COMISIA EUROPEANĂ
Bruxelles,13.11.2017
JOIN(2017) 43 final
2017/0299(NLE)
Propunere comună de
DECIZIE A CONSILIULUI
privind poziția care urmează să fie adoptată în numele Uniunii în cadrul Consiliului mixt instituit prin Acordul de dialog politic și de cooperare dintre Uniunea Europeană și statele sale membre, pe de o parte, și Republica Cuba, pe de altă parte, cu privire la adoptarea deciziilor privind regulamentele de procedură al Consiliului mixt și al Comitetului mixt
EXPUNERE DE MOTIVE
1. OBIECTUL PROPUNERII
Prezenta propunere se referă la decizia privind poziția care urmează să fie adoptată în numele Uniunii în cadrul Consiliului mixt instituit prin Acordul de dialog politic și de cooperare dintre UE și Cuba (ADPC) în ceea ce privește adoptarea prevăzută a regulamentelor de procedură al Consiliului mixt și al Comitetului mixt.
2.CONTEXTUL PROPUNERII
2.1. Acordul de dialog politic și de cooperare dintre UE și Cuba
ADPC vizează să ducă relațiile dintre UE și Cuba la un nivel care să reflecte legăturile istorice, economice și culturale puternice dintre cele două părți. Acesta creează un cadru solid, propice pentru consolidarea dialogului politic și a cooperării bilaterale într-o gamă largă de domenii. Acordul va oferi, de asemenea, o platformă de acțiune comună cu privire la aspectele globale în cadrul forurilor multilaterale.
ADPC stabilește principii și obiective generale pentru relația dintre UE și Cuba și creează o structură instituțională pentru gestionarea acordului.
Acesta se aplică cu titlu provizoriu de la 1 noiembrie 2017.
2.2. Consiliul mixt
Consiliul mixt este instituit prin articolul 81 din acord. Principalele sarcini ale acestuia includ supervizarea lucrărilor pentru îndeplinirea obiectivelor ADPC, ghidarea punerii în aplicare a acestuia și examinarea aspectelor majore care survin în contextul ADPC și a oricăror alte chestiuni bilaterale, multilaterale sau internaționale de interes comun.
Consiliul mixt poate să ia decizii pentru a se asigura că obiectivele acordului sunt îndeplinite. Deciziile sunt obligatorii pentru părți, acestea trebuind să ia toate măsurile necesare pentru a le pune în aplicare. De asemenea, Consiliul mixt poate formula recomandări și examina litigii privind obligațiile care revin părților, în vederea găsirii unor soluții reciproc acceptabile, în conformitate cu articolul 85 din acord.
Consiliul mixt este compus din reprezentanți ai părților la nivel ministerial și prezidat în mod alternativ de un reprezentant al UE sau al Cubei. Acesta se întrunește periodic, cel puțin o dată la doi ani, sau conform celor convenite, după caz. Acesta își adoptă propriul regulament de procedură.
2.3. Comitetul mixt
Comitetul mixt este instituit prin articolul 82 din acord. Acesta asistă Consiliul mixt în îndeplinirea sarcinilor sale și este responsabil pentru aplicarea generală a ADPC. Principalele sarcini ale acestuia includ pregătirea reuniunilor și deliberărilor Consiliului mixt, punerea în aplicare, după caz, a deciziilor acestuia și asigurarea continuității relațiilor și bunei funcționări a acordului în general. Acesta va examina chestiunile cu privire la care a fost sesizat de către Consiliul mixt, precum și orice alte chestiuni survenite în cadrul punerii în aplicare curente a ADPC. Comitetul mixt prezintă Consiliului mixt, spre adoptare, proiecte de decizii sau recomandări. Acesta poate stabili subcomitete care au sarcina de a-l asista în exercitarea atribuțiilor sale.
Comitetul mixt este compus din reprezentanți ai părților la nivel de înalți funcționari. Acesta este prezidat în mod alternativ de un reprezentant al UE sau al Cubei. Comitetul mixt se reunește, în mod normal, o dată pe an, alternativ în UE și Cuba. Regulamentul său de procedură este adoptat de Consiliul mixt.
2.4. Actul avut în vedere spre adoptare de către Consiliul mixt
Consiliul mixt urmează să adopte o decizie privind propriul regulament de procedură, precum și privind regulamentul de procedură al Comitetului mixt.
Scopul actului avut în vedere este de a adopta, în conformitate cu articolul 81 alineatul (4) și articolul 82 alineatul (3) din acord, regulamentele de procedură care reglementează funcționarea Consiliului mixt și a Comitetului mixt pentru a permite punerea în aplicare a ADPC.
3.POZIȚIA CARE URMEAZĂ SĂ FIE ADOPTATĂ ÎN NUMELE UNIUNII
Poziția care urmează să fie adoptată în numele Uniunii ar trebui să dea posibilitatea adoptării regulamentelor de procedură al Consiliului mixt și al Comitetului mixt.
4. TEMEI JURIDIC, SUBSIDIARITATE ȘI PROPORȚIONALITATE
4.1. Temeiul juridic procedural
4.1.1. Principii
Articolul 218 alineatul (9) din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene (TFUE) prevede adoptarea deciziilor de stabilire „a pozițiilor care trebuie adoptate în numele Uniunii în cadrul unui organism creat printr-un acord, în cazul în care acest organism trebuie să adopte acte cu efecte juridice, cu excepția actelor care modifică sau completează cadrul instituțional al acordului”.
Noțiunea de „acte cu efecte juridice” include actele care au efecte juridice în temeiul normelor de drept internațional aplicabile organismului în cauză. Sunt, de asemenea, incluse instrumentele care nu au un caracter obligatoriu în temeiul dreptului internațional, dar care „au vocația de a influența în mod decisiv conținutul reglementării adoptate de legiuitorul Uniunii” 1 .
4.1.2. Aplicarea la cazul în discuție
Consiliul mixt și Comitetul mixt sunt organisme instituite prin ADPC.
Actele prevăzute în anexa la prezenta decizie reprezintă acte cu efecte juridice întrucât articolul 81 alineatul (6) din acord împuternicește Consiliul mixt să adopte decizii care sunt obligatorii pentru părți.Actele nu completează și nu modifică cadrul instituțional al acordului.
Prin urmare, temeiul juridic procedural al deciziei propuse este articolul 218 alineatul (9) din TFUE.
4.2. Temeiul juridic material
4.2.1. Principii
Temeiul juridic material al unei decizii adoptate în temeiul articolului 218 alineatul (9) din TFUE depinde în primul rând de obiectivul și de conținutul actului avut în vedere cu privire la care se adoptă o poziție în numele Uniunii. În cazul în care actul avut în vedere urmărește două obiective sau include două elemente, iar unul dintre aceste obiective sau elemente poate fi identificat ca fiind obiectivul sau elementul principal, iar celălalt obiectiv sau element are mai degrabă un caracter accesoriu, decizia trebuie să se întemeieze pe un singur temei juridic material, respectiv cel impus de obiectivul sau de elementul principal sau predominant.
În ceea ce privește un act care urmărește simultan mai multe obiective sau care include mai multe elemente care sunt legate între ele în mod inextricabil, fără ca vreunul să fie accesoriu în raport cu un altul, temeiul juridic material al unei decizii adoptate în temeiul articolului 218 alineatul (9) din TFUE va trebui să includă, în mod excepțional, diferitele temeiuri juridice relevante.
4.2.2. Aplicarea la cazul în discuție
Obiectivul principal și conținutul actelor avute în vedere se referă la punerea în aplicare a acordului.
ADPC urmărește obiective și include elemente din domeniile politicii externe și de securitate comună, ale politicii comerciale comune și ale politicii de cooperare pentru dezvoltare ale UE. Aceste aspecte sunt legate în mod inextricabil, fără ca vreunul să fie accesoriu în raport cu altul. Semnarea de către Uniunea Europeană a ADPC s-a întemeiat pe articolul 37 din Tratatul privind Uniunea Europeană (TUE) și pe articolele 207 și 209 din TFUE.
Prin urmare, poziția UE în ceea ce privește actele avute în vedere ar trebui să se întemeieze pe aceleași temeiuri juridice materiale.
5. CONCLUZII
Având în vedere cele de mai sus, temeiul juridic al deciziei propuse ar trebui să fie articolul 37 din TUE și articolele 207 și 209 din TFUE, coroborate cu articolul 218 alineatul (9) din TFUE.
2017/0299 (NLE)
Propunere comună de
DECIZIE A CONSILIULUI
privind poziția care urmează să fie adoptată în numele Uniunii în cadrul Consiliului mixt instituit prin Acordul de dialog politic și de cooperare dintre Uniunea Europeană și statele sale membre, pe de o parte, și Republica Cuba, pe de altă parte, cu privire la adoptarea deciziilor privind regulamentele de procedură al Consiliului mixt și al Comitetului mixt
CONSILIUL UNIUNII EUROPENE,
având în vedere Tratatul privind Uniunea Europeană, în special articolul 37,
având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene, în special articolele 207 și 209, coroborate cu articolul 218 alineatul (9),
având în vedere propunerea Comisiei Europene și a Înaltului Reprezentant al Uniunii pentru afaceri externe și politica de securitate,
întrucât:
1. Acordul de dialog politic și de cooperare dintre Uniunea Europeană și statele sale membre, pe de o parte, și Republica Cuba, pe de altă parte (denumit în continuare „acordul”), semnat la Bruxelles la 12 decembrie 2016, se aplică cu titlu provizoriu de la 1 noiembrie 2017.
2. Articolele 81 și 82 din acord instituie Consiliul mixt și Comitetul mixt pentru a facilita punerea în aplicare a acordului.
3. Articolul 81 alineatul (4) din acord prevede că respectivul Consiliu mixt urmează să își adopte regulamentul de procedură și articolul 82 alineatul (3) prevede că acesta urmează să stabilească regulamentul de procedură al Comitetului mixt.
4. Articolul 81 alineatele (3) și (5) din acord prevede că respectivul Consiliu mixt este compus din reprezentanți ai părților la nivel ministerial și urmează a fi prezidat în mod alternativ de un reprezentant al UE sau al Cubei.
5. Articolul 82 alineatele (1) și (5) din acord prevede că respectivul Comitet mixt este compus din reprezentanți ai părților la nivel de înalți funcționari și urmează a fi prezidat în mod alternativ de un reprezentant al UE sau al Cubei.
6. Pentru a asigura punerea efectivă în aplicare a acordului, ar trebui adoptate regulamentele de procedură al Consiliului mixt și al Comitetului mixt.
7. Prin urmare, poziția Uniunii în cadrul Consiliului mixt ar trebui să se bazeze pe proiectele de regulamente de procedură al Consiliului mixt și al Comitetului mixt care figurează în anexă,
ADOPTĂ PREZENTA DECIZIE:
Articolul 1
Poziția care urmează să fie adoptată în numele Uniunii în cadrul Consiliului mixt UECuba în ceea ce privește regulamentele de procedură al Consiliului mixt și al Comitetului mixt ar trebui să se bazeze pe textele care figurează în anexa la prezenta decizie.
Articolul 2
Prezenta decizie se adresează Comisiei și Înaltului Reprezentant al Uniunii pentru afaceri externe și politica de securitate.
Adoptată la Bruxelles,
Pentru Consiliu,
Președintele
COMISIA EUROPEANĂ
Bruxelles,13.11.2017
JOIN(2017) 43 final
ANEXĂ
la
Propunerea comună de Decizie a Consiliului
privind poziția care urmează să fie adoptată în numele Uniunii în cadrul Consiliului mixt instituit prin Acordul de dialog politic și de cooperare dintre Uniunea Europeană și statele sale membre, pe de o parte, și Republica Cuba, pe de altă parte, cu privire la adoptarea deciziilor privind regulamentele de procedură al Consiliului mixt și al Comitetului mixt
ANEXĂ
DECIZIA NR. 1/[…] A CONSILIULUI MIXT UE-CUBA
din […]
de adoptare a propriului regulament de procedură, precum și a regulamentului de procedură al Comitetului mixt
CONSILIUL MIXT UE-CUBA,
având în vedere Acordul de dialog politic și de cooperare dintre Uniunea Europeană și statele sale membre, pe de o parte, și Republica Cuba, pe de altă parte (denumit în continuare „acordul”), în special articolul 81 alineatul (4), articolul 82 alineatul (3) și articolul 83 alineatul (5),
întrucât:
În conformitate cu articolul 86 alineatul (4), anumite părți ale acordului se aplică cu titlu provizoriu de la 1 noiembrie 2017 între UE și Cuba.
În temeiul articolului 81 alineatul (4) din acord, Consiliul mixt urmează să își stabilească propriul regulament de procedură.
În temeiul articolului 82 alineatul (1) din acord, Consiliul mixt va fi asistat în îndeplinirea sarcinilor sale de un Comitet mixt.
În temeiul articolului 82 alineatul (3) din acord, Consiliul mixt urmează să stabilească regulamentul de procedură al Comitetului mixt,
DECIDE:
Articolul 1
Se adoptă regulamentul de procedură al Consiliului mixt, precum și regulamentul de procedură al Comitetului mixt, astfel cum figurează în anexele 1 și, respectiv, 2.
Articolul 2
Prezenta decizie intră în vigoare la data adoptării.
Adoptată la …, xxxx.
Pentru Consiliul mixt UE-Cuba,
|
[…] Pentru UE, |
[…] Pentru Cuba, |
ANEXA 1
Regulamentul de procedură al Consiliului mixt
Articolul 1
Dispoziții generale
Consiliul mixt instituit în conformitate cu articolul 81 alineatul (1) din Acordul de dialog politic și de cooperare dintre Uniunea Europeană și statele sale membre, pe de o parte, și Republica Cuba, pe de altă parte (denumit în continuare „acordul”) își exercită atribuțiile astfel cum se prevede la articolul 81 alineatul (2) din acord și își asumă responsabilitatea pentru punerea în aplicare generală a acordului, precum și pentru orice alte chestiuni bilaterale, multilaterale sau internaționale de interes comun.
În conformitate cu articolul 81 alineatul (3) din acord, Consiliul mixt este compus din reprezentanți ai părților. Consiliul mixt se reunește la nivel de miniștri.
Astfel cum se prevede la articolul 81 alineatul (6) din acord și în vederea realizării obiectivelor acordului, Consiliul mixt este împuternicit să ia decizii obligatorii pentru părți. Consiliul mixt ia măsurile necesare pentru a pune în aplicare deciziile respective, inclusiv, dacă este necesar, împuternicind organismele specifice instituite în temeiul acordului să acționeze în numele său. De asemenea, Consiliul mixt poate să formuleze recomandări. Acesta adoptă deciziile și recomandările prin acord între părți, după finalizarea procedurilor interne respective ale părților, în conformitate cu articolul 11. Consiliul mixt poate delega competențele sale Comitetului mixt.
Părțile din prezentul regulament de procedură sunt cele definite la articolul 84 din acord.
Articolul 2
Președinție
Președinția Consiliului mixt este asigurată alternativ, de la o reuniune la alta, fie de către un reprezentant al Uniunii Europene, fie de către un reprezentant al Republicii Cuba. Prima reuniune a Consiliului mixt va fi prezidată de un reprezentant al Uniunii Europene.
Articolul 3
Reuniuni
1.Consiliul mixt se reunește periodic, cel puțin o dată la doi ani, precum și atunci când circumstanțele impun acest lucru, în cazul în care părțile convin astfel. Cu excepția cazului în care părțile convin altfel, Consiliul mixt se reunește în spațiul obișnuit rezervat reuniunilor Consiliului Uniunii Europene.
2.Reuniunile Consiliului mixt se desfășoară la o dată convenită de părți.
3.Reuniunile Consiliului mixt sunt convocate în comun de către secretarii Consiliului mixt, în acord cu președintele Consiliului mixt, cel târziu cu 30 de zile înainte de data reuniunii.
Articolul 4
Reprezentare
1.Membrii Consiliului mixt care nu pot participa la o reuniune pot fi reprezentați. În cazul în care un membru dorește să fie reprezentat, acesta notifică în scris președintelui numele reprezentantului său înainte de reuniunea în cauză.
2.Reprezentantul unui membru al Consiliului mixt exercită toate drepturile membrului titular.
Articolul 5
Delegații
Membrii Consiliului mixt pot fi însoțiți de funcționari. Înaintea fiecărei reuniuni, președintele este informat, prin intermediul secretariatului, cu privire la componența prevăzută a delegației fiecărei părți.
Articolul 6
Secretariat
Un funcționar al Uniunii Europene și un funcționar al guvernului Cuba vor exercita în comun funcțiile de secretari ai Consiliului mixt.
Articolul 7
Corespondență
1.Corespondența adresată Consiliului mixt se trimite secretarului oricăreia dintre părți, care, la rândul său, informează celălalt secretar.
2.Cei doi secretari asigură transmiterea acestei corespondențe președintelui și, dacă este cazul, difuzarea sa membrilor Consiliului mixt.
3.Corespondența astfel difuzată se transmite, după caz, Secretariatului General al Comisiei Europene, Serviciului European de Acțiune Externă, reprezentanțelor permanente ale statelor membre pe lângă Uniunea Europeană, precum și Misiunii Cubei pe lângă Uniunea Europeană și Ministerului Afacerilor Externe al Republicii Cuba.
4.Comunicările președintelui Consiliului mixt sunt trimise destinatarilor de către cei doi secretari, în numele președintelui Consiliului mixt. Aceste comunicări se transmit, dacă este cazul, membrilor Consiliului mixt astfel cum se prevede la alineatul (3).
Articolul 8
Confidențialitate
1.Reuniunile Consiliului mixt nu sunt publice, cu excepția cazului în care se decide altfel.
2.Atunci când o parte transmite Consiliului mixt informații semnalate drept confidențiale, cealaltă parte tratează aceste informații ca atare.
Articolul 9
Ordinea de zi a reuniunilor
1.Președintele stabilește ordinea de zi provizorie a fiecărei reuniuni. Aceasta se transmite de către secretari destinatarilor menționați la articolul 7, cel târziu cu 15 zile calendaristice înainte de data reuniunii.
2.Ordinea de zi provizorie conține punctele a căror înscriere pe ordinea de zi a fost cerută președintelui cel târziu cu 21 de zile calendaristice înainte de începerea reuniunii. Aceste puncte sunt însoțite de documentele justificative relevante care urmează să fie transmise secretarilor înainte de data trimiterii ordinii de zi.
3.Consiliul mixt adoptă ordinea de zi la începutul fiecărei reuniuni. Un punct care nu figurează pe ordinea de zi provizorie poate fi înscris pe ordinea de zi în cazul în care părțile convin astfel.
4.Președintele poate, în urma consultării cu părțile, să reducă termenele indicate la alineatul (1) pentru a lua în considerare cerințele unui caz particular.
5.Consiliul mixt poate, cu acordul părților, să invite experți independenți dintr-un anumit domeniu să participe la reuniunile sale, în calitate de observatori sau pentru a oferi informații cu privire la subiecte specifice. Părțile convin, de la caz la caz, cu privire la termenii și condițiile în care acești experți pot participa la reuniuni și se asigură că aceștia respectă cerințele privind confidențialitatea.
Articolul 10
Procese-verbale
1. Cei doi secretari întocmesc împreună un proiect de proces-verbal pentru fiecare reuniune.
2. Procesul-verbal indică, cu excepția cazului în care se convine altfel în cadrul reuniunii, pentru fiecare punct al ordinii de zi:
documentele prezentate Consiliului mixt;
declarațiile a căror înscriere a fost solicitată de către un membru al Consiliului mixt și
chestiunile asupra cărora părțile au ajuns la un acord, precum, printre altele, deciziile adoptate, declarațiile asupra cărora s-au pus de acord și eventualele concluzii.
3. Proiectul de proces-verbal se supune spre aprobare Consiliului mixt. Consiliul mixt aprobă procesul-verbal cu ocazia următoarei sale reuniuni. Ca alternativă, proiectul de proces-verbal poate fi aprobat în scris.
Articolul 11
Decizii și recomandări
1. Consiliul mixt adoptă decizii și formulează recomandări de comun acord între părți după finalizarea procedurilor interne respective ale părților.
2. Consiliul mixt poate să adopte decizii sau să formuleze recomandări prin procedură scrisă, dacă părțile sunt de acord. În acest scop, proiectul propunerii este transmis în scris membrilor de către președintele Consiliului mixt, în conformitate cu articolul 7, în termen de cel puțin 21 de zile calendaristice în care membrii trebuie să-și facă cunoscute rezervele sau modificările. Președintele poate, în urma consultării cu părțile, să reducă termenele indicate anterior, pentru a lua în considerare cerințele unui caz particular.
3. Documentele adoptate de Consiliul mixt, în conformitate cu articolul 81 alineatul (6) și articolul 81 alineatul (7) din acord, poartă titlul de „decizie” sau de „recomandare”, urmat de un număr de ordine, de anul adoptării și de o descriere a obiectului lor. Acestea se semnează de către președinte. Deciziile și recomandările se transmit destinatarilor menționați la articolul 7. Fiecare parte poate decide în legătură cu publicarea, în propria sa publicație oficială, a deciziilor și recomandărilor Consiliului mixt.
4. Fiecare decizie intră în vigoare la data adoptării sale, cu excepția cazului în care se prevede altfel în decizia respectivă.
Articolul 12
Regimul lingvistic
1. Limbile oficiale ale Consiliului mixt sunt limbile engleză și spaniolă.
2. Cu excepția cazului în care se decide altfel, Consiliul mixt deliberează pe baza documentelor întocmite în aceste limbi.
Articolul 13
Cheltuieli
1. Fiecare parte își asumă orice cheltuieli rezultate în urma participării la reuniunile Consiliului mixt, atât în ceea ce privește cheltuielile cu personalul, cheltuielile de deplasare și diurnele, cât și cheltuielile poștale și de telecomunicații.
2. Cheltuielile legate de serviciile de interpretare la reuniuni și de traducerea și reproducerea documentelor sunt suportate de Uniunea Europeană. În cazul în care Cuba solicită interpretarea sau traducerea în și din alte limbi decât cele prevăzute la articolul 12, cheltuielile aferente sunt suportate de către Republica Cuba.
3. Alte cheltuieli aferente organizării reuniunilor se suportă de partea care găzduiește reuniunile.
Articolul 14
Comitetul mixt
1. În conformitate cu articolul 82 din acord, Consiliul mixt este asistat în exercitarea atribuțiilor sale de către Comitetul mixt. Comitetul mixt este compus din reprezentanți ai părților, în principiu la nivel de înalți funcționari.
2. Comitetul mixt pregătește reuniunile și deliberările Consiliului mixt, monitorizează punerea în aplicare a deciziilor acestuia, dacă este cazul, și asigură, în general, continuitatea relațiilor și buna funcționare a acordului. Comitetul mixt examinează toate problemele care îi sunt transmise de către Consiliul mixt, precum și orice alte probleme care pot să apară în cadrul aplicării acordului. Acesta supune spre aprobare Consiliului mixt propuneri sau proiecte de decizii sau de recomandări.
3. Comitetul mixt adoptă deciziile și formulează recomandările pentru care este împuternicit prin acord. În conformitate cu articolul 82 alineatul (4) din acord, Consiliul mixt poate delega Comitetului mixt competența de a lua decizii.
4. În cazul în care acordul prevede o obligație sau o posibilitate de consultare sau în cazul în care părțile decid de comun acord să se consulte reciproc, aceste consultări pot avea loc în cadrul Comitetului mixt, cu excepția unor prevederi contrare din acord. Consultarea poate fi continuată în cadrul Consiliului mixt în cazul în care cele două părți convin acest lucru.
Articolul 15
Modificarea regulamentului de procedură
Prezentul regulament de procedură poate fi modificat printr-o decizie a Consiliului mixt, în conformitate cu dispozițiile articolului 11.
ANEXA 2
Regulamentul de procedură al Comitetului mixt
Articolul 1
Dispoziții generale
1. Comitetul mixt instituit în conformitate cu articolul 82 din Acordul de dialog politic și de cooperare dintre Uniunea Europeană și statele sale membre, pe de o parte, și Republica Cuba, pe de altă parte (denumit în continuare „acordul”) asistă Consiliul mixt în exercitarea atribuțiilor și funcțiilor sale și îndeplinește sarcinile care îi revin în temeiul prezentului acord și care i-au fost încredințate de Consiliul mixt.
2. Comitetul mixt pregătește reuniunile și deliberările Consiliului mixt, pune în aplicare deciziile acestuia, dacă este cazul, și asigură, în general, continuitatea relațiilor și buna funcționare a acordului. Comitetul mixt examinează toate problemele care îi sunt transmise de către Consiliul mixt, precum și orice alte probleme care pot să apară în cadrul punerii în aplicare curente a acordului. Comitetul mixt prezintă Consiliului mixt, spre adoptare, propuneri sau proiecte de decizii sau recomandări.
3. În conformitate cu articolul 82 alineatul (1) din acord, Comitetul mixt este compus din reprezentanți ai părților la nivel de înalți funcționari, luând în considerare chestiunile specifice care trebuie abordate.
Articolul 2
Președinție
Președinția Comitetului mixt este asigurată alternativ, de la o reuniune la alta, fie de către un reprezentant al Uniunii Europene, fie de către un reprezentant al Republicii Cuba. Prima parte care deține președinția este Republica Cuba.
Articolul 3
Reuniuni
1. În afara cazului în care părțile convin altfel, Comitetul mixt se întrunește în mod regulat, cel puțin o dată pe an. La cererea oricăreia dintre părți, se pot ține sesiuni extraordinare ale Comitetului mixt, dacă părțile sunt de acord.
2. Președintele convoacă fiecare reuniune, locul și data acestora stabilindu-se de comun acord de către părți. Convocarea la reuniune este transmisă membrilor de către secretariatul Comitetului mixt cel târziu cu 28 de zile calendaristice înainte de începerea reuniunii, cu excepția cazului în care părțile convin altfel.
3. În măsura posibilităților, reuniunea ordinară a Comitetului mixt este convocată cu suficient timp înainte de reuniunea ordinară a Consiliului mixt.
4. În mod excepțional și dacă părțile sunt de acord, reuniunile Comitetului mixt pot fi desfășurate și prin orice mijloace tehnologice convenite, de exemplu prin videoconferință.
Articolul 4
Delegații
Înaintea fiecărei reuniuni, părțile sunt informate, prin intermediul secretariatului, cu privire la componența prevăzută a delegației fiecărei părți.
Articolul 5
Secretariat
Câte un funcționar pentru fiecare parte exercită în comun funcția de secretari ai Comitetului mixt și îndeplinesc împreună sarcinile de secretariat, în afara cazului în care prezentul regulament de procedură prevede altfel, într-un spirit de încredere reciprocă și de cooperare.
Articolul 6
Corespondență
1. Corespondența adresată Comitetului mixt se trimite secretarului oricăreia dintre părți, care, la rândul său, informează celălalt secretar.
2. Secretariatul asigură transmiterea corespondenței adresate Comitetului mixt către președinte și difuzarea sa, atunci când este cazul, în conformitate cu articolul 7.
3. Corespondența din partea președintelui este transmisă părților de către secretariat în numele președintelui. Corespondența este difuzată, după caz, în conformitate cu articolul 7.
Articolul 7
Documente
1. Documentele sunt difuzate prin intermediul secretarilor.
2. O parte transmite documentele sale propriului secretar. Secretarul transmite documentele respective secretarului celeilalte părți, fără întârzieri nejustificate.
3. Fiecare secretar transmite documentele reprezentanților competenți ai părții sale, prin includerea sistematică a secretarului celeilalte părți printre destinatari.
Articolul 8
Confidențialitate
Reuniunile Comitetului mixt nu sunt publice, cu excepția cazului în care părțile convin altfel. Atunci când o parte transmite Comitetului mixt informații semnalate drept confidențiale, cealaltă parte tratează aceste informații ca atare.
Articolul 9
Ordinea de zi a reuniunilor
1. Secretariatul stabilește o ordine de zi provizorie pentru fiecare reuniune, precum și un proiect de concluzii operaționale, astfel cum se prevede la articolul 10 de mai jos, pe baza propunerilor părților. Ordinea de zi provizorie cuprinde punctele cu privire la care secretariatul a primit, de la una dintre părți, o cerere de înscriere pe ordinea de zi, însoțită de documentele relevante, cu cel puțin 21 de zile calendaristice înainte de reuniune.
2. Ordinea de zi provizorie, împreună cu documentele relevante, se difuzează astfel cum se prevede la articolul 7, cel târziu cu 20 zile calendaristice înainte de data reuniunii.
3. Comitetul mixt adoptă ordinea de zi la începutul fiecărei reuniuni. Pe ordinea de zi se pot înscrie și alte puncte pe lângă cele care figurează pe ordinea de zi provizorie, dacă părțile convin astfel.
4. Președintele reuniunii Comitetului mixt poate, cu acordul părților, să invite ad-hoc experți independenți dintr-un anumit domeniu să participe la reuniunile sale pentru a oferi informații cu privire la subiecte specifice. Părțile se asigură că acești observatori sau experți respectă cerințele privind confidențialitatea.
5. Președintele reuniunii Comitetului mixt poate, în urma consultării cu părțile, să reducă termenele indicate la alineatele (1) și (2), pentru a lua în considerare cerințele unui caz particular.
Articolul 10
Proces-verbal și concluzii operaționale
1. Cei doi secretari întocmesc împreună un proiect de proces-verbal pentru fiecare reuniune.
2. Procesul-verbal indică, de regulă, pentru fiecare punct al ordinii de zi:
(a) lista participanților, lista funcționarilor care îi însoțesc și lista eventualilor observatori sau experți prezenți la reuniune;
(b) documentele prezentate Comitetului mixt;
(c) declarațiile a căror înscriere a fost solicitată de Comitetul mixt și
(d) concluziile operaționale ale reuniunii.
3. Proiectul procesului-verbal se înaintează spre aprobare Comitetului mixt. Comitetul mixt aprobă procesul-verbal cu ocazia următoarei sale reuniuni sau, alternativ, în scris.
4. Proiectul de concluzii operaționale ale fiecărei reuniuni este redactat de secretarul părții care deține președinția și este transmis părților, împreună cu ordinea de zi, în mod normal cel târziu cu 15 zile calendaristice înainte de începerea reuniunii. Acest proiect este actualizat în cursul reuniunii, iar la sfârșitul acesteia, în afara cazului în care s-a convenit altfel de către părți, Comitetul mixt adoptă concluziile operaționale care reflectă acțiunile subsecvente care urmează a fi întreprinse de părți. După aprobare, concluziile operaționale sunt anexate la procesul-verbal, iar punerea lor în aplicare este examinată în următoarele reuniuni ale Comitetului mixt. În acest scop, Comitetul mixt adoptă un model care să permită urmărirea fiecărei acțiuni în raport cu un anumit termen.
Articolul 11
Decizii și recomandări
1. În cazurile specifice în care acordul îi conferă competența de a adopta decizii sau în care această competență i-a fost delegată de Consiliul mixt, Comitetul mixt adoptă decizii. De asemenea, acesta formulează recomandări. Deciziile și recomandările se adoptă de comun acord între părți, după finalizarea procedurilor interne respective ale părților. Fiecare decizie sau recomandare este semnată de către Uniune și de către Cuba.
2. Comitetul mixt poate să adopte decizii sau să formuleze recomandări prin procedură scrisă, dacă părțile sunt de acord. Procedura scrisă constă într-un schimb de note între cei doi secretari, care acționează în acord cu părțile. În acest scop, textul propunerii este difuzat în conformitate cu articolul 7, cu un termen de cel puțin 21 de zile calendaristice pentru comunicarea eventualelor observații sau obiecții. Președintele Comitetului mixt poate, în urma consultării cu părțile, să reducă acest termen, pentru a lua în considerare cerințele unui caz particular. Odată ce textul a fost convenit, decizia sau recomandarea se semnează de către președinte.
3. Documentele adoptate de Comitetul mixt poartă titlul de „decizie” sau de „recomandare”, urmat de un număr de ordine, de anul adoptării și de o descriere a obiectului lor. Fiecare decizie intră în vigoare la data adoptării sale, cu excepția cazului în care se prevede altfel în decizia respectivă.
4. Deciziile și recomandările sunt transmise ambelor părți.
5. Fiecare parte poate decide în legătură cu publicarea, în propria sa publicație oficială, a deciziilor și recomandărilor Comitetului mixt.
Articolul 12
Rapoarte
Comitetul mixt raportează Consiliului mixt cu privire la activitățile sale și ale subcomitetelor din cadrul său, cu ocazia fiecărei reuniuni ordinare a Consiliului mixt.
Articolul 13
Regimul lingvistic
1. Limbile oficiale ale Comitetului mixt sunt limbile oficiale ale Consiliului mixt.
2. Limbile oficiale ale Comitetului mixt sunt limbile engleză și spaniolă. Cu excepția cazului în care se decide altfel, Comitetul mixt deliberează pe baza documentelor întocmite în aceste limbi.
Articolul 14
Cheltuieli
1. Fiecare parte își asumă orice cheltuieli rezultate în urma participării la reuniunile Comitetului mixt, atât în ceea ce privește cheltuielile cu personalul, cheltuielile de deplasare și diurnele, cât și cheltuielile poștale și de telecomunicații.
2. Cheltuielile legate de organizarea reuniunilor, reproducerea documentelor, precum și cele legate de serviciile de interpretare la reuniuni și de traducerea documentelor în sau din engleză și spaniolă sunt suportate de partea care găzduiește reuniunea. Interpretarea și traducerea în sau din alte limbi sunt suportate direct de partea solicitantă.
Articolul 15
Modificarea regulamentului de procedură
Prezentul regulament de procedură poate fi modificat printr-o decizie a Consiliului mixt, în conformitate cu articolului 11 din regulamentul de procedură al Consiliului mixt.
Articolul 16
Subcomitete
1. În conformitate cu articolul 83 alineatul (3) din acord, Comitetul mixt poate decide să înființeze subcomitete în domenii specifice necesare pentru punerea în aplicare a acordului, pentru a asista Consiliul mixt în exercitarea atribuțiilor sale. Comitetul mixt poate decide desființarea oricărui astfel de subcomitet și poate stabili sau modifica regulamentul de procedură al acestuia. Cu excepția cazului în care se decide altfel, aceste subcomitete își desfășoară activitatea sub autoritatea Comitetului mixt, căruia îi transmit rapoarte după fiecare reuniune.
2. În afara cazului în care există dispoziții diferite prevăzute de acord sau convenite în cadrul Consiliului mixt, prezentul regulament de procedură se aplică mutatis mutandis oricărui subcomitet instituit în temeiul acordului sau al alineatului (1).
3. Reuniunile subcomitetelor pot fi organizate în mod flexibil, în funcție de necesități, fie în persoană, la Bruxelles sau în Cuba, fie, de exemplu, prin videoconferință. Subcomitetele ar trebui să reprezinte platforma pentru monitorizarea progreselor privind apropierea în domenii specifice, pentru discutarea anumitor chestiuni și probleme generate de acest proces și pentru formularea unor recomandări și concluzii operaționale.
4. Secretariatului Comitetului mixt i se transmit copii ale întregii corespondențe relevante, precum și ale tuturor documentelor și comunicărilor pertinente legate de activitatea subcomitetului.
5. În afara cazului în care s-a convenit altfel de către părți în cadrul Consiliului mixt, subcomitetele au numai competența de a formula recomandări adresate Comitetului mixt.