1.   Komisija po razpisu za prijavo interesa imenuje predsednika posebne komisije za petletni mandat brez možnosti podaljšanja. Njegov mandat začne teči z dnem, ki je za to določen v sklepu o imenovanju. Ta sklep se objavi v seriji C Uradnega lista Evropske unije.

2.   Predsednik je zaposlen kot posebni svetovalec Komisije v smislu člena 5 Pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije. V pogodbi posebnega svetovalca se v celoti spoštuje njegova neodvisnost in pogodba ne vpliva na trajanje njegovega mandata.

3.   Če predsednik ne izpolnjuje več pogojev, ki se zahtevajo za izvajanje njegovih nalog, ga lahko Komisija razreši.

4.   Pravila, ki se uporabljajo za imenovanje, prenehanje mandata in razrešitev predsednika, se uporabljajo tudi za njegovega namestnika. Določbe odstavkov 1 do 3 tega člena in določbe člena 143 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 se uporabljajo tudi za namestnika predsednika.

1.   Če je predsednik zadržan, njegove naloge opravlja njegov namestnik.

2.   Če je mesto predsednika nezasedeno, naloge predsednika do imenovanja novega predsednika opravlja njegov namestnik.

3.   Če sta predsednik in njegov namestnik sočasno zadržana, naloge opravlja najstarejši stalni član, ki zastopa Komisijo.

1.   Predsednik zastopa posebno komisijo.

2.   Predseduje njenim sejam in organizira njeno delo.

3.   V ta namen mu pomaga stalni sekretariat iz člena 7.

4.   Pooblastilo za podpis lahko prenese na vsakega od stalnih članov, ki zastopata Komisijo, da lahko v skladu z navodili, ki jima jih da, v njegovem imenu in zanj podpisujeta dokumente, povezane z določenim spisom ali upravnimi vprašanji.

5.   Po posvetovanju s stalnima članoma določi razpored sej posebne komisije.

6.   Izvaja druge pristojnosti, ki so mu dodeljene s tem sklepom.

1.   Eden od dveh stalnih članov posebne komisije, ki zastopata Komisijo, je direktor osrednje finančne službe v Generalnem direktoratu za proračun, kot je določeno v členu 143(2)(b) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046. Generalni direktor za proračun za namestnika tega stalnega člana imenuje uradnika iz razreda AD 11 ali višjega razreda.

Generalni direktor za proračun izmed uradnikov Komisije vsaj iz razreda AD 14 oziroma AD 11 imenuje drugega stalnega člana, ki zastopa Komisijo, oziroma njegovega namestnika ad personam.

2.   Član, ki je predstavnik odgovornega odredbodajalca (v nadaljnjem besedilu: organ, ki predloži zadevo), in njegov namestnik sta uradnika ali začasna uslužbenca, imenovana v skladu s poslovnikom in notranjimi upravnimi pravili zadevne institucije, organa, urada ali agencije, kot je določeno v členu 73(3) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046. Opravljata vsaj funkcijo vodje enote ali vodje delegacije.

1.   Opazovalci se udeležijo posvetovanj posebne komisije, ne da bi sodelovali pri sprejemanju priporočil.

2.   Pravna služba Komisije ima ipso iure status opazovalca pri vsakem spisu, predloženem posebni komisiji, in na lastno pobudo ali zahtevo predsednika predloži svoje pripombe. Zato se eden od njenih članov udeleži vseh posvetovanj posebne komisije. Pravna služba je obveščena o vseh pisnih postopkih.

3.   Predstavnik Evropskega urada za boj proti goljufijam (OLAF) se pri spisih, v katerih zahteva organa, ki predloži zadevo, temelji zlasti na informacijah, ki jih je poslal ta urad, udeleži sej posebne komisije ter sodeluje pri ustnih in pisnih postopkih. Pripombe lahko predloži na lastno pobudo ali zahtevo predsednika.

4.   Pri drugih spisih je lahko urad OLAF na zahtevo predsednika povabljen k zagotovitvi informacij ali mnenj.

5.   Razen organa, ki predloži zadevo, imajo drugi odredbodajalci Komisije, evropskega urada, ki ga je ustanovila Komisija, izvajalske agencije, druge institucije ali drugega evropskega organa, urada ali agencije, na katerega se nanaša spis, ki je bil predložen posebni komisiji, status opazovalca. Ti odredbodajalci se lahko udeležijo posvetovanj posebne komisije, so obveščeni o pisnih postopkih ter lahko na zahtevo predsednika predložijo ustne in pisne pripombe.

6.   Predsednik lahko po posvetovanju s stalnima članoma posebne komisije k udeležbi pri posvetovanjih posebne komisije povabi druge opazovalce ter jih pozove, naj predložijo ustne in pisne pripombe.

1.   Stalni sekretariat posebne komisije zagotavljajo uradniki ali uslužbenci Generalnega direktorata za proračun, kateremu je tudi upravno priključen.

2.   Stalni sekretariat pod vodstvom predsednika opravlja naslednje naloge:

1.   Če se predsednik ali njegov namestnik, kateri koli drug član ali njegov namestnik, uradniki in uslužbenci, ki sestavljajo sekretariat posebne komisije, ter katera koli druga oseba, ki se udeleži sej posebne komisije ali pozna dokumente, povezane s spisom, znajde v situaciji, v kateri bi lahko nastalo nasprotje interesov, o tem takoj obvesti druge člane in sekretariat. Enako velja, kadar se znajde v situaciji, ki bi se lahko objektivno zaznavala kot nasprotje interesov.

2.   Nobena od oseb iz odstavka 1 se ne udeleži posvetovanj ali sprejemanja priporočil. V spis se doda opomba z navedbo, kako je bilo obravnavano tveganje za nasprotje interesov.

1.   Urad OLAF tesno sodeluje s posebno komisijo v skladu z določbami Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 Evropskega parlamenta in Sveta (6), pri čemer se upoštevajo procesne in temeljne pravice ter zaščita žvižgačev.

2.   Kadar zahtevek organa, ki predloži zadevo, temelji na informacijah, ki jih je poslal urad OLAF, se posebna komisija zaradi ohranitve zaupnosti sodnih postopkov in preiskav, ki jih izvaja ali usklajuje urad OLAF, vključno z zaščito žvižgačev, ter nacionalnih preiskav ali sodnih postopkov, če so znani, posvetuje z uradom OLAF, preden gospodarskemu subjektu pošlje uradno obvestilo.

3.   Za obveščanje gospodarskih subjektov ali njihovih zastopnikov o informacijah, ki izhajajo iz preiskav, ki jih izvaja ali usklajuje urad OLAF, ali se nanje nanašajo, je potrebna privolitev tega urada.

1.   Zahtevek za priporočilo predloži posebni komisiji kateri koli odredbodajalec Komisije, druge institucije, evropskega urada, ki ga je ustanovila Komisija, izvajalske agencije ali drugega evropskega organa, urada ali agencije.

Če zadevo predloži organ, ki ne spada v okvir Komisije, stalni sekretariat takoj vzpostavi potrebne stike, da se zagotovi zaupnost vzajemnih izmenjav v zvezi z zadevnim spisom.

2.   Zahtevek se sekretariatu v zaupni obliki pošlje po elektronski pošti na naslov: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu.

3.   Ko se organ, ki predloži zadevo, seznani z informacijami iz člena 136 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046, zadevo čim prej po seznanitvi s temi informacijami predloži posebni komisiji, razen v ustrezno utemeljenih primerih.

4.   Zahtevek za priporočilo vsebuje vse informacije, ki se zahtevajo v določbah člena 142(3) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046. Vsebuje tudi druge ustrezne informacije iz člena 136 navedene uredbe, vključno s poročili urada OLAF, kjer je to ustrezno. Zajema ustrezno izpolnjen dokument s ključnimi informacijami.

1.   Razen kadar obstajajo nujni upravičeni razlogi zaradi ohranjanja zaupnosti preiskave ali nacionalnega sodnega postopka, ima gospodarski subjekt pravico do predložitve pripomb v skladu s členom 143(5) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.

2.   Gospodarskemu subjektu se pošlje dopis z razkritjem dejstev in njihovo predhodno pravno opredelitvijo, v katerem posebna komisija upošteva samo dokazila, s katerimi se je lahko gospodarski subjekt seznanil, pri čemer se upoštevajo določbe člena 143(5) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046. Načeloma se ta dopis pošlje po elektronski pošti.

3.   Gospodarski subjekt sekretariatu pošlje pripombe v pisni obliki po elektronski pošti na naslov: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu ali na elektronski naslov, ki mu je sporočen v dopisu, z morebitnimi prilogami, in sicer v obliki navadnega elektronskega dokumenta, ustvarjenega z običajno pisarniško programsko opremo.

4.   Pisne pripombe so lahko dolge največ deset strani, kar ne vključuje prilog, razen v zadevah, ki so zaradi pravne ali dejanske zapletenosti ustrezno utemeljene.

5.   Gospodarski subjekt ima za predložitev pripomb praviloma določen rok treh tednov. Rok začne teči dan po tem, ko mu je poslan dopis z razkritjem dejstev in njihovo predhodno pravno opredelitvijo. Če je gospodarski subjekt pogodbeno soglašal, da bo z odgovornim odredbodajalcem komuniciral elektronsko, se dopis z uradnim obvestilom pošlje po tej poti.

6.   Na utemeljeno zahtevo gospodarskega subjekta se lahko ta rok izjemoma podaljša za rok, ki ne sme presegati polovice prvotno določenega roka.

7.   Ko se določeni rok izteče in če ni ustrezno obrazložene zahteve za podaljšanje ali ko se izteče podaljšani rok, se razčiščevalni postopek zaključi.

8.   Kadar predsednik ugotovi, da gospodarski subjekt ni poslal pripomb v za to določenem roku, se postopek nadaljuje in predsednik skliče posebno komisijo, da sprejme priporočilo.

1.   Ko sekretariat preveri predložitev zadeve in prouči spis v skladu z veljavnimi določbami člena 7, ga pošlje predsedniku in članom posebne komisije. Predsednik ugotovi popolnost spisa, potem ko po potrebi zahteva dodatne ukrepe preverjanja ali preiskave.

2.   Trajanje postopka, ki se začne z ugotovitvijo predsednika o popolnosti spisa ter zaključi s pošiljanjem mnenja organu, ki predloži zahtevo, in po potrebi s priporočilom, načeloma ne presega treh mesecev. Predsednik lahko ta rok podaljša, zlasti zaradi zagotovitve spoštovanja pravice do izjave.

1.   Določbe členov 1 do 4, 8, 12, 13, 17 in 18 iz poglavja I tega poslovnika se uporabljajo pri izvajanju posvetovalne pristojnosti posebne komisije, ki ji je dodeljena s členom 93 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.

2.   Določbe drugih členov iz poglavja I tega poslovnika se uporabljajo tudi, ko posebna komisija izvaja pristojnost iz odstavka 1, če v tem poglavju ni drugače določeno.

1.   Kadar posebna komisija pripravi mnenje iz člena 93(1) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046, jo sestavljajo člani iz člena 143(2) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 in naslednji trije dodatni člani:

2.   Vsak od teh treh članov ima namestnika, ki ga, če je to primerno, imenuje:

1.   Pravna služba Komisije imenuje enega opazovalca, kadar zadevni uslužbenec ne spada pod Komisijo.

2.   Opazovalec je bodisi odgovorni odredbodajalec bodisi vodja delegacije Unije, ki deluje kot odredbodajalec na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil, ali njegov predstavnik.

3.   Urad OLAF imenuje opazovalca, kadar informacije, ki se nanašajo na domnevno kršitev določbe Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 ali katere koli druge določbe v zvezi s finančnim poslovodenjem ali preverjanjem operacij, izhajajo iz informacij, ki jih je poslal.

4.   Disciplinski urad zadevne institucije ali organa imenuje opazovalca, ko posebni komisiji zadevo predloži organ za imenovanja. V drugih primerih ga lahko predsednik pozove k imenovanju opazovalca.

5.   Predsednik lahko po posvetovanju s člani povabi druge opazovalce.

1.   Uporabljajo se določbe člena 7, razen odstavka 2(k).

2.   Sekretariat zlasti:

1.   V skladu s členom 93(1) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 je posebna komisija sklicana na zahtevo vsakega organa za imenovanja, ki je odgovoren za disciplinske zadeve, ali odgovornega odredbodajalca, vključno z vodjo delegacije Unije ali njegovim namestnikom, ki deluje kot odredbodajalec na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil (v nadaljnjem besedilu: organ, ki predloži zadevo).

2.   Kadar posebno komisijo o zadevi neposredno obvesti uslužbenec, posebna komisija spis pošlje bodisi pristojnemu organu za imenovanja bodisi organu, na katerega je bilo preneseno pooblastilo za sklepanje pogodb o zaposlitvi, in o tem obvesti uslužbenca. Če se pristojni organ za imenovanja odloči zadevo predložiti posebni komisiji, o tem obvesti uslužbenca. Če se odloči, da zadeve ne predloži posebni komisiji, o tem obvesti posebno komisijo in uslužbenca.

Posebna komisija se lahko zaradi zagotovitve učinkovite zaščite žvižgačev, kot je določena v členu 22a(3) kadrovskih predpisov, ne glede na prejšnji pododstavek odloči, da o tem ne obvesti pristojnega organa za imenovanja, temveč urad OLAF.

1.   Posebna komisija poskuša doseči soglasje glede ugotovitve obstoja finančne nepravilnosti in obrazložitve, na kateri temelji mnenje ali priporočilo.

2.   Če soglasje ni doseženo, se o zadevi glasuje, pri čemer:

Pri neodločenem izidu glasovanja je odločilen glas predsednika.

3.   Odstavka 1 in 2 se smiselno uporabljata pri sprejemanju priporočil. Soglasje ali glasovanje se nanaša zlasti na sistemsko naravo finančne nepravilnosti.

1.   Sklep C(2011) 6109 final se razveljavi.

2.   Sklep (EU, Euratom) 2015/2463 se razveljavi.