10.7.2008   

FR

Journal officiel de l'Union européenne

L 181/15

(1)

À la suite de l'adoption du règlement (CE, Euratom) no 1995/2006 du Conseil du 13 décembre 2006 modifiant le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (3), il est nécessaire d’adapter le règlement (CE) no 1653/2004 (4) de la Commission afin de l'aligner sur le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (ci-après le «règlement financier général») (5).

(2)

D'autres modifications sont devenues nécessaires compte tenu de l'expérience acquise par les agences existantes.

(3)

Il conviendrait de préciser qu'une bonne gestion financière suppose un contrôle interne efficace et efficient, et de définir les caractéristiques et objectifs principaux régissant les systèmes de contrôle interne.

(4)

La publication du budget administratif des agences devrait être simplifiée, tout en préservant les prérogatives de l'autorité budgétaire et de la Cour des comptes.

(5)

La procédure applicable aux virements que doivent arrêter les directeurs des agences s’est révélée peu claire et demande en pratique beaucoup de temps. Cette procédure devrait par conséquent être rationalisée et accélérée.

(6)

Des précisions concernant les situations de conflit d'intérêt, de nouvelles dispositions relatives à la vérification ex ante d'opérations individuelles semblables concernant certains postes de dépenses courantes, et des dispositions en matière de responsabilité des ordonnateurs et d'utilisation d'un système de débit direct devraient également être introduites dans le règlement financier type.

(7)

Une plus grande transparence à l'égard de l'autorité budgétaire devrait être assurée par le biais d'obligations nouvelles en matière d'information incombant aux agences dans la procédure budgétaire, concernant en particulier les effectifs en personnel contractuel et la renonciation à recouvrer des créances constatées.

(8)

Afin d'assurer la transparence de l'utilisation des fonds en provenance du budget, il est nécessaire de communiquer des informations sur les bénéficiaires de ces fonds dans certaines limites requises pour protéger des intérêts légitimes publics et privés.

(9)

Afin de renforcer la protection des intérêts financiers des Communautés, les agences devraient prendre part aux activités de prévention de la fraude de l'Office européen de lutte antifraude.

(10)

Afin de garantir que les données personnelles ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou pour lesquelles leur traitement se poursuit, une disposition spécifique devrait être prévue en ce qui concerne les pièces justificatives.

(11)

Afin de renforcer la protection des intérêts financiers des Communautés, les agences devraient établir une liste des créances, indiquant le nom des débiteurs et le montant de la dette lorsque le débiteur a été condamné à payer par une décision de justice ayant autorité de chose jugée et lorsqu'aucun paiement ou aucun paiement significatif n'a été effectué un an après le prononcé de ladite décision. Cette liste devrait ensuite être publiée, dans le respect de la législation applicable en matière de protection des données.

(12)

Il conviendrait de clarifier la responsabilité des comptables consistant à certifier les comptes sur la base des informations financières que leur fournissent les ordonnateurs. À cette fin, le comptable devrait être habilité à vérifier les informations reçues par l'ordonnateur délégué et à formuler des réserves, le cas échéant.

(13)

Étant donné que les agences sont des ordonnateurs délégués de la Commission, les questions de contrôle interne relatives à l'exécution des crédits opérationnels par leurs directeurs font partie des rapports établis conformément à l'article 86, paragraphes 3 et 4, du règlement financier général. Afin de rationaliser les mécanismes de compte rendu et d'éviter des flux d'informations diffus, le rapport de l'auditeur interne relatif aux crédits administratifs des agences exécutives devrait faire partie du rapport de l'auditeur interne établi conformément à l'article 86, paragraphe 3, du règlement financier général. Pour le même motif, la Commission devrait intégrer les rapports établis par les agences conformément à l'article 49, quatrième alinéa, du règlement (CE) no 1653/2004 dans le rapport transmis à l'autorité de décharge en application de l'article 86, paragraphe 4, du règlement financier général.

(14)

Les conditions d’utilisation, par les agences, des services et offices de la Commission, des offices interinstitutionnels européens et du Centre de traduction des organes de l’Union européenne institué par le règlement (CE) no 2965/94 du Conseil portant création d’un Centre de traduction des organes de l’Union européenne (6) devraient être précisées Une disposition en matière de sélection des experts, correspondant à celle prévue par le règlement financier général, devrait être insérée.

(15)

Afin de renforcer la protection des intérêts financiers des Communautés et étant donné que les agences ne peuvent pas exercer certaines prérogatives conférées exclusivement aux institutions communautaires, elles devraient être tenues d'insérer des clauses contractuelles spécifiques dans leurs contrats conclus avec des tiers, leur permettant d'exercer certains droits, notamment la suspension et la résiliation de contrats et de procédures de marchés, et l'instauration d'un délai de prescription.

(16)

Pour des motifs de transparence vis-à-vis de l'autorité budgétaire, il convient de mettre en place une procédure d'information pour les projets ayant une incidence significative sur le budget administratif de l'agence.

(17)

L'article 14, paragraphe 3, du règlement (CE) no 58/2003 prévoit que la décharge est donnée au plus tard le 29 avril de l'année N+2, tout en indiquant explicitement qu'elle est accordée concomitamment avec celle portant sur l'exécution du budget général de l'Union européenne. À la suite de la révision du règlement financier général, prévoyant que la décharge sur l'exécution du budget général de l'Union européenne est donnée avant le 15 mai de l'année N+2, le contenu de l'article 14, paragraphe 3, du règlement (CE) no 58/2003 a perdu sa cohérence. La date de la décharge pour le budget de fonctionnement des agences exécutives devrait donc être adaptée à celle fixée pour le budget général.

(18)

Il y a lieu de modifier le règlement (CE) no 1653/2004 en conséquence,

1)

L'article 3 est remplacé par le texte suivant:

«Article 3

Dans les conditions définies au présent règlement, l'établissement et l'exécution du budget respectent les principes d'unité et de vérité budgétaire, d'annualité, d'équilibre, d'unité de compte, d'universalité, de spécialité, de bonne gestion financière — qui suppose un contrôle interne efficace et efficient — et de transparence.»

2)

À l'article 9, quatrième alinéa, la phrase suivante est ajoutée:

«Au plus tard le 1er juin de l'année N+1, l'agence informe la Commission de l'exécution des recettes affectées reportées.»;

3)

À l'article 10, le deuxième alinéa est remplacé par le texte suivant:

«Toutefois, les dépenses de gestion courante peuvent faire, à partir du 15 novembre de chaque année, l'objet d'engagements anticipés à la charge des crédits prévus pour l'exercice suivant. Ces engagements ne peuvent pas dépasser le quart des crédits arrêtés par le comité de direction figurant sur la ligne budgétaire correspondante pour l'exercice en cours. Ils ne peuvent pas porter sur des dépenses nouvelles dont le principe n'a pas encore été admis dans le dernier budget régulièrement arrêté.»

4)

À l’article 18, le premier alinéa est remplacé par le texte suivant:

«Le directeur décide les virements de crédits à l'intérieur du budget de fonctionnement. Il en informe au préalable le comité de direction, qui peut s’opposer à ces virements. Si le comité de direction les approuve ou s’il ne réagit pas dans un délai de trois semaines après en avoir été informé, le directeur peut procéder aux virements prévus.»

5)

Au titre II, chapitre 7, l'article 19 bis suivant est inséré:

«Article 19 bis

1.   Le budget est exécuté selon le principe d'un contrôle interne efficace et efficient.

2.   Aux fins de l'exécution du budget, le contrôle interne est défini comme un processus applicable à tous les niveaux de la chaîne de gestion et conçu pour fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs suivants:

6)

L'article 20 est modifié comme suit:

7)

L'article 21 est remplacé par le texte suivant:

«Article 21

L'agence transmet à la Commission, au plus tard le 5 mars de chaque année, un état prévisionnel de ses recettes et de ses dépenses pour l'année N+1, établi par son directeur et adopté par le comité de direction, et des orientations générales le justifiant, de même que son projet de programme de travail.

L'état prévisionnel des recettes et des dépenses de l'agence inclut:

Les résultats des évaluations sont examinés et utilisés pour démontrer les avantages qu'une hausse ou une réduction du budget de fonctionnement proposé de l'agence est susceptible d'apporter par rapport à son budget de l'année n.»

8)

L'article 22 est modifié comme suit:

9)

À l’article 23, point 1, le point b) est remplacé par le texte suivant:

10)

À l'article 24, paragraphe 1, deuxième alinéa, les termes «en dessous du grade A3» sont remplacés par «en dessous du grade AD13»

11)

À l’article 25, l'alinéa suivant est ajouté:

«Sans préjudice des responsabilités de l'ordonnateur en ce qui concerne la prévention et la détection des fraudes et irrégularités, l'agence participe aux activités de prévention de la fraude de l'Office européen de lutte antifraude.»

12)

À l’article 27, le premier alinéa est remplacé par le texte suivant:

«Il est interdit à tout acteur financier au sens du chapitre 2 du présent titre et à toute autre personne participant à l'exécution, à la gestion, à l'audit ou au contrôle du budget d'adopter tout acte à l'occasion duquel ses propres intérêts pourraient être en conflit avec ceux de l'agence ou des Communautés. Si un tel cas se présente, la personne concernée a l'obligation de s’abstenir et d'en référer à son supérieur. Le directeur doit en référer au comité de direction.»

13)

Les articles 29 et 30 sont remplacés par le texte suivant:

«Article 29

1.   L'ordonnateur est chargé d'exécuter les recettes et dépenses conformément aux principes de bonne gestion financière et d'en assurer la légalité et la régularité. Il conserve les pièces justificatives relatives aux opérations exécutées pendant une durée de cinq ans à compter de la date de la décision de décharge sur l'exécution du budget. Les données à caractère personnel contenues dans les pièces justificatives sont supprimées si possible lorsqu'elles ne sont pas nécessaires aux fins de la décharge budgétaire, du contrôle et de l'audit. En tout état de cause, en ce qui concerne la conservation des données relatives au trafic, les dispositions de l'article 37, paragraphe 2, du règlement (CE) no 45/2001 s’appliquent.

2.   L'ordonnateur met en place, conformément aux normes minimales arrêtées par la Commission pour ses propres services et en tenant compte des risques spécifiques associés à son environnement de gestion et à la nature des actions financées, la structure organisationnelle ainsi que les procédures de gestion et de contrôle internes adaptées à l'exécution de ses tâches, y compris, le cas échéant, des vérifications ex post.

En fonction de la nature et de la portée des tâches, l'ordonnateur peut mettre en place au sein de ses services une fonction d'expertise et de conseil destinée à l'assister dans la maîtrise des risques liés à ses activités.

Avant qu'une opération soit autorisée, ses aspects opérationnels et financiers sont vérifiés par des agents distincts de l'agent ayant initié l'opération.

Aux fins de la vérification ex ante, l’ordonnateur compétent peut considérer comme constituant une opération unique une série d’opérations individuelles semblables concernant des dépenses courantes en matière de rémunérations, de pensions, de remboursement de frais de mission et de frais médicaux. Dans ce cas, l’ordonnateur compétent, selon son évaluation des risques, effectue la vérification ex post appropriée.

L'initiation et la vérification ex ante et ex post d'une opération sont des fonctions séparées.

3.   Conformément à l'article 9, paragraphe 7, du règlement (CE) no 58/2003, l'ordonnateur rend compte, avant le 15 mars de chaque année, au comité de direction de l'exercice de ses fonctions sous la forme d'un rapport annuel d'activités, accompagné des informations financières et de gestion confirmant que les informations contenues dans le rapport donnent une image fidèle de la situation, sauf disposition contraire dans une réserve formulée en liaison avec des domaines précis de recettes et de dépenses.

Article 30

1.   Le comité de direction nomme un comptable, qui est un fonctionnaire détaché ou un agent temporaire directement recruté par l'agence et qui est chargé des aspects suivants:

2.   Avant leur approbation par le comité de direction, le comptable signe les comptes, certifiant ainsi qu'il a une assurance raisonnable quant au fait qu'ils présentent une image fidèle de la situation financière de l'agence.

À cet effet, le comptable s’assure que les comptes ont été élaborés conformément aux règles, méthodes et systèmes comptables établis, et que toutes les recettes et dépenses ont été comptabilisées.

L’ordonnateur transmet toutes les informations dont le comptable a besoin pour remplir ses fonctions.

L'ordonnateur demeure pleinement responsable de l'utilisation appropriée des fonds qu'il gère, ainsi que de la légalité et de la régularité des dépenses placées sous son contrôle.

Le comptable est habilité à vérifier les informations reçues ainsi qu’à effectuer toute autre vérification qu’il juge nécessaire pour être en mesure de signer les comptes.

Le cas échéant, il émet des réserves, dont il précise la nature et la portée.

Le comptable obtient de l'ordonnateur, qui en garantit la fiabilité, toutes les informations nécessaires à l'établissement de comptes présentant une image fidèle du patrimoine de l'agence et de l'exécution budgétaire.

3.   Sauf dérogation prévue au présent règlement, seul le comptable est habilité pour la gestion de la trésorerie et des équivalents de trésorerie. Il est responsable de leur conservation.»

14)

Au titre IV, chapitre 2, l'article 30 bis suivant est inséré:

«Article 30 bis

Pour l'exercice de ses tâches, le comptable peut déléguer certaines de ses fonctions à des agents temporaires placés sous sa responsabilité hiérarchique.»

15)

L'article 34 est modifié comme suit:

16)

À l’article 35, paragraphe 1, l'alinéa suivant est ajouté:

«Le directeur se réfère, sous une forme anonyme, aux avis de l'instance dans son rapport annuel d'activités et décrit les mesures de suivi adoptées.»

17)

À l’article 38, le troisième alinéa est remplacé par le texte suivant:

«Les contrats conclus par l'agence avec des opérateurs économiques prévoient que toute créance non remboursée à sa date d'échéance fixée dans la note de débit porte intérêt conformément au règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 de la Commission (8). Les conditions dans lesquelles des intérêts de retard sont dus à l'agence, notamment le taux de ces intérêts, figurent explicitement dans les contrats.

18)

À l’article 40, le premier alinéa est remplacé par le texte suivant:

«Lorsque l'ordonnateur compétent envisage de renoncer en totalité ou en partie à recouvrer une créance constatée, il s’assure que la renonciation est régulière et conforme au principe de bonne gestion financière et de proportionnalité. Il fait rapport au comité de direction de son intention de renoncer à une créance constatée. Cette renonciation à recouvrer une créance constatée s’exprime par une décision de l'ordonnateur, qui doit être motivée. L'ordonnateur ne peut déléguer cette décision que pour les créances portant sur un montant inférieur à 5 000 EUR. La décision de renonciation mentionne les diligences faites pour le recouvrement et les éléments de droit et de fait sur lesquels elle s’appuie.»

19)

L'article 42 est remplacé par le texte suivant:

«Article 42

Des délais supplémentaires pour le paiement ne peuvent être accordés par le comptable, en liaison avec l'ordonnateur compétent, que sur demande écrite dûment motivée du débiteur et pour autant que le débiteur s’engage au paiement d'intérêts pour toute la période du délai accordé à compter de l'échéance mentionnée dans la note de débit et qu'il constitue, afin de protéger les droits de l'agence, une garantie financière couvrant la dette tant en principal qu'en intérêts.»

20)

Au titre IV, chapitre 4, les articles 42 bis et 42 ter suivants sont insérés:

«Article 42 bis

Le comptable tient une liste des montants à recouvrer. Les créances de l'agence sont regroupées dans la liste selon la date d'émission de l'ordre de recouvrement. Il précise aussi les recouvrements de créances constatées qui ont fait l'objet d'une renonciation totale ou partielle. Il établit une liste indiquant le montant dû par date de mise en recouvrement. L’agence établit une liste des créances de l'agence relatives à son budget administratif, indiquant le nom des débiteurs et le montant de la créance, lorsque le débiteur a été enjoint de payer à la suite d'une décision de justice ayant autorité de la chose jugée et lorsqu'aucun paiement ou aucun paiement significatif n'a été effectué un an après le prononcé de ladite décision. Cette liste est publiée dans le respect de la législation relative à la protection des données.

Article 42 ter

Les créances détenues par l’agence sur des tiers, ainsi que les créances détenues par des tiers sur l’agence, sont soumises à un délai de prescription de cinq ans, qui est stipulé dans les contrats conclus par l'agence.»

21)

À l'article 47, l'alinéa suivant est inséré après le premier alinéa:

«Lorsque des paiements périodiques sont effectués en relation avec des prestations de services ou des livraisons de biens, et en fonction de son analyse du risque, l'ordonnateur peut décider l'application d'un système de débit direct.»

22)

L'article 49 est modifié comme suit:

23)

L'article 50 est remplacé par le texte suivant:

«Article 50

1.   En ce qui concerne la passation de marchés dans le cadre du fonctionnement de l'agence, les dispositions du règlement financier général et du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 s’appliquent, sous réserve des paragraphes 3 à 5 du présent article.

2.   Les agences peuvent demander à être associées, en tant que pouvoir adjudicateur, à l’attribution des marchés de la Commission ou des marchés interinstitutionnels.

3.   Lorsque la Commission, les offices interinstitutionnels ou le Centre de traduction sont en mesure d'assurer la fourniture de biens, la prestation de services ou la réalisation de travaux, les agences font, à titre prioritaire, appel à eux. Il en est de même lorsque ces instances sont en mesure d'effectuer ces tâches par le biais de contrats passés avec des opérateurs économiques et qu'elles fournissent d'importants services complémentaires qui vont au-delà d'une fonction de simple intermédiaire ou de consultant. L'agence conclut des conventions avec ces instances.

4.   Aux fins de l'application de l'article 101 du règlement financier général, l'appel d'offres prévoit que l'agence peut, jusqu'à la signature du contrat, soit renoncer au marché, soit annuler la procédure de passation du marché sans que les candidats ou les soumissionnaires puissent prétendre à une quelconque indemnisation.

5.   Aux fins de l'application de l'article 103 du règlement financier général, les appels d'offres lancés par l'agence prévoient que cette dernière peut suspendre la procédure et prendre toutes les mesures nécessaires, y compris l'annulation de la procédure, conformément aux conditions fixées par ledit article.

Aux fins de l'application de l'article 103 du règlement financier général, les contrats conclus par l'agence stipulent que cette dernière peut prendre les mesures visées dans ledit article, conformément aux conditions qui y sont fixées.»

24)

Les titres V bis et V ter suivants sont insérés:

«TITRE V bis

PROJETS AYANT DES INCIDENCES SIGNIFICATIVES POUR LE BUDGET

Article 50 bis

Le comité de direction informe, dès que possible, l'autorité budgétaire de son intention d'exécuter un projet qui peut avoir des incidences financières significatives pour le financement de son budget de fonctionnement, en particulier les projets de nature immobilière, tels que la location ou l'acquisition d'immeubles. Il en informe la Commission.

Si une branche de l'autorité budgétaire a l'intention de délivrer un avis, elle notifie à l'agence concernée, dans les deux semaines suivant la réception de l'information sur le projet, son intention de délivrer un tel avis. À défaut de réaction, l'agence peut procéder à l'opération projetée.

Cet avis est transmis à l'agence concernée dans un délai de deux semaines à compter de la notification visée au deuxième alinéa.

TITRE V ter

EXPERTS

Article 50 ter

L'article 265 bis du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 s’applique mutatis mutandis à la sélection des experts qui seront chargés, contre une rémunération fixe, d'assister l'agence, notamment dans l'évaluation des propositions et des demandes de subventions ou des soumissions, ainsi que de fournir une assistance technique aux fins du suivi et de l'évaluation finale des projets. Les agences peuvent également recourir aux listes d'experts établies par la Commission.»

25)

L'article 51 est remplacé par le texte suivant:

«Article 51

Les comptes de l'agence comprennent les états financiers et les états sur l'exécution du budget. Ils sont accompagnés d'un rapport sur la gestion budgétaire et financière de l'exercice, qui rend compte, notamment, du taux d'exécution des crédits et fournit une information synthétique sur les virements de crédits entre les différents postes budgétaires.»

26)

L'article 57 est modifié comme suit:

27)

À l’article 66, le premier alinéa est remplacé par le texte suivant:

«Le Parlement européen, sur recommandation du Conseil, qui statue à la majorité qualifiée, donne décharge au directeur sur l'exécution du budget de l'exercice n au plus tard le 15 mai de l'année N+2. Le directeur informe le comité de direction des observations du Parlement européen contenues dans la résolution accompagnant la procédure de décharge.»

28)

L’article 68 est supprimé.