32002D0307

Decisione della Commissione

del 18 dicembre 2001

recante modalità di esecuzione della decisione 2000/596/CE del Consiglio per quanto riguarda i sistemi di gestione e di controllo e le procedure di attuazione delle rettifiche finanziarie nell'ambito delle azioni cofinanziate dal Fondo europeo per i rifugiati

[notificata con il numero C(2001) 4372]

(2002/307/CE)

LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea,

vista la decisione 2000/596/CE del Consiglio, del 28 settembre 2000, che istituisce un Fondo europeo per i rifugiati(1), e in particolare l'articolo 24,

sentito il comitato istituito dall'articolo 21, paragrafo 1, della decisione 2000/596/CE,

considerando quanto segue:

(1) Al fine di garantire una buona gestione finanziaria dei contributi erogati nell'ambito del Fondo europeo per i rifugiati (in appresso "Fondo"), è necessario che gli Stati membri definiscano degli orientamenti in materia di organizzazione dei compiti assegnati all'autorità responsabile dell'esecuzione delle azioni cofinanziate.

(2) Per un impiego dei fondi comunitari conforme ai principi di corretta gestione finanziaria, è opportuno che gli Stati membri predispongano sistemi di gestione e di controllo idonei a garantire un'adeguata pista di controllo e forniscano alla Commissione l'assistenza necessaria per l'esecuzione dei controlli, anche a campione.

(3) Al fine di garantire un impiego efficace e adeguato dei fondi comunitari, è opportuno stabilire criteri uniformi per i controlli effettuati dagli Stati membri a norma dell'articolo 18 della decisione 2000/596/CE.

(4) Per garantire un trattamento uniforme delle dichiarazioni di spesa per le quali è richiesto il contributo del Fondo ai sensi dell'articolo 17, paragrafo 2, della decisione 2000/596/CE, occorre definire un modello standard di dichiarazione di spesa.

(5) Al fine di consentire il recupero, a norma dell'articolo 18, paragrafo 1, della decisione 2000/596/CE, degli importi indebitamente versati, è necessario disporre che i casi di irregolarità individuati siano segnalati alla Commissione e che siano fornite informazioni relative allo svolgimento delle procedure amministrative o giudiziarie.

(6) A norma dell'articolo 19, paragrafo 1, della decisione 2000/596/CE, gli Stati membri procedono alle necessarie rettifiche finanziarie connesse con l'irregolarità isolata o sistemica che comportano la soppressione totale o parziale della partecipazione comunitaria. Al fine di garantire un'applicazione uniforme di tale disposizione in tutta la Comunità, occorre definire le norme per la determinazione delle rettifiche da effettuare e disporre che la Commissione ne sia informata.

(7) Se uno Stato membro non adempie agli obblighi che gli incombono in forza dell'articolo 19, paragrafo 1, della decisione 2000/596/CE o a quelli derivanti dall'articolo 18, la Commissione stessa può effettuare rettifiche finanziarie a norma dell'articolo 18, paragrafo 4, della decisione. Ogniqualvolta ciò sia possibile o attuabile, occorre che l'importo di tali rettifiche sia valutato sulla base dei singoli fascicoli e sia pari all'importo delle spese che sono state erroneamente imputate al Fondo, in considerazione del principio di proporzionalità. Quando non sia possibile o fattibile quantificare con esattezza le conseguenze finanziarie dell'irregolarità, o nei casi in cui l'annullamento di tutte le spese interessate costituirebbe una misura sproporzionata, è necessario che la Commissione calcoli le rettifiche - per estrapolazione o su base forfetaria - in funzione della sua valutazione circa il volume e le conseguenze finanziarie dell'irregolarità che lo Stato membro ha omesso di prevenire, individuare o correggere.

(8) Occorre precisare talune disposizioni in ordine alla procedura di cui all'articolo 19, paragrafo 1, della decisione 2000/596/CE e prevedere l'applicazione della stessa procedura nei casi di cui all'articolo 18, paragrafo 4, lettera b), della decisione.

(9) È necessario stabilire il tasso degli interessi di mora applicabile agli importi oggetto di ripetizione dell'indebito che devono essere riversati alla Commissione in conformità dell'articolo 19, paragrafo 3, della decisione 2000/596/CE.

(10) La presente decisione deve applicarsi fatte salve le disposizioni relative al recupero degli aiuti di Stato di cui all'articolo 14 del regolamento (CE) n. 659/1999 del Consiglio, del 22 marzo 1999, recante modalità di applicazione dell'articolo 93 del trattato CE(2).

(11) La presente decisione deve altresì applicarsi nel rispetto delle disposizioni del regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96 del Consiglio, dell'11 novembre 1996, relativo ai controlli e alle verifiche sul posto effettuati dalla Commissione ai fini della tutela degli interessi finanziari delle Comunità europee contro le frodi e altre irregolarità(3),

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

CAPO I

CAMPO D'APPLICAZIONE E DEFINIZIONI

Articolo 1

La presente decisione stabilisce le modalità d'applicazione della decisione 2000/596/CE per quanto riguarda i sistemi di gestione e di controllo del contributo concesso nell'ambito del Fondo europeo per i rifugiati (in appresso il "Fondo") e gestito dagli Stati membri, nonché la procedura d'esecuzione delle rettifiche finanziarie applicabili a detto contributo.

Articolo 2

Ai fini della presente decisione, si intende per:

a) "autorità responsabile": l'autorità designata da uno Stato membro a norma dell'articolo 7 della decisione 2000/596/CE;

b) "organismo intermedio": qualsiasi autorità pubblica od organizzazione non governativa alla quale l'autorità responsabile delega le responsabilità di esecuzione a norma dell'articolo 7 della decisione 2000/596/CE.

CAPO II

SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO

Articolo 3

1. In applicazione dell'articolo 18, paragrafo 1, lettera c), della decisione 2000/596/CE, gli Stati membri definiscono degli orientamenti ad uso delle autorità responsabili e degli organismi intermedi ai quali sono state delegate le responsabilità di esecuzione.

Fatto salvo l'articolo 18, paragrafo 1, della decisione 2000/596/CE, gli orientamenti vertono sull'organizzazione dei sistemi di gestione e di controllo necessari per assicurare la fondatezza, la regolarità e l'ammissibilità delle domande di contributo comunitario e richiamano le norme in materia di buone prassi amministrative generalmente riconosciute e descritte nell'allegato I.

2. Quando tutti o alcuni dei compiti dell'autorità responsabile sono delegati a organismi intermedi, gli orientamenti citati al paragrafo 1 precisano tra l'altro le modalità riguardanti:

a) la chiara definizione e ripartizione dei compiti, in particolare per quanto riguarda la gestione, il pagamento, il controllo e la verifica dell'osservanza dei seguenti elementi:

i) le condizioni stabilite nelle decisioni della Commissione di autorizzazione delle domande di cofinanziamento di cui all'articolo 8 della decisione 2000/596/CE;

ii) le norme d'ammissibilità delle spese contenute nell'allegato I della decisione 2001/275/CE della Commissione(4); e

iii) le politiche e azioni comunitarie, incluse quelle relative alle norme di concorrenza, l'aggiudicazione degli appalti pubblici, la protezione e il miglioramento della qualità dell'ambiente, l'eliminazione delle diseguaglianze e la promozione della parità tra uomini e donne;

b) l'attuazione di sistemi efficaci atti a garantire che gli organismi intermedi esercitino le loro competenze in modo soddisfacente; e

c) la comunicazione all'autorità responsabile di informazioni sull'esercizio effettivo dei loro compiti e la descrizione dei mezzi utilizzati.

3. In conformità dell'articolo 18, paragrafo 1, lettera b), della decisione 2000/596/CE, gli Stati membri comunicano alla Commissione, entro i due mesi successivi all'entrata in vigore della presente decisione e ad integrazione delle informazioni contenute nella prima domanda di cofinanziamento, una descrizione dei sistemi di gestione e di controllo realizzati e dei miglioramenti previsti tenendo conto in particolare delle norme in materia di buone prassi amministrative generalmente riconosciute e descritte nell'allegato I.

Detta comunicazione deve comprendere le seguenti informazioni in merito a ciascuna autorità responsabile:

a) i compiti che le sono attribuiti;

b) la ripartizione dei compiti volta ad operare, in seno all'autorità responsabile o dell'organismo intermedio, una separazione delle funzioni di gestione, di pagamento e di controllo sufficiente a garantire una buona gestione finanziaria;

c) le informazioni sugli eventuali organismi intermedi;

d) le procedure di ricezione, di verifica e di convalida delle domande di pagamento, nonché le procedure di messa in pagamento, di pagamento e di contabilità delle spese;

e) le disposizioni che disciplinano i controlli interni o le procedure equivalenti.

4. La Commissione esamina, in cooperazione con lo Stato membro, i sistemi di gestione e di controllo e ne segnala gli eventuali ostacoli alla trasparenza dei controlli relativi al funzionamento del Fondo e all'adempimento delle competenze della Commissione, a norma dell'articolo 274 del trattato.

Articolo 4

1. I sistemi di gestione e di controllo degli Stati membri assicurano un'adeguata pista di controllo.

2. La pista di controllo è considerata sufficiente quando permette:

a) di confrontare i conti sintetici certificati e notificati alla Commissione con le singole registrazioni di spesa e i relativi documenti giustificativi conservati ai vari livelli dell'amministrazione e dai beneficiari delle sovvenzioni, compresi gli organismi o le imprese che danno esecuzione ai progetti; e

b) di controllare l'assegnazione e i trasferimenti dei fondi comunitari e nazionali disponibili.

Una descrizione indicativa delle informazioni necessarie per una pista di controllo adeguata figura nell'allegato II.

3. L'autorità responsabile organizza procedure volte a garantire che tutti i documenti riguardanti determinati pagamenti effettuati nell'ambito del programma nazionale di attuazione interessato siano registrati e che i documenti possano essere messi a disposizione per fini ispettivi su richiesta:

a) del personale dell'autorità incaricata di trattare le domande di pagamento;

b) delle autorità nazionali di audit che effettuano i controlli previsti all'articolo 5, paragrafo 1, della presente decisione;

c) del servizio od organo dell'autorità responsabile incaricato della certificazione delle domande di pagamento intermedio e a saldo di cui all'articolo 17 della decisione 2000/596/CE; e

d) dei funzionari e gli agenti delegati dalla Commissione e dalla Corte dei conti.

I funzionari e gli agenti responsabili dei controlli o le persone autorizzate a tale scopo possono chiedere che siano loro forniti copie dei documenti citati nel presente paragrafo.

4. Per i cinque anni successivi al pagamento da parte della Commissione del saldo relativo ad un intervento, le autorità responsabili tengono a disposizione della Commissione tutti i documenti giustificativi - originali o copie certificate conformi agli originali su supporti di dati generalmente accettati - relativi alle spese e ai controlli inerenti all'intervento interessato. La decorrenza di detto periodo è sospesa in caso di procedimento giudiziario, o su richiesta debitamente motivata della Commissione.

Articolo 5

1. Gli Stati membri organizzano i controlli sui progetti sulla base di un campione adeguato. I controlli sono in particolare volti a verificare:

a) l'efficacia dei sistemi di gestione e controllo istituiti;

b) le dichiarazioni di spesa presentate ai vari livelli interessati, con criteri selettivi e sulla base di un'analisi dei rischi.

2. I controlli effettuati devono riguardare almeno il 20 % delle spese totali ammissibili per ciascun programma nazionale di attuazione e un campione rappresentativo dei progetti approvati, tenendo conto delle disposizioni del paragrafo 3. Gli Stati membri garantiscono un'adeguata separazione tra tali controlli e le procedure di esecuzione o di pagamento relative alle azioni.

3. I progetti selezionati devono essere individuati, il metodo di campionamento deve essere descritto e deve essere redatta una relazione sui risultati di tutte le ispezioni ed i provvedimenti adottati a fronte delle anomalie e irregolarità riscontrate.

4. Il campione dei progetti controllati deve:

a) includere progetti di natura e d'ampiezza sufficientemente varie;

b) tener conto di eventuali fattori di rischio identificati dai controlli nazionali o comunitari;

c) rispecchiare la concentrazione dei progetti presso alcuni beneficiari delle sovvenzioni di modo che i principali beneficiari siano controllati almeno una volta prima del termine di ciascuna forma di programma nazionale di attuazione.

Articolo 6

Mediante i controlli gli Stati membri verificano i seguenti aspetti:

a) l'effettiva realizzazione dei sistemi di gestione e di controllo;

b) se vi sia corrispondenza tra un numero adeguato di documenti contabili e i relativi documenti giustificativi conservati dagli organismi intermedi ai quali l'autorità responsabile ha delegato talune responsabilità di esecuzione, i beneficiari delle sovvenzioni e, eventualmente, altri organismi o imprese che danno esecuzione ai progetti;

c) che la pista di controllo sia adeguata;

d) che la natura e la data di realizzazione delle spese siano conformi alle esigenze comunitarie, alle esigenze stabilite in occasione della procedura nazionale di selezione, alle disposizioni del contratto o dell'atto di concessione della sovvenzione e alle azioni realmente realizzate;

e) che la destinazione effettiva o prevista del progetto corrisponda agli obiettivi descritti nel programma nazionale di attuazione di cui all'articolo 8 della decisione 2000/596/CE;

f) che siano rispettati i massimali indicati all'articolo 13 della decisione 2000/596/CE e ogni altro limite imposto dalle disposizioni comunitarie applicabili ai contributi finanziari della Comunità e che questi ultimi siano corrisposti ai beneficiari delle sovvenzioni senza decurtazioni o ritardi ingiustificati;

g) che sia effettivamente disponibile il relativo cofinanziamento nazionale; e

h) che i progetti cofinanziati siano stati eseguiti nel rispetto delle disposizioni degli articoli 4 e 9, paragrafo 1, della decisione 2000/596/CE.

Articolo 7

I controlli stabiliscono se gli eventuali problemi riscontrati abbiano carattere sistemico, e comportino quindi un fattore di rischio per altre azioni che fanno capo allo stesso beneficiario delle sovvenzioni o sono gestiti dalla stessa autorità di gestione. Essi individuano altresì le cause dei problemi riscontrati, ogni ulteriore esame ritenuto necessario e le opportune misure correttive e preventive.

Articolo 8

Gli Stati membri informano tutti gli anni la Commissione, nel quadro della relazione di cui all'articolo 20, paragrafo 2, della decisione 2000/596/CE sulle modalità con cui hanno applicato, nel corso dell'esercizio precedente, gli articoli 5, 6 e 7 della presente decisione, completando o aggiornando eventualmente la descrizione dei loro sistemi di gestione e di controllo di cui all'articolo 4, paragrafo 2.

Articolo 9

Per gli interventi ai quali partecipano più di uno Stato membro o i cui beneficiari sono stabiliti in più di uno Stato membro, gli Stati membri interessati e la Commissione si accordano ai fini della reciproca assistenza amministrativa necessaria per garantire la qualità richiesta del controllo.

CAPO III

DICHIARAZIONI DI SPESA

Articolo 10

1. I certificati relativi alle dichiarazioni di spesa sono redatti conformemente al modello che figura nell'allegato IV, da un addetto o un servizio dell'autorità di pagamento che è funzionalmente indipendente da qualunque servizio che autorizza i pagamenti.

2. Per tutte le spese che dichiara alla Commissione, l'autorità responsabile garantisce che i programmi nazionali d'attuazione sono gestiti conformemente a tutte le norme comunitarie applicabili e che i fondi sono utilizzati conformemente ai principi di buona gestione finanziaria. Tale dichiarazione dovrà certificare che la domanda riguarda soltanto le spese:

a) effettivamente sostenute dai "beneficiari delle sovvenzioni", ai sensi dell'articolo 2, lettera d), della decisione 2001/275/CE, durante il periodo di ammissibilità del programma definito nelle decisioni di autorizzazione delle domande di cofinanziamento; e

b) relative ai progetti che sono stati selezionati ai fini del cofinanziamento dal programma nazionale di attuazione interessato secondo i criteri e le procedure di selezione stabiliti e che sono stati conformi alle norme comunitarie per tutto il periodo durante il quale le spese sono state sostenute.

3. La dichiarazione finale prevista nell'allegato IV deve essere presentata dallo Stato membro entro 6 mesi dal completamento del programma. Qualora non sia rispettato tale termine, la Commissione procederà automaticamente alla chiusura del programma e al disimpegno dei relativi stanziamenti.

4. Prima di presentare una domanda alla Commissione, l'autorità responsabile verifica che i controlli effettuati siano sufficienti. Il lavoro compiuto è descritto in dettaglio nella relazione finale di cui all'articolo 20, paragrafo 3, della decisione 2000/596/CE. I controlli vertono sia sugli elementi fisici e l'efficacia sia sugli aspetti finanziari e contabili dei progetti.

CAPO IV

RETTIFICHE FINANZIARIE EFFETTUATE DAGLI STATI MEMBRI

Articolo 11

1. In caso d'irregolarità sistemica, le indagini condotte a norma dell'articolo 19, paragrafo 1, della decisione 2000/596/CE, riguardano tutti i progetti che potrebbero esserne stati affetti.

2. Nel sopprimere in tutto o in parte il contributo comunitario, gli Stati membri devono tener conto della natura e della gravità delle irregolarità, nonché della perdita finanziaria per il Fondo.

3. Gli Stati membri comunicano alla Commissione, in allegato alla relazione di cui all'articolo 20, paragrafo 2, della decisione 2000/596/CE, l'elenco delle procedure di soppressione del contributo avviate nel corso dell'esercizio precedente.

Articolo 12

1. Quando devono essere recuperati taluni importi a seguito della soppressione di un cofinanziamento a norma dell'articolo 18, paragrafo 1, lettera g), della decisione 2000/596/CE, il servizio o l'organismo competente avvia una procedura di recupero e ne dà comunicazione all'autorità responsabile. Le informazioni sui recuperi sono comunicate alla Commissione e la tenuta della contabilità avviene conformemente all'articolo 13 della presente decisione.

2. Nella relazione di cui all'articolo 20, paragrafo 2, della decisione 2000/596/CE, gli Stati membri comunicano alla Commissione le modalità da essi decise o che essi propongono per il riutilizzo dei fondi soppressi.

Articolo 13

L'autorità responsabile tiene una contabilità degli importi ricuperabili rispetto ai pagamenti di contributi comunitari già effettuati e provvede a che gli importi siano recuperati senza indugio. Dopo il recupero, l'autorità responsabile riduce, eventualmente, la successiva dichiarazione di spesa indirizzata alla Commissione a concorrenza degli importi recuperati, o, se detto importo è insufficiente, effettua un rimborso alla Comunità. Gli importi dovuti sono soggetti agli interessi di mora, calcolati dalla data di scadenza, al tasso stabilito all'articolo 94 del regolamento (Euratom, CECA, CE) n. 3418/93 della Commissione, del 9 dicembre 1993, che stabilisce le modalità di esecuzione di alcune disposizioni del regolamento finanziario del 21 dicembre 1977(5), modificato da ultimo dal regolamento (CE) n. 1687/2001(6), per il primo giorno lavorativo del mese della data di scadenza del credito.

Assieme alla relazione di cui all'articolo 20, paragrafo 2, della decisione 2000/596/CE, gli Stati membri presentano alla Commissione un elenco dei casi di irregolarità individuati, specificando gli importi recuperati o in attesa di recupero e, eventualmente, le procedure amministrative e giudiziarie avviate ai fini del recupero degli importi indebitamente pagati.

CAPO V

RETTIFICHE FINANZIARIE EFFETTUATE DALLA COMMISSIONE

Articolo 14

1. L'entità delle rettifiche finanziarie effettuate dalla Commissione a norma dell'articolo 18, paragrafo 4, lettera b), della decisione 2000/596/CE per irregolarità isolate o sistemiche deve essere determinata, per quanto possibile e attuabile, sulla base dei singoli fascicoli e deve essere pari all'importo della spesa erroneamente imputata al Fondo, in base al principio di proporzionalità.

2. Qualora non sia possibile o attuabile quantificare con esattezza l'importo della spesa irregolare, o la soppressione totale della spesa in questione sia una misura sproporzionata e la Commissione stabilisca, di conseguenza, rettifiche finanziarie su una delle seguenti basi:

a) per estrapolazione: essa si avvale a tal fine di un campione rappresentativo di operazioni con caratteristiche omogenee;

b) su base forfetaria: essa valuta in tale ipotesi l'importanza dell'infrazione alle norme, nonché l'entità e le implicazioni finanziarie dell'irregolarità riscontrata.

3. Quando la Commissione fonda la sua posizione su fatti accertati da controllori che non sono quelli dei suoi servizi, essa trae le proprie conclusioni in merito alle conseguenze finanziarie, dopo avere esaminato le misure adottate dallo Stato membro interessato in applicazione dell'articolo 18, paragrafo 1, della decisione 2000/596/CE.

4. Il termine entro il quale lo Stato membro interessato può rispondere alla richiesta di osservazioni a norma dell'articolo 18, paragrafo 3, della decisione 2000/596/CE è fissato in due mesi. In casi debitamente giustificati, la Commissione può accordare un periodo più lungo.

5. Se la Commissione propone rettifiche finanziarie calcolate per estrapolazione o su base forfetaria, è data facoltà allo Stato membro di dimostrare, basandosi su un esame dei fascicoli di cui trattasi, che la portata reale delle irregolarità è inferiore alla valutazione della Commissione. Lo Stato membro può, d'accordo con la Commissione, limitare detto esame ad un'adeguata porzione o campione dei fascicoli di cui trattasi. Tranne in casi debitamente giustificati, il termine concesso per l'esecuzione di tale esame è limitato a due mesi, decorrenti dalla fine del periodo di due mesi di cui al paragrafo 4. La Commissione tiene conto delle eventuali prove fornite dallo Stato membro entro i termini.

6. Nei casi in cui la Commissione abbia sospeso i pagamenti a norma dell'articolo 19, paragrafo 2, della decisione 2000/596/CE, e se al termine del periodo stabilito al paragrafo 4 sussistono ancora le ragioni che hanno giustificato la sospensione, o se lo Stato membro interessato non ha comunicato alla Commissione le misure adottate per porre rimedio alle irregolarità, si applica l'articolo 18, paragrafo 4, della decisione 2000/596/CE.

7. Gli orientamenti relativi ai principi, ai criteri e alle percentuali indicative che i servizi della Commissione devono applicare per determinare le rettifiche finanziarie sono specificati all'allegato III della presente decisione.

Articolo 15

1. Qualsiasi versamento dovuto alla Commissione in forza dell'articolo 19, paragrafo 3, della decisione 2000/596/CE deve essere effettuato entro il termine fissato nell'ordine di recupero emesso a norma dell'articolo 28 del regolamento finanziario del 21 dicembre 1977(7). La scadenza di questo termine è fissata alla fine del secondo mese successivo a quello dell'emissione dell'ordine di recupero.

2. Qualsiasi ritardo nella restituzione determina interessi di mora, con decorrenza dalla data di cui al paragrafo 1 e fino alla data dell'effettivo recupero. Il tasso d'interesse applicabile è quello stabilito all'articolo 13 della presente decisione.

3. Le rettifiche finanziarie a norma dell'articolo 19, paragrafo 2, della decisione 2000/596/CE sono operate fatto salvo l'obbligo degli Stati membri di procedere ai recuperi di cui all'articolo 18, paragrafo 1, lettera g), della decisione 2000/596/CE e all'articolo 12, paragrafo 1, della presente decisione, nonché fatte salve le disposizioni relative al recupero degli aiuti di Stato come previsto all'articolo 14 del regolamento (CE) n. 659/1999.

CAPO VI

DISPOSIZIONI FINALI

Articolo 16

Le disposizioni della presente decisione non ostano all'applicazione da parte degli Stati di norme di controllo nazionali più rigorose di quelle stabilite dalla presente decisione.

Articolo 17

Gli Stati membri sono destinatari della presente decisione.

Fatto a Bruxelles, il 18 dicembre 2001.

Per la Commissione

António Vitorino

Membro della Commissione

(1) GU L 252 del 6.10.2000, pag. 12.

(2) GU L 83 del 27.3.1999, pag. 1.

(3) GU L 292 del 15.11.1996, pag. 2.

(4) GU L 95 del 5.4.2001, pag. 27.

(5) GU L 315 del 16.12.1993, pag. 1.

(6) GU L 228 del 24.8.2001, pag. 8.

(7) GU L 356 del 31.12.1977, pag. 1.

ALLEGATO I

NORME IN MATERIA DI BUONE PRASSI AMMINISTRATIVE VOLTE A GARANTIRE UNA SANA GESTIONE FINANZIARIA DEI CONTRIBUTI DEL FONDO EUROPEO PER I RIFUGIATI (ARTICOLO 3)

1. Rispetto delle norme nazionali e comunitarie e esattezza delle domande di pagamento

Le autorità responsabili, o gli organismi intermedi cui sono delegate talune funzioni, provvedono a verificare il rispetto delle norme nazionali e comunitarie, in particolare per quanto riguarda le condizioni stabilite nel programma nazionale di attuazione approvato dalla Commissione, le norme di ammissibilità delle spese relative al Fondo europeo per i rifugiati, ed eventualmente le norme in materia di concorrenza, di appalti pubblici, di protezione e miglioramento della qualità dell'ambiente, l'eliminazione delle ineguaglianze e la promozione della parità tra uomini e donne, nonché le condizioni che confermano che le domande sono giustificate e corrette, verificando tra l'altro i dati relativi alle gare d'appalto, l'aggiudicazione degli appalti, lo stato di avanzamento delle operazioni, il pagamento e l'accettazione dei lavori.

Tali elementi sono verificati mediante un sistema di controllo. Fra i compiti principali dell'autorità responsabile vi è quello di garantire il corretto funzionamento del sistema di controllo.

2. Pagamenti e recuperi

2.1. L'unità amministrativa incaricata dell'esecuzione dei pagamenti ai beneficiari delle sovvenzioni deve disporre dei documenti che attestino l'ordinazione delle sovvenzioni per i progetti individuali e l'esecuzione dei controlli amministrativi e fisici prescritti. Le procedure contabili devono garantire che le dichiarazioni siano complete, esatte e tempestive e che qualsiasi errore o omissione sia individuato e rettificato, in particolare mediante controlli e confronti effettuati a intervalli regolari non superiori ai tre mesi.

Le procedure devono altresì garantire che non vi sia errore di attribuzione del pagamento, che va versato solo sul conto bancario del beneficiario o del suo delegato. Il pagamento avviene mediante bonifico da parte dell'istituto bancario dell'autorità, o di un eventuale servizio di tesoreria dell'amministrazione, oppure mediante assegno da spedire possibilmente entro cinque giorni lavorativi dalla data di imputazione contabile. Vanno inoltre adottate adeguate procedure che garantiscano che tutti i pagamenti per i quali non sono stati eseguiti i bonifici né incassati gli assegni siano riaccreditati al Fondo. È ammessa la firma elettronica dell'ordinatore e/o del suo superiore, a condizione che sia garantita la sicurezza dei mezzi utilizzati e l'identità del firmatario sia riconosciuta dal sistema.

2.2. Il precedente paragrafo si applica, con le dovute modificazioni, agli importi (cauzioni incamerate, pagamenti rimborsati, ecc.) che l'autorità responsabile è tenuta a recuperare per conto del Fondo. In particolare, l'autorità dovrebbe instaurare un sistema che permette di riconoscere tutti gli importi dovuti al Fondo. Tale sistema va controllato a intervalli regolari in modo da procedere al recupero degli importi dovuti.

L'autorità responsabile può delegare ad altri organismi il compito di riscuotere determinate categorie di importi da recuperare, purché siano osservate le condizioni poste all'articolo 2, lettera b), debitamente adattate, e l'organismo delegato riferisca all'autorità, con regolarità e tempestività almeno una volta al mese, tutte le entrate contabilizzate e gli importi percepiti.

L'autorità garantisce attraverso apposite procedure che tutte le domande siano trattate con rapidità.

3. Definizione e standardizzazione delle procedure e funzioni

3.1. L'autorità responsabile stabilisce per iscritto procedure dettagliate sul controllo dell'esecuzione dei progetti e il ricevimento, la registrazione e il trattamento delle domande, comprendenti anche una descrizione di tutti i documenti da utilizzare.

3.2. Vanno altresì stabilite per iscritto le mansioni di ciascun funzionario, agente delegato o persona autorizzata e i limiti delle sue competenze finanziarie.

3.3. Ciascun funzionario, agente delegato o persona autorizzata cui sono attribuite funzioni di ordinatore deve disporre di un elenco esauriente delle verifiche che gli competono e deve inserire fra i documenti giustificativi una dichiarazione da lui stesso vistata che attesti che sono stati effettuati i dovuti controlli. Il lavoro svolto va verificato e documentato da un funzionario superiore.

3.4. Se le domande sono oggetto di trattamento informatico, l'accesso al sistema deve essere protetto e controllato in modo che:

- i dati introdotti siano convalidati e sia garantita l'individuazione e la rettifica di eventuali errori di immissione,

- solo il funzionario autorizzato, agente delegato o persona autorizzata, provvisto di parola d'ordine individuale, possa introdurre, modificare o convalidare i dati,

- sia registrata in un apposito registro delle operazioni l'identità del funzionario, agente delegato o persona autorizzata che ha introdotto o modificato dati o programmi.

ALLEGATO II

ELENCO INDICATIVO DELLE INFORMAZIONI NECESSARIE PER LA PISTA DI CONTROLLO (ARTICOLO 4)

La pista di controllo è considerata adeguata, ai sensi dell'articolo 4, paragrafo 2, se, per un determinato programma nazionale di attuazione, vengono soddisfatte le seguenti condizioni:

1) Gli archivi contabili tenuti agli appropriati livelli di gestione forniscono informazioni dettagliate sulle spese effettuate in relazione a ciascun progetto cofinanziato dai beneficiari delle sovvenzioni. Tali registrazioni comprendono la data delle stesse, l'importo di ogni voce di spesa, la natura del documento giustificativo, nonché la data e il metodo di pagamento. Esse sono corredate della necessaria documentazione di supporto (ad esempio, le fatture).

2) Nel caso di voci di spesa che si riferiscono solo in parte al progetto cofinanziato, deve essere dimostrata l'accuratezza della ripartizione della spesa tra il progetto cofinanziato ed altri progetti. Analoga giustificazione è fornita per i tipi di spesa considerati ammissibili entro determinati limiti, o proporzionalmente ad altri costi.

3) Il capitolato d'oneri e il piano di finanziamento del progetto, le relazioni sui progressi dei progetti, i documenti relativi alla concessione dell'aiuto, alle procedure di gare d'appalto e d'aggiudicazione degli appalti, ecc., sono anch'essi conservati all'adeguato livello di gestione.

4) Per notificare le spese realmente effettuate ad un organismo intermedio situato tra il beneficiario delle sovvenzioni che attuano i progetti e l'autorità responsabile ai sensi dell'articolo 7 della decisione 2000/596/CE, le informazioni di cui al paragrafo 1 sono raccolte in uno dettagliato rendiconto di spesa con indicazione, per ciascun progetto, di tutte le voci di spesa ai fini del calcolo dell'importo totale certificato. Tali rendiconti costituiscono la documentazione a sostegno delle registrazioni contabili delle autorità intermedie.

5) Gli organismi intermedi conservano archivi contabili per ciascun progetto e per gli importi totali delle spese certificate dal beneficiario delle sovvenzioni che attuano i progetti. Gli organismi intermedi che presentano relazione all'autorità responsabile, trasmettono alla stessa un elenco dei progetti approvati per ciascun programma nazionale di attuazione, il quale precisa per ciascuno di tali progetti, oltre alla sua identificazione completa e quella dei beneficiari delle sovvenzioni che attuano i progetti, la data di concessione dell'aiuto, gli importi impegnati e pagati, il periodo di spesa interessato e l'importo delle spese per misura. Tali informazioni costituiscono la documentazione di supporto degli archivi contabili dell'autorità responsabile e servono da base per la preparazione delle dichiarazioni di spesa da presentare alla Commissione.

6) Nei casi in cui i beneficiari delle sovvenzioni che attuano i progetti facciano direttamente rapporto all'autorità responsabile, i rendiconti dettagliati di spesa di cui al paragrafo 4 costituiscono la documentazione di supporto degli archivi contabili dell'autorità responsabile che si incaricherà di redigere l'elenco dei progetti cofinanziati di cui al paragrafo 5.

7) Nel caso in cui più di un organismo intermedio intervenga tra il beneficiario delle sovvenzioni che attuano i progetti e l'autorità responsabile ai sensi dell'articolo 7 della decisione 2000/596/CE, ogni organismo intermedio ha bisogno, per il suo campo di responsabilità, di rendiconti dettagliati di spesa emessi a livello inferiore che serviranno da documenti di supporto dei propri conti dei quali dovrà rispondere a livello superiore, indicando perlomeno l'importo delle spese effettuate per ciascun progetto.

8) Nel caso di trasferimenti elettronici di dati contabili, tutte le autorità interessate devono richiedere al livello inferiore informazioni sufficienti per poter giustificare le proprie registrazioni contabili e gli importi dichiarati al livello superiore, al fine di garantire un'adeguata pista di controllo, a partire dai dati riepilogativi totali certificati alla Commissione fino alle singole voci di spesa e ai relativi documenti giustificativi a livello dei beneficiari delle sovvenzioni che eseguono i progetti.

ALLEGATO III

ORIENTAMENTI RELATIVI AI PRINCIPI, AI CRITERI E ALLE PERCENTUALI INDICATIVE CHE I SERVIZI DELLA COMMISSIONE DEVONO APPLICARE PER DETERMINARE LE RETTIFICHE FINANZIARIE A NORMA DELL'ARTICOLO 18 E 19 DELLA DECISIONE 2000/596/CE

1. PRINCIPI

Lo scopo delle rettifiche finanziarie è di ripristinare una situazione nella quale il 100 % delle spese dichiarate ai fini del cofinanziamento da parte del Fondo siano conformi alla normativa nazionale e comunitaria applicabile. A questo fine è utile enunciare una serie di principi basilari che i servizi della Commissione devono applicare nel determinare le rettifiche finanziarie.

a) La definizione di irregolarità figura all'articolo 1, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 2988/95(1). Le irregolarità possono essere isolate o sistemiche.

b) Un'irregolarità sistemica è un errore ricorrente imputabile a gravi lacune nei sistemi di gestione e di controllo destinati a garantire una contabilità corretta e il rispetto della normativa.

- Se la normativa applicabile viene rispettata e se vengono adottate tutte le misure necessarie per prevenire, scoprire e rettificare le frodi e le irregolarità, non è necessario imporre rettifiche finanziarie.

- Se la normativa applicabile viene rispettata, ma i sistemi di gestione e di controllo necessitano miglioramenti, devono essere formulate opportune raccomandazioni, ma non è necessario prevedere rettifiche finanziarie.

- Se vengono riscontrati unicamente errori per importi inferiori a 4000 EUR, lo Stato membro dovrà essere esortato a correggere gli errori senza ricorrere all'apertura della procedura sulle rettifiche finanziarie di cui all'articolo 18, paragrafo 4, della decisione 2000/596/CE.

- Se esistono gravi lacune nei sistemi di gestione o di controllo, che rischiano di portare ad irregolarità sistemiche, in particolare se la normativa applicabile non viene rispettata, devono sempre essere effettuate rettifiche finanziarie.

c) L'entità della rettifica finanziaria deve essere determinata, per quanto possibile e attuabile, sulla base delle singole pratiche e deve essere uguale all'importo della spesa irregolare erroneamente imputata al Fondo nei casi considerati. Tuttavia, rettifiche quantificate specifiche sui singoli progetti in questione non sono sempre possibili o attuabili, o la soppressione totale della spesa in questione appare sproporzionata. In tali casi, la Commissione deve stabilire rettifiche sulla base di un'estrapolazione o di percentuali forfetarie.

d) Laddove risulti evidente che singole irregolarità quantificabili della medesima natura si sono verificate per un numero elevato di altri progetti o si ripetono per la medesima misura o programma, e che determinare la spesa irregolare per ogni singolo progetto comporterebbe un costo sproporzionato, la rettifica finanziaria può fondarsi su un'estrapolazione.

- Si può ricorrere all'estrapolazione solo quando è possibile identificare una popolazione omogenea o un insieme di progetti aventi caratteristiche analoghe ed è inoltre possibile dimostrare l'impatto delle medesime carenze. In tal caso, occorre effettuare un'analisi approfondita di un campione rappresentativo dei singoli fascicoli, selezionato a caso, e quindi procedere a un'estrapolazione dei risultati di tale analisi per tutti i fascicoli che compongono la popolazione identificata, secondo le norme di revisione contabile generalmente riconosciute.

e) Nel caso di infrazioni individuali o irregolarità sistemiche il cui impatto finanziario non è precisamente quantificabile in quanto dipende da troppe varianti, o perché comporta effetti diffusi come quelli risultanti da una carenza nell'effettuare i controlli intesi a prevenire o individuare le irregolarità, o a rispettare i requisiti per la concessione di un aiuto o di una determinata norma comunitaria e quando tuttavia sarebbe sproporzionato rifiutare la totalità del contributo, dovrebbero essere applicate rettifiche forfetarie.

- Le rettifiche forfetarie sono stabilite in funzione della gravità della carenza del sistema di gestione e di controllo o dell'infrazione individuale e delle implicazioni finanziarie dell'irregolarità. Al punto 2.2 figura un elenco degli elementi che la Commissione considera essenziali o ausiliari per la valutazione della gravità delle carenze mentre il punto 2.3 contiene uno schema indicativo delle percentuali delle rettifiche forfetarie. Le rettifiche forfetarie sono applicate a tutte le spese della misura o delle misure di cui trattasi, a meno che le carenze siano limitate a certe categorie di spesa (singoli progetti o tipo di progetti). In quest'ultimo caso sono applicate unicamente ai suddetti tipi di spesa. La stessa spesa non dovrà essere, di norma, soggetta a più di una rettifica.

f) Nei settori in cui esiste un certo margine di discrezionalità nel valutare la gravità dell'infrazione, ad esempio nei casi in cui non si è tenuto conto dell'aspetto ambientale, le rettifiche sono soggette alle seguenti condizioni: un'inosservanza sostanziale della normativa e un nesso ben preciso con l'azione cofinanziata dall'Unione europea.

g) A prescindere dal tipo di rettifiche proposte dalla Commissione, allo Stato membro deve essere sempre concessa la possibilità di dimostrare che il danno o il rischio effettivo per il Fondo e l'entità o la gravità dell'irregolarità sono inferiori alla valutazione fatta dai servizi della Commissione. La procedura e i termini per reagire alle proposte di rettifiche finanziarie figurano all'articolo 14, paragrafi 4 e 5, della presente decisione.

h) A differenza delle rettifiche applicate dallo Stato membro a norma dell'articolo 19, paragrafo 1, della decisione 2000/596/CE, le rettifiche finanziarie decise dalla Commissione ai sensi dell'articolo 19, paragrafo 2, della citata decisione comportano sempre una riduzione netta del finanziamento UE impegnato per il programma.

i) Se le irregolarità sono individuate dal sistema di revisione contabile dello Stato membro - Corte dei conti, revisione contabile interna o esterna - e se lo Stato membro ha adottato, entro un termine ragionevole, appropriate misure a norma dell'articolo 19, paragrafo 1, della decisione 2000/596/CE, la Commissione non può imporre rettifiche finanziarie a norma dell'articolo 19, paragrafo 2, della decisione 2000/596/CE e lo Stato membro ha la facoltà di riutilizzare i fondi. In altri casi, la Commissione può intervenire anche sulla scorta dei risultati dei controlli di organismi di revisione contabile nazionali, come avviene quando un organismo di revisione contabile dell'Unione europea accerta delle irregolarità. Se la Commissione fonda la sua posizione su fatti accertati e debitamente documentati da altri organismi di revisione contabile UE, formulerà le sue conclusioni in relazione alle conseguenze finanziarie previo esame di tutte le eventuali risposte fornite dallo Stato membro.

2. CRITERI E PERCENTUALI DELLE RETTIFICHE FORFETARIE

2.1. Criteri

Come osservato al precedente paragrafo 1, lettera c), le rettifiche forfetarie possono essere prese in considerazione se le informazioni ottenute con l'indagine non consentono di valutare precisamente l'impatto finanziario di un singolo caso o di più casi d'irregolarità mediante modalità statistiche o facendo riferimento ad altri dati verificabili, ma consentono di giungere alla conclusione che lo Stato membro non ha proceduto alle adeguate verifiche sull'ammissibilità delle domande che hanno dato luogo ai pagamenti.

Le rettifiche forfetarie vanno prese in considerazione quando la Commissione constata che un controllo esplicitamente prescritto da un regolamento o implicitamente previsto per rispettare una disposizione esplicita, e la cui mancanza potrebbe condurre ad irregolarità sistemiche, non è stato effettuato in modo appropriato (ad esempio, la limitazione dell'aiuto ad un determinato tipo di progetti). Tali rettifiche devono altresì essere prese in considerazione quando la Commissione constata carenze gravi nei sistemi di gestione e di controllo che comportano un'infrazione su vasta scala delle norme applicabili e della normativa o quando individua singole infrazioni. Inoltre, le rettifiche forfetarie possono risultare opportune quando i servizi di controllo degli Stati membri scoprono le irregolarità ma lo Stato membro non adotta appropriate misure entro un periodo di tempo ragionevole.

All'atto di decidere se applicare una rettifica finanziaria e, in caso affermativo, l'entità dell'importo, il criterio generale deve essere quello di valutare l'entità del rischio di perdite al quale sono esposte le casse comunitarie, derivante dalla carenza dei controlli. La rettifica deve quindi essere calcolata conformemente al principio della proporzionalità. Bisognerà tra l'altro tener conto dei seguenti elementi specifici:

1) se l'irregolarità riguarda un caso isolato, più casi o tutti i casi;

2) se la carenza riguarda l'efficacia globale del sistema di gestione e di controllo, l'efficacia di un elemento specifico del sistema, ad esempio l'espletamento di particolari funzioni necessarie per garantire la legalità, la regolarità e l'ammissibilità della spesa dichiarata ai fini del cofinanziamento da parte del Fondo in base alla normativa nazionale e comunitaria applicabile (cfr. punto 2.2 seguente);

3) l'entità delle carenze nel contesto dei previsti controlli amministrativi, materiali o di altro tipo;

4) la misura in cui i provvedimenti si prestano a frodi, con particolare riguardo all'incentivo economico.

2.2. Classificazione degli elementi dei sistemi di gestione e di controllo ai fini dell'applicazione delle rettifiche finanziarie forfetarie per carenze sistemiche o infrazioni specifiche.

I sistemi di gestione e di controllo del Fondo comprendono vari elementi o funzioni di maggiore o minore importanza in termini di legalità, regolarità e ammissibilità della spesa dichiarata ai fini del cofinanziamento. Per determinare le rettifiche forfetarie connesse a carenze di detti sistemi che comportano irregolarità generalizzate o infrazioni specifiche, è opportuno classificare le funzioni dei sistemi di gestione e di controllo in elementi essenziali e ausiliari.

Gli elementi essenziali sono quegli elementi che risultano di fondamentale importanza per garantire la legalità, la regolarità e in realtà la sostanza dei progetti sovvenzionati dal Fondo mentre gli elementi ausiliari sono quegli elementi che contribuiscono a migliorare la qualità dei sistemi di gestione e di controllo e che consentono a tali sistemi di funzionare in modo efficace per l'espletamento delle funzioni basilari.

L'elenco sotto riportato, che è soltanto indicativo, contiene la maggior parte degli elementi che fanno parte di un sano sistema di gestione e di controllo e di un corretto sistema di revisione dei conti. La gravità delle carenze e le infrazioni specifiche variano sensibilmente per cui ogni caso sarà valutato dalla Commissione con riferimento, in particolare al successivo punto 2.4.

2.2.1. Elementi essenziali per garantire l'ammissibilità al cofinanziamento

1. Definizione e applicazione di procedure per l'istruttoria delle domande di contributo, la valutazione delle domande, la selezione dei progetti ai fini del finanziamento e la selezione dei contraenti/fornitori, adeguata pubblicità dei bandi di gara, conformemente alle procedure vigenti del programma:

a) rispetto, ove del caso, delle norme in materia di pubblicità, di pari opportunità e di appalti pubblici, nonché delle norme e dei principi del trattato relativi alla parità di trattamento e alla non-discriminazione laddove le direttive comunitarie in materia di appalti pubblici non sono applicabili;

b) valutazione delle domande relative ai progetti presentati conformemente ai criteri e alle procedure vigenti del programma, inclusi il rispetto delle norme relative alla valutazione dell'impatto ambientale e delle norme in materia di pari opportunità e delle politiche connesse;

c) selezione dei progetti ai fini del finanziamento:

- i progetti selezionati sono conformi agli obiettivi e ai criteri pubblicati del programma,

- motivazioni chiare per l'accettazione o il rifiuto della domanda,

- rispetto delle norme in materia di aiuti di Stato,

- rispetto delle norme in materia di ammissibilità,

- inclusione, nella decisione di approvazione, delle condizioni per il finanziamento.

2. Adeguata verifica della consegna di prodotti/prestazione di servizi e dell'ammissibilità delle spese imputate al programma da parte dell'autorità responsabile a norma dell'articolo 7 della decisione 2000/596/CE e degli organismi intermedi che intervengono fra il beneficiario delle sovvenzioni e l'autorità responsabile:

a) verifica della esistenza degli "elementi da fornire" (servizi, opere, forniture, ecc.) sulla scorta di piani, fatture, documenti di accettazione, perizie di esperti ecc. e, ove del caso, verifica in loco;

b) verifica del rispetto delle condizioni di approvazione del contributo;

c) verifica dell'ammissibilità degli importi chiesti;

d) adeguato seguito riservato a tutte le questioni irrisolte prima dell'accettazione della domanda;

e) applicazione di un sistema contabile appropriato e affidabile;

f) applicazione di una pista di controllo a tutti i livelli, dal beneficiario delle sovvenzioni, attraverso tutti gli elementi del sistema;

g) l'autorità responsabile adotta appropriate misure per assicurarsi che le dichiarazioni di spesa certificate alla Commissione sono corrette nella misura in cui:

- la spesa è stata sostenuta durante il periodo di ammissibilità per i progetti selezionati ai fini del cofinanziamento, conformemente alle consuete procedure e nel rispetto di tutte le condizioni applicabili,

- i progetti cofinanziati sono stati effettivamente realizzati.

3. Controlli a campione dei progetti sufficienti, sul piano quantitativo e qualitativo, e verifica appropriata

a) vengono effettuati controlli per campione su almeno il 20 % della spesa totale ammissibile, conformemente all'articolo 5 della presente decisione, corredati di una relazione sul lavoro svolto dagli incaricati del controllo;

b) il campione è rappresentativo e l'analisi dei rischi è appropriata;

c) distinzione appropriata fra le funzioni al fine di garantire l'indipendenza;

d) controlli intesi a garantire:

- appropriata valutazione dei risultati e applicazione, se del caso, di rettifiche finanziarie,

- azione a livello generale intesa a correggere irregolarità sistemiche.

2.2.2. Elementi ausiliari

a) controlli amministrativi soddisfacenti sulla scorta di elenchi standard di verifica o mezzi equivalenti e appropriata documentazione dei risultati onde garantire:

- che le domande non siano state pagate anteriormente e che le transazioni e i relativi documenti giustificativi (contratti, ricevute, fatture, pagamenti) possano essere identificati,

- concordanza, nel contesto del sistema contabile, fra le dichiarazioni e le spese registrate;

b) adeguata supervisione delle procedure di pagamento e di autorizzazione;

c) procedure soddisfacenti intese a garantire un'appropriata divulgazione delle informazioni sulla normativa comunitaria;

d) garanzia di pagamento tempestivo del contributo comunitario ai beneficiari.

2.3. Percentuali indicative per le rettifiche forfetarie

Rettifica del 100 %

La percentuale di rettifica può essere fissata al 100 % qualora le carenze nel sistema di gestione e di controllo di uno Stato membro, o un'infrazione specifica, siano tanto gravi da configurare l'assoluta violazione delle norme comunitarie e quindi l'irregolarità di tutti i pagamenti.

Rettifica del 25 %

Una rettifica del 25 % appare giustificata in caso di gravi omissioni da parte di uno Stato membro nell'applicazione del suo sistema di gestione e di controllo, nonché di comprovate irregolarità diffuse e di negligenza nella lotta contro le pratiche irregolari o fraudolente, in quanto si può ragionevolmente presumere che la possibilità di presentare impunemente domande irregolari determini un danno finanziario eccezionalmente elevato per il Fondo. Una rettifica della medesima percentuale è altresì appropriata per le irregolarità relative a singoli casi gravi ma che non invalidano l'intero progetto.

Rettifica del 10 %

Qualora uno o più elementi essenziali del sistema non funzionano o funzionano in modo tanto carente o sporadico da risultare inefficaci ai fini di garantire l'ammissibilità della domanda o della prevenzione delle irregolarità, si giustifica una rettifica del 10 %, in quanto si può ragionevolmente concludere che si configura un rischio elevato di grave danno finanziario per il Fondo. Tale percentuale di rettifica è altresì appropriata per irregolarità specifiche di modesta gravità in relazione a elementi essenziali del sistema.

Rettifica del 5 %

Qualora tutti gli elementi essenziali del sistema funzionano, ma non secondo la coerenza, la frequenza o l'intensità imposti dalla normativa, si giustifica una rettifica del 5 %, in quanto si può ragionevolmente concludere che non vengono fornite garanzie sufficienti circa la regolarità delle domande e che si configura un rischio significativo di danno per il Fondo. Una rettifica del 5 % è altresì appropriata per irregolarità meno gravi in singoli progetti in relazione ad elementi essenziali.

Il fatto che le modalità di funzionamento del sistema possano essere migliorate non giustifica di per sé l'imposizione di una rettifica finanziaria. Deve esservi una carenza grave quanto al rispetto di norme comunitarie o criteri comunitari specifici di buona pratica e la carenza deve costituire un rischio effettivo di perdita o di irregolarità per il Fondo.

Rettifica del 2 %

Quando la procedura è soddisfacente in relazione agli elementi essenziali del sistema, ma non sono stati del tutto attuati uno o più degli elementi ausiliari, si giustifica una rettifica del 2 % in considerazione del minore rischio di danno finanziario per il Fondo e della minore incidenza dell'infrazione.

Una rettifica del 2 % sarà portata al 5 % in caso di recidiva nella stessa inadempienza in data posteriore alla prima rettifica e se lo Stato membro non ha adottato misure correttive appropriate per quella parte del sistema in cui sono state constatate carenze dopo la prima rettifica.

Una rettifica del 2 % è anche giustificata quando la Commissione, senza imporre rettifiche, ha informato lo Stato membro che occorre migliorare taluni elementi ausiliari del sistema, che non operano in modo soddisfacente, ma lo Stato membro non ha adottato le opportune misure.

Le rettifiche per carenze di elementi ausiliari dei sistemi di gestione e di controllo vengono imposte esclusivamente quando non vengono riscontrate carenze in relazione agli elementi essenziali. Se vi sono carenze in merito agli elementi essenziali e agli elementi ausiliari, le rettifiche vengono effettuate limitatamente alla percentuale applicabile agli elementi essenziali.

2.4. Casi particolari

Qualora la rettifica risultante da un'applicazione rigorosa dei presenti orientamenti sia chiaramente sproporzionata, può essere proposta una percentuale inferiore.

Ad esempio, qualora le carenze siano imputabili a difficoltà di interpretazione delle norme o dei criteri comunitari (esclusi i casi in cui si può ragionevolmente presumere che lo Stato membro interpelli la Commissione in proposito) e le autorità nazionali abbiano adottato misure efficaci per rimediare alle insufficienze non appena queste sono emerse, si potrà tenere conto di questi fattori attenuanti e applicare una percentuale più bassa o non applicare alcuna rettifica. Allo stesso modo, attenta considerazione deve essere prestata alle richieste relative alla certezza giuridica qualora le carenze non siano state evidenziate a seguito di precedenti controlli dei servizi della Commissione.

In generale, però, il fatto che i sistemi di gestione o di controllo insufficienti vengano immediatamente migliorati dopo la notifica allo Stato membro delle carenze accertate non può costituire un fattore attenuante per la valutazione dell'incidenza finanziaria delle irregolarità sistemiche prima che siano intervenuti i miglioramenti.

2.5. Base della valutazione

Ogniqualvolta sia nota la situazione in altri Stati membri, la Commissione opera un raffronto per garantire la parità di trattamento quanto alle percentuali di rettifica applicate.

La percentuale di rettifica deve essere applicata alla quota di spesa esposta al rischio. Qualora la carenza sia dovuta alla mancata adozione di un adeguato sistema di controllo da parte dello Stato membro, la rettifica dovrà essere applicata al totale della spesa per la quale era richiesto il sistema di controllo. Qualora vi sia motivo di ritenere che la carenza riguardi esclusivamente l'applicazione da parte di una determinata autorità o di una regione del sistema di controllo adottato dallo Stato membro, la rettifica dovrebbe essere limitata alla spesa controllata da quella autorità o da quella regione. Se, ad esempio, la carenza riguarda la verifica dei criteri in base ai quali concedere un'aliquota di aiuto più elevata, la rettifica dovrebbe essere fondata sulla differenza tra l'aliquota maggiore e quella minore.

Di norma, la rettifica dovrebbe riguardare la spesa relativa alla misura nel periodo preso in esame, ad esempio un esercizio finanziario. Tuttavia, quando l'irregolarità è imputabile a carenze sistemiche, palesemente protratte e ricorrenti per diversi anni, la rettifica si dovrebbe applicare all'insieme delle spese dichiarate dallo Stato membro durante il periodo in cui si è verificata la carenza, fino al mese in cui vi si è posto rimedio.

Qualora nello stesso sistema vengano rilevate diverse carenze, le rettifiche forfetarie non vengono cumulate in quanto la carenza più grave viene considerata indicativa dei rischi connessi al sistema di controllo nel suo insieme(2). Le percentuali di rettifica si applicano alla spesa previa detrazione degli importi relativi a singole pratiche di cui si rifiuta il finanziamento. In caso di mancata applicazione da parte dello Stato membro delle sanzioni previste dalla normativa nazionale la rettifica finanziaria dovrebbe essere pari all'importo della sanzione non applicata, nonché il 2 % delle rimanenti domande, in quanto la mancata applicazione di sanzioni aumenta il rischio di presentazione di domande irregolari.

3. APPLICAZIONE E INCIDENZA DELLE RETTIFICHE FINANZIARIE NETTE

Se lo Stato membro accetta di applicare la rettifica finanziaria proposta, secondo la procedura di cui all'articolo 19, paragrafo 1, della decisione 2000/596/CE, la Commissione non deve necessariamente imporre una riduzione netta del contributo del Fondo, ma può autorizzare lo Stato membro a riprogrammare gli importi disimpegnati. Tuttavia, le rettifiche finanziarie imposte mediante una decisione della Commissione a norma dell'articolo 19, paragrafo 2, della decisione 2000/596/CE, dopo il completamento della procedura prevista dall'articolo 18, paragrafi 3 e 4, della citata decisione, comportano, in ogni caso, una riduzione netta, per lo Stato membro in questione, della ripartizione indicativa degli stanziamenti del Fondo.

Si applica comunque una rettifica netta qualora la Commissione ritenga che lo Stato membro non abbia sufficientemente dato seguito alle risultanze delle indagini condotte da organi di controllo nazionali o comunitari e/o nel caso in cui l'irregolarità sia dovuta a gravi carenze del sistema di gestione o di controllo dello Stato membro, dell'autorità di gestione o dell'autorità di pagamento.

Gli interessi sugli importi da restituire in seguito all'applicazione delle rettifiche nette devono essere riversati alla Commissione a norma dell'articolo 19, paragrafo 3, della decisione 2000/596/CE, in conformità all'articolo 15, paragrafo 2, della presente decisione.

(1) GU L 312 del 23.12.1995, pag. 1.

(2) Cfr. paragrafo 2.3 (rettifica del 2 %).

ALLEGATO IV

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Appendice

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