinti jogi aktusai a „határozat”, illetve „ajánlás” címet viselik, amit sorszám, az elfogadás éve és a tárgy megjelölése követ. Ezeket az elnök aláírja. A határozatokat és az ajánlásokat köröztetni kell a 7. cikkben említett valamennyi címzettnek. A Felek dönthetnek úgy, hogy a vegyes tanács határozatait és ajánlásait hivatalos lapjukban közzéteszik.

(4)    Minden határozat az elfogadásának napján lép hatályba, kivéve ha a határozat másképp rendelkezik.

12. cikk

Nyelvek

(1)    A vegyes tanács hivatalos nyelvei az angol és a spanyol.

(2)    Amennyiben erről másképp nem határoznak, a vegyes tanács az ezeken a nyelveken elkészített okmányok alapján folytatja tanácskozásait.

13. cikk

Költségek

(1)    A Felek mindegyike maga viseli a vegyes tanács ülésein való részvételével összefüggően a személyzettel kapcsolatos, utazási és ellátási, valamint a postai és távközlési kiadások terén felmerülő költségeket.

(2)    Az ülések tolmácsolásával, valamint a dokumentumok fordításával és sokszorosításával kapcsolatos költségeket az Európai Unió viseli. Amennyiben Kuba a 12. cikkben szereplő nyelvektől eltérő nyelvekről vagy nyelvekre történő tolmácsolást vagy fordítást kér, az azokkal kapcsolatos kiadások Kubát terhelik.

(3)    Az ülések logisztikai megszervezésével kapcsolatos egyéb kiadásokat az ülést rendező Fél viseli.

14. cikk

Vegyes bizottság

(1)    A megállapodás 82. cikkével összhangban a vegyes tanácsot feladatainak végrehajtásában a vegyes bizottság segíti. A vegyes bizottság a Felek rendszerint vezető tisztviselői szintű képviselőiből áll.

(2)    A vegyes bizottság előkészíti a vegyes tanács üléseit és tanácskozásait, adott esetben felügyeli a vegyes tanács határozatainak végrehajtását, és általában véve biztosítja a kapcsolatok folyamatosságát és a megállapodás megfelelő működését. A vegyes tanács foglalkozik minden olyan üggyel, amelyet a vegyes tanács a hatáskörébe utal, valamint amely a megállapodás végrehajtása folyamán felmerülhet. A vegyes bizottság javaslatokat vagy határozat-, illetve ajánlástervezeteket terjeszt a vegyes tanács elé jóváhagyásra.

(3)    A vegyes bizottság meghozza azokat a határozatokat és megteszi azokat az ajánlásokat, amelyekre a megállapodás felhatalmazza. A megállapodás 82. cikkének (4) bekezdésével összhangban a vegyes tanács határozathozatalra hatalmazhatja fel a vegyes bizottságot.

(4)    Olyan esetekben, amikor a megállapodás konzultációs kötelezettséget vagy lehetőséget említ, illetve amikor a Felek közösen úgy döntenek, hogy egymással konzultációt folytatnak, a konzultációra – ha a megállapodás eltérően nem rendelkezik – a vegyes bizottságon belül is sor kerülhet. Ha a két Fél arról megállapodik, a konzultáció folytatódhat a vegyes tanácson belül.

15. cikk

Az eljárási szabályzat módosítása

A 11. cikk rendelkezéseivel összhangban az eljárási szabályzat a vegyes tanács határozatával módosítható.

2. MELLÉKLET

A vegyes bizottság eljárási szabályzata

1. cikk

Általános rendelkezések

(1)    Az egyrészről az Európai Unió és tagállamai, másrészről a Kubai Köztársaság közötti politikai párbeszédről és együttműködésről szóló megállapodás (a továbbiakban: a megállapodás) 82. cikke szerint létrehozott vegyes bizottság a vegyes tanácsot segíti feladatai ellátásában, valamint elvégzi a megállapodásban előírt és a vegyes tanács által ráruházott feladatokat.

(2)    A vegyes bizottság előkészíti a vegyes tanács üléseit és tanácskozásait, adott esetben végrehajtja a vegyes tanács határozatait, és általában véve biztosítja a kapcsolat folyamatosságát és a megállapodás megfelelő működését. A vegyes bizottság foglalkozik minden olyan üggyel, amelyet a vegyes tanács a hatáskörébe utal, és minden olyan egyéb üggyel is, amely a megállapodás napi szintű végrehajtása folyamán felmerülhet. Javaslatokat és határozat- vagy ajánlástervezeteket terjeszt a vegyes tanács elé elfogadás céljából.

(3)    A megállapodás 82. cikke (1) bekezdésének megfelelően a vegyes bizottság a Felek magas beosztású tisztviselői szintű képviselőiből áll, az adott ülésen tárgyalandó konkrét kérdésekre figyelemmel.

2. cikk

Elnökség

A vegyes bizottság elnöki tisztét egyik üléstől a másikig felváltva vagy az Európai Unió képviselője, illetve a Kubai Köztársaság képviselője látja el. Az elnökség tisztét első alkalommal a Kubai Köztársaság tölti be.

3. cikk

Ülések

(1)    A Felek eltérő megállapodásának hiányában a vegyes bizottság rendszeresen, legalább évenként egy alkalommal ülésezik. A vegyes bizottság bármelyik Fél kérésére rendkívüli ülést tarthat, amennyiben a Felek erről megállapodnak.

(2)    A vegyes bizottság üléseit az elnök hívja össze; az ülések időpontjáról és helyszínéről a Felek közösen állapodnak meg. Ha a Felek nem állapodnak meg másként, az ülés összehívásáról szóló értesítést a vegyes bizottság titkársága az ülés kezdete előtt legkésőbb 28 naptári nappal megküldi az érintetteknek.

(3)    A vegyes bizottság rendes ülését lehetőség szerint kellő idővel a vegyes tanács rendes ülése előtt kell összehívni.

(4)    A vegyes bizottság ülései kivételesen és mindkét Fél beleegyezésével technológiai eszköz útján, például videokonferencia formájában is megtarthatók.

4. cikk

Küldöttségek

A Feleket minden ülés előtt a titkárságon keresztül tájékoztatják az ülésen részt vevő küldöttségek tervezett összetételéről.

5. cikk

Titkárság

Amennyiben ez az eljárási szabályzat eltérően nem rendelkezik, a vegyes bizottság titkári feladatait a két Fél egy-egy tisztviselője közösen látja el, a kölcsönös bizalom és együttműködés szellemében.

6. cikk

Levelezés

(1)    A vegyes bizottsághoz címzett levelezést az egyik titkárnak kell címezni, aki tájékoztatja erről a másik titkárt.

(2)    A titkárság gondoskodik a vegyes bizottságnak címzett leveleknek az elnökhöz való továbbításáról, és adott esetben a 7. cikk szerinti köröztetéséről.

(3)    Az elnöktől származó leveleket a titkárság az elnök nevében elküldi a Feleknek. Az ilyen leveleket – adott esetben – a 7. cikkel összhangban kell köröztetni.

7. cikk

Dokumentumok

(1)    A dokumentumokat a titkárságon keresztül köröztetik.

(2)    Mindkét Fél a saját titkárának továbbítja a dokumentumait. A titkár ezeket a dokumentumokat indokolatlan késedelem nélkül továbbítja a másik Fél titkárának.

(3)    Az egyes titkárok saját illetékes képviselőik körében szisztematikusan köröztetik ezeket a dokumentumokat, melyeket másolatban a másik Fél titkárának is megküldenek.

8. cikk

Bizalmas adatkezelés

Amennyiben a Felek erről másként nem határoznak, a vegyes bizottság ülései nem nyilvánosak. Amikor az egyik Fél bizalmasnak minősített információkat terjeszt a vegyes bizottság elé, a másik Fél a szóban forgó információkat akként kezeli.

9. cikk

Az ülések napirendje

(1)    Az egyes ülések előzetes napirendjét, valamint az operatív következtetések tervezetét az alábbi 10. cikkben előírtak szerint a vegyes bizottság titkársága állítja össze a Felek javaslatai alapján. Az ideiglenes napirend azokat a pontokat tartalmazza, amelyeknek napirendbe való felvételére legkésőbb az ülés kezdete előtt 21 naptári nappal valamelyik Fél felkérte a titkárságot, és ennek alátámasztására a tárgyhoz tartozó dokumentumokat is elküldte.

(2)    A tervezett napirendet a vonatkozó dokumentumokkal együtt – a 7. cikkel összhangban – az ülés kezdete előtt legkésőbb 20 naptári nappal köröztetni kell.

(3)    A vegyes bizottság minden ülés elején elfogadja a napirendet. A Felek egyetértésével a tervezett napirenden kívüli pontokat is fel lehet venni a napirendre.

(4)    A vegyes bizottság elnöke a másik Fél egyetértésével az egyes témakörökre vonatkozó tájékoztatás céljából a témakör független szakértőit is felkérheti eseti alapon az üléseken való részvételre. A Felek biztosítják, hogy a megfigyelők vagy szakértők tiszteletben tartják a titoktartási követelményeket.

(5)    Egy adott eset figyelembevétele érdekében a vegyes bizottság ülésének elnöke a Felekkel egyeztetve lerövidítheti az (1) és (2) bekezdésben meghatározott határidőket.

10. cikk

Jegyzőkönyv és operatív következtetések

(1)    A két titkár minden ülésről közös jegyzőkönyvtervezetet készít.

(2)    A jegyzőkönyvben az egyes napirendi pontok tekintetében főszabályként a következőket kell feltüntetni:

a)    a résztvevők jegyzéke, az őket kísérő tisztviselők jegyzéke, valamint az ülésen részt vevő megfigyelők vagy szakértők jegyzéke;

b)    a vegyes tanácsnak benyújtott dokumentumok;

c)    a vegyes bizottság valamely tagjának kérésére jegyzőkönyvbe veendő nyilatkozatok; valamint

d)    az ülés operatív következtetései.

(3)    A jegyzőkönyv tervezetét a vegyes bizottság elé terjesztik jóváhagyás céljából. A vegyes bizottság következő ülésén, vagy alternatív esetben írásban jóváhagyja a jegyzőkönyvet.

(4)    Az operatív következtetések tervezetét az elnöki tisztet betöltő Fél titkára állítja össze minden ülés után, és továbbítja a Feleknek a napirenddel együtt, rendszerint az ülés kezdete előtt legkésőbb 15 naptári nappal. Ezt a tervezetet az ülés folyamán frissítik, majd az ülés befejezésekor, amennyiben a Felek másként nem állapodnak meg, a vegyes bizottság elfogadja az operatív következtetéseket, amelyek tükrözik a Felek által végrehajtandó nyomonkövetési intézkedéseket. Egyeztetés után az operatív következtetéseket csatolni kell a jegyzőkönyvhöz, és végrehajtásukat a vegyes bizottság valamelyik ezt követő ülésén át kell tekinteni. Ennek céljából a vegyes bizottság sablont fogad el, amely valamennyi intézkedési pontra vonatkozóan lehetővé teszi a nyomon követést egy konkrét határidővel.

11. cikk

Határozatok és ajánlások

(1)    Azon konkrét esetekben, amikor a megállapodás vagy a vegyes tanács határozathozatali jogkört ruház a vegyes bizottságra, a vegyes bizottság határozatokat hoz. A vegyes bizottság ajánlásokat is tesz. Határozatok hozatalára és ajánlások tételére a Felek közös megegyezésével és a vonatkozó belső eljárások lezárását követően kerülhet sor. Az egyes határozatokat és ajánlásokat az Unió és Kuba is aláírja.

(2)    A vegyes bizottság írásbeli eljárás útján is hozhat határozatokat és tehet ajánlásokat, amennyiben a két Fél megegyezik erről. Az írásbeli eljárás a Felek egyetértésével eljáró két titkár közötti jegyzékváltásból áll. E célból az eljárási szabályzat 7. cikkének megfelelően írásban köröztetik a javaslat szövegét, legalább 21 naptári napos határidőt szabva az észrevételek vagy ellenvetések jelzésére. A vegyes bizottság elnöke a Felekkel való egyeztetést követően, az adott ügy sajátosságaira való tekintettel lerövidítheti ezt a határidőt. A szöveg elfogadását követően az elnök minden határozatot és ajánlást aláírásával lát el.

(3)    A vegyes bizottság jogi aktusai a „határozat”, illetve „ajánlás” címet viselik, amelyet sorszám, az elfogadásuk éve és a tárgyuk megjelölése követ. Minden határozat az elfogadásának napján lép hatályba, kivéve, ha a határozat másképp rendelkezik.

(4)    A határozatokat és ajánlásokat mindkét Félnek megküldik.

(5)    A Felek dönthetnek úgy, hogy a vegyes bizottság határozatait és ajánlásait hivatalos lapjukban közzéteszik.

12. cikk

Jelentések

A vegyes bizottság a vegyes tanács minden rendes ülésén beszámol a vegyes tanácsnak mind a saját, mind az albizottságai tevékenységéről.

13. cikk

Nyelvek

(1)    A vegyes bizottság hivatalos nyelvei a vegyes tanács hivatalos nyelvei.

(2)    A vegyes bizottság munkanyelvei az angol és a spanyol. Amennyiben erről másképp nem határoznak, a vegyes bizottság az e két nyelven elkészített okmányok alapján folytatja tanácskozásait.

14. cikk

Költségek

(1)    A Felek mindegyike maga viseli a vegyes bizottság ülésein való részvételével összefüggően a személyzettel kapcsolatos, utazási és ellátási, valamint a postai és távközlési kiadások terén felmerülő költségeket.

(2)    Az ülések megszervezésével, a dokumentumok sokszorosításával, az üléseken való tolmácsolással, valamint a dokumentumok angolra és spanyolra, illetve angolról és spanyolról való fordításával kapcsolatos költségeket az ülést rendező Fél viseli. Más nyelvekre, illetve nyelvekről történő tolmácsolás és fordítás költségeit közvetlenül a tolmácsolást vagy fordítást kérő Fél viseli.

15. cikk

Az eljárási szabályzat módosítása

Ezen eljárási szabályzatot a vegyes tanács határozatával lehet módosítani a vegyes tanács eljárási szabályzatának 11. cikkével összhangban.

16. cikk

Albizottságok

(1)    A megállapodás 83. cikkének (3) bekezdésével összhangban a vegyes bizottság a megállapodás végrehajtásához szükséges konkrét területekkel foglalkozó albizottságok létrehozásáról is határozhat, amelyek segítenek feladatai ellátásában. A vegyes bizottság dönthet az ilyen albizottságok megszüntetéséről, és az eljárási szabályzatuk meghatározásáról vagy módosításáról. Amennyiben erről másként nem határoznak, az albizottságok a vegyes bizottság felügyelete alatt működnek, amelynek minden ülésük után jelentést nyújtanak be.

(2)    Amennyiben a megállapodás eltérően nem rendelkezik, illetve a vegyes tanácsban másként nem állapodnak meg, ezen eljárási szabályzatot az (1) bekezdésben említett valamennyi albizottságra értelemszerűen alkalmazni kell.

(3)    Az albizottságok üléseire a szükséges esetekben rugalmasan kerülhet sor, akár személyesen, Brüsszelben vagy Kubában, illetve például videokonferencia segítségével. Az albizottságoknak platformként kell működniük a különleges területeken fennálló jogszabályok közelítésének ellenőrzéséhez, továbbá az e folyamat során felmerülő egyes kérdések és kihívások megvitatásához, valamint az ajánlások és operatív következtetések megfogalmazásához.

(4)    A vegyes albizottság titkársága másolatot kap valamennyi, az albizottságok tevékenységével kapcsolatos releváns levelezésről, dokumentumról és közleményről.

(5)    A Feleknek a vegyes tanácsban született eltérő megállapodása hiányában az albizottságok csak ajánlásokat tehetnek a vegyes bizottságnak.