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2002/307/CE: Décision de la Commission du 18 décembre 2001 portant modalités d'exécution de la décision 2000/596/CE du Conseil en ce qui concerne les systèmes de gestion et de contrôle ainsi que les procédures de mise en œuvre des corrections financières dans le cadre des actions cofinancées par le Fonds européen pour les réfugiés [notifiée sous le numéro C(2001) 4372]

OJ L 106, 23.4.2002, p. 11–27 (ES, DA, DE, EL, EN, FR, IT, NL, PT, FI, SV)
Special edition in Czech: Chapter 19 Volume 004 P. 215 - 231
Special edition in Estonian: Chapter 19 Volume 004 P. 216 - 232
Special edition in Latvian: Chapter 19 Volume 004 P. 215 - 231
Special edition in Lithuanian: Chapter 19 Volume 004 P. 215 - 231
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32002D0307

2002/307/CE: Décision de la Commission du 18 décembre 2001 portant modalités d'exécution de la décision 2000/596/CE du Conseil en ce qui concerne les systèmes de gestion et de contrôle ainsi que les procédures de mise en œuvre des corrections financières dans le cadre des actions cofinancées par le Fonds européen pour les réfugiés [notifiée sous le numéro C(2001) 4372]

Journal officiel n° L 106 du 23/04/2002 p. 0011 - 0027


Décision de la Commission

du 18 décembre 2001

portant modalités d'exécution de la décision 2000/596/CE du Conseil en ce qui concerne les systèmes de gestion et de contrôle ainsi que les procédures de mise en oeuvre des corrections financières dans le cadre des actions cofinancées par le Fonds européen pour les réfugiés

[notifiée sous le numéro C(2001) 4372]

(2002/307/CE)

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu le traité instituant la Communauté européenne,

vu la décision 2000/596/CE du Conseil du 28 septembre 2000 portant création d'un Fonds européen pour les réfugiés(1), et notamment son article 24,

après consultation du comité institué par l'article 21, paragraphe 1, de la décision 2000/596/CE,

considérant ce qui suit:

(1) Afin d'assurer une bonne gestion financière des concours octroyés au titre du Fonds européen pour les réfugiés (ci-après dénommé "Fonds"), il est nécessaire que les États membres établissent des lignes directrices portant sur l'organisation des tâches de l'autorité responsable de la mise en oeuvre des actions cofinancées.

(2) Pour assurer une utilisation des fonds communautaires conforme aux principes de bonne gestion financière, il est nécessaire que les États membres mettent en oeuvre des systèmes de gestion et de contrôle assurant une piste d'audit suffisante et qu'ils fournissent à la Commission tout concours nécessaire à la réalisation des contrôles, notamment par sondage.

(3) Afin d'assurer une utilisation efficace et appropriée des fonds communautaires, il convient d'établir des critères uniformes pour les contrôles effectués par les États membres conformément à l'article 18 de la décision 2000/596/CE.

(4) En vue d'assurer un traitement uniforme des déclarations des dépenses pour lesquelles la contribution du Fonds est demandée en vertu de l'article 17, paragraphe 2, de la décision 2000/596/CE, il convient de définir un modèle standard de déclaration des dépenses.

(5) Afin de permettre le recouvrement, conformément à l'article 18, paragraphe 1, de la décision 2000/596/CE, des sommes indûment versées, il est nécessaire de prévoir que les États membres communiquent à la Commission les cas d'irrégularités décelés et des indications relatives au déroulement des procédures administratives ou judiciaires.

(6) Conformément à l'article 19, paragraphe 1, de la décision 2000/596/CE, les États membres procèdent aux corrections financières requises en liaison avec l'irrégularité individuelle ou systémique par une suppression totale ou partielle de la participation communautaire. Pour garantir une application uniforme de cette disposition dans toute la Communauté, il est nécessaire de définir les règles pour la détermination des corrections à effectuer et de prévoir d'informer la Commission.

(7) Si un État membre ne satisfait pas aux obligations qui lui incombent en vertu de l'article 19, paragraphe 1, de la décision 2000/596/CE ou à celles qui lui incombent en vertu de l'article 18, la Commission peut appliquer des corrections financières elle-même au titre de l'article 18, paragraphe 4, de ladite décision. Chaque fois que cela est possible et faisable, il convient que le montant de telles corrections soit évalué sur la base de dossiers individuels et soit égal au montant des dépenses qui ont été erronément imputées au Fonds, en tenant compte du principe de proportionnalité. Lorsqu'une quantification précise des conséquences financières de l'irrégularité n'est pas possible ou faisable, ou qu'il serait disproportionné d'annuler l'ensemble des dépenses concernées, il convient que la Commission fonde ses corrections sur une extrapolation ou les fixe sur une base forfaitaire par rapport à l'étendue et aux conséquences financières de l'irrégularité que l'État membre a omis de prévenir, de détecter ou de corriger.

(8) Il est nécessaire de préciser certaines modalités de mise en oeuvre des corrections financières prévues à l'article 19, paragraphe 1, de la décision 2000/596/CE et de prévoir l'application de ces modalités dans les cas visés à l'article 18, paragraphe 4, point b), de ladite décision.

(9) Il convient de fixer le taux des intérêts de retard dus pour toute somme donnant lieu à répétition de l'indu qui doit être reversée à la Commission conformément à l'article 19, paragraphe 3, de la décision 2000/596/CE.

(10) La présente décision doit s'appliquer sans préjudice des dispositions concernant la récupération des aides d'État au titre de l'article 14 du règlement (CE) n° 659/1999 du Conseil du 22 mars 1999 portant modalités d'application de l'article 93 du traité CE(2).

(11) La présente décision doit s'appliquer sans préjudice des dispositions du règlement (Euratom, CE) n° 2185/96 du Conseil du 11 novembre 1996 relatif aux contrôles et vérifications sur place effectués par la Commission pour la protection des intérêts financiers des Communautés européennes contre les fraudes et autres irrégularités(3),

A ARRÊTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:

CHAPITRE I

CHAMP D'APPLICATION ET DÉFINITIONS

Article premier

La présente décision établit les modalités d'application de la décision 2000/596/CE en ce qui concerne les systèmes de gestion et de contrôle des concours octroyés au titre du Fonds européen pour les réfugiés, ci-après dénommé "Fonds", et gérés par les États membres, ainsi que la procédure de mise en oeuvre des corrections financières applicables audits concours.

Article 2

Aux fins de la présente décision, on entend par:

a) "autorité responsable": toute autorité désignée par un État membre conformément à l'article 7 de la décision 2000/596/CE;

b) "organisme intermédiaire": toute administration publique ou organisation non gouvernementale à laquelle l'autorité responsable délègue les responsabilités de mise en oeuvre conformément à l'article 7 de la décision 2000/596/CE.

CHAPITRE II

SYSTÈMES DE GESTION ET DE CONTRÔLE

Article 3

1. En application de l'article 18, paragraphe 1, point c), de la décision 2000/596/CE, les États membres adressent des lignes directrices à l'autorité responsable et aux organismes intermédiaires auxquels les responsabilités de mise en oeuvre ont été déléguées.

Sans préjudice de l'article 18, paragraphe 1, de la décision 2000/596/CE, les lignes directrices couvrent l'organisation de systèmes de gestion et de contrôle nécessaires pour assurer le bien-fondé, la régularité et l'éligibilité des demandes de concours communautaire et se réfèrent aux standards de bonnes pratiques administratives généralement reconnus et décrits à l'annexe I.

2. Quand toutes les tâches de l'autorité responsable ou certaines d'entre elles sont déléguées à des organismes intermédiaires, les lignes directrices prévues au paragraphe 1 précisent notamment les modalités concernant:

a) la définition et la répartition claires des tâches, notamment en ce qui concerne la gestion, le paiement, le contrôle et la vérification de la conformité avec:

i) les conditions établies dans les décisions de la Commission approuvant les demandes de cofinancement visées à l'article 8 de la décision 2000/596/CE;

ii) les règles d'éligibilité des dépenses contenues dans l'annexe I de la décision 2001/275/CE de la Commission(4), et

iii) les politiques et les actions communautaires, y compris celles concernant les règles de concurrence, la passation des marchés publics, la protection et l'amélioration de la qualité de l'environnement, l'élimination des inégalités et la promotion de l'égalité entre les hommes et les femmes;

b) la mise en place de systèmes efficaces garantissant que les organismes intermédiaires exercent leurs compétences de manière satisfaisante, et

c) la communication d'informations à l'autorité responsable sur l'exercice effectif de leurs tâches et la description des moyens utilisés.

3. Conformément à l'article 18, paragraphe 1, point b), de la décision 2000/596/CE, les États membres communiquent à la Commission au plus tard dans les deux mois qui suivent la prise d'effet de la présente décision et en complément des informations contenues dans la première demande de cofinancement, une description des systèmes de gestion et de contrôle mis en place ainsi que des améliorations envisagées en tenant compte en particulier des standards de bonnes pratiques administratives généralement reconnus et décrits à l'annexe I.

Cette communication doit comprendre les informations suivantes concernant chaque autorité responsable:

a) les tâches qui lui sont attribuées;

b) la répartition des tâches assurant, au sein de l'autorité responsable ou de l'organisme intermédiaire, une séparation des fonctions de gestion, de paiement et de contrôle suffisante pour assurer une bonne gestion financière;

c) les informations sur les organismes intermédiaires éventuels;

d) les procédures de réception, de vérification et de validation des demandes de paiement ainsi que les procédures de mise en paiement, de paiement et de comptabilisation des dépenses;

e) les dispositions régissant les audits internes ou les procédures équivalentes.

4. La Commission examine, en coopération avec l'État membre, les systèmes de gestion et de contrôle et indique les entraves éventuelles qu'ils présentent à la transparence des contrôles relatifs au fonctionnement du Fonds ainsi qu'à l'accomplissement des responsabilités de la Commission au titre de l'article 274 du traité.

Article 4

1. Les systèmes de gestion et de contrôle des États membres assurent une piste d'audit suffisante.

2. La piste d'audit est considérée comme suffisante lorsqu'elle permet:

a) de réconcilier les comptes récapitulatifs certifiés notifiés à la Commission avec les états des dépenses individuels et leurs pièces justificatives détenues aux différents niveaux de l'administration et par les bénéficiaires des subventions, y compris des organismes ou des entreprises qui mettent en oeuvre des projets, et

b) de contrôler l'attribution et les transferts des ressources communautaires et nationales disponibles.

Une description indicative des informations nécessaires pour une piste d'audit suffisante figure à l'annexe II.

3. L'autorité responsable met en place des procédures garantissant que l'emplacement de tous les documents ayant trait à des paiements déterminés effectués au titre du programme national de mise en oeuvre concerné sera noté, et que les documents puissent être mis à disposition aux fins d'inspection à la demande:

a) du personnel de l'autorité chargée de traiter les demandes de paiement;

b) des autorités d'audit nationales qui effectueront les contrôles prévus à l'article 5, paragraphe 1, de la présente décision;

c) du service ou de l'organe de l'autorité responsable qui est chargé de la certification des demandes de paiements intermédiaires et finals visés à l'article 17 de la décision 2000/596/CE, et

d) des fonctionnaires et des agents mandatés de la Commission et de la Cour des comptes.

Les fonctionnaires et les agents responsables des contrôles ou les personnes habilitées à cette fin peuvent demander que des copies de documents visés au présent paragraphe leur soient fournies.

4. Les autorités responsables tiennent à la disposition de la Commission, pendant les cinq années qui suivent le paiement par la Commission du solde relatif à une intervention, toutes les pièces justificatives, soit les originaux, soit des copies certifiées conformes aux originaux sur des supports de données généralement acceptés, relatives aux dépenses et aux contrôles afférents à l'intervention concernée. Ce délai est suspendu en cas de poursuites judiciaires ou sur demande dûment motivée de la Commission.

Article 5

1. Les États membres organisent, sur la base d'un échantillon approprié, des contrôles des projets en vue plus particulièrement:

a) de vérifier le bon fonctionnement des systèmes de gestion et de contrôle mis en place;

b) d'examiner de manière sélective, sur la base d'une analyse des risques, les déclarations de dépenses établies aux différents niveaux concernés.

2. Les contrôles effectués doivent porter sur 20 % au moins des dépenses totales éligibles pour chaque programme national de mise en oeuvre et sur un échantillon représentatif des projets approuvés, en tenant compte des dispositions du paragraphe 3. Les États membres assurent une séparation adéquate entre ces contrôles et les procédures de mise en oeuvre ou de paiement concernant les actions.

3. Les projets sélectionnés doivent être identifiés, la méthode d'échantillonnage doit être décrite et un rapport doit être établi sur les résultats de toutes les inspections et des mesures prises à l' égard des anomalies et des irrégularités constatées.

4. L'échantillon des projets contrôlés doit:

a) englober des projets de nature et d'ampleur suffisamment variées;

b) tenir compte des facteurs de risque identifiés par les contrôles nationaux ou communautaires;

c) refléter la concentration des projets parmi certains bénéficiaires des subventions de sorte que les principaux bénéficiaires soient contrôlés une fois au moins avant la clôture de chaque forme de programme national de mise en oeuvre.

Article 6

En effectuant les contrôles, les États membres vérifient:

a) la mise en oeuvre effective des systèmes de gestion et de contrôle;

b) s'il y a correspondance entre un nombre adéquat de documents comptables et leurs pièces justificatives détenues par les organismes intermédiaires auxquels l'autorité responsable a délégué certaines responsabilités de mise en oeuvre, les bénéficiaires des subventions et, le cas échéant, d'autres organismes ou entreprises qui mettent en oeuvre des projets;

c) que la piste d'audit est suffisante;

d) que la nature et la date de réalisation des dépenses sont conformes aux exigences communautaires, aux exigences fixées lors de la procédure nationale de sélection, aux dispositions du contrat ou de l'acte d'octroi de la subvention et aux actions réellement réalisées;

e) que la destination effective ou prévue du projet correspond aux objectifs décrits dans le programme national de mise en oeuvre visé à l'article 8 de la décision 2000/596/CE;

f) que les contributions financières de la Communauté ne dépassent pas les limites fixées à l'article 13 de la décision 2000/596/CE ou dans toute autre disposition communautaire applicable en la matière et sont effectivement versées aux bénéficiaires des subventions sans réduction ou retard;

g) que le cofinancement national approprié a réellement été fourni, et

h) que les projets cofinancés ont été mis en oeuvre dans le respect des dispositions des articles 4 et 9, paragraphe 1, de la décision 2000/596/CE.

Article 7

Les contrôles établissent si les problèmes éventuellement rencontrés sont de nature systémique et risquent en conséquence de se poser également pour d'autres actions mises en oeuvre par le même bénéficiaire des subventions ou gérées par la même autorité de gestion. Ils déterminent en outre les causes de ces situations ainsi que la nature des analyses complémentaires éventuelles à effectuer et les mesures préventives ou correctives à prendre.

Article 8

Les États membres informent annuellement la Commission, dans le cadre du rapport visé à l'article 20, paragraphe 2, de la décision 2000/596/CE sur la façon dont ils ont appliqué les articles 5, 6 et 7 de la présente décision au cours de l'année précédente, en complétant ou en actualisant le cas échéant la description visée à l'article 4, paragraphe 2.

Article 9

Pour les interventions auxquelles participent plus d'un État membre ou dont les bénéficiaires sont établis dans plus d'un État membre, les États membres concernés et la Commission s'accordent sur l'assistance administrative nécessaire pour assurer la qualité requise du contrôle.

CHAPITRE III

DÉCLARATIONS DE DÉPENSES

Article 10

1. Les certificats relatifs aux déclarations de dépenses sont établis suivant le modèle figurant à l'annexe IV par une personne ou un service de l'autorité de paiement qui est fonctionnellement indépendant de tout service ordonnateur de paiement.

2. Pour toutes les dépenses qu'elle déclare à la Commission, l'autorité responsable assure que les programmes nationaux de mise en oeuvre sont gérés conformément à l'ensemble de la réglementation communautaire applicable et que les fonds sont utilisés conformément aux principes de bonne gestion financière. Cette déclaration devra certifier que la demande de cofinancement ne concerne que les dépenses:

a) effectivement encourues par les bénéficiaires des subventions, tels que définis à l'article 2, point d), de la décision 2001/275/CE de la Commission, pendant la période d'éligibilité du programme, telle que définie dans les décisions approuvant les demandes de cofinancement, et

b) relatives aux projets qui ont été sélectionnés pour un cofinancement par le programme national de mise en oeuvre concerné selon les critères et les procédures de sélection établis et qui ont été soumises au respect des règles communautaires pendant toute la période pendant laquelle elles ont été encourues.

3. À la clôture du programme, la déclaration finale prévue à l'annexe IV doit être présentée par l'État membre dans un délai de six mois. Si cette déclaration n'a pas été transmise à la Commission dans ce délai, celle-ci procédera automatiquement à la clôture du programme et au dégagement des crédits y relatifs.

4. Avant de présenter une demande à la Commission, l'autorité responsable vérifie que les contrôles effectués sont suffisants. Le travail accompli est décrit en détail dans le rapport final visé à l'article 20, paragraphe 3, de la décision 2000/596/CE. Les contrôles portent autant sur les aspects physiques et l'efficacité que sur les aspects financiers et comptables des projets.

CHAPITRE IV

CORRECTIONS FINANCIÈRES ÉTABLIES PAR LES ÉTATS MEMBRES

Article 11

1. Dans le cas d'irrégularités systémiques, les enquêtes menées au titre de l'article 19, paragraphe 1, de la décision 2000/596/CE doivent couvrir tous les projets susceptibles d'être affectés.

2. En supprimant en sa totalité ou en partie le cofinancement communautaire, les États membres tiennent compte de la nature et de la gravité des irrégularités ainsi que de la perte financière pour le Fonds.

3. Les États membres communiquent à la Commission, en annexe au rapport visé à l'article 20, paragraphe 2, de la décision 2000/596/CE, la liste des procédures de suppression de concours entamées dans le courant de l'année précédente.

Article 12

1. Quand des montants doivent être recouvrés suite à une suppression de cofinancement au titre de l'article 18, paragraphe 1, point g), de la décision 2000/596/CE, le service ou l'organisme compétent entame une procédure de recouvrement et la notifie à l'autorité responsable. Les informations sur les recouvrements sont communiquées à la Commission et la comptabilité est tenue conformément à l'article 13 de la présente décision.

2. Les États membres informent la Commission, dans le rapport visé à l'article 20, paragraphe 2, de la décision 2000/596/CE, de leurs décisions ou propositions quant à la réallocation des sommes supprimées.

Article 13

L'autorité responsable tient une comptabilité des montants recouvrables au titre de paiements de concours communautaire déjà effectués et s'assure que les montants sont recouvrés sans délai. Après le recouvrement, l'autorité responsable réduit sa prochaine déclaration de dépenses adressée à la Commission à concurrence des montants recouvrés, ou, si ce montant est insuffisant, effectue un remboursement à la Communauté. Les montants à recouvrer porteront intérêt à compter de leur date d'échéance au taux d'intérêt prévu à l'article 94 du règlement (Euratom, CECA, CE) n° 3418/93 de la Commission du 9 décembre 1993 portant modalités d'exécution de certaines dispositions du règlement financier du 21 décembre 1977(5), modifié en dernier lieu par le règlement (CE) n° 1687/2001(6), pour le premier jour ouvrable du mois de la date d'échéance de la créance.

Lors de l'envoi du rapport visé à l'article 20, paragraphe 2, de la décision 2000/596/CE, les États membres adressent à la Commission une liste des cas d'irrégularités décelés, indiquant les montants recouvrés ou en attente de recouvrement et, le cas échéant, les procédures administratives et judiciaires entamées en vue du recouvrement des montants indûment payés.

CHAPITRE V

CORRECTIONS FINANCIÈRES ÉTABLIES PAR LA COMMISSION

Article 14

1. Le montant des corrections financières appliquées par la Commission au titre de l'article 18, paragraphe 4, point b), de la décision 2000/596/CE pour des irrégularités individuelles ou systémiques est évalué, chaque fois que cela est possible et faisable, sur la base de dossiers individuels et est égal au montant des dépenses qui ont été erronément imputées au Fonds, en tenant compte du principe de la proportionnalité.

2. Lorsqu'il n'est pas possible ou faisable de quantifier de manière précise le montant des dépenses irrégulières ou lorsqu'il serait disproportionné d'annuler l'ensemble des dépenses en question, la Commission fonde les corrections financières sur:

a) une extrapolation, pour laquelle elle utilise un échantillon représentatif de transactions présentant des caractéristiques homogènes, ou

b) une base forfaitaire, auquel cas elle apprécie l'importance de l'infraction aux règles ainsi que l'étendue et les conséquences financières de l'irrégularité constatée.

3. Quand la Commission fonde sa position sur des faits établis par d'autres auditeurs que ceux de ses propres services, elle tire ses propres conclusions concernant les conséquences financières, après avoir examiné les mesures prises par l'État membre concerné en application de l'article 18, paragraphe 1, de la décision 2000/596/CE.

4. Le délai imparti à l'État membre concerné pour réagir à une demande au titre de l'article 18, paragraphe 3, de la décision 2000/596/CE est fixé à deux mois. Dans des cas dûment justifiés une période plus longue peut être accordée par la Commission.

5. Quand la Commission propose une correction financière sur la base d'une extrapolation ou sur une base forfaitaire, l'État membre a la possibilité de démontrer, en se fondant sur un examen des dossiers concernés, que l'étendue réelle de l'irrégularité est inférieure à celle estimée par la Commission. En accord avec la Commission, l'État membre peut limiter la portée de son examen à une partie ou un échantillon approprié des dossiers concernés. À l'exception de cas dûment justifiés, le délai supplémentaire imparti pour cet examen ne dépasse pas deux mois suivant la période de deux mois visée au paragraphe 4. La Commission tient compte de tout élément de preuve fourni par l'État membre dans les délais mentionnés ci-dessus.

6. Dans les cas où la Commission a suspendu des paiements au titre de l'article 19, paragraphe 2, de la décision 2000/596/CE, et si à l' expiration du délai visé au paragraphe 4 les motifs ayant justifié la suspension subsistent, ou si l'État membre concerné n'a pas communiqué à la Commission les mesures prises pour corriger les irrégularités, l'article 18, paragraphe 4, de la décision 2000/596/CE s'applique.

7. Les orientations définissant les principes, les critères ainsi que les barèmes indicatifs à appliquer lors des corrections forfaitaires par les services de la Commission sont détaillés à l'annexe III de la présente décision.

Article 15

1. Tout reversement à la Commission en vertu de l'article 19, paragraphe 3, de la décision 2000/596/CE est à effectuer dans le délai fixé dans l'ordre de recouvrement établi conformément à l'article 28 du règlement financier du 21 décembre 1977(7). L'échéance de ce délai est fixée à la fin du deuxième mois suivant celui de l'émission de l'ordre de recouvrement.

2. Tout retard dans le reversement donne lieu au paiement d'intérêts de retard, courant à partir de l'échéance du délai visé au paragraphe 1 jusqu'à la date du recouvrement effectif. Le taux d'intérêt applicable est celui visé à l'article 13 de la présente décision.

3. L'application d'une correction financière au titre de l'article 19, paragraphe 2, de la décision 2000/596/CE n'affecte pas l'obligation de l'État membre de procéder aux recouvrements selon l'article 18, paragraphe 1, point g), de la décision 2000/596/CE et l'article 12, paragraphe 1, de la présente décision, ni celle de procéder à la récupération des aides d'État au titre de l'article 14 du règlement (CE) n° 659/1999.

CHAPITRE VI

DISPOSITIONS FINALES

Article 16

Les dispositions de la présente décision ne font pas obstacle à ce que les États membres appliquent des règles de contrôle nationales plus strictes que celles de la présente décision.

Article 17

Les États membres sont destinataires de la présente décision.

Fait à Bruxelles, le 18 décembre 2001.

Par la Commission

António Vitorino

Membre de la Commission

(1) JO L 252 du 6.10.2000, p. 12.

(2) JO L 83 du 27.3.1999, p. 1.

(3) JO L 292 du 15.11.1996, p. 2.

(4) JO L 95 du 5.4.2001, p. 27.

(5) JO L 315 du 16.12.1993, p. 1.

(6) JO L 228 du 24.8.2001, p. 8.

(7) JO L 356 du 31.12.1977, p. 1.

ANNEXE I

STANDARDS DE BONNES PRATIQUES ADMINISTRATIVES DESTINÉES À GARANTIR UNE GESTION FINANCIÈRE SAINE DES CONCOURS OCTROYÉS DANS LE CADRE DU FONDS EUROPÉEN POUR LES RÉFUGIÉS (ARTICLE 3)

1. Respect des normes nationales et communautaires et exactitude des demandes de paiement

Les autorités responsables ou les organismes intermédiaires auxquels certaines tâches sont déléguées devraient prévoir de vérifier le respect de la législation nationale et communautaire, et en particulier des conditions établies dans le programme national de mise en oeuvre tel qu'approuvé par la Commission, des règles d'éligibilité des dépenses relatives au Fonds, le cas échéant de celles concernant les règles de concurrence, la passation des marchés publics, la protection et l'amélioration de la qualité de l'environnement, l'élimination des inégalités et la promotion de l'égalité entre les hommes et les femmes, et qui confirment la justification et l'exactitude des demandes de paiement en contrôlant entre autres les procédures d'adjudication, les passations de marchés, les progrès dans la mise en oeuvre des opérations, les paiements et la réception des ouvrages.

Ces vérifications s'effectuent par le recours à un système de contrôle. Une des tâches principales des responsables de l'autorité responsable est le suivi du fonctionnement correct de ce système de contrôle.

2. Paiements et recouvrements

2.1. L'unité administrative chargée de l'exécution des paiements aux bénéficiaires des subventions doit disposer des documents attestant de l'ordonnancement des subventions aux projets individuels, ainsi que de l'exécution des contrôles administratifs et physiques prescrits. Les procédures comptables devraient être conçues de façon telle que les déclarations soient complètes, exactes et effectuées en temps voulu, et que toute erreur ou omission soit décelée et corrigée, notamment par des vérifications et des recoupements effectués à des intervalles réguliers ne dépassant pas trois mois.

Les procédures prévues devraient garantir que le paiement n'est effectué qu'à l'ayant droit, à son compte bancaire ou à son cessionnaire. Le paiement devrait être exécuté par le banquier de l'autorité ou, s'il y a lieu, par un service trésorier de l'administration, ou bien le chèque devrait être expédié, dans la mesure du possible, dans un délai de cinq jours ouvrables à compter de la date d'imputation aux comptes. Il y a lieu d'adopter des procédures faisant en sorte que tous les paiements pour lesquels les virements ne sont pas effectués ou les chèques ne sont pas encaissés, soient crédités en faveur du Fonds. L'approbation de l'ordonnateur et/ou de son supérieur peut s'effectuer par voie électronique, à condition que ce moyen bénéficie de garanties de sécurité suffisantes et que l'identité du signataire soit introduite dans la mémoire électronique.

2.2. Le point qui précède devrait s'appliquer, mutatis mutandis, aux recouvrements (garanties restées acquises, paiements remboursés, etc.) que l'autorité responsable est tenue de percevoir pour le compte du Fonds. En particulier, l'autorité devrait instaurer un système permettant de reconnaître tous les montants dûs au Fonds. Ce système devrait être inspecté à intervalles réguliers pour que des mesures puissent être prises en vue de l'encaissement des dettes échues.

L'autorité responsable peut déléguer à un autre organe les tâches relatives à la perception de certaines catégories de recouvrements, pour autant que les conditions définies à l'article 2, point b), dûment adaptées, soient respectées et que, de plus, l'autre organe rende compte à l'autorité, à intervalles réguliers et en temps voulu, au moins une fois par mois, de toutes les recettes reconnues et de toutes les sommes perçues.

L'autorité responsable devrait mettre en place des procédures permettant que toutes les demandes reçues fassent l'objet d'un traitement rapide.

3. Définition et standardisation des procédures et fonctions

3.1. L'autorité responsable devrait établir par écrit des procédures détaillées concernant le suivi de la mise en oeuvre des projets et la réception, l'enregistrement et le traitement des demandes, y compris une description de tous les documents à utiliser.

3.2. Les compétences de chaque fonctionnaire, agent mandaté ou personne habilitée devraient être définies par écrit ainsi que la délimitation de ses pouvoirs sur le plan financier.

3.3. Tout fonctionnaire, agent mandaté ou personne habilitée chargé de l'ordonnancement devrait disposer d'une liste de contrôle exhaustive énumérant les vérifications qu'il lui incombe d'entreprendre et devrait insérer dans les documents appuyant la demande une attestation visée par lui, précisant que les contrôles ont été effectués. Le travail doit être revu et documenté par un fonctionnaire supérieur.

3.4. Lorsque les demandes font l'objet d'un traitement utilisant l'informatique, l'accès au système informatique doit être protégé et contrôlé de façon à ce que:

- toutes les données introduites dans le système soient validées de manière à s'assurer que des erreurs de saisie puissent être détectées et corrigées,

- aucune donnée ne puisse être introduite, modifiée ou validée par d'autres personnes que les fonctionnaires habilités, agents mandatés ou personnes habilitées disposant d'un mot de passe individuel,

- l'identité de chaque fonctionnaire, agent mandaté ou personne habilitée introduisant ou modifiant des données ou des programmes soit enregistrée dans un journal des opérations.

ANNEXE II

LISTE INDICATIVE DES INFORMATIONS REQUISES POUR LA PISTE D'AUDIT (ARTICLE 4)

La piste d'audit est censée être suffisante au sens de l'article 4, paragraphe 2, lorsque pour un programme national de mise en oeuvre déterminé:

1) les archives comptables détenues aux niveaux appropriés de gestion donnent des informations détaillées pour chaque projet cofinancé sur les dépenses effectuées par les bénéficiaires des subventions. Elles indiquent ainsi la date à laquelle les pièces ont été établies, le montant de chaque poste de dépenses, la nature du document d'accompagnement ainsi que la date et le mode de paiement. Les pièces justificatives nécessaires (factures, etc.) sont jointes;

2) dans le cas des postes de dépenses qui ne concernent que partiellement un projet cofinancé, l'exactitude de la répartition du montant entre le projet cofinancé et les autres projets est démontrée. Il en est de même pour les types de dépenses considérés comme éligibles dans certaines limites ou en proportion d'autres coûts;

3) le cahier des charges et le plan de financement du projet, les rapports sur l'état d'avancement des projets, les documents relatifs à l'octroi de l'aide, aux procédures d'appels d'offres et de passation des marchés, etc., sont également conservés au niveau approprié de gestion;

4) pour notifier les dépenses réellement effectuées à un organisme intermédiaire situé entre le/les bénéficiaire(s) des subventions qui mettent en oeuvre les projets et l'autorité responsable au titre de l'article 7 de la décision 2000/596/CE, les informations visées au point 1 sont rassemblées dans un état détaillé des dépenses indiquant, pour chaque projet, tous les postes de dépenses en vue du calcul du montant total certifié. Ces états détaillés des dépenses constituent les documents d'accompagnement des archives comptables des organismes intermédiaires;

5) les organismes intermédiaires conservent des archives comptables pour chaque projet ainsi que pour les montants totaux des dépenses certifiés par les bénéficiaires des subventions qui mettent en oeuvre les projets. Les organismes intermédiaires qui font rapport à l'autorité responsable lui présentent une liste des projets approuvés pour chaque programme national de mise en oeuvre indiquant pour chacun de ces projets, outre son identification complète et celle des bénéficiaires des subventions qui mettent en oeuvre les projets, la date d'octroi de l'aide, les montants engagés et payés, la période de dépenses en cause et la somme des dépenses par mesure. Ces informations constituent le dossier d'accompagnement des archives comptables de l'autorité responsable ainsi que la base d'établissement des déclarations de dépenses à présenter à la Commission;

6) dans les cas où les bénéficiaires des subventions qui mettent en oeuvre les projets font directement rapport à l'autorité responsable, les états détaillés des dépenses visés au point 4 constituent les dossiers d'accompagnement des archives comptables de l'autorité responsable qui se chargera d'établir la liste des projets cofinancés visée au point 5.

7) Au cas où plus d'un organisme intermédiaire intervient entre le/les bénéficiaire(s) des subventions qui mettent en oeuvre les projets et l'autorité responsable au titre de l'article 7 de la décision 2000/596/CE, chaque organisme intermédiaire a besoin, pour son champ de responsabilité, d'états détaillés des dépenses établis au niveau inférieur pour servir de documents d'accompagnement de ses propres comptes dont il devra rendre compte au niveau supérieur en lui indiquant au moins la somme des dépenses effectuées pour chaque projet.

8) En cas de transfert informatisé de données, toutes les autorités concernées devront se faire remettre par les autorités subalternes des informations qui leur permettent de justifier leurs propres comptes ainsi que les sommes qu'ils notifient au niveau supérieur de façon à avoir une piste d'audit suffisante depuis les totaux notifiés à la Commission jusqu'aux différents postes de dépenses et aux documents d'accompagnement au niveau des bénéficiaires des subventions qui mettent en oeuvre les projets.

ANNEXE III

ORIENTATIONS DÉFINISSANT LES PRINCIPES, LES CRITÈRES ET LES BARÈMES INDICATIFS À APPLIQUER PAR LES SERVICES DE LA COMMISSION POUR LA DÉTERMINATION DES CORRECTIONS FINANCIÈRES VISÉES AUX ARTICLES 18 ET 19 DE LA DÉCISION 2000/596/CE

1. PRINCIPES

L'objectif des corrections financières est de rétablir une situation où 100 % des dépenses faisant l'objet d'une demande de cofinancement du Fonds soient en conformité avec la réglementation nationale et communautaire applicable en la matière. Cela permet de définir un certain nombre de principes que les services de la Commission doivent appliquer en fixant des corrections financières.

a) L'irrégularité est définie à l'article 1er, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 2988/95(1). Les irrégularités peuvent être de nature ponctuelle ou systémique.

b) Une irrégularité systémique est une erreur répétée due aux insuffisances graves dans les systèmes de gestion et de contrôle visant à assurer une comptabilité correcte et le respect de la réglementation en vigueur.

- Si la réglementation applicable est respectée, et que toutes les mesures raisonnables ont été prises pour prévenir, détecter et corriger la fraude et les irrégularités, aucune correction financière ne sera requise.

- Si la réglementation applicable est respectée mais que les systèmes de gestion et de contrôle doivent être améliorés, des recommandations pertinentes devraient être adressées à l'État membre sans qu'il y ait lieu de prévoir des corrections financières.

- Lorsque seules des erreurs ayant trait à des montants ne dépassant pas 4000 euros sont détectées, l'État membre devrait être amené à corriger les erreurs, sans ouverture de la procédure de correction financière prévue à l'article 18, paragraphe 4, de la décision 2000/596/CE.

- S'il existe des insuffisances graves dans les systèmes de gestion ou de contrôle qui pourraient conduire à des irrégularités systémiques, et en particulier au non-respect de la réglementation, des corrections financières devraient toujours être appliquées.

c) Le montant de la correction financière sera estimé, chaque fois que cela sera possible, sur la base de dossiers individuels et sera égal au montant des dépenses qui ont été erronément imputées au Fonds dans les cas en question. Cependant, les corrections spécifiquement quantifiées pour chaque projet individuel ne sont pas toujours possibles ou faisables, ou bien il peut être disproportionné de supprimer l'ensemble des dépenses en question. Dans de tels cas, la Commission doit fixer les corrections en ayant recours à l'extrapolation ou sur la base forfaitaire.

d) S'il y a des preuves que des irrégularités individuelles et quantifiables d'un même type se sont reproduites dans un nombre élevé d'autres projets, ou dans une mesure ou un programme en entier, mais qu'il est trop coûteux, par rapport aux montants en question, de déterminer les dépenses irrégulières pour chaque projet individuellement, la correction financière pourra être basée sur une extrapolation.

- Il ne peut être fait recours à l'extrapolation que quand il est possible d'identifier une population ou un sous-ensemble homogène de projets dont on peut démontrer qu'ils ont été entachés de la défaillance du système. Dans ce cas, les résultats d'un contrôle approfondi d'un échantillon représentatif des dossiers concernés, constitué de manière aléatoire, sont extrapolés à l'ensemble des dossiers constituant la population identifiée, conformément aux normes courantes d'audit.

e) Dans les cas d'infractions individuelles ou d'irrégularités systémiques dont les conséquences financières ne sont pas quantifiables parce qu'elles sont assujetties à trop de variables ou produisent des effets diffus, comme celles découlant d'un manque de contrôles efficaces visant à prévenir ou détecter les irrégularités ou à assurer le respect d'une condition de l'intervention ou d'une règle communautaire, mais dans les situations où il serait néanmoins disproportionné de supprimer le concours totalement, il y a lieu d'appliquer des corrections forfaitaires.

- Les corrections forfaitaires sont déterminées en fonction de la gravité de la défaillance du système de gestion ou de contrôle ou de l'infraction déterminée ainsi que des conséquences financières de l'irrégularité. Une liste des éléments des systèmes que la Commission considère être des éléments clés ou auxiliaires aux fins d'apprécier la gravité des défaillances est donnée au point 2.2 et un barème indicatif de taux forfaitaires de correction au point 2.3. Les corrections forfaitaires sont appliquées à toutes les dépenses relatives à la mesure ou les mesures concernées, à moins que les défaillances soient limitées à certains domaines de dépenses (projets individuels ou type de projets). Dans de tels cas elles sont appliquées seulement à ces domaines. Les mêmes dépenses ne font normalement pas l'objet de plus d'une correction.

f) Dans les domaines laissant une marge d'appréciation dans l'appréciation de la gravité de l'infraction, tels que le respect des conditions environnementales, les corrections financières sont soumises aux conditions suivantes: un manquement significatif au respect de ces règles ainsi qu'un lien nettement identifiable avec l'intervention bénéficiant du cofinancement communautaire.

g) Quel que soit le type des corrections proposées par la Commission, l'État membre a toujours la possibilité de démontrer que la perte ou le risque réel encouru par le Fonds et l'étendue ou la gravité de l'irrégularité étaient moindres que ceux que les services de la Commission ont estimés. La procédure et les délais y afférents sont établis à l'article 14, paragraphes 4 et 5, de la présente décision.

h) Par opposition au cas de corrections appliquées par les États membres sur la base de l'article 19, paragraphe 1, de la décision 2000/596/CE, les corrections financières décidées par la Commission sur la base de l'article 19, paragraphe 2, de ladite décision, impliquent toujours une réduction nette du financement communautaire engagé pour le programme en question.

i) Dans les cas où le système d'audit de l'État membre - Cour des comptes, services d'audit interne ou externe - a décelé les irrégularités et que l'État membre prend des mesures correctives appropriées au titre de l'article 19, paragraphe 1, de la décision 2000/596/CE dans un délai raisonnable aucune correction financière ne peut être appliquée par la Commission sur la base de l'article 19, paragraphe 2, de la décision 2000/596/CE et l'État membre peut réallouer les fonds en question. Si ces conditions ne sont pas remplies, la Commission peut procéder à des corrections sur la base de faits établis par les organismes d'audit nationaux, à l'instar des cas où un organisme d'audit de l'Union européenne constate l'irrégularité. Quand la Commission fonde sa position sur des faits constatés et bien documentés par d'autres organismes d'audit de l'Union européenne, elle tire ses propres conclusions concernant leurs conséquences financières, après avoir examiné les réponses éventuelles communiquées par l'État membre.

2. CRITÈRES ET BARÈMES DE CORRECTIONS FORFAITAIRES

2.1. Critères

Comme il a été remarqué au point 1 c), une correction forfaitaire peut être envisagée lorsque l'information résultant de l'enquête ne permet pas d'évaluer de façon précise les conséquences financières d'un ou de plusieurs cas d'irrégularités par des moyens statistiques ou par référence à d'autres données vérifiables, mais néanmoins conduit à la conclusion que l'État membre n'a pas convenablement vérifié l'éligibilité des dépenses faisant l'objet d'une demande de remboursement acceptée.

Les corrections forfaitaires devraient être envisagées lorsque la Commission constate un manquement aux obligations d'effectuer convenablement une vérification qui est expressément prévue par la réglementation, ou qui est implicitement requise pour garantir le respect d'une règle explicite (par exemple, la limitation de l'aide à un certain type de projet), et dont le manque pourrait conduire à l'irrégularité systémique. Les corrections forfaitaires sont également à prendre en considération lorsque la Commission constate des manquements graves dans les systèmes de gestion et de contrôle, qui conduisent à des infractions de large envergure de la réglementation applicable, ou quand elle décèle des infractions individuelles. Les corrections forfaitaires peuvent également être appropriées lorsque les services de contrôle de l'État membre ont décelé les irrégularités, mais que l'État membre ne prend pas de mesures adéquates pour leur correction dans un délai raisonnable.

Dans l'évaluation de la question de savoir si une correction financière forfaitaire est appropriée et à quel niveau, le facteur clé est l'appréciation du risque de pertes auquel le Fonds a été exposé à cause de l'insuffisance du système de contrôle. Donc, la correction devrait s'inspirer du principe de proportionnalité. Les éléments spécifiques à prendre en considération sont notamment les suivants:

1) si l'irrégularité porte sur un cas particulier, sur des cas multiples ou sur tous les cas;

2) si la défaillance concerne l'efficacité du système de gestion et de contrôle en général, ou l'efficacité d'un élément particulier du système, c'est-à-dire le fonctionnement de procédures déterminées visant à assurer la légalité, la régularité et l'éligibilité des dépenses déclarées pour un cofinancement par le Fonds sur la base des règles nationales et communautaires en vigueur (point 2.2);

3) l'importance du manquement dans l'ensemble des vérifications administratives, physiques ou autres prévues;

4) la vulnérabilité des mesures à l'égard des fraudes, compte tenu en particulier de l'incitation économique.

2.2. Classification des éléments des systèmes de gestion et de contrôle aux fins de l'application de corrections financières à taux forfaitaire pour des défaillances des systèmes ou des manquements individuels

Les systèmes de gestion et de contrôle pour le Fonds sont composés de divers éléments ou fonctions qui revêtent une importance plus ou moins grande pour l'assurance de la légalité, la régularité et l'éligibilité des dépenses déclarées pour un cofinancement. Aux fins de fixer les corrections financières forfaitaires pour des défaillances de tels systèmes ou pour des manquements individuels, il convient de classifier les fonctions des systèmes de gestion et de contrôle en éléments clés et éléments auxiliaires.

Les éléments clés sont ceux qui sont conçus pour assurer la légalité, la régularité et la substance même des projets soutenus par le Fonds, et qui sont indispensables à cette fin, tandis que les éléments auxiliaires sont ceux qui contribuent à la qualité du système de gestion et de contrôle et à le faire fonctionner correctement par rapport à ses fonctions principales.

La liste visée ci-dessous contient la plupart des éléments qui caractérisent des systèmes de gestion et de contrôle performants et des bonnes pratiques d'audit. La gravité des défaillances et des manquements individuels varie considérablement. Par conséquent, les cas seront appréciés par la Commission, compte tenu notamment du point 2.4.

2.2.1. Éléments clés pour assurer l'éligibilité pour le cofinancement

1) Établissement et application des procédures de demandes de concours, évaluation des demandes, sélection des projets à financer et sélection des contractants/fournisseurs, publication appropriée des appels de demande de concours conformément aux procédures du programme concerné:

a) respect, le cas échéant, des règles sur la publicité, sur l'égalité des chances et sur les marchés publics, ainsi que des règles et des principes du traité relatifs à l'égalité de traitement et à la non-discrimination dans les cas où les directives de la Communauté sur les marchés publics ne sont pas applicables;

b) appréciation des demandes de concours conformément aux critères et aux procédures du programme, y compris le respect des règles concernant l'appréciation de l'impact sur l'environnement, et la réglementation et les politiques sur l'égalité des chances;

c) la sélection des projets pour un financement:

- les projets sélectionnés correspondent aux objectifs et aux critères publiés du programme,

- les raisons pour l'approbation ou le rejet des demandes sont clairement expliquées,

- le respect des règles d'aides d'État,

- le respect des règles sur l'éligibilité,

- l'inclusion des conditions du cofinancement dans les décisions d'octroi.

2) Vérification suffisante de la réalité du service fait (réalisation des produits et services cofinancés) et de l'éligibilité des dépenses imputées au programme par l'autorité responsable au titre de l'article 7 de la décision 2000/596/CE et les organismes intermédiaires situés entre le bénéficiaire des subventions et l'autorité responsable:

a) vérification de la réalité des produits à fournir (services, travaux, fournitures, etc.) par rapport aux plans, factures, documents d'acceptation, rapports d'expertise, etc., et, le cas échéant, sur place;

b) vérification du respect des conditions de l'octroi de concours;

c) vérification de l'éligibilité des dépenses qui font l'objet d'une demande de paiement;

d) suivi satisfaisant de toute question en suspens avant l'autorisation du paiement;

e) tenue d'un système de comptabilité adéquat et fiable;

f) maintien de la piste d'audit à tous les niveaux depuis le bénéficiaire des subventions en amont à travers tout le système;

g) démarches raisonnables afin d'obtenir l'assurance que les déclarations de dépenses que l'autorité responsable certifie à la Commission sont correctes, dans la mesure où:

- les dépenses ont été effectuées au cours de la période d'éligibilité dans des projets qui ont été sélectionnés pour un cofinancement en conformité avec les procédures normales et avec toutes les conditions applicables,

- les projets cofinancés ont été effectivement réalisés.

3) Quantité et qualité suffisantes des contrôles par sondage sur les projets et suivi adéquat:

a) contrôles par sondage effectués sur au moins 20 % des dépenses totales éligibles conformément à l'article 5 de la présente décision, et confirmés par des rapports sur le travail accompli par le contrôleur;

b) l'échantillon est représentatif et l'analyse de risque est suffisante;

c) une séparation suffisante des fonctions pour garantir l'indépendance;

d) suivi des contrôles pour assurer:

- une appréciation adéquate des résultats et l'application, le cas échéant, de corrections financières,

- des actions sur le plan général pour corriger les irrégularités systémiques.

2.2.2. Éléments auxiliaires

a) Contrôles administratifs suffisants par le biais de check-lists standards ou de moyens équivalents, ainsi qu'une documentation convenable des résultats, pour garantir notamment:

- que les demandes de paiement n'ont pas été remboursées auparavant et que les transactions (contrats, reçus, factures, paiements) sont séparément identifiables,

- la correspondance dans le système de comptabilité des dépenses déclarées avec celles enregistrées;

b) la surveillance efficace des procédures de traitement et d'ordonnancement des demandes de paiement;

c) des procédures satisfaisantes garantissant une diffusion adéquate de l'information sur les règles communautaires;

d) assurer le paiement du cofinancement communautaire aux bénéficiaires dans les plus brefs délais.

2.3. Barèmes indicatifs pour la détermination des corrections forfaitaires

Correction à hauteur de 100 %

Le taux de correction peut être fixé à 100 % quand les défaillances des systèmes de gestion et de contrôle de l'État membre sont si graves, qu'elles conduisent à un manquement complet dans le respect de la réglementation communautaire, rendant ainsi irréguliers tous les paiements. Il en va de même dans le cas d'une irrégularité déterminée d'une gravité équivalente.

Correction à hauteur de 25 %

Lorsque, dans un État membre, la mise en oeuvre des systèmes de gestion et de contrôle est gravement insuffisante et qu'il y a des indications d'irrégularités répandues et de négligence dans la lutte contre les pratiques irrégulières ou frauduleuses, une correction de 25 % est justifiée, puisque l'on peut raisonnablement supposer que la liberté de présenter impunément des demandes irrégulières entraînera des pertes exceptionnellement élevées pour le Fonds. Une correction de ce taux est également appropriée pour des irrégularités individuelles de cet ordre de gravité mais qui ne rendent pas l'ensemble du projet non valable.

Correction à hauteur de 10 %

Lorsqu'un ou plusieurs éléments clés du système ne fonctionnent pas ou fonctionnent si inefficacement ou si rarement qu'ils ne permettent absolument pas de constater l'éligibilité des demandes de paiement ou de prévenir les irrégularités, une correction de 10 % est justifiée, puisqu'on peut conclure raisonnablement à l'existence d'un risque élevé de pertes étendues pour le Fonds. Une correction à ce taux est également appropriée pour des irrégularités individuelles de gravité moyenne concernant des éléments clés du système.

Correction à hauteur de 5 %

Si tous les éléments clés du système fonctionnent, mais que leur cohérence, leur fréquence ou leur intensité n'est pas conforme à la réglementation, une correction de 5 % est justifiée. On peut alors conclure raisonnablement que le niveau de garantie concernant la régularité des demandes n'est pas suffisant et que les risques pour le Fonds sont significatifs. Une correction à ce taux peut également être appropriée pour des irrégularités moins graves constatées dans des projets individuels et qui concernent des éléments clés du système.

Le fait que la façon dont fonctionne un système est susceptible d'être améliorée n'est pas en soi une justification suffisante pour une correction financière. Il doit y avoir une défaillance grave dans le respect de règles communautaires explicites ou de standards de bonne pratique et la défaillance doit exposer le Fonds à un risque réel de perte ou d'irrégularité.

Correction à hauteur de 2 %

Lorsque le niveau de performance est satisfaisant en ce qui concerne les éléments clés du système, mais qu'il y a un manque complet d'opérer un ou plusieurs éléments auxiliaires, une correction de 2 % est justifiée eu égard aux risques moins importants de pertes pour le Fonds et au caractère moins grave du manquement.

Une correction de 2 % sera portée à 5 % si le même manquement est constaté en relation avec des dépenses effectuées après la date d'une première correction appliquée et que l'État membre a omis de prendre, après la première correction, des mesures correctives suffisantes pour la partie défaillante du système.

Une correction de 2 % est également justifiée si la Commission a informé l'État membre concerné, sans imposer de correction, de la nécessité de procéder à des améliorations des éléments auxiliaires du système, qui sont installés, mais qui ne fonctionnent pas de façon satisfaisante, et que l'État membre n'a pas procédé à l'action nécessaire.

Des corrections ne sont appliquées pour des défaillances dans des éléments auxiliaires des systèmes de gestion et de contrôle que lorsqu'aucune défaillance n'est identifiée par rapport à des éléments clés. S'il y a des défaillances en relation à la fois avec des éléments auxiliaires et des éléments clés, les corrections sont appliquées seulement au taux applicable aux éléments clés.

2.4. Cas limite

Si la correction résultant d'une application stricte de ces orientations semble être disproportionnée, un taux inférieur de correction peut être proposé.

Par exemple, lorsque les défaillances découlent de difficultés d'interprétation de règles ou d'obligations communautaires (sauf dans le cas où il est raisonnable de s'attendre à ce que l'État membre soulève de telles difficultés auprès de la Commission), et que les autorités nationales ont pris des mesures efficaces visant à remédier aux insuffisances aussitôt qu'elles furent décelées, ce facteur d'atténuation peut être pris en considération de sorte qu'un taux inférieur de correction est proposé, voire pas de correction du tout. De même, il doit être tenu compte des revendications basées sur la sécurité juridique dans les cas où les insuffisances n'ont pas été détectées lors de contrôles antérieurs effectués par les services de la Commission.

Toutefois, en ligne générale, le fait que les systèmes de gestion et de contrôle manquants ont été améliorés dès que les insuffisances ont été portées à la connaissance de l'État membre n'est pas considéré comme un facteur d'atténuation, lors de l'appréciation des conséquences financières d'irrégularités systémiques qui se sont produites avant que les améliorations aient été effectuées.

2.5. Assiette et bases de calcul

Dans tous les cas où la situation dans d'autres États membres est connue, la Commission procède à une comparaison pour faire en sorte que le même traitement soit réservé à l'évaluation des taux de correction.

Le taux de correction doit s'appliquer à la partie des dépenses exposée au risque. Lorsque le manquement résulte de la non-adoption par l'État membre d'un système de contrôle approprié, la correction doit s'appliquer à la totalité des dépenses auxquelles ce système aurait dû s'appliquer. Lorsqu'il existe des raisons de croire que la défaillance est limitée à l'application du système de contrôle par une autorité ou une région déterminée de l'État membre qui l'a adopté, la correction doit se limiter aux dépenses gérées par cette autorité ou cette région. Lorsque, par exemple, la défaillance porte sur la vérification des critères d'éligibilité d'une aide au taux plus élevé, la correction doit être fondée sur la différence entre le taux plus élevé et le taux plus faible.

La correction concerne normalement les dépenses liées à la mesure au cours de la période examinée, par exemple un exercice financier. Toutefois, lorsque l'irrégularité résulte d'insuffisances systémiques qui, de toute évidence, sont de longue date et affectent les dépenses sur plusieurs exercices financiers, la correction devrait s'appliquer au total des dépenses déclarées par l'État membre pendant que la défaillance du système existait jusqu'au mois au cours duquel il est remédié à la déficience concernée.

Lorsqu'un même système recèle plusieurs carences, les taux forfaitaires de correction ne sont pas cumulatifs, la carence la plus grave étant considérée comme indicative des risques présentés par le système de contrôle dans son ensemble(2). Ils sont appliqués à la dépense restant après déduction des montants refusés pour les différents dossiers. En cas de non-application de sanctions prescrites par les règles communautaires, la correction financière devra inclure le montant des sanctions non appliquées, ainsi que 2 % des demandes restantes, dans la mesure où l'absence de sanction accroît le risque de soumission de demandes irrecevables.

3. APPLICATION ET EFFETS DE CORRECTIONS FINANCIÈRES NETTES

Lorsque l'État membre accepte d'effectuer la correction financière proposée au cours de la procédure au titre de l'article 19, paragraphe 1, de la décision 2000/596/CE, la Commission ne doit pas imposer une réduction nette de la participation du Fonds, mais peut autoriser l'État membre à réallouer les fonds ainsi dégagés. Cependant, les corrections financières imposées par la Commission en vertu de l'article 19, paragraphe 2, de la décision 2000/596/CE, après le déroulement de la procédure prévue à l'article 18, paragraphes 3 et 4, de ladite décision, impliquent dans tous les cas une réduction nette du montant de l'engagement indicatif du Fonds.

Une correction nette est appliquée de toute façon si la Commission juge que l'État membre n'a pas donné de suites satisfaisantes aux conclusions relatives aux irrégularités détectées par les organes communautaires ou nationaux, et/ou si l'irrégularité se rapporte à un grave dysfonctionnement du système de gestion ou de contrôle de l'État membre, ou des autorités de gestion ou de paiement.

Sur toute somme à rembourser à la Commission suite à des corrections nettes, des intérêts sont à payer en vertu de l'article 19, paragraphe 3, de la décision 2000/596/CE et conformément à l'article 15, paragraphe 2, de la présente décision.

(1) JO L 312 du 23.12.1995, p. 1.

(2) Voir également point 2.3 (correction de 2 %).

ANNEXE IV

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Appendice

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