1.

Overeenkomstig de basisbeschikking moeten uitgaven om subsidiabel te zijn:

2.

In het geval van meerjarenacties in de zin van artikel 13, lid 6, van de basisbeschikking wordt alleen het door een jaarprogramma medegefinancierde gedeelte beschouwd als een project voor de toepassing van deze subsidiabiliteitsvoorschriften.

3.

Door het Fonds gesteunde projecten worden niet gefinancierd uit andere bronnen die onder de begroting van de Gemeenschap vallen. Door het Fonds gesteunde projecten worden medegefinancierd door openbare of particuliere bronnen.

1.

Door het Fonds gesteunde projecten mogen geen winstoogmerk hebben. Wanneer, op het einde van het project, de inkomstenbronnen, met inbegrip van de gegenereerde ontvangsten, meer bedragen dan de uitgaven, wordt de bijdrage van het Fonds aan het project dienovereenkomstig verminderd. Alle bronnen van inkomsten moeten in de rekeningen of belastingdocumenten van de eindbegunstigde worden opgenomen en moeten identificeerbaar en controleerbaar zijn.

2.

De ontvangsten van het project zullen bestaan uit financiële bijdragen die voor het project worden verleend door het Fonds en door openbare of particuliere bronnen, inclusief de eigen bijdrage van de eindbegunstigde, alsmede uit alle ontvangsten die het project genereert. Voor de toepassing van deze regel wordt onder „ontvangsten” verstaan: de door een project tijdens de in punt I.4 bedoelde subsidiabiliteitsperiode ontvangen inkomsten uit verkoop, verhuring, dienstverlening, inschrijfgelden en alle andere vergelijkbare inkomsten.

3.

De uit de toepassing van het non-profitbeginsel voortvloeiende bijdrage van de Gemeenschap, zoals vermeld in artikel 12, onder c), van deze beschikking, zal gelijk zijn aan het verschil tussen de „totale subsidiabele kosten” enerzijds en de „bijdrage van derden” en „door het project gegenereerde ontvangsten” anderzijds.

1.

De kosten verbonden aan een project moeten zijn gemaakt en de respectievelijke betalingen (met uitzondering van afschrijvingen) moeten zijn gedaan na 1 januari van het jaar waarop het financieringsbesluit, waarbij het jaarprogramma van de lidstaten wordt goedgekeurd, betrekking heeft. De subsidiabiliteitsperiode loopt tot 30 juni van het jaar N (2) +2; dat wil zeggen dat de aan een project verbonden kosten vóór die datum moeten zijn gemaakt.

2.

Een uitzondering op de subsidiabiliteitsperiode als bedoeld in punt 1 wordt gemaakt voor:

1.

De uitgaven komen overeen met de betalingen die door de eindbegunstigde zijn verricht. Deze moeten plaatsvinden in de vorm van financiële (contante) verrichtingen, met uitzondering van afschrijvingen.

2.

In de regel worden uitgaven gestaafd met officiële facturen. Indien dit niet mogelijk is, moeten uitgaven worden gestaafd door boekhoudbescheiden of documenten met gelijke bewijswaarde.

3.

Uitgaven moeten identificeerbaar en controleerbaar zijn. In het bijzonder:

4.

Voor zover nodig, bewaren eindbegunstigden gewaarmerkte afschriften van de boekhoudbescheiden die inkomsten en uitgaven van de bij het project betrokken partners rechtvaardigen.

5.

De opslag en de verwerking van dergelijke gegevens als bedoeld in de punten 2 tot en met 4 moeten gebeuren volgens de nationale wetgeving inzake gegevensbescherming.

1.

Uitgaven voor in artikel 4 van de basisbeschikking beschreven acties moeten:

2.

Partners bij het project die zijn ingeschreven en opgericht in derde landen, kunnen aan projecten alleen deelnemen mits hierdoor geen kosten ontstaan, behalve in het geval van internationale overheidsorganisaties die zijn opgericht bij intergouvernementele overeenkomsten en van gespecialiseerde agentschappen die door dergelijke organisaties worden opgezet, het Internationaal Comité van het Rode Kruis (ICRK) en de internationale federatie van de nationale verenigingen van het Rode Kruis en de Rode Halve Maan.

1.

De kosten voor personeel van het project, met inbegrip van de eigenlijke salarissen, socialezekerheidsbijdragen en andere statutaire kosten, zijn subsidiabel, mits deze kosten het gebruikelijke loonbeleid van de begunstigde weerspiegelen.

2.

Voor internationale organisaties kunnen de subsidiabele kosten voor personeel ook voorzieningen omvatten ter dekking van statutaire verplichtingen en rechten in verband met de bezoldiging.

3.

De overeenkomstige salariskosten van personeel van overheidsinstanties zijn subsidiabel voor zover zij verband houden met de kosten van activiteiten die de betrokken overheidsinstantie niet zou ondernemen indien het betrokken project niet zou worden uitgevoerd; dit personeel wordt gedetacheerd of toegewezen voor de uitvoering van het project door een schriftelijk besluit van de eindbegunstigde.

4.

Personeelskosten worden nader gedetailleerd in de begrotingsraming, waarbij de functies en het aantal personeelsleden worden vermeld.

1.

Reis- en verblijfkosten zijn subsidiabel als directe kosten voor personeel en andere personen die deelnemen aan de activiteiten van het project en die voor de uitvoering van het project noodzakelijk moeten reizen.

2.

Reiskosten komen in aanmerking op grond van de werkelijk gemaakte kosten. De terugbetaling moet gebaseerd zijn op de goedkoopste vorm van openbaar vervoer en vliegtuigreizen zijn in de regel pas toegelaten voor reizen van meer dan 800 km heen en terug, behalve indien luchtvervoer op grond van de plaats van bestemming gerechtvaardigd is. Wanneer van een particulier voertuig wordt gebruikgemaakt, gebeurt de vergoeding normaliter ofwel op basis van de kosten voor openbaar vervoer, ofwel op basis van kilometertarieven volgens voorschriften die officieel door de betrokken lidstaat zijn gepubliceerd of door de eindbegunstigde worden toegepast.

3.

Verblijfkosten komen in aanmerking op grond van reële kosten of dagvergoedingen. Wanneer een organisatie haar eigen tarieven heeft (vergoedingen voor verblijfkosten), moeten deze worden toegepast binnen de grenzen die door de lidstaat overeenkomstig de nationale wetgeving en praktijken zijn vastgesteld. Vergoedingen voor verblijfkosten zijn normaliter bestemd voor plaatselijk vervoer (inclusief taxi's), huisvesting, maaltijden, plaatselijke telefoongesprekken en diversen.

1.

Kosten die betrekking hebben op de aanschaf van materieel zijn alleen subsidiabel indien zij essentieel zijn voor de uitvoering van het project. De technische eigenschappen van het materieel moeten in overeenstemming zijn met de eisen van het project en met de geldende normen en standaarden.

2.

De keuze tussen leasing, huur of koop moet altijd zijn gebaseerd op de goedkoopste optie. Indien leasing of huur niet mogelijk is wegens de korte duur van het project of de snelle waardevermindering, kunnen aankoopkosten in aanmerking komen.

1.

Wanneer materieel wordt aangekocht tijdens de levensduur van het project, moet in de begroting worden gespecificeerd of de volledige kosten zijn opgenomen, of alleen dat deel van de afschrijvingen van het materieel dat overeenstemt met de duur van het gebruik voor het project en met de mate waarin het daadwerkelijk voor het project wordt gebruikt. Dit laatste wordt berekend overeenkomstig de geldende nationale voorschriften.

2.

Materieel dat vóór de levensduur van het project werd aangekocht, maar dat wordt gebruikt voor het project, is subsidiabel op grond van afschrijvingen. Deze kosten zijn echter niet subsidiabel wanneer het materieel oorspronkelijk werd aangekocht via een subsidie van de Gemeenschap.

3.

Voor afzonderlijke artikelen die minder dan 20 000 EUR kosten, zijn de volledige aankoopkosten subsidiabel, op voorwaarde dat het materieel wordt aangekocht vóór de laatste drie maanden van het project. Afzonderlijke artikelen die 20 000 EUR of meer kosten, zijn alleen subsidiabel op basis van afschrijvingen.

a)

het onroerend goed mag niet zijn aangekocht via een subsidie van de Gemeenschap;

b)

het onroerend goed mag alleen worden gebruikt voor de uitvoering van het project. Zo niet, is alleen het deel van de kosten dat overeenstemt met het gebruik voor het project subsidiabel.

1.

Als algemene regel moeten eindbegunstigden in staat zijn de werkzaamheden zelf te beheren. Het bedrag dat overeenstemt met de taken die in het kader van het project moeten worden uitbesteed, moet in de subsidieovereenkomst duidelijk worden aangegeven.

2.

Uitgaven betreffende de volgende onderaannemingscontracten komen niet in aanmerking voor medefinanciering door het Fonds:

3.

De onderaannemers moeten alle audit- en controleorganen voor alle onderaannemingscontracten alle vereiste informatie betreffende de in onderaanneming gegeven activiteiten verschaffen.

1.

Met het oog op de verlening van bijstand zijn aankopen die zijn gedaan door de eindbegunstigde ten bate van onderdanen van derde landen die onder de reikwijdte van het Fonds vallen, als gedefinieerd in de basisbeschikking, en terugbetalingen door de eindbegunstigde van kosten die zijn gedaan door bedoelde personen, subsidiabel onder de volgende specifieke voorwaarden:

2.

In het geval van acties waarvoor de deelname noodzakelijk is van personen die onder de reikwijdte van het Fonds vallen (bijv. een opleidingscursus), kunnen kleine geldelijke stimulansen worden verstrekt als extra bijstand, mits het totaalbedrag niet groter is dan 25 000 EUR per project en het wordt verdeeld per persoon voor elk evenement, cursus, e.d. De eindbegunstigde houdt een lijst bij van de personen, de tijd en plaats van betaling en zorgt voor een degelijke follow-up om elke dubbele financiering of elk misbruik van middelen te vermijden.

1.

De subsidiabele indirecte kosten van de actie zijn de kosten die, met inachtneming van de subsidiabiliteitsvoorwaarden als beschreven in punt I.1.1, niet kunnen worden aangewezen als specifieke kosten van de actie die rechtstreeks verband houden met de uitvoering ervan.

2.

Bij wijze van uitzondering op punt I.1.1, onder e), en punt I.5, kunnen de indirecte kosten voor de uitvoering van de actie voor subsidiëring in aanmerking komen op basis van een forfaitair bedrag, uitgedrukt als een percentage van het totaalbedrag van de subsidiabele directe kosten, met een maximum van 7 %.

3.

Organisaties die een exploitatiesubsidie ontvangen uit de EU-begroting, kunnen geen indirecte kosten opnemen in hun begrotingsraming.

a)

btw, behalve wanneer de eindbegunstigde kan aantonen dat hij deze niet kan terugvorderen;

b)

kapitaalopbrengsten, schulden en kosten van schulden, rente op schulden, commissies voor het wisselen van geld en wisselkoersverliezen, voorzieningen voor eventuele toekomstige verliezen of schulden, verschuldigde rente, dubieuze vorderingen, boetes, financiële sancties, gerechtskosten en buitensporige of roekeloze uitgaven;

c)

uitsluitend voor de personeelsleden van het project bestemde kosten voor ontspanning; ontvangstkosten bij sociale evenementen in verband met het project, zoals de beëindiging van het project of de bijeenkomsten van de projectstuurgroep zijn toegestaan binnen redelijke grenzen;

d)

kosten die reeds door de eindbegunstigde zijn gedeclareerd en in aanmerking genomen in het kader van een ander project of een ander werkprogramma, gesubsidieerd door de Gemeenschap;

e)

de aankoop van grond en de aankoop, bouw en renovatie van onroerend goed;

f)

bijdragen in natura.

1.

Alle kosten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het Fonds door de verantwoordelijke instantie, de gedelegeerde instantie, de auditinstantie, de certificeringsinstantie of andere organen die bijstand verlenen voor de taken als bedoeld in punt 2, zijn subsidiabel onder technische bijstand, binnen de grenzen als genoemd in artikel 15 van de basisbeschikking.

2.

Dit omvat de volgende maatregelen:

3.

Activiteiten die verband houden met technische bijstand moeten worden uitgevoerd en de bijbehorende betalingen moeten worden gedaan na 1 januari van het jaar waarop het financieringsbesluit, waarbij de jaarprogramma's van de lidstaten worden goedgekeurd, betrekking heeft. De subsidiabiliteitsperiode loopt uiterlijk tot de uiterste datum voor de indiening van het eindverslag over de uitvoering van het jaarprogramma.

4.

Elke aanbesteding moet gebeuren volgens de in de lidstaten opgestelde nationale voorschriften voor aanbestedingen.

5.

De lidstaten kunnen maatregelen van technische bijstand voor dit Fonds uitvoeren samen met maatregelen van technische bijstand voor sommige of alle van de vier Fondsen. In dat geval komt echter alleen het gedeelte van de kosten dat is gebruikt voor de uitvoering van de gemeenschappelijke maatregel die met dit Fonds overeenstemt, voor financiering onder dit Fonds in aanmerking, en waarborgen de lidstaten dat: