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Assurer la direction, la coordination, l’échange d’information et l’animation des unités de la direction;

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Assurer la fonction d’ordonnateur subdélégué;

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Contribuer à la définition des objectifs et stratégies dans le domaine de la sécurité ainsi qu’à leur mise en œuvre par les services concernés;

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Assurer et adopter une politique de gestion du personnel spécifique et adaptée aux besoins de la DG avec l’optimalisation des ressources humaines par secteur d’activité, la formation initiale et continue du personnel, la gestion du planning pour les agents de sécurité et de l’accréditation;

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Apporter, en permanence, des solutions appropriées aux exigences relevant de la sécurité au travers de services de prévention et de surveillance à distance des immeubles et des installations techniques;

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Assurer la gestion budgétaire et financière des contrats, de la programmation et des marchés de la DG;

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Assurer l’installation, le fonctionnement et l’entretien des systèmes de sécurité physiques de l’institution sur les trois sites — doter l’institution d’un concept et d’une technologie moderne en matière de sécurité en assurant son fonctionnement permanent (iPACS- «Integrated Parliament Access Control»);

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Mettre en œuvre les décisions du Bureau relatives au renforcement du niveau de protection de tous les bâtiments du Parlement sur les trois lieux d’affectation ainsi qu’à la création de périmètres externes de sécurité autour de ceux-ci;

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Évaluer, adapter et harmoniser les mesures de sécurité appliquées aux bureaux de liaison du Parlement européen dans les États membres;

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Assurer le secrétariat du «Security Management Steering Committee» et la gestion du «Network of Security Correspondants».

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Assumer la permanence 24 h/7 j, assurer le suivi et le feedback sur tous les aspects relevant de la sécurité générale et de la sécurité incendie avec la même cohérence d’action sur les trois lieux d’affectation du Parlement européen;

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Assister les députés, le personnel, les délégations, les visiteurs en collaboration avec les unités de sécurité et de prévention pendant les heures de travail;

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Assurer la mise en place des fonctions de sécurité générale et de sécurité incendie en-dehors des heures de travail (nuits-weekends-jours fériés) sur Bruxelles et Strasbourg. Gérer le dossier relatif à l’internalisation sur Luxembourg tout en continuant le suivi du travail de la firme de gardiennage;

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Garantir une excellente communication et une interaction proactive avec les directions A et B de la DG SAFE et des différents services concernés de l’institution (Protocole, Service médical, infrastructures, etc.);

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Adapter en temps réel, lors de chaque situation de crise affectant le bon fonctionnement des services du Parlement européen, les dispositifs de sécurité aux besoins de l’institution, assurer une liaison efficace entre les services impliqués ainsi que la communication avec les services nationaux de secours et de sécurité;

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Recueillir les informations, les traiter et les classifier. Trouver les solutions appropriées, coordonner les actions et s’assurer de leurs suivis. Donner un feedback aux services concernés;

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Aider à la résolution d’incidents et/ou situations conflictuelles dans les bâtiments du Parlement européen via la salle de commande et de contrôle.

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Assurer la planification annuelle de plus de 700 collègues de la DG SAFE et développer les synergies avec les services opérationnels et notamment la cellule «Need to Know» en vue de couvrir tous les besoins de sécurité de l’institution en fonction de l’activité parlementaire et aussi de garantir la conciliation «vie privée/professionnelle» des agents. Développer les outils IT de planification pour répondre aux exigences de l’institution en matière de capacité, de flexibilité et de transparence;

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Définir et mettre en œuvre la nouvelle politique de gestion du personnel de la DG SAFE. Assurer la gestion des ressources humaines de la DG: carrières des fonctionnaires et autres agents (concours, recrutements, notation, mobilité, activités extérieures, démissions, retraites, indemnités, etc.), conditions de travail, postes à l’organigramme (revalorisation de postes, mouvements Ringbook, etc.), et enveloppes budgétaires de la DG (missions, agents contractuels, intérimaires, formations);

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Développer un programme de professionnalisation des personnels de sécurité et de gestion des talents axé sur les besoins de la DG SAFE. Mettre en place un outil de gestion intégré de développement de compétences. Définir les besoins de formations de la DG pour garantir l’acquisition de nouvelles compétences et techniques de sécurité et répondre aux exigences de sécurité du Parlement européen. Établir le plan de formation pour la DG et veiller à sa bonne exécution afin d’atteindre les objectifs de formation;

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Mettre en œuvre la politique du bien-être au sein de la DG SAFE afin de garantir à ses agents les meilleures conditions de travail possibles dans le respect des règles en vigueur. Finaliser une vision d’ensemble de l’occupation des bureaux par la DG SAFE, assurer la gestion des biens immobiliers (GBI), l’équipement et la livraison annuelle des tenues de service et de protection des 700 agents et coordinateurs.

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Assurer la gestion budgétaire, à savoir la coordination, l’accompagnement, le conseil et l’assistance aux services afin d’assurer la préparation et l’exécution du budget de la DG SAFE; assurer le suivi budgétaire de l’exécution des contrats et/ou des bons de commande (préparation & suivi des dossiers d’engagement et de paiement & gestion des recettes affectées). Effectuer les régularisations des dépenses de sécurité des Maisons de l’Europe; assurer les contacts et la correspondance avec les contractants; établir les ordres de recouvrement et exonérations de TVA;

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Assurer la gestion des marchés publics et des contrats, à savoir la coordination, l’accompagnement, le conseil et l’assistance à tous les services opérationnels de la DG SAFE afin d’assurer la bonne programmation annuelle des appels d’offres de la DG ainsi que son suivi; rédiger les documents d’appels d’offres, lancer les procédures (y compris via eTendering), assurer la gestion et le suivi des marchés publics jusqu’à l’attribution des marchés; assurer le suivi de l’exécution des contrats et préparer les avenants;

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Assurer le contrôle ex ante des procédures de marché et de tous les actes budgétaires, de la bonne tenue de l’inventaire financier (ELS) et de la conservation de tous les actes budgétaires et pièces justificatives y afférentes et des documents relatifs aux procédures de passation de marchés;

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Rédiger les rapports périodiques et annuels d’activité, les réponses aux résolutions budgétaires et aux questionnaires du Parlement (Commissions BUDG et CONT) ainsi qu’aux instances de contrôle (Auditeur interne, Cour des comptes, etc.); assurer le suivi des «normes minimales de contrôle interne», y compris les fonctions sensibles et le Risk Register;

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Assurer le suivi budgétaire et l’exécution des éventuels coûts générés par le Memorandum of Understanding (MoU) dans tous les contrats du Parlement européen, représenter la DG SAFE dans les groupes de travail FMP, InterDG Steering group Finance et EMAS (y inclus GT GPP et Waste Committee), GIDOC, GEDA Steering Committee, FMS.

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Assurer l’installation, le fonctionnement et l’entretien des systèmes de sécurité physique sur les trois sites (Bruxelles, Strasbourg, Luxembourg);

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Garantir les opérations TIC, le support informatique et le développement des systèmes d’information (SI);

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Assurer l’exécution et la planification des marchés et la mise en œuvre du budget pour les systèmes technologiques et de sécurité physique;

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Assurer le suivi des installations et systèmes de sécurité physique dans les bureaux de liaison du PE en collaboration avec les autres services concernés;

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Assurer la rédaction, la gestion et le contrôle de la mise en œuvre de la politique de la sécurité des informations.