To besedilo je zgolj informativne narave in nima pravnega učinka. Institucije Unije za njegovo vsebino ne prevzemajo nobene odgovornosti. Verodostojne različice zadevnih aktov, vključno z uvodnimi izjavami, so objavljene v Uradnem listu Evropske unije. Na voljo so na portalu EUR-Lex. Uradna besedila so neposredno dostopna prek povezav v tem dokumentu

o poslovniku posebne komisije iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 Evropskega parlamenta in Sveta

Ta sklep določa poslovnik posebne komisije iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.

Imenovanje, prenehanje mandata in razrešitev predsednika in njegovega namestnika

Komisija v skladu s členom 143(3) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 po razpisu za prijavo interesa imenuje predsednika posebne komisije za petletni mandat brez možnosti podaljšanja. Njegov mandat začne teči z dnem, ki je za to določen v sklepu o imenovanju. Ta sklep se objavi v seriji C Uradnega lista Evropske unije.

Predsednik ob koncu mandata ostane na svojem položaju, dokler ni zamenjan, kadar je to potrebno za delovanje posebne komisije. To obdobje ne sme biti daljše od šestih mesecev.

Predsednik je zaposlen kot posebni svetovalec Komisije v smislu člena 5 Pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije. V pogodbi posebnega svetovalca se v celoti spoštuje njegova neodvisnost in pogodba ne vpliva na trajanje njegovega mandata.

Če predsednik ne izpolnjuje več pogojev, ki se zahtevajo za izvajanje njegovih nalog, ga lahko Komisija razreši.

Pravila, ki se uporabljajo za imenovanje, prenehanje mandata in razrešitev predsednika, se uporabljajo tudi za njegovega namestnika. Določbe odstavkov 1 do 3 tega člena in določbe člena 143 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 se uporabljajo tudi za namestnika predsednika.

Če je predsednik zadržan, njegove naloge opravlja njegov namestnik.

Če je mesto predsednika nezasedeno, naloge predsednika do imenovanja novega predsednika opravlja njegov namestnik.

Če sta predsednik in njegov namestnik sočasno zadržana, naloge opravlja najstarejši stalni član, ki zastopa Komisijo.

Predsednik zastopa posebno komisijo.

Predseduje njenim sejam in organizira njeno delo.

V ta namen mu pomaga stalni sekretariat iz člena 7.

Pooblastilo za podpis lahko prenese na vsakega od stalnih članov, ki zastopata Komisijo, da lahko v skladu z navodili, ki jima jih da, v njegovem imenu in zanj podpisujeta dokumente, povezane z določenim spisom ali upravnimi vprašanji.

Po posvetovanju s stalnima članoma določi razpored sej posebne komisije.

Izvaja druge pristojnosti, ki so mu dodeljene s tem sklepom.

Eden od dveh stalnih članov posebne komisije, ki zastopata Komisijo, je direktor osrednje finančne službe v Generalnem direktoratu za proračun, kot je določeno v členu 143(2)(b) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046. Generalni direktor za proračun za namestnika tega stalnega člana imenuje uradnika, ki je vsaj iz funkcionalne skupine vodje enote ali enakovrednega položaja.

Generalni direktor za proračun izmed uradnikov Komisije vsaj iz razreda AD 14 imenuje drugega stalnega člana, ki zastopa Komisijo, ad personam. Generalni direktor za proračun za namestnika tega stalnega člana imenuje uradnika, ki je vsaj iz funkcionalne skupine vodje enote ali enakovrednega položaja.

Član, ki je predstavnik odgovornega odredbodajalca (v nadaljnjem besedilu: organ, ki predloži zadevo), in njegov namestnik sta uradnika ali začasna uslužbenca, imenovana v skladu s poslovnikom in notranjimi upravnimi pravili zadevne institucije, organa, urada ali agencije, kot je določeno v členu 73(3) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046. Opravljata vsaj funkcijo vodje enote ali vodje delegacije.

Opazovalci se udeležijo posvetovanj posebne komisije, ne da bi sodelovali pri sprejemanju priporočil.

Pravna služba Komisije ima ipso iure status opazovalca pri vsakem spisu, predloženem posebni komisiji, in na lastno pobudo ali zahtevo predsednika predloži svoje pripombe. Zato se eden od njenih članov udeleži vseh posvetovanj posebne komisije. Pravna služba je obveščena o vseh pisnih postopkih.

Predstavnik urada OLAF se pri spisih, v katerih zahteva organa, ki predloži zadevo, temelji zlasti na informacijah, ki jih je poslal ta urad, udeleži sej posebne komisije ter sodeluje pri ustnih in pisnih postopkih. Na zahtevo predsednika predloži pripombe.

Pri spisih, v katerih zahteva organa, ki predloži zadevo, v celoti ali delno temelji na informacijah, ki jih posreduje Evropsko javno tožilstvo, slednje posreduje informacije in sodeluje kot opazovalec v skladu z določbami sporazuma iz člena 103(1) Uredbe Sveta (EU) 2017/1939.

Pri drugih spisih je lahko urad OLAF na zahtevo predsednika povabljen k zagotovitvi informacij ali mnenj. Evropsko javno tožilstvo je prav tako lahko na zahtevo predsednika povabljeno k zagotovitvi informacij ali mnenj v skladu z določbami sporazuma iz člena 103(1) Uredbe Sveta (EU) 2017/1939.

Razen organa, ki predloži zadevo, imajo drugi odredbodajalci Komisije, evropskega urada, ki ga je ustanovila Komisija, izvajalske agencije, druge institucije ali drugega evropskega organa, urada ali agencije, na katerega se nanaša spis, ki je bil predložen posebni komisiji, status opazovalca. Ti odredbodajalci se lahko udeležijo posvetovanj posebne komisije, so obveščeni o pisnih postopkih ter lahko na zahtevo predsednika predložijo ustne in pisne pripombe.

Predsednik lahko po posvetovanju s stalnima članoma posebne komisije k udeležbi pri posvetovanjih posebne komisije povabi druge opazovalce ter jih pozove, naj predložijo ustne in pisne pripombe.

Stalni sekretariat posebne komisije zagotavljajo uradniki ali uslužbenci Generalnega direktorata za proračun, kateremu je tudi upravno priključen.

Stalni sekretariat pod vodstvom predsednika opravlja naslednje naloge:

(a)

preveri pristojnost organov, ki predložijo zadevo, njihovih imenovanih predstavnikov in opazovalcev;

(b)

preveri, ali so predložene zadeve popolne in vsebujejo vse potrebne dokumente in informacije, zlasti dokumente s ključnimi informacijami;

(c)

ugotovi, ali se zadeva nanaša na druge odredbodajalce, ki bi bili lahko predlagani za morebitne opazovalce;

(d)

organizira potrebne ukrepe in stike z organom, ki predloži zadevo, pravno službo Komisije in drugimi subjekti, ki so ali bi lahko bili povezani z zadevnim spisom, da pridobi posodobljene informacije iz predloženih zadev;

(e)

pripravi osnutke, ki jih mora pregledati posebna komisija, ter jih pošlje predsedniku, drugim članom in opazovalcem, pozvanim k sodelovanju pri odločanju o spisu;

(f)

predsedniku predlaga osnutek razporeda sej posebne komisije;

(g)

pripravi osnutek dnevnega reda sej posebne komisije ter ga pošlje članom in udeležencem sej posebne komisije;

(h)

preveri prisotnost oseb in dokumentov, potrebnih za zagotovitev pravilnosti posvetovanj posebne komisije;

(i)

udeleži se posvetovanj posebne komisije in jih spremlja;

(j)

pripravi kratek zapisnik vsake seje za spis in ga pošlje članom;

(k)

pošlje uradna obvestila gospodarskim subjektom;

(l)

obvesti organ, ki predloži zadevo, o priporočilu, ki ga je sprejela posebna komisija;

(m)

spremlja vso korespondenco, ki je naslovljena na posebno komisijo ali se nanaša na njene dejavnosti;

(n)

vodi register priporočil, ki jih je sprejela posebna komisija, in odločitev, ki jih je sprejel odgovorni odredbodajalec;

(o)

poskrbi za objavo odločitev o izključitvi in denarnih kaznih iz člena 140 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.

Če se predsednik ali njegov namestnik, kateri koli drug član ali njegov namestnik, uradniki in uslužbenci, ki sestavljajo sekretariat posebne komisije, ter katera koli druga oseba, ki se udeleži sej posebne komisije ali pozna dokumente, povezane s spisom, znajde v situaciji, v kateri bi lahko nastalo nasprotje interesov, o tem takoj obvesti druge člane in sekretariat. Enako velja, kadar se znajde v situaciji, ki bi se lahko objektivno zaznavala kot nasprotje interesov.

Nobena od oseb iz odstavka 1 se ne udeleži posvetovanj ali sprejemanja priporočil. V spis se doda opomba z navedbo, kako je bilo obravnavano tveganje za nasprotje interesov.

Urad OLAF tesno sodeluje s posebno komisijo v skladu z določbami Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 Evropskega parlamenta in Sveta ( 1 ), pri čemer se upoštevajo procesne in temeljne pravice ter zaščita žvižgačev.

Kadar zahtevek organa, ki predloži zadevo, temelji na informacijah, ki jih je poslal urad OLAF, se posebna komisija zaradi ohranitve zaupnosti sodnih postopkov in preiskav, ki jih izvaja ali usklajuje urad OLAF, vključno z zaščito žvižgačev, ter nacionalnih preiskav ali sodnih postopkov, če so znani, posvetuje z uradom OLAF, preden gospodarskemu subjektu pošlje uradno obvestilo.

Za obveščanje gospodarskih subjektov ali njihovih zastopnikov o informacijah, ki izhajajo iz preiskav, ki jih izvaja ali usklajuje urad OLAF, ali se nanje nanašajo, je potrebna privolitev tega urada.

Ureditve za sodelovanje z Evropskim javnim tožilstvom se določijo v sporazumu iz člena 103(1) Uredbe Sveta (EU) 2017/1939.

Zahtevek za priporočilo predloži posebni komisiji kateri koli odredbodajalec Komisije, druge institucije, evropskega urada, ki ga je ustanovila Komisija, izvajalske agencije ali drugega evropskega organa, urada ali agencije.

Če zadevo predloži organ, ki ne spada v okvir Komisije, stalni sekretariat takoj vzpostavi potrebne stike, da se zagotovi zaupnost vzajemnih izmenjav v zvezi z zadevnim spisom.

Zahtevek se sekretariatu v zaupni obliki pošlje po elektronski pošti na naslov: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu.

Ko se organ, ki predloži zadevo, seznani z informacijami iz člena 136 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046, zadevo čim prej po seznanitvi s temi informacijami predloži posebni komisiji, razen v ustrezno utemeljenih primerih.

Zahtevek za priporočilo vsebuje vse informacije, ki se zahtevajo v določbah člena 142(3) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046. Vsebuje tudi druge ustrezne informacije iz člena 136 navedene uredbe, vključno s poročili urada OLAF, kjer je to ustrezno, in informacije, ki jih posreduje Evropsko javno tožilstvo, da se omogoči sprejetje ustreznih ukrepov za zaščito finančnih interesov Unije. Zajema ustrezno izpolnjen dokument s ključnimi informacijami.

Na pobudo predsednika ali zahtevo drugega člana posebne komisije se lahko s pisnim postopkom ugotovijo dejstva in določi predhodna pravna opredelitev ter sprejme priporočilo. Vsak član posebne komisije lahko nasprotuje uporabi pisnega postopka. V tem postopku sodelujejo opazovalci.

Razen kadar obstajajo nujni upravičeni razlogi zaradi ohranjanja zaupnosti preiskave ali nacionalnega sodnega postopka, ima gospodarski subjekt pravico do predložitve pripomb v skladu s členom 143(5) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.

Gospodarskemu subjektu se pošlje dopis z razkritjem dejstev in njihovo predhodno pravno opredelitvijo, v katerem posebna komisija upošteva samo dokazila, s katerimi se je lahko gospodarski subjekt seznanil, pri čemer se upoštevajo določbe člena 143(5) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046. Načeloma se ta dopis pošlje po elektronski pošti.

Gospodarski subjekt sekretariatu pošlje pripombe v pisni obliki po elektronski pošti na naslov: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu ali na elektronski naslov, ki mu je sporočen v dopisu, z morebitnimi prilogami, in sicer v obliki navadnega elektronskega dokumenta, ustvarjenega z običajno pisarniško programsko opremo.

Pisne pripombe so lahko dolge največ deset strani, kar ne vključuje prilog, razen v zadevah, ki so zaradi pravne ali dejanske zapletenosti ustrezno utemeljene.

Gospodarski subjekt ima za predložitev pripomb praviloma določen rok treh tednov. Rok začne teči dan po tem, ko mu je poslan dopis z razkritjem dejstev in njihovo predhodno pravno opredelitvijo. Če je gospodarski subjekt pogodbeno soglašal, da bo z odgovornim odredbodajalcem komuniciral elektronsko, se dopis z uradnim obvestilom pošlje po tej poti.

Na utemeljeno zahtevo gospodarskega subjekta se lahko ta rok izjemoma podaljša za rok, ki ne sme presegati polovice prvotno določenega roka.

Ko se določeni rok izteče in če ni ustrezno obrazložene zahteve za podaljšanje ali ko se izteče podaljšani rok, se razčiščevalni postopek zaključi.

Kadar predsednik ugotovi, da gospodarski subjekt ni poslal pripomb v za to določenem roku, se postopek nadaljuje in predsednik skliče posebno komisijo, da sprejme priporočilo.

Predsednik in drugi člani poskušajo doseči soglasje o vsebini dopisa, s katerim so zadevnemu gospodarskemu subjektu sporočena dejstva, ki se mu očitajo, in njihova predhodna pravna opredelitev, ter nazadnje o priporočilu.

Posebna komisija o svojem priporočilu uradno obvesti organ, ki predloži zadevo, in opazovalce.

Ko sekretariat preveri predložitev zadeve in prouči spis v skladu z veljavnimi določbami člena 7, ga pošlje predsedniku in članom posebne komisije. Predsednik ugotovi popolnost spisa, potem ko po potrebi zahteva dodatne ukrepe preverjanja ali preiskave.

Trajanje postopka, ki se začne z ugotovitvijo predsednika o popolnosti spisa ter zaključi s pošiljanjem mnenja organu, ki predloži zahtevo, in po potrebi s priporočilom, načeloma ne presega treh mesecev. Predsednik lahko ta rok podaljša, zlasti zaradi zagotovitve spoštovanja pravice do izjave.

Brez poseganja v uporabo člena 8(1) Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 in člena 22a kadrovskih predpisov ( 2 ) spoštujejo v tem pogledu člani posebne komisije in njenega sekretariata ter vse osebe, ki so kakor koli sodelovale pri delu ali na sejah posebne komisije ali so bile udeležene pri pripravi dokumentov, mnenj ali stališč, ki jih izdaja, najstrožjo zaupnost, skladno s svojo morebitno upravno, zakonsko ali pogodbeno odgovornostjo. To velja tudi za predsednika in njegovega namestnika.

Za delo posebne komisije se uporabljata Uredba (ES) št. 1049/2001 in Uredba (ES) št. 45/2001.

POSEBNE DOLOČBE V ZVEZI Z IZVAJANJEM POSVETOVALNE PRISTOJNOSTI IZ ČLENA 93 FINANČNE UREDBE

Določbe členov 1 do 4, 8, 12, 13, 17 in 18 iz poglavja I tega poslovnika se uporabljajo pri izvajanju posvetovalne pristojnosti posebne komisije, ki ji je dodeljena s členom 93 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.

Določbe drugih členov iz poglavja I tega poslovnika se uporabljajo tudi, ko posebna komisija izvaja pristojnost iz odstavka 1, če v tem poglavju ni drugače določeno.

Kadar posebna komisija pripravi mnenje iz člena 93(1) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046, jo sestavljajo člani iz člena 143(2) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 in naslednji trije dodatni člani:

(a)

predstavnik organa za imenovanja, ki je v zadevni instituciji ali organu odgovoren za disciplinske zadeve;

(b)

član, ki ga imenuje odbor uslužbencev zadevne institucije ali organa;

(c)

član pravne službe institucije, evropskega urada, ki ga je ustanovila Komisija, izvajalske agencije ali drugega evropskega organa, urada ali agencije, v kateri je zaposlen zadevni uslužbenec.

Vsak od teh treh članov ima namestnika, ki ga, če je to primerno, imenuje:

(a)

zadevni organ za imenovanja;

(b)

zadevni odbor uslužbencev;

(c)

zadevna pravna služba.

Pravna služba Komisije imenuje enega opazovalca, kadar zadevni uslužbenec ne spada pod Komisijo.

Opazovalec je bodisi odgovorni odredbodajalec bodisi vodja delegacije Unije, ki deluje kot odredbodajalec na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil, ali njegov predstavnik.

Urad OLAF imenuje opazovalca, kadar informacije, ki se nanašajo na domnevno kršitev določbe Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 ali katere koli druge določbe v zvezi s finančnim poslovodenjem ali preverjanjem operacij, izhajajo iz informacij, ki jih je poslal.

Disciplinski urad zadevne institucije ali organa imenuje opazovalca, ko posebni komisiji zadevo predloži organ za imenovanja. V drugih primerih ga lahko predsednik pozove k imenovanju opazovalca.

Predsednik lahko po posvetovanju s člani povabi druge opazovalce.

Uporabljajo se določbe člena 7, razen odstavka 2(k).

Sekretariat zlasti:

(a)

kadar posebno komisijo o zadevi neposredno obvesti uslužbenec, pošlje spis organu za imenovanja in o tem obvesti uslužbenca, ki je poslal informacije, kot je določeno v členu 23(2);

(b)

kadar je posebni komisiji predložena zadeva, preveri pristojnost organa, ki predloži zadevo, in njegovih imenovanih predstavnikov;

(c)

določi tri dodatne člane posebne komisije in opazovalce po dogovoru s predsednikom ter preveri njihovo pristojnost;

(d)

preveri, ali so spisi popolni ter vsebujejo vse potrebne dokumente in informacije, zlasti dokumente s ključnimi informacijami, opis dejstev in domnevne nepravilnosti ter dokazila, vključno s poročili o preiskavi;

(e)

preveri, ali je bodisi organ za imenovanja bodisi odgovorni odredbodajalec pravilno spoštoval pravico zadevnega uslužbenca do izjave;

(f)

pripravi osnutke mnenj, ki jih mora pregledati posebna komisija in o njih odločiti, ter jih pošlje predsedniku, drugim članom in opazovalcem, pozvanim k sodelovanju pri odločanju o zadevi;

(g)

pošlje priporočila iz člena 93(3) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 odgovornemu odredbodajalcu in pristojni službi za notranjo revizijo;

(h)

kadar posebna komisija meni, da spis spada v pristojnost urada OLAF, spis vrne organu za imenovanja in o tem obvesti urad OLAF.

V skladu s členom 93(1) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 je posebna komisija sklicana na zahtevo vsakega organa za imenovanja, ki je odgovoren za disciplinske zadeve, ali odgovornega odredbodajalca, vključno z vodjo delegacije Unije ali njegovim namestnikom, ki deluje kot odredbodajalec na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil (v nadaljnjem besedilu: organ, ki predloži zadevo).

Kadar posebno komisijo o zadevi neposredno obvesti uslužbenec, posebna komisija spis pošlje bodisi pristojnemu organu za imenovanja bodisi organu, na katerega je bilo preneseno pooblastilo za sklepanje pogodb o zaposlitvi, in o tem obvesti uslužbenca. Če se pristojni organ za imenovanja odloči zadevo predložiti posebni komisiji, o tem obvesti uslužbenca. Če se odloči, da zadeve ne predloži posebni komisiji, o tem obvesti posebno komisijo in uslužbenca.

Posebna komisija se lahko zaradi zagotovitve učinkovite zaščite žvižgačev, kot je določena v členu 22a(3) kadrovskih predpisov, ne glede na prejšnji pododstavek odloči, da o tem ne obvesti pristojnega organa za imenovanja, temveč urad OLAF.

Na pobudo predsednika ali zahtevo člana posebne komisije se lahko mnenje pripravi s pisnim postopkom. Vsak član posebne komisije ali predsednik, če je primerno, lahko nasprotuje uporabi pisnega postopka. V takšnih primerih predsednik v razumnem roku skliče sejo. Isto pravilo se uporablja glede priporočila iz člena 93(3) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.

Posebna komisija poskuša doseči soglasje glede ugotovitve obstoja finančne nepravilnosti in obrazložitve, na kateri temelji mnenje ali priporočilo.

Če soglasje ni doseženo, se o zadevi glasuje, pri čemer:

(a)

ima predsednik en glas;

(b)

imata stalna člana, ki zastopata Komisijo, skupaj en glas;

(c)

ima član, ki zastopa organ, ki predloži zadevo, en glas;

(d)

imajo trije dodatni člani vsak en glas.

Odstavka 1 in 2 se smiselno uporabljata pri sprejemanju priporočil. Soglasje ali glasovanje se nanaša zlasti na sistemsko naravo finančne nepravilnosti.

Posebna komisija o mnenju nemudoma uradno obvesti organ, ki predloži zadevo, odgovornega odredbodajalca in opazovalce. Če je Evropsko javno tožilstvo povabljeno kot opazovalec, se uporabljajo določbe sporazuma iz člena 103(1) Uredbe Sveta (EU) 2017/1939.

Pred predložitvijo zadeve posebni komisiji da bodisi organ za imenovanje bodisi odgovorni odredbodajalec uslužbencu možnost, da predloži svoje pripombe glede dejstev, ki se nanašajo nanj, v skladu z drugim pododstavkom člena 93(2) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046. Stalni sekretariat po predložitvi zadeve v skladu s členom 22(2)(e) preveri, ali je bila pravilno spoštovana pravica zadevne osebe do izjave.

Ta sklep se pregleda najpozneje do datuma, ki ga določi Komisija v skladu z drugim in tretjim pododstavkom člena 120(2) Uredbe Sveta (EU, Euratom) 2017/1939 ( 3 ).

Sklep C(2011) 6109 final se razveljavi.

Sklep (EU, Euratom) 2015/2463 se razveljavi.

Uporablja se od dneva začetka veljavnosti člena 143(4) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.

( 1 ) Uredba (EU, Euratom) št. 883/2013 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 11. septembra 2013 o preiskavah, ki jih izvaja Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF), ter razveljavitvi Uredbe (ES) št. 1073/1999 Evropskega parlamenta in Sveta in Uredbe Sveta (Euratom) št. 1074/1999 (UL L 248, 18.9.2013, str. 1).

( 2 ) Uredba (EGS, Euratom, ESPJ) št. 259/68 z dne 29. februarja 1968 o določitvi Kadrovskih predpisov za uradnike in Pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev Evropskih skupnosti ter o uvedbi posebnih ukrepov, ki se začasno uporabljajo za uradnike Komisije (UL L 56, 4.3.1968, str. 1).

( 3 ) Uredba Sveta (EU) 2017/1939 z dne 12. oktobra 2017 o izvajanju okrepljenega sodelovanja v zvezi z ustanovitvijo Evropskega javnega tožilstva (EJT) (UL L 283, 31.10.2017, str. 1).

		Uradni list
		št.	stran	datum
►M1	SKLEP KOMISIJE (EU) 2021/1081 z dne 28. junija 2021	L 234	99	2.7.2021