5.9.2014   

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

L 266/223

—

gezien de definitieve jaarrekening van het Europees Instituut voor gendergelijkheid voor het begrotingsjaar 2012,

—

gezien het verslag van de Rekenkamer over de jaarrekening van het Europees Instituut voor gendergelijkheid voor het begrotingsjaar 2012, vergezeld van de antwoorden van het Instituut (1),

—

gezien de aanbeveling van de Raad van 18 februari 2014 (05849/2014 — C7-0054/2014),

—

gezien artikel 319 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

—

gezien Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (2), en met name artikel 185,

—

gezien Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie en tot intrekking van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 (3), en met name artikel 208,

—

gezien Verordening (EG) nr. 1922/2006 van het Europees Parlement en de Raad van 20 december 2006 tot oprichting van een Europees Instituut voor gendergelijkheid (4), en met name artikel 15,

—

gezien Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie van 19 november 2002 houdende de financiële kaderregeling van de organen, bedoeld in artikel 185 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (5),

—

gezien Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013 van de Commissie van 30 september 2013 houdende de financiële kaderregeling van de organen, bedoeld in artikel 208 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (6), en met name artikel 108,

—

gezien zijn eerdere kwijtingsbesluiten en -resoluties,

—

gezien artikel 77 en bijlage VI van zijn Reglement,

—

gezien het verslag van de Commissie begrotingscontrole en het advies van de Commissie rechten van de vrouw en gendergelijkheid (A7-0230/2014),

A.

overwegende dat volgens zijn financiële staten de definitieve begroting van het Europees Instituut voor gendergelijkheid (hierna: „het Instituut”) voor het begrotingsjaar 2012 in totaal 7 741 800 EUR bedroeg, hetgeen een toename van 2,81 % ten opzichte van 2011 betekent; overwegende dat de begroting van het Instituut helemaal gefinancierd wordt uit de begroting van de Unie;

B.

overwegende dat de Rekenkamer verklaard heeft redelijke zekerheid te hebben verkregen dat de jaarrekening van het Instituut voor het begrotingsjaar 2012 betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn;

1.

verneemt van het Instituut dat het een aantal kortetermijn- en langetermijnmaatregelen heeft aangenomen teneinde de begrotingsplanning en -uitvoering te verbeteren en een behoorlijk uitvoeringspercentage van de begroting te waarborgen; wijst erop dat het Instituut tevens een fysieke inventarisatie heeft uitgevoerd en het proces van schatting van de transitorische passiva heeft gewijzigd en dat de Rekenkamer deze maatregelen als „afgerond” beschouwt;

2.

merkt op dat inspanningen op het gebied van begrotingstoezicht gedurende het begrotingsjaar 2012 hebben geresulteerd in een uitvoeringspercentage van de begroting van 95,56 % en dat het uitvoeringspercentage van de betalingskredieten 63,95 % bedroeg;

3.

verneemt van het Instituut dat het van plan is om in het derde kwartaal van 2014 richtsnoeren voor begrotingstoezicht uit te werken, onder meer met betrekking tot een controlefunctie en afwijkingen, zodat een adequaat toezicht op en een adequate verslaglegging over de uitvoering van de begroting kunnen worden gewaarborgd; verzoekt het Instituut om de kwijtingsautoriteit op de hoogte te stellen van de stand van zaken van deze maatregel;

4.

verzoekt het Instituut in zijn jaarlijkse werkprogramma, bij de vaststelling van betalingsverplichtingen en begrotingsprioriteiten, rekening te houden met de activiteiten die zijn opgenomen in het samenwerkingsplan dat is overeengekomen met de Commissie rechten van de vrouw en gendergelijkheid;

5.

constateert dat het Instituut het totale niveau van de overdrachten van vastgelegde kredieten heeft teruggebracht van 50 % in 2011 tot 32 % in 2012; wijst erop dat de overdrachten naar 2013 neerkomen op 2 500 000 EUR en hoofdzakelijk betrekking hebben op titel II (administratieve uitgaven) met 300 000 EUR en titel III (beleidsuitgaven) met 2 100 000 EUR, ofwel 23 %, respectievelijk 59 % van de desbetreffende vastgelegde kredieten; neemt ter kennis dat de overdrachten voor titel II voornamelijk betrekking hebben op vastleggingen die aan het einde van 2012 werden gedaan in verband met de verhuizing naar het nieuwe kantoorgebouw, die in januari 2013 plaatsvond, terwijl de overdrachten voor titel III hoofdzakelijk verband houden met aanbestedingsprocedures die laat in 2012 werden afgesloten; merkt verder op dat slechts 7 % van de vastgelegde kredieten die van 2011 naar 2012 zijn overgedragen, niet werd gebruikt en moest worden geannuleerd;

6.

merkt met voldoening op dat zowel uit het jaarlijks activiteitenverslag als uit de bevindingen van de Rekenkamer blijkt dat het niveau en de aard van de overschrijvingen in 2012 binnen de grenzen van de financiële voorschriften zijn gebleven; complimenteert het Instituut met zijn degelijke begrotingsplanning;

7.

roept het Instituut op de tekortkomingen aan te pakken die de Rekenkamer heeft geconstateerd in de documentatie van aanwervingsprocedures; wijst er met name op dat er geen bewijs was dat de vragen voor schriftelijke tests en sollicitatiegesprekken, alsmede de respectieve weging ervan werden opgesteld voordat de sollicitaties werden onderzocht;

8.

stelt met bezorgdheid vast dat het Instituut geen geformaliseerde procedure kent voor de planning en monitoring van aanbestedingen; wijst er met name op dat zijn jaarlijks werkprogramma geen aanbestedingsschema bevat dat aan de geplande activiteiten gekoppeld is en de optimale omvang en timing van aanbestedingen zou aangeven;

9.

verneemt van het Instituut dat het, om de planning en monitoring van aanbestedingen te verbeteren, momenteel een monitoringtool aan het ontwikkelen is die de verwachte data van elke stap in de jaarlijkse aanbestedingsprocedures in de gaten houdt; verzoekt het Instituut de kwijtingsautoriteit te informeren wanneer deze tool volledig geïmplementeerd is, en tot dat moment de kwijtingsautoriteit op de hoogte te houden van de stand van zaken met betrekking tot de ontwikkeling en implementatie van deze tool;

10.

constateert dat het beleid van het Instituut ten aanzien van belangenconflicten op 12 november 2013 bij de Commissie is ingediend voor raadpleging; verzoekt het Instituut de kwijtingsautoriteit op de hoogte te brengen van de uitkomst van die raadpleging en van de definitieve goedkeuring van zijn beleid ten aanzien van belangenconflicten;

11.

wijst erop dat de cv’s en de belangenverklaringen van de leden van de raad van bestuur, de directeur en het hoger management niet openbaar zijn; verzoekt het Instituut dit op zo kort mogelijke termijn te corrigeren;

12.

verneemt van het Instituut dat de dienst Interne Audit van de Commissie (DIA) in 2012 controlewerkzaamheden heeft uitgevoerd overeenkomstig het strategisch controleplan van het Instituut; wijst erop dat deze werkzaamheden een controle van de begrotingsuitvoering omvatten, waarbij goede praktijken zijn vastgesteld, maar ook vier zeer belangrijke aanbevelingen werden gedaan; neemt kennis van het actieplan van het Instituut om de risico’s aan te pakken en wijst erop dat de DIA dit adequaat achtte; stelt vast dat er per 31 december 2012 geen essentiële aanbevelingen meer openstonden; is echter bezorgd over het feit dat de uitvoering van twee zeer belangrijke aanbevelingen uit 2011 is vertraagd;

13.

verlangt dat het Instituut de resultaten van zijn activiteiten en de invloed daarvan op de Europese burgers op een gemakkelijk toegankelijke wijze openbaar maakt, voornamelijk op zijn website;

14.

benadrukt de vorderingen die het Instituut heeft geboekt bij het afronden van zijn personeelsformatie, wat zal bijdragen aan de doeltreffende werking ervan;

15.

neemt kennis van de voornaamste bevindingen uit het activiteitenverslag van het Instituut en wijst erop dat het Instituut in 2012 twee verslagen heeft opgesteld voor het voorzitterschap, met de nadruk op „gendergelijkheid — klimaatverandering” en „geweld tegen vrouwen — slachtofferondersteuning”, de ontwikkeling van de gendergelijkheidsindex heeft afgerond, zeven onderzoeken heeft opgestart en een onlinedatabank van genderopleidingsmogelijkheden heeft ontwikkeld;

16.

verwijst voor andere, horizontale opmerkingen bij zijn kwijtingbesluit naar zijn resolutie van 3 april 2014 (7) over de prestaties, het financiële beheer en de controle van de agentschappen.