10.7.2008   

BG

Официален вестник на Европейския съюз

L 181/15

(1)

Вследствие на приемането на Регламент (ЕО, Евратом) № 1995/2006 на Съвета от 13 декември 2006 г. за изменение на Регламент (ЕО, Евратом ) № 1605/2002 относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности (3), е необходимо да се адаптира Регламент (ЕО) № 1653/2004 (4) на Комисията, за да се приведе в съответствие с Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 г. относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности (наричан по-нататък: Общ финансов регламент) (5).

(2)

В светлината на натрупания от съществуващите агенции опит станаха необходими други изменения.

(3)

Следва да бъде изяснено, че доброто финансово управление изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол. Основните характеристики и цели на системите за вътрешен контрол следва да бъдат определени.

(4)

Публикуването на административния бюджет на агенциите следва да бъде опростено, като същевременно се запазят прерогативите на бюджетния орган и на Сметната палата.

(5)

Процедурата, свързана с трансферите, която трябва да приемат директорите на агенции, се оказа неясна и на практика отнемаща време. Следователно тя трябва да бъде опростена и ускорена.

(6)

В стандартния финансов регламент следва да бъдат включени също и пояснения, свързани със ситуациите на конфликт на интереси, нови разпоредби относно предварителната проверка (ex ante заверяване) на отделни сходни трансакции, свързани с някои позиции за обичайни разходи, разпоредби относно отговорността на разпоредителите с бюджетни кредити и използването на система за пряк дебит.

(7)

Повишената прозрачност по отношение на бюджетния орган следва да бъде гарантирана посредством нови изисквания за информация, наложени на агенциите в бюджетната процедура, по-специално що се отнася до броя на договорно наетия персонал и отказите от събиране на установени вземания.

(8)

За да се гарантира прозрачността на използването на средствата, получени от бюджета, е необходимо да се предостави информация относно бенефициерите на тези средства в рамките на определени граници, необходими за защита на законните обществени и частни интереси.

(9)

За да се засили защитата на финансовия интерес на Общностите, агенциите следва да участват в дейностите по предотвратяване на измамите на Европейската служба за борба с измамите.

(10)

За да се гарантира, че личните данни се съхраняват за време, не по-дълго от необходимото за целите, за които данните са събрани или се обработват допълнително, следва да се установят специфични изисквания по отношение на оправдателните документи.

(11)

За да се засили защитата на финансовите интереси на Общностите, агенциите следва да изготвят списък на вземанията, в който се посочват имената на длъжниците и размера на дълга, в случаите, в които длъжникът е принуден да плати с влязло в сила решение на съда и когато той не е извършил никакво плащане или не е извършил значително плащане една година след произнасянето на гореспоменатото решение. Списъкът следва да се публикува, като се взема предвид приложимото законодателство в областта на защитата на личните данни.

(12)

Отговорността на счетоводителите по отношение на сертифицирането на сметките въз основа на финансовата информация, доставена им от разпоредителите с бюджетни кредити, следва да бъде изяснена. За тази цел счетоводителят следва да бъде оправомощен да проверява информацията, получена от вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, и да вписва резервите си, ако е необходимо.

(13)

Предвид това, че агенциите са разпоредители с бюджетни кредити, оправомощени от Комисията, въпросите, свързани с вътрешния контрол по отношение на прилагането на оперативните бюджетни кредити от техните директори, са част от отчетите, съставени в съответствие с член 86, параграфи 3 и 4 от Общия финансов регламент. За да се рационализират механизмите за отчитане и да се избегне разпръснатата информация, отчетът на вътрешния одитор по отношение на административните бюджетни кредити на изпълнителните агенции следва да стане част от отчета на вътрешния одитор в съответствие с член 86, параграф 3 от Общия финансов регламент. Поради същите причини Комисията следва да включи отчетите, изготвени от агенциите в съответствие с четвъртия параграф на член 49 от Регламент (ЕО) № 1653/2004 в своя отчет, който тя изпраща на органа по освобождаване от отговорност в съответствие с член 86, параграф 4 от Общия финансов регламент.

(14)

Условията за използването от агенциите на службите и офисите на Комисията, междуинституционалните европейски служби и Центъра за преводи за органите на Европейския съюз, създаден с Регламент (ЕО) № 2965/94 на Съвета относно създаване на Център за преводи за органите на Европейския съюз (6), следва да бъдат изяснени. Следва да бъде добавена разпоредба за подбора на експерти, отговаряща на въведената в Общия финансов регламент.

(15)

За да се засили защитата на финансовите интереси на Общностите и предвид факта, че агенциите не могат да упражняват някои прерогативи, които са изключително запазени за институциите на Общността, от агенциите следва да се изисква да добавят специални договорни клаузи в договорите си, които сключват с трети страни, за да им позволят да упражняват известни права, включително временно преустановяване и прекратяване на договорите и тръжните процедури и установяване на давностен срок.

(16)

От съображения за прозрачност по отношение на бюджетния орган, следва да се въведе процедура за предоставяне на информация за проекти със значително отражение върху административния бюджет на агенцията.

(17)

В член 14, параграф 3 от Регламент (ЕО) № 58/2003 се предвижда освобождаване не по-късно от 29 април на годината N + 2, като се посочва изрично, че това освобождаване се предоставя едновременно с това, което се отнася до изпълнението на общия бюджет на Европейския съюз. След преразглеждането на Общия финансов регламент, според което се предвижда освобождаване за изпълнение на общия бюджет на Европейския съюз преди 15 май на годината N + 2, съдържанието на член 14, параграф 3 от Регламент № 58/2003 загуби логиката си. Следователно датата за освобождаване за оперативния бюджет на изпълнителните агенции следва да бъде хармонизирана с тази за общия бюджет.

(18)

Регламент (ЕО) № 1653/2004 следва да бъде съответно изменен,

1.

Член 3 се заменя със следния текст:

„Член 3

Бюджетът се съставя и изпълнява в съответствие с принципите на единство и бюджетна точност, ежегодност, балансираност, разчетна единица, универсалност, специфичност на разходите, добро финансово управление, което изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол, както и прозрачност, така както е установено в настоящия регламент.“;

2.

В четвъртия параграф на член 9 се добавя следното изречение:

„Най-късно до 1 юни на годината N + 1 агенцията информира Комисията за изпълнението на пренесените целеви приходи.“;

3.

В член 10 вторият параграф се заменя със следния текст:

„Въпреки това, считано от 15 ноември всяка година, могат да се поемат предварително задължения за рутинни административни разходи срещу бюджетните кредити, предвидени в рамките на следващата финансова година. Подобни поети задължения не могат да надхвърлят една четвърт от бюджетните кредити, определени от управителния съвет, по съответния бюджетен ред за текущата финансова година. Те не може да са свързани с нови разходи, чийто принцип все още не е одобрен от последния бюджет, приет по надлежния ред.“;

4.

В член 18 първият параграф се заменя със следния текст:

„Директорът взима решения относно трансфери на бюджетни кредити в рамките на оперативния бюджет. Той информира предварително управителния съвет, който може да се противопостави на такива трансфери. След одобрение от страна на управителния съвет или при липса на отговор в рамките на три седмици от предоставянето на информацията директорът може да започне изпълнението на планираните трансфери.“;

5.

В дял II, глава 7 се добавя следният член 9а:

„Член 19а

1.   Бюджетът се изпълнява в съответствие с ефективен и ефикасен вътрешен контрол.

2.   За целите на изпълнението на бюджета вътрешният контрол се определя като процес, приложим на всички нива на управление и предназначен да осигури разумна гаранция за постигане на следните цели:

6.

Член 20 се изменя, както следва:

7.

Член 21 се заменя със следния текст:

„Член 21

Най-късно до 5 март всяка година агенцията изпраща на Комисията прогноза за своите приходи и разходи за годината N + 1, изготвени от директора на агенцията и приети от управителния съвет, а също и общи насоки, които са в подкрепа на прогнозите, заедно с работната проектопрограма на агенцията.

Прогнозата за приходите и разходите на агенцията включва:

Резултатите от оценките служат и се посочват като доказателство за възможните предимства на увеличението или намалението на предложения оперативен бюджет на агенцията в сравнение с годината N.“;

8.

Член 22 се изменя, както следва:

9.

В член 23, точка 1 буква б) се заменя със следния текст:

10.

Във втората алинея на член 24, параграф 1 думите „по-ниски от степен А3“ се заменят с „по-ниски от степен AD13“;

11.

В член 25 се добавя следната алинея:

„Без да се засягат отговорностите на разпоредителя с бюджетни кредити по отношение на предотвратяването и откриването на измами и нередности, агенциите следва да участват в дейностите по предотвратяване на измамите на Европейската служба за борба с измамите“.;

12.

В член 27 първият параграф се заменя със следното:

„На всички финансови участници по смисъла на глава 2 от настоящия дял и на всички други лица, свързани с изпълнение, управление, одит или контрол на бюджета, се забранява да предприемат каквито и да било мерки, които биха могли да доведат до конфликт на техните собствени интереси с тези на агенцията или на Общностите. Ако възникне такъв случай, съответното лице трябва да се въздържи от приемането на подобни мерки и да отнесе въпроса до прекия си ръководител. Директорът трябва да отнесе въпроса до управителния съвет.“;

13.

Членове 29 и 30 се заменят със следния текст:

„Член 29

1.   Разпоредителят с бюджетни кредити отговаря за изпълнение на приходите и разходите в съответствие с принципите на добро финансово управление и следи за спазването на изискванията за законосъобразност и правилност. Той съхранява оправдателните документи във връзка с извършената дейност в продължение на пет години от датата на решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета. Личните данни, съдържащи се в оправдателните документи, се изтриват, където е възможно, в случаите, в които тези данни не са необходими за целите на освобождаване, контрол и одит на бюджета. При всички случаи, що се отнася до запазването на данни за трафика, се прилага член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001.

2.   Като спазва минималните стандарти, приети от Комисията за собствените ѝ служби, и надлежно отчита специфичните рискове, свързани с управленската си среда и естеството на финансираните дейности, разпоредителят с бюджетни кредити създава организационна структура, вътрешно управление и процедури за контрол, съобразени с изпълнението на задълженията му, включително, когато е уместно, и последващи проверки.

В зависимост от същността и обхвата на задачите си разпоредителят може да създаде в рамките на своята служба функция за експертни съвети, предназначена да го подпомага при контрола на риска, свързан с неговите дейности.

Преди да се разреши определена операция, оперативните и финансовите аспекти се проверяват от служители, различни от този, който инициира операцията.

За целите на предварителната проверка (ex ante заверяване) отговорният разпоредител с бюджетните кредити може да приеме за една операция серия от отделни сходни трансакции, свързани с обичайни разходи за заплати и възнаграждения, пенсии, командировъчни или болнични. В този случай разпоредителят с бюджетни кредити извършва в зависимост от своята оценка на риска подходяща последваща проверка (ex post заверяване).

Инициирането, предварителната проверка и последващата проверка на дадена операция са отделни функции.

3.   В съответствие с член 9, параграф 7 от Регламент (ЕО) № 58/2003 оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити докладва до 15 март всяка година на управителния съвет за изпълнението на своите задължения под формата на годишен отчет за дейността заедно с информация за финансовите и управленските въпроси, която потвърждава, че информацията, съдържаща се в доклада, е представена вярно и обективно, освен ако не е посочено друго в изразени резерви относно определени области на приходите и разходите.

Член 30

1.   Управителният съвет назначава счетоводител, който е командировано длъжностно лице или временно нает служител, назначен направо от агенцията и който отговаря за следното:

2.   Преди одобрението на сметките от управителния съвет счетоводителят ги подписва, като по този начин гарантира, че е налице разумна гаранция, че сметките дават ясна и правдива представа за финансовата ситуация на агенцията.

За тази цел счетоводителят се уверява, че сметките са изготвени в съответствие с правилата и методите за счетоводна отчетност и установените счетоводни системи, и че всички приходи и разходи са вписани в сметките.

Разпоредителят с бюджетни кредити препраща на счетоводителя цялата информация, от която се нуждае последният, за да изпълни своите задължения.

Разпоредителят с бюджетни кредити продължава да носи пълната отговорност за правилното използване на средствата, които управлява, както и за законността и правомерността на разходите, които са под негов контрол.

Счетоводителят е оправомощен да проверява получената информация, както и да извършва всякакви допълнителни проверки, които счита за необходими, за да подпише финансовите отчети.

Счетоводителят въвежда резерви, ако е необходимо, обяснявайки точно характера и обхвата на тези резерви.

Счетоводителят получава от разпоредителя с бюджетни кредити, който отговаря за нейната достоверност, цялата информация, която е необходима за изготвянето на сметките, които да представят едно реално отражение на активите на агенцията и изпълнението на бюджета.

3.   Освен ако не е посочено друго в настоящия регламент, единствено счетоводителят има право да управлява паричните наличности и техните еквиваленти. Той отговаря за тяхното пазене.“;

14.

В дял IV, глава 2 се добавя следният член 30а:

„Член 30а

Счетоводителят може при изпълнение на задачите си да делегира някои функции на своите подчинени, които са временно наети служители.“;

15.

Член 34 се изменя, както следва:

16.

В член 35, параграф 1 се добавя следният параграф:

„В своя годишен отчет за дейността директорът се позовава в анонимна форма на становищата на органа и посочва предприетите съответни мерки.“;

17.

В член 38 третият параграф се заменя със следния текст:

„В договорите, сключени от агенцията с икономически оператори, се посочва, че всяко неизплатено на датата на падежа вземане, включено в дебитното известие, носи лихва в съответствие с Регламент на Комисията (ЕО, Евратом) № 2342/2002 (8). Условието, според което на агенцията се дължи лихва при закъсняло плащане, включително ставката за лихвата за забава, се посочва изрично в договорите.

18.

В член 40 първият параграф се заменя със следния текст:

„Когато отговорният счетоводител планира да се откаже изцяло или частично от дадено събиране на установено вземане за сума, той гарантира, че отказът е в съответствие и отговаря на принципите на доброто финансово управление и на пропорционалността. Той уведомява управителния съвет за своето намерение за отказ от събиране на установено вземане за сума. Решението за отказ се издава от разпоредителя с бюджетни кредити и трябва да се мотивира. Разпоредителят с бюджетни кредити може да делегира това решение само за вземания за суми, по-малки от 5 000 EUR. Решението за отказ посочва какви действия са били предприети, за да се осигури събирането, както и правните и фактически мотиви, на които то се основава.“;

19.

Член 42 се заменя със следния текст:

„Член 42

Счетоводителят, във връзка с отговорния разпоредител с бюджетни кредити, може да разсрочи плащанията само въз основа на писмена молба, където причините за искането са подходящо изложени, при условие че длъжникът се ангажира да заплати лихва за целия период, считано от датата, посочена в дебитното известие, и при условие че с оглед защитата на правата на агенцията длъжникът предостави финансови гаранции, обхващащи както главницата, така и лихвата“.

20.

В дял IV, глава 4 се добавят следните членове 42а и 42б:

„Член 42а

Счетоводителят съхранява списък от дължими суми за събиране. Правата на вземания на агенцията са групирани в списъка според датата на издаване на нареждането за събиране на вземания. Счетоводителят посочва също решенията за цялостно или частично отказване от събиране на установени вземания. Списъкът се добавя към отчета за бюджетното и финансово управление на агенцията. Агенцията изготвя списък на вземанията на агенцията, свързани с административния ѝ бюджет, в който се посочват имената на длъжниците и размера на дълга, в случаите, в които длъжникът е принуден да плати с влязло в сила решение на съда и когато той не е извършил никакво плащане или не е извършил значително плащане една година след произнасянето на гореспоменатото решение. Списъкът се публикува, като се взема предвид съответното законодателство в областта на защитата на личните данни.

Член 42б

Вземанията на агенцията по отношение на трети страни и вземанията на трети страни по отношение на агенцията подлежат на давностен срок от пет години. Давностният срок се посочва в договорите, сключени от агенцията.“;

21.

В член 47 следният параграф се добавя след първия параграф:

„Когато се извършват периодични плащания във връзка с извършени услуги или доставени стоки и в зависимост от анализа на риска, който той извършва, разпоредителят с бюджетни кредити може да разпореди прилагането на система за пряк дебит.“;

22.

Член 49 се изменя, както следва:

23.

Член 50 се заменя със следния текст:

„Член 50

1.   По отношение на обществените поръчки, свързани с дейността на агенцията, се прилагат разпоредбите на Общия финансов регламент и на Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 при спазване на условията на параграфи 3 и 5 на настоящия член.

2.   Изпълнителните агенции могат да поискат да бъдат асоциирани като възложители при възлагане на изпълнението по договори с Комисията или при междуинституционални договори.

3.   Когато Комисията, междуинституционалните служби или Центърът за преводи могат да доставят стоки, да предоставят услуги или да извършват работа, агенциите трябва първо да се обърнат към тези органи. Същото се прилага, когато тези органи могат да извършат такива задачи чрез контакти с икономически оператори и да осигурят значителни допълнителни услуги, които надхвърлят тези на обикновен посредник или консултант. Агенцията сключва споразумения с тези органи.

4.   За прилагането на член 101 от Общия финансов регламент в търга се посочва, че агенцията може, преди да се подпише договора, да се откаже от поръчката или да отмени процедурата по възлагането, без кандидатите или оферентите да имат право на обезщетение.

5.   За прилагането на член 103 от Общия финансов регламент в търговете, обявени от агенцията, се посочва, че тя може да преустанови процедурата и да предприеме всички необходими мерки, включително и отмяна на процедурата според условията, посочени в настоящия член.

За прилагането на член 103 от Общия финансов регламент в договорите, сключени от агенцията, се указва, че тя може да предприеме посочените в настоящия член мерки според посочените в него условия.“;

24.

Добавят се следните дялове VА и VБ:

„ДЯЛ VА

ПРОЕКТИ СЪС ЗНАЧИТЕЛНО ОТРАЖЕНИЕ ЗА БЮДЖЕТА

Член 50а

Във възможно най-кратък срок управителният съвет информира бюджетния орган за евентуалното си намерение да реализира проекти, които биха имали значителни последици за финансирането на неговия оперативен бюджет, по-специално проекти, свързани със собствеността, например такива, предвиждащи наемане или закупуване на сгради. Управителният съвет информира Комисията за това.

Ако клон на бюджетния орган възнамерява да излезе със становище, той следва в срок от две седмици след получаването на информацията за проекта да уведоми съответната агенция за това свое намерение. При липса на отговор агенцията може да продължи с планираната дейност.

Това становище се препраща на съответната агенция и на Комисията в рамките на две седмици от уведомяването в съответствие с втория параграф.

ДЯЛ VБ

ЕКСПЕРТИ

Член 50б

Член 265а от Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 се прилага mutatis mutandis за подбора на експерти, на които ще се плаща въз основа на фиксирана сума да подпомагат агенцията, по-специално за оценяване на предложенията и на заявленията за получаване на безвъзмездни помощи или на тръжните оферти, и да предоставят техническа помощ при контрола и окончателната оценка на проектите. Агенциите могат да използват също така списъка с експерти, изготвен от Комисията“.;

25.

Член 51 се заменя със следния текст:

„Член 51

Сметките на агенцията се състоят от финансови отчети и доклади по изпълнение на бюджета. Те се придружават от доклад за бюджетното и финансовото управление през годината, в който се дава отчет inter alia за степента на усвояване на бюджетните кредити заедно с обобщена информация за трансферите на бюджетни кредити между различните бюджетни позиции“.

26.

Член 57 се изменя, както следва:

27.

В член 66 първият параграф се заменя със следния текст:

„Преди 15 май на годината N + 2 по препоръка на Съвета, който решава с квалифицирано мнозинство, Европейският парламент освобождава директора от отговорност във връзка с изпълнението на административния бюджет за годината N. Директорът информира управителния съвет за съображенията на Европейския парламент, съдържащи се в резолюцията, която придружава процедурата по освобождаване от отговорност.“;

28.

Член 68 се заличава.